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unknown - Communauté de communes - Val de Saône Centre - Deliberation 2022112906
Document publié le Samedi 1 janvier 2022
Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Val de Saône Centre - Deliberation 2022112906)
Thèmes du document : Culture et patrimoine, Union Européenne, Justice et droit,
Département de l’Ain
Arrondissement de Bourg en Bresse
COMMUNAUTE DE COMMUNES VAL DE SAONE CENTRE
DELIBERATION DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE
Séance du 29 novembre 2022
Nombre de Conseillers :
En exercice : 36
Quorum : 19
Présents : 27
Représentés : 8
Absents : 9
L’an deux mille vingt-deux, le 29 novembre et à 18 heures 30, le CONSEIL COMMUNAUTAIRE légalement convoqué le 23 novembre 2022, s’est réuni au lieu habituel de ses séances, sous la présidence de M. Jean-Claude DESCHIZEAUX, Président
Etaient présents : M. Bernard ALBAN, Mme Nathalie BISIGNANO, M. Franck CALAS, M. Jean-Pierre CHAMPION, Mme Patricia CHMARA, Mme Claude CLEYET-MARREL, M. Romain COTTEY, M. Jean- Claude DESCHIZEAUX, M. Renaud DUMAY, Mme Fabienne GIMARET, Mme Catherine GUTIERREZ, M. Jean-Michel LUX, Mme Patricia MAURY, M. Thierry MICHAL, Mme Sabrina MOUCHETTE, Mme Christelle PAGET, Mme Magalie PEZZOTTA, M. Philippe PROST, M. Alain REIGNIER, Mme Catherine SALVETTI, M. Denis SAUJOT, M. Thierry SEVES, Mme Marie-Monique THIVOLLE, Mme Anne TURREL, Mme Marie-Jeanne VERCHERAT, M. Dominique VIOT, M. Maurice VOISIN Étaient absents : Mme Corinne DUDU, M. Gaëtan FAUVAIN (pouvoir à Mme Christelle PAGET), Mme Carole FAUVETTE (pouvoir à M. Philippe PROST), M. Paul FERRÉ (pouvoir à Mme Anne TURREL), Mme Isabelle HELIN (pouvoir à M. Alain REIGNIER), M. Richard LABALME (pouvoir à Mme Marie-Jeanne VERCHERAT), M. Lucien MOLINES (pouvoir à Mme Catherine SALVETTI), Mme Marianne MORSLI (pouvoir à M. Dominique VIOT), M. Benoît PEIGNÉ (pouvoir à Mme Magalie PEZZOTTA),
Secrétaire de séance : Mme Fabienne GIMARET
N°2022/11/29/06 – AUTORISATION DE SIGNER UNE CONVENTION RELATIVE A UNE MISSION D’ARCHIVAGE AVEC LE CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE DE L’AIN
Considérant la nécessité de procéder au tri et à l’archivage réglementaires des documents au format papier de la Communauté de Communes,
Vu le Code de la Fonction Publique Territoriale, et notamment son article L452-40,
Vu la proposition du Centre de Gestion de l’Ain auprès de la Communauté de Communes d’assurer une mission d’archivage consistant, après étude de chaque dossier ou type de document, à trier, classer ce qui pourra être conservé dans le dépôt d’archives de la collectivité et éventuellement éliminer ce qui n’est pas utile ou nécessaire d’être conservé,
Vu le coût journalier de la mission fixé forfaitairement à 250 euros pour une durée estimée de 8,5 jours ouvrés, Vu le coût forfaitaire estimé à 2 125 euros pour 8,5 jours ouvrés,
Il est proposé d’autoriser la signature d’une convention relative à une mission d’archivage par le Centre de Gestion, de
même qu’un avenant qui fixera le temps réellement passé pour cette mission à l’issue de celle-ci.
Il est précisé que la mission a débuté le 7 novembre 2022, sur la base d’un devis qui avait été signé le 21 octobre 2020 afin de commander cette prestation et qu’elle devrait être terminée au 9 décembre 2022, avec un nombre de jours effectifs qui devrait être inférieur à 8.
Vu l’avis favorable du bureau communautaire du 8 novembre 2022,
Le Conseil communautaire,
Après en avoir délibéré,
A l’unanimité,
APPROUVE la signature d’une convention, ci- annexée, relative à une mission d’archivage avec le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de l’Ain, ainsi que tout avenant venant modifier la durée et le coût de l’intervention en fonction du temps réellement passé.
Pour extrait conforme au registre des délibérations,
Fait à Montceaux, le 29 novembre 2022
Le Président,
Jean-Claude DESCHIZEAUX
Certifié exécutoire compte tenu de la transmission en Préfecture le De la publication sur le site internet le
Et de la notification le
Le Président, Jean-Claude DESCHIZEAUX Affaire suivie par: Blandine ESCOFFIER
Copie Comptabilité le :
CONVENTION
MISSION D'ARCHIVAGE
ENTRE
Le Centre de gestion de la fonction publique territoriale de I'Ain dont le siège est situé 145, chemin de Bellevue à Péronnas (01960), représenté par sa présidente, Madame Hélène CEDILEAU, ci-après désigné le CDG,
d'une part
ET
La Communauté de communes Val de Saône Centre
représentée par son président, Monsieur Jean-Claude DESCHIZEAUX, ci-après désignée la collectivité,
d'autre part,
ll est convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 : OBJET
La collectivité confie au CDG une mission de classement de ses archives. Dans le cadre de leurs missions, les archivistes du CDG sont mis à disposition de la collectivité conformément aux dispositions prévues à l'article L.452-40 du Code Général de la Fonction Publique.
ARTICLE 2 : GONTENU DE LA MISSION
1 - Tri, classement et éventuellement élimination après étude de chaque dossier ou type de
document qui pourra être conservé dans le dépôt d'archives de la collectivité ou dans les services des archives départementales. La destruction physique des archives éliminables est à la charge de la collectivité.
2 - Rédaction d'un instrument de recherche.
3 - Sensibilisation des agents de la collectivité à la réglementation sur les archives.
ARTICLE 3 : CONTRÔLE DES ARCHIVES DÉPARTEMENTALES
En aucun cas, la mission de I'archiviste ne pourra se substituer à celle que la loi confère aux Archives départementales.
-Page1- En conformité avec l'article L.212-3 du Code du patrimoine, la collectivité devra faire viser le(s) bordereau(x) d'élimination d'archives par le directeur des Archives départementales de I'Ain avant leur destruction.
Le CDG se charge de transmettre au directeur des Archives départementales tout document ou toute information entrant dans le cadre de la mission d'archivage (art. L.212-10 du Code du patrimoine).
ARTICLE 4 : MODALITÉS O'EXÉCUTIOru
1 - La mission d'archivage s'effectuera dans les locaux de la collectivité.
2 - L'espace de travail mis à la disposition de I'archiviste doit être aménagé de façon à préserver sa santé et assurer sa sécurité en garantissant des conditions de confort, d'hygiène et de salubrité définies dans le document d'analyse des risques ci-annexé.
Les locaux et les équipements doivent être conformes aux dispositions réglementaires et normatives en vigueur concernant notamment :
I'aération et I'assain issement,
l'éclairage,
le chauffage,
la protection contre le bruit,
les installations sanitaires,
la signalisation des zones de danger,
le matériel de premiers secours,
la prévention et la lutte contre I'incendie,
la sécurité des installations électriques,
les moyens d'accès en hauteur,
le travail isolé.
La collectivité doit être en mesure de présenter sur demande du CDG tout document ou justificatif relatif au contrôle et au maintien en conformité de ses locaux, installations ou équipements (rapports des organismes de contrôle, diagnostics amiante, etc.).
3 - La collectivité fournira à I'archiviste les moyens d'accès aux locaux de travail, y compris en dehors des heures d'ouvertures traditionnelles.
ARTICLE 5 : MISE EN VALEUR DU PATRIMOINE ÉCRIT ET UTILISATION DES FICHIERS ffiroues
La collectivité autorise le CDG et les Archives départementales de I'Ain à publier l'inventaire des archives communales ainsi que les images numérisées lors de la mission de classement effectuée par le CDG.
Conformément aux prescriptions de la CNIL (délibération 2012-113 du 12 avril 2012), le CDG s'engage à occulter toutes informations nominatives de moins de 100 ans contenues dans I'inventaire. Le CDG se charge de transmettre l'inventaire sous format électronique (PDF ou XML) aux Archives départementales de I'Ain.
La collectivité consent à la libre utilisation des images numérisées par les Archives dépaftementales de l'Ain ou le CDG pour une diffusion sur leur propre site en mentionnant la propriété des documents originaux par la collectivité.
Le CDG se charge de transmettre au directeur des Archives départementales de I'Ain les images numérisées pour la mise en ligne sur le site internet de cette institution. Les Archives départementales se réservent le droit de diffuser les images numérisées.
La convention d'utilisation des images ne confère aucun droit exclusif au profit de l'une ou I'autre des parties.
-Page2- 1
ARTICLE 6 : DURÉE DE LA MISSION
1 - La durée de la mission a été fixée à 8,5 jours ouvrés pour le classement des archives.
2 - La mission débutera le 7 novembre 2022.
3 - La durée de la mission telle que définie ci-avant pourra être prolongée, après accord entre le CDG et la collectivité, par un avenant à la présente convention.
4 - La présente convention est valable pour une durée illimitée pour ce qui concerne I'utilisation des fichiers numériques sauf dénonciation de l'une des parties, notifiée par lettre recommandée.
ARTI E7 : COÛT DE LA MISSION
1 - En application de la délibération du conseil d'administration du CDG en date du 30 novembre
2012, le coût journalier de la mission est fixé forfaitairement à 250 € quel que soit le lieu de réalisation de la prestation. La journée de travail correspond à 6 heures de travail effectif (/a demi-journée, 3 h).
2 - En dehors des fournitures qui sont à la charge de la collectivité (cartons d'archives, chemises, registres, et toutes autres fournitures nécessaires), le coût de la mission s'entend net de tous frais annexes, qui restent à la charge du CDG.
3 - Le CDG, en la personne de I'archiviste, remettra à la fin de chaque semaine ou à la fin de sa mission le décompte journalier de son intervention à la collectivité.
ARTIGLE 8 : MODALITÉS DE PAIEMENT
Le recouvrement des frais de la mission interviendra à la fin de celle-ci (ou trimestriellement pour les missions de plus de 3 mois) sur présentation d'un titre de recettes établi par le CDG.
ARTICLE 9 : OBLIGATION DE DISCRÉTIOru
Le CDG, en la personne de I'archiviste, se reconnaît tenu au secret professionnel pour tout ce qui concerne les faits et renseignements dont il aurait eu connaissance au cours de I'exécution de la présente convention (art. L211-3 du Codedu patrimoine). Acetitre la collectivité confie letraitement des données à caractère personnel au CDG qui, lui, s'engage à assurer le respect du Règlement général de protection de données (RGPD - Règlement européen 20161679 entré en vigueur le 25 mai 2018 et loi n" 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles).
ARTICLE 10 : LITIGES
Tous litiges pouvant résulter de l'application de la présente convention relèvent de la compétence du tribunal administratif de LYON.
Fait à Montceaux
Le
Fait à Péronnas
Le 14 octobre 2022
CEDILEAU
DTPARÏIIIIi'II
Signature de la collectivité
-Page3-
atre de Péronnas