Déliberation - 9 Service instructeur metropolitain en matiere dautorisation du droit des sols

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Déliberation - 9 Service instructeur metropolitain en matiere dautorisation du droit des sols Document publié le undefined NaN undefined NaN à NaNhNaN par la commune de Neuville-en-Ferrain. Lien du pdf (Déliberation - 9 Service instructeur metropolitain en matiere dautorisation du droit des sols)Thèmes du document : Données personnelles, Cybersécurité, Justice et droit, MISE ENLIGNE LE 8 FEV. 2073

Département du Nord - Arrondissement de Lille - Métropole Européenne ù de Lille

Q VILLE DE NEUVILLE EN FERRAIN

“ Extrait du Registre des Délibérations du Conseil Municipal Neuville

enFerrain Séance du jeudi 2 février 2023

Nombre de conseillers en exercice : 33

Date de la convocation à la réunion : vendredi 27 janvier 2023

Secrétaire de séance : Monsieur Robin DELPLANQUE

L'An deux mil vingt-trois, le deux février à 19h00, le Conseil Municipal s'est réuni à la Mairie sous la présidence de Madame le Maire, à la suite de la convocation qui lui a été faite au moins trois jours à

l'avance, laquelle a été affichée à la porte de la Mairie, conformément à la loi.

Présents : (27) Madame le Maire, Monsieur Alain RIME, Madame Marie-Stéphanie VERVAERKE, Monsieur Philippe VYNCKIER-LOBROS, Madame Marylène HEYE, Monsieur Thierry

VANELSLANDE, Madame Maria Pilar DESRUMEAUX, Monsieur Laurent DEGRYSE, Monsieur Marc DUFOUR, Madame Apolline ARQUIER, Monsieur Éric DOCQUIER, Madame Isabelle VERBEKE, Madame Lilliane DENYS, Monsieur Gérard REMACLE, Madame Claudine HEYMAN, Monsieur Luc LECRU, Monsieur Philippe SIX, Madame Emmanuelle VANDOORNE, Monsieur Jérôme LEMAY, Madame Sophie CANTON, Madame Sophie BELE, Madame Anne VÉRISSIMO, Monsieur Antoine MEESCHAERT, Monsieur Julien DEWAELE, Madame Coralie PERIER, Monsieur Robin DELPLANQUE, Monsieur Gautier MIGNOT.

Excusé(s) ou Absent(s) : (6) Madame Sylvie DELPLANQUE (pouvoir donné à Maria Pilar

DESRUMEAUX), Monsieur Jimmy COUPÉ (pouvoir donné à Jérôme LEMAY), Madame Aurélie LAPERE (pouvoir donné à Antoine MEESCHAERT), Madame Sandra VANELSLANDE (pouvoir donné à Alain RIME), Madame Camille VYNCKIER-LOBROS (pouvoir donné à Robin DELPLANQUE), Monsieur Clément VERRAEST (pouvoir donné à Mme Claudine HEYMAN).

9 - SERVICE INSTRUCTEUR METROPOLITAIN EN MATIERE D’AUTORISATION DU DROIT DES SOLS ET L'ACCOMPAGNEMENT EN MATIERE DE POLICE D'URBANISME - CONVENTION DE MUTUALISATION AVEC LA METROPOLE EUROPEENNE DE LILLE

Rapport de Monsieur Alain RIME, premier adjoint au maire chargé du budget, des finances, de la mutualisation, de la restauration et de la démocratie participative.

Vu en commission générale, le mardi 24 janvier 2023.

- Vu la délibération N°11 du conseil municipal du 2 décembre 2021 par laquelle il était décidé de renouveler la convention de mutualisation de services pour l'instruction des autorisations du droit des sols avec la commune de Tourcoing pour une période d’une année reconductible deux fois de manière expresse.

- Considérant que cette convention a pris fin au terme de l’année 2022 dans la mesure où son renouvellement n’a pas été expressément opéré comme le prévoit ladite convention. - Considérant l'offre d'accompagnement de la Métropole européenne de Lille (MEL), instaurée dès 2015 et proposant également, dans le cadre de son schéma de mutualisation, un service instructeur mutualisé permettant de prendre en charge l'instruction des demandes d’autorisations d'urbanisme (certificats d'urbanisme pré-opérationnels, déclarations préalables, permis de construire, permis de démolir, permis d'aménager) pour les communes intéressées, les décisions finales restant rendues, au nom de la commune, par le maire.- Considérant le schéma de mutualisation 2021-2026 complétant l'offre métropolitaine initiale de mutualisation dans le domaine de l'urbanisme et proposant désormais quatre volets d'intervention aux communes.

fl. Un portail numérique pour la gestion des autorisations d'urbanisme et de publicité et le guichet numérique des autorisations d'urbanisme 2. Le service instructeur métropolitain (SIM) en matière d'autorisation du droit des sols et l'accompagnement en matière de police d'urbanisme

3: Le service instructeur métropolitain (SIM) en matière d'affichage extérieur et l'accompagnement en matière de police à l'encontre des dispositifs irrégulièrement installés 4. Le registre dématérialisé des procédures de participation au public

- Vu la délibération N° 15 du conseil municipal du 2 décembre 2021 par laquelle la commune a décidé de s'engager dans la mutualisation avec la MEL au titre du volet 1 afin de disposer du progiciel « Geoxalis » et d'accéder au guichet numérique des autorisations numériques (GNAU).

- Considérant l'intérêt de la commune pour l'offre métropolitaine relevant du volet 2 à savoir le Service instructeur métropolitain (SIM) en matière d'autorisation du droit des sols et l'accompagnement en matière de police d'urbanisme, service mutualisé qui a pris une véritable ampleur et concerne désormais 22 communes du territoire métropolitain pour une moyenne de 1 000 dossiers instruits.

- Considérant que ce Service Instructeur Métropolitain (SIM) correspond à la mise en place d'un service commun au sens de l'article L. 5211-4-2 du Code Général des Collectivités Territoriales. Ce qui implique qu'il s'opère sans transfert des personnels communaux, l'offre étant construite à destination des communes ne disposant pas des moyens humains pour exercer ces compétences.

- Considérant l’objectif de la commune de rendre cette nouvelle convention de mutualisation avec la MEL effective au plus tard à compter du 1er avril 2023 pour une durée de 4 ans. - Considérant les coûts par acte arrêtés par la Métropole Européenne de Lille suivant le type et la complexité des actes, repris dans le tableau ci-après.

; Nombre À Type d’acte d’équivalent-PC Coût HT

Certificat d'urbanisme pré-opérationnel, 0.4 96 € transfert de permis de construire ’

Déclaration préalable 0,7 168 €

Permis de démolir 0,8 192 €

Permis d'aménager 1,2 288 €

Permis de construire 1 240 €

Permis modificatif, prorogation 0,8 192 €

L'accompagnement du maire dans la mise en œuvre des mesures de police sera facturé à l'acte 76 €HT.

Il'est dès lors proposé au conseil municipal :

- d'autoriser Madame le Maire à signer, avec la Métropole Européenne de Lille, pour une durée maximale de quatre ans et au plus tard à compter du 1° avril 2023, la convention de mutualisation en matière d'urbanisme, portant sur le volet 2 et relatif au Service instructeur métropolitain (SIM) en matière d'autorisation du droit des sols et à l'accompagnement en matière de police d'urbanisme annexée à la présente délibération, ainsi que tout document nécessaire à la mise en œuvre de la présente délibération.- d'autoriser Mme le Maire à prolonger la convention de mutualisation des instructions des autorisations du droit des sols avec la Ville de Tourcoing dans des termes identiques à celle antérieurement signée, aux seules fins de régler les dossiers instruits à compter de janvier 2023, durant la période transitoire préalable à la prise d'effet de la nouvelle convention avec la Métropole européenne de Lille devant intervenir au plus tard le 1°’ avril 2023.

- de dire que les coûts se rapportant à ce service mutualisé sont inscrits au budget communal.

> Ouï l'exposé de Monsieur Alain RIME, le Conseil Municipal a adopté la délibération à l'unanimité.

ADOPTE Pour extrait conforme au Registre des Délibérations

NNERRE-DESMET

D) Maire de Neuville-en-Ferrain

K NOR Vice-présidente du Département du Nord

Conseillère de la Métropole Européenne de Lille

Envri sn Préfantira

- 8 FEV. 2023

NEUVILLE EN FERRAINLOGO COMMUNE

PARTENAIRE

EUROPÉENNE DE LILLE

METROPOLE COMMUNE DE

EUROPEENNE DE XXXXXXX LILLE

CONVENTION ENTRE LA METROPOLE

EUROPEENNE DE LILLE (MEL) ET LA

COMMUNE DE XXXXX

D'URBANISME

SUR LA MUTUALISATION EN MATIERE

2021-2026

COMMUNE DE XXXX - CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME

MELTABLE DES MATIERES

ARTICLE 1 — OBJET DE LA CONVENTION... nnnnnrnrrnrnrenrnrenrnrenerererenennnnenne

ARTICLE 2 - COMMUNICATION AUX PETITIONNAIRES. :

ARTICLE 3 - DUREE - MODALITES DE FACTURATION...

ARTICLE 4 — RESILIATION sn nnnnrnrrnnrenrrerrenennneneeninennenienenennnes 6

ARTICLE 5 - COMPETENCE JURIDICTIONNELLE sienne 6

ARTICLE 6 —- MODALITES DE LA PRESTATION DE SERVICE RELATIVE A LA SOLUTION DE GESTION DES AUTORISATIONS D'URBANISME ET DES AUTORISATIONS D’AFFICHAGE EXTERIEUR A TRAVERS LE LOGICIEL « GEOXALIS » AINSI QUE DU GUICHET NUMERIQUE DES AUTORISATIONS D'URBANISME (GNAU). 7

Article 6.1 — Champ d'application 7

Article 6.2 —- Responsabilité du maire...

Article 6.3 —- Responsabilité de la MEL

Article 6.4 — Dans le cas de la sous-traitance de l'instruction par une commune 7

Article:6:5= ArChIVAgB:srsverssrrmemmnnnnennennernnnsennnnnnn nee En NET En En 7

Article 6.6 — Signature électronique

Article 6.7 — Dispositions financières …

Article 6.8 —- Modalités de versement...

ARTICLE 7 - MODALITES DU SERVICE COMMUN RELATIF AU SERVICE INSTRUCTEUR METROPOLITAIN DANS LE DOMAINE DES AUTORISATIONS ET ACTES RELATIFS A L'OCCUPATION DU SOL DELIVRES AU NOM DE LA COMMUNE (SIM ADS) nr nrrnrrrnrnenrenernreennnnennenennenennnenneneneenenennenenasnenennenee 10

AICIS: 7:41 = Champ d'APDIIGAON :-4ecsecrsscrrerrescnnnencsrammnnenmeneesen sin ennemie 10

Arüclé 7:2= Responsabilités:du maires 10

Article 7.3 —- Responsabilités de la MEL... 14

Article 7.4 - Modalités des échanges entre la MEL et la commune 15

Article 7.5 — Délégation par le maire de la signature des courriers émis en cours [8 [AE] HÂNTE2 110) f RSR 15

Article 7.6 — Classement — archivage — statistiques - taxes 16

Article 77 = ReGOUrSssssnnnenenen nn nneenerenennnenmnenmennemannnnennenne 16

Article 7.8 — Dispositions financières 16

Article 7.9 — Moyens Humains .................................................. ii 17

ARTICLE 8 - MODALITES DU SERVICE COMMUN RELATIF AU SERVICE INSTRUCTEUR METROPOLITAIN DANS LE DOMAINE DES AUTORISATIONS ET ACTES RELATIFS A L'AFFICHAGE EXTERIEUR DELIVRES AU NOM DE LA COMMUNE (SIM REP)... nn ennrsnrnnnnnnrenenrnneennnnenneneneneneneneneneenenennenennnennnninee

Article 8.1 — Champ d'application

AIGIE 8:2/=IRESPONSA BIS dit MAS :remrcn me rmenennremnnenresermnnnnnnnnsnres 19

AFtiGIé 8:33 = Respoñnsabilité:de la MElsssssssermeseennnemmenmmermrmnnnereennet

Article 8.4 — Modalités des échanges entre la MEL et la commune

Article 8.5 — Délégation par le maire de la signature des courriers émis en cours

COMMUNE DE XXXX - CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELCCE UE

Article 8.6 — Classement — archivage — statistiques - taxes

Article 8.7 — Recours see

Article 8.8 — Dispositions financières …...........................................................................

Article 8.9 = Moyens HUMAINS::rrsrscmrnrerrersnnrrerurerenernesnsrmnnnenenmns

ARTICLE 9 - MODALITES DE LA PRESTATION DE SERVICE RELATIVE A LA SOLUTION DE GESTION DES OBLIGATIONS LIEE A LA CONSULTATION DU PUBLIC A TRAVERS LE REGISTRE DEMATERIALISE DES PROCEDURES DE PARTICIPATION DU PUBLIC assises nn a nsnisnanusen 23

Article 9.1 — Champs d'application... 23

Article 9.2 —- Responsabilité du maire... 23

Article 9.3 - Responsabilité de à MEL... sun nscusencuneunuenenes 24

Article 9.4 — Modalités des échanges entre la MEL et la commune ..….............................. 25

Article 9.5.—Archivage:::.:srscsmsremmsnenerensennnnnnanmennssnnananenennennne 25

Article: 9.6.— Dispositions financières... raies 25

ARTICLE 10 - PROTECTION DES DONNEES ET REGLES DE SECURITE INFORMATIQUES À RESPECTER .....ssssssscssonnnrennesenaeensenesessenneneennsencsenenntens

Article 10;1 = Responsable du traftement:sssssssssssssnemennvensennenenmenemnnysn

Article 10.2 — Définition de l'information confidentielle

Article 10.3 — Hébergement des données...

Article 10.4 — Obligations des participants au traitement... 2T

Article 10.5 — Sous-traitance et hébergement externalisé …............................................ 29

Article 10.6 — Divers … ….

ANNEXES sssssesnsersenenevessssnrennnnansmssascanenveesnennennssursureacnnesuense

ANNEXE LISTE DES CONTACTS MEl.ssssssscssessrnnsnenesrneessennenennmensenssness 31

ANNEXE REGLES D'ACCES AU SI DE LA MEL (RESPONSABILITE ET ENGAGEMENT DE SERVICE)... rrnrrnnnnnnennnnennnnnennnneennnennnennnnnennnennennenennennenenennenee 32

Responsabilité... 32

Métropole Européenne:de Lille. ensmmonnerenmennernsmemrnnnmenenenenes 32

CONTE SDS COS ND Rens) 32

Assistantes ssnissrasinesnsedinnseninn ennnen esse q ue anne den au ea anne nn ase 32

Assistance fonctionnelle... 32

Assistance technique... 32

Engagemont de SOrVICO.....sssssenenssensssennnnsencesnsennesenessrennumenenseaneesnennee 32

ANNEXE CHARTE RELATIVE AU SCAN DES PIECES............................................. 34

ANNEXE FICHE D’'IMPACT DU SERVICE COMMUN SIM ADS CONFORMEMENT A L'ARTICLE. L5211-4-2 DU COCT cnrnnennnnnnnennsennnnerensnnaniepunnuess 36

ANNEXE FICHE D’'IMPACT DU SERVICE COMMUN SIM RLPi CONFORMEMENT A L'ARTICLE. L5211-4-2 DU CGCT nn rrrnrrenennennennnnnnnnnenneenennnesenens 38

5

COMMUNE DE XXXX - CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME

MELPREAMBULE

Le schéma de mutualisation 2021-2026 est l'occasion pour la MEL de repenser et élargir son offre de mutualisation dans le domaine de l'urbanisme à destination des communes. Ces

évolutions répondent à de nouveaux besoins des communes ou à des évolutions règlementaires.

e LE PROGICIEL «GEOXALIS » ET LE GUICHET NUMERIQUE DES AUTORISATIONS NUMERIQUES (GNAU) (Déjà souscrit par a commune cf délibération N° 15 du conseil municipal du 2 décembre 2021)

Au cours du précédent mandat, la Métropole Européenne de Lille (MEL) a développé un accompagnement auprès des communes volontaires en matière d’instruction des Autorisations du Droit des Sols (ADS) se traduisant notamment par la mise en place, dès le ler juillet 2015, d’une solution applicative de gestion partagée entre la Métropole et ses communes : le progiciel de gestion « GeOxalis ».

L'évolution règlementaire induite par la loi ELAN conduit à faire évoluer le progiciel. Ainsi, à partir du ler janvier 2022, toutes les communes doivent être en mesure de recevoir tout dépôt de demande d'autorisation par voie électronique. En outre, les communes de plus de 3 500 habitants seront dans l’obligation de se conformer à la dématérialisation complète du dépôt et de l’instruction des autorisations d’urbanisme.

La mise en place du Guichet Numérique des Autorisations d'Urbanisme (GNAU) constitue la

réponse aux évolutions demandées par la loi. Concrètement, le GNAU se traduit par une nouvelle « brique » de l’application accessible via Internet et dédiée aux pétitionnaires des communes adhérentes au dispositif métropolitain. Au vu des avantages nombreux de la mise en place du GNAU, y compris pour les communes avec peu d’habitants, il semble important de le proposer à toutes les communes du territoire. En effet, le guichet permet également de répondre aux obligations du code des relations entre le public et l'administration à partir du 1° janvier 2022 : «toutes les communes devront être en capacité de recevoir des saisines par voie électronique (SVE), selon les modalités mises en œuvre par ces dernières ».

e LE SERVICE _INSTRUCTEUR METROPLITAIN (SIM) EN MATIERE D'AUTORISATION DU DROIT DES SOLS (ADS)

Les documents individuels d'autorisations d'urbanisme sont : les certificats d'urbanisme d'information, les certificats d'urbanismes pré-opérationnels, les déclarations préalables, les permis de construire (également les permis modificatifs et les transferts), les permis de démolir et les permis d'aménager.

Les demandes sont déposées à la mairie, guichet unique, et les décisions finales sont rendues, pour la quasi-totalité, au nom de la commune par le maire ou son adjoint délégué. La loi ALUR du 24 mars 2014 a confirmé la fin de la mise à disposition gratuite des services de l’Etat pour l'instruction des autorisations d’urbanisme à compter du ler juillet 2015. Sur le territoire de la métropole, 58 communes étaient concernées.

La Métropole, dans ce contexte, a créé le ler juillet 2015 un service instructeur afin de

prendre en charge l’instruction des demandes d’autorisations d’urbanisme pour les communes intéressées. Il est proposé d'élargir l'action du SIM ADS avec l'accompagnement juridique des communes dans la mise en œuvre des procédures de police dans le domaine de l’urbanisme, à l’encontre notamment des constructions non conformes à l’Autorisation d’urbanisme obtenue.

L’adhésion de la commune au SIM ADS entraine obligatoirement l’adhésion au progiciel « GeOxalis » et au guichet numérique des autorisations numériques (GNAU).

COMMUNE DE XXXX - CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELVu le Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT),

notamment les articles L. 5215-27 et L. 5217-7 du Code General des Collectivités Territoriales permettant à la MEL et aux communes membres de conclure des conventions de prestation de service,

notamment l’article L. 5211-4-2 permettant à la MEL et aux communes membres de conclure des conventions de service commun,

Vu le code de l’urbanisme, et tout particulièrement les articles L. 422-1 et suivants, L. 424-1

et suivants et R. 423-14 et suivants, précisant l’autorité compétente en matière d’instruction et de décisions des demandes d’autorisations d’urbanisme ;

Vu la délibération 21 C 0466 de la Métropole Européenne de Lille en date du 15 octobre 2021 portant renouvellement du schéma de mutualisation 2021-2026 en matière d’urbanisme

Vu la délibération en date du xxxxx du conseil municipal de la commune de xxxxx portant décision de recourir à la mutualisation proposée par la MEL en matière d'urbanisme

ENTRE

La commune de XXX, représentée par Madame/Monsieur le Maire, conformément à la délibération du Conseil Municipal n° XXX du XXX.

Désignée ci-après « la Commune de XXX »

D'une part,

ET

La Métropole Européenne de Lille (MEL) représentée par Monsieur le Président, agissant en vertu de la délibération 21 C 0466 du 15 octobre 2021.

Désignée ci-après «la MEL »

D'autre part.

COMMUNE DE XXXX — CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELIL A ÉTÉ CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 —- OBJET DE LA CONVENTION

La présente convention a pour objet de présenter les outils choisis par la commune dans le pack urbanisme, mutualisé, et d’en définir les modalités de fonctionnement et les responsabilités respectives : Cette offre de service vise :

e Le service commun du service instructeur de la MEL dans le domaine des autorisations et actes relatifs à l’occupation du sol délivrés au nom de la commune (SIM ADS)

ARTICLE 2 - COMMUNICATION AUX PETITIONNAIRES

La commune s’engage à informer les éventuels pétitionnaires, dans le cadre de dépôt d’autorisations, ou contributeurs, dans le cadre de contributions à des procédures de participation, de l’existence des outils informatiques dédiées à ces procédures.

De son côté, la MEL relayera également les informations via ses canaux de communication institutionnels.

ARTICLE 3 - DUREE - MODALITES DE FACTURATION

La durée de la présente convention est fixée à trois ans et neuf mois à compter du 1% avril 2023 soit jusqu’au 31 décembre 2026.

La facturation des dispositifs de cette offre de services s’effectuera dans le cadre de campagnes semestrielles dédiées au schéma de mutualisation.

ARTICLE 4 - RESILIATION

La présente convention pourra être résiliée par courrier recommandé avec accusé de réception en respectant un délai de préavis de trois mois. Ce délai court à la date du récépissé de l’A.R. Dans l’hypothèse où cette résiliation emporte des conséquences sur les marchés en cours de la MEL, les parties procéderont d’un commun accord à l’arrêt des comptes. En cas de résiliation les données seront restituées à la Commune. Elles seront exploitables et intelligibles dans le respect des contraintes, au moment de la restitution, de l’interopérabilité et des formats ouverts.

ARTICLE 5 - COMPETENCE JURIDICTIONNELLE

Les litiges susceptibles de naître à l’occasion de la présente convention feront l’objet d’une procédure de négociation amiable et, autant que de besoin, avant toute procédure contentieuse, il sera fait appel à une mission de conciliation du Tribunal Administratif de Lille dans le cadre des dispositions de l’article L. 211-4 du Code de Justice Administrative.

En cas d’échec de cette procédure, le Tribunal Administratif compétent sera celui de Lille.

COMMUNE DE XXXX - CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELARTICLE 6 —- MODALITES DE LA PRESTATION DE SERVICE RELATIVE A LA SOLUTION DE GESTION DES AUTORISATIONS D'URBANISME ET DES AUTORISATIONS D’AFFICHAGE EXTERIEUR A TRAVERS LE LOGICIEL « GEOXALIS » AINSI QUE DU GUICHET NUMERIQUE DES AUTORISATIONS D'URBANISME (GNAU).

D La commune choisit d’adhérer à cette prestation de service

M L'ensemble de l’article 6 ci-dessous est sans objet (convention déjà souscrite pour cette

partie)

Article 6.1 - Champ d'application

La présente convention encadre l’usage, partagé entre la commune et la MEL, du progiciel « GeOxalis » pour l’instruction des autorisations d’urbanisme et des autorisations d’affichage extérieur. Elle organise également l’usage et l’exploitation du Guichet Numérique des Autorisations d'Urbanisme (GNAU). Le cadre de la protection des données est traité à travers l’article 10.

Article 6.2 - Responsabilité du maire

Dans le cadre de l’instruction, le maire s’engage à intégrer dans le logiciel d’instruction, et en respectant les catégories (voir annexes) les différents documents qui sont déposés par les pétitionnaires. De même pour les éventuelles pièces complémentaires.

Lorsqu'un dossier est déposé sur le GNAU, le maire et les services municipaux, en tant que guichet unique, assurent l'intégration des documents déposés numériquement et lie la demande à un numéro.

Lorsqu'un dossier n’est pas déposé sur le GNAU, le maire assure la création du dossier et l'intégration des pièces sur Oxalis produites lors de l’instruction, et toutes pièces en lien avec la procédure (par exemple DAACT, PV recollement..).

Article 6.3 - Responsabilité de la MEL

La MEL a conclu un marché public avec l’éditeur Operis pour l’acquisition, la maintenance et la mise à jour du progiciel.

La MEL assure la mise à disposition effective du logiciel pour la commune. Elle gère également les habilitations et les différents accès. La MEL prend en charge les échanges avec l’éditeur, notamment dans le cadre de la maintenance applicative et évolutive.

La MEL se charge également de l’intégration des courriers et documents types, ainsi que de

leur mise à jour.

Article 6.4 - Dans le cas de la sous-traitance de l'instruction par une commune

Les engagements mutuels de chaque partie feront l’objet d’une convention tripartite spécifique.

Article 6.5 — Archivage

Si la commune utilise déjà une solution électronique d’archivage intermédiaire, une interconnexion entre le progiciel et cette solution sera mise en place pour archiver les documents après l'instruction, dans la mesure des possibilités techniques. A l’issue de la

7

COMMUNE DE XXXX CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME

MELDurée d’Utilité Administrative, les pièces à conserver seront versées dans le système d’Archivage Electronique (SAE) de la MEL ou de la Commune, suivant les dispositions choisies par la Commune.

La commune et la MEL classent et archivent, chacune en ce qui la concerne, les pièces

qu'elles détiennent se rapportant aux autorisations et actes relatifs à l’application du droit du sol ou de l’affichage extérieur, instruits dans le cadre de la présente convention. La commune reste responsable de l’archivage de l’ensemble de ses dossiers d’autorisations d’urbanisme et d’affichage extérieur instruits ou non par le SIM.

Les documents attachés du progiciel d'instruction ne peuvent être considérés comme un archivage officiel.

Article 6.6 — Signature électronique

Le progiciel comprend un module de liaison vers les solutions de signatures électroniques (module « SIGN »), mis en place progressivement pendant la durée de la présente convention, renvoyant les documents à signer vers les solutions de signature électronique utilisées par la commune, et prévoyant une réintégration du document signé dans le progiciel. Cette transmission dématérialisée sera mise en place progressivement, dans la mesure des possibilités techniques.

Article 6.7 —- Dispositions financières

Ce marché donne lieu au versement par les communes d’une participation forfaitaire pour le compte de la MEL.

Pour la reprise des données des ADS, si nécessaire, un traitement à l’acte sera payé au coût réel, par les communes dont l'instruction n’était pas assurée par les services de l’Etat.

Pour tout autre besoin spécifique nécessaire aux communes qui n’est pas prévu dans le marché, une analyse conjointe sera réalisée par les services de la Commune, la MEL et l’éditeur. Le cas échéant, un bon de commande sera émis par la MEL. Le coût sera mis à la charge de la commune.

Il appartient aux communes de prendre contact directement avec la MEL pour toute demande ayant un impact financier. Il convient de ne pas contacter directement l’éditeur.

Conformément à la réglementation en vigueur, une participation forfaitaire a été définie selon le besoin que recouvre le progiciel, pour la MEL et les communes.

Pour déterminer une répartition juste, équitable et pérenne entre la MEL et les communes, la clé de répartition repose sur un découpage en strate démographique.

Strates Coût annuel HT en Euros

Communes inférieure à 3 000 habitants 176,76 €

Communes entre 3000 et 9 999 habitants 530,27 €

Communes entre 10 000 et 19 999 habitants 1 178,38 €

Communes entre 20 000 et 49 999 habitants 1 531,89 €

Communes entre 50 000 et 99 999 habitants 4 242,17 €

Lille-Lomme-Hellemmes 9 427,04 €

8

COMMUNE DE XXXX CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELArticle 6.8 - Modalités de versement

La Commune s’acquittera de sa participation sur appel de fonds de la MEL à la fin de chaque année civile. Pour les éventuels besoins, un appel de fonds de la MEL sera effectué avant émission de chaque bon de commande.

La commune s’acquittera de la totalité de sa participation, sans prorata temporis, même si l’adhésion ou la rupture de convention a lieu en cours d’année.

COMMUNE DE XXXX CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME

MELARTICLE 7 - MODALITES DU SERVICE COMMUN RELATIF AU SERVICE INSTRUCTEUR METROPOLITAIN DANS LE DOMAINE DES AUTORISATIONS ET ACTES RELATIFS A L'OCCUPATION DU SOL DELIVRES AU NOM DE LA COMMUNE (SIM ADS)

M La commune choisit d’adhérer à ce service commun

O L'ensemble de l’article 7 ci-dessous est sans objet

Article 7.1 - Champ d'application

La présente convention s’applique à toutes les demandes et déclarations déposées durant sa période de validité.

Elle porte sur l’ensemble de la procédure d’instruction des autorisations et actes dont il s’agit, à compter du dépôt de la demande auprès de la commune jusqu’à la signature et la notification par le maire de sa décision. Elle porte également sur l'accompagnement de la commune dans l’exercice de son pouvoir de police.

Demandes dont la MEL assure l’instruction

Il s’agit des demandes suivantes transmises par la commune :

- Les permis de construire (PC), permis d'aménager (PA), permis de démolir (PD), déclarations préalables (DP), certificats d’urbanisme pré-opérationnels (CU). - Les demandes de modificatifs et de transferts des permis

- Les demandes de prorogation du délai de validité des autorisations ou décisions susmentionnées instruites par le SIM ADS,

- Les procédures de retrait des autorisations accordées instruites par le SIM ADS.

La présente convention ne couvre pas l’instruction, au titre du code de la construction et de l’habitation, des autorisations de travaux (AT) non soumis a permis de construire, pour les établissements recevant du public.

Article 7.2 - Responsabilités du maire

La mairie est le guichet unique où doivent être déposées toutes les demandes d’autorisations d’urbanisme, et ce même si la demande est dématérialisée et déposée sur le Guichet Numérique des Autorisations d'Urbanisme (GNAU).

Conformément aux articles L. 422-1 et L. 410-1 du code de l’urbanisme, le maire est compétent pour délivrer certificat d’urbanisme, permis de construire, d'aménager ou de démolir et pour se prononcer sur un projet faisant l'objet d'une déclaration préalable.

La demande, qu’elle soit déposée en mairie ou via le GNAU, est enregistrée par le maire dans le logiciel d’instruction. Il en informe le service instructeur de la MEL par mail à l’adresse instruction ADS (@lillemetropole.fr Tout dossier transmis pour instruction à la MEL doit comporter la lettre «M » dans le numéro de dossier. Dans tous les cas, au terme de l'instruction, la mairie enregistre dans le logiciel d’instruction l’arrêté municipal signé, la décision de non — opposition ou d’opposition aux travaux envisagés.

COMMUNE DE XXXX - CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELCOMMUNE DE XXXX -

MEL

Le maire et les services municipaux se chargent de :

De réceptionner les dossiers

L’enregistrement des demandes d’autorisation, dans le logiciel d’instruction prévu à cet effet, en respectant les différentes catégories,

Le cas échéant, la consultation de l’architecte des Bâtiments de France et du secrétariat

de la Commission Départementale d’ Aménagement Commercial,

Le cas échéant, de procéder aux envois des courriers préparés par la MEL notamment la consultation de la commission d’accessibilité et de sécurité,

Le cas échéant, de l’envoi des courriers papiers au pétitionnaire,

La signature de l’arrêté et de sa transmission au pétitionnaire et en préfecture et son intégration dans le logiciel d’instruction,

La vérification de la conformité des réalisations aux autorisations d’urbanisme (récolement),

La gestion du contentieux.

Pour toutes les demandes relatives à l’occupation des sols relevant de sa compétence et entrant dans le cadre de la présente convention de mutualisation, le maire assure, dans le respect du droit, les tâches suivantes :

Dans la procédure d’instruction des autorisations d’urbanisme

a. Phase de réception d'une demande

le maire affecte un numéro d’enregistrement et délivre un récépissé de dépôt au pétitionnaire daté. Lors d’un dépôt en mairie, il appose un tampon daté sur toutes les pièces, même lors de la réception de pièces complémentaires.

Il affiche en mairie un avis du dépôt de la demande de permis ou de la déclaration, dans les 15 jours et intègre cette information dans le logiciel d’instruction à l’emplacement dédié.

Il s’assure :

o de l’adéquation de la demande avec le dossier déposé à son appui,

o du caractère complet du dossier (toutes les pièces requises, compte tenu du projet connu à ce stade) et du nombre d'exemplaires requis,

o de la localisation du projet par un plan de situation adapté,

o le cas échéant, des consultations obligatoires qui doivent être réalisées dans un délai contraint (ABF, CDAC...).

Dans les 3 jours après le dépôt de la demande en Mairie, il enregistre de façon exhaustive la demande dans le logiciel d’instruction et il scanne toutes les pièces du dossier conformément à la charte en annexe. Il informe le service instructeur de la MEL de cet enregistrement par mail précisant le numéro de dossier et la date de dépôt, via la boite mail instruction ADS (@lillemetropole.fr

Si la demande est enregistrée sur le guichet numérique, le maire lui attribue un numéro d’enregistrement, afin de valider l’intégration dans le logiciel d’instruction. Il informe sans délai le service instructeur de la MEL de cet enregistrement par mail précisant le

11

CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISMEnuméro de dossier et la date de dépôt, via la boite mail

instruction ADS (@lillemetropole.fr

- Le maire se charge, dès le dépôt de la demande, des éventuelles consultations obligatoires qui doivent être réalisées dans un délai contraint. Il s’agit notamment de la consultation de l’architecte des Bâtiments de France (ABF), du secrétariat de la Commission départementale d'aménagement commercial (CDAC).

Il convient de noter que certaines demandes d’avis utiliseront les solutions mises en place par l’Etat (PLAT’AU et AVIS’AU). Les modalités pratiques en seront définies par les services de l’Etat.

- Il transmet à la MEL, sans délai et en tout état de cause dans les cinq jours

maximum qui suivent le dépôt, un exemplaire de ses consultations, et précise dans le logiciel la date des transmissions précitées. Le bordereau d’envoi sera scanné dans le logiciel. Hormis l’ABF et la CDAC, les services consultés répondent directement à la MEL.

- Pour les demandes déposées en mairie, il transmet, dans les huit jours qui suivent

le dépôt, au préfet un exemplaire de la demande au titre du contrôle de légalité, ainsi que d’un exemplaire supplémentaire si le projet est situé dans un site classé ou une réserve naturelle.

Pour certains cas particuliers nécessitant une transmission papier du dossier à la demande de la MEL, le maire transmet sans délai, et en tout état de cause dans les huit jours maximum qui suivent le dépôt, les autres exemplaires du dossier au service instructeur de la Métropole.

b. Phase de l'instruction

Le maire transmet au service instructeur de la Métropole, si nécessaire ou sur demande de celui-ci, au moyen de la fiche « informations du maire au service instructeur », toutes instructions ou informations qu’il estime nécessaire en précisant notamment s’il s’agit d’un :

o Dossier de régularisation,

o Avant-projet validé en mairie,

o Dossier sensible à fort risque contentieux,

© Projet à fort impact environnemental et devant faire l’objet d’une insertion architecturale particulière.

Et s’il convient de tenir compte :

- De la présenceéventuelle de bâtiments générateurs de nuisances (agricoles, installations classées pour la protection de l’environnement..), à proximité, - D'’unrisque particulier.

Les avis des services consultés (ABF, CDAC) sont transmis à la MEL sans délai, via le

logiciel d'instruction. Il informe la MEL de cette intégration par mail.

Le maire ou son délégataire notifie au pétitionnaire, le cas échéant, la liste des pièces manquantes, la majoration ou la prolongation du délai d’instruction, la mise en œuvre d’une

COMMUNE DE XXXX - CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELprocédure contradictoire en cas de retrait d'une autorisation illégale, ainsi que les recours éventuels (exercés par exemple contre l'avis rendu par l'ABF).

- par lettre recommandée avec accusé de réception,

- ou remise en mains propres contre décharge,

- ou par mail si le pétitionnaire l’a communiqué dans le formulaire.

Le maire enregistre la date de notification des décisions énumérées ci-dessus (date de réception par le demandeur) dans le logiciel d’instruction, en scannant le récépissé. Il enregistre dans le logiciel une copie du courrier ou de la décision signée.

Le maire réceptionne toutes pièces émanant du pétitionnaire qui doivent être déposées ou transmises en mairie exclusivement, en application du principe du guichet unique. Elles font l’objet d’un enregistrement, d’une datation, d’un rattachement au dossier, d’un enregistrement dans le logiciel et d’une transmission au service instructeur de la Métropole sans délai.

c. Phase de notification de la décision et suites

- Le maire ou son délégataire notifie au pétitionnaire la décision par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en mains propres contre décharge, avant la fin du délai d'instruction. Pour information, la notification par LRAR ne s'impose pas pour les accords simples sans prescription.

- Le maire scanne l’arrêté signé dans le logiciel d’instruction et intègre la date de signature et la date de notification de l’arrêté. Au titre du contrôle de légalité, il transmet aux services préfectoraux un exemplaire de l’arrêté ou de la décision et les pièces qui y sont annexées. La date d’envoi en Préfecture doit être également intégrée dans le logiciel d’instruction.

- À défaut de production par le pétitionnaire de l’ensemble des pièces manquantes dans le délai de 3 mois à compter de la réception de la lettre ou du mail du maire ou du délégataire notifiant l’absence desdites pièces, celui-ci ou son délégataire peut informer le pétitionnaire, par courrier simple, du rejet tacite de sa demande de permis ou de sa déclaration préalable.

- Dans le cas d’une autorisation illégale tacite ou expresse, l’article L. 424-5 du code de l’urbanisme prévoit la possibilité pour l’autorité compétente de retirer l’arrêté ou la décision dans un délai de 3 mois suivant sa date de délivrance. Dans cette hypothèse, le maire ou son délégataire notifie la mise en œuvre d’une procédure contradictoire préalable au retrait d'une autorisation illégale, ainsi que les recours éventuels (exercés par exemple contre l'avis rendu par l'ABF).

Dans le cas d’une procédure totalement dématérialisée via le GNAU, les modalités de notification par voie électronique sont fixées par l’article L. 112-15 du code des relations entre le public et l’administration qui dispose que dès lors que l’administration doit procéder à un envoi par lettre recommandée avec accusé de réception, comme c’est le cas des décisions d’urbanisme, elle peut accomplir cette formalité :

e Soit par un envoi recommandé électronique au sens de l’article 100 du code des postes

13

COMMUNE DE XXXX - CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELet communication électronique

e Soit par le biais d’un procédé électronique permettant de désigner l'expéditeur, de garantir l'identité du destinataire et d'établir si le document a été remis. Est notamment concernée la téléprocédure de l’article L. 423-3 du code de l’urbanisme qui doit être mise en place au plus tard le 1% janvier 2022 dans les communes de plus de 3 500 habitants.

A noter que conformément à l’article L. 212-2 du code des relations entre le public et l’administratif sont dispensées de signature les décisions administratives notifiées au public par l’intermédiaire d’un téléservice, dès lors que ces décisions comprennent les prénom, nom et qualité de leur auteur ainsi que le cas échéant la mention du service auquel il appartient De plus, dès lors que la décision aura été notifiée par l’administration à l’usager par voie électronique, aucun LRAR ne sera nécessaire conformément à l’article L. 112-15 du code des relations entre le public et l’administration.

En cas de notification hors délai par le maire de sa décision, ou en cas d'absence de notification, la commune assume toutes les conséquences juridiques, financières et fiscales qui en découlent.

Le maire enregistre de façon exhaustive les déclarations d'ouverture de chantier (DOC) et les déclarations attestant l’achèvement et la conformité des travaux (DAACT), les scanne et complètes les champs afférents dans le logiciel d’instruction. Le maire ou son délégataire demeure responsable juridiquement vis-à-vis des tiers des décisions prises dans le cadre de ses attributions.

e Dans l’exercice des pouvoirs de police en matière d’urbanisme

Le maire est l’autorité compétente en matière de police de l’urbanisme.

Le maire et les services municipaux se chargent de :

- _ Procéder au recollement des travaux

- Constater les infractions par le biais des procès — verbaux dressés par un agent assermenté conformément au code de l’urbanisme,

- Envoyer les arrêtés interruptifs de travaux aux contrevenants,

- Les transmissions aux différentes autorités (Procureur de la République, Préfet.…), - Signer tous les courriers liés à la procédure (courrier de convocation sur place, procédure contradictoire, etc.).

Article 7.3 - Responsabilités de la MEL

Le service instructeur de la MEL assure l’instruction réglementaire de la demande, depuis sa transmission par le maire jusqu’à la préparation et l’envoi au maire du projet de décision. Dans ce cadre, le service instructeur assure les tâches suivantes :

e Dans la procédure d’instruction des autorisations d'urbanisme

a. Phase d'instruction

Le service instructeur :

COMMUNE DE XXXX CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MEL- vérifie le caractère complet du dossier et vérifie que les consultations obligatoires dont les délais sont très contraints (ABF, CDAC ...) ont bien été menées. - En cas de délégation de signature, consulte les personnes publiques, services ou commissions intéressés (autres que celles déjà consultées par le maire lors de la phase du dépôt de la demande).

- examine techniquement le dossier, notamment au regard des règles d’urbanisme applicables au terrain considéré et des informations délivrées par le maire.

- propose au maire ou son délégataire, au plus tard 8 jours avant la fin du premier mois d'instruction, la notification du délai d’instruction lorsque celui-ci est majoré ou prolongé et, le cas échéant, la notification de pièces manquantes. Ce courrier pourra également informer le pétitionnaire des différents problèmes réglementaires affectant le projet.

b. Phase de décision

Le service instructeur :

- rédige un projet de décision tenant compte du projet déposé, de l’ensemble des règles d’urbanisme applicables et des avis recueillis.

- transmet cette proposition au maire. Cette transmission est effectuée au plus tard 8 jours avant la fin du délai d’instruction

Tout dossier transmis pour instruction fait l’objet d’un projet d’arrêté.

e Dans l’accompagnement dans l’exercice des pouvoirs de police du maire en matière

d'urbanisme

Le Service Instructeur Métropolitain apporte son expertise à la commune pour l’accompagner dans les opérations de recollement des travaux et dans l’établissement par elle des procès- verbaux d’infractions constatées au titre du code de l’urbanisme.

Notamment, le service instructeur de la MEL :

- Oriente la commune sur la procédure à mettre en œuvre,

- _ Fournit à la commune des courriers-types pour les différentes étapes de la procédure.

Article 7.4 - Modalités des échanges entre la MEL et la commune Afin de garantir les délais d’instruction et en vue de respecter les obligations en matière de dépôt dématérialisé des Autorisations du Droit des Sols (ADS) dès 2022, les transmissions et échanges par voie électronique (mails et logiciel d’instruction) seront obligatoires entre la commune et la MEL, et privilégiés avec les services, les personnes publiques, et les commissions consultées dans le cadre de l’instruction.

Article 7.5 — Délégation par le maire de la signature des courriers émis en cours d'instruction

Afin de faciliter le respect des délais d’instruction, le maire a la faculté de déléguer la signature des courriers émis en cours d’instruction au Directeur de l’accompagnement juridique en aménagement des territoires, à son adjoint, à son chef de service et au responsable de l’unité fonctionnelle autorisations d’urbanisme.

COMMUNE DE XXXX CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELCette délégation peut concerner les courriers de consultations des services extérieurs, les courriers de demande de pièces complémentaires, de majoration ou de prolongation de délai ainsi que de tout courrier ayant pour objet la communication au pétitionnaire d’élément nouveau apparu en cours d’instruction (avis défavorable émis à l’encontre du projet, demande de prise en charge du coût du raccordement électrique, ….).

Article 7.6 - Classement -— archivage -— statistiques - taxes

La commune et la MEL classent et archivent, de manière dématérialisée ou non, chacune en

ce qui la concerne, les pièces qu'elles détiennent se rapportant aux autorisations et actes relatifs à l’application du droit du sol, instruits dans le cadre de la présente convention. La commune reste responsable de l’archivage de l’ensemble de ses dossiers d’autorisations d’urbanisme instruits ou non par le SIM.

Les documents attachés du logiciel d’instruction ne peuvent être considérés comme un archivage officiel.

La MEL transmet les renseignements d’ordre statistique de la commune, en application de l’article R. 431-34 du code de l’urbanisme, pour les actes dont l’instruction lui a été confiée.

Le maire transmet au service compétent tous les éléments nécessaires au calcul des taxes, (un exemplaire du CERFA comprenant la déclaration des éléments nécessaires au calcul des impositions, une copie de l'arrêté signé ainsi qu'un plan de masse et la notice, si besoin).

Article 7.7 - Recours

e Recours gracieux

A la demande du maire, le service instructeur de la MEL précise, le cas échéant, les

informations et explications nécessaires sur les motifs l’ayant conduit à établir sa proposition de décision.

Toutefois, le service instructeur de la MEL n’est pas tenu à ce concours lorsque la décision contestée est différente de la proposition faite par elle en tant que service instructeur.

e Recours contentieux

En cas de recours contentieux, la défense sera assurée par les moyens propres de la commune.

Article 7.8 — Dispositions financières

La commune et le service instructeur de la MEL assument les charges de fonctionnement liées à leurs obligations respectives.

En particulier, les frais d’affranchissement des courriers envoyés par le maire aux pétitionnaires (notification de la majoration ou de la prolongation des délais d’instruction, de la liste des pièces manquantes et des décisions, information du pétitionnaire du rejet tacite de sa demande en l'absence de production) sont à la charge de la commune (cf. art. 7.2 ci-dessus).

COMMUNE DE XXXX - CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELDe même, toutes les dépenses d’affranchissement réalisées dans le cadre de l’instruction pour des courriers envoyés par le service instructeur de la MEL (consultations des personnes publiques, services ou commissions intéressées), sont à la charge de cette dernière.

e Dispositions financières pour l’instruction des autorisations d’urbanisme

Etant donné la différence de complexité d’instruction des différentes autorisations d'urbanisme et de la technicité à mobiliser, il est établi un coût différent suivant le type d’acte, repris dans le tableau ci-dessous :

Type d'acte Nombre d’équivalent-PC Coût HT

Certificat d'urbanisme pré-opérationnel, transfertl0,4 196 €

de permis de construire

Déclaration préalable (0,7 168 €

Permis de démolir (0,8 192 €

Permis d'aménager 1,2 288 €

Permis de construire 1 240 €

Permis modificatif, prorogation (0,8 192€

La facturation dépendant de l’activité, elle sera calculée à l’année n+1, au vu du nombre de

dossiers transmis par la commune pour instruction.

. Dispositions financières pour l’accompagnement dans l’exercice des pouvoirs de police du maire en matière d’urbanisme

L'accompagnement dans l’exercice des pouvoirs de police du maire en matière d’urbanisme est facturé à l’acte 76 euros HT.

La facturation dépendant de l’activité, elle sera calculée à l’année n+1, au vu du nombre de

saisine du SIM effectué par la commune.

Article 7.9 - Moyens Humains

Le service commun métropolitain est mis en place pour les communes ne disposant pas des moyens humains pour répondre à leurs obligations en matière d’instruction des autorisations d'urbanisme. Dès lors, conformément à la fiche d’impact annexée à la présente convention, aucun fonctionnaire ou agent non titulaire territorial n’est transféré par les communes au service commun métropolitain.

COMMUNE DE XXXX CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELD

MEL

ARTICLE 8 - MODALITES DU SERVICE COMMUN RELATIF AU SERVICE

INSTRUCTEUR METROPOLITAIN DANS LE DOMAINE DES AUTORISATIONS ET

ACTES RELATIFS A L’AFFICHAGE EXTERIEUR DELIVRES AU NOM DE LA COMMUNE

(SIM RLPi)

D La commune choisit d’adhérer à ce service commun

M L'ensemble de l’article 8 ci dessous est sans objet

Article 8.1 - Champ d'application

La présente convention concerne :

e Le renseignement du public sur les règles applicables en matière d’affichage extérieur

Le Service Instructeur Métropolitain assure un rôle d’information auprès du public sur les règles applicables à l’affichage extérieur. Les modalités de cette information (permanences à distance, en présentiel, consultations électroniques etc.) sont définies au cas par cas avec la commune.

e L'instruction des autorisations relatives à l’affichage extérieur

Le Service Instructeur Métropolitain prend en charge la procédure d’instruction des autorisations et actes dont il s’agit à compter de l’enregistrement de la demande par la commune dans le progiciel dédié jusqu’à la signature et la notification par le maire de sa décision. Il s’agit des demandes suivantes transmises par la commune :

- Les demandes d’autorisation concernant les enseignes,

- Les demandes d’autorisation concernant les enseignes temporaires lorsqu'elles sont installées sur un immeuble ou dans un lieu mentionné à l'article L. 581-4 ou lorsqu'elles sont scellées au sol ou installées sur le sol dans un lieu mentionné à l'article L. 581-8,

- Les emplacements de bâches comportant de la publicité (cela ne concerne pas le remplacement ou la modification des bâches existantes qui sont soumis à simple déclaration),

- L'installation de dispositifs publicitaires de dimensions exceptionnelles liés à des manifestations temporaires,

- Les demandes d’autorisation concernant l’installation de dispositifs de publicité lumineuse autres que ceux qui supportent des affiches éclairées par projection ou par transparence,

- Les mobiliers urbains publicitaires numériques,

- Les dispositifs publicitaires lumineux ou non, implantés sur l’emprise des équipements sportifs ayant une capacité d’accueil d’au moins 15 000 places assises,

Le présent article ne couvre pas le traitement des déclarations préalables prévues au code de l’environnement, ni l’instruction des demandes d’occupation domaniale ou d’autorisation d'urbanisme. Sont donc notamment exclut du champ d'intervention du service commun métropolitain l’instruction des déclarations pour :

- L'installation, le remplacement ou la modification des publicités non lumineuses ou éclairées par projection ou transparence,

- L'installation, le remplacement ou la modification des pré-enseignes de plus de 1m de haut OÙ de plus de 1m50 de large,

- Le remplacement ou la modification de bâches autorisées.

COMMUNE DE XXXX - CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISMEe L'assistance à la commune dans les procédures à l’encontre des dispositifs en infraction

Le Service Instructeur Métropolitain assure l’assistance auprès des communes dans la mise en œuvre des procédures à l’encontre des dispositifs en infraction. Les champs d’intervention respectifs de la commune et du Service Instructeur Métropolitain sont précisés aux articles 8.2 et 8.3 de la présente convention.

Article 8.2 - Responsabilité du maire

Conformément aux articles L. 581-14-2 et L. 581-21 du Code de l’Environnement, le maire

de la commune est compétent en matière de police de l’affichage extérieur, et ce même si le règlement local de publicité est établi au niveau intercommunal. Les autorisations sont délivrées en son nom et il est seul compètent pour l’ensemble des actes relatifs à la mise en œuvre des mesures de police à l’encontre des dispositifs en infraction. Par ailleurs, la mairie est le guichet unique où doivent être déposées toutes les demandes d’autorisations et déclarations d’affichage ainsi que les pièces complémentaires.

e Dans la procédure d'instruction des autorisations relatives à l’affichage extérieur a. Phase de l'instruction

Le maire et les services municipaux se chargent de :

- _ réceptionner les dossiers

-__ L’affectation d’un numéro d’enregistrement au dossier et la délivrance d’un récépissé de dépôt au pétitionnaire tamponné et daté.

- La création du dossier dans le logiciel d’instruction Oxalis, l’enregistrement de façon exhaustive de la demande dans le logiciel et la numérisation de toutes les pièces du dossier, notamment les pièces complémentaires, sous un délai maximum de trois jours à compter de la réception de la demande. Ils informent le service instructeur de la MEL de cet enregistrement par mail, avec numéro de la demande et date de dépôt, via la boite mail instructionRLP(@lillemetropole.fr

- Vérifier le caractère complet du dossier,

- En cas de demandes incomplètes, le maire ou son délégataire signe et notifie, le cas échéant, au pétitionnaire, par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en mains propres contre décharge, le courrier reprenant la liste des pièces manquantes, courrier préparé par la MEL.

- Les services de la commune enregistrent la date de notification des décisions énumérées ci-dessus (date de réception par le demandeur du courrier de demande de pièces complémentaires) dans le logiciel d’instruction Oxalis en numérisant le récépissé. Ils enregistrent également dans le logiciel Oxalis une copie du courrier signé.

- Les services de la commune réceptionnent toutes pièces complémentaires émanant du pétitionnaire qui doivent être déposées ou transmises en mairie exclusivement, en application du principe du guichet unique.

- Le cas échéant, et dès la réception de la demande complète, pour respecter les délais contraints de la consultation de l’Architecte des Bâtiments de France, du Préfet (sous 8

19

COMMUNE DE XXXX CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELjours) ou de la Commission Départementale de la Nature, des paysages et des sites (CDNPS) (sous 4 jours).le maire précise dans le logiciel d’instruction les dates de consultation. Il informe le service instructeur de la MEL de la date des transmissions précitées.

- Le maire intègre les avis de ces services dans le logiciel et en informe la MEL via mail.

Le maire garde à sa charge la gestion des déclarations préalables visant les publicités et les préenseignes, ces dernières ne nécessitant pas d’instruction technique.

b._ Phase de la décision

Le maire et les services municipaux se chargent de :

- La signature des différents courriers et de l’arrêté et leur intégration dans le logiciel, ainsi que leur transmission au demandeur, en préfecture.

e Dans les procédures à l’encontre des dispositifs en infraction

Le maire est l’autorité compétente en matière de police, notamment pour les procédures mises en œuvre à l’encontre des dispositifs irréguliers.

Le maire et les services municipaux se chargent de :

- Constater les infractions par le biais des procès — verbaux dressés par un agent assermenté conformément au code de l’environnement,

- _ Rédiger et envoyer les arrêtés de mise en demeure aux contrevenants, - Les transmissions aux différentes autorités (Procureur de la République, Préfet..…), - Le cas échéant, la régularisation ou la dépose d’office des dispositifs litigieux, -_ Recouvrir par titre de recettes les éventuelles astreintes administratives, - Des recours contentieux devant les juridictions compétentes.

Article 8.3 - Responsabilité de la MEL

e Le renseignement du public sur les règles applicables en matière d’affichage extérieur Selon les modalités définies avec la commune, le Service Instructeur Métropolitain apporte un éclairage règlementaire relatif au droit de l’affichage extérieur au public qui sollicite des informations. Cet éclairage ne vaut pas instruction.

e Dans la procédure d’instruction des autorisations relatives à l’affichage extérieur Le service instructeur de la MEL assure l’instruction réglementaire de la demande, depuis sa transmission par le maire jusqu’à la préparation et l’envoi au maire du projet de décision. Dans ce cadre, le service instructeur assure les tâches suivantes :

a. Phase de l'instruction

Le service instructeur :

- Vérifie le caractère complet du dossier et vérifie que les consultations obligatoires dont les délais sont très contraints (CDNPS, ABF) ont bien été menées. - Examine techniquement le dossier, notamment au regard des règles d’affichage applicables au terrain considéré et des informations délivrées par le maire. - En cas de dossier incomplet, propose au maire ou son délégataire, au plus tard 8 jours avant la fin du premier mois d’instruction, la notification de pièces manquantes. Ce

20

COMMUNE DE XXXX — CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELcourrier pourra également informer le pétitionnaire des différents problèmes réglementaires affectant le projet.

b. Phase de la décision

Le service instructeur :

- _ Rédige un projet de décision tenant compte du projet déposé, de l’ensemble des règles d’affichage applicables et des avis recueillis.

- Transmet cette proposition au maire. Cette transmission est effectuée au plus tard 8 jours avant la fin du délai d’instruction

Tout dossier d’autorisation transmis pour instruction fait l’objet d’un projet d’arrêté.

e Les procédures à l’encontre des dispositifs en infraction

Le Service Instructeur Métropolitain apporte son expertise à la commune tout au long des procédures conduites par elle à l’encontre des dispositifs irréguliers.

Notamment, le service instructeur de la MEL :

- _ Oriente la commune sur la procédure à mettre en œuvre,

- Assiste la commune sur la formalisation et qualification juridique des infractions à l’occasion de l’établissement des procès-verbaux de constat et des arrêtés de mise en demeure.

Article 8.4 - Modalités des échanges entre la MEL et la commune

Afin de garantir les délais d’instruction, les transmissions et échanges par voie électronique (mails et logiciel d’instruction) seront privilégiés entre la commune, la MEL et les personnes publiques, services ou commissions consultées dans le cadre de l’instruction. Les communes devront donc être en mesure de recevoir tout dépôt de demande d'autorisation par voie électronique et utiliser le logiciel Oxalis pour transmettre le dossier et les éventuels compléments au service commun métropolitain.

Le Service Instructeur Métropolitain sera joignable par les communes à l’adresse électronique suivante : instructionRLP(@lillemetropole.fr

Article 8.5 — Délégation par le maire de la signature des courriers émis en cours d'instruction

Afin de faciliter le respect des délais d’instruction, le maire a la faculté de déléguer sous sa surveillance et sa responsabilité la signature des courriers émis en cours d’instruction au Directeur de l’accompagnement juridique en aménagement des territoires, à son adjoint, à son chef de service et au responsable de l’unité fonctionnelle autorisation d'urbanisme. Il s’agit notamment des courriers de demande de pièces complémentaires.

Article 8.6 — Classement — archivage -— statistiques - taxes

La commune et la MEL classent et archivent, de manière dématérialisée ou non, chacune en

ce qui la concerne, les pièces qu'elles détiennent se rapportant aux autorisations et actes relatifs à l’application du droit de l’affichage extérieur, instruits dans le cadre de la présente convention.

Les documents attachés du logiciel d’instruction ne peuvent être considérés comme un archivage officiel.

Article 8.7 - Recours

e Recours gracieux

21

COMMUNE DE XXXX CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME

MELA la demande du maire, le service instructeur de la MEL précise, le cas échéant, les

informations et explications nécessaires sur les motifs l’ayant conduit à établir sa proposition de décision.

Toutefois, le service instructeur de la MEL n’est pas tenu à ce concours lorsque la décision contestée est différente de la proposition faite par elle en tant que service instructeur.

e Recours contentieux

En cas de recours contentieux, la défense sera assurée par les moyens propres de la commune.

Article 8.8 — Dispositions financières

La commune et le service instructeur de la MEL assument les charges de fonctionnement liées à leurs obligations respectives.

En particulier, les frais d’affranchissement des courriers envoyés par le maire aux pétitionnaires sont à la charge de la commune. De même, toutes les dépenses d’affranchissement réalisées dans le cadre de l’instruction pour des courriers envoyés par le service instructeur de la MEL sont à la charge de cette dernière.

. Dispositions financières pour l’instruction des autorisations en matière d’affichage extérieur

L’instruction d’une autorisation préalable en matière d’affichage extérieur sera facturée à l’acte au montant de 168 euros HT. Ce prix inclut le renseignement du public sur les règles applicables en matière d’affichage extérieur.

La facturation dépendant de l’activité, elle sera calculée à l’année n+1, au vu du nombre de

dossiers transmis par la commune pour instruction.

. Dispositions financières pour l’accompagnement des communes dans les procédures à

l’encontre des dispositifs en infraction

L'accompagnement dans l’exercice des pouvoirs de police du maire dans les procédures à l’encontre des dispositifs en infraction est facturé à l’acte 76 euros HT. La facturation dépendant de l’activité, elle sera calculée à l’année n+1, au vu du nombre de saisine du SIM effectué par la commune.

Article 8.9 - Moyens Humains

Le service commun métropolitain est mis en place pour les communes ne disposant pas des moyens humains pour répondre à leurs obligations en matière d’affichage extérieur. Dès lors, conformément à la fiche d’impact annexée à la présente convention, aucun fonctionnaire ou agent non titulaire territorial n’est transféré par les communes au service commun métropolitain.

COMMUNE DE XXXX - CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELARTICLE 9 - MODALITES DE LA PRESTATION DE SERVICE RELATIVE A LA SOLUTION DE GESTION DES OBLIGATIONS LIEE A LA CONSULTATION DU PUBLIC A TRAVERS LE REGISTRE DEMATERIALISE DES PROCEDURES DE PARTICIPATION DU PUBLIC

D La commune choisit d’adhérer à cette prestation de service

M L'ensemble de l’article 9 ci-dessous est sans objet

Article 9.1 —- Champs d'application

La présente convention encadre l’usage, partagé entre la commune et la MEL, du registre dématérialisé dédié aux procédures de participation du public en matière d'aménagement, portées par la commune, à savoir :

- Les enquêtes publiques, définie aux articles L. 123-2 et R. 123-1 du code de l’environnement,

- Les concertations préalables, définie aux articles L. 103-2 et L.300-2 du code de

l’urbanisme,

- Les procédures de participation du public par voie électronique (PPVE), définie à l’article L. 123-19 du code de l’environnement.

Elle a vocation à s’appliquer aux éventuelles procédures de participation qui pourraient être créées pendant sa période de validité.

Le registre numérique permet :

- Au public de contribuer directement via l’interface du registre ou par courriel grâce à la création d’une adresse mail dédiée,

- De consulter les documents mis en ligne,

- De consulter l’ensemble des contributions,

- _L’extraction des données en vue de la rédaction du rapport et des conclusions (dans le cadre d’une enquête publique) ou du bilan de la participation du public (pour les concertations et les PPVE).

Article 9.2 - Responsabilité du maire

Le maire transmet à la MEL l’ensemble des documents permettant le bon accomplissement de la procédure.

e Enquête publique

Dans le cadre d’une enquête publique, le maire fournit à la MEL, a minima et en format PDF : -__ L’ordonnance du tribunal administratif désignant le commissaire enquêteur, - L'acte administratif d'ouverture de l’enquête publique,

- L'avis d'enquête dans la forme prévue dans le code de l’environnement, - Le dossier d’enquête publique, dont le contenu est détaillé par les articles L. 123-12 et R. 123-8 du code de l’environnement,

- Des éléments de contextes et iconographiques (format JPEG).

Le maire transmet également à la MEL tout autre support qu’il juge opportun de mettre à disposition du public.

Les éléments doivent être communiqués à la MEL au plus tard 1 mois avant la date prévisionnelle d’ouverture de l’enquête.

23

COMMUNE DE XXXX - CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELAu cours de l’enquête, le maire s’engage à fournir à la MEL dans les meilleurs délais, toute pièce complémentaire qui aura été jugé nécessaire par le commissaire enquêteur ou le/la Président(e) de la commission d’enquête.

Dans l’hypothèse de remarques inscrites dans le registre papier déposé en mairie ou reçue par voie postale, le Maire s’engage à transmettre par mail et quotidiennement, la version numérique de ces documents à la MEL, qui en assurera la mise en ligne.

e Concertation préalable et PPVE

Dans le cadre d’une concertation préalable ou d’une PPVE, le maire fournit à la MEL, a

minima et au format PDF :

- L'acte administratif de lancement de la procédure,

- Un avis d'ouverture de la procédure,

- Le dossier soumis à concertation préalable ou PPVE,

- Des éléments de contextes et iconographiques (format JPEG).

Le maire transmet également à la MEL tout autre support qu’il juge opportun de mettre à disposition du public (questionnaire, support vidéo, éléments de communication, etc.….).

Les éléments doivent être communiqués à la MEL au plus tard 1 mois avant la date prévisionnelle d’ouverture de la procédure.

Article 9.3 - Responsabilité de la MEL

La MEL garantit la sécurisation juridique de la procédure en respectant les délais impartis, soit pour une enquête publique, une mise en ligne 15 jours avant la date de démarrage de l’enquête.

Pour les concertations préalables et les PPVE, la MEL s’engage à mettre en ligne les éléments au plus tard 1 semaine avant la date d’ouverture de la procédure.

Pour une enquête publique, la MEL garantit pour le commissaire enquêteur :

- Une ou des session(s) de formation à l’outil si besoin,

- Un accès complet au registre numérique lui permettant un traitement en temps réel des contributions en vue de la rédaction du procès-verbal de synthèse, ainsi que du rapport et des conclusions de l’enquête.

La mise en ligne de ces documents est effectuée par la MEL dans les conditions réglementairement prévues.

La MEL se charge de la mise en ligne sur le registre :

- Pour les enquêtes publiques : du rapport et des conclusions d’enquête dès la date de leur transmission par la commune.

- Pour les concertations et PPVE : des bilans de concertation et de mise à disposition du public, dès la transmission par la commune de ces pièces, ainsi que de la délibération.

S’agissant des enquêtes, des concertations et des PPVE, la MEL garantit au maire la disponibilité de l’outil tout au long de la procédure. Elle lui donne ainsi accès en temps réel aux outils d’extraction et d’analyse des contributions, et ce uniquement en mode consultation.

24

COMMUNE DE XXXX — CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELArticle 9.4 - Modalités des échanges entre la MEL et la commune La transmission des documents se fait via les adresses professionnelles des administrateurs MEL de l’outil. Compte tenu du volume de certains documents, un accès à des outils de partage de fichiers peut être nécessaire.

Article 9.5 — Archivage

Les données étant hébergées par la MEL, elle prend en charge le respect de la durée de conservation et l'archivage des données.

La Commune transmet à la MEL les demandes d'exercice de droit d'opposition, d'accès et de rectification, qu'éventuellement elle reçoit.

Sauf demande contraire de la commune, les données électroniques issues du registre seront archivées par la MEL. En tant qu’archives publiques, elles doivent donc se conformer à la réglementation énoncée dans le Code du Patrimoine, Livre Il.

Article 9.6 — Dispositions financières

Cette prestation donne lieu au versement par la commune d’une participation à l’acte.

Prestations Prix TTC Intervention Prix final MEL

Enquête 336 € 1224 €

publique avec Formation : 888 formation! (avec €

déplacement)

Enquête 336 € 1036 €

publique avec Formation : 720 formation! (sans €

déplacement) | .

Enquête 336 € 305 € 641 € publique sans

formation!

Procédure de 336 € 305 € 641 € participation?

Concertation 336 € 305 € 641 €

lAu titre des articles R. 123-25 et R. 123-27 du code de l’environnement, ces coûts peuvent être portés par le maître d'ouvrage.

?Au titre de l’article L. 123-19 du code de l’environnement, les frais afférents à l’organisation de la PPVE sont à la charge du maître d’ouvrage.

e Modalités de facturation

Chaque prestation sera facturée à la date de mise en ligne de la décision à l’issue de la procédure.

25

COMMUNE DE XXXX - CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELARTICLE 10 — PROTECTION DES DONNEES ET REGLES DE SECURITE INFORMATIQUES A RESPECTER

Article 10.1 - Responsable du traitement

Le responsable de traitement de données à caractère personnel est défini comme la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou

conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.

Le responsable du traitement doit inscrire celui-ci au registre des traitements de données à

caractère personnel, reprenant les mesures organisationnelles et techniques pour sécuriser les données.

Le responsable du traitement est tenu d’informer les usagers que leurs données seront traitées

et archivées, ainsi que les modalités afférentes. Dans le cadre du GNAU, la MEL proposera

un cadre à l’ensemble des services instructeurs.

Le responsable du traitement répond aux demandes d'exercice des droits au regard de leurs données à caractère personnel qu'éventuellement elle reçoit des pétitionnaires et usagers.

Les responsables de traitement sont les suivants :

- Dans le cadre de l’instruction (GNAU/Oxalis, autorisations d’urbanisme et

autorisations relatives à l’affichage extérieur), le responsable du traitement est le

service instructeur.

- Dans le cadre de la gestion des obligations liées à la consultation du public, le

responsable du traitement est l’autorité organisatrice.

Le traitement de ces données repose sur la philosophie de la mutualisation, ainsi que sur la

collaboration et le travail en pleine confiance entre les communes et la MEL.

Article 10.2 — Définition de l'information confidentielle

Sont considérées comme informations confidentielles toutes informations et toutes données obtenues à l’occasion de l'instruction des autorisations d’urbanisme et de l’affichage extérieur.

L'information confidentielle regroupe donc les informations à caractère personnel soumises au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), mais également des données sans caractère personnel dans le cadre de l’instruction des dossiers (GNAU/Oxalis, SIM ADS et SIM RLPi).

La MEL devant garantir la sécurité des données, lorsque celles-ci sont hébergées au sein de son infrastructure SI, ses partenaires (dont les communes) doivent documenter le respect des

obligations de sécurité et de confidentialité.

Article 10.3 —- Hébergement des données

Les données liées à l’instruction sont hébergées dans l’entrepôt métropolitain, alimenté conjointement par les services communaux et par les services de la MEL concernés. Les données appartiennent à la MEL et à la Commune du fait de leurs compétences et de leurs

26

COMMUNE DE XXXX CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELbesoins respectifs. Elles sont également exploitées dans les limites de ces compétences et besoins.

A ce titre, la MEL et la Commune s’engagent à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir que, par défaut, seules les données à caractère personnel qui sont nécessaires au regard de chaque besoin du traitement sont traitées, à prendre toutes précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès, à respecter les finalités des données traitées en ne les utilisant pas à d'autres fins que celles pour lesquelles elles sont déclarées.

Les données étant hébergées par la MEL, elle prend en charge le respect de la durée de conservation puis la transmission à des fins d’archivage.

Concernant le registre numérique, les données sont hébergées chez un prestataire, alimenté par les services de la MEL concernés. Les données appartiennent à la commune dans le cadre de l’accomplissement des procédures de participation. Elles sont également exploitées dans les limites de ses compétences et besoins. Les données étant hébergées par la MEL, elle prend en charge le respect de la durée de conservation puis la transmission à des fins d’archivage.

Article 10.4 — Obligations des participants au traitement

Chaque partenaire s’engage à respecter les mesures techniques et organisationnelles suivantes concernant lesdites informations confidentielles :

a. Contrôle d’accès aux locaux et aux installations où les données sont traitées

L’accès physique non autorisé aux locaux est strictement interdit.

Des mesures de sécurité conformes à l’état de l’art permettant de contrôler l’accès aux locaux et aux installations doivent être mises en place par les partenaires en charge de l’instruction des autorisations d’urbanisme, quelques soient les modalités d’instruction : dématérialisés ou physiques. La MEL peut conseiller si nécessaire (respect des principes du guide d’hygiène informatique de l’ANSST).

b. Contrôle d’accès aux systèmes

L’accès aux systèmes informatiques est strictement contrôlé.

Les mesures techniques (sécurité des identifiants/mots de passe) et d’identification et d’authentification de l’utilisateur sont mises en place par la MEL. Aucun utilisateur générique ou compte utilisant une adresse mail « grand public » ne sera autorisé (pour la mairie, usage d’adresses mails officielles).

En cas de changement au sein des équipes en charge de l’instruction des dossiers, chaque partenaire doit impérativement et immédiatement prévenir la commune concernée et la Métropole Européenne de Lille. Un recueil doit être tenu à jour par chaque partenaire concernant les personnes ayant accès aux données (dates et identités précises).

c. Contrôle d’accès aux données

27

COMMUNE DE XXXX CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME

MELLes activités des systèmes informatiques non couvertes par les droits d’accès attribués ne sont pas autorisées. Chaque partenaire est tenu de signifier à la commune et à la MEL tout problème à ce sujet, et de mettre fin à ce dysfonctionnement immédiatement si cela est de son

ressort.

La MEL est responsable de la délivrance et des disponibilités des droits d’accès donnés aux partenaires identifiés (profils et identités).

Pour information, les mesures suivantes ont été mises en place pour répondre aux exigences du mécanisme d'autorisation et des droits d’accès d’une part, du contrôle et de l’enregistrement des accès d’autres part :

- Droits d’accès différenciés (profils, rôles, transactions et objets)

- _ Rapports de connexion et droits d’accès

- Procédure de création, de modification et de suppression des utilisateurs - _ Unicité du couple compte/identifiant d’utilisateur

d. Contrôle de violation et de confidentialité des données

Les mesures de sécurité sont mises en œuvre et contrôlées afin d'empêcher toute violation des données à caractère personnel (article 4 du RGDP - violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d'une autre manière, ou l'accès non autorisé à de telles données) ou des données confidentielles relative à l'instruction des autorisations d’urbanisme et d’affichage extérieur et registre numérique.

Tout incident ou accès illégitime suspecté ou avéré fait l’objet d’une obligation de prévenir, dans les plus brefs délais, la commune concernée et la MEL aux adresses suivantes :

Pour la MEL :

- L'assistance technique : 2424-oxalis(@lillemetropole.fr

- Le Responsable de la sécurité des systèmes d’information (RSSI) rssi(@lillemetropole.fr

- Le délégué à la protection des données : protectdonneesperso(@lillemetropole.fr

Pour la commune :

- Le Maire ou le responsable du traitement

Les mesures de communication et stockage des données sur les supports de données doivent être identifiées et contrôlées par les différentes parties prenantes.

e. Contrôle de disponibilité

Concernant les données hébergées à la MEL, les mesures physiques et logiques visant à assurer la sécurité des données ont été mises en place par la MEL, dont : - Procédures de sauvegarde des systèmes informatiques

- Vérification continue de l’intégrité du système informatique

- Sauvegardes

- Plan de reprise d’urgence (Mise en place d’un Plan de reprise d’activité, PRA). Concernant les données liées au registre numérique, le prestataire de la MEL a également mis en œuvre les mesures de sécurité nécessaires.

28

COMMUNE DE XXXX - CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELArticle 10.5 — Sous-traitance et hébergement externalisé

Aucun hébergement externalisé (cloud) des informations confidentielles n’est autorisé

pour les données recueillies dans le cadre de l’instruction.

Le traitement des données sous-traitées est effectué conformément aux instructions du responsable du traitement (et ne peux pas, à son tour, sous-traiter le traitement des données).

Dans le cas d’une sous-traitance du traitement (instructions des autorisations), le prestataire doit présenter les garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des de mesures techniques et organisationnelles appropriées et signer la convention tripartite (avec la MEL et la commune concernée) encadrant sa mission.

Dans le cas du recours à un prestataire pour l’instruction :

Celui-ci a accès aux données nécessaires à sa mission le temps de son contrat avec la commune. Cet accès cesse de s’appliquer dès la cessation des relations contractuelles.

Celui-ci ne doit conserver aucune donnée obtenue ou rédigée dans le cadre de sa mission à l’issue de celle-ci. A l’issue de la suppression des informations confidentielles, le prestataire confirmera cette suppression par écrit à la commune concernée et à la MEL.

Les formations nécessaires et l’accompagnement dédiés à la mission du prestataire sont réalisés par le responsable du traitement.

Article 10.6 — Divers

Le responsable du traitement se réserve le droit de mener des audits de sécurité et aux règles de protection des données à caractère personnel, soit elle-même, soit par un prestataire autorisée par elle.

Fait, le

de Lille

Le Président de la Le maire de xxxxx

Métropole Européenne

COMMUNE DE XXXX

MEL

29

CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISMEANNEXES

Liste des différents contacts MEL

Règles d'accès au SI de la MEL (responsabilité et engagement de service OXALIS))

charte relative au scan des pièces (OXALIS SIM ADS)

fiche d’impact du service commun SIM ADS conformément à l’article. L5211-4-2 du CGCT

e fiche d'impact du service commun SIM RLP conformément à l’article. L5211-4-2 du CGCT

30

COMMUNE DE XXXX — CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELANNEXE LISTE DES CONTACTS MEL

POUR CE QUI CONCERNE LE PROGICIEL GEOXALIS ET LE GNAU :

Pour tout problème lié à l’ADS envoyer un mail à OxalisADS(@lillemetropole.fr Pour tout problème informatique envoyer un mail à 2424-oxalis(@lillemetropole.fr ou au 03.20.21.24.24

POUR CE QUI CONCERNE LE SIM ADS :

Les demandes doivent être adressées à l’adresse suivante : instruction ADS(@lillemetropole.fr

POUR CE QUI CONCERNE LE SIM RE Pi :

Les demandes doivent être adressées à l’adresse suivante : instructionRLP(a@lillemetropole.fr

POUR _CE_ QUI __CONCERNE LE __REGISTRE _DEMATERIALISE _ DES PROCEDURES DE PARTICIPATION DU PUBLIC :

Les demandes doivent être adressées à l'adresse suivante: enquete-publique- mel@lillemetropole.fr

POUR CE QUI CONCERNE LA PROTECTION DES DONNEES ET REGLES DE SECURITE INFORMATIQUES A RESPECTER :

Pour contacter l’assistance technique : 2424-oxalis(@lillemetropole.fr

Pour contacter le Responsable de la sécurité des systèmes d’information (RSSI) : rssi@lillemetropole.fr

Pour contacter le délégué à la protection des données : protectdonneesperso(@lillemetropole.fr

31

COMMUNE DE XXXX CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELANNEXE REGLES D'ACCES AU SI DE LA MEL (RESPONSABILITE ET ENGAGEMENT DE SERVICE)

Responsabilité, Assistance et engagement de service

Responsabilité

Métropole Européenne de Lille

Dans le cadre de la présente convention, la MEL :

e S’engage à mettre à disposition des solutions logicielles,

e S’engage à maintenir techniquement, technologiquement et règlementairement les

infrastructures et les solutions logicielles,

e Assure la sécurisation des accès,

e Fournit, communique et maintient à jour les prérequis techniques à l’usage des

solutions logicielles,

e Fournit, communique et maintient à jour les règles d’accès à son système

d’information,

e _N'intervient pas sur les systèmes d’information des communes.

Commune

Dans le cadre de la présente convention, la commune :

e S’assure du respect et de l’application des règles d’usages et d’accès aux solutions

logicielles par ses services et/ou ses prestataires,

e S’assure de la mise en œuvre des prérequis techniques à l’usage des solutions

logicielles,

e Reste responsable et autonome pour toutes les interventions sur son système

d’information (ordinateurs, serveurs, réseau).

Assistances

Assistance fonctionnelle

La MEL propose une assistance à l’usage des solutions logicielles incluses dans la présente

convention.

- Pour GeOxalis : instruction ADS(@lillemetropole.fr

Assistance technique

La MEL a mis en place une solution d’assistance technique pour les accès à son système

d’information et pour les anomalies sur les solutions logicielles.

Cette assistance est disponible du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00 au 03.20.21.24.24

- Pour GeOxalis, l’assistance technique est également disponible à l’adresse 2424-

oxalis(@lillemetropole.fr

Engagement de service

La MEL s’engage à tout mettre en œuvre afin d’assurer la continuité de service sur les

solutions logicielles et sur les accès à son système d’information.

32

COMMUNE DE XXXX CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELLa MEL s'engage à prévenir les utilisateurs des solutions logicielles lorsqu'un

dysfonctionnement majeur ou bloquant sera détecté ou lorsque des interventions techniques

ayant un impact sur la disponibilité des services auront lieu.

33

COMMUNE DE XXXX - CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME

MELANNEXE CHARTE RELATIVE AU SCAN DES PIECES 7]

CATEGORIE INTITULE COMMENTAIRES Avis de service

(catégorie visible ?)

Edition archivée | délai / bordereau / | courriers éditée par le logiciel NON

(par défaut) irrecevable /avis et | non signé

récépissé dépôt /,,,

DOSSIER cerfa / plans /,, OUI

Pièce plans coupe / facades /,,,

complémentaire du

xX/xx/xxXX

CONSULTATION | enedis / noréade/ | particularité / 2ème consultation | NON

AVIS enedis /MEL/,, favorable / défavorable OUI

Pétitionnaire

(accord enedis)

NOTIFICATION incomplet / 2ème incomplet / Pb NON

complétude / délai | réglementaire

avis service

défavorable /

extension enedis

AR / Word

DECISION arrêté / prorogation | décision ou courrier signé par le | OUI

/retrait / Maire

irrecevable

AR

rejet tacite /

annulation

CHANTIER DOC / DAACT OUI

incomplet DAACT attestation réglementation

thermique /,,,

attestation favorable / défavorable

| conformité

COMMUNE DE XXXX -

MEL

CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME

34RECOURS recours du

pétitionnaire ou

d'un tiers

réponse SIM

procédure

contradictoire

date butoir au xx/xx/xxxx

NON

MAIL destinataire du mail

ou celle qui envoie

le mail

résumé en quoi consiste le mail NON

FICHE GEOXALIS Demande évolution

future Operis pour

intégration

automatique

Remontée règlement sur l'unité

foncière (avec ou sans

cartographie)

OUI

AUTRE Pièce annulée plans coupe / facades /,,,

Avis Maire favorable / défavorable / …

Autre (à définir)

NON

25MO

Attention: Toute pièce à intégrer dans Oxalis doit avoir pour taille maximale

COMMUNE DE XXXX -

MEL

CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME

35ANNEXE FICHE D'IMPACT DU SERVICE COMMUN SIM ADS CONFORMEMENT A L'ARTICLE. L5211-4-2 DU CGCT

> Rappel du contexte :

La loi ALUR du 24 mars 2014 a confirmé la fin de la mise à disposition gratuite des services de l’Etat pour l'instruction des autorisations d’urbanisme à compter du 1er juillet 2015. Sur le territoire de la métropole, 58 communes étaient concernées.

La Métropole, dans ce contexte, a créé le ler juillet 2015 un service instructeur afin de prendre en charge l'instruction des demandes d’autorisations d’urbanisme pour les communes intéressées.

Dans le cadre du nouveau schéma de mutualisation 2022-2026, la Métropole Européenne de Lille souhaite recourir à la forme du service commun avec ses communes membres qui ne disposent pas des moyens humains pour répondre à leurs obligations en matière d’instruction des autorisations d’urbanisme (Article L. 5211-4-2 du Code Général des Collectivités Territoriales).

L’alinéa 2 de l’article L. 5211-4-2 du Code Général des Collectivités Territoriales dispose que

« Les effets de ces mises en commun sont réglés par convention après établissement d'une fiche d'impact décrivant notamment les effets sur l'organisation et les conditions de travail, la rémunération et les droits acquis pour les agents. La fiche d'impact est annexée à la convention. Les accords conclus sont annexés à la convention. La convention et ses annexes sont soumises à l'avis du ou des comités techniques compétents. ».

> Domaine d’intervention du service commun « Service Instructeur Métropolitain —

Autorisation Droit des Sols)

Le SIM ADS intervient sur l’ensemble de la procédure d’instruction des autorisations et actes d’urbanisme, à compter du dépôt de la demande auprès de la commune jusqu’à la signature et la notification par le maire de sa décision. Son intervention porte également sur l’accompagnement de la commune dans l’exercice de son pouvoir de police dans ce domaine.

> Effectifs du Service Instructeur Métropolitain — Autorisation Droit Des Sols (SIM-

ADS) en charge de la compétence instruction des autorisations droit des sols au sein

de la Métropole Européenne de Lille

Le Service Instructeur Métropolitain — Autorisation Droit Des Sols (SIM- ADS) est actuellement composé de 10 agents soit 4.8 équivalent temps plein pour 21 communes adhérentes.

L'offre de service commun s’adressant aux communes ne disposant pas des moyens humains pour répondre à leurs obligations en matière d’instruction des autorisations d’urbanisme , aucun agent communal n’est transféré de plein droit ou mis à disposition au service commun de la Métropole Européenne de Lille.

36

COMMUNE DE XXXX CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELLe renouvellement du conventionnement avec les communes pour le service commun SIM ADS peut avoir deux types d’impact pour le service actuel:

- Du fait de l’arrivée de nouvelles communes au-delà des 21 communes déjà adhérentes - De l’élargissement du domaine d’intervention du SIM ADS à l’accompagnement du maire dans l’exercice des mesures de police.

Aussi, pour tenir compte de l’impact de la mise en place de ce service commun, il est prévu :

- Pour le volet instruction, le recrutement d’ 1 ETP catégorie B pour 5 -__ Pour le volet police, le recrutement d’1 ETP catégorie B pour 20 communes

> Budget prévisionnel du Service Instructeur Métropolitain — Autorisation Droit Des

Sols (SIM- ADS) en charge de la compétence instruction des autorisation droits des

sols au sein de la Métropole Européenne de Lille

Fonctionnement dont le coût de la masse salariale :

Recensement annuel moyen par catégorie :

Agents catégorie À = 0,7 ETP

Agents catégorie B= 4 ETP

Agents catégorie C= 0,3 ETP

Environs 370 000 euros (selon la méthode du coût moyen complet par catégorie)

37

COMMUNE DE XXXX CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELANNEXE FICHE D’'IMPACT DU SERVICE COMMUN SIM RLPi CONFORMEMENT A L'ARTICLE. L5211-4-2 DU CGCT

> Rappel du contexte :

L’article 36 de la loi portant engagement national pour l’environnement (ENE) du 12 juillet 2010 ou dite « Grenelle II » a désigné l’établissement public de coopération intercommunal comme compétent pour établir un Règlement Local de Publicité intercommunal (RLPi).

Lors du mandat précèdent, la Métropole Européenne de Lille s’est dotée pour la première fois d’un RLPi. Ce document permet d’adapter au contexte métropolitain les règles nationales du code de l’environnement sur l’affichage extérieur (Publicités, Préenseignes et Enseignes). Le RLPi est entré en vigueur le 18 juin 2020.

Comme lors de l’élaboration de ce document, la MEL souhaite poursuivre l’accompagnement des communes dans la mise en œuvre de cette compétence.

Dans le cadre du nouveau schéma de mutualisation 2022-2026, la Métropole Européenne de Lille souhaite recourir à la forme du service commun avec ses communes membres qui ne disposent pas des moyens humains pour répondre à leurs obligations en matière d’instruction des autorisations en matière d’affichage extérieur et de police en la matière (Article L. 5211- 4-2 du Code Général des Collectivités Territoriales).

L’alinéa 2 de l’article L. 5211-4-2 du Code Général des Collectivités Territoriales dispose que

« Les effets de ces mises en commun sont réglés par convention après établissement d'une fiche d'impact décrivant notamment les effets sur l'organisation et les conditions de travail, la rémunération et les droits acquis pour les agents. La fiche d'impact est annexée à la convention. Les accords conclus sont annexés à la convention. La convention et ses annexes sont soumises à l'avis du ou des comités techniques compétents. ».

> Domaine d'intervention du service commun « Service Instructeur Métropolitain —

autorisations du droit de l’affichage extérieur » (SIM-RLPi)

Le Service Instructeur Métropolitain— autorisations du droit de l’affichage extérieur» (SIM- RLPi) sera amené à prendre en charge l’instruction des autorisations préalables en matière d'affichage extérieur. Cela inclut également le renseignement du public sur les questions règlementaires relatives à l'affichage extérieur et l'accompagnement juridique des communes dans la mise en œuvre de ses pouvoirs de police à l'encontre des dispositifs irrégulièrement installés.

> Effectifs du Service Instructeur Métropolitain — autorisations du droit de l’affichage

extérieur (SIM- RLPi) en charge de la compétence instruction des autorisations en

matière du _ droit de l’affichage extérieur au sein de la Métropole Européenne de

Lille

38

COMMUNE DE XXXX - CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MELL’offre de service commun s’adressant aux communes ne disposant pas des moyens humains pour répondre à leurs obligations en matière d'instruction des autorisations d’urbanisme , aucun agent communal n’est transféré de plein droit ou mis à disposition au service commun de la Métropole Européenne de Lille.

Pour tenir compte de l’impact pour la MEL de la mise en place de ce nouveau service commun, il est prévu :

- Pour le volet instruction, le recrutement d’ 1 ETP catégorie B pour 20 communes

adhérentes

- Pour le volet police, le recrutement d’1 ETP catégorie B pour 20 communes

adhérentes

> Budget prévisionnel du Service Instructeur Métropolitain — Autorisation Droit Des

Sols (SIM- RLPi)_ en charge de la compétence instruction des autorisation droits de

l’affichage extérieur _au sein de la Métropole Européenne de Lille

Fonctionnement dont le coût de la masse salariale : nouvelle compétence en cours de calcul

39

COMMUNE DE XXXX - CONVENTION DE MUTUALISATION EN MATIERE D'URBANISME MEL