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Déliberation - 19 annexe convention pluriannuelle objectifs et progres
Document publié le Mercredi 12 avril 2000 par la commune d'Oloron-Sainte-Marie.
Lien du pdf (Déliberation - 19 annexe convention pluriannuelle objectifs et progres)
Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Justice et droit,
Oloron Sainte-Marie
Commune d’Oloron-Sainte-Marie
ASSOCIATION X
2018/2021
CONVENTION PLURIANNUELLE
D'OBJECTIFS & DE PROGRES
DIRECTION VIE DE LA CITE
Hôtel de Ville - BP 138 - 64404 Oloron Ste-Marie Cedex
05 59 39 99 99 / dvci2@oloron-ste-marie.fr
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La Ville d’Oloron Ste-Marie, représentée par Monsieur Hervé LUCBEREILH, Maire, agissant en cette
qualité, autorisé aux fins des présentes par délibération du Conseil Municipal du x00000000000%
201%, ci-après désignée « la Commune »,
ET:
NOM, Association régie par la loi du 1° juillet 1901 représentée par son Président Monsieur NOM,
dont les statuts ont été déposés le XX/XX/XXXX à la Sous-Préfecture d’Oloron Sainte-Marie, sous le
n° X, ayant son siège social au ADRESSE, ci-après désignée « l'association »,
N° SIRET :
IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
PREAMBULE
Considérant le projet initié et conçu par l'association [Préciser par exemple lutter contre
l'illettrisme] conforme à son objet statutaire.
Considérant [Préciser les références aux objectifs généraux de politiques publiques (intérêt public
local)]
Considérant que le programme d'actions ci-après présenté par l'association participe de cette
politique. [Uniquement pour association au-delà de 23 000 € de subvention] Considérant l’article 10 de la
Loi du 12 avril 2000 sur les droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, et
l'article 1° du décret du 6 juin 2001 : « l'autorité administrative qui attribue à un organisme de droit
privé une subvention annuelle d’un montant supérieur à 23 000 € doit conclure avec lui une
convention ».
ARTICLE 1°: OBJET
La Commune et l’association conviennent de conjuguer leurs efforts dans un objectif commun,
conforme à l'intérêt général. Par la présente convention, l'association s'engage à son initiative et
sous sa responsabilité, à mettre en œuvre, en cohérence avec les orientations de politique publique
mentionnées au préambule, le programme d'actions suivant (annexe 1, le cas échéant):
- ACTION
- ACTION
- ACTION
- ACTION
- ACTION
En cas de nécessité, la présente convention pourra être aménagée par voie d’avenant.
ARTICLE 2 : DUREE DE LA CONVENTION
La convention a une durée de 3 ans.
Elle prend effet au 09/04/2018
ARTICLE 3 : CONDITIONS DE DÉTERMINATION DU COÛT DE L'ACTION
Le coût total estimé éligible du programme d'actions ou de l'action sur la durée de la convention est
évalué à XX €, conformément au(x) budget(s) prévisionnel(s) figurant à l'annexe 3.
Les coûts à prendre en considération comprennent tous les coûts occasionnés par la mise en œuvre
du programme d'actions ou de l'action conformément au dossier de demande de subvention
présenté par l'association. Ils comprennent notamment :
e tous les coûts directement liés à la mise en œuvre de l'action, qui:
#“ sont liés à l'objet du programme d'actions et sont évalués en annexe 3,
»“ sont nécessaires à la réalisation du programme d'actions,
“ sont raisonnables selon le principe de bonne gestion,
»“ sont engendrés pendant le temps de la réalisation du programme d'actions,
“ sont dépensés par l'association,
“ sont identifiables et contrôlables.
Lors de la mise en œuvre du programme d'actions ou de l'action, l’association peut procéder à une
adaptation de son (ses) budget(s) prévisionnel(s) par des transferts entre nature de charges
éligibles telles que les achats, les locations, les dépenses de publications, les charges de personnel, les frais de déplacement, etc. Cette adaptation des dépenses réalisée dans le respect du montant
total des coûts éligibles, ne doit pas affecter la réalisation du programme d'actions ou de l'action.
Lors de la mise en œuvre du programme d'actions ou de l'action, l’association peut procéder à une adaptation à la hausse ou à la baisse de son (ses) budget(s) prévisionnel(s) à la condition que cette adaptation n'affecte pas la réalisation du programme d'actions ou de l'action.
L'association notifie ces modifications à la Commune par écrit dès qu'elle peut les évaluer et en
tout état de cause avant le 1er juillet de l'année en cours.
Le versement du solde annuel ne pourra intervenir qu'après acceptation expresse par la Commune
de ces modifications.
ARTICLE 4 : CONDITIONS DE DÉTERMINATION DE LA SUBVENTION
L'article 9-1 de la loi du 31 juillet 2014 relative à l'Economie Sociale et Solidaire pose une nouvelle
définition de la subvention publique :
« Constituent des subventions, au sens de la présente loi, les contributions facultatives de toute nature,
valorisées dans l'acte d'attribution, décidées par les autorités administratives et les organismes chargés de la
gestion d’un service public industriel et commercial, justifiées par un intérêt général et destinées à la
réalisation d’une action ou d’un projet d'investissement, à la contribution au développement d'activités ou au
financement global de l’activité de l'organisme de droit privé bénéficiaire. Ces actions, projets ou activités sont
initiés, définis et mis en œuvre par les organismes de droit privé bénéficiaires. Ces contributions ne peuvent
constituer la rémunération de prestations individualisées répondant aux besoins des autorités ou organismes
qui les accordent. »
Ainsi, le montant de la subvention allouée comprend une partie en numéraire et une partie
correspondant à la valorisation des apports de la Commune envers l'association.
La Commune contribue donc pour un montant prévisionnel maximal de :
XXX €
Équivalent à XX % du montant total estimé des coûts éligibles sur l'ensemble de l'exécution de la
convention, établis à la signature des présentes, tels que mentionnés à l'article 3.
Pour l'année 2018, la Commune contribue financièrement pour un montant de XXXX €, équivalent
à XX % du montant total annuel estimé des coûts éligibles (hors contributions volontaires).
Pour les deuxièmes et troisièmes années d'exécution de la présente convention, les montants
prévisionnels des subventions de la Commune s'élèvent à :
e pour l'année 2019 : XX € soit XX % du montant total annuel estimé des coûts éligibles,
e pour l'année 2020 : XX € soit XX % du montant total annuel estimé des coûts éligibles,
Ces montants prévisionnels seront réévalués au regard des objectifs et des critères établis (annexe
1, le cas échéant) : - CRITERE
- CRITERE
- CRITERE
- CRITERE
Les subventions de la Commune mentionnées ci-dessus ne sont applicables que sous réserve des
quatre conditions suivantes :
e Le vote des crédits de paiement par la délibération de la Commune,
e Le respect par l'association des obligations mentionnées aux articles 1er, 6,8 et 10,
e La vérification que le montant de la subvention n'excède pas le coût de l'action.
e Dépôt du dossier de demande de subvention chaque année couverte par la convention
ARTICLE 5 : MODALITES DE VERSEMENT DE LA CONTRIBUTION FINANCIERE
La contribution financière sera créditée au compte de l'association selon les procédures comptables
en vigueur. Les versements seront effectués sur le compte n° XXXX domicilié à la [NOM BANQUE],
dans les conditions suivantes :
e 50 % au mois de janvier (acompte voté en année N-1)
° 25% au mois d'avril
e 25% au mois de juillet
ARTICLE 6 : JUSTIFICATIFS
L'association tiendra une comptabilité conforme aux règles définies par le plan comptable des
associations (avis du Conseil National de la Comptabilité du 17 juillet 1985) et respectera la
législation fiscale et sociale propre à son activité.
L'association s'engage à fournir dans les six mois de la clôture de chaque exercice les documents ci-
après établis dans le respect des dispositions du droit interne et du droit communautaire :
e Le compte-rendu financier conforme à l'arrêté du 11 octobre 2006 pris en application de
l'article 10 de la loi n°2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs
relations avec les administrations (compte de résultat et bilan),
° Les comptes annuels et le rapport du commissaire aux comptes prévu par l'article L 612-4 du
code de commerce ou, le cas échéant, la référence de leur publication au Journal officiel
(conventions de plus de 153 000 € de subvention).
e Le rapport d'activité. ARTICLE 7 : EQUIPEMENTS MUNICIPAUX MIS A DISPOSITION
Dans le cadre de la présente convention, et conformément à l’article L. 2143-3 du code général des
collectivités territoriales qui dispose que les locaux communaux peuvent être utilisés par les
associations qui en font la demande, la Commune mettra à disposition gracieusement les
équipements municipaux suivants en vue du développement des activités de l’association :
a. LOCAUX PERMANENTS
NOM ET ADRESSE LOCAL
Les modalités de la mise à disposition sont définies à l’annexe 4.
b. LOCAUX RECURRENTS
Les mises à disposition de locaux de manière récurrente sont définies selon un planning
d'utilisation annuel, le cas échéant, et feront l’objet d’une convention particulière.
c. LOCAUX PONCTUELS
Une convention d'utilisation sera établie lors de chaque demande.
ARTICLE 8 : ENGAGEMENTS DE L'ASSOCIATION
L'association informe sans délai de toute nouvelle modification de statuts ou d’administrateurs et
fournit la copie de toute nouvelle domiciliation bancaire.
L'association s'engage à faire figurer de manière lisible le nom de la Ville d’Oloron Ste-Marie et son
logo dans tous les documents produits dans le cadre de la convention.
L'association s'engage à participer aux diverses manifestations organisées par la Commune (ex)
En cas d'inexécution ou de modification des conditions d'exécution et de retard pris dans
l'exécution de la présente convention par l'association, pour une raison quelconque, celle-ci doit en
informer l'administration sans délai par lettre recommandée avec accusé de réception.
ARTICLE 9 : SANCTIONS
En cas d'inexécution ou de modification substantielle et en cas de retard significatif des conditions d'exécution de la convention par l'association sans l'accord écrit de la Commune, celle-ci peut respectivement exiger le versement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la
présente convention, diminuer ou suspendre le montant de la subvention, après examen des
justificatifs présentés par l'association et avoir préalablement entendu ses représentants.
L'administration en informe l'association par lettre recommandée avec accusé de réception.
ARTICLE 10 : ÉVALUATION
L'association s'engage à fournir, au moins trois mois avant le terme de la convention, un bilan
d'ensemble, qualitatif et quantitatif, de la mise en œuvre du programme d'actions dans les conditions précisées en annexe 1 de la présente convention. La Commune procède, conjointement
avec l'association, à l'évaluation des conditions de réalisation du programme d'actions auquel elle a
apporté son concours sur un plan quantitatif comme qualitatif.
L'évaluation porte notamment sur la conformité des résultats à l'objet mentionné à l'article 1, sur
l'impact du programme d'actions au regard de l'intérêt local, conformément aux articles L. 2121-29,
L. 3211-1 et L. 4221-1 du code général des collectivités territoriales.
ARTICLE 11 : CONTROLE DE LA COMMUNE
La Commune contrôle annuellement et à l'issue de la convention que la contribution financière
n'excède pas le coût de la mise en œuvre du service.
Pendant et au terme de la convention, un contrôle sur place peut être réalisé par la Commune,
dans le cadre de l'évaluation prévue à l'article 10 ou dans le cadre du contrôle financier annuel.
L'association s'engage à faciliter l'accès à toutes pièces justificatives des dépenses et tous autres
documents dont la production serait jugée utile dans le cadre de ce contrôle.
ARTICLE 12 : CONDITIONS DE RENOUVELLEMENT DE LA CONVENTION
La conclusion éventuelle d'une nouvelle convention est subordonnée à la réalisation de l'évaluation
prévue à l'article 10 et au contrôle de l'article 11.
ARTICLE 13 : AVENANT
La présente convention ne peut être modifiée que par avenant signé par la Commune et
l'association. Les avenants ultérieurs feront partie de la présente convention et seront soumis à
l'ensemble des dispositions qui la régissent. La demande de modification de la présente convention
est réalisée en la forme d'une lettre recommandée avec accusé de réception précisant l'objet de la
modification, sa cause et les toutes les conséquences qu'elle emporte. Dans un délai de deux mois
suivant l'envoi de cette demande, l'autre partie peut y faire droit par lettre recommandée avec
accusé de réception.
ARTICLE 14 : RESPONSABILITES - ASSURANCES
L'association est exclusivement responsable de l’exercice de ses missions. Elle a souscrit un contrat
d'assurance en responsabilité civile, auprès de [NOM ASSURANCE], police numéro XXXX de façon à
ce que la Commune ne puisse être recherchée ou inquiétée en aucune façon à ce sujet.
L'association devra fournir chaque année l’attestation en responsabilité correspondante.
ARTICLE 15: IMPOTS ET TAXES
L'association se conformera aux prescriptions réglementaires relatives à l'exercice de son objet. En
outre, elle fera son affaire de toutes les taxes et redevances présentes ou futures constituant ses
obligations fiscales, de telle sorte que la Commune ne puisse être recherchée ou inquiétée en
aucune façon à ce sujet. ARTICLE 16 : RÉSILIATION DE LA CONVENTION
En cas de non-respect par l'une des parties de l'une de ses obligations résultant de la présente
convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l'autre partie, sans préjudice de tous
autres droits qu'elle pourrait faire valoir, à l'expiration d'un délai de deux mois suivant l'envoi d'une
lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure de se conformer aux
obligations contractuelles et restée infructueuse. La présente convention sera résiliée de plein droit
par la Commune, sans préavis ni indemnité, en cas de faillite, de liquidation judiciaire ou
d’insolvabilité notoire de l'association.
ARTICLE 17 : RECOURS
Tout litige résultant de l'exécution de la présente convention est du ressort du tribunal
administratif de Pau.
ARTICLE 18 : ANNEXES
Les annexes 1, 2, 3 et 4 font partie intégrante de la présente convention.
FAIT À OLORON STE-MARIE, LE XX XX 2018
En deux exemplaires originaux, pour valoir et servir ce que de droit.
Pour la Commune, Pour l’association,
Le Maire Le Président
Hervé LUCBEREILH XXXX ANNEXE 1 : L'ACTION OÙ LE PROGRAMME D’ACTIONS [le cas échéant)
Action 1:
Coût :
Montant du taux de financement :
Objectifs :
Publics visés :
Localisation :
Moyens mis en œuvre :
Indicateurs et conditions de l’évaluation (quantitatifs et qualitatifs) :
Ex : présence d’élus (nombre) au CA de l'association.
Ex : rencontres annuelles (nombre à déterminer)
Action 2:
Coût :
Montant du taux de financement :
Objectifs :
Publics visés :
Localisation :
Moyens mis en œuvre :
Indicateurs et conditions de l’évaluation (quantitatifs et qualitatifs) :
Ex : présence d’élus (nombre) au CA de l'association.
Ex : rencontres annuelles (nombre à déterminer)
Action 3 :
Coût :
Montant du taux de financement :
Objectifs :
Publics visés :
Localisation :
Moyens mis en œuvre :
Indicateurs et conditions de l'évaluation (quantitatifs et qualitatifs) :
Ex : présence d’élus (nombre) au CA de l'association.
Ex : rencontres annuelles (nombre à déterminer)
Action 4:
Coût :
Montant du taux de financement :
Objectifs :
Publics visés :
Localisation :
Moyens mis en œuvre :
Indicateurs et conditions de l’évaluation (quantitatifs et qualitatifs) :
Ex : présence d’élus (nombre) au CA de l'association.
Ex : rencontres annuelles (nombre à déterminer) ANNEXE 2 : VALORISATION DES APPORTS DE LA COMMUNE — Année 2017
NOM ASSOCIATION :
CATEGORIE :
ADRESSE SIEGE SOCIAL :
DESCRIPTIF :
SUBVENTIONS :
- Communale (fonctionnement) :
- Exceptionnelle :
LOCAUX :
- Locaux permanents :
- Locaux ponctuels :
ORGANISATION DE MANIFESTATION :
-__ Interventions techniques :
- Communication :
-__ Autres services :
TOTAL : ANNEXE 3: BUDGET GLOBAL PREVISIONNEL DE
PROGRAMME D’ACTIONS
A fournir selon les normes du plan comptable des associations.
A déterminer pour chaque année de la durée de la convention.
Cf. budgets prévisionnels 2018, 2019, 2020 ci-annexés.
-10-
L'ACTION OÙ DU ANNEXE 4 : MODALITES DE MISE A DISPOSITION DU LOCAL X
ARTICLE 1 : OBJET
La Commune, propriétaire, autorise l'association à utiliser l’ensemble du LOCAL sis+ ADRESSE.
Les locaux mis à disposition comprennent :
e PIECE 1
e PIECE2
Ils sont mis gracieusement à disposition de l’association après accord formel de Monsieur le Maire
d’Oloron Ste-Marie et compte tenu des nécessités de l’administration des propriétés communales,
du fonctionnement des services et du maintien de l’ordre public. Il s’agit d’une occupation
temporaire du domaine public communal et cette autorisation ne peut être transmise par
l'association à un tiers.
Les réunions de partis politiques, de confessions religieuses ou de sectes sont interdites au sein des
locaux mis à disposition de l'association.
ARTICLE 2 : USAGE COMMUNAL (UNIQUEMENT POUR CAS PARTICULIERS)
La Commune se réserve le droit de disposer du local, au sens le plus large du terme, en dehors des
heures normales d'utilisation, la Commune devant aviser 24 heures avant, le Président de
l'association.
ARTICLE 3 : ENTRETIEN DES LOCAUX
L'entretien et le nettoyage des locaux sont effectués par l'association et sous sa seule
responsabilité, la Commune prenant en charge les dépenses incombant normalement à tout
propriétaire (clos et couvert).
L'association s'engage, dans le cadre de l’utilisation régulière de ces locaux, à :
e les utiliser conformément aux règles de propreté et d'utilisation définies par les services municipaux,
e en assurer l’ouverture et la fermeture après chaque utilisation et à s'assurer de leur intégrité
physique,
e en signaler aux services techniques de la Mairie d'Oloron Ste-Marie (courrier à Monsieur le
Maire) toutes difficultés ou détériorations constatées.
ARTICLE 4 : TAXES & REDEVANCES
L'association acquittera les taxes, redevances et impôts lui incombant/La commune..pour le
compte de l'association (eau, gaz, électricité, taxe d'habitation, taxe pour ramassage des ordures
ménagères …).
-11- OU PRISE EN CHARGE COMMUNE : A DETAILLER
L'association garantit en contrepartie un suivi et un fonctionnement favorisant la meilleure
économie d'énergie possible.
ARTICLE 5 : ASSURANCES
L'association souscrira auprès de l’assureur de son choix les contrats nécessaires couvrant la
responsabilité de tout occupant. Une copie sera adressée à Monsieur le Maire d’Oloron Ste-Marie.
Cependant, en cas de sinistre dans les locaux, la Commune renonce à exercer son droit de recours
vis-à-vis de l'association.
ARTICLE 6 : MATERIEL MIS A DISPOSITION (SI BESOIN)
La Commune est propriétaire de la totalité du matériel et du mobilier installés dans les locaux du
X00000000€ . La Commune met à disposition du x0000%xx%, une partie du mobilier existant, à titre
gratuit, afin qu'il puisse assurer le fonctionnement de ses missions.
ARTICLE 7 : ATTRIBUTION DES LOCAUX
La Commune pourrait retirer l’autorisation d'utilisation des locaux concernés à condition que la
convention soit dénoncée selon les modalités de l’article 15 ou que l'association arrête
définitivement ses activités.
-12