Déliberation - 04 Annexe convention RGPD

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Déliberation - 04 Annexe convention RGPD Document publié le Mardi 3 décembre 2024 par la commune de Sepmes. Lien du pdf (Déliberation - 04 Annexe convention RGPD)Thèmes du document : Données personnelles, Télécommunications et internet, Institutions publiques, Page 1 sur 5

CONVENTION D’ADHESION AU SERVICE COMMUN RGPD / ENJEUX NUMERIQUES

Vu le Code général des collectivités territoriales, notamment l’article L5211-4-2 relatif au service commun non lié à une compétence transférée ;

Vu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (Règlement général sur la protection des données, ci-après « le RGPD »), notamment l’article 37 qui impose aux organismes publics la désignation d’un délégué à la protection des données et qui autorise la désignation d’un délégué mutualisé pour les collectivités et leurs groupements ;

Vu la loi 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles, notamment l’article 31 qui permet aux collectivités territoriales et leurs groupements d’une part de conclure des conventions pour la réalisation de prestations de service liées au traitement de données à caractère personnel, et d’autre part qui leur permet de se doter d'un service unifié ayant pour objet d'assumer en commun les charges et obligations liées au traitement de données à caractère personnel ;

Vu le décret 2018-687 du 1er août 2018 pris en application de la loi 2018-493 du 20 juin 2018, notamment l’article 19 qui précise que les collectivités territoriales et leurs groupements qui désignent un délégué commun doivent établir une convention doit déterminer les conditions de cette mutualisation ;

Vu les avis de la commission mutualisation du 4 juin 2024 et du 22 octobre 2024 se prononçant en faveur de la reconduction du service commun et de la définition d’un nouveau périmètre dénommé « RGPD / Enjeux numériques » pour 3 ans à compter du 1er janvier 2025 ;

Vu la délibération du Conseil communautaire en date du 7 novembre 2024 renouvelant le service commun, désormais appelé « Service commun RGPD / Enjeux numériques » pour la période 2025-2027 et autorisant le Président à signer la présente convention sur la base des informations présentées au Bureau communautaire les 5 septembre et 24 octobre 2024 ;

Vu la délibération du Conseil municipal de la commune de …/Comité syndical du syndicat …/Conseil d’administration de l’Office Tourisme Loches Touraine Châteaux de la Loire/ du Conseil d’administration du Centre intercommunal d’action sociale de Loches Sud Touraine en date du … approuvant son adhésion par voie de convention au service commun RGPD/enjeux numériques,

LA PRESENTE CONVENTION EST ETABLIE ENTRE

La Communauté de Communes Loches Sud Touraine représentée par son président Monsieur Gérard HENAULT, autorisé par délibération du Conseil communautaire en date du 7 novembre 2024, Ci-après dénommé « Loches Sud Touraine »

ET

La commune/le syndicat/l’établissement public … représenté(e) par son Maire/Président(e), Madame/Monsieur … et autorisé(e) par délibération en date du …,

Ci-après dénommé « l’adhérent »

IL EST CONVENU CE QUI SUIT :Page 2 sur 5

ARTICLE 1er : OBJET DE LA CONVENTION :

Sur la période définie à l’article 2 de la présente convention, le service commun « RGPD / Enjeux numériques », à destination collectivités du territoire de Loches Sud Touraine et les établissements publics intercommunaux adhérents, incarné par son/chargé(e) de mission « RGPD et enjeux numériques » repose sur deux piliers principaux :

• 1/ Désignation conformément à l’article 37 du RGPD d’un/une Délégué(e) à la Protection des Données (DPD) et par extension conseil et sécurité juridique en matière de RGPD (dans le prolongement du service commun existant entre 2022 et 2024), pour un temps de travail évalué à 0,3 ETP,

• 2/ Accompagnement à la mise en sécurité des collectivités adhérentes et à l’harmonisation des pratiques sur le volet numérique (nouveauté proposée dans le cadre d’une expérimentation de trois ans), pour un temps de travail évalué à 0,7 ETP.

En effet, dans le contexte de transformation numérique des services publics locaux dont les communes, syndicats intercommunaux, la communauté de communes, le centre intercommunal d’action sociale, l’office de tourisme intercommunal du territoire Loches Sud Touraine font partie, il est nécessaire pour ces collectvités d’investir les champs d’actions suivants :

- Accroissement des démarches permettant de mettre en cohérence des systèmes d’information et l’amélioration des services rendus aux habitants et partenaires dont la mise en cohérence (reprise des processus de gestion, de transmission et d’archivage numérique des données…) - Accompagnement et sensibilisation à la cybersécurité des collectivités locales et développement de réponses adaptées …

Sans qu’elle soit exhaustive, les principales activités confiées au/à la chargé(e) du RGPD et des enjeux numériques » sont décrites dans le tableau ci-dessous et sont susceptibles d’évoluer en fonction de l’actualité des domaines concernées, des demandes exprimées par les adhérents sur des besoins spécifiques ou encore au regard des attentes de certains partenaires financeurs.

Pilier 1 :

Conseil et

sécurité

juridique : RGPD

• Mise à jour des registre existants,

• Conseil et avis sur les clauses RGPD à intégrer dans les procédures de

passation des marchés publics,

• Conseil et accompagnement concernant la vidéoprotection : concilier

sécurité et respect des libertés fondamentales des personnes et gestion

et archivage des données recueillies,

• Gestion du canal « RGPD » intégré dans le réseau social professionnel du

territoire « RGPD ».

Pilier 2 :

Accompagnement

à la mise en

conformité des

collectivités

adhérentes et à la

modernisation

des pratiques sur

le volet

numérique

Dans le contexte de généralisation de l’IA ou encore d’exposition des collectivités et établissements publics aux problématiques de cybersécurité et avec l’appui des archives départementales :

• Accompagnement de chaque adhérent en matière d’archivage et de classement numériques avec comme ambition de construire et partager

à l’échelle du territoire, une culture commune de la Donnée se traduisant

par la mise en place et la structuration de solutions de gestion et de

conservation innovantes :

o établir un état des lieux des pratiques voire d’un diagnostic des

archives numériques de chaque adhérent,

o à destination des secrétaires généraux de mairie, des DGS et leurs

équipes administratives, d’autre part des différentes DirectionsPage 3 sur 5

de la Communauté de communes, faire converger les pratiques

professionnelles tout en les sécurisant, par la mise en place d’un

système de référencement et d’harmonisation des pratiques sur

les dossiers du quotidien (tendre vers une transposition des

procédures de classement et d’archivage dites « papier »

(matérielles) aux dossiers et procédures dématérialisées)

o tendre vers un modèle de plan de récolement des archives

matérielles et dématérialisées de fin de mandat,

o travailler sur le classement, le cycle de vie et la gestion des

documents numériques en fin d’utilité administrative

(préparation du recollement et des éliminations), les droits

d’accès aux documents et le stockage,

• Animation et coordination, en étroite coopération avec le responsable

informatique de la Communauté de communes, d’un groupe de travail

associant les secrétaires généraux de mairie (SGM) et les DGS et leurs

équipes dédié aux enjeux numériques. Les travaux de ce groupe seraient

restitués à la fois en assemblée plénière des SGM et potentiellement aux

élus (conférence des maires, commission mutualisation)

• Etat des lieux et préconisations sur les solutions dématérialisées gratuites

proposées par l’Etat dans le cadre de la Relation Citoyenne

Dématérialisée,

• Etat des lieux des sites internet existants sur les manquements en termes

de RGPD,

• Participation au groupe de travail constitués par les communes

souhaitant réviser ou refondre leurs sites internet

• …

La présente convention définit les modalités d’adhésion et de fonctionnement de ce service commun ; les

parties reconnaissent son caractère opposable.

ARTICLE 2 : DUREE DE LA CONVENTION :

La présente convention est établie pour une durée de 3 ans à compter du 1er janvier 2025. Elle peut être dénoncée par l’une des parties par lettre recommandée avec accusé de réception avec préavis de 3 mois.

ARTICLE 3 : CONDITIONS FINANCIERES :

La mutualisation du poste de chargé(e) du RGPD et des enjeux numériques avec les communes, syndicats et établissements publics membres entraîne pour la Communauté de Communes – outre des dépenses de personnels (frais de personnel, frais relatifs aux déplacements de l’agent…) – des dépenses spécifiques notamment liées à l’adhésion à l’Association Française des Correspondants à la protection des Données à caractère Personnel (AFCDP).

Pour répartir ces charges, le coût de la prestation de service par adhérent est réparti de manière équitable et solidaire selon la clef de répartition suivante :

Strate Coût annuel de l’adhésion TTC

Communes < à 500 habitants 384,00 €

Communes < à 1 000 habitants 600,00 €Page 4 sur 5

Communes < à 1 500 habitants 900,00 €

Communes < à 2 000 habitants 1 152,00 €

Ligueil (< à 2500 habitants) 1 440,00 €

Descartes (< à 3 500 habitants) 1 932,00 €

Loches (< à 7 000 habitants) 3 300,00 €

Syndicats intercommunaux 384,00 €

Centre Intercommunal d’Action Sociale 3 105,00€

Office de Tourisme 1 150,00€

Loches Sud Touraine 11 557,00€

Tenant compte de cette clef de répartition, l’adhérent s’acquittera d’une adhésion forfaitaire dont le montant annuel est fixé à ………………………………… €. La population prise en compte annuellement est la population municipale de l’année en cours telle que publiée par l’INSEE.

La prestation sera facturée aux adhérents au mois de mars, ou dans le mois suivant l’adhésion si celle-ci intervient plus tard dans l’année.

En cas de résiliation, compte-tenu du caractère forfaitaire de la tarification, l’intégralité des sommes sera due annuellement sur la période visée à l’article 2.

En cas d’obtention de soutiens financiers ou de subventions notifiés en cours de la période d’existence du service commun « RGPD / Enjeux numériques », le coût annuel d’adhésion par strate exposé ci-dessus pourra faire l’objet d’une révision à la baisse des cotisations dues à condition que cette question soit présentée en commission mutualisation puis entérinée par décision du Bureau communautaire. Les modalités de mise en œuvre des décisions administratives et financières relèveraient des services de la communauté de communes.

ARTICLE 4 : MODALITES DE LA MUTUALISATION :

Loches Sud Touraine est chargée du recrutement d’une personne physique pour le poste de chargé(e) du RGPD et des enjeux numériques et s’assure de la conformité de ses compétences et qualités professionnelles pour la réalisation des prestations présentées à l’article 1er de la présente convention. A l’issue de ce recrutement le/la chargé(e) du RGPD et des enjeux numériques est intégré(e) aux effectifs de Loches Sud Touraine puis mutualisé à l’échelle des adhérents du service commun précité. En cas de départ avant la fin de la durée de la convention, Loches Sud Touraine s’engage à organiser une solution de remplacement et à recruter un nouvel agent pour assurer les missions précitées.

Le/la chargé(e) du RGPD et des enjeux numériques est soumis(e) au secret professionnel d’une part à l’égard des personnes physiques et d’autre part à l’égard de l’adhérent : aucune information dépréciative concernant le niveau de conformité à la législation de l’adhérent ne sera partagée avec Loches Sud Touraine.

Loches Sud Touraine s’engage à s’assurer de l’implication du/de la chargé(e) du RGPD et des enjeux numériques dans toutes les démarches relatives à la protection des données à caractère personnel, et à veiller à l’absence de conflit d’intérêts.

Dans cadre du fonctionnement normal du service commun – qui répond à des obligations de résultats – l’adhérent qui ne sollicite pas le/la chargé(e) du RGPD et des enjeux numériques ou qui ne donne pas suite aux propositions de rencontre ne pourra demander le remboursement des cotisations versées à Loches Sud Touraine.

L’adhérent demeure responsable des traitements de sa collectivité et du respect du cadre légal de la protection des données à caractère personnel par ses services. La désignation d’un/d’une DPD ne dispensePage 5 sur 5

pas l’adhérent de poursuivre le travail constant de mise en conformité à la législation, sur les conseils de son/sa DPD.

L’adhérent veille à associer le/la chargé(e) du RGPD et des enjeux numériques – en tant que DPD – d'une manière appropriée et en temps utiles, à toutes les questions relatives à la protection des données à caractère personnel. L’adhérent lui fournit les ressources nécessaires pour exercer ces missions, ainsi que l'accès aux données à caractère personnel et aux opérations de traitement.

ARTICLE 5 : MODALITES PARTICULIERES LIEES A LA FONCTION DE DELEGUE(E) A LA PROTECTION DES DONNEES :

Sous l’autorité du Président et du D.G.S. de la Communauté de communes, la fonction de DPD mutualisé(e) rattachée au service commun « RGPD / Enjeux numériques » respecte strictement les conditions légales fixées aux articles 38 (« Fonction du délégué à la protection des données ») et 39 (« Missions du délégué à la protection des données ») du RGPD notamment pour garantir – au regard de ses avis et recommandations – l’indépendance du DPD vis-à-vis de la totalité des adhérents.

ARTICLE 6 : DESIGNATION AUPRES DE LA CNIL :

Au titre du RGPD, le/la chargé(e) du RGPD et des enjeux numériques notifie à la CNIL sa désignation en tant que DPD de l’adhérent puis la fin de sa mission. A défaut, l’adhérent est chargé de notifier lui-même la fin de mission du/de la DPD.

ARTICLE 7 : INTERLOCUTEURS :

L’adhérent désigne [poste/fonction] : ………………………………………………………………………………………………. (exemple : SGM/DGS) comme interlocuteur/interlocutrice principal(e) du/de la chargé(e) du RGPD et des enjeux numériques.

ARTICLE 8 : COMPETENCE JURIDICTIONNELLE :

Les parties s’engagent à rechercher, en cas de litige sur l’interprétation ou sur l’application de la présente convention, toute voie amiable de règlement avant de soumettre le différend au tribunal administratif compétent.

Le tribunal compétent désigné est le Tribunal Administratif d’Orléans.

A .......................................... , le ........................................

Le Maire/Président(e) Le Président de la Communauté de

Communes Loches Sud Touraine

Gérard HENAULT