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unknown - Communauté de communes - Lyons Andelle - 161 2023 Tourisme convention de partenariat pour le club des receptifs avec lAgence Eureka
Document publié le Vendredi 15 septembre 2023
Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Lyons Andelle - 161 2023 Tourisme convention de partenariat pour le club des receptifs avec lAgence Eureka)
Thèmes du document : Consommateurs, Tourisme, Données personnelles,
Envoyé en préfecture le 29/09/2023
Reçu en préfecture le 29/09/2023 ER
Publié le 29/09/2023
EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU CONS ip :027:200670142-20280921-161_2023-DE
DE LA COMMUNAUTE DE COMMUNES LYONS ANDELLE
L'an deux mille vingt-trois, le vingt-et-un septembre à 18h30 à Charleval, le conseil communautaire, légalement convoqué, s'est
réuni sous la présidence de Monsieur Jean-Luc ROMET, en séance publique.
Nombre de délégués Etaient présents :
Amfreville les Champs M. Cordier,
En exercice : 48 Bacqueville M. Collette,
Beauficel-en-Lyons M. Pillet,
Bosquentin Mme Fouquet,
Bourg Beaudouin M. Halot,
Présents : 37 Charleval Mme Héquet, MM. Emo, Calais,
Votants : 43 Douville/Andelle M. Cramer,
Fleury-la-Forêt M. Godebout,
Fleury sur Andelle M. Vieillard.R,
Flipou M. Cousin,
Houville-en-Vexin
Le Tronquay
Date de convocation : Les Hogues
Le : 15 septembre 2023 Letteguives
Romilly/Andelle
Rosay-sur-Lieure
M. Lebreton,
Mme Marteau,
Mme Bachelet,
Lilly Mme Lancien,
Lisors M. Herbin,
Lorleau Mme Grouchy,
Lyons-la-Forêt M. Baldari,
Ménesqueville Mme Féret,
Perriers/Andelle Mme Dupart, MM. Duval, Mutel,
Perruel M. Quéné,
Pont Saint Pierre Mme Lavigne, M. Hébert,
Radepont M. Minier,
Renneville M. Vieillard G.,
MM. Chivot, Romet, Dulondel,
Touffreville Mme Malhaire,
Val d'Orger M. Blavette,
Vandrimare MM. Bézirard, Dechoz,
Vascoeuil M. Moëns.
Étaient excusés : M. Bonneau, M. Defrance, Mme Cissé, M. Gavelle, M. Ziélinski.
Pouvoirs: M. Béharel à M. Halot, Mme Biville à M. Romet, Mme Dalissier à M. Calais, Mme Grégoire à Mme Fouquet, Mme
Jullien à M. Chivot, Mme Le Tourneur à M. Dulondel, M. Vieux à M. Collette.
Tourisme : convention de partenariat pour le « club des réceptifs » avec l’Agence Eurêka : autorisation de signature
Vu le code général des collectivités territoriales ;
Vu avis favorable de la commission tourisme et culture en date du 7 septembre 2023 ;
L'agence d’attractivité Eurêka, anciennement « Eure tourisme », exerçait auparavant la commercialisation des produits groupe à
l'échelle du département. Choisissant de repositionner son accompagnement, désormais, elle coordonne un «club des
réceptifs », avec les huit Offices de tourisme ayant choisi d'exercer cette compétence.
Ce partenariat permet à l'Office de tourisme Lyons Andelle de bénéficier d’un soutien technique dans la démarche de
commercialisation et la promotion des prestations du territoire, notamment via l’édition de brochures regroupant les offres du
Département, la participation à des salons, la rédaction d'articles pour la presse spécialisée, l’organisation d’éductours, le
partage du fichier prospects, etc.
1 CDCLA/CC/21/09/2023Envoyé en préfecture le 29/09/2023
Reçu en préfecture le 29/09/2023 ER
Publié le 29/09/2023
ID : 027-200070142-20230921-161_2023-DE
Afin de maintenir cet accompagnement et cette collaboration pour la période 2023/2024, il est proposé de renouveler ce
partenariat du « club des réceptifs eurois » dont les modalités sont définies par convention.
Parmi les engagements de l'Office de tourisme, il faut noter :
- Le consentement à une remise de 5% à toute association, club, au comité d'entreprises qui serait adressé via le club des
réceptifs ;
-_ L’adhésion au Club des réceptifs.
Le conseil, après avoir entendu et délibéré à l’unanimité,
- autorise le Président à signer la convention de partenariat 2023/2024 avec l'Agence Eurêka pour la mutualisation de la
commercialisation groupes, telle qu’annexée à la présente délibération ;
- autorise le Président à signer tout document nécessaire à la réalisation de ce projet.
Le registre dûment signé les jours, mois et an susdits.
Pour copie conforme.
Le Président,
E
Voies et délais de recours : la présente délibération peut faire l’objet, dans un délai de deux mois à compter de sa notification ou de sa publication, d’un recours contentieux auprès du Tribunal administratif de Rouen ou d’un recours
gracieux auprès de la Communauté de communes Lyons Andelle.
La Communauté de communes dispose d’un délai de deux mois pour répondre à un recours gracieux. Le silence gardé
pendant deux mois vaut décision implicite de rejet. La décision ainsi prise qu'elle soit expresse ou implicite pourra elle-
même être déférée au Tribunal administratif de Rouen dans un délai de deux mois.
2 CDCLA/CC/21/09/2023CONVENTION
DE
PARTENARIAT
2023/2024
CLUB
DES
RECEPTIFS
EUROIS 's
Lyons
Andelle
Office
de
tourisme
7
Il est
établi
une
convention
de
partenariat
entre
les
soussignés :
D'une
part :
EURÉKA,
AGENCE
D'ATTRACTIVITÉ
DE
L'EURE
3
BIS
RUE
DE
VERDUN
27000
EVREUX
Tél
: 02
32
62
84
49
Email
: groupes@eureka-attractivite.fr
SIRET
n°
319
150
900
00045
Représentée
par
son
Président
Monsieur
Thomas
ELEXHAUSER
Ci-après
désignée
: Eurêka
Et
d'autre
part
le
prestataire :
OFFICE
DE
TOURISME
LYONS
ANDELLE
25
bis,
place
Benserade
27480
Lyons-la-Forêt
Tel
: 02
32
49
31
65
Email
: info@lyons-andelle-tourisme.com
SIRET
n°
200
070
142
00126
Immatriculé
au
registre
des
opérateurs
de
voyages
et
de
séjours
sous
le
n°
IM027190004
Assurance
RCP
N°19057/P
Garantie
Financière
: APST,
15
avenue
Carnot
75017
PARIS
Représenté
par
son
président
: M.
Jean-Luc
ROMET
Ci-après
désigné
: OT
partenaire
Il est
convenu
ce
qui
suit :
Préambule
: Eurêka
et
les
Offices
de
Tourisme
de
l'Eure
immatriculés
partenaires
décident
de
coopérer
afin
de
mener
ensemble
des
activités
qui
s'inscrivent
dans
une
volonté
de
fédération
de
ressources
et
de
moyens
nécessaires
au
bon
développement
du
tourisme
dans
l'Eure
en
Normandie.
Ce
partenariat
est
consécutif
au
repositionnement
de
l’action
de
l'ADT
de
l'Eure
dont
l’un
des
éléments
est
l'arrêt
de
sa
commercialisation
au
31/12/2017
au
profit
de
la
promotion
et
de
l'animation
d’un
«
club
des
réceptifs
»
constitué
par
les
OT
immatriculés
du
département
et
dont
les
objectifs
sont
précisés
ci-après.ARTICLE I – OBJECTIF COMMUN
Dans le cadre du développement touristique de la destination Eure en Normandie, Eurêka d'une part et l'OT partenaire immatriculé d'autre part se fixent comme objectif de conjuguer leurs efforts pour assurer une meilleure promotion, mener un travail en étroite collaboration et offrir une réponse mieux adaptée aux besoins et aux attentes de la clientèle.
La présente convention définit le fonctionnement du « club des réceptifs eurois » et les conditions de collaboration entre ce club et les adhérents membres actifs de celui-ci dans le cadre de la promotion de l’offre groupes dans le département.
ARTICLE II – ROLE ET FONCTIONNEMENT DU CLUB
✓ Composition du « club des réceptifs eurois »
Le club est composé par des membres actifs : ils sont les partenaires privilégiés pour la promotion du tourisme de groupes dans le département et sont au nombre de 8 depuis le 1er janvier 2020. Les membres actifs sont les suivants :
• L’Office de Tourisme Seine Eure, basé à Louviers
• L’Office de Tourisme Lyons Andelle, basé à Lyons-la-Forêt
• L’Office de Tourisme Vexin Normand, basé à Gisors
• L’Office de Tourisme Nouvelle Normandie, basé à Vernon
• Le Comptoir des Loisirs et de Commerce, basé à Evreux
• L’Office de Tourisme Normandie Sud Eure, basé à Verneuil-sur-Avre • L’Office de Tourisme Bernay Terres de Normandie, basé à Brionne • L’Office de Tourisme Lieuvin Pays-d’Auge, basé à Cormeilles
D’autres OT pourront rejoindre « le club des réceptifs » au cours de l’année 2023/2024 afin de construire une offre et promouvoir leurs territoires de compétences. Ces OT devront détenir une immatriculation et justifier d’une assurance RCP ainsi qu’une garantie financière.
✓ Rôle du « club des réceptifs eurois »
Le « club des réceptifs eurois » a pour mission principale l’élaboration du plan d’actions commun dont l’objectif est de promouvoir l’ensemble de l’offre groupes du département. Il est aussi un apporteur d’affaires pour ses partenaires. Ce club est composé de membres actifs, partenaires privilégiés pour la promotion et la commercialisation du tourisme groupes dans le département.
Les membres du « club des réceptifs eurois » doivent détenir une immatriculation et justifier d’une assurance RCP ainsi qu’une garantie financière.
Le « club des réceptifs eurois » sélectionnera, pour l’année civile, différents salons professionnels dédiés au tourisme de groupes. La communication sur les stands se fera alors sous la bannière « L’Eure en Normandie », les contacts obtenus lors de ces salons seront mis en commun dans un fichier géré par l’ADT de l’Eure pour le club et les demandes seront redistribuées à chaque adhérent selon les besoins des clients.
ARTICLE III – PROMOTION ET COMMERCIALISATION
a) Engagement d’Eurêka
Dans le cadre de sa mission de coordination du développement touristique local et de la promotion de la destination l’Eure en Normandie, Eurêka s'engage à :
▪ Assurer la promotion du département de l’Eure pour l’accueil de groupes via la réalisation d’1 édition de brochure commune annuelle, et de tout autre moyen jugé nécessaire. Eurêka pourra effectuerseule ou en coordination avec les OT partenaires ou faire appel à un prestataire extérieur, un démarchage vers les professionnels du tourisme et les associations, clubs ou CCAS.
▪ Prendre en charge la réalisation, l’impression et la diffusion des brochures. Le tirage de la brochure 2023 est basé sur 4 500 exemplaires pour une diffusion à environ 3 500 prospects et clients, France et Bénélux. Le reliquat sera distribué lors de salons, workshops ou tout autre action de promotion. Chaque OT membre en recevra 50 exemplaires (réajustement à minima en fonction des besoins de l’OT).
▪ Animer le réseau des professionnels que constitue le « club des réceptifs eurois » et fédérer les acteurs du tourisme autour d'un objectif commun : développer l’activité touristique du département.
▪ Organiser au moins 2 réunions annuelles afin de travailler à la mise en œuvre de la stratégie de développement touristique menée par le Conseil Départemental (conception des forfaits, éductours, négociations tarifaires...) + 1 entretien individuel annuel dans chacune des structures membres du club des réceptifs.
▪ Informer la presse spécialisée (articles, communiqués de presse…)
▪ Organiser des éductours partagés, entre les membres actifs du « club des réceptifs » pour les clients et prospects (financement par Eurêka et les OT partenaires selon les moyens dédiés à cette action).
▪ Améliorer l'offre existante et promouvoir la destination, les thématiques et les événements.
▪ Développer de façon concertée un plan marketing annuel en soutien de l'offre commerciale.
▪ Utiliser son fichier client et celui du Club Groupes ADN TOURISME pour la prospection et le marketing direct. Le fichier ADN TOURISME ne pourra pas être transmis directement aux OT car Eurêka n’en n’est pas propriétaire mais les OT en bénéficieront indirectement.
▪ Participer à des salons qui seront définis en partenariat avec les OT partenaires au fil de l’année 2023/2024 dans le cadre d’une enveloppe budgétaire annuelle définie par Eurêka et des priorités stratégiques départementales.
▪ Former le personnel des OT, en cas de besoin, et autres partenaires sur l’offre touristique globale du département et leur proposer, si besoin, des éductours sur le territoire.
▪ Aider les membres actifs dans l’application du code du tourisme.
▪ Mettre à disposition des OT membres un exemplaire type de chaque document nécessaire à la réservation (formulaire d’option, confirmation, annulation, contrat, bons d’échange, facture, questionnaire de satisfaction, conditions générales et particulières de vente…). Un accès à un Google drive est fourni à chaque membre actif du « club des réceptifs ».
▪ Conseiller, en lien avec l’OT, les prestataires désireux de créer de nouveaux produits et services.
▪ Transférer des appels d’offres vers les OT immatriculés ou directement vers les prestataires d’un territoire non couvert par un OT immatriculé pour qu’ils puissent y répondre selon leur volonté.
▪ Faire le lien entre le client et les prestataires d’un territoire non couvert par un OT immatriculé pour que ces derniers puissent toujours bénéficier d’un soutien dans le développement de leurs activités.
▪ Présenter un bilan annuel.
▪ A verser la cotisation annuelle dû à ADN Tourisme dans le cadre du club destination groupe (hors montant forfaitaire par OT).
b) Engagement de l’OT partenaire
L’OT partenaire est partie prenante de l'action d’Eurêka. Il s'engage à participer aux séances de travail organisées par Eurêka afin de contribuer et collaborer aux projets et actions en cours concernant la commercialisation des séjours et circuits groupes dans l’Eure en Normandie.Dans le cadre de sa mission de développement touristique local et de la promotion de la destination l’Eure en Normandie, l’OT partenaire s'engage à :
▪ Jouer le jeu du partenariat et de la mutualisation en faisant la promotion de l'ensemble du territoire eurois (renseigner le client par téléphone ou sur des salons et/ou l’orienter vers l’organisme compétent si la demande ne peut être satisfaite sur son territoire de compétence). La brochure ne peut être découpée et doit être diffusée dans son intégralité.
▪ Faire un premier retour au client dans un délai de 48h maximum après la réception de la demande.
▪ Répondre à toute demande d'un client souhaitant se renseigner et/ou acheter un séjour proposé dans la brochure commune éditée par Eurêka.
▪ Etablir des conventions avec d’autres OT immatriculés, afin de faciliter la venue des clients et de vendre des prestations hors de leur périmètre de compétence, dans le respect du code du tourisme.
▪ Offrir des tarifs privilégiés à tous les professionnels du tourisme à hauteur d’une remise de 7%.
▪ Dans le cas où Eurêka fait appel à un prestataire extérieur pour le démarchage, l’OT s’engage à proposer une remise de 5% pour toute association, club, CE, etc, afin d’assurer le suivi des ventes.
▪ Offrir une qualité de service optimale en fournissant l’ensemble des équipements nécessaires au bon déroulement de toutes manifestations professionnelles.
▪ Travailler avec des établissements qui remplissent les critères légaux et règlementaires liés à son activité (classement, sécurité, hygiène…).
▪ Assurer un service « sur-mesure » et offrir une résolution rapide et efficace des problèmes impromptus.
▪ Veiller à la qualité des prestations fournies par d’éventuels sous-traitants (traiteurs, animations…).
▪ Faire parvenir au client un suivi qualité dont la base est identique à tous les membres actifs du « club des réceptifs eurois ».
▪ Communiquer à Eurêka, via le Google drive, les coordonnées complètes des clients groupes (hors scolaires) ayant reçu un devis ou ayant confirmé une réservation afin d’alimenter le fichier commun du « club des réceptifs eurois » et celui du « club groupes ADN TOURISME » selon la charte du réseau.
▪ Participer aux réunions et échanges du « club des réceptifs eurois ».
▪ Fournir un reporting trimestriel sur la fréquentation groupes selon la charte du réseau « ADN TOURISME » (formulaire type à remplir via le drive mis en place pour le club des réceptifs).
▪ Fournir le chiffre d'affaires engendré par les activités de commercialisation faisant l'objet de la présente convention.
▪ Participer seul ou avec un autre OT partenaire à au moins 1 salon / an.
▪ A reverser la somme demandée par ADN Tourisme pour l’adhésion au club Destination Groupes pour chaque Office de Tourisme présent dans le Club des réceptifs (à titre d’information, cette somme était de 200 €/OT en 2023, elle pourra évoluer en 2024).
L’OT est l’interlocuteur unique du client pour le suivi du dossier. Il prend en charge l’interface clients- prestataires selon les modes opératoires conclus dans ses conventions. Les OT partenaires ayant déjà une expérience dans la commercialisation pourront effectuer des sessions de démarchage seuls auprès des tours opérateurs, autocaristes et agences de voyage en concertation avec l’agence d’attractivité pour éviter les doubles rendez-vous. Les OT partenaires débutant dans la commercialisation pourront effectuer du démarchage en partenariat avec Eurêka en rendez-vous commun.c)
Litiges
En
cas
de
litige
avec
un
prestataire,
l'OT
partenaire
se
réfère
à la convention
qui
le lie avec
ledit
prestataire
et
en
informe
aussitôt
Eurêka.
En
cas
de
litige
avec
un
client,
l'OT
partenaire
trouvera
dans
la
mesure
du
possible
un
accord
à
l'amiable
et relayera
l'information
aussitôt
à
Eurêka.
Si
le
litige
est
imputable
à
l’une
des
parties,
celle-ci
se
réfère
aux
conditions
générales
et
particulières
de
vente
et
s'engage
à
prendre
en
charge
les
conséquences
financières
occasionnées
par
ce
litige
:
dédommagement
du
client,
proposition
d'une
prestation
de
même
nature,
remboursement...
Tout
litige
ne
pouvant
trouver
d'accord
amiable
sera
porté
devant
le Tribunal
compétent.
d)
Annulations
Les
annulations
de
la
part
du
client
seront
traitées
par
l'OT
partenaire
compétent
et
seront
soumises
à
indemnisation
de
la part
du
client
selon
les
conditions
générales
et particulières
de
vente
au
dos
du
contrat
client.
|
Les
annulations
de
la
part
d’un
prestataire
devront
être
justifiées
et
seront
soumises
à
indemnisation,
selon
les
conditions
générales
et
particulières
de
vente
ou
conditions
inscrites
dans
les
conventions
commerciales
s'il
s’agit
d’un
surbooking,
manquement
à
une
réservation
ou
défaut
d'accueil.
Les
annulations
pour
cas
de
force
majeure
(intempéries,
incendies,
hospitalisations...)
ne
sont
pas
concernées
par
une
indemnisation.
ARTICLE
IV —
PRODUCTION
Chaque
OT
partenaire
est
responsable
de
la
production
de
son
territoire.
Pour
alimenter
la
brochure
générale,
chaque
OT
partenaire
devra
mettre
en
place
des
circuits
à
la
journée,
un
séjour,
une
offre
spéciale
« grands
groupes
».
Eurêka
émet
un
avis
quant
aux
offres
proposées.
L'OT
partenaire
se
doit
de
respecter
la
matrice
de
saisie
fournie
par
Eurêka
et
de
faire
une
relecture
attentive
avant
envoi
à
Eurêka.
Eurêka
ne
pourra
réécrire
les
textes
de
chaque
OT
partenaire.
Le
nombre
de
circuits
sera
discuté
chaque
année
en
fonction
du
nombre
d'adhérents
au
«
club
des
réceptifs
»
et
de
la
place
en
brochure.
En
parallèle,
chaque
OT
partenaire
peut
se
réserver
le droit
de
compléter
son
offre
via
des
fiches
produits
ou
autre
brochure
distribuées
par
mail
ou
courrier
directement
à son
fichier
client,
via
son
site
internet
ou
tout
autre
moyen
de
diffusion,
en
plus
de
la brochure
commune.
Les
produits
promus
dans
la
brochure
doivent
être
qualitatifs
et
respecter
les
conditions
d'accueil
de
groupes
(parking,
toilettes,
sécurité,
fléchage...).
L'OT
partenaire
est
l'unique
interlocuteur
vis-à-vis
de
ces
prestataires
sur
son
territoire
de
compétence.
Un
OT
partenaire
immatriculé
peut
conventionner
à
titre
exceptionnel
en
direct
avec
un
prestataire
hors
de
son
territoire
de
compétence
seulement
si
ce
prestataire
n’est
pas
représenté
par
un
autre
OT
immatriculé
pour
des
logiques
touristiques
(journées
thématiques,
partenariat
dans
des
actions
de
communication
ou
promotion….).
Les
séjours
couvrant
l'ensemble
du
territoire
seront
produits
en
collaboration
entre
Eurêka
et
les
OT
immatriculés
concernés.
Ils
seront
commercialisés
par
l’'OT
qui
réservera
l'hébergement,
en
passant
par
un
ou
plusieurs
OT
partenaires
si l'offre
est
sur
leur territoire
de
compétence.
Les
séjours
se
déroulant
sur
un
territoire
unique
couvert
par
un
OT
immatriculé
seront
commercialisés
par
l'OT
partenaire
compétent.
ARTICLE
V
—
FACTURE
ET
REGLEMENT
Les
OT
partenaires
ont
la charge
de
la facturation
clients.
La
facture
de
solde
devra
être
envoyée
au
client
dans
un
délai
raisonnable
après
la
date
de
réalisation
du
circuit
avec
l'enquête
de
satisfaction.
Les
OT
partenaires
ont
également
la
charge
de
la
facturation
et
du
règlement
des
fournisseurs
conventionnés
sur
leur
territoire.
Le
règlement
sera
effectué
par
virement
bancaire,
chèque
ou
mandat
administratif
dans
un
délai
de
30
jours
à
compter
de
la
date
de
réception
de
la facture.ARTICLE
VI
—- DONNEES
PERSONNELLES
Le
Règlement
(EU)
2016/679
du
Parlement
Européen
et
du
Conseil
du
27
avril
2016
relatif
à
la
protection
des
personnes
physiques
à l'égard
du
traitement
de
données
à caractère
personnel
et à la
libre
circulation
de
ces
données,
autrement
appelé
le
Règlement
général
sur
la
protection
des
données
ou
RGPD,
ainsi
que
la
loi
n°2018-493
du
20
juin
2018
relative
à
la
protection
des
données
personnelles,
fixent
le
cadre
juridique
applicable
aux
traitements
de
données
à
caractère
personnel.
Dans
le
cadre
de
leur
activité
de
commercialisation,
les
OT
partenaires
mettent
en
œuvre
et
exploitent
des
traitements
de
données
à
caractère
personnel
relatifs
aux
Clients
et
aux
Bénéficiaires.
Les
OT
membres
du
club
des
réceptifs
s'engagent
à
se
conformer
à
l'ensemble
des
dispositions
légales
et
réglementaires
relatives
à
la
protection
des
données
à
caractère
personnel.
ARTICLE
VII
-
RESILIATION
DE
LA
CONVENTION
Eurêka
se
réserve
le
droit
de
suspendre
la
collaboration
d'un
office
de
tourisme
partenaire
en
cas:
d'inexécution
ou
de
non-respect
des
engagements
de
la
Convention
(décrit
dans
l'Article
Il
b)
ou
dans
le
cas
d'une
réorganisation
du
club
des
réceptifs
eurois.
La
convention
de
partenariat
de
mutualisation
de
la
commercialisation
groupes
sera
alors
automatiquement
résiliée.
ARTICLE
VII
—
DUREE
La
présente
convention
est
valable
du
1%
juin
2023
au
31
mai
2024
et
fera
l’objet
d’une
réactualisation
annuelle
en
fonction
du
plan
d'actions.
Les
membres
actifs
s'engagent
pour
une
année.
Si
l'une
des
parties
décide
de
suspendre
sa
collaboration
pour
l’année
suivante,
elle
devra
le
faire
savoir
à
Eurêka
par
écrit
au
plus
tard
le
15
mai
2024.
Etabli
en
deux
exemplaires,
Le
16
mai
2023
LE
ss
essissssssese
À
Evreux
À
mranmomiannesmnedonetiliréeinnitenser
ani e
ur
Eurêka
- £
enge
d’attractivité
Pour
l'Office
de
Tourisme,
(on
(signature
et
qualité,
précédées
de
la
mention
«
Lu
et
approuvé
»)
\
eme
Thomas
ELEXHAUSER