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Déliberation - N 258 Culture et Patrimoine Adoption des tarifs d accès aux installations scéninque de la salle Lauga au 1er janvier 2025
Document publié le Mercredi 1 janvier 2025 par la commune de Bayonne.
Lien du pdf (Déliberation - N 258 Culture et Patrimoine Adoption des tarifs d accès aux installations scéninque de la salle Lauga au 1er janvier 2025)
Thèmes du document : Consommateurs, Justice et droit, Assurance,
_
DJayonne BAIONA-PAYS BASQUE
COMMUNE DE BAYONNE
Département des Pyrénées-Atlantiques - Arrondissement de Bayonne
SEANCE DU CONSEIL MUNICIPAL DU 12 DECEMBRE 2024
DELIBERATION N° DE-2024-258
L'an deux mil vingt-quatre, le 12 décembre, le Conseil municipal dûment convoqué, s'est réuni l'Hôtel de ville, salle du conseil municipal, sous la présidence de Monsieur Jean-René ETCHEGARAY, Maire. La séance a été ouverte à 17h40,
Nombre de conseillers municipaux en exercice : 45
Présents :
M. ETCHEGARAY, Mme DURRUTY, M. MILLET-BARBÉ (à partir de la délibération DE-2024-269),
Mme LAUQUE, M. UGALDE, Mme HARDOUIN-TORRE, M. CORRÈGE, Mme LOUPIEN-SUARES, M, LACASSAGNE, Mme MARTIN-DOLHAGARAY, M. LAIGUILLON, Mme CASTEL, M. ALQUIE, Mme MEYZENC, M. PARRILLA ETCHART (à partir de la délibération DE-2025-249), Mme DUHART, M. AGUERRE, Mme BRAU-BOIÏIRIE, Mme LARRE M. SALANNE, M. PAULY, Mme VOISIN, M. DAUBISSE (à partir de la délibération DE-2024-260), M. ALLEMAN (à partir de la délibération DE-
2024-260), M. SEVILLA, Mme ZITTEL, Mme BENSOUSSAN, Mme LARROZE-FRANCEZAT, M. ERREMUNDEGUY, M. SUSPERREGUI, Mme DELOBEL, Mme CAPDEVIELLE, M. DUZERT, M. ESTEBAN, Mme LIOUSSE, Mme DUPREUILH, M. ETCHETO, Mme BROCARD, Mme HERRERA LANDA, M. ABADIE, M. BERGE.
Absents représentés par pouvoir :
M. MILLET-BARBE à M. LACASSAGNE (jusqu'à la délibération DE-2024-268) ; M. PARRILLA ETCHART à Mme LARRE (jusqu'à la délibération DE-2024-248) ; Mme BISAUTA à Mme HARDOUIN-TORRE ; M. ARCOUET à Mme DURRUTY ; M. DAUBISSE à Mme LOUPIEN SUARES {jusqu'à la délibération DE-2024-259) ; Mme MOTHES à Mme MARTIN DOLHAGARAY ; M. ALLEMAN à Mme LAUQUE (jusqu'à la délibération DE-2024-259) ; M. BOUTONNET-LOUSTAU à M. LAIGUILLON.
Absent(s) :
Secrétaire :
M. SUSPERREGUI
Entendu le rapport de M. UGALDE,
OBJET: CULTURE ET PATRIMOINE - Adoption des tarifs d'accès aux installations scéniques de la Salle Lauga, applicables au 1er janvier 2025.
Depuis sa création, le Palais des sports de Lauga accueille régulièrement des concerts et des spectacles. La grande salle permet de recevoir 1 800 spectateurs assis et 2700 spectateurs assis et debout, soit des jauges inégalées au Pays basque.
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 13/12/2024
Date de réception préfecture : 13/12/2024 Dayonne* BAIONA-PAYS BASQUE
Pour optimiser l'occupation de l'espace et limiter l'impact sur les clubs sportifs résidents, la Ville définit des périodes réservées aux spectacles vivants labellisés "Lauga Côté Scène”. Ces blocs de dates, qui incluent le montage et le démontage des éléments scéniques, permettent de proposer de 2 à 5 événements par période.
Par ailleurs, la Ville est souvent sollicitée par des acteurs privés, associations notamment, qui cherchent, pour la tenue d'évènements, des capacités d'accueil supérieures à la jauge maximale de la salle Saez de la Maison des Associations. Lauga constitue une solution très intéressante dans ce contexte, sous réserve que les dates retenues intègrent le calendrier de "Lauga Côté scène", sans pour autant diminuer les périodes réservées au sport.
La présente délibération se propose de fixer les conditions techniques et financières de la mise à disposition de la grande salle aux acteurs évoqués.
Aspects techniques :
La Ville fournira la salle en état de marche en incluant :
- l'aire de jeu avec gradins, la zone de déchargement, quatre salles pour les loges et le catering, deux vestiaires (le hall du bar est en supplément) ;
- là scène, le grill et les rideaux ;
- le contrôle des installations ;
- la permanence électrique ;
- le service de sécurité ;
- le dispositif prévisionnel de secours ;
- le personnel de salle.
Aspects pécuniaires :
Tarifs Location salle Supplément hall du bar
Associations bayonnaises 5500 € 400 €
Associations non bayonnaises 6500 € 500 €
Usage professionnel ou à 7500 € 800 € caractère commercial
Conditions et obligations :
- sous réserve de disponibilité de la salle sur les dates bloquées pour Lauga Côté Scène ;
- tarif par journée avec arrivée à partir de 8h et départ avant minuit ;
- personnel de salle à disposition jusqu'à 22h ;
- recours au prestataire son et lumières indiqué par la Ville.
Suppléments :
- mise à disposition de la salle avant 8h et après minuit ;
- personnel de salle après 22h ;
- techniciens son et lumières et roads ;
- gestion de la billetterie via l'Office de tourisme.
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 13/12/2024
Date de réception préfecture : 13/12/2024 _
DDayonne BAIONA-PAYS BASQUE
Ces suppléments feront l'objet d'un devis sur mesure en fonction des besoins.
Il est demandé au Conseil municipal d'approuver les tarifs de la location de la salle Lauga en configuration « spectacles » et d'autoriser Monsieur le Maire ou son représentant à signer les conventions de mise à disposition à intervenir avec les utilisateurs selon le modèle de convention joint en annexe.
Ont signé au registre les membres présents.
Adopté à l'unanimité
Par délégation du Maire
bavid Tollis
Directeur général des services
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 13/12/2024
Date de réception préfecture : 13/12/2024 Direction spectacles, événements, animations
CONVENTION DE LOCATION
SALLE LAUGA
SPECTACLES ET CONCERTS
Entre les soussignés
La Ville de Bayonne représentée par son Maire en exercice, Monsieur Jean-René Etchegaray, dûment
habilité par la délibération du conseil municipal en date du 12 décembre 2024, titulaire de la licence
d’entrepreneur de spectacles de catégorie 1, 2, 3 et enregistrés sous les numéros 1-1024887,
2-1024892, 3-1024893.
Désigné dans les présentes sous les termes de Propriétaire ou Ville
d’une part,
et
Nom / Raison sociale :
Adresse :
N° SIRET :
Représenté par :
Détenteur de la licence d’entrepreneur de spectacles n° :
Désigné dans les présentes sous les termes d’Occupant ou d’Organisateur
d’autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Préambule
La présente convention a pour but de définir les modalités de location de la Salle Lauga pour l’organisation de concerts et de spectacles, en complément du règlement intérieur de l’équipement en date du xxx. Elle ne peut être exécutoire que signée des deux parties, lesquelles déclarent avoir pris connaissance et s’engagent à respecter intégralement les dispositions.
Article 1 : Objet de la mise à disposition
L’établissement dénommé Salle Lauga, 25 avenue Paul Pras, 64100 Bayonne, est loué à pour l’organisation du spectacle
le .
Il s’agit d’un spectacle accueillant spectateurs en configuration dont le planning de montage et démontage est le suivant :
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 13/12/2024
Date de réception préfecture : 13/12/2024 Direction spectacles, événements, animations
Planning :
8h : Ouverture et mise à disposition de la Salle Lauga
: Installation technique
: Déjeuner
: Balances
: Dîner
: Brief personnel de salle, sécurité, DPS
: Ouverture des portes
: Début du spectacle
: Entracte
: Fin du spectacle
: Démontage
Minuit : Départ et fin de la prestation
L’objet de la location porte sur l’organisation de concerts destinés au grand public. L’Organisateur devra s’assurer que son activité est conforme à la législation applicable en la matière et qu’il est à jour de toutes les obligations réglementaires liées de près ou de loin à son activité.
Article 2 : Conditions de mise à disposition
La Salle Lauga est fournie en état de marche incluant :
- l’aire de jeu avec gradins, le hall d’accueil, le local de billetterie, la zone de déchargement, quatre salles pouvant servir de loges, catering ou zone de stockage, deux vestiaires (le hall du bar est en supplément),
- la scène, le grill et les rideaux,
- le contrôle des installations,
- la permanence électrique,
- le service de sécurité,
- le dispositif prévisionnel de secours,
- le personnel de salle et de contrôle de billetterie jusqu’à 22h au plus tard.
La mise à disposition démarre à partir de 8h. Les lieux doivent être restitués au plus tard à minuit.
L’Occupant doit avoir obligatoirement recours au prestataire son et lumières indiqué par la Ville.
Il est expressément convenu que le public admis dans la salle n’excédera pas les jauges suivantes :
Jauge totale
Gradins Parterre PMR Total
Assis (gradins + parterre de chaises 1 490 438 13 1 941
Assis (gradins) + Parterre (debout) 1 490 1 200 13 2 703
Pour le comptage du public en parterre et gradins, des bracelets devront être remis aux spectateurs.
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 13/12/2024
Date de réception préfecture : 13/12/2024 Direction spectacles, événements, animations
En fonction de la fiche technique, les jauges peuvent être modifiées à la baisse afin de respecter le cône de visibilité.
La fiche technique sera établie et transmise par l’Occupant au Propriétaire au plus tard deux semaines avant le concert et précisera :
- les programmes et horaires définitifs des montages, répétitions, démontages, etc. - les équipements (décors, sonorisation, éclairage, puissances électriques nécessaires) que l’Occupant souhaite installer,
- tout autre détail particulier utile à connaitre.
Article 3 : Règles relatives à l’utilisation des lieux
a) Interdiction de cession
L’Occupant ne peut céder à quiconque, personne physique ou morale, organisme ou groupement, les droits qu’il tient du contrat passé avec la Ville, sauf par accord écrit de cette dernière.
b) Autorisations
L’Occupant fera son affaire de l’obtention de l’autorisation d’ouverture au public par les services de la Préfecture des Pyrénées-Atlantiques pour la manifestation concernée par le contrat.
c) Accès et stationnement
Tout véhicule devra s’acquitter du stationnement selon les conditions du parking Lauga. Un périmètre est réservé aux véhicules de déchargement à l’arrière de la salle.
d) Prise de vues, enregistrement, reproduction, projection
Toute prise de vues ou de son, toute photographie, reproduction totale ou partielle, à des fins commerciales, quel qu’en soit son support ou sa destination, est interdite, sauf autorisation conjointe de la Ville et de l’Organisateur. Dans ce cas, la Ville se réserve la possibilité de percevoir des droits qui seront payés par l’Organisateur, ce dernier faisant son affaire d’un remboursement éventuel auprès des personnes morales ou physiques qu’il aura conjointement autorisées avec la Ville de Bayonne. Toute projection de documents cinématographiques non revêtus d’un visa de la Commission de Censure du Centre National de la Cinématographie est interdite, sauf si la preuve est apportée que la projection envisagée fait l’objet d’une dérogation de cette Commission. La Ville se réserve le droit, à son seul profit, de projeter dans la salle Lauga sur écran dans l’axe de la scène durant l’entracte et/ou avant la représentation, des films publicitaires et/ou d’animation en accord avec l’Organisateur. Pour le cas où l’Organisateur aurait traité avec une société pour diffuser dans les mêmes conditions qu’au paragraphe précédent un film ou un ensemble de spots à caractère publicitaire, la Ville percevra un droit d’un montant de 500 € H.T. (cinq cents euros hors taxes).
e) Etat des lieux
L’Occupant prendra les locaux, équipements et matériels demandés dans l’état où ils se trouveront au moment de l’entrée en jouissance et les rendra au moment convenu dans le même état, sauf les conditions suivantes du présent article.
Tout aménagement et toute décoration supplémentaire des locaux doivent, dans chaque cas, être autorisés par la Ville. Ils seront effectués sous son contrôle, aux frais de l’Organisateur, et ne devront entraîner aucune détérioration des locaux. Ils doivent, par ailleurs, respecter les règlements en vigueur de sécurité et le règlement intérieur, tant par leur nature que leur disposition.
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 13/12/2024
Date de réception préfecture : 13/12/2024 Direction spectacles, événements, animations
Les matériels spéciaux ou installations spéciales éventuellement apportés par l’Organisateur, avec l’accord de la Ville, devront faire l’objet d’une assurance qui sera présentée huit jours avant leur dépôt dans les lieux. Ils seront enlevés dans les conditions prévues au contrat. A défaut, la Ville fera procéder d’office à cet enlèvement, aux frais, risques et périls de l’Organisateur, sans préjudice de l’indemnité d’occupation supplémentaire qu’il pourra réclamer.
A l’issue de la manifestation, les locaux devront être restitués en parfait état de propreté. S’il tel n’était pas le cas, la Ville s’en acquittera et le refacturera à l’Occupant. Ce dernier veillera au ramassage des déchets et au nettoyage de l’ensemble des sanitaires utilisés.
f) Dégradations
Toute dégradation constatée par la Ville au cours d’une manifestation engage la responsabilité solidaire de son auteur et de l’Organisateur. Si l’auteur n’est pas identifié, l’Organisateur supportera seul les frais de réparation. Les autocollants apposés dans le périmètre de la Salle Lauga ainsi que les graffitis, sont considérés comme des dégradations.
Article 4 : Suppléments et refacturation
Les éléments suivants sont soumis à une facturation complémentaire :
- la mise à disposition au de la salle avant 8h et après minuit,
- le personnel de salle après 22h,
- la mise à disposition de techniciens son et lumières et roads via le prestataire indiqué par la Ville.
Ils feront l’objet d’un devis sur mesure en fonction des besoins.
Toute prestation complémentaire non prévue dans la présente convention sera à la charge exclusive de l’Organisateur.
Article 5 : Exploitation du hall du bar et utilisation du parvis
a) Hall du bar
L’Occupant aura la faculté d’utiliser le hall du bar comme buvette. Cette mise à disposition sera facturée €.
Cependant, l’Organisateur devra au préalable obtenir les autorisations nécessaires (licence pour le débit de boisson, etc…).
Les horaires d’ouverture de la buvette sont :
L’Organisateur fait son affaire du montage, de l’exploitation et du démontage d’une buvette. Celle-ci sera
(descriptif de la buvette : taille, lieu d’implantation, boissons proposées, etc.).
b) Parvis
L’Occupant aura la faculté d’installer sur le parvis, devant la Salle Lauga, un point buvette ou restauration à emporter. Il devra au préalable solliciter une autorisation d’occupation du domaine public auprès du service « Occupation commerciale du domaine public » de la Ville. La facturation de cette occupation dépendra du mètre linéaire et de l’activité.
Les horaires de l’exploitation du parvis sont :
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Date de télétransmission : 13/12/2024
Date de réception préfecture : 13/12/2024 Direction spectacles, événements, animations
Article 6 – Conditions financières
Le montant du loyer pour la mise à disposition de la Salle Lauga s’élève à € HT
Il devra être acquitté :
- par le versement d’un acompte de 50%, au moment de la réservation
- par le versement du solde, le jour de la manifestation.
Une facture et un titre de recette seront établis par la Ville et adressés à l’Organisateur.
Les versements pourront être réalisés :
- soit par chèque à l’ordre du Trésor Public
- soit par virement sur le compte bancaire suivant :
RIB : 30001 00178 C6430000000 83
IBAN : FR89 3000 1001 78C6 4300 0000 083
BIC : BDFEFRPPCCT
Modalités facturation des autres prestations ??
Article 7 – Conditions particulières
L’Occupant devra se conformer aux directives ou recommandations du responsable de Salle désignée par la Ville et présent lors de la manifestation. Il devra veiller scrupuleusement au respect du règlement intérieur de l’équipement dont il reconnaît avoir pris connaissance dans son intégralité.
Article 8 – Dispositions complémentaires
La convention entre en vigueur à la date de sa signature par l’ensemble des parties.
L'Organisateur occupe sous sa responsabilité et à ses risques et périls les locaux attribués par la présente convention, et fait son affaire de l'obtention et du maintien de toutes les autorisations administratives nécessaires à l’organisation de sa manifestation.
L’Organisateur apportera une attention particulière au respect des obligations lui incombant vis- à-vis des impôts, taxes et contributions diverses. Il s’engage également à respecter la réglementation de la propriété littéraire et artistique, et notamment conclure tous accords préalables avec les organismes intéressés, en particulier la SACEM, et régler les droits et les taxes qui pourraient être dus à ces organismes. L’Organisateur devra justifier lors de la réservation de l’équipement de son droit à la représentation du spectacle prévu pour lequel il s’est assuré le concours des artistes nécessaires. En qualité d’employeur, il assurera les rémunérations, charges sociales et fiscales comprises, du personnel attaché au spectacle. Il lui appartiendra en outre de solliciter en temps utile les autorisations pour emploi, le cas échéant, de mineurs ou d’artistes étrangers au spectacle.
L’Occupant est réputé avoir connaissance des lieux, de leurs avantages et inconvénients. À la cessation d'occupation pour quelque cause que ce soit, il est tenu libérerles lieux occupés et de les remettre dans leur état primitif, sans prétendre de ce fait à indemnité.
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Dispositions spécifiques concernant la billetterie :
L’Organisateur prend à sa charge et sous sa seule responsabilité la fabrication et la commercialisation de la billetterie. Il s’engage à ne pas émettre plus de billets, invitations comprises, que la capacité de la Salle Lauga.
Il devra adapter sa billetterie à la configuration de la Salle Lauga afin que les contrôleurs puissent aisément autoriser ou interdire l’accès des personnes, en fonction de la capacité retenue, dans les gradins ou le parterre (billetterie distincte).
La Ville disposera de 20 servitudes situées dans la partie dite « loges officielles » bloc F. L’Organisateur remettra à la Ville de Bayonne les billets correspondants, 30 jours avant la date de la représentation.
Article 9 : Assurances
a) Risque d’annulation
Il est expressément convenu que l’Organisateur contractera à la conclusion de la convention, une police contre tout risque d’annulation de la manifestation, qu’elle qu’en soit la cause, même en cas de force majeure assurable, sauf les cas d’annulation imputables à la Ville, de telle sorte que cette dernière soit couverte intégralement du préjudice financier en résultant.
b) Responsabilité Civile Organisateur de Spectacles
En outre, l’Organisateur s’engage à contracter une assurance « Responsabilité Civile Organisateur de Spectacle » contre tous dommages corporels ou matériels causés au tiers (notamment aux spectateurs, au service de sécurité, au personnel municipal…) et garantissant les dommages matériels et immatériels causés à la Ville et à ses installations annexes (bureaux, locaux administratifs, poste de transformation électrique, groupe électrogène, clôture, centrale de chauffe, etc.) que ce soit de son fait ou du fait du personnel travaillant pour lui, ou des spectateurs.
La Ville dégage sa responsabilité pour tous dommages corporels et matériels qui pourraient être causés par la manipulation, y compris par le personnel de la Ville, de tout le matériel de l’Organisateur ou loué par lui.
L’Organisateur devra remettre à la Ville une attestation d’assurance précisant que sa responsabilité civile est bien couverte. La Ville de Bayonne appréciera alors si les minima d’indemnisation sont acceptables. Si tel n’était pas le cas, elle pourrait exiger que ceux-ci soient relevés.
Article 10 – Litiges
Tout litige relatif à l’interprétation ou à l’exécution de la présente convention qui n’aurait pu faire l’objet d’u règlement amiable entre les parties sera soumis à la compétence du tribunal administratif de Pau.
L’Organisateur, Le Maire de Bayonne,
précédée de la mention « lu et approuvé ».
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