Déliberation - 2023 35 convention dadhesion au service commun dautorisation du droit des sols

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Déliberation - 2023 35 convention dadhesion au service commun dautorisation du droit des sols Document publié le Vendredi 30 juin 2023 par la commune d'Aulnat. Lien du pdf (Déliberation - 2023 35 convention dadhesion au service commun dautorisation du droit des sols)Thèmes du document : Justice et droit, Consommateurs, Données personnelles, Convention d'adhésion de la commune d’Aulnat

au service commun d'instruction des Autorisations du Droit des Sols

Entre :

La Métropole, Clermont Auvergne Métropole, sise 64-66, avenue de l'Union Soviétique à Clermont-Ferrand, représentée par son

Président, Monsieur Olivier BIANCHI, dûment habilité par délibération du Conseil métropolitain en date du 30 juin 2023 ,

Ci-après dénommée « Clermont Auvergne Métropole » d'une part,

Et :

La commune d’Aulnat,

Représentée par son Maire en exercice Madame Christine MANDON, habilité à l'effet des présentes par une délibération du Conseil Municipal en date du 25 mai 2020,

Désignée ci-après, par le terme « la commune»

d’autre part,

Ci-après dénommées collectivement « les Parties »

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales, notamment son article L5211-4-2 concernant les services communs non liés à une compétence transférée

Vu le code de l'urbanisme, notamment les articles

- L422-1 définissant le Maire comme l'autorité compétente pour la délivrance des actes, et autorisations relatifs à l’occupation des sols

- R423-15 autorisant la commune à confier par convention l'instruction de tout ou partie des dossiers à un Établissement Public de Coopération Intercommunale,

- L. 423-3 et R.474-1 précisant les modalités d'échanges électroniques entre service instructeur, pétitionnaire et autorité de délivrance

- Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le RGPD Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel

Vu l'avis du comité technique de la Métropole en date du 8 décembre 2017, Vu l'avis de la Commission Administrative Paritaire en date du 1er février 2018.2/9

Article 1 – Objet de la convention

Conformément à l'article R 423 - 15 du Code de l’urbanisme, le Maire de la commune a décidé de confier l'instruction de tout ou partie des autorisations et actes relatifs à l'occupation des sols au service commun d'instruction de Clermont Auvergne Métropole.

La présente convention a pour objet de définir d'une part les modalités de la mise à disposition du service commun d'instruction des Autorisations du Droit des Sols (ADS) auprès de la commune et d'autre part les modalités de travail en commun entre le Maire, autorité compétente, et le service commun d'instruction.

La convention prévoit également les obligations que la commune et Clermont Auvergne Métropole s’imposent mutuellement.

Article 2 – Champ d’application

La présente convention s’applique à toutes les demandes et déclarations déposées, à compter du 1er juillet 2023, durant sa période de validité sur le territoire de la commune et relevant de sa compétence, hormis celles visées au point b ci-dessous. Elle porte sur l’ensemble de la procédure d’instruction des autorisations et actes dont il s'agit, à compter du dépôt de la demande auprès de la commune jusqu'à la notification par le Maire de sa décision.

Le service commun peut apporter un appui en terme de conseil auprès des communes en cas de besoin, sur des points réglementaires permettant de renseigner les pétitionnaires : dans ce cas, il revient à la commune de saisir le service commun mais la réponse au pétitionnaire reviendra à la commune, en tant qu’interlocuteur premier.

a) Autorisations et actes dont le service commun des ADS assure l’instruction :

Le service commun des ADS instruit les autorisations et actes, cités ci-après, relatifs à l’occupation du sol déposés sur le territoire communal et relevant de la compétence communale :

 certificat d’urbanisme « opérationnel » au titre de l'article L.410-1 b du Code de l'urbanisme ,  déclaration préalable autres que celles mentionnées au b) ci-après,

 l'ensemble des déclarations préalables en ce qui concerne la Ville de Clermont-Ferrand, de Cébazat et Le Cendre  permis de construire,

 permis de démolir autres que ceux mentionnées au b) ci-après,

 l'ensemble des permis de démolir en ce qui concerne la Ville de Clermont-Ferrand,  permis d’aménager,

 demandes de modification, de prorogation et de transfert de toutes les décisions évoquées ci-dessus.

Compte-tenu des coûts de fonctionnement du service commun d’instruction, calculés au regard des volumes d’autorisations et actes estimés par Commune, chaque Commune s’engage à transmettre au Service Commun ADS toutes les demandes d’autorisations et actes relevant de sa compétence tel que listées ci-dessus.3/9

b) Autorisations et actes instruits par la commune :

Sont instruits par les services de la commune, les actes relatifs à l’occupation du sol cités ci-après :

 certificat d'urbanisme au titre de l'article L410-1a du Code de l'urbanisme,  déclaration préalable pour modification de l'aspect extérieur d'un bâtiment existant ou ravalements de façades (R.421- 17 a du code de l'urbanisme) et hors périmètre Architecte des Bâtiments de France (ABF),  déclaration préalable pour les clôtures (R.421-12 d du Code de l'urbanisme) hors périmètre ABF,  permis de démolir institué au titre de l'article R421-28 e du Code de l'urbanisme.

Article 3 – Responsabilités de la commune (Définition opérationnelle des missions du maire) et de Clermont Auvergne Métropole (Missions du service commun d'instruction)

Le présent article a pour objet de rappeler les principes qui gouvernent les relations entre la Commune et le Service Commun d’Instruction, afin de mener à bien l’instruction des différents actes ou décisions objet de la présente convention.

Le détail de la procédure est développé à l’annexe 3, qui fait corps avec la présente convention.

Chacune des deux Parties s’engage à respecter précisément les modalités et délais mentionnés en annexe 3 afin de garantir une instruction dans le respect des délais réglementaires.

La Commune et le Service Commun d’Instruction s’engagent à communiquer tout élément à l’autre partie ou difficulté ayant, même de manière indirecte, une incidence sur l’instruction ou le sens de la décision à intervenir.

Le service commun d'instruction de Clermont Auvergne Métropole a été créé par délibération en date du 27 février 2015, sur la base de l'article L.5211-4-2 du Code Général des Collectivités Territoriales. Sa composition et son organisation sont détaillées dans la fiche d'impact jointe en annexe 2. Toute évolution du service relèvera de la compétence du Conseil métropolitain.

Le service commun s'engage à mobiliser les moyens humains et matériels nécessaires à l'exercice de ses missions et à informer sans délai les communes des difficultés pouvant entraîner des décisions tacites.

Article 4 - Modalités d'échanges entre Clermont Auvergne Métropole et la commune

Dans le souci de favoriser une réponse rapide au pétitionnaire, les transmissions et échanges par voie dématérialisée seront

privilégiés entre la commune et Clermont Auvergne Métropole. En ce qui concerne la proposition de décision accompagnée des

avis des services consultés , elle sera mise à disposition de la commune dans le logiciel Droits de Cités (DDC) : le service

instructeur en informera alors la commune par mail.

Après retour du contrôle de légalité, une copie des arrêtés signés par le Maire et leurs annexes ainsi que les copies de

Recommandés avec Accusé de Réception le cas échéant seront rattachées dans DDC par la commune qui en informera alors le

service instructeur par mail .4/9

Pour atteindre cet objectif la commune et le service commun des ADS s’engagent réciproquement à ouvrir leur messagerie

électronique et le logiciel Droits de Cités tous les jours ouvrables et à prendre les dispositions nécessaires pour assurer ce service

en période de congés.

Adresse courriel à utiliser par la Commune : poleads@clermontmetropole.eu.

Article 5– Délégation de signatures

Pour l'application de la présente convention, le Maire délègue sa signature dans le cadre de l'article L423-1, alinéa 7 du code de l'urbanisme, aux agents du service instructeur de Clermont Auvergne Métropole (ou chef du service et son adjoint). En application des dispositions de l'article R423-15 du code de l'urbanisme, la délégation de signature ne concerne exclusivement que les actes d'instruction simples dont notamment les courriers de consultations.

Article 6 – Recherche et constatation des infractions d’urbanisme

a) Cas général

En application de l’article 12 du Code de procédure pénale, la police judiciaire est exercée, sous la direction du procureur de la République, par les officiers, fonctionnaires et agents désignés selon les conditions définies par la loi.

En application de l’article L. 480-1 du Code de l’urbanisme, il appartient au Maire, en tant qu’autorité compétente pour la délivrance des autorisations d’urbanisme, de faire dresser procès-verbal des infractions en matière d’urbanisme dont il a connaissance.

Les missions de recherche et de constat d’infractions en matière d’urbanisme relèvent donc de la responsabilité du Maire, qui agit au nom de l’État, sous l’autorité du Procureur.

Elles concernent :

 La gestion des déclarations d’ouverture de chantier (DOC) ;

 La gestion des déclarations attestant l’achèvement et la conformité des travaux (DAACT) ;  La recherche et la constatation des infractions aux dispositions des titres I, II, III, IV et VI du livre IV du Code de l’urbanisme, en application des articles L. 481-1 et suivants du Code de l’urbanisme ;  La recherche et la constatation des infractions au règlement national d’urbanisme (RNU) et au plan local d’urbanisme (PLU), en application des articles L. 610-1 et suivants et R .610-1 du Code de l’urbanisme ;  L’exercice du droit de visite des lieux accueillant ou susceptibles d'accueillir des constructions, aménagements, installations et travaux soumis aux dispositions du Code de l’urbanisme, afin de vérifier que ces dispositions sont respectées, et du droit de communication de tous documents se rapportant à la réalisation de ces opérations, dans les conditions prévues par l’article L.461-1 du Code de l’urbanisme.

Les missions de recherche et constatation d’infractions traitées prioritairement par le service commun des ADS concernent le récolement obligatoire pour toutes les autorisations d'urbanisme entrant dans le périmètre des Monuments historiques, des zones inondables et les Établissements Recevant du Public. Le service commun des ADS se réserve le droit de décliner toute autre mission de recherche et constatation d’infractions en fonction de ses capacités à répondre aux besoins émis.

Tous les demandes, courriers, procès-verbaux d'infractions ou projets d'actes relatifs aux missions de recherche et constatation d’infractions feront l'objet d'échanges électroniques entre le service commun des ADS et la Commune selon les mêmes modalités que les autorisations d'urbanisme.5/9

b) Procédure de commissionnement

Les agents dûment assermentés du service commun pourront être commissionnés par le Maire, sous son autorité, aux fins de recherche et de constat d’éventuelles infractions aux dispositions des titres I, II, III, IV et VI du livre IV du Code de l’urbanisme et aux dispositions du RNU ou du PLU, sur le territoire communal.

Le commissionnement sera alors établi par arrêté du Maire remis à l’intéressé avec l’information de la Métropole. Cet arrêté devra indiquer notamment l’identité de l’agent, les missions qui lui sont ainsi confiées, et les conditions de l’assermentation. Les missions qui pourront être confiées à l’agent lors du commissionnement sont :  La recherche et la constatation des infractions aux dispositions des titres I, II, III, IV et VI du livre IV du Code de l’urbanisme ;

 La recherche et la constatation des infractions au règlement national d’urbanisme (RNU) et au plan local d’urbanisme (PLU) ;

 L’exercice des droits de visite et de communication.

Afin que l’agent commissionné puisse effectuer ces missions, son assermentation devant le Tribunal judiciaire dans le ressort duquel il est domicilié est nécessaire, en application de l’article R.610-1 du Code de l’urbanisme. La mention de la prestation de serment devra être apposée sur cette commission par le greffier du Tribunal judiciaire, en application de l’article R.610-3 du Code de l’urbanisme.

L’agent commissionné et assermenté devra être porteur de son commissionnement au cours de l’accomplissement de sa mission. Il respectera l’obligation de secret qui s’impose dans l’exercice de ces missions de police judiciaire, y compris vis-à-vis de la Métropole. L’agent aura toujours la possibilité de recourir aux services des forces de police ou de gendarmerie, si nécessaire, pour l’accompagner dans l’exercice de ses missions.

Article 7 - Classement - archivage - statistiques - taxes

Les dossiers originaux se rapportant aux autorisations et actes relatifs à l'occupation du sol sont classés et archivés par la commune.

En tant que de besoin Clermont Auvergne Métropole pourra solliciter la commune pour avoir communication d’un dossier.

Le service commun des ADS assure la fourniture des renseignements d’ordre statistique demandés à la commune en application de l’article R.431-341 du code de l'urbanisme, pour les actes dont l’instruction lui a été confiée.

Ces informations statistiques sont réalisées à partir des données produites dans les demandes et renseignées dans DDC Le service d'instruction transmet à la Direction départementale des territoires (DDT) les éléments permettant la perception des taxes d'urbanisme en vigueur pour les dossiers pour lesquels la DDT assure encore à ce jour le calcul des taxes (transfert de la fiscalité à la DGFIP pour les dossiers déposés à compter du 1/09/2022) Progressivement, les données nécessaires au calcul de la taxe d’aménagement ne feront plus l’objet de transmission de dossiers par le service commun mais les données seront récupérées, à travers le flux SITADEL, directement par la DGFIP

Concernant la mise en œuvre de la dématérialisation, les conditions générales d’utilisation (CGU) de la téléprocédure vont régir l’ensemble des règles d’utilisation de cette téléprocédure : modalités, droits et limites d’utilisation. Ces conditions générales d’utilisation permettent de communiquer, de façon transparente, sur les informations personnelles6/9

utilisées afin de garantir aux utilisateurs la protection de leurs données personnelles et donc de leur vie privée. Les CGU doivent faire l’objet d’une validation par les communes.

Article 8 - Recours gracieux (contentieux administratifs et infractions pénales)

Le service instructeur de Clermont Auvergne Métropole peut assurer la rédaction de l'argumentaire relatif à l'instruction des dossiers objets de pré-contentieux.

Le service instructeur communiquera toutes pièces et informations techniques nécessaires à la commune pour assurer sa défense en cas de recours.

Toutefois, Clermont Auvergne Métropole n’est pas tenue à ce concours lorsque la décision contestée est différente de la proposition faite par elle en tant que service instructeur.

En cas de recours contentieux le Maire devra rechercher l’assistance et les conseils juridiques prévus dans le cadre de sa police d’assurance.

Les dispositions du présent article ne sont valables que pendant la période de validité de la présente convention.

Article 9 – Responsabilités et assurances

a) Responsabilités

 L’entière responsabilité relative aux décisions prises suite à l’intervention du service commun des ADS, vis-à-vis des

demandeurs ou des tiers est assumée par la Commune.

 La responsabilité de Clermont Auvergne Métropole ne peut être engagée par la commune que dans le cas où la

Métropole n’aurait pas respecté les obligations qui lui incombe au titre de la présente convention.

 La commune et son assureur s’engagent à ne pas appeler en garantie Clermont Auvergne Métropole et à ne pas engager

d’action récursoire pour tout litige sauf en cas d’inexécution par la Métropole des obligations prévues par la présente

convention. En tout état de cause la responsabilité de Clermont Auvergne Métropole ne pourra être recherchée lorsque

la décision proposée par le service instructeur ne sera pas en tout ou partie suivie par le Maire tel que précisé à l’annexe

3.

b) Assurances

La commune devra être assurée en responsabilité au titre de sa compétence en matière d’instruction et de délivrance des actes

et autorisations d’occupation des sols.

Il lui appartient de vérifier si elle dispose déjà d’une police d’assurance spécifique en la matière ou, à défaut, d’en souscrire

une. Les agents du service commun d'instruction seront assurés par Clermont Auvergne Métropole à l’exception de l’assurance

de responsabilité découlant de l’exercice de leurs missions spécifiques exercées pour la commune, comme stipulé au paragraphe

précédent.7/9

Article 10 – Gestion des données à caractère personnel

La commune est responsable des traitements mis en œuvre par Clermont Auvergne Métropole dans le cadre de la présente

convention (cf articles 24 et 25 du RGPD) .

Clermont Auvergne Métropole est sous-traitant de la commune (cf article 28 du RGPD) .

Les responsabilités des parties concernant la protection des données à caractère personnel sont détaillées dans l‘annexe 4 «

Clauses RGPD de sous traitance » jointe à la présente convention.

Article 11 - Dispositions financières

La commune assume les charges de fonctionnement liées à ses obligations. En particulier, les frais d’affranchissement des courriers envoyés par le Maire aux pétitionnaires sont à la charge de la commune.

Clermont Auvergne Métropole imputera à la commune, un montant annuel prévisionnel établi sur le nombre prévisionnel d'actes instruits au cours de l'année précédente et enregistrés par le service instructeur multiplié par le coût de l'acte, selon la typologie précisé dans la fiche de coût jointe en annexe 1.

Le coût unitaire des actes a été calculé sur la base du coût réel du service pour l'année précédente de fonctionnement divisé par le nombre d'actes sur l'année relatifs aux communes concernées.

Le coût unitaire des actes pourra, la cas échéant , être révisé si des évolutions sensibles du coût du service étaient constatées, et ce en conformité avec l'article 14 de la présente convention.

Le montant prévisionnel à facturer pour le service mutualisé au profit de la commune sera imputé en déduction de l'Attribution de Compensation (AC). La déduction du montant prévisionnel de l'année n se fera en année n, par 12ème chaque mois, une régularisation du montant étant effectuée en année n+1 selon le niveau réel de service fourni à la commune. Ainsi, le montant définitif réglé par la commune sera déterminé selon le nombre réel d'actes instruits pour son compte par le service commun.

La facturation des missions liées au contrôle de conformité des autorisations d'urbanisme se fera à posteriori en année n+1 selon le niveau de service effectivement réalisé. L'imputation viendra en déduction de l'attribution de compensation.

En cas de défaillance constatée dans l’instruction de dossier, dès lors que la défaillance relèvera d’une problématique de sécurisation juridique de l’acte produit, pouvant conduire à remettre en question sa légalité, le coût de l’acte ne sera pas facturé à la commune.

Article 12 – Situation des agents des services communs

Conformément aux dispositions de l'article L5211-4-2 du Code Général des Collectivités Territoriales, une fiche d'impact est annexée à la présente convention (Annexe 2) précisant l'organisation, les conditions de travail et les droits acquis pour les agents. En fonction des missions réalisées, les agents du service commun sont placés sous l'autorité fonctionnelle du Président ou du Maire de la commune. Ces derniers contrôlent respectivement l'exécution des tâches pour ce qui les concerne.

Le Président de la Métropole exerce les prérogatives de l'autorité investie du pouvoir de nomination. Dans ce cadre, l'évaluation8/9

annuelle des agents exerçant leurs missions dans le service commun relèveront de la compétence du Président de la Communauté.

Les agents sont rémunérés par Clermont Auvergne Métropole et le pouvoir disciplinaire relève de son Président.

Le Président de la Métropole fixe les conditions de travail des personnels, autorise les congés, les temps partiels, les autorisations d'absence et tout congé de quelque nature que ce soit dans le respect des nécessités de services permettant d'assurer la permanence des missions.

En application de l'article L 5211-4-2 du Code Général des Collectivités Territoriales, le Président de la Métropole et le Maire peuvent donner, par arrêté, sous leur surveillance et responsabilité, délégation de signature au responsable du service commun.

Les droits et obligations des fonctionnaires prévus par le Code général de la fonction publique, notamment de discrétion professionnelle, s'appliquent aux agents du service commun pour l'ensemble des informations portées à leur connaissance dans l'exercice de leurs missions, qu'elles soient métropolitaines ou communales.

Article 13 – Entrée en vigueur , durée et dénonciation de la présente convention

La présente convention est conclue pour une durée de 3 ans. Elle entrera en vigueur le 1er juillet 2023 et son terme est prévu le 30 juin 2026.

La présente convention pourra être dénoncée par l’une ou l’autre des parties, par une délibération de son assemblée délibérante pour un motif lié à la bonne organisation des services des Collectivités, notifiée au cocontractant, par voie de lettre recommandée avec accusé réception. Cette dénonciation ne pourra avoir lieu que dans le respect du préavis d’un exercice budgétaire.

Article 14 – Modification

Toute modification de la convention devra faire l’objet d’un avenant écrit, conclu entre les parties à la convention et devra faire l’objet d’une délibération aux Conseils métropolitain et municipal.

Article 15 – Litiges et juridiction compétente

En cas de litiges intervenant dans le cadre de l’exécution de la présente convention les parties conviennent que préalablement à la saisine du Tribunal administratif de Clermont-Ferrand compétent, elles se rencontreront pour trouver une solution amiable au différend qui les oppose.

Sont annexés à la présente convention, et en font partie intégrante, les éléments suivants :  Annexe 1 : Fiche de coûts

 Annexe 2 : Fiche d’impact

 Annexe 3 : Rôles des communes et de Clermont Auvergne Métropole

 Annexe 4 : Clause RGPD de sous-traitance9/9

Fait à Clermont- Ferrand,

le

Fait à Aulnat,

Le 17/05/2023,

Olivier Bianchi

Président de Clermont Auvergne Métropole

Christine MANDON

Maire d’Aulnat