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Document publié le Samedi 1 janvier 2022
Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Grand Dax - AVENANT 3 Logiciels Mutualises et Maintenance)
Thèmes du document : Industrie, Travail et emploi, Grandes et moyennes entreprises,
AVENANT 3 A LA CONVENTION POUR LE VERSEMENT DE FONDS DE CONCOURS PAR LA VILLE DE DAX A LA CAGD DANS LE CADRE DE L’ACQUISITION DE LOGICIELS COMMUNS
Entre les Soussignés :
Madame Martine DEDIEU, Première-Adjointe au Maire de la Ville de DAX, habilitée à cet effet conformément à la délibération du 15 décembre 2022,
partie ci-après dénommée « la Ville » d’une part,
Et
La Communauté d’Agglomération du Grand Dax, représentée par son Président, Monsieur Julien DUBOIS, habilitée à l’effet des présentes par délibération du Conseil Communautaire en date du 7 décembre 2022,
partie ci-après dénommée « la CAGD » d’autre part,
EXPOSE
Suite à la mutualisation des services Ressources Humaines/Finances/Systèmes d’Information à compter du 1er septembre 2016 et dans un souci d’harmonisation des procédures entre la CAGD/CIAS/Ville de DAX/CCAS, des logiciels métiers sont mis en place de façon commune.
IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT
Par les présentes, la CAGD acquière les logiciels et sollicite des fonds de concours ou établi des demandes de remboursement sur la base des factures de maintenance à la Ville de DAX.
Article 1 : acquisition de nouveaux logiciels
La CAGD va faire l’acquisition d’un logiciel de gestion des différentes activités des services techniques (logiciel ATAL) dont l’utilisation va être mutualisée avec les services de la ville de Dax.
Une participation sera demandée à la Ville de Dax à hauteur de 50% du montant réel facturé HT pour l’acquisition des licences, l’installation et le paramétrage du logiciel ainsi que les formations initiales à son utilisation.
La CAGD dispose par ailleurs d’un logiciel de gestion de la mise en conformité avec le Règlement Général de Protection des Données Personnelles (logiciel MYDPO) dont l’utilisation va être aussi mutualisée avec les services de la ville de Dax.
Une participation sera demandée à la Ville de Dax à hauteur de 50% du montant réel facturé HT pour la mise en service et le paramétrage de ce logiciel. Cette participation fera l’objet d’une refacturation du budget principal de la CAGD au budget de la Ville de Dax.
L’article 1 de la convention initiale est donc modifié pour ajouter l’acquisition de ces logiciels.
Article 2 : maintenance
-le logiciel de gestion du courrier électronique ZIMBRA
Le coût de la maintenance ou de la prestation sera réparti ainsi : 50% CAGD, 50% Ville.
La CAGD adressera une demande de remboursement sur la base de la facture, à la Ville de Dax.
-le logiciel Finances /RH : CIVIL NET (CIRIL)
Le coût de la maintenance ou de la prestation sera réparti ainsi : en fonction de la clé de répartition déterminée dans la convention d’origine.
La CAGD adressera une demande de remboursement sur la base de la facture, à la Ville de Dax.
Suite au transfert de la compétence eau et assainissement au 1er janvier 2020, les pourcentages de répartition sont revus comme suit pour tenir compte du nombre de mandats/titres et du nombre d’agents à compter de 2020 :
Maintenance du logiciel RH : initialement la participation de la ville était calculée à hauteur 61.62% en fonction du nombre d’agents, à compter 1er janvier 2020 le pourcentage à appliquer est de 56.60%, en tenant compte du nombre d’agents transférés.
Maintenance du logiciel Finance : initialement la participation de la ville était calculée à hauteur de 77.35% en fonction du nombre de mandats/titres, à compter du 1er janvier 2020 le pourcentage à appliquer est de 71.43%, en tenant compte du nombre de mandats/titres lié au transfert de compétence.
- le logiciel marchés publics : MARCO
Le coût de la maintenance sera réparti ainsi : 50% CAGD, 50% Ville.
La CAGD adressera une demande de remboursement sur la base de la facture, à la Ville de Dax.
- le SIG
Suite au transfert de la compétence eau et assainissement à la Communauté d’Agglomération au 1er janvier 2020, il n’y a plus lieu de partager les coûts de maintenance de ce logiciel avec la ville de Dax.
- Le logiciel de gestion du courrier : ACROPOLIS
Le coût de la maintenance ou de la prestation sera réparti ainsi : 50% CAGD, 50% Ville.
La CAGD adressera une demande de remboursement sur la base de la facture, à la Ville de Dax.
- Logiciels standard pour les serveurs informatiques de l’infrastructure mutualisée Le coût de la maintenance ou de la prestation sera réparti ainsi : 50% CAGD, 50% Ville.
La CAGD adressera une demande de remboursement sur la base de la facture, à la Ville de Dax.
- Logiciels du système de téléphonie fixe unifiée
Le CAGD va faire évoluer son système téléphonique fixe actuel, dont l’utilisation va ainsi être mutualisée avec la ville de Dax pour disposer d’un système de téléphonie commun mis à jour et uniforme en termes de gestion et de services de télécommunication fixe.
Compte tenu du nombre de postes téléphoniques fixes utilisés par la ville de Dax et son CCAS (315 postes sur 629 au total rattaché au système téléphonique commun), le coût de la maintenance du système de téléphonie fixe unifié sera réparti ainsi : 50% CAGD, 50% Ville.
- logiciel de gestion des activités des services techniques : ATAL
Le coût de la maintenance ou de la prestation sera réparti ainsi : 50% CAGD, 50% Ville.
La CAGD adressera une demande de remboursement sur la base de la facture, à la Ville de Dax.
- logiciel de gestion de la mise en conformité avec le Règlement Général de Protection des Données Personnelles : MYDPO
Le coût de la maintenance ou de la prestation sera réparti ainsi : 50% CAGD, 50% Ville.
La CAGD adressera une demande de remboursement sur la base de la facture, à la Ville de Dax.
L’article 2 de la convention initiale est donc ainsi modifié pour tenir compte des évolutions constatées depuis le 1er janvier 2020.
Article 3 : dispositions inchangées
Les clauses et conditions de la convention initiale demeurent applicables dans la mesure où elles n’ont pas été modifiées par l’avenant précédent ou par le présent avenant.
Fait à Dax, le
En trois exemplaires
Pour la Ville de Dax, Pour la Communauté d’Agglomération du Grand Dax,
Pour le Maire empêché,
Conformément à l’article 2122-17 du CGCT Le président,
Martine DEDIEU
Première Adjointe
Julien DUBOIS
Maire de Dax