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Déliberation - Délibération 2022 n°
Document publié le Jeudi 27 janvier 2022 par la commune de Sélestat.
Lien du pdf (Déliberation - Délibération 2022 n°)
Thèmes du document : Données personnelles, Tourisme, Culture et patrimoine,
Sélestat Alsace Centrale
EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS
Séance du CONSEIL MUNICIPAL du 27 JANVIER 2022
Conseillers en exercice : 33
Sont présents : 28
Absents excusés : 5
Absents avec procuration : 5
Partenariat entre la Ville et l'Office de tourisme intercommunal Sélestat Haut-Koenigsbourg, relatif à la gestion des sorties découverte nature
Rapport n 200
Secteur concerné :
Direction :
Service instructeur :
Rapporteur :
Environnement
Aménagement et Cadre de Vie
Environnement
Denis BARTHEL
Jusqu'alors, les visites guidées, sorties découverte et animations organisées par les services Ville d'Art et d'Histoire, et Environnement, étaient gérées (réservations, encaissement) par l'office de tourisme Sélestat-Haut-Koenigsbourg (SHKT), par le biais d'une convention formalisée entre ce dernier et la Ville.
Depuis l'automne 2021, les visites et animations organisées par le service Ville d'Art et d'Histoire (VAH) sont gérées en totalité par la Bibliothèque Humaniste (BH). Si cette modification s'avère pertinente (fusion des services BH et VAH, harmonisation et lisibilité de l'ensemble de l'offre portée par ce service fusionné, moyens humains dédiés et suffisants, accueil du public sur des amplitudes horaires élargies, caisse ... ), elle ne peut en revanche s'appliquer aux sorties nature organisées par le service Environnement, ni dans le cas d'une gestion assurée par ce dernier, ni dans le cas d'une gestion assurée par la BH.
C'est pourquoi, il est proposé dans ce cadre de poursuivre le partenariat avec l'office de tourisme SHKT par voie de convention. Ce dernier serait ainsi chargé, pour les sorties et animations organisées par le service Environnement à l'attention du grand public : • de gérer les réservations et assurer le lien avec les animateurs de ces sorties découverte,
• d'assurer l'encaissement selon les tarifs établis par la Ville,
RÉPUBLIQUE FRANÇAISE· DÉPARTEMENT DU BAS-RHIN
Hôtel de Ville • 9 place d'Armes [BP 40188 ·67604 Sélestat Cedex I Téléphone 03 88 58 85 00 • Fax 03 88 82 90 71 Sélestat"n
Publié en ligne le 01/07/2022
Transmis au contrôle de légalité le 02/02/2022 • de promouvoir ces sorties découverte ( en complément de la promotion assurée par la Ville),
aux conditions indiquées dans le projet de convention joint en annexe.
Considérant l'ensemble des éléments évoqués précédemment, il est proposé de statuer sur la poursuite du partenariat avec l'office de tourisme SHKT pour la gestion des sorties et animations de découverte du patrimoine naturel sélestadien organisées par le service Environnement à l'attention du grand public.
LE CONSEIL MUNICIPAL
après avis favorable à l'unanimité
de la commission Aménagement et Cadre de Vie
réunie le 18 janvier 2022
VU le Code Général des Collectivités Territoriales
VU la décision nº61/2017 du 21 août 2017 fixant les tarifs pour les visites guidées organisées par la Ville
pour des «Individuels»
APPROUVE le partenariat entre la Ville et l'office de tourisme SHKT pour la gestion des sorties et animations de
découverte du patrimoine naturel sélestadien
organisées par le service Environnement à l'attention
du grand public
AUTORISE Monsieur le Maire ou son représentant légal à signer la convention correspondante et toute pièce s'y
rapportant, ainsi que les éventuels avenants (sans
incidence financière) qui s'avéreraient nécessaires
Projet de convention entre la Ville et l'office de tourisme SHKT
DACV/ENV/Partenariat-Ville-SHKT
Adopté à l'unanimité Sélestat Alsace Centrale
CONVENTION RELATIVE A LA GESTION DES SORTIES DECOUVERTE ORGANISEES PAR LE SERVICE ENVIRONNEMENT
ENTRE:
La Ville de Sélestat, représentée par son Maire en exercice, Monsieur Marcel BAUER, agissant en application de la délibération du Conseil municipal du 27 janvier 2022, ci-après dénommée« la Ville»,
d'une part,
ET:
L'Office de tourisme intercommunal Sélestat-Haut-Koenigsbourg-Tourisme, représenté par son/sa Président(e),
ci-après dénommé « le SHKT »,
d'autre part.
IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :
Jusqu'alors, les visites guidées, sorties découverte et animations organisées par les services Ville d'Art et d'Histoire (VAH), et Environnement, étaient gérées (réservations, encaissement) par l'office de tourisme Sélestat-Haut-Koenigsbourg (SHKT), par le biais d'une convention formalisée entre ce dernier et la Ville. Depuis l'automne 2021, les visites organisées par le service Ville d'Art et d'Histoire sont gérées en totalité par la Bibliothèque Humaniste (BH). Si cette modification s'avère pertinente (fusion des services BH et VAH, harmonisation et lisibilité de l'ensemble de l'offre portée par ce service fusionné, moyens humains dédiés et suffisants, accueil du public sur des amplitudes horaires élargies, caisse ... ), elle ne peut en revanche s'appliquer aux visites et animations organisées par le service Environnement.
C'est pourquoi, il est proposé de poursuivre le partenariat entre la Ville et le SHKT par voie de convention, pour la gestion des sorties et animations de découverte du patrimoine naturel sélestadien organisées par le service Environnement à l'attention du grand public.
1/5 IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :
ARTICLE 1 - OBJET DE LA CONVENTION
La présente convention a pour objet de formaliser le partenariat entre la Ville et le SHKT, concernant la gestion des sorties découverte et animations organisées par le service Environnement.
ARTICLE 2 - ENGAGEMENTS DU SHKT
Le SHKT s'engage à :
• gérer les réservations et assurer le lien avec les animateurs/intervenants des sorties découverte,
• assurer l'encaissement selon les tarifs établis par la Ville,
• promouvoir les sorties découverte (en complément de la promotion assurée par la Ville).
Gestion des réservations
Le SHKT gèrera les réservations relatives aux animations et sorties découverte organisées par le service Environnement de la Ville :
• dans la limite du nombre de participants fixé par le service ou imposé par des prescriptions sanitaires fixées dans le cadre de la gestion de la pandémie de covid19,
• en créant et gérant une liste d'attente si nécessaire,
• en ne communiquant le lieu de rendez-vous de la sortie qu'une fois le paiement effectué.
Le SHKT tiendra régulièrement informé les animateurs des sorties découverte, du nombre d'inscrits.
En cas d'annulation d'une sortie en raison d'un nombre insuffisant d'inscrits (inférieur à 5 personnes), le SHKT préviendra au plus tôt (au moins une heure avant le rendez-vous fixé pour la sortie) :
• l'animateur concerné,
• l'ensemble des inscrits et procédera à leur remboursement.
En cas d'annulation d'une sortie découverte pour une autre raison, émanant de l'animateur (conditions météo défavorables, indisponibilité imprévue ... ) ou de la Ville, le SHKT préviendra rapidement l'ensemble des inscrits et procédera à leur remboursement.
En cas de report d'une sortie découverte, le SHKT préviendra l'ensemble des inscrits et procédera :
• s'ils le souhaitent, à leur inscription à la date de report,
• ou à leur remboursement.
A l'issue de chaque sortie découverte, le SHKT communiquera au service Environnement de la Ville :
• le nombre final de participants,
• «l'âge » des participants (nombre d'adultes, nombre d'enfants), • la ville de résidence des participants,
• tout problème ou remarque, signalés par les participants.
2/5 Encaissement
Le SHKT procèdera à l'encaissement des inscriptions, sur la base de la tarification établie par la Ville sur la période concernée, pour les visites guidées à destination des « individuels ».
Le paiement s'effectue à l'office de tourisme. Chaque visiteur se voit alors remettre un ticket confirmant son paiement, qu'il devra présenter à l'animateur au début de la sortie découverte (les cas de gratuité - actuellement, les enfants de moins de 12 ans - ne donneront pas lieu à l'émission de tickets).
La fourniture des tickets sera assurée par la Ville, aux conditions financières précisées à l'article 4 de la présente convention.
La Ville réapprovisionnera le SHKT en carnets de tickets dès que ce dernier en fera la demande.
Au terme de la convention, ou en cas de résiliation de cette dernière, le stock de tickets non vendus par le SHKT sera restitué à la Ville qui procèdera au remboursement correspondant (cf. article 4 de la présente convention).
Promotion des sorties découverte
Le SHKT s'engage à faire la promotion des sorties découverte organisées par le service Environnement, via son site internet ou les réseaux sociaux. Le SHKT informera les visiteurs de l'existence de ces sorties.
Remarque relative aux demandes de sorties réceptionnées par le SHKT L'ensemble des demandes de sorties découverte nature formulées par des groupes constitués et réceptionnées par le SHKT, seront systématiquement relayées vers le service Environnement de la Ville.
ARTICLE 3 - ENGAGEMENTS DE LA VILLE DE SELESTAT
La Ville communiquera au SHKT l'ensemble des éléments d'information nécessaires à la mise en œuvre des missions précédemment énoncées, notamment:
• les dates, heures et lieux de rendez-vous des sorties découverte, • le descriptif sommaire de chaque sortie (notamment à des fins de promotion), • les coordonnées des animateurs des sorties découverte (mail et numéro de téléphone), après accord de ces derniers,
• un plan de localisation des lieux de rendez-vous des sorties, selon nécessité.
La Ville fournira au SHKT les carnets de tickets nécessaires à l'inscription des visiteurs.
La Ville mettra en œuvre des opérations de communication afin de promouvoir les sorties découverte nature, en s'appuyant sur les médias municipaux (site internet, brochures, affiches, panneaux lumineux... ), sur les réseaux sociaux et sur la presse locale (communiqués).
3/5 ARTICLE 4 - DISPOSITIONS FINANCIERES
Les tickets (conditionnés par carnets de 50) utilisés pour l'inscription des visiteurs aux sorties découverte, sont vendus par la Ville au SHKT à un tarif préférentiel fixé par décision du Maire.
Ainsi, à titre indicatif en fonction des tarifs en vigueur à la date de la présente convention, le SHKT bénéficie des tarifs suivants :
• un carnet de 50 tickets « plein tarif» sera vendu 166,25 € au SHKT, • un carnet de 50 tickets « tarif réduit» sera vendu 118,75 € au SHKT.
Le règlement des montants correspondants par le SHKT s'effectuera à réception des carnets de tickets, par virement administratif sur le compte de la Ville.
A l'inverse, le remboursement par la Ville des tickets restitués par le SHKT au terme de la convention ou en cas de résiliation de cette dernière, s'effectuera à réception desdits tickets, par virement administratif sur le compte du SHKT.
En cas de perte ou de vol de tickets, le SHKT ne pourra prétendre à aucune indemnisation ou remboursement de la part de la Ville.
ARTICLE 5 - PROTECTION DES DONNEES À CARACTERE PERSONNEL
Le SHKT s'engage à ne pas utiliser les listes des inscrits aux sorties découverte, à d'autres fins que celles énoncées à l'article 2 et à détruire systématiquement, à l'issue de chaque sortie, les fichiers, tant informatiques que papier.
Le SHKT s'engage à assurer une protection appropriée afin de garantir l'intégrité et la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre de la présente convention.
Le SHKT s'engage à ce que les personnels ayant accès soient informés des obligations en matière de protection des données à caractère personnel et qu'ils s'engagent à les respecter.
ARTICLE 6 - DATE D'EFFET ET DUREE DE LA CONVENTION
La présente convention est conclue à compter de sa signature par les deux parties. Elle prend effet à compter du 1 février 2022 pour une durée de 11 mois, soit jusqu'au 31 décembre 2022.
Au terme de la convention, celle-ci sera reconduite tacitement deux fois pour une durée d'un an, sauf dénonciation par l'une des parties.
ARTICLE 7 - MODIFICATION DE LA CONVENTION
La présente convention peut être modifiée par voie d'avenant, à l'initiative de l'une ou l'autre des parties, ou si une disposition législative ou réglementaire le nécessite. Tout projet d'avenant devra être approuvé par les deux parties.
4/5 ARTICLE 8 - RESILIATION DE LA CONVENTION
La présente convention pourra être résiliée en cas d'inexécution des obligations de l'une des parties et/ou de litige entre les parties, ou pour tout autre motif et à tout moment, par lettre recommandée avec accusé de réception, moyennant un préavis d'un mois.
ARTICLE 9 - LITIGES
Les parties s'engagent à rechercher, en cas de litige sur l'interprétation ou sur l'application de la présente convention, une voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend à une instance juridictionnelle.
En cas d'échec des voies amiables de résolution, tout contentieux portant sur l'interprétation ou sur l'application de la présente convention devra être porté devant le Tribunal administratif de Strasbourg.
Fait en deux exemplaires originaux à Sélestat, le 2022
Pour la Ville de Sélestat
Pour le Maire
Denis BARTHEL
Conseiller Municipal Délégué
chargé de l'environnement, de la forêt
et de la chasse
5/5
Pour le SHKT
Le/La Président(e)