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Déliberation - annexe delib 148 reseau bibliotheques deploiement des rifd groupement de commandes ccfl adhesion Document publié le Jeudi 22 juin 2017 par la commune d'Estaires. Lien du pdf (Déliberation - annexe delib 148 reseau bibliotheques deploiement des rifd groupement de commandes ccfl adhesion)Thèmes du document : Justice et droit, Investissement et développement économique, Institutions publiques, Vu pour être annexé à la délibération n°148/154 du

03/12/2025

Mme le Maire, Le secrétaire de séance,

Dorothée BERTRAND nn NORMAND

#

EI

CONVENTION CONSTITUTIVE D'UN

GROUPEMENT DE COMMANDES

Fourniture des solutions RFID, ordinateurs et mobiliers pour le

réseau de lecture publique

ENTRE :

La Communauté de communes Flandre Lys, dont le siège social est situé 500 rue de la Lys,

59253 LA GORGUE, représentée par son Président, Monsieur Jacques HURLUS,

la commune d'Estaires, dont le siège social est situé place de l'Hôtel de Ville, 59940 ESTAIRES, représentée par son Maire, Madame Dorothée BERTRAND,

la commune de Fleurbaix, dont le siège social est situé du 19 rue Louis Bouquet, 62840

FLEURBAIX, représentée par son Maire, Monsieur Aimé DELABRE,

la commune d'Haverskerque, dont le siège social est situé 75 rue du Bellot, 59660

HAVERSKERQUE, représentée par son maire, Madame Jocelyne DURUT,

la commune de La Gorgue, dont le siège social est situé rue du 8 Mai, 59253 LA GORGUE,

représentée par son Maire, Monsieur Philippe MAHIEU,

la commune de Laventie, dont le siège social est situé 1 place du 8 Mai, 62840 LAVENTIE,

représentée par son Maire, Monsieur Jean-Philippe BOONAERT,

la commune de Lestrem, dont le siège social est situé 62 place du 8 Mai, 62136 LESTREM, représentée par son Maire, Monsieur Jacques HURLUS,

la commune de Merville, dont le siège social est situé 57 place de la Libération, 59660

MERVILLE, représentée par son Maire, Monsieur Joël DUYCXK,

la commune de Sailly-sur-la-Lys, dont le siège social est situé 1071 rue de la LYS, 62840 SAILLY-

SUR-LA-LYS, représentée par son Maire, Monsieur Jean-Claude THOREZ,

Convention constitutive du groupement -1-Vu le Code Général des Collectivités Territoriales ;

Vu le Code de la commande publique, notamment ses articles L.2113-6 et L.2313-7 relatifs au

groupement de commandes ;

Vu le Code de la commande publique, notamment ses articles L.2124-2 et R.2124-2 relatifs à la

procédure d’appel d'offres ouvert ;

Vu le Code de la commande publique, notamment ses articles L.2125-1 1, R. 2162-1 à R. 2162-6, R.

2162-13 et R. 2162-14 relatifs à l'accord-cadre avec maximum ;

Vu les statuts de la Communauté de communes Flandre Lys, notamment son article 2.3.1 relatif aux

compétences volontaristes ou résultant d'autres réglementations - Politique culturelle d'intérêt

communautaire laquelle prévoit la mise en œuvre et coordination d’un réseau de Lecture publique intercommunal,

Vu les délibérations du 22 juin 2017 et n°2023D083 du 4 avril 2023 relatives au règlement intérieur du réseau Esperluette et les conventions découlant avec les communes,

Vu la délibération n°2021D193 du 30 novembre 2021 instituant le Schéma Directeur de la Lecture

Publique Flandre Lys et la mise en place d’un Contrat territoire Lecture 2022-2024 répondant aux

enjeux d'accessibilité et d'égalité des usagers du réseau,

Vu la délibération n°20240242 du conseil communautaire du 17 décembre 2024 relative au

déploiement de la RFID et au conventionnement avec la DRAC pour un CTL 2,

Vu la délibération du Conseil communautaire de ta Communauté de communes Flandres Lys du 16

décembre 2025,

Vu la délibération du Conseil municipal de la commune d’Estaires en date du

Vu la détibération du Conseil municipal de la commune de fleurbaix en date du

Vu la délibération du Conseil municipal de ta commune d'Haverskerque en date du

Vu la délibération du Conseil municipal de la commune de La Gorgue en date du

Vu la délibération du Conseil municipal de la commune de Laventie en date du …… Vu la délibération du Conseil municipal de la commune de Lestrem en date du. Vu la délibération du Conseil municipal de {a commune de Merville en date di es Vu la délibération du Conseil municipal de ia commune de Sailly- sud y en | date du y

Préambule

Dans le cadre de la mise en œuvre de la Radio Frequency Identification (RFID à l'échelle du réseau de

lecture publique Esperluette, la CCFL et ses communes membres souhaitent se regrouper en vue de

rationaliser les coûts de gestion et d'améliorer l'efficacité économique des achats nécessaires au projet.

Dans le cadre de là commande publique, la mise en place des solutions RFID constitue un projet

d'ensemble pour lequel plusieurs techniques d'achats et contrats sont mis en œuvre. Ainsi, le

déploiement des solutions RFID se traduit par la passation de plusieurs marchés :

- un marché relatif à la fourniture de solutions RFID pour le réseau de lecture publique. Le montant du marché étant supérieur à 216 000 € HT {seuil des procédures formalisées à compter du 1° janvier 2026}, la procédure à lancer sera celle de l'appel d'offres ouvert. Le marché sera conclu pour une durée de 1 an renouvelable trois fois par tacite reconduction, sans toutefois pouvoir excéder 4 ans. Il prendra effet à compter de sa notification. Cet accord-cadre à bons de commande sera alloti en 2 lots comme suit :

Convention constitutive du groupement -2-e Lot 1: « Déploiement, installation et maintenance des solutions RFID pour le

réseau de lecture publique ». Ce lot comprend notamment l'acquisition des

automates, des boîtes retour trappe RFID, des boîtes retour extérieur, des platines

nomades espace interne, des platines nomade espace public, d'outils d'inventaire,

des caméras de comptage, des prestation projet équipement et encodage, la

maintenance et les formations.

o Lot 2: « Fourniture des consommables RFID » lequel comprend la fourniture des

étiquettes encodage imprimés et des étiquettes encodage CD/DVD.

- l'acquisition d'ordinateurs (PC, PC accueil et PC OPAC).

- l'acquisition de mobilier (banques d’information, chariots).

Par ailleurs, 1l est proposé que la CCFL prenne financièrement à sa charge les dépenses suivantes, dans

la limite du forfait établi et figurant en annexe 1 de la convention :

- l'acquisition d'ordinateurs, étant précisé que les ordinateurs sont fournis sans licence et que la maintenance des équipements informatiques est à la charge des communes,

- l'acquisition du mobilier,

-__ le déploiement des solutions RFID, correspondant au lot n°1 de l’accord-cadre précité. Il est

précisé que les équipements supplémentaires et optionnels sont au choix et à la charge des

communes, ainsi que leur maintenance.

Tout dépassement du forfait entrainera une refacturation des surcoûts à la commune selon les

modalités prévues dans la convention.

Concernant le lot n°2 «Fourniture des consommables RFID » de l'accord-cadre précité, la CCFL

prendra en charge l'acquisition des consommables nécessaires au déploiement du RFID, soit

l'intégralité des documents existants au sein des bibliothèques à la date de mise en service du RFID,

plus exactement à la date du démarrage de la prestation d'encodage. Après cette date, et pour les

commandes suivantes, l’acquisition des consommables sera à charge des communes.

Pour mener à bien ce projet d'envergure, les parties conviennent de constituer un groupement de

commandes sur le fondement des articles L.2113-6 à L.2113-8 du Code de la Commande Publique,

pour lequel les dispositions suivantes sont arrêtées :

TITRE 1 — DISPOSITIONS COMMUNES

Article 1— OBJET DE LA CONVENTION CONSTITUTIVE DU GROUPEMENT :

La Communauté de communes Flandre Lys ainsi que les communes membres désignées ci-dessus

conviennent de constituer un groupement de commandes temporaire relatif à la fourniture des

solutions RFID, ordinateurs et mobiliers pour le réseau de lecture publique.

La présente convention à pour objet de définir le rôle du coordonnateur et de l’ensemble des

membres du groupement dans le cadre de la fourniture des solutions RFID, ordinateurs et mobiliers

pour le réseau de lecture publique, notamment des marchés et techniques d'achat y afférant.

Convention constitutive du groupement .3-Article 2— DUREE DE LA CONVENTION ET DU GROUPEMENT :

La présente convention prendra effet dès lors qu'elle aura revêtu un caractère exécutoire pour toutes

les parties. A ce titre, elle sera notifiée à chacun des membres une fois signée par chacun d’entre eux

et après réception de l’ensemble des délibérations approuvant le présent acte constitutif.

Le groupement est constitué pour la durée des marchés et prendra fin aux termes de ceux-ci. il expire

à l'achèvement des missions confiées aux différents prestataires, étant précisé que le marché relatif à là fourniture des solutions RFID pour le réseau de lecture publique est prévu pour une durée d'un an

{1 an), renouvelable par tacite reconduction dans la limite de 4 ans.

Article 3— MEMBRES DU GROUPEMENT :

Le groupement de commande est constitué par les personnes morales dénommées « membres » du

groupement de commandes, signataires de la présente convention. Le groupement n’est pas doté de la personnalité morale.

3.1 - Adhésion au groupement de commandes

Chaque membre adhère au groupement de commandes par délibération approuvant le présent acte

constitutif. Une copie de la délibération est transmise au coordonnateur du groupement de

commandes. La convention est ensuite cosignée par les représentants des membres du groupement

de commandes. Aucun nouveau membre ne peut adhérer au groupement de commande à compter

de la date d'envoi de l'avis d'appel public à la concurrence.

3.2 - Retrait

Le retrait d'un membre du groupement avant l'envoi du premier avis d'appel public à la concurrence

est constaté par délibération du membre concerné. Le retrait ne prend effet qu'à compter de la date

de notification de la délibération au coordonnateur du groupement.

A compter de la date d'envoi du premier avis d'appel public à la concurrence, le retrait d’un membre

du groupement est impossible.

Article 4 — DESIGNATION DU COORDONNATEUR :

Le coordonnateur du groupement est la Communauté de communes Flandre Lys. Il est désigné pour la

durée de la convention prévue à l’article 2.

Article 5 - MISSIONS DU COORDONNATEUR :

Conformément à l'article L.2113-7 du code de la commande publique, une convention constitutive du

groupement définit les règles de fonctionnement de ce groupement. Elle peut ainsi confier à l’un de ses membres la charge de mener tout ou partie de la procédure de passation et d'exécution du

marché au nom et pour le compte des autres membres. Les missions du coordonnateur étant

différentes en fonction des marchés et contrats à intervenir, des dispositions spécifiques sont prévues

aux articles 9 et 15.

Convention constitutive du groupement -4-article 6— COMMISSION D'APPEL D'OFFRES :

Conformément aux dispositions de l’article L.1414-3 Il du Code de la Commande Pubiique, la

Commission d'Appel d'Offres (CAO) chargée de l'attribution des marchés afférents à la présente convention sera celle du coordonnateur.

La CAO est présidée par le représentant du coordonnateur.

Article 7 - CAPACITÉ À AGIR EN JUSTICE :

Le représentant du coordonnateur du groupement peut agir en justice au nom et pour le compte des

membres du groupement pour les procédures dont il a la charge. Il informe et consulte les membres

sur $a démarche et son évolution.

Article 8 - LITIGES ENTRE LES MEMBRES DU GROUPEMENT

En cas de litige sur l'interprétation ou sur l'application des dispositions de la convention, les parties

s'engagent à rechercher une voie amiable de règlement avant de soumettre leur différend à une

instance juridictionnelle. En cas d'échec, tout contentieux portant sur l'interprétation ou sur

l'application des présentes sera porté devant le Tribunal administratif de Lille situé 5 rue Geoffroy Saint-Hilaire — CS 62039 - 59014 Lille.

TITRE 2 — DISPOSITIONS SPECIFIQUES AU DEPLOIEMENT DES SOLUTIONS RFID [LOT 1),

D'ORDINATEURS ET DE MOBILIERS

Article 9 - MISSIONS DU COORDONNATEUR :

Afin de mener à bien les procédures de consultation pour le groupement, le coordinateur assure les

missions suivantes :

-_ définition des prestations,

- recensement des besains,

- choix de la procédure,

- _ rédaction des cahiers des charges et constitution des dossiers de consultation,

-__ rédaction et envoi des avis d'appel à la concurrence,

- mise en ligne du dossier de consultation sur le profil d'acheteur

- centralisation des questions posées par les candidats et centralisation des réponses, - réception des candidatures et des offres,

- convocation et organisation de là Commission d'appel d'offres et rédaction des procès- verbaux,

- analyse des offres et négociations, le cas échéant, en partenariat avec les membres, - présentation du dossier et de l'analyse en Commission d'appel d'offres,

- information des candidats évincés,

- rédaction et envoi de l'avis d'intention de conclure, le cas échéant,

- constitution des dossiers de marchés et/ou accords-cadres (mise au point, signature...)

- transmission Je cas échéant au contrôle de légalité avec le rapport de présentation,

Convention constitutive du groupement 5.- notification du marché aux entreprises attributaires,

- information au préfet de la date de signature des contrats,

- rédaction et publication de l'avis d'attribution le cas échéant,

- transmission d’une copie du marché notifié à chaque membre,

- exécution administrative et technique des marchés

- exécution comptable des marchés.

Par la présente convention, les membres autorisent le coordonnateur à signer les marchés sans qu'il

soit besoin pour eux de soumettre cette autorisation à leur assemblée délibérante.

Article 10 — OBLIGATIONS DES COMMUNES :

Les communes s'engagent à :

-_ Respecter les demandes du coordonnateur en s’engageant à y répondre dans le délai imparti,

- Transmettre un état de ses besoins quantitatifs et qualitatifs,

- Inscrire le montant de l'opération qui la Concerne dans son budget,

- Assister le coordonnateur dans les contentieux liés à la passation et à l'exécution du marché

du présent groupement.

Article 11 - EXECUTION ADMINISTRATIVE/TECHNIQUE :

A l'issue de l'attribution des marchés aux titulaires, le coordonnateur assure l'exécution et le suivi des marchés. || aura là responsabilité d'émettre les bons de commande ayant trait à l’exécution de toutes

les prestations. Le coordonnateur aura la responsabilité de rédiger les éventuelles modifications du

marché et en tiendra informé les membres du groupement.

Article 12 — EXECUTION COMPTABLE :

12.1 — Frais de marché

Les frais de marchés incluent les frais de publicité. Ces frais seront à la charge exclusive du

coordonnateur.

12.2 — Exécution comptable du marché

Le coordonnateur assure le suivi de la facturation et le paiement du marché et s'engage à en assurer l'exécution comptable.

Le titulaire du marché adressera directement ses factures et situations de paiement au

coordonnateur.

Le coordonnateur est responsable de tout litige qui pourrait naître du non-respect de ses obligations

en matière d'exécution comptable.

Convention constitutive du groupement -6-Article 13 — PLANIFICATION FINANCIERE ET REMBOURSEMENTS

13.1.1 : Dépenses incombant à la CCFL/communes

Il est rappelé que la CCFL s'engage au paiement des fournitures et services figurant en annexe 1 de la

présente convention.

Si une commune souhaite acquérir davantage de matériels ou des matériels plus onéreux que ceux

initialement prévus, elle devra prendre en charge les coûts liés à ces dépenses supplémentaires.

La commune s'engage donc au remboursement à la CCFL des fournitures et services non compris dans

la dotation initiale.

13.1.2 : Opérations de financement

La CCFL assure le paiement des dépenses de toute l'opération auprès des titulaires de marchés.

A la fin des opérations de déploiement des solutions RFID, livraison d'ordinateurs et mobiliers incluse,

la CCEL établira et remettra à la commune un bilan général de l'opération qui comportera le détail de

toutes les dépenses et recettes réalisées, accompagné de l'attestation du comptable certifrant

l'exactitude des facturations et des paiements résultant des pièces justificatives et la possession de

toutes ces pièces justificatives. Ce bilan fera également apparaitre le montant du versement demandé

par la CCFL pour le remboursement des dépenses supplémentaires effectuées à la demande et pour le

compte de la commune (dépenses non comprises dans l'annexe 1), déduction faite des éventueiles subventions perçues y relatives.

Le bilan général deviendra définitif après accord de la commune.

La commune procèdera au mandatement du montant demandé par ia CCFL dans les 30 jours suivant la réception de celle-ci

En cas de désaccord entre la commune et le CCFL sur le montant des sommes dues, la commune

devra mandater, dans le délai ci-dessus indiqué, les sommes qu'elle a admises. Le complément éventuel sera mandaté après règlement amiable du désaccord.

Dans l'hypothèse où une commune souhaiterait compléter le matériel RFID prévu au lot 1, ou qu'elle souhaite décaler la fourniture de mobilier à une date ultérieure à décembre 2026, la CCFL adressera à la ville la demande de remboursement des dépenses supplémentaires effectuées à la demande et pour le compte de la commune. La commune procèdera au mandatement du montant demandé par la CCFL dans les 30 jours suivant la réception de celie-ci.

Article 14 — LITIGES A L'EGARD DES TIERS — FRAIS DE JUSTICE

Tout litige pouvant survenir dans le cadre de l'application de la présente convention relèvera de la compétence du Tribunal administratif de Lille.

Frais de justice phase passation : Les membres du groupement portent la responsabilité de la

procédure de passation. En cas de condamnation financière du coordonnateur par une décision

devenue définitive d’une juridiction administrative, celui-ci en supporte la charge financière.

Frais de justice phase exécution : Le coordonnateur agit pour le compte des membres du groupement

pour tout litige interverant lors de la phase exécution d'un marché conciu dans le cadre du

Convention constitutive du groupement -7-groupement de commande. Les frais de justice intervenant lors de la phase exécution d’un marché

seront à la charge exclusive du coordonnateur.

Frais de justice phase suivi comptable et financier : Le coordonnateur étant responsable de l'exécution

comptable et financière des marchés, il agit pour tout litige intervenant lors de la phase de suivi comptable et financier (suivi de la facturation et paiement) des marchés conclus dans le cadre du groupement de commande. Les frais de justice intervenant lors de cette phase seront à charge du coordonnateur.

TITRE 3 — DISPOSITIONS SPECIFIQUES A LA FOURNITURE DE CONSOMMABLES RFID (LOT 2 DE L'ACCORD CADRE)

Article 15 — MISSIONS DU COORDONNATEUR :

Afin de mener à bien la procédure de consultation, le coordinateur assure les missions suivantes : - _ définition des prestations,

- recensement des besoins,

- choix de la procédure,

- rédaction des cahiers des charges et constitution des dossiers de consultation,

- rédaction et envoi des avis d'appel à la concurrence,

- mise en ligne du dossier de consultation sur le profil d’acheteur

-_ centralisation des questions posées par les candidats et centralisation des réponses,

- réception des candidatures et des offres,

- Convocation et organisation de la Commission d'appel d'offres et rédaction des procès- verbaux,

- analyse des offres et négociations, le cas échéant, en partenariat avec les membres, - présentation du dossier et de l'analyse en Commission d'appel d'offres,

- information des candidats évincés,

- rédaction et envoi de l'avis d'intention de conclure, le cas échéant,

- constitution des dossiers de marchés et/ou accords-cadres (mise au point, signature...) - transmission le cas échéant au contrôle de légalité avec le rapport de présentation, - notification du marché aux entreprises attributaires,

- information au préfet de la date de signature des contrats,

- rédaction et publication de l'avis d'attribution le cas échéant,

- transmission d'une copie du marché notifié à chaque membre.

Par la présente convention, les membres autorisent le coordonnateur à signer le marché sans qu’il soit

besoin paur eux de soumettre cette autorisation à leur assemblée délibérante.

Article 16 — OBLIGATIONS DES COMMUNES :

Les communes s'engagent à :

- Respecter les demandes du coordonnateur en s'engageant à y répondre dans le délai imparti,

- Transmettre un état de ses besoins quantitatifs et qualitatifs,

- Participer en collaboration avec le coordonnateur, à la définition des prescriptions

administratives et techniques (élaboration des CCAP, CCTP, Bordereau des prix, Règlement de

la consultation, Acte d'engagement, etc),

- Participer à l’analyse des offres,

Convention constitutive du groupement -8-- Respecter les clauses du contrat signé par le coordonnateur,

= Inscrire le montant de l'opération qui la concerne dans son budget et à assurer l'exécution

comptable du ou des marchés et/ou accords-cadres et marchés subséquents qui le concerne,

- Assister le coordonnateur dans les contentieux liés à la passation et à l'exécution du marché du présent groupement.

- Informer le coordonnateur de tout litige né à l’occasion du suivi comptable et financier du

marché. Le règlement des litiges relève de la responsabilité de chacun des membres du

groupement.

Article 17 - EXECUTION ADMINISTRATIVE/TECHNIQUE :

A l'issue de l’attribution du marché au titulaire, il appartient à chaque membre du groupement

d'assurer lui-mêrne l'exécution et le suivi de son marché.

Chaque membre aura la responsabilité d'émettre les bons de commande ayant trait à l'exécution des prestations qui relèvent de sa compétence.

Chaque membre aura la responsabilité de rédiger les éventuelles modifications du marché concernant l'exercice de sa compétence et en tiendra informé le coordonnateur du groupement.

Chaque collectivité est responsable de ses engagements et le coordonnateur ne saurait en aucun cas

être tenu responsable de tout litige qui pourrait naître du non-respect de ses obligations.

Article 18 — EXECUTION COMPTABLE :

18.1 — Frais de marché

Les frais de marchés incluent les frais de publicité. Ces frais seront à la charge exclusive du

coordonnateur.

18.2 — Exécution comptable du marché

Chaque membre du groupement assure le suivi de la facturation et le paiement de la partie du marché

qui le concerne et s'engage à en assurer l'exécution comptable.

Le titulaire du marché adressera directement ses factures et situations de paiement à la collectivité

concernée par les prestations.

Chaque collectivité est responsable de tout litige qui pourrait naître du non-respect de ses obligations

en matière d'exécution comptable.

Article 19 — LITIGES A L'EGARD DES TIERS — FRAIS DE JUSTICCE

Tout litige pouvant survenir dans le cadre de l'application de la présente convention relèvera de la

compétence du Tribunal administratif de Lille.

Convention constitutive du groupement -9.Frais de justice phase passation : Les membres du groupement portent la responsabilité de la

procédure de passation. En cas de condamnation financière du coordonnateur par une décision

devenue définitive d'une juridiction administrative, celui-ci en supporte la charge financière.

Frais de justice phase exécution : Les membres du groupement agissent pour leur propre compte pour

tout litige intervenant lors de la phase exécution du lot n°2 du marché de fourniture de solutions RFID pour le réseau de lecture publique conclu dans le cadre du groupement de commande. Les frais de

justice intervenant lors de cette phase seront à charge du membre concerné.

Frais de justice phase suivi comptable et financier : Les membres du groupement agissent pour leur

propre compte pour tout litige intervenant lors de la phase de suivi comptable et financier (suivi de la

facturation et paiement) du lot n°2 du marché de fourniture de solutions RFID pour le réseau de

lecture publique conciu dans le cadre du groupement de commande. Les frais de justice intervenant

lors de cette phase seront à charge du membre concerné.

Fait en ……. exemplaires à LA GORGUE, le nn

Pour la Communauté de communes Flandre Lys

Monsieur Jacques HURLUS, Président

Pour la commune d’Estaires,

Madame Dorothée BERTRAND, Maire

Pour la commune de Fleurbaix,

Monsieur Aimé DELABRE, Maire

Pour la commune d'Haverskerque,

Madame Jacelyne DURUT, Maire

Pour la commune de La Gorgue,

Monsieur Philippe MAHIEU, Maire

Convention constitutive du groupement -10-Pour la commune de Laventie,

Monsieur Jean-Philippe BOONAERT, Marre

Pour la commune de Lestrem,

Monsieur Jacques HURLUS, Maire

Pour la commune de Merville,

Monsieur Joël DUYCK, Maire

Pour la commune de Sailly-sur-la-Lys,

Monsieur Jear-Claude THOREZ, Maire

Convention constitutive du groupement -11-