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unknown - Communauté d'agglomération - Rambouillet Territoires - CC2303RH02 Convention mise a disposition d'un agent du CIG pour le suivi et mise en place du reglement 2016 679 dit RGPD au sein de RT
Document publié le Mercredi 1 janvier 2020
Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Rambouillet Territoires - CC2303RH02 Convention mise a disposition d'un agent du CIG pour le suivi et mise en place du reglement 2016 679 dit RGPD au sein de RT)
Thèmes du document : Données personnelles, Justice et droit, Institutions publiques,
Rambouillet Territoires
22 rue Gustave Eiffel - ZA Bel Air
BP 40036 - 78511 Rambouillet Cedex
Tél. 01 34 57 20 61 - Fax O1 34 84 O1 57
RAMBOUILLET TERRITOIRES Ka
CC2303RH02 Convention relative à la mise à disposition d'un agent du Centre Interdépartemental
de gestion pour le suivi et la mise en place du règlement n°2016/679 dit RGPD au sein de
Rambouillet Territoires
Conseil Communautaire du lundi 6 mars 2023 78120 RAMBOUILLET
Convocation du 28 février 2023 Affichée le 28 février 2023
Présidence : Thomas GOURLAN
Secrétaire de Séance : Marie-France GROSSE
Conseillers titulaires Suppléants Absents représentés par
AGUILLON Claire PT
ALIX Martial PT | PORTHAULT Jérôme
BATTEUX Jean-claude REP | ALOISI Henri GAILLOT Anne-Françoise
BAX DE KEATING Geoffroy PT
BERNARD Jean-Luc PT
BONTE Daniel PT
BRICAUD Nathalia REP | CHEMIN Delphine MAY-OTT Ysabelle
BRIOLANT Stéphanie PT | DEFFRENNE Philippe
CABRIT Anne REP | BUREAU Norbert DEMICHELIS Janny
CAILLOL Valérie PT
CARESMEL Marie PT
CARIS Xavier PT
CAZANEUVE Claude AE |PELOYE Robert
CHANCLUD Maurice PT | GODEAU Hervé
CHERET Claire PT | PASSET Georges
CHRISTIENNE Janine PT
CINTRAT Alain PT
CONVERT Thierry REP | MAZE Michel SALIGNAT Emmanuel
COPETTI Isabelle PT | MANDON Franck
DEMICHELIS Janny PT |LENTZ Jacques
DEMONT Clarisse FT
DESMET France REP BERNARD Jean-Luc
DEROFF Joseph AE
DRAPPIER Jacky PT | QUINTON Benjamin
DUCHAMP Jean-Louis PT | DELABBAYE Jean-Yves
DUPRESSOIR Hervé PT
FLORES Jean-Louis PT | HAROUN Thomas
FOCKEDEY William REP MATILLON Véronique
FORMENTY Jacques PT | CARZUNEL Martine
GAILLOT Anne-Françoise PT |LE MENN Pascal
GHIBAUDO Jean-Pierre REP | MOUTET Jean-Luc FORMENTY Jacques
GOURLAN Thomas PT
Accusé de réception en préfecture
078-200073344-20230306-CC2303RH02-AR
Date de télétransmission : 13/03/2023
Date de réception préfecture : 13/03/2023 GROSSE Marie-France PT
GUIGNARD Sylvain AE
IKHELF Dalila AE
JAFFRE Valéry REP STEPHANE Nathalie
JEGAT Joëlle PT |
JUTIER David PT
LAHITTE Chantal PT
LAMBERT Sylvain PT |GATINEAU Christian
LECOURT Guy PT | BAUDESSON Hélène
MALARDEAU Jean-Pierre PT | BERTHIER Lydie
MARGOT JACQ Isabelle PT
MARCHAL Evelyne REP | GENTIL Jean-Christophe ROSTAN Corinne
MATILLON Véronique PT
MAY OTT Ysabelle PT |VEIGA José
MOUFFLET Catherine PT
NEHLIL Ismaël | PT
PAQUET Frédéric PT
PASQUES Jean-Marie PT
PETITPREZ Benoît PT
POMMET Raymond AE .
QUERARD Serge PT |SAISY Hugues
QUINTON Gilles PT | CHARRON Xavier
REY Augustin REP PASQUES Jean-Marie
ROLLAND Virginie PT
ROSTAN Corinne PT | MARECHAL Michel
ROUHAUD Jean Christophe AE | FAUQUEREAU Nadine
SALIGNAT Emmanuel PT | CHALLOY Camélia
SCHMIDT Gilles PT
SIRET Jean-François PT
STEPHANE Nathalie PT
TROGER Jacques PT | BARDIN Dominique
TRONEL Didier PT .
WEISDORF Henri PT
YOUSSEF Leïla PT
ZANNIER Jean-Pierre AE |THEVARD Nicolas
Conseillers : 67 Présents : 50 Représentés : 10 | Votants potentiels : 60 | Absents/Excusés : 7
Présents |
titulaires : 50
Présents
suppléants : 0
PT : présent titulaire — PS : présent suppléant - Rep : Représenté - 0 : ne prend pas part au
vote - X : ne siège pas - À : absent - E : excusé
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales,
Accusé de réception en préfecture
078-200073344-20230306-CC2303RH02-AR
Date de télétransmission : 13/03/2023
Date de réception préfecture : 13/03/2023 Vu l'arrêté préfectoral n°2016362-0001 en date du 27 décembre 2016 portant fusion de Rambouillet
Territoires Communauté d'Agglomération, de la Communauté de Communes Contrée d'Ablis-Portes
d'Yvelines et de la Communauté de Communes des Etangs,
Vu l'arrêté préfectoral n° 78-2019-01-29-007 en date du 29 janvier 2019 portant modification des statuts
de Rambouillet Territoires,
Vu l'arrêté préfectoral n°78-2019-10-28-004 en date du 28 octobre 2019 fixant le nombre et la
répartition des sièges au sein du conseil communautaire de Rambouillet Territoires à compter du
renouvellement général des conseils municipaux des 15 et 22 mars 2020,
Vu la délibération n°CC1905RHO03 du 27 mai 2019 portant autorisation donnée au Président de signer
une convention avec le CIG de la Grande Couronne pour la mise à disposition d'un agent pour
l'accompagnement à la mise en place du règlement n°2016/679 dit règlement général sur la protection
des données (RGPD) au sein de Rambouillet Territoires, pour la période 2019-2022,
Considérant que seul le cycle 1 du protocole joint à la convention a pu être concrétisé par la restitution
d'un audit RGPD en date du 5 février 2021,
Considérant qu'il convient de conclure une nouvelle convention avec le CIG de la Grande Couronne afin
de finaliser le protocole initial, et définir le plan d'actions et les axes d'amélioration ainsi que
l'accompagnement dans la mise en œuvre, les suivis des actions et leur conformité,
Considérant la proposition du CIG de la Grande Couronne concernant la convention n°22-07574 relative
à la mise à disposition d'un agent du centre de gestion pour le suivi de la mise en place du règlement
n°2016/679 dit RGPD au sein de Rambouillet Territoires,
LE CONSEIL COMMUNAUTAIRE
APRES EN AVOIR DELIBERE, à l'unanimité
AUTORISE le Président de Rambouillet Territoires à signer la convention jointe n°22-07574 relative à la
mise à disposition d'un agent du Centre Interdépartemental de Gestion de la Grande Couronne, pour le
suivi de la mise en place du règlement n°2016/679 dit règlement général de la protection des données
(RGPD) au sein de Rambouillet Territoires pour une durée de trois ans,
PRECISE qu'en fonction des besoins définis, en partenariat avec le CIG, Rambouillet Territoires
participera aux frais d'intervention à concurrence du nombre d'heures de travail accomplies
mensuellement, conformément aux propositions d'intervention et selon un tarif forfaitaire fixé chaque
année par délibération du Conseil d'Administration du CIG soit 76 euros par heure de travail pour les
collectivités de 10 001 à 20 000 habitants affiliés 101 à 350 agents,
PRECISE que l'enveloppe maximale de 13 024 euros correspondant à 22 jours de 8 heures sera inscrite
au budget principal 2023, section de fonctionnement,
DONNE tout pouvoir au Président ou à son représentant pour signer tout acte concrétisant l'application
de cette délibération.
Fait à Ablis, le 6 mars 2023
Accusé de réception en préfecture
078-200073344-20230306-CC2303RH02-AR
Date de télétransmission : 13/03/2023
Date de réception préfecture : 13/03/2023 «La présente délibération à supposer que celle-ci fasse grief peut faire l'objet dans un délai de deux mois à compter de sa notification ou de sa publication et/ou
affichage, d'un recours contentieux auprès du Tribunal Administratif de Versailles ou d'un recours gracieux auprès de la communauté d'agglomération Rambouillet
Territoires, étant précisé que celle-ci dispose d'un délai de deux mois pour répondre. Un silence de deux mois vaut alors décision implicite de rejet. La décision ainsi prise
qu'elle soit implicite ou explicite pourra elle-même être déférée au Tribunal Administratif dans un d'élei de deux moës.
Conformément à l'article R 421.7 du code de justice administrative les personnes résidants Outre-Mer et à l'étranger disposent d'un défai supplémentaire de distance de
respectivement un et deux mois pour saisir le Tribunal
Accusé de réception en préfecture
078-200073344-20230306-CC2303RH02-AR
Date de télétransmission : 13/03/2023
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GRANDE COURONNE
CONVENTION N°22-07574 RELATIVE À LA MISE À DISPOSITION
D'UN AGENT DUCENTREDE GESTION POUR
LE SUIVI DE LA MISE EN PLACE DU RÈGLEMENT N° 2016/679 DIT
REGLEMENT GENERAL SUR LA PROTECTION DES DONNEES (RGPD)
AU SEIN DE LA COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION DE RAMBOUILLET TERRITOIRES (78)
Entre les soussignés :
le Centre Interdépartemental de Gestion de la Grande Couronne de la Région d'Ile-de-France, dont le siège
est situé 15, rue Boileau - 78000 Versailles, représenté par son Président, Monsieur Daniel LEVEL, en application de l'article 28 du décret n° 85-643 du 26 juin 1985,
d’une part,
et LA COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION DE RAMBOUILLET TERRITOIRES, ci-dessous appelé(e) la Collectivité, représentée par son Président, Monsieur Thomas GOURLAN, habilité(e) à signer la présente convention en vertu de l'autorisation donnée par le conseil communautaire par décision du
d'autre part.
Il a été convenu ce qui suit :
Article1:
Sur la demande de la Collectivité, le CIG intervient dans les conditions définies par la présente convention, conformément aux dispositions de l'article 25 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée, par la mise à disposition de personnels spécialisés.
Article 2 :
L'intervention de personnels spécialisés mis à disposition par le Centre Interdépartemental de Gestion portera, au choix de la collectivité, sur tout ou partie des missions de conseil et d'assistance suivantes
1/ Mise à disposition par le CIG d'un Délégué à la Protection des Données
2/ Elaboration de l'ensemble documentaire décrivant la conformité des traitements
des données personnelles de la collectivité
+ Auditer les services et leurs pratiques documentaires concernant les traitements des données personnelles.
+ La tenue du registre des traitements.
+ Rédaction des comptes rendus, rapports.
3/ Préconisations pour sécuriser les pratiques
+ Audit de sécurité des traitements des données personnelles.
+ Analysed'impact.
+ Rédaction de politique de protection des données personnelles.
+ Sensibilisation des services. |
+ Revue des contrats traitant des données personnelles.
Réf: 22-07574
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Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 13/03/2023
Date de réception préfecture : 13/03/2023 Chaque intervention du CIG pourra donner lieu à une proposition d'intervention qui sera annexée à la présente convention. Cette proposition précisera les conditions d'exécution et les volets d'intervention dans le cadre de la mission du personnel mis à disposition.
Article 3 :
L'intervention du CIG est concrétisée par la remise à la Collectivité de documents écrits et/ou présence à diverses réunions de travail nécessaires à chacune des étapes importantes du projet de mise en conformité. La Collectivité s'engage pour sa part, à fournir au CIG toute information qu'il jugera utile pour l'accomplissementde sa mission.
Article 4 :
La présente convention est convenue pour une durée de trois ans. À cette échéance, une nouvelle convention est passée entre les parties si celles-ci désirent poursuivre le partenariat.
Elle prend effet à compter du 1° juin 2022.
La convention pourra être résiliée à l'initiative d'une des parties. Dans cette hypothèse, un préavis de deux mois à compter de la date de réception de la décision expresse de résiliation par lettre recommandée avec
avis de réception devra être respecté.
Article 5 :
La Collectivité participe aux frais d'intervention du CIG à concurrence du nombre d'heures de travail accomplies mensuellement, conformément aux propositions d'intervention et selon un tarif forfaitaire
fixé chaque année par délibération du Conseil d'Administration du CIG, soit pour 2022 :
76 euros par heure de travail pour les collectivités de 10 0001 à 20 000 habitants affiliés 101 à 350 agents
Jusqu'à 1 000 habitants : 46 €
De 1 001 habitants à 3 500 habitants: 61 €
De 3 501 à 5 000 habitants 1 à 50 agents : 67 €
De 5 001 à 10 000 habitants 51 à 100 IDE :74€
Plus de 20 000 habitants affiliés plus de 350 agents : 80 €
Collectivités et établissements publics non affiliés : 98 €
Article 6 :
Le CIG n'assurant qu'une mission d'aide et de conseil, se dégage de toute responsabilité concernant les décisions retenues par la Collectivité et de leurs suites.
Le recouvrement des frais de la mission est assuré mensuellement par le CIG selon les modalités définies dans les propositions d'intervention.
Le règlement intervient par mandat administratif dont le montant est versé à :
M. le Payeur Départemental des Yvelines BDF Versailles Paierie départementale des Yvelines 30001 * 00866 * C7850000000 * 67
12, rue de l'Ecole des Postes Code IBAN : FR70 3000 1008 66C7 8500 0000 067 78000 VERSAILLES BDFEFRPPCCT
N° SIRET: 287 800 544 00010
Réf:22-07574
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Date de réception préfecture : 13/03/2023 Article 7 :
En cas de litige survenant entre les parties à l'occasion de l'exécution de la présente convention, compétence est donnée au Tribunal Administratif de Versailles.
Fait en deux exemplaires
A Versailles, le 7 juillet 2022 ARamboulllét.le... sara is
Pour le Centre de Gestion, Pour la Collectivité,
Le Président, Le Président,
Daniel LEVEL Thomas GOURLAN
Maire de la commune déléguée de Fourqueux
Réf: 22-07574
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GRANDE COURONNE
PROPOSITION'D'INTERVENTION n° 22-07574
CA Rambouillet Territoires
Service Gouvernance et protection des données
Mission RGPD |
Accompagnement à la mise en place du règlement n° 2016/679,
dit règlement général sur la protection des données (RGPD)
. oo : : x ns ne nn eEnEn mes Tu om mr = =.
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Date de réception préfecture : 13/03/2023 . 4
Demande de la collectivité
Contexte
La Communauté d'Agglomération Rambouillet Territoires a sollicité le CIG pour l'accompagner dans la mise en
conformité de la collectivité sur la mise en place de la réglementation européenne de la protection des données
personnelles.
Objectifs et gains attendus
Objectifs Gains Mesures du succès Comment
Désigner un délégué à la Désignation d'une personne apte à Répondre à l'obligation
protection des données | , P l Labo PI communiquer efficacement et à | Déclaration auprès de la CNIL du DPD k réglementaire de l'article 37-5 du à Es Fed < personnelles (DPD _ délégué exercer ses fonctions et missions en | de la collectivité (si nécessaire)
: RGPD ; à la protection des données) toute indépendance
Tenir un registre de traitements à jour
pour:
1 Réaliser l'inventaire des traitements
Disposer d'un ensemble | des données personnelles
documentaire fiable et actualisé
Démontrer sa capacité à | Garantir l'exhaustivité de la
assurer cette protection en | démarche auprès de l'organisme
documentant la conformité de surveillance (CNIL) 2 die le: patte deb
collectivité
3 Identifier les risques
Analyse d'impact avec préconisations
: e z our améliorer les pratiques Assurer une protection = Améliorer les pratiques de la P ENS : Û Tendre vers la conformité
optimale des données collectivité Sensibiliser la direction et le
personnel
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Date de réception préfecture : 13/03/2023 RP
Les phases énoncées ci-dessous ne sont pas nécessairement réalisées chronologiquement.
PR ST
1- Désignation du
délégué à la protection
des données à
caractère personnel
(DCP)
2- Identification des
DCP et de la
conformité de leurs
traitements
3- Préconisations pour
sécuriser les pratiques
associées aux
traitements des DCP
Le DPDest référent de la
collectivité dans le cadre de la
mise en conformité du RGPD
Mise-à-jour du registre de
traitements des DCP pour :
- Lister les traitements des
DCP
- Évaluer les pratiques de la
collectivité sur les
traitements des DCP
- Contrôler la conformité
- Identifier les risques
Restitution rapport
d'avancement de la mise en
conformité:
- Analyse des
forts/points faibles
points
- Identification des risques et
des actions d'amélioration à
mettre en œuvre
- Évaluation de l'avancement
de la mise en conformité vis-à-
vis des recommandations
émises dans le rapport d'audit
Responsabilités de la collectivité
- Organisation d'un comité de pilotage
direction de la collectivité/ DSI/ DPD pour
présentation des intervenants, rappel des
objectifs de l'intervention
- Déclaration par la Commune du délégué
du CIG comme DPD
- Rencontre de l'ensemble des services
pour auditer leurs pratiques
documentaires dans le cadre de
l'identification des DCP
- Audit de sécurité des traitements des
DCP ;
- Mise-à-jour du registre des traitements
- Organisation d'un comité de pilotage
direction de la collectivité/ DSI/ DPD pour
restitution sur la démarche, présentation
des actions d'amélioration à mettre en
place et analyse d'impact relative à la
protection des DCP
[1 Bordereau de déclaration
auprès de la CNIL
C1 Compte rendu du COPIL
[] Registre des traitements des
DCP
C] Registre de sous-traitance
[] Analyse d'impact et
proposition de politique de
protection des DCP à mettre en
œuvre dans la collectivité
[] Dossier documentaire sur la
conformité de la collectivité
Préalablement à l'intervention, la collectivité désigne un référent qui est l'interlocuteur privilégié du délégué à la
protection des données mis à disposition (transmission des plannings de présence, échanges avec les intervenants
du CIG, planification des rencontres dans les services de la collectivité).
La collectivité s'engage à :
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Fournir au DPD l'accès aux données et aux opérations de traitement
Fournir au DPD les ressources et moyens nécessaires à la réalisation de l'intervention
L'informer de tout changement dans les traitements de données à caractère personnel (par
exemple, installation d'un portail famille, mise en place de la télésurveillance, incident sur le
réseau)
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Date de réception préfecture : 13/03/2023 L'intervention se déroule dans les locaux de la collectivité. A ce titre, cette dernière est tenue de lui mettre à
disposition un espace de travail sain respectant les normes en matière d'hygiène et de sécurité du travail!
Responsabilités du délégué à la protection des données (DPD)
Le DPD coordonne l'ensemble des actions propre à garantir la conformité en matière de protection des données au
sein de la collectivité, à ce titre, il est principalement chargé :
-_ d'informer et de conseiller les responsables de traitement ou les sous-traitants de la collectivité:
- de contrôler le respect du règlement en matière de protection des données ;
- d'accompagner les collectivités pour la mise en œuvre des préconisations suggérées après l'audit :
- de conseiller la collectivité par la réalisation d'une analyse d'impact relative à la protection des données et
d'en vérifier l'exécution ;
- de coopérer avec l'autorité de contrôle (CNIL) et d'être le point de contact de celle-ci.
Les missions du délégué couvrent l’ensemble des traitements mis en œuvre par la collectivité.
Le délégué n'est pas personnellement responsable en cas de non-conformité dans la collectivité avec le
règlement. De la même façon, le délégué n’est pas responsable en cas de non-respect du règlement. Le
règlement européen établit clairement que c'est le responsable du traitement (RT) ou le sous-traitant (ST) quiest tenu
de s'assurer et d'être en mesure de démontrer que le traitement est effectué conformément à ses dispositions (article
24.1 du règlement). Le respect de la protection des données relève donc de la responsabilité du RT ou du ST.
‘ Les obligations prévues par le décret n° 85-603 du 10 juin 1985 modifié relatif à l'hygiène et la sécurité du travail
ainsi qu'à la médecine professionnelle et préventive dans la Fonction Publique Territoriale, rendant notamment
applicables les dispositions du Code du Travail concernant les conditions d'hygiène et sécurité nécessaires à la santé
des personnes.
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Date de réception préfecture : 13/03/2023 Planning d'intervention (sous réserve de validation par la collectivité avant le 1°
Octobre 2022) |
Cycle desurveillancezPremièere année Cycle desurveillance*troisième ; Cycle desurveillance seconde année Ë
delaconvention ct
Mise à disposition du DPD
Nombre de journées (8h) Coût
Suivi dela Cycle de surveillance 15 9120
dé conformité (1° année)
1 Suivi de la Cycle de surveillance 15 9120
conformité (N+1)
D Suivi de la Cycle de surveillance 15 9120 conformité (N+2)
COUT TOTAL DES INTERVENTIONS SUR 3 ANS (1+ 11+111) y ETTIEE
(a) Sur la base d'un tarif horaire de 76 euros (tarif voté par le conseil d'administration du CIG pour l'année 2022
pour les collectivités affiliées de 101 à 350 agents) pour la mise à disposition d'un délégué à la protection des
données du CIG.
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Date de réception préfecture : 13/03/2023 Protocole d'accord relatif à une mission d'accompagnement à la mise en
place du règlement n° 2016/679, dit règlement général sur la protection des
données (RGPD)
1. Objectifs de l'intervention
Je soussigné, Thomas Gourlan, Président de la Communauté d'Agglomération Rambouillet Territoire, souhaite :
Q La réalisation de la mission d'accompagnement à la mise en place du RGPD:
- Désignation du délégué à la protection des données à caractère personnel auprès de la CNIL via
un formulaire en ligne (pas encore accessible) : Le DPD coordonne l'ensemble des actions propre à
garantir la conformité en matière de protection des données au sein de la collectivité, à ce titre, il est
chargé:
e de documenter la conformité
e d'informer et de conseiller les responsables de traitement ou les sous-traitants de la collectivité;
e de contrôler le respect du règlement en matière de protection des données ;
e d'accompagner les collectivités pour la mise en œuvre des préconisations suggérées après l'audit ;
e de conseiller la collectivité par la réalisation d’une analyse d'impact relative à la protection des données
et d'en vérifier l'exécution ;
e de coopérer avec l'autorité de contrôle (CNIL) et d'être le point de contact de celle-ci.
Les missions du délégué couvrent l’ensemble des traitements mis en œuvre par la collectivité.
- Identification des données à caractère personnel (DCP) et de la conformité de leurs traitements
: rédaction du registre des traitements propre à la collectivité.
Mise à disposition du DPD
Nombre de journées (8h) Coût
Suivi de la Cycle de surveillance À 15 9 120
; conformité (1*'*année)
. Suivi de la Cycle de surveillance : 15 9 120
conformité (N+1)
n Suivi de la Cycle de surveillance su 15 9 120
conformité (N+2)
COUT:TOTAL DES INTERVENTIONS SUR 3 ANS (+ 11+111) 27360 €
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Date de réception préfecture : 13/03/2023 2. Délai d'intervention
Q Je prends note que l'intervention débutera dans les 6 mois à date de retour de la proposition.
-LeMaire,-
Thomas Gourlan
Monsieur Thomas GOURLAN
Président de RAMBOUILLET TERRITOIRES
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