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unknown - Communauté d'agglomération - Riom Limagne et Volcans - Guide des frais de deplacements du CIAS de RLV
Document publié le Lundi 1 janvier 2024
Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Riom Limagne et Volcans - Guide des frais de deplacements du CIAS de RLV)
Thèmes du document : Transports, Assurance, Vieillesse,
C CENTRE
4 INTERCOMMUNAL
D'ACTION SOCIALE
a RIOM LIMAGHE & VOLCANS
GUIDE DES FRAIS DE
DÉPLACEMENTS
DU CIAS RLV ] = -—
| S.P. RIOM
1 2 JUR. 2074
PUY-DE -DOME SOMMAIRE
Rappel des textes en VIQUEUr.... nr nnnrrr rene res nnnneseseenenesemmennnessreseennsnes page 1
I- Qui contacter pour avoir des informations sur les frais de déplacement 7... page 1
IT- Les frais de déplacement ouvrant droit à remboursement... ss page 2
À. GÉNÉTAÏITÉS sn nnnnnnnn rennes nsennnneenenneceeeerennsneneeene eme neeneensennennne page 2
B. Déplacements pour besoin de service... sr snnnnnesssersenrenns page 2
C. Formation de professionnalisation, de perfectionnement et
d'intégration... nnrnrrrrrcnescessnseennnenennessessesesennenneennns page 3
D. Préparation aUX CONCOUFS ee enrenenreeneennerernnnennnnennnenne page 3
E. Concours et examen professionnel... is rsnnsnssrenesenennnessennsese page 3
F. Les déplacements non indemnisés.…..... page 4
III- Les modalités de remboursement... ner page 6
A. Les frais de transport... rss nessernnseneenesmensreeenseenssenennerneses page 6
> Utilisation du véhicule personnel... ner rnnnnnssssssnsennns page 6 > ASSUTANCES nr nsesenneosmnnennnenenneneeseensnesensennessennensenensesnseeeenennennnnss page 7 > Utilisation des transports en commun... een page 8 > Utilisation du véhicule de service nn page 8 > Frais de parking et de péage... inner page 6
B. Les frais de restauration et d'hébergement page 7
C. L'avance sur frais de déplacement... nan se sens snsseneneneemssonsensnee page 9
D. Le mode de remboursement... rer enesrrrnnenesennennesnnennnse page 9
E. Cas particulier : -Intervenantes du service d'aide à domicile et du service de soins pendant leurs interventions chez les bénéficiaires : Rappel des textes en vigueur
Le décret n° 91-573 du 19 juin 1991 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels des collectivités.
Le décret n° 99-744 du 30 août 1999 fixant les modalités de remboursement forfaitaire des frais supplémentaires de nourriture et de logement des fonctionnaires hors de leur résidence administrative.
Le décret n°2001-654 du 19 juillet 2001 modifiant les procédures de gestion de ces frais et le dispositif réglementaire.
L'arrêté du 20 septembre 2023 modifiant l'arrêté du 26 août 2008 modifiant l'arrêté du 3 juillet fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l'article 3 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels de l'Etat.
Décret n°2019-139 du 26 février 2019 modifiant le décret n°2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat
Arrêté du 26 février 2019 modifiant l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat.
Arrêté du 26 février 2019 modifiant l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l'article 10 du décret 2006-78i du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels de l'Etat.
Décret n°2020-689 du 4 juin 2020 autorise désormais les collectivités territoriales et les établissements publics locaux à déroger au remboursement forfaitaire des frais de repas et à instaurer, par délibération, un remboursement au réel, dans la limite du plafond prévu pour le remboursement forfaitaire (17€50). Préambule
Il est rappelé que tout départ est soumis à l’accord préalable du responsable de service et que tout remboursement ne sera effectif qu'après service fait ou attestation de formation reçue par la Direction des Ressources Humaines.
I- Qui contacter pour avoir des informations sur les frais de
déplacement ?
Pour toute demande de renseignement complémentaire ou en cas de difficulté quelconque, n'hésitez pas à contacter :
Service Direction du Management des Ressources Humaines
Tél : 04 73 33 71 12
mail : recrutement@cias.eu
II- Les frais de déplacement ouvrant droit à remboursement
A. Généralités
Tout départ en formation ou pour les besoins du service doit faire l'objet d'un envoi préalable d'un ordre de mission au service DRH.
L'ordre de mission permet :
> la protection des agents en cas d'accident de travail et d'accident de trajet > la justification de l'état de frais de déplacement
Il peut être permanent ou temporaire.
Il conviendra de transmettre une copie de la carte grise et de s'assurer que son assurance couvre les déplacements professionnels.
La résidence administrative est le territoire de la commune sur lequel se situe, à titre principal, le service où l'agent est affecté.
B. Déplacements pour besoin de service
L'agent appelé à se déplacer pour les besoins du service hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale peut prétendre : - à la prise en charge de ses frais de transport sur justification de la durée réelle du déplacement
- au paiement d'indemnités destinées à rembourser forfaitairement ses frais de nourriture et de logement
La prise en charge n'est due que si des frais ont été réellement supportés par l'agent.
Ainsi, conformément à la réglementation, il sera demandé à l'agent de justifier de l’effectivité de la dépense auprès de l'ordonnateur.
A noter: Les frais de déplacement seront remboursés aux agents sur la base d'un forfait (cf. barèmes en vigueur) sur présentation de justificatifs de dépenses pour les repas et les nuitées, pour le moyen de transport (train, bus, métro.) et éventuellement les frais annexes: autoroute, parking. Le calcul des distances kilométriques est basé sur le site via michelin.fr (option conseillée).
Dans le cas où les justificatifs seraient égarés, la collectivité n'est pas tenue de rembourser l'agent.
Dans le cas où les justificatifs seraient égarés, la collectivité n'est pas tenue de rembourser l'agent.
C. Formation de professionnalisation, de perfectionnement et d'intégration
Formation CNFPT :
Lorsque le stage est organisé par le CNFPT, c'est cet organisme qui prend en charge les frais concernant les déplacements (transport, repas, hébergement).
Précision : le CNFPT ne rembourse les frais de transport qu'à compter du 21ème kilomètre aller-retour.
Ainsi, en cas de déplacements motorisés individuels inférieurs à 20 kms aller/retour, la collectivité continue à prendre en charge ces frais de déplacement et, complètera donc ainsi la part non prise en charge par le CNFPT, selon le taux des indemnités kilométriques en vigueur.
L'agent peut bénéficier à sa demande d'un hébergement la veille de la session de formation à condition :
Que la distance entre sa résidence administrative et le lieu de stage soit égale ou supérieure à 200km aller
Ou que le temps de trajet entre sa résidence administrative et le lieu de stage soit égal ou supérieur à 2h30.
Formation autres organismes :
La collectivité rembourse les frais de déplacements (transport, repas, hébergement) D. Préparation aux concours
L'agent titulaire peut bénéficier du remboursement des frais de transport: seuls les frais de route sont pris en compte. Les repas n'’ouvrent pas de droits au remboursement.
L'agent fournira pour justificatif la convocation envoyée par l'organisme de formation.
Concernant les agents contractuels, seul l'agent non-titulaire de plus de 6 mois, peut prétendre au remboursement de ses frais de route dans les mêmes conditions qu’un agent titulaire. Il devra, en outre, être présent dans la collectivité au moment de la préparation du concours.
E. Concours et examen professionnel
Les agents titulaires et_non-titulaires de plus de 6 mois, peuvent prétendre au remboursement de leurs frais de transports lorsqu'ils se rendent à un concours ou un examen professionnel. Cette prise en charge est limitée à un aller-retour par année civile; il peut être fait exception à cette limitation dans le seul cas où l'agent se présente à des épreuves d'admission d'un concours
Pour prétendre au remboursement hors département, il faut que le concours (ou l'examen) choisi ne soit pas organisé dans l'année par le centre de gestion 63. Tableau récapitulatif
{Formations sous réserve de l'avis favorable de la collectivité)
Formation de
Besoin de professionnalisation, de Préparation Concours et service perfectionnement et aux concours examen d'intégration
Frais pris en charge par le CNFPT
Remboursement fembaursentent
Remboursement sauf: des indemnités es ane des frais de - _ sile trajet inférieur à 20 kms kilométriques transport, une seule
Titulaire dénlscementoër 1 aller-retour, (hors ras de fois par an (hors P. collec nuits -_ et si organisme de formation restauration et frais de ‘ autre que CNFPT. . restauration et hébergement) hébergement)
Remboursement
. , des indemnités Frais pris en charge par le CNFPT ; La
sauf : ee (hors Remboursement Remboursement - sile trajet inférieur à 20 kms restauration et des frais de Non d , aller-retour, : transport, une seule - es frais de ; , - hébergement)pour ; - : : - et si organisme de formation : : fois par an titulaire déplacement par la les non titulaires de collectivité autre que CNFPT. lus de 6 mois seulement pour les ° PIUS a non titulaires de (sous réserve de la lus de 6 mois
présence de l'agent P ‘
au moment de /a
préparation)
Remboursement
z des frais de Remboursement des indemnités Bénévoles déplacement par fa | kilométriques Non Non collectivité.
F. Les déplacements non indemnisés
Certains déplacements ne font l'objet d'aucun remboursement. Il s'agit des déplacements effectués :
- pour des formations à titre personnel
- pour des déplacements entre le domicile de l'agent et son lieu de travail - pour des déplacements au sein de la résidence administrative. III- Les modalités de remboursement
A. Les frais de transport
> Utilisation du véhicule personnel
L'utilisation du véhicule personnel de l'agent doit être normalement justifiée par une économie ou un gain de temps appréciable, ou bien avoir été rendue nécessaire soit par l'absence de moyens de transport en commun, soit par l'obligation attestée de transporter du matériel fragile, lourd ou encombrant.
L'agent autorisé à utiliser son véhicule personnel pour les besoins du service peut être indemnisé de ses frais de transport, hors résidence administrative, sur la base des indemnités kilométriques qui incluent les frais inhérents à la possession, l'entretien et l'utilisation du véhicule.
Quand un trajet est effectué par plusieurs personnes, dans un véhicule personnel, seul le propriétaire du véhicule peut prétendre au remboursement des frais de transport.
Il est conseillé de favoriser également le co-voiturage entre agents. Le remboursement se fera à l'agent propriétaire du véhicule.
L'agent passager pourra être remboursé dans la limite des frais partagés par l'ensemble des passagers.
FORFAITS INDEMNITÉS KILOMÉTRIQUES
-dessous, les tarifs en vigueur à compter du 01/01/2023 :
CNE JUSQU'A 2000 «M | DE 2001 À 10 000 km AU-DELA DE 10 000 KM
- de 5 CV et moins 0.32 € 0.40 € 0.23 €
- de 6 et 7 CV 0.41 € 0.51 € 0.30 €
- de 8 CV et plus 0.45 € 0.55 € 0.32 €
Cas particuliers des agents service Maintien à domicile
Les agents des services Maintien à domicile qui utilisent leur voiture personnelle pour leur déplacement professionnel sur une même journée sur des lieux différents seront remboursés selon les mêmes conditions mais selon une procédure différente en lien avec leur responsable de service... > Assurances
L'agent doit OBLIGATOIREMENT avoir souscrit personnellement une police d'assurance garantissant d'une manière illimitée sa responsabilité civile personnelle et être à jour de ses cotisations.
L'agent a la possibilité de contracter une assurance complémentaire couvrant les risques non compris dans l'assurance obligatoire. S'il ne juge pas nécessaire de contracter cette assurance, il doit reconnaître par écrit qu'il est son propre assureur pour tous les risques non prévus par l'assurance obligatoire, notamment le vol, l'incendie, les dégâts de toutes sortes subis par le véhicule et la privation de jouissance consécutive à ces dégâts.
La collectivité ne peut se substituer à son agent pour assumer les conséquences d'actes dont ce dernier est personnellement responsable.
Le numéro de police d'assurance du véhicule personnel de l'agent devra être complété OBLIGATOIREMENT sur les ordres de mission.
La collectivité a souscrit une assurance collaborateur qui couvre l'agent lors de ses déplacements professionnels.
> Utilisation des transports en commun
Le choix du mode de transport en commun (train, bus, avion...) s'effectue sur la base du tarif le plus économique. Toutefois, dans l'intérêt du service, le recours à un mode de déplacement plus onéreux est autorisé si les conditions du déplacement le justifient. Ce choix est effectué sur décision de l'autorité territoriale lors de l'établissement de l'ordre de mission.
Le remboursement d’une couchette est accepté pour un voyage de nuit (tarif compris dans le montant du billet de train), mais il ne donne pas droit à l'indemnité de nuitée.
> Utilisation du véhicule de service
L'agent appelé à se déplacer peut également utiliser un véhicule de service de la collectivité employeur. La responsabilité de l'agent sera engagée envers les tiers en cas d'accident. L'utilisation du véhicule de service est gratuite pour l'agent.
La mise à disposition d'un véhicule de service ne doit pas occasionner de perturbations dans le service et nécessite l'accord de l'autorité hiérarchique de l'agent et le connaissance du règlement particulier. > Frais de parking et de péage
-Les frais de parking peuvent être pris en charge s'ils sont rendus nécessaires par le trajet et si l'agent est obligé de laisser son véhicule sur un parking payant pour prendre le train ou l'avion. L'agent devra présenter les pièces justificatives pour se faire rembourser.
Les frais de péage sont remboursés au réel sur présentation des justificatifs. L'utilisation des autoroutes payantes doit se justifier par un gain de temps appréciable
B. Les frais de restauration et d'hébergement
-Pour bénéficier des indemnités de repas et de nuitée, la mission doit inclure les horaires suivants :
> de 12 H à 14H pour le déjeuner
> de 19 H à 21 H pour le dîner
> de 00H à 05H pour la nuitée (chambre et petit-déjeuner)
Ainsi, un agent en mission à compter de 13 H 00 ne peut prétendre au remboursement d'une indemnité : le remboursement s'effectue si le temps de mission couvre la totalité de la tranche horaire.
-Les factures (repas/nuitée) doivent être établies au nom de l'agent. Il pourra être accepté le remboursement d'un sandwich ou pizza achetés en boulangerie ou supérette sur justificatif. Le seul achat d'une viennoiserie et/ou d’un café n'ouvrira droit à aucun remboursement.
-Les agents n'auront aucun droit à aucun remboursement en cas de repas et nuitée fournis gratuitement.
Les frais de repas sont remboursés au réel sur présentation des justificatifs dans la limite du forfait de 20 €.
FORFAITS INDEMNITÉS JOURNALIÈRES
Ci-dessous, les tarifs en vigueur à compter du 01/09/2023 :
GRANDES VILLES ET
z COMMUNES DE LA INDEMNITES PARIS METROPOLE DU PROVINCE
GRAND PARIS
us Frais réel dans la Frais réel dans la Frais réel dans la Indemnités de repas | jte de 20 € limite de 20€ limite de 20 € Indemnités de nuitée 140 € 120 € 90 €
Grandes villes (égale ou supérieur à 200 000 habitants : Marseille, Lyon, Toulouse, Nice, Nantes, Montpellier, Strasbourg, Bordeaux, Lille et Rennes.
y Les forfaits d'indemnités journalières sont susceptibles d'évoluer au regard des évolutions réglementaires prises par arrêtés ou décrets.
C. L'avance sur frais de déplacement
Une avance sur frais peut être consentie et ne peut dépasser 75 % des dépenses présumées. L'avance ne pourra être possible que dans le cas où les dépenses totales présumées atteignent au moins 100 euros.
La demande doit être effectuée auprès de la D.R.H. au moins 15 jours avant la date du déplacement.
Le versement de l'avance peut se faire :
- soit en numéraire en se rendant à la trésorerie municipale
- soit par virement sur le compte bancaire de l'agent
D. Le mode de remboursement
Pour les remboursements de frais de transport (train, bus, véhicule personnel), la collectivité rembourse le déplacement de la résidence administrative à la résidence administrative du lieu de la mission.
Les remboursements sont effectués par virement sur le compte bancaire et nécessitent au moins un mois. E. Cas particulier: -Intervenantes du service d'aide à domicile et_du
service _ de soins endant leurs interventions chez
bénéficiaires :
- Remboursement des trajets entre 2 prestations
- Hors domicile-travail
- En cas de coupure (pause méridienne), prise en compte des km du dernier bénéficiaire au suivant
-__ Référence : VIA MICHELIN
Domicile Usager 1 | Usagers 2 Domicile (pause méridienne)
4 Non remboursé € Non remboursé Remboursé
Remboursé
Usagers 3
Non remboursé
#€ Domicile Non remboursé IV- Procédure
Ordre de mission dôment complétée et
signée par l'agent
Validation par le chef de service
Transmission à la DRH
Signature de l'autorité territoriale
Départ de l'agent en mission
ARTE CI CUP ILS DIET
IUT Re Ro) Re RCE ONE TE
Re r- (al
Etablissement de l'état de frais
Signature de l'autorité territoriale
Signature de l'agent
Retour de l'état de frais à la DRH
Transmission au service Paye
Les remboursements seront visibles sur le
CU TR ET 0e
Siles dépenses présumées
ÉoRU UOURRÉR ARS CL
peut demander à la D.R.H. une
avance de frais
at l EanRe ANe ) Telle e(
frais
Signature de l'autorité
territoriale et de l'agent
Versement par virement sur le
compte bancaire de l'agent
par la trésorerie