Déliberation - annexe delib 139 marche public adhesion groupement de commandes photocopieuses et maintenance ccfl

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Déliberation - annexe delib 139 marche public adhesion groupement de commandes photocopieuses et maintenance ccfl Document publié le Mercredi 11 décembre 2024 par la commune d'Estaires. Lien du pdf (Déliberation - annexe delib 139 marche public adhesion groupement de commandes photocopieuses et maintenance ccfl)Thèmes du document : Justice et droit, Institutions publiques, Consommateurs, Vu pour être annexé à la délibération n°139/141 - 12/2024 du 11 décembre 2024 : A

Le maire, Le “ La secrétaire de séance,

Bruno FICHEUX | Ÿ Louise SAINTENOY - CAMPAGNE

CONVEN

GROUBÉMENT DE COMMANDES

LOCATION, ACQUISITION ET MAINTENANCE DES COPIEURS

ENTRE :

__ La Communauté de communes Flandre Lys, dont le siège social est situé 500 rue de la Lys,

59253 LA GORGUE, représentée par son Président, Monsieur Jacques HURLUS, dûment

habilité par délibération du Conseil communautaire en date du ss ,

Ja commune d’Estaires, dont le siège social est situé place de l'Hôtel de Ville, 59940 ESTAIRES,

représentée par son Maire, Monsieur Bruno FICHEUX, dûment habilité par délibération du

Conseil municipal en date du...

__ la commune de Fleurbaix, dont le siège social est situé rue du 19 rue Louis Bouquet, 62840

FLEURBAIX, représentée par son Maire, Monsieur Aimé DELABRE, dûment habilité par

délibération du Conseil municipal en date du ss ;

- la commune d’Haverskerque, dont le siège social est situé 75 rue du Bellot, 59660

HAVERSKERQUE, représentée par son maire, Madame Jocelyne DURUT, dûment habilitée par

délibération du Conseil municipal en date du

la commune de La Gorgue, dont le siège social est situé rue du 8 Mai, 58253 LA GORGUE,

représentée par son Maire, Monsieur Philippe MAHIEU, dûment habilité par délibération du

Conseil municipal en date du

= Ja commune de Laventie, dont le siège social est situé 1 place du 8 Mai, 62840 LAVENTIE,

représentée par son Maire, Monsieur Jean-Philippe BOONAERT, dûment habilité par

délibération du Conseil municipal en date du...

___ la commune de Lestrem, dont le siège social est situé 62 place du 8 Mai, 62136 LESTREM,

représentée par son Maire, Monsieur Jacques HURLUS, dûment habilitée par délibération du

Conseil municipal en date du ss

= la commune de Merville, dont le siège social est situé 57 place de la Libération, S8660

MERVILLE, représentée par son Maire, Monsieur Joël DUYCK, dûment habilité par délibération

du Conseil municipal en date du...

la commune de Sailly-sur-la-Lys, dont le siège social est situé 1071 rue de la LYS, 62840 SAILLY-

SUR-LA-LYS, représentée par son Maire, Monsieur Jean-Claude THOREZ, dûment habilité par

délibération du Conseil municipal en date du

Vu le Code de la commande publique,

Convention constitutive du groupementVu la délibération du Conseil communautaire de la Communauté de communes Flandres Lys du

Vu la délibération du Conseil municipal de la commune d’Estaires en date du

Vu la délibération du Conseil municipal de la commune de Fleurbaix en date du

Vu la délibération du Conseil municipal de la commune d’Haverskerque en date du |

Vu la délibération du Conseil municipal de la commune de La Gorgue en date du

Vu la délibération du Conseil municipal de la commune de Laventie en date du

Vu {a délibération du Conseil municipal de la commune de Lestrem en date du

Vu la délibération du Conseil municipal de la commune de Merville en date du

Vu la délibération du Conseil municipal de la commune de Sailly-sur-la-Lys en date du

Ceci étant exposé, il est convenu ce qui suit :

La Communauté de communes Flandre Lys ainsi que les communes membres désignées ci-dessus

souhaitent se regrouper pour la location, l’acquisition et la maintenance des copieurs en vue de rationaliser les coûts de gestion et d’améliorer l'efficacité économique de ces achats sur fondement

des articles L.2113-6 à L.2113-8 du Code de la Commande Publique.

Pour ce faire, les parties conviennent de constituer un groupement de commandes pour lequel les

dispositions suivantes sont arrêtées :

Article 1 — OBJET DE LA CONVENTION CONSTIFUTIVE DU GROUPEMENT :

La Communauté de communes Flandre Lys ainsi que les communes membres désignées ci-dessus

conviennent de constituer un groupement de commandes temporaire relatif à la location, l'acquisition et la maintenance des copieurs. La présente convention a pour objet de définir le rôle du

coordonnateur et de l'ensemble des membres du groupement.

Article 2 — DUREE DE LA CONVENTION ET DU GROUPEMENT :

La présente convention prendra effet dès lors qu’elle aura revêtu un caractère exécutoire pour toutes

les parties. À ce titre, elle sera notifiée à chacun des membres une fois signée par chacun d'entre eux et après réception de l’ensemble des délibérations approuvant le présent acte constitutif.

Le groupement est constitué pour la durée du marché et prendra fin au terme de celui-ci. Il expire à

l'achèvement des missions confiées aux différents prestataires. Le marché est prévu pour une durée

d’un an (1 an), renouvelable par tacite reconduction dans la limite de 5 ans.

Convention constitutive du groupement -2-Article 3 — MEMBRES DU GROUPEMENT :

Le groupement de commande est constitué par les personnes morales dénommées « membres » du

groupement de commandes, signataires de la présente convention. Le groupement n'est pas doté de

la personnalité morale.

3.1 - Adhésion au groupement de commandes

Chaque membre adhère au groupement de commandes par délibération approuvant le présent acte

constitutif. Une copie de la délibération est transmise au coordonnateur du groupement de

commandes. La convention est ensuite cosignée par les représentants des membres du groupement

de commandes. Aucun nouveau membre ne peut adhérer au groupement de commande à compter

de la date d'envoi de l'avis d’appel public à la concurrence.

3,2 - Retrait

8.2.1 - Conditions de retrait d’un membre

Le retrait d'un membre du groupement avant l'envoi de l'avis d'appel public à la concurrence est

constaté par délibération du membre concerné. Le retrait ne prend effet qu’à compter de la date de

notification de la délibération au coordonnateur du groupement.

Le retrait d’un membre du groupement entre la date d'envoi de l'avis d'appel public à la concurrence

et la notification des marchés est impossible.

Le retrait d’un membre du groupement pendant l'exécution du marché est constaté par délibération

du membre concerné. Un tel retrait doit être précédé de la résiliation du contrat que le membre

concerné a passé avec le titulaire concerné. Conformément aux documents particuliers du marché, la résiliation du contrat doit être justifiée. I! revient au membre concerné d'effectuer l'ensemble des modalités de résiliation du contrat. Le retrait ne prend effet qu'à compter de la date de notification de la délibération au coordonnateur du groupement. Un membre ayant délibéré en faveur de son retrait du groupement, n’est plus lié par la présente convention.

En cas de retrait du coordonnateur du groupement ou dans toute autre hypothèse où le

coordonnateur ne serait plus en mesure d'assurer son rôle, une convention modificative interviendra

pour désigner un nouveau coordonnateur, Cette convention modificative devra être approuvée par

délibération concordante des conseils municipaux.

3.2.2 - Prise en charge des conséquences financières du retrait d’un membre

Un membre ayant délibéré en faveur de son retrait du groupement est individuellement responsable

des conséquences financières que son retrait peut engendrer dans la relation contractuelle qu'il

entretient avec le titulaire. À ce titre, il prend à sa charge l’ensemble des frais de résiliation du marché

le concernant.

La sortie d’un membre du groupement entraînera d'office l'application de pénalités financières pour le

préjudice subi par les autres membres du groupement notamment sur la possibilité de renégociation des prix par le cocontractant.

Convention constitutive du groupementLe montant de la pénalité sera calculé de la manière suivante : montant des commandes restant dû en

fonction de l'estimatif des besoins du membre concerné s’il n'avait pas quitté le groupement x 10%.

Article 4 — DESIGNATION DU COORDONNATEUR :

Le coordonnateur du groupement est la Communauté de communes Flandre Lys. il est désigné pour la durée de la convention prévue à l’article 2.

Article 5 - MISSION DU COORDONNATEUR :

Conformément à l'article L.2113-7 du code de la commande publique, une convention constitutive du

groupement définit les règles de fonctionnement de ce groupement. Elle peut ainsi confier à l’un de

ses membres la charge de mener tout ou partie de la procédure de passation et d'exécution du marché au nom et pour le compte des autres membres.

Afin de mener à bien la procédure de consultation pour le groupement dans le cadre de la fourniture de produits d'entretien, le coordinateur assure les missions suivantes

- définition des prestations,

-__ recensement des besoins,

- choix de la procédure,

- rédaction des cahiers des charges et constitution des dossiers de consultation,

- rédaction et envoi des avis d’appel à la concurrence,

- mise en ligne du dossier de consultation sur le profil d’acheteur

- centralisation des questions posées par les candidats et centralisation des réponses, - réception des candidatures et des offres,

- convocation et organisation de la Commission d'appel d'offres et rédaction des procès-

verbaux,

- analyse des offres et négociations, le cas échéant, en partenariat avec les membres,

- présentation du dossier et de l'analyse en Commission d'appel d'offres,

- information des candidats évincés,

-__ rédaction et envoi de l'avis d'intention de conclure, le cas échéant,

- constitution des dossiers de marchés et/ou accords-cadres (mise au point, signature...)

- transmission le cas échéant au contrôle de légalité avec le rapport de présentation,

-__ notification du marché aux entreprises attributaires,

- information au préfet de la date de signature des contrats,

- rédaction et publication de l'avis d'attribution le cas échéant,

- transmission d’une copie du marché notifié à chaque membre.

Par la présente convention, les membres autorisent le coordonnateur à signer les marchés sans qu'il soit besoin pour eux de soumettre cette autorisation à leur assemblée délibérante.

Article 6 — OBLIGATIONS DES COMMUNES :

Les communes s'engagent à :

- _ Respecter les demandes du coordonnateur en s’engageant à y répondre dans le délai imparti,

- Transmettre un état de ses besoins quantitatifs et qualitatifs,

Convention constitutive du groupement -4-- Participer en callaboration avec le coordonnateur, à la définition des prescriptions

administratives et techniques {élaboration des CCAP, CCTP, Bordereau des prix, Règlement de

la consultation, Acte d'engagement, etc},

- Participer à l'analyse des offres,

- Respecter les clauses du contrat signé par le coordonnateur,

= Inscrire le montant de l'opération qui la concerne dans son budget et à assurer l'exécution

comptable du ou des marchés et/ou accords-cadres et marchés subséquents qui le concerne,

-_ Assister le coordonnateur dans les contentieux liés à la passation et à l'exécution du marché

du présent groupement.

= Informer le coordonnateur de tout litige né à l’occasion du suivi comptable et financier du

marché. Le règlement des litiges relève de la responsabilité de chacun des membres du

groupement.

Article 7 - EXECUTION ADMINISTRATIVE/TECHNIQUE :

À l'issue de l'attribution du marché au titulaire, il appartient à chaque membre du groupement

d'assurer lui-même l'exécution et le suivi de son marché.

Chaque membre aura la responsabilité d'émettre les bons de commande ayant trait à l’exécution des

prestations qui relèvent de sa compétence.

Chaque membre aura la responsabilité de rédiger les éventuelles modifications du marché concernant

l'exercice de sa compétence et en tiendra informé le coordonnateur du groupement.

Chaque collectivité est responsable de ses engagements et le coordonnateur ne saurait en aucun cas

être tenu responsable de tout litige qui pourrait naître du non-respect de ses obligations.

Article 8 — EXECUTION COMPTABLE :

8.1 — Frais de marché

Les frais de marchés incluent les frais de publicité. Ces frais seront à la charge exclusive du

coordonnateur.

8.2 — Exécution comptable du marché

Chaque membre du groupement assure le suivi de la facturation et le paiement de la partie du marché

qui le concerne et s'engage à en assurer l'exécution comptable.

Le titulaire du marché adressera directement ses factures et situations de paiement à la collectivité concernée par les prestations.

Chaque collectivité est responsable de tout litige qui pourrait naître du non-respect de ses obligations

en matière d'exécution comptable.

Convention constitutive du groupementArticle 9 — COMMISSION D'APPEL D'OFFRES :

Conformément aux dispositions de l’article L.1414-3 11 du Code de la Commande Publique, la

Commission d'Appel d'Offres {CAO} chargée de l'attribution des marchés afférents à la présente

convention sera celle du coordonnateur.

La CAO est présidée par le représentant du coordonnateur.

Article 10 — CAPACITE À AGIR EN JUSTICE :

Le représentant du coordonnateur du groupement peut agir en justice au nom et pour le compte des

membres du groupement pour les procédures dont il a la charge. Il informe et consulte les membres

sur sa démarche et son évolution.

Article 11 — LITIGES :

11.1 — Litiges entre les membres du groupement

En cas de litige sur l'interprétation ou sur l'application des dispositions de la convention, les parties

s'engagent à rechercher une voie amiable de règlement avant de soumettre leur différend à une instance juridictionnelle. En cas d'échec, tout contentieux portant sur l'interprétation ou sur

l'application des présentes sera porté devant le Tribunal administratif de Lille situé 5 rue Geoffroy

Saint-Hilaire — CS 62039 — 59014 Lille.

11.2. Litiges à l'égard des tiers — Frais de justice

Tout litige pouvant survenir dans le cadre de l’application de la présente convention relèvera de la

compétence du Tribunal administratif de Lille.

Frais de justice phase passation : Les membres du groupement portent la responsabilité de la

procédure de passation. En cas de condamnation financière du coordonnateur par une décision

devenue définitive d’une juridiction administrative, celui-ci en supporte la charge financière.

Frais de justice phase exécution : Le coordonnateur agit pour le compte des membres du groupement

pour tout litige intervenant lors de la phase exécution d'un marché conclu dans le cadre du

groupement de commande. Les frais de justice intervenant lors de la phase exécution d’un marché seront à la charge exclusive du coordonnateur.

Frais de justice phase suivi comptable et financier : Les membres du groupement agissent pour leur propre compte pour tout litige intervenant lors de la phase de suivi comptable et financier (suivi de la

facturation et paiement) du marché conclu dans le cadre du groupement de commande. Les frais de

justice intervenant lors de cette phase seront à charge du membre concerné.

Convention constitutive du groupement -6-Fait en ……. exemplaires à LA GORGUE, le

Pour la Communauté de communes Flandre Lys

Monsieur Jacques HURLUS, Président

Pour la commune d’Estaires,

Monsieur Bruno FICHEUX, Maire

Pour la commune de Fleurbaix,

Monsieur Aimé DELABRE, Maire

Pour la commune d’Haverskerque,

Madame Jocelyne DURUT, Maire

Pour la commune de La Gorgue,

Monsieur Philippe MAHIEU, Maire

Pour la commune de Laventie,

Monsieur Jean-Philippe BOONAERT, Maire

Pour la commune de Lestremn,

Monsieur Jacques HURLUS, Maire

Pour la commune de Merville,

Monsieur Joël DUYCK, Maire

Pour la commune de Sailly-sur-la-Lys,

Monsieur Jean-Claude THOREZ, Maire

Convention constitutive du groupement