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unknown - Communauté de communes - Vallée de l'Hérault - 2222 Trail de Clamouse 29 mars 2020 1ere edition convention de partenariat
Document publié le Mercredi 1 janvier 2020
Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Vallée de l'Hérault - 2222 Trail de Clamouse 29 mars 2020 1ere edition convention de partenariat)
Thèmes du document : Environnement, Budget, Consommateurs,
Republique Francaise
Departement de l'Herault
COMMUNAUTE DE COMMUNES VALLEE DE L'HERAULT
DELIBERATION DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE - Reunion du: lundi 24 fevrier 2020
ORGANISATION DU TRA IL DE CLAMOUSE - 1 ERE EDITION - 29 MARS 2020
CONVENTION DE PARTENARIAT LIANT LE FOYER RURA L DE SAINT-JEAN-DE-FOS, LA
COMMUNE DE SAINT-JEAN-DE-FOS, LA GROTTE DE CLA MOUSE, L'OFFICE DE
TOURISME INTERCOMMUNAL « SAINT-GUILHEM-LE-DESERT-VALLEE DE L'HERA ULT »
ET LA COMMUNAUTE DE COMMUNES VALLEE DE L'HERA ULT.
Le Conseil communautaire de la Cornrnunaute de communes Vallee de l'Herault s'est reuni ce jour, lundi 24 fevrier 2020 a 18h00 a la Salle du Conseil Communautaire, sous la presldence de M. Louis VILLARET, President de la cornrnunaute de communes.
Etaient presents ou
representes :
Procurations :
Excuses:
Absents:
M. Philippe SALASC, M. Georges PIERRUGUES, M. Michel SAINTPIERRE, Madame Roxane MARC, Monsieur
Claude CARCELLER, Mme Marie-Agnes VAILHE-SIBERTIN-BLANC, M. Louis VILLARET, Mme Martine BONNET,
M. Jean-Pierre PECHIN, M. Jean-Pierre GABAUDAN, Madame Jocelyne KUZNIAK, Mme Agnes CONSTANT,
Monsieur Jean-Pierre BERTOLINI, M. Daniel JAUDON, Mme Maria MENDES CHARLIER, Monsieur [ose
MARTINEZ, Monsieur Yannick VERNIERES, Monsieur David CABLA T, Monsieur Marcel CHRISTOL, Monsieur
Henry MARTINEZ, Madame Beatrice FERNANDO, Madame Marie-Fran~oise NACHEZ, Monsieur Jean-Fran~ois
SOTO, Monsieur Olivier SERVEL, Madame Marie-Helene SANCHEZ, Madame lsabelle ALIAGA, Mme Josette
CUTANDA, Madame Veronique NEIL, Monsieur Jean-Luc DARMANIN, Monsieur Christian VILOING, Mme
Nicole MORERE, M. Bernard GOUZIN, M. Pascal DELIEUZE -M. Bernard CAUMEIL suppleant de M. Daniel
REQUIRAND
M. Rene GOMEZ a Madame Beatrice FERNANDO, Monsieur Jean-Claude CROS a Monsieur Claude CARCELLER,
Madame Amelie MATEO a Monsieur Jean-Fran~ois SOTO
Monsieur Jean-Andre AGOSTINI
M. Maurice DEJEAN, M. Gerard CABELLO, Mme Florence QUINONERO, Monsieur Stephane SIMON, Monsieur
Jean-Luc BESSODES, Monsieur Gregory BRO, M. Philippe MACHETEL, Madame Annie LEROY, Monsieur Rene
GARRO
Quorum: 24 Presents : 34 Votants : 3 7 Pour 37
Contre 0
1Abstent1on 0
Agissant conformement aux dispositions du Code general des collectivites territoriales et en particulier ses articles L 5214-1 et suivants et L 521 1-6 alinea 1.
Agissant conformement aux dispositions de son reglement interieur.
VU le Code general des collectivites territoriales, en particulier ses articles L.2311-7 et L.5211-36; VU l'arrete prefectoral n°20/9-l-/657 du 31 decembre 2019 ftxant les derniers statuts en vigueur de la Communaute de communes Vallee de l'Herault, et en particulier sa competence supplementaire en matiere de manifestations sportives et evenements en lien avec les activites de pleine nature, comprenant notamment le soutien ou co-organisation de manifestations sportives a caractere exceptionnel d'impact au minimum departemental ;
VU la deliberation n° 1960 du Conseil communautaire en date du 20 mai 2019 relative a l'adoption du schema de gestion et de developpement des activites de pleine nature pour la periode 2019-2024; VU le vote du Budget primitif (BP) par deliberation n°2 l 72 en date du 20janvier2019.
CONSIDERANT que la commune de Saint-Jean-de-Fos accueillera la premiere edition du « Trail de
Clamouse » dimanche 29 mars 2020,
CONSIDERANT que cette manifestation est organisee par le Foyer Rural de Saint Jean de Fos, en
partenariat avec la Commune de Saint-Jean-de-Fos, la grotte de Clamouse, l'Office de Tourisme
lntercommunal Saint-Guilhem-le-Desert - Vallee de l'Herault et la Communaute de communes Vallee
de l'Herault,
CONSIDERANT que deux parcours de trail de differents niveaux de difficulte seront proposes au
depart du site du Pont du Diable :
Le « Pic du Diable » : 35 kilometres. Parcours difficile traversant la grotte de Clamouse, le
plateau des Plos pour atteindre le sommet du Mont Saint Baudille (retour par la Font du Griffe, la combe Madame et le Castellas de Montpeyroux).
« Terre de legende » : 12km, parcours grand public traversant la grotte de Clamouse, puis le
plateau des Pl6s avant de regagner le village de Saint-Jean-de-Fos par la combe de Valloubiere.
CONSIDERANT qu'une partie des benefices de cette organisation seront reverses a l'association
« Ado d'Ailes », dont le siege est a Montpellier, qui a pour objet d'aider les adolescents atteints
d'anorexie et de troubles alimentaires, CONSIDERANT que le Foyer Rural de Saint-Jean-de-Fos, assocration d'education populaire,
permanente et de promotion sociale a pour objet de contribuer a l'animation et au developpernent
global du milieu rural,
CONSIDERANT que la Commune de Saint-Jean-de-Fos, commune touristique du Grand Site de
France des Gorges de l'Herault et porte d'entree des monts de Saint-Guilhem-le-Desert, a irnpulse
ce projet dans l'objectif de valoriser son patrimoine paysager exceptionnel et federer le mouvement sportif local en proposant une nouvelle manifestation sportive,
CONSIDERANT que la grotte de Clamouse, site classe, accueille 100 000 visiteurs par an,
CONSIDERANT que dans le cadre de son scherna de gestion et de developpernent des activites de
pleine nature, la Cornrnunaute de communes Vallee de l'Herault assure une valorisation et un
developpernent rnaitrise de ces activites, tant en rnatiere d'infrastructures qu'en termes d'animation
du territoire,
CONSIDERANT que l'Office de Tourisme lntercommunal Saint-Guilhem-le-Desert - Vallee de
l'Herault assure la promotion de la Vallee l'Herault et reuvre quotidiennement pour le
developpement et la qualification du tourisme sur cette destination,
CONSIDERANT que l'organisation du « Trail de Clamouse » repond a un objectif partage, a savoir la
mise en valeur du territoire, le developpement sportif, et la promotion du patrimoine et des produits
du terroir de la Vallee de l'Herault,
CONSIDERANT qu'afin de soutenir ce projet et d'encourager les principes d'organisation operes, la
presente convention a pour objet de definir les engagements de chaque partie dans ce projet,
Le Conseil communautaire de la Communaute de communes Vallee de l'Herault,
APRES EN AVOIR DELIBERE,
Le quorum etant atteint
DECIDE
a l'unanimite des suffrages exprimes,
- d'approuver les termes de la presente convention de partenariat ci-annexee liant le foyer rural de
Saint-Jean-de-Fos, la commune de Saint-Jean-de-Fos, la grotte de Clamouse, l'Office de Tourisme
lntercommunal « Saint-Guilhem-le-Desert - Vallee de l'Herault » et la Communaute de communes
Vallee de l'Herault, en vue de l'organisation du Trail de Clamouse le 29 mars 2020, - d'approuver en consequence la participation de la Communaute de communes Vallee de l'Herault, laquelle porte sur les points suivants :
*Participation aux comites d'organisation et a la programmation generale de la manifestation *Versement d'une subvention d'un montant de 1 000 euros, approuvee par deliberation du conseil communautaire lors du vote du budget en seance du 20 janvier 2020. *Accompagnement pour la conception technique et administrative de cette manifestation. *Verification de la compatibilite de cette manifestation avec les enjeux des sites Natura 2000 traverses par les parcours.
*Promotion des valeurs du Grand Site de France des Gorges de l'Herault aupres du comite d'organisation et des participants.
*Relai de communication pour promouvoir le Trail de Clamouse et le challenge des Terrasses du Larzac.
*Mise a disposition de moyens logistiques.
- d'autoriser Monsieur le President a signer ladite convention et ses eventuels avenants, - d'autoriser Monsieur le President a accomplir l'ensemble des formalites utiles a la bonne execution de cette convention.
Transmission au Representant de l'Etat
N° 2222 le 26/02/2020
Publication le 26/02/2020
Notification le
DELIBERATION CERTIFIEE EXECUTOIRE
Gignac, le 26/02/2020
ldentifiant de l'acte : 034-243400694-20200224-lmc 1 1 14494-DE- I - I
Le President de la communaute de communes
Signe: Louis VILLARET
Le President de la communaute de communes
Louis VILLARET Convention de partenariat pour l'organisation du « TRAIL DE
CLAMOUSE »
1er edltlon - dimanche 29 mars 2020
ENTRE:
Le Foyer Rural de Saint-Jean-de-Fos, dont le sieqe social est situe 37 chemin des Fontenilles, 34150 Saint Jean de Fos represente par Monsieur Georges DERBOVEN, agissant en qualite de Presidentte) Ci-apres desiqne par « l'organisateur »
ET:
La commune de Saint-Jean-de-Fos, situe HOTEL DE VILLE - 34150 Saint-Jean-de-Fos, represente par Monsieur Pascal DELIEUZE, agissant en qualite de Maire, ci-apres desiqne par « La commune », D'autre part
ET:
La grotte de Clamouse, situee Route de Saint-Guilhern-le-Desert, 34150 Saint-Jean-de-Fos, representee par Mr CASAGRANDE Sandro, agissant en qualite de directeur, ci-apres desiqne par « La grotte de Clamouse »,
D'autre part
ET:
La Communaute de Communes Vallee de l'Herault, situee 2 parc d'activites de Camalce, 34150 Gignac, representee par Monsieur Louis Villaret, agissant en qualite de President, ci-apres designees par « La Communaute de Communes Vallee de l'Herault »
D'autre part,
ET:
L'Office du Tourisme lntercommunal Saint-Guilhem-le-Desert/Vallee de l'Herault, situee 3 Parc d'Activites de Camalce, 34150 Gignac, represente par Monsieur Benoit Piquart, agissant en qualite de Directeur, ci-apres designe par « L'Office du Tourisme lntercommunal Saint-Guilhem-le-Desert/Vallee de l'Herault »
D'autre part,
Expose
Le site du Pont du Diable accueillera la premiere edition du Trail de Clamouse le dimanche 29 mars 2020.
Cette manifestation est organisee par le Foyer Rural de Saint-Jean-de-Fos, en partenariat avec la commune de Saint-Jean-de-Fos, la grotte de Clamouse, l'Office de Tourisme lntercommunal et la Communaute de communes Vallee de l'Herault.
Deux parcours de trail de differents niveaux de difficulte :
Le « Pic du Diable » : 35 kilometres. Parcours difficile traversant la grotte de Clamouse, le plateau des Plos pour atteindre le sommet du Mont Saint Baudille (retour par la Font du Griffe, la combe Madame et le Castellas de Montpeyroux).
« Terre de legende » : 12km, parcours grand public traversant la grotte de Clamouse, puis le plateau des Pl6s avant de regagner le village de Saint-Jean-de-Fos par la combe de Valloubiere.
1 Une partie des benefices de cette organisation seront reverses a l'association « Ado d'Ailes », dont le sieqe est a Montpellier, qui a pour objet d'aider les adolescents atteints d'anorexie et de troubles alimentaires.
Le Foyer Rural de Saint-Jean-de-Fos, association d'education populaire, permanente et de promotion sociale a pour objet de contribuer a l'animation et au developpernent global du milieu rural. L'association propose des activites sportives qui vont de la randonnee pedestre au yoga, en passant par le badminton, la danse, la gymnastique, le tennis et le theatre. Ces activites s'adressent a toutes les personnes adherentes aux associations des foyers ruraux (UFRA34) du departernent de l'Herault sans distinction d'aqe, de sexe, ou de religion.
La Commune de Saint-Jean-de-Fos, commune touristique du Grand Site de France des Gorges de l'Herault et porte d'entree des monts de Saint-Guilhem-le-Desert, a irnpulse ce projet dans l'objectif de valoriser son patrimoine paysager exceptionnel et federer le mouvement sportif local en proposant une nouvelle manifestation sportive.
La grotte de Clamouse, site classe, accueille 100 000 visiteurs par an.
La Communaute de communes Vallee de l'Herault met en reuvre le schema de gestion et de developpement des activites de pleine nature, afin d'assurer une valorisation et un developpement maitrise de ces activites. Ce schema s'est notamment traduit par la creation de plusieurs itineraires de randonnee pedestre sur le territoire de la Vallee de l'Herault.
En parallele de la gestion courante des equipements dedies aux sports de nature, la Communaute de communes Vallee de l'Herault soutient l'organisation d'evenements sportifs sur son territoire de competences afin de promouvoir la destination, et dynamiser le reseau local de pratiquants.
La Communaute de communes Vallee de l'Herault assure egalement l'animation et la coordination du Grand Site de France des Gorges de l'Herault, qui s'etend sur onze communes (Saint-Guilhem-le-Desert, Aniane, Puechabon, Montpeyroux, Saint-Jean-de-Fos, Argelliers, Causse de la Selle, Brissac, Saint- Martin-de-Londres, Notre-Dame-de-Londres et Saint-Bauzille-de-Putois) et trois intercommunalites (Communaute de communes Grand Pic Saint Loup et Communaute de communes Cevennes Gangeoises et Sumenoises).
L'Office de Tourisme lntercommunal Saint-Guilhem-le-Desert - Vallee de l'Herault assure la promotion de la Vallee l'Herault et reuvre quotidiennement pour le developpement et la qualification du tourisme sur cette destination.
L'organisation du « Trail de Clamouse » repond a un objectif partage, a savoir la mise en valeur du territoire, le developpement sportif, et la promotion du patrimoine et des produits du terroir de la Vallee de l'Herault.
La presente convention a pour objet de definir les engagements de chaque partie dans ce projet d'organisation.
Ceci prealablement propose, les parties sont convenues de ce qui suit :
2 Article 1 - Objet de la convention
La presente convention a pour objet de definir le r61e de chaque intervenant dans l'organisation du «Trail de Clamouse » et les conditions dans lesquelles ils mettent sur pied la manifestation.
Article 2 - Groupe de travail
2-1 - Objet
Le groupe de travail est mis en place afin de coordonner l'intervention et les actions des differents signataires.
2-2 - Composition
Un a trois representants de chaque institution composent le groupe de travail.
2-3 - Fonctionnement
Le secretariat du cornite de pilotage (convocation, proposition de l'ordre du jour, compte-rendu) est assure par l'organisateur. Le rythme des reunions du groupe de travail est mensuel sur convocation telephonique ou par mail. 11 devra s'assurer que la rnajorite des personnes puisse etre presente.
2-4 - competence
Le groupe de travail est un organe technique de reflexion garant de la pertinence et de la qualite d'organisation du projet. 11 discute, rassemble et synthetise les propositions d'actions ; presente des recommandations sur les orientations en rnatiere d'organisation, d'animation et d'accueil.
Article 3 - Description du projet
3-1 - Objectifs
• promouvoir la pratique du trail et des activites de pleine nature, pour le grand public et les competiteurs
• promouvoir la Vallee de l'Herault en tant que territoire de pratique des sports de nature • lnciter au respect des valeurs du Grand Site de France des Gorges de l'Herault
3-2 - Publics vises
• les pratiquants de trail et de randonnee pedestre de l'Herault et des departements voisins desirant partager un moment sportif et convivial, et decouvrir les espaces naturels du Grand Site de France des Gorges de l'Herault et plus largement de la Vallee de l'Herault.
• la population locale, et notamment le public familial, qui pourra venir vivre un evenement original.
3-3 - Contenu du projet
Le projet mobilise les competences respectives de l'organisateur et des signataires sur les thematiques d'accueil, d'animation, d'organisation des activites de pleine nature, de communication, de promotion et de valorisation du territoire.
Organisation generale :
Le dimanche 29 mars 2020 sont prevus :
L'installation d'un village de depart permettant la gestion des inscriptions, la mise en place du car podium et la coordination generale de la manifestation. 11 pourra egalement accueillir divers exposants (producteurs locaux, equipementiers outdoor, exposants associatifs ... )
L'organisation de deux parcours de trail de 12 et 35 km et d'une randonnee de 12 km au depart
3 du site du Pont du Diable avec une arrivee a Saint Jean de Fos.
3.4 - Responsabilite environnementale
Les organisateurs s'engagent dans une dernarche d'evenernent ecoresponsable afin d'en reduire l'impact environnemental.
Dans un objectif de respect des paysages et des sites, ils doivent en particulier s'interdire l'affichage sauvage et s'engager a retirer le plus t6t possible apres l'evenernent les signalisations temporaires autorisees,
Afin de relayer les principes de gestion du Grand Site de France des Gorges de l'Herault, et promouvoir le respect des espaces naturels traverses, les membres du cornite d'organisation s'engagent a respecter les principes du developpernent durable dans le cadre de ce projet, a travers differents points (liste non exhaustive) :
Choisir des parcours compatibles avec les enjeux environnementaux du massif, cela pourra se traduire par la realisation d'une etude d'incidences prealable si necessaire (perirnetre Natura
2000).
Relayer a travers cette manifestation une information pedagogique sur le Grand Site des Gorges de l'Herault et l'esprit des lieux.
Favoriser un ancrage local et une appropriation de la manifestation par les benevoles. Sur les ravitaillements, favoriser l'achat de produits fabriques localement, et generant peu de dechets (conditionnement en grandes quantites).
Utiliser des gobelets reutilisables ou des materiaux recyclables Trier les dechets issus de la manifestation (cf. article 3.5)
Sensibiliser les participants au fait de ne pas jeter d'emballages dans les chemins Favoriser une communication en ligne (dematerialisee) et reduire au maximum l'emploi d'editions papier.
Utiliser des supports de balisage ne laissant pas de traces (pas de peinture, favoriser l'emploi de rubalise reutilisable ... )
Favoriser une circulation diffuse sur le terrain (pas de depart groupe) lnciter les participants a respecter les sentiers (pas de coupes dans les virages, pas de hors- piste, eviter les derapages ... )
Reduire au minimum l'emploi de vehicules motorises pour les besoins de l'organisation et inciter
les participants au covoiturage
Etc ...
Cette manifestation pourra constituer un laboratoire pour l'organisation de manifestations durables, et servir de socle a l'elaboration d'une charte signee par les organisateurs d'evenements ecoresponsables sur le Grand Site de France des Gorges de l'Herault.
3.5 - Tri des dechets
L'organisateur s'engage a trier les dechets generes dans le cadre de la manifestation.
11 est conseille a l'organisateur de designer au sein de son equipe un referent « gestion des dechets », qui pourra assurer l'interface avec le chef d'equipe logistique du Service Ordures Menageres.
Le Service Ordures Menageres sera associe aux phases suivantes : au lancement du projet, pour definir les objectifs globaux (evaluation du volume de dechets produits et des besoins en materiel, mise en reuvre ... ) un mois avant la manifestation pour caler les besoins logistiques. une semaine avant la manifestation pour valider le deploiement du dispositif
Le Service Ordures Menageres de la communaute de communes Vallee de l'Herault pourra mobiliser le jour de l'evenement :
- 2 agents : 1 agent logistique et 1 ambassadeur du tri
- du materiel : conteneurs, carrefours de tri, et un vehicule de collecte si necessaire.
4 L'organisateur s'engage a assurer le tri des dechets de la rnaniere suivante : Dechets residuels : gobelets et vaisselle jetables, polystyrene, barquettes en plastique, sacs plastiques, papiers souilles ....
Bio dechets : restes de repas, epluchures, the, cafe, essuie tout, serviettes en papier, couverts et gobelets biodeqradables et compostables ....
Emballages secs : cartons, flacons en plastique, verre.
Pour valoriser cette action sur le tri selectif et renforcer le volet « manifestation ecoresponsable », la Cornmunaute de communes Vallee de l'Herault peut mettre a disposition des organisateurs un dispositif vitrine nornrne « carrefours du tri », permettant de sensibiliser le public au respect du tri selectif.
Article 4 - Engagements des parties
4- 1 - Le Foyer Rural de Saint-Jean-de-Fos
L'Organisateur coordonne et enterine les propositions du groupe de travail. La mise en ceuvre de ces propositions reste a l'initiative de l'Organisateur.
L'Organisateur fait son affaire de l'obtention de toutes les autorisations administratives necessaires a l'organisation de la manifestation dans son integralite ainsi que des assurances specifiques couvrant la responsabilite inherente aux manifestations se deroulant sur la voie publique, notamment l'assurance pour les participants occasionnels et les differentes animations proposees tout au long de la manifestation. 11 assure egalement la promotion de l'evenement a travers les moyens dont il dispose.
L'engagement de l'organisateur porte egalement sur les points suivants : Coordination et participation aux comites d'organisation
Mise en reuvre technique de ce projet d'organisation, en proposant plusieurs itineraires de trail de differents niveaux de difficulte au depart du site du Pont du Diable
Preparation d'un budget previsionnel ; gestion et suivi du budget de la manifestation dans un objectif d'equilibre budgetaire
Mise en reuvre logistique : signaletique, fournitures, ravitaillements ... Mise en reuvre d'un dispositif de secours adapte aux besoins de l'organisation
Mobilisation de benevoles pour les besoins de l'organisation
Promotion de l'evenement au sein de son reseau de contacts, et lors de ses deplacements sur des manifestations analogues.
L'organisateur s'engage egalement dans une demarche environnementale (art. 3.4) et a realiser un tri selectif des dechets generes dans le cadre de la manifestation, conformement a l'article 3.5 de la presente convention.
4- 2 - La commune de Saint-Jean-de-Fos
La commune a initie ce projet de manifestation, et participe a la coordination globale du projet :
La commune s'engage sur les points suivants :
Attribution d'une subvention a hauteur de 800 euros
Mise a disposition de la salle polyvalente et de la salle de la Bugade pour les besoins de l'organisation
Mise a disposition de moyens humains, techniques et logistiques
Prise des arretes de circulation necessaires au bon deroulement et a la securite de la manifestation le dimanche 29 mars 2020.
4- 3 - La grotte de Clamouse
La grotte de Clamouse, partenaire de la manifestation, s'engage sur les points suivants : Autoriser gratuitement le passage des coureurs dans la grotte a l'occasion de la course du dimanche 29 mars 2020
5 Autoriser l'organisateur a utiliser le nom « Trail de Clamouse » et les elernents graphiques associes dans le cadre de l'organisation de cette manifestation
4- 4 - La Communaute de Communes Vallee de l'Herault
La Cornmunaute de Communes Vallee de l'Herault prete son concours a la mise en ceuvre de ce projet sur les plans administratifs, techniques, et logistiques.
La Cornmunaute de Communes participe a la programmation de ce projet, qui se deroulera le dimanche 29 mars 2020.
L'implication de la Cornrnunaute de Communes Vallee de l'Herault portera sur les taches suivantes :
Participation aux cornites d'organisation et a la programmation generale de la manifestation Accompagnement pour la conception technique et administrative de cette manifestation, notamment dans le choix des itineraires ernpruntes a l'occasion de cette randonnee. S'assurer de la compatibilite de cette manifestation avec les enjeux des sites Natura 2000 qui seront traverses par les parcours.
Promouvoir les valeurs du Grand Site de France des Gorges de l'Herault aupres du comite d'organisation et des participants.
Assurer un relai de communication pour promouvoir le Trail de Clamouse Mettre a disposition de l'organisateur des moyens logistiques dans la limite de son parc de materiel Attribuer une subvention d'un montant de 1000 euros par deliberation du conseil communautaire du 20 janvier 2020
4- 5 - L'Office du Tourisme lntercommunal St-Guilhem-le-Desert - Vallee de l'Herault
L'Office du Tourisme Saint-Guilhem-le-Desert/Vallee de l'Herault prete son concours a la mise en reuvre de ce projet en matiere de communication.
L'Office du Tourisme Saint-Guilhem-le-Desert/Vallee de l'Herault s'engage sur les points suivants : Autoriser le deroulement de la manifestation sur le site du Pont du Diable le dimanche 29 mars 2020
Relayer le Trail de Clamouse a travers ses differents outils de communication Diffuser l'information aupres de ses partenaires (OT du Pays, Pays, ADT, partenaires de l'OTI) Promouvoir cette manifestation aupres de ses partenaires locaux
Article 5 - Communication
La communication sera determinee par un plan de communication, qui reprendra tout le programme de la manifestation.
Les parties s'engagent a rappeler la participation de l'ensemble des partenaires sur tout support de communication.
Les organisateurs s'engagent a faire apparaitre le soutien accorde par la Communaute de communes Vallee de l'Herault dans l'ensemble de la communication liee a l'objet de la subvention, en particulier par l'apposition du logo de la collectivite sur leurs supports de communication et, dans le cas d'un evenement, par l'installation sur site des materiels evenementiels (mats, banderoles ... ) fournis par la collectivite.
Les organisateurs doivent prendre contact, suffisamment en amont, avec le service communication de la communaute de communes pour obtenir de sa part les consignes d'utilisation du logo et des materiels evenementiels et lui faire valider les supports de communication avant parution.
Le plan de communication de la manifestation sera defini dans le cadre du comite d'organisation.
6 Le cornite d'organisation porte une attention particuliere a l'utilisation d'outils de communication en ligne, principaux rnedias utilises aujourd'hui pour promouvoir l'evenernentiel sportif.
Le plan de communication inteqre les taches suivantes :
Mise en page d'une affiche et d'un flyer : diffusion en ligne, et distribution sur d'autres manifestations en amont du « Trail de Clamouse », en fonction des possibilites, L'utilisation de documents imprirnes sera lirnitee au maximum au profit de la communication en ligne, afin de respecter les objectifs d'une manifestation ecoresponsables,
Mise a jour et animation du site internet et de la page facebook de la manifestation, dans les objectifs suivants : informer et renseigner les participants, proposer un service d'inscription en ligne, proposer toutes les informations pratiques necessaires, administrer et gerer les donnees, favoriser les echanqes et la production collaborative de contenus, et proposer des services transactionnels (inscription en ligne, vente de maillots ou autres prestations ).
Le choix des prestataires et la validation des differents documents (maquettes, BAT ) sera effectue par l'organisateur.
Article 6 - Assurances et responsabilite
L'Organisateur de par sa qualite, est responsable de la securite des participants licencies ou non licencies, pendant la journee du dimanche 29 mars 2020.
A ce titre, l'Organisateur devra souscrire une assurance couvrant les participants au « Trail de Clamouse» ainsi que les benevoles, au titre des dommages causes ou subis a l'occasion de cette manifestation.
L'Organisateur prendra toute mesure utile pour assurer la securite du public et des tiers lors de la manifestation, notamment par la mise en place d'un plan de secours approprie, et devra s'en garantir aupres d'une compagnie notoirement solvable.
Les parties declarent etre d0ment assurees au titre de leur responsabilite civile afin de garantir tout dommage susceptible d'engager leur responsabilite.
Article 7 - Rapport d'activites
L'Organisateur devra transmettre aux partenaires signataires, dans les trois mois qui suivent la realisation de l'evenement, un rapport d'activites comprenant :
un bilan general de l'evenement
un bilan comptable de la manifestation
Article 8 : Recuperation et echange de donnees
L'Organisateur enregistre les informations nominatives des participants, sous reserve de leur accord, au moyen des fichiers d'inscriptions aux differentes epreuves et animations de la manifestation. Les membres signataires de la presente convention sont autorises a recuperer et echanger ces informations nominatives afin d'en etfectuer un traitement statistique et proceder a l'envoi de mailings d'information. La creation de cette base de donnees sera soumise a une declaration aupres de la CNIL.
Article 9 - Droit a l'image
Les organisateurs s'engagent a organiser le recueil des autorisations d'usage de leur image aupres des participants, afin de permettre sans risque juridique les prises de vues lors des evenements.
L'organisateur s'engage a demander aupres de chaque participant une autorisation d'utilisation des images (photos, videos) qui pourraient etre prise au cours de l'evenement, a travers le bulletin d'inscription ou tout document necessaire.
7 Article 10 - Partage des bases d'images
Conforrnement aux autorisations donnees, les differentes parties signataires s'engagent a partager toutes photos/videos qui pourraient etre realisees au cours de l'evenernent, pour des besoins de communication.
Les differentes parties signataires s'engagent a partager toutes photos/videos realisee au cours de l'evenernent, pour des besoins de communication.
Article 11 - lnscriptions
L'organisateur s'engage a inteqrer sur le bulletin d'inscription les elernents suivants : Reglement de la manifestation
Autorisation parentale pour les mineurs participants a la manifestation Conformernent a l'article 9 susrnentionne ; les mentions :
« J'autorise les organisateurs a utiliser les photos/vkieos prises sur l'evenemeni dans les ditterents outils de communication assurant la promotion du territoire et des ectiviies de pleine nature »
« J'autorise l'organisateur a utiliser, ou communiquer mes coordonnees pour recevoir des informations relatives a cette manifestation »
Article 12 - Diffusion des supports de communication et affichage sauvage
L'organisation s'engage a respecter la reglementation en vigueur relative a l'affichage, a la publicite et aux pre-enseignes, en evitant notamment l'affichage sauvage sur des supports inadaptes (type panneaux de signaletique routiere, abris bus ... ).
Comme pour le balisage, l'organisateur s'engage egalement a deposer les affiches et autres elements de communication des la fin de la manifestation.
Tout manquement a cette reglementation constituera un motif de resiliation de plein droit de la presente convention.
Article 13 - Eguilibre budgetaire
Le comite d'organisation sera particulierement attentif a l'equilibre budgetaire de la manifestation, dans un souci de perennisation de la manifestation. Les eventuelles recettes de billetterie contribueront au financement des projets de developpement de l'association.
Article 14 - Relation entre les parties
La presente convention ne confere aucun mandat et n'engendre aucun lien de subordination entre les parties. L'Organisateur assume la responsabilite de la manifestation.
Article 15 - Differend entre les parties
Les parties s'efforceront autant que faire se peut, de regler leurs differends a l'amiable pour tous les litiges relatifs a l'interpretation et a l'execution de la presente convention.
En cas de non reglement, les litiges releveront de la competence des tribunaux de droit commun de Montpellier.
8 En foi de quoi la presente convention a ete signee en cinq exemplaires, a Gignac, le
Le Foyer Rural de Saint-Jean-de-Fos
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Signature :
La commune de Saint-Jean-de-Fos
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La grotte de Clamouse
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Signature :
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La Communaute de communes Vallee de
l'Herault
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L'Office du tourisme lntercommunal Saint
Guilhem le Desert / Vallee de l'Herault
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