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Déliberation - DELIB 2021.F.06 annexe 2
Document publié le Lundi 11 janvier 2021 par la commune de Marmande.
Lien du pdf (Déliberation - DELIB 2021.F.06 annexe 2)
Thèmes du document : Budget, Banque, Investissement et développement économique,
REGLEMENT BUDGETAIRE ET
FINANCIER
Conseil Municipal DU 05 Juillet 2021
VILLE DE MARMANDE 2
Table des matières
INTRODUCTION.......................................................................................................................... 4
1. LE PROCESSUS BUDGETAIRE .............................................................................................. 5
1.1. Définition du budget primitif ............................................................................................... 5
1.1.1. Le débat d’orientation budgétaire (DOB)............................................................................ 5
1.1.2. Le calendrier des actions à mener jusqu’au vote du budget .............................................. 6
1.1.3. Le vote du budget primitif ................................................................................................... 7
1.1.4. La saisie des inscriptions budgétaires ................................................................................. 7
1.2. Les autorisations de programme et les crédits de paiement (AP - CP) .............................. 8
1.2.1. La gestion des AP ................................................................................................................. 9
1.2.2. Modification et ajustement des CP ..................................................................................... 9
1.2.3. Les autorisations d’engagement (fonctionnement) ............................................................ 9
1.3. Le budget supplémentaire et les décisions modificatives ................................................ 10
1.3.1. Les virements de crédits .................................................................................................... 10
1.4. Le compte de gestion (CDG) ............................................................................................... 11
1.5. Le compte administratif (CA) ............................................................................................. 11
1.6. La fusion prochaine du CDG et du CA : le compte financier unique (CFU) ....................... 12
2. L’EXECUTION BUDGETAIRE .............................................................................................. 13
2.1. Les grandes classes de recettes et de dépenses .................................................................. 13
2.1.1. Les recettes de fonctionnement ........................................................................................... 13
2.1.2. Le pilotage des charges de personnel ................................................................................... 14
2.1.3. Les subventions de fonctionnement accordées .................................................................... 14
2.1.4. Les autres dépenses de fonctionnement .............................................................................. 15
2.1.5. Les recettes d’investissement ............................................................................................... 16
2.1.6. Les dépenses d’investissement ............................................................................................. 16
2.1.7. Les subventions d’investissement accordées........................................................................ 16
2.1.8. L’annuité de la dette.............................................................................................................. 17
2.2. La comptabilité d’engagement - généralités ....................................................................... 17
2.2.1. Engagements – gestion de la TVA ......................................................................................... 18
2.2.2. L’engagement de dépenses ................................................................................................... 18
2.2.3. L’engagement de recettes ..................................................................................................... 19
2.2.4. La gestion des tiers ................................................................................................................ 19
2.3. Enregistrement des factures ................................................................................................ 19
2.3.1. La gestion du service fait ....................................................................................................... 20
2.3.2. La liquidation et le mandatement ou l’ordonnancement ..................................................... 22 3
Règlement Budgétaire et Financier - Ville de Marmande - Conseil municipal du 05 juillet 2021
2.3.3. Le délai global de paiement................................................................................................... 22
2.4. La gestion des recettes ......................................................................................................... 23
2.4.1. Les recettes tarifaires et leur suivi ........................................................................................ 24
2.4.2. Les annulations de recettes ................................................................................................... 24
2.4.3. Le suivi des demandes de subvention à percevoir ................................................................ 25
2.5. La constitution des provisions .............................................................................................. 25
2.6. Les opérations de fin d’exercice ........................................................................................... 26
2.6.1. La journée complémentaire .................................................................................................. 26
2.6.2. Le rattachement des charges et des produits ....................................................................... 26
2.6.3. Les reports de crédits d’investissement ................................................................................ 27
3. LA GESTION DU PATRIMOINE .......................................................................................... 28
3.1. La tenue de l'inventaire...................................................................................................... 28
3.2. L’amortissement ................................................................................................................. 29
3.3. La cession de biens mobiliers et biens immeubles ........................................................... 29
3.4. Concordance Inventaire physique/comptable .................................................................. 30
4. LA GESTION DE LA DETTE ET DE LA TRESORERIE ............................................................. 31
4.1. Les garanties d’emprunt .................................................................................................... 31
4.2. La gestion de la dette ......................................................................................................... 31
4.3. La gestion de la trésorerie .................................................................................................. 32
5. LES REGIES......................................................................................................................... 33
5.1. La création des régies ......................................................................................................... 33
5.2. La nomination des régisseurs............................................................................................. 33
5.3. Les obligations des régisseurs ............................................................................................ 34
5.4. Le suivi et le contrôle des régies ........................................................................................ 35
6. LA COMMANDE PUBLIQUE .............................................................................................. 35
6.1. Les procédures.................................................................................................................... 35
6.2. La mise en concurrence systématique pour tout achat .................................................... 36
6.3. L’achat responsable ............................................................................................................ 36
7. INFORMATION DES ELUS.................................................................................................. 37
7.1. Mise en ligne des documents budgétaires et des rapports de présentation ................... 37
7.2. Suites données aux rapports d’observations de la CRC .................................................... 38
8. GLOSSAIRE ........................................................................................................................ 39 4
REGLEMENT BUDGETAIRE ET FINANCIER
DE LA COMMUNE DE MARMANDE
INTRODUCTION
Engagée dans une démarche durable de modernisation de ses processus comptables et des documents budgétaires réglementaires de la collectivité, la Ville de Marmande s’est portée candidate à l’expérimentation du compte financier unique (CFU) et a été retenue par arrêté interministériel du 13 décembre 2019.
Dès lors, il en découle les impératifs suivants :
- la révision des méthodes d’amortissement comptables, adoptée lors du conseil municipal du 16 décembre 2019 (délibération n°G09) ;
- l’adoption préalable de la norme budgétaire et comptable M57 (en lieu et place de la M14), adoptée lors du conseil municipal du 16 décembre 2019 (délibération n°G09), - l’adoption d’un règlement budgétaire et financier (RBF) fixant le cadre et les principales règles de gestion applicables à la Ville pour la préparation et l’exécution du budget, à l’occasion du conseil municipal du 05 juillet 2021.
Le règlement budgétaire financier de la commune de Marmande formalise et précise les principales règles de gestion financière qui résultent du Code général des collectivités territoriales (CGCT), de la loi organique relative aux lois de finances du 1er août 2001 et du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique et des instructions budgétaires et comptables applicables aux communes.
Il définit également des règles internes de gestion propres à la Ville dans le respect des textes ci-dessus énoncés et conformément à l’organisation de ses services. Il rassemble et harmonise des règles jusque-là implicites ou disséminées dans diverses délibérations et notes internes.
Il s’impose à l’ensemble des pôles, directions et services gestionnaires de crédits, et en particulier à la Direction des Finances et renforce la cohérence et l’harmonisation des procédures budgétaires en vue de garantir la permanence des méthodes et des processus internes.
Il vise également à vulgariser le budget et la comptabilité, afin de les rendre accessibles aux élus et aux agents non spécialistes, tout en contribuant à développer une culture de gestion partagée.
Le présent règlement ne se substitue pas à :
- la réglementation générale en matière de finances publiques, puisqu’il la précise et l'adapte quand cela est possible ;
- aux manuels de procédures, fiches actions ou référentiels de contrôles internes qui font l’objet d’une diffusion sur le réseau intranet de la Ville ;
- au Guide interne de la commande publique de la Ville de Marmande établi par le service Achat Public Mutualisé . 5
Règlement Budgétaire et Financier - Ville de Marmande - Conseil municipal du 05 juillet 2021
1. LE PROCESSUS BUDGETAIRE
1.1. Définition du budget primitif
Le budget est l'acte par lequel le conseil municipal prévoit et autorise les recettes et les dépenses d'un exercice :
en dépenses : les crédits votés sont limitatifs ; les engagements ne peuvent être validés que si des crédits ont été mis en place ;
en recettes : les crédits sont évaluatifs ; les recettes réalisées peuvent être supérieures aux prévisions.
Le budget comporte deux sections : la section de fonctionnement et la section d'investissement. Chacune des sections est présentée en équilibre en dépenses et en recettes.
Le budget est constitué de l’ensemble des décisions budgétaires annuelles ou pluriannuelles se déclinant en budget primitif (BP), budget supplémentaire (BS) et décisions modificatives (DM).
Les budgets annexes, bien que distincts du budget principal proprement dit, sont votés dans les mêmes conditions par l’assemblée délibérante. La constitution de budgets annexes (ou/et de régies) résulte le plus souvent d’obligations réglementaires et a pour objet de regrouper les services dont l’objet est de produire ou d’exercer des activités qu’il est nécessaire de suivre dans une comptabilité distincte. Il s’agit essentiellement de certains services publics locaux spécialisés, qu’ils soient à caractère industriel et commercial ou administratif.
En vertu du principe de non-affectation, la prévision et/ou l’encaissement des recettes ne peuvent justifier de l’octroi de crédits supplémentaires en dépenses.
Le budget est présenté par chapitre et article conformément à l’instruction comptable M57 en vigueur à la date du vote. Il contient également des annexes présentant notamment la situation patrimoniale ainsi que divers engagements de la collectivité.
Les documents budgétaires sont édités au moyen d’une application financière en concordance avec les prescriptions de la DGCL (direction générale des collectivités locales).
1.1.1. Le débat d’orientation budgétaire (DOB)
Dans les deux mois précédant le vote du budget, le Maire doit présenter au conseil municipal
Ces documents ont une visée pédagogique et pratique et sont établis en exacte concordance avec le présent règlement avec des renvois aux articles concernés.
Le présent RBF évoluera et sera complété en fonction des modifications législatives et réglementaires ainsi que des nécessaires adaptations des règles de gestion. Il constitue la base de référence du guide des procédures de la Direction des Finances. 6
un rapport d’orientations budgétaires (ROB) devant donner lieu à débat. Ce rapport porte sur 7
Règlement Budgétaire et Financier - Ville de Marmande - Conseil municipal du 05 juillet 2021
les orientations générales à retenir pour l'exercice ainsi que sur les engagements pluriannuels envisagés.
Les prévisions du budget doivent être sincères, toutes les dépenses et toutes les recettes obligatoires et prévisibles doivent être inscrites, elles ne sont ni sous-estimées, ni surestimées.
1.1.2. Le calendrier des actions à mener jusqu’au vote du budget
Le budget est prévu pour la durée d'un exercice qui commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre. Il peut être adopté jusqu'au 15 avril de l'exercice auquel il s'applique (ou jusqu'au 30 avril l'année du renouvellement du conseil municipal en application du L.1612-2 du CGCT). Par dérogation, le délai peut également être repoussé au 30 avril lorsque les informations financières communiquées par l’Etat parviennent tardivement aux collectivités locales.
La Ville a jusqu’à présent choisi de voter son budget N avec intégration des résultats N-1. Par conséquent, le calendrier budgétaire prévisionnel est le suivant :
Directions
opérationnelles
Direction
des Finances
Direction
Générale et
élus
Conseil
Municipal
Août N-1 Note de cadrage budgétaire
Octobre à
Novembre N-1
- Propositions
dépenses
- Propositions
création et évolution
des recettes
Réunions
budgétaires
Janvier N
Inscription des
propositions
budgétaires
Réunions
Budgétaires
Etablissement des
restes à réaliser
Arbitrages
Février N
Production des
annexes (état du
personnel,
engagements
donnés et reçus,
provisions, …)
Calcul de
l’équilibre
budgétaire,
rédaction des
annexes et des
rapports …
Rapport
d’Orientations
Budgétaires
Débat sur les
orientations
budgétaires.
Vote du
rapport
d’orientations
budgétaires
Mars N Vote du compte
administratif
et du budget
primitif
Le calendrier présenté ci-dessus peut être modifié sous réserve du respect des échéances légales. Ainsi, et en cas d’adoption d’une modification du calendrier budgétaire impliquant un vote du budget N avant que l’exercice concerné ne débute (par exemple, vote du budget N en 8
décembre de l’exercice N-1, afin qu’il puisse s’appliquer dès le 1er janvier de l’année N), une reprise des résultats N-1 à l’occasion d’un budget supplémentaire adopté au cours de l’année N serait nécessaire.
La Direction des Finances est garante du respect du calendrier budgétaire fixé par le Maire.
Le vote du budget primitif
Le conseil municipal délibère sur un vote du budget par nature ou par fonction. Cette modalité de présentation ne peut être modifiée qu'une seule fois, au plus tard à la fin du premier exercice budgétaire complet suivant le renouvellement du conseil municipal. A la date de rédaction du présent règlement, la Ville a choisi de voter son budget par nature.
Le budget est complété d'une présentation croisée par fonction. Il contient également des annexes présentant notamment la situation patrimoniale ainsi que divers engagements de la commune.
Le budget primitif est accompagné d'un rapport de présentation. Ce document présente le budget dans son contexte économique et réglementaire et en détaille la ventilation par grands postes.
Le budget doit être voté en équilibre réel. Les ressources propres définitives doivent impérativement permettre le remboursement de la dette. En vertu de cette règle, la section de fonctionnement doit avoir un solde nul ou positif. La collectivité ne peut pas couvrir ses charges de fonctionnement par le recours à l’emprunt.
Le budget est exécutoire dès publication et transmission au représentant de l'État dans le département mais uniquement à partir du 1er janvier de l’exercice auquel il s’applique.
1.1.3. La saisie des inscriptions budgétaires
La saisie des propositions budgétaires, en dépenses comme en recettes, est effectuée par la direction des finances, par service et par enveloppe budgétaire. Les responsables des services et directeurs veillent à ce que chaque montant inscrit puisse être justifié.
Les inscriptions budgétaires doivent comporter un libellé non comptable, non générique, clair, avec indication d’une localisation s’il s’agit de travaux ou d’une période si nécessaire.
La Direction des Finances est chargée de la validation, de la modification et de la clôture des demandes budgétaires après validation de la Direction Générale. Elle veille à la cohérence entre l’objet des demandes budgétaires et les comptes utilisés et se tient à la disposition des directions opérationnelles. 9
Règlement Budgétaire et Financier - Ville de Marmande - Conseil municipal du 05 juillet 2021
Elle retraite les demandes par des tableaux d’arbitrages. Ces documents sont ensuite présentés lors des réunions d’arbitrages :
- techniques avec les élus en charge des finances, la Direction générale, la Direction des Finances, les services techniques, les ressources humaines et les direction concernées ;
- et politiques avec les élus de secteur, les élus en charge des finances et le Maire.
1.2. Les autorisations de programme et les crédits de paiement (AP - CP)
Les dotations budgétaires affectées aux dépenses d'investissement peuvent comprendre des autorisations de programme (AP) et des crédits de paiement (CP).
Les autorisations de programme constituent la limite supérieure des dépenses qui peuvent être engagées pour le financement des investissements. Elles demeurent valables, sans limitation de durée, jusqu'à ce qu'il soit procédé à leur annulation. Elles peuvent être révisées.
Les crédits de paiement constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être mandatées pendant l'année pour la couverture des engagements contractés dans le cadre des autorisations de programme correspondantes.
L'équilibre budgétaire de la section d'investissement s'apprécie en tenant compte des seuls crédits de paiement.
La somme de ces CP annuels doit être égale à tout moment au montant de l’AP et le CP de l’année N représente alors la limite maximale de liquidations autorisée au titre de N.
Les AP sont décidées et modifiées par le conseil municipal à l’occasion de l’adoption du budget et/ou de décisions modificatives. Elles sont toutefois délibérées indépendamment de la délibération du budget. Seul le montant global de l’AP fait l’objet du vote ; l’échéancier de CP des exercices postérieurs à l’année en cours est indicatif. Par ailleurs, une annexe budgétaire retrace le suivi pluriannuel de ces autorisations.
Une AP peut financer une ou plusieurs opérations et comporter une ou plusieurs natures comptables. La liste des opérations financées par une AP est présentée pour information aux élus dans la délibération d’autorisation.
La répartition des crédits de paiement entre opérations d’une même AP est modifiable à tout moment sous réserve du respect du vote par chapitre.
Les AP sont ouvertes après validation du programme fonctionnel des besoins dans le cas d’une maîtrise d’œuvre interne ou notification du marché en maîtrise d’œuvre externe. Le chiffrage de l’AP est réalisé en coût complet et comporte un poste aléas et révisions.
Dans l’application financière, les AP font l’objet d’une inscription analytique ad hoc.
Si le montant de l’AP s’avère insuffisant du fait d’un changement du programme fonctionnel de besoin ou de contraintes d’exécution excédant les provisions d’aléas et de révision ou, au contraire, trop important, l’AP pourra faire l’objet d’une révision, avec ajustement des derniers CP, soumise à la validation du conseil municipal. 10
Elle fera dans tous les cas l’objet d’une clôture à la réception financière de la dernière des opérations financées.
Un reliquat d’AP ne pourra être utilisé pour financer une nouvelle opération. Les opérations nouvelles feront l’objet d’une ouverture d’une nouvelle AP millésimée.
1.2.1. La gestion des AP
La délibération relative au vote d’une AP est rédigée par la Direction des Finances en relation avec la Direction concernée.
Dans tous les cas, une délibération annuelle relative aux AP sera présentée à l’approbation du conseil municipal à l’occasion de l’adoption du budget. Cette délibération présentera d’une part un état des AP en cours et leurs éventuels besoins de révisions et d’autre part la création de nouvelles AP et les opérations y afférentes.
1.2.2. Modification et ajustement des CP
Lorsque l’AP finance plusieurs opérations, le rééquilibrage des crédits s’effectue en priorité par virement de crédit des CP au sein des opérations de l’AP.
Si la modification de CP au sein d’une autorisation de programme ne concerne pas l’exercice en cours, les ajustements de CP interviennent lors de la préparation du budget N+1.
L’augmentation ou la diminution de CP sur l’exercice en cours doit être constatée par décision modificative.
L’ajustement des CP, à la hausse ou à la baisse, doit permettre d’améliorer les taux de réalisation des budgets. Cette diminution ou cette augmentation doit être strictement symétrique entre les dépenses et les recettes.
Si cet ajustement n’a pas fait l’objet d’un engagement pendant l’exercice, alors les crédits de paiement non utilisés sont annulés et ne sont pas reportés.
1.2.3. Les autorisations d’engagement (fonctionnement)
Les dotations affectées aux dépenses de fonctionnement peuvent comprendre des autorisations d'engagement (AE) et des crédits de paiement (CP).
Cette faculté est réservée aux seules dépenses résultant de conventions, de délibérations ou de décisions, au titre desquelles la commune s'engage, au-delà d'un exercice budgétaire, à verser une subvention, une participation ou une rémunération à un tiers. Toutefois les frais de personnel et les subventions versées aux organismes privés ne peuvent faire l'objet d'une AE.
Les AE constituent la limite supérieure des dépenses qui peuvent être engagées pour le financement des dépenses mentionnées à l'alinéa précédent. Elles demeurent valables sans limitation de durée jusqu'à ce qu'il soit procédé à leur annulation. Elles peuvent être révisées. 11
Règlement Budgétaire et Financier - Ville de Marmande - Conseil municipal du 05 juillet 2021
Les CP constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être mandatées pendant l'année pour la couverture des engagements contractés dans le cadre des AE correspondantes.
L'équilibre budgétaire de la section de fonctionnement s'apprécie en tenant compte des seuls CP.
1.3. Le budget supplémentaire et les décisions modificatives
Le budget supplémentaire est une décision modificative particulière qui a pour objet d’intégrer les résultats antérieurs reportés ainsi que les reports.
Le montant des reports en dépenses et en recettes doit être conforme aux restes à réaliser constatés au compte administratif.
La décision modificative s’impose dès lors que le montant d’un chapitre préalablement voté doit être modifié. Seules les dépenses et les recettes non prévues et non prévisibles au budget primitif (principe de sincérité du budget) peuvent être inscrites en décision modificative.
Dans le cadre de la mise en œuvre de la M57, il est néanmoins possible de procéder à des virements des crédits de chapitre à chapitre, dans la limite de 5 % des dépenses réelles de chacune des sections, à l’exclusion des crédits relatifs aux dépenses de personnel.
Les décisions modificatives concernent également des transferts équilibrés entre chapitres budgétaires.
La Direction des Finances recense les demandes de crédits complémentaires proposées et motivées par les gestionnaires de crédits. Ces demandes nouvelles sont arbitrées en dernier ressort par le Maire sur proposition du Directeur Général des Services.
Le vote des décisions modificatives est effectué selon les mêmes modalités que le vote du budget primitif.
Les annexes budgétaires qui seraient modifiées lors d’une décision modificative ou par le budget supplémentaire doivent être présentées au vote de l’assemblée délibérante.
1.3.1. Les virements de crédits
Les virements de crédits consistent à retirer un montant disponible sur une ligne budgétaire pour l’affecter à une autre ligne budgétaire, à la condition que cette opération se fasse au sein du même chapitre budgétaire globalisé (011 « charges à caractère général », 012 « charges de personnel », …).
Les gestionnaires de crédits sont autorisés à effectuer tous les virements de crédits qu’ils souhaitent dans les seules lignes budgétaires pour lesquelles ils ont reçu une autorisation d’engager des dépenses. 12
Les gestionnaires non habilités à effectuer des virements de crédits peuvent en faire la demande à la Direction des Finances (finances@mairie-marmande.fr) en précisant le compte budgétaire à créditer, le compte budgétaire à débiter et la somme mouvementée.
Des virements entre AP ne modifiant pas le volume de chacune des AP sont possibles.
Tout virement se traduisant par une modification du montant de l’AP doit faire l’objet d’une décision du conseil municipal (décision modificative). Tout virement modifiant le montant des CP de l’exercice doit également faire l’objet d’une décision du conseil municipal.
1.4. Le compte de gestion (CDG)
Le compte de gestion est présenté par le comptable public. Il correspond au bilan (actif / passif) de la collectivité et rassemble tous les comptes mouvementés au cours de l'exercice accompagnés des pièces justificatives correspondantes. Il est remis par le comptable au plus tard le 1er juin de l’année suivant l’exercice budgétaire considéré.
Le calendrier de clôture défini avec la trésorerie municipale nous permet d’obtenir les comptes de gestion provisoires au mois de février N+1.
Le conseil municipal entend, débat et arrête les comptes de gestion (budget principal et budgets annexes) avant le compte administratif.
1.5. Le compte administratif (CA)
Le compte administratif présente les résultats de l’exécution budgétaire d’un exercice. Il compare à cette fin :
les montants votés se rapportant à chaque chapitre et article du budget ;
le total des émissions de titres de recettes et de mandats sur chaque subdivision du budget y compris les mandats ou titres de rattachement.
Il fait apparaître :
les restes à réaliser de dépenses et recettes par section (rattachements en fonctionnement, reports en investissement) ;
les résultats de l'exercice budgétaire (déficit ou de l'excédent réalisé de chacune des deux sections).
Il comprend les annexes obligatoires et doit être concordant avec le compte de gestion présenté par le comptable public. 13
Règlement Budgétaire et Financier - Ville de Marmande - Conseil municipal du 05 juillet 2021
Il est proposé au vote du conseil municipal au plus tard le 30 juin de l’année suivant l’exercice budgétaire considéré. Le Maire présente le compte administratif mais ne prend pas part au vote.
Le conseil municipal entend, débat et arrête le compte administratif après le compte de gestion.
1.6. La fusion prochaine du CDG et du CA : le compte financier unique (CFU)
Le CFU a vocation à devenir, à partir de 2024, la nouvelle présentation des comptes locaux
pour les élus et les citoyens. Sa mise en place vise plusieurs objectifs :
favoriser la transparence et la lisibilité de l’information financière,
améliorer la qualité des comptes,
simplifier les processus administratifs entre l’ordonnateur et le comptable, sans
remettre en cause leurs prérogatives respectives.
En mettant davantage en exergue les données comptables à côté des données budgétaires, le
CFU permettra de mieux éclairer les assemblées délibérantes et pourra ainsi contribuer à
enrichir le débat démocratique sur les finances locales.
A terme, le CFU participera à un bloc d’information financière modernisé et cohérent
composé d’un rapport sur le CFU, du CFU lui-même et des données ouvertes ("open data").
La Ville de Marmande s’est portée candidate à l’expérimentation du CFU, et a été retenue par
arrêté du 13 décembre 2019 des ministres chargés des collectivités territoriales et des comptes
publics fixant la liste des collectivités territoriales et de leurs groupements autorisés à
participer à l'expérimentation au titre des exercices 2021, 2022 et 2023, pour :
son budget principal
et ses budgets annexes « Parc de stationnement », « Production d’énergie
renouvelable », Salle de spectacles Comoedia » et « CESAme ».
Les prérequis demandés aux collectivités expérimentatrices, remplis également pour
Marmande sont :
- d’appliquer le référentiel budgétaire et comptable M57, ce qui est le cas depuis le 1er
janvier 2020 ;
- d’avoir dématérialisé les documents budgétaires, ce qui est le cas depuis 2016 14
2.1. Les grandes classes de recettes et de dépenses
La circulaire NOR/INT/B/O2/00059C du 26 février 2002, rappelle et précise les règles
d'imputation des dépenses du secteur public local telles qu'elles sont fixées par les instructions
budgétaires et comptables.
Les dépenses ont le caractère d'immobilisations si elles ont pour effet une augmentation de la
valeur d'un élément d'actif ou une augmentation notable de sa durée d'utilisation.
Ainsi, les dépenses à inscrire à la section d'investissement comprennent essentiellement des
opérations qui se traduisent par une modification de la consistance ou de la valeur du
patrimoine de la collectivité : achats de matériels durables, construction ou aménagement de
bâtiments, travaux d'infrastructure (voirie, réseaux divers).
Inversement, sont imputées en fonctionnement les dépenses qui concernent le quotidien de la
gestion municipale : fournitures courantes, prestations récurrentes qui n’améliorent pas la
valeur des investissements, des biens possédés par la Ville.
La difficulté réside dans l’interprétation de ce que sont les dépenses de gros entretien,
d’amélioration. Car dès lors que l’on prolonge la durée de vie d’un bien, qu’on l’améliore,
qu’on augmente sa valeur, alors l’imputation en investissement s’impose.
2.1.1. Les recettes de fonctionnement
Les recettes de fonctionnement comprennent notamment, des prestations facturées sur la base de tarifs définis par délibération ou décision, des impôts et taxes, des subventions et participations accordées à la commune (délibérations des subventions ou conventions).
Le produit des impositions directes, les reversements de fiscalité ainsi que les dotations de l’Etat sont prévus au budget et saisies dans l’application financière par la Direction des Finances. Les autres recettes (prestations de services, subventions reçues et recettes diverses) sont proposées par les Directions opérationnelles.
La prévision de recettes est évaluative, l’ordonnancement des recettes peut donc être supérieur aux prévisions. Cependant, dans le cadre des principes de prudence et de sincérité budgétaire, les recettes de fonctionnement ne doivent pas être surévaluées, ni sous-évaluées.
Les recettes issues des tarifs doivent être évaluées au regard des réalisations passées et de l’évolution des tarifs. Les prévisions relatives aux subventions et autres recettes de fonctionnement doivent être justifiées.
Chaque direction opérationnelle doit veiller à la bonne perception des recettes qu’elle a proposées.
2. L’EXECUTION BUDGETAIRE 15
Règlement Budgétaire et Financier - Ville de Marmande - Conseil municipal du 05 juillet 2021
En vertu du principe de non-affectation, la prévision et/ou l’encaissement des recettes ne peuvent justifier de l’octroi de crédits supplémentaires en dépenses.
2.1.2. Le pilotage des charges de personnel
La prévision budgétaire est assurée par la Direction des Ressources Humaines Mutualisée (DRHM) dans le respect de l’enveloppe globale, définie par le cadrage budgétaire, validée par le Maire et fonction d’une stratégie budgétaire définie sur le mandat. La DRHM appuie la direction générale des services dans la définition de cette stratégie financière pluriannuelle.
La saisie des propositions budgétaires doit impérativement être détaillée au niveau le plus fin de la nomenclature par nature et par fonction.
Les crédits inscrits au budget primitif doivent être suffisants pour honorer toutes les dépenses obligatoires (salaires et charges) de l’exercice budgétaire considéré.
Le tableau des effectifs fait partie des annexes obligatoires au budget. Il est également fourni par la DRHM, sous un format compatible avec la production des annexes budgétaires (protocole TOTEM). La Direction des Finances assure la consolidation des annexes et prépare les maquettes budgétaires soumises à l’approbation de l’assemblée délibérante.
Le mandatement et le titrage des écritures relatives à la gestion des ressources humaines sont réalisés par le service financier suivant les documents élaborés par les agents de DRHM. Ces derniers remettent chaque mois à la Direction des Finances les états de suivi et de contrôle des opérations de mandatement nécessaires au mandatement de la paye.
Ceux-ci participent également conjointement avec la Direction des Finances aux opérations de clôture régulières et s’assurent en particulier du bon traitement des rejets de bordereaux notifiés par le comptable public le cas échéant.
De façon analogue est assuré un suivi des recettes, en particulier le titrage par la direction des finances des indemnités journalières versées par les caisses d’assurance maladie et des conventions de mise à disposition des personnels sur présentation des justificatifs afférents.
Un tableau de bord permettant le suivi mensuel de l’évolution des charges de personnel (chapitre 012) est élaboré par le service financier et mis à disposition du Maire, de l’adjointe aux finances, du DGS et de la direction des RHM.
2.1.3. Les subventions de fonctionnement accordées
Une subvention est un concours financier volontaire et versé à une personne physique ou morale, dans un objectif d’intérêt général et local.
L'article 59 de la loi n°2014-856 du 31 juillet 2014 relative à l'économie sociale et solidaire donne la définition suivante des subventions qui sont « des contributions de toute nature (...) 16
décidées par les autorités administratives et les organismes chargés de la gestion d'un service public industriel et commercial, justifiées par un intérêt général ».
Les subventions de fonctionnement correspondent aux prévisions de l’article par nature 65748 « subventions de fonctionnement aux personnes, aux associations et aux autres organismes de droit privé ». Les autres subventions (allouées aux personnes morales de droit public, contributions obligatoires…) sont classées dans la catégorie « dépenses courantes de fonctionnement »
Les subventions de fonctionnement ne peuvent pas être accordées sans crédits préalablement votés au chapitre concerné.
Les subventions supérieures à 23 000 euros (fonctionnement, investissement et prestations en nature cumulés) doivent obligatoirement faire l’objet d’une délibération distincte du budget et d’une convention définissant les conditions d’octroi.
Chaque service se charge du suivi des subventions de fonctionnement dans son domaine de compétence (culture, sports,…) et propose les affectations budgétaires suite aux arbitrages d’une commission spécifique d’attribution des subventions. Les propositions budgétaires doivent être ajustées au regard des décisions prises par le Maire et de l’enveloppe octroyée au service.
La saisie des propositions dans l’application financière est effectuée par opération sur des enveloppes de financement spécifiques permettant de distinguer les subventions des autres dépenses de fonctionnement.
Toute subvention accordée au cours d’un exercice doit faire l’objet d’un engagement. Dans l’hypothèse où la subvention ne peut être versée, pour tout ou partie, au cours de l’exercice d’attribution, l’engagement pourra être rattaché sur l’exercice suivant.
2.1.4. Les autres dépenses de fonctionnement
Les dépenses courantes correspondent aux charges à caractère général (chapitre 011), aux charges de gestion courantes hors subventions (chapitre 65 hors 6574…) et aux atténuations de produits (chapitre 014).
La saisie des propositions budgétaires est effectuée par le service financier et doit impérativement être détaillée au niveau le plus fin de la nomenclature par nature et par fonction.
Toute proposition doit être justifiée en distinguant ce qui relève des charges incompressibles des charges facultatives.
Un arbitrage est effectué selon les termes fixés par la note de cadrage budgétaire.
Les autres dépenses (charges financières et charges exceptionnelles) sont estimées et saisies par la seule Direction des Finances. 17
Règlement Budgétaire et Financier - Ville de Marmande - Conseil municipal du 05 juillet 2021
2.1.5. Les recettes d’investissement
Les recettes d’investissement sont composées des ressources propres définitives (FCTVA…), des subventions d’équipement, des recettes d’emprunt, des cessions patrimoniales et de l’autofinancement dégagé par la section de fonctionnement.
Elles sont prévues et saisies par la Direction des Finances.
Les recettes affectées à des opérations sont inscrites au budget d’une part au regard d’un engagement juridique (arrêté de subvention, convention…) et d’autre part au regard des montants inscrits en dépenses.
En vertu du principe de non-affectation, la prévision et/ou l’encaissement des recettes ne peuvent justifier de l’octroi de crédits supplémentaires en dépenses.
L’autofinancement dégagé par la section de fonctionnement pour le financement de la section d’investissement correspond en prévision à la somme du virement de la section de fonctionnement (nature 021/023), des dotations aux amortissements et des provisions (chapitre 040/042).
Les éventuelles recettes d’emprunt assurent le financement complémentaire de la section d’investissement (à l’exception du remboursement en capital de la dette).
2.1.6. Les dépenses d’investissement
Les gestionnaires de crédits prévoient et proposent les crédits afférents à l’exercice, et concourant en priorité aux projets de la mandature.
Outre les prévisions propres à l’exercice budgétaire, les directions opérationnelles indiquent également les prévisions budgétaires relatives aux exercices N +1, N + 2 et N + 3, ainsi que les éventuelles dépenses et recettes de fonctionnement générées par ces investissements.
Si les opérations sont incluses dans une AP, la somme des CP prévus ou votés par exercice budgétaire ne peut pas être supérieure au montant de l’AP sauf à solliciter une revalorisation de celle-ci.
2.1.7. Les subventions d’investissement accordées
Les subventions d’équipement versées font l’objet d’un chapitre particulier (chapitre 204) de la nomenclature budgétaire et comptable M57.
Les directions opérationnelles prévoient et proposent les crédits afférents à l’exercice. Les subventions d’équipement ne peuvent pas être accordées sans crédits préalablement votés.
Les subventions supérieures à 23 000 euros (fonctionnement, investissement et prestations en nature cumulés) doivent obligatoirement faire l’objet d’une délibération distincte du budget et d’une convention définissant les conditions d’octroi.
Les règles de versement et caducité des subventions sont définies par convention. 18
2.1.8. L’annuité de la dette
L’annuité de la dette correspond au remboursement des emprunts en capital (chapitre 16) et intérêts (articles 66111 et 66112). L’annuité de la dette est une dépense obligatoire de la Ville.
La prévision annuelle inscrite au budget primitif est effectuée par la Direction des Finances. Des ajustements pourront, le cas échéant, être prévus par décision modificative. L’état de la dette est présenté au travers de différentes annexes du budget.
2.2. La comptabilité d’engagement - généralités
Sur le plan juridique, un engagement est un acte par lequel la ville crée ou constate à son encontre une obligation qui entraînera une charge (engagement juridique). Il résulte de la signature d’un contrat, d’une convention, d’un simple bon de commande, d’une lettre de commande, etc.
L’engagement préalable est obligatoire dans l’application financière en dépenses et en recettes, quelle que soit la section (investissement ou fonctionnement). Il permet de constater l’engagement juridique et de réserver les crédits correspondants ; il précède la signature d’un contrat ou d’une convention, ainsi que l’envoi des bons de commande aux fournisseurs.
L’engagement permet de répondre à quatre objectifs essentiels :
• vérifier l’existence de crédits sur les bonnes lignes budgétaires ainsi que l’existence des projets en investissement ;
• déterminer les crédits disponibles ;
• rendre compte de l’exécution du budget ;
• générer les opérations de clôture (rattachement des charges et produits à l’exercice et détermination des restes à réaliser et reports)
Il en suit que tout engagement dont l’objet est mal libellé, peu clair, non détaillé, ou dont les quantités sont artificiellement regroupées, sera rejeté par la Direction des Finances.
Chaque engagement doit faire l’objet de validations en fonction du type d’engagement : • une première validation d’ordre technique par la Direction des Finances portant sur le contrôle de l’imputation budgétaire utilisée, sa concordance avec les compétences
exercées par la commune, la clarté et la précision du libellé, le référencement éventuel à un contrat ou un devis. Cette vérification ne peut en aucun cas porter sur l’opportunité de l’engagement ;
• des validations hiérarchiques (chef de service, directeur, directeur général adjoint, directeur général des services) portant sur l’opportunité de l’engagement, son insertion dans la sphère d’actions de l’intérêt général, son respect aux règles de la commande publique, etc.).
Un engagement ne peut pas être validé par la personne qui l’a créé. 19
Règlement Budgétaire et Financier - Ville de Marmande - Conseil municipal du 05 juillet 2021
La génération des bons de commande (engagement) à partir du logiciel comptable Astre permet de les soumettre à la signature du directeur, de l’élu référent du service ou de Monsieur Le Maire selon les critères suivants :
- Dépenses de fonctionnement inférieures à 500 euros : signature du directeur (sauf pour les dépenses de restaurant et de fêtes et cérémonies où la signature de Monsieur Le Maire est impérative et doit être accompagnée d’une décision rappelant l’objet de la réception ou du repas et listant les convives)
- Dépenses de fonctionnement supérieures à 500 euros : signature de l’élu référent du service
- Dépenses d’investissement : signature de l’élu référent du service
Pour être effective, cette possibilité de signature sera formalisée par un arrêté de délégation.
C’est le bon de commande validé qui permettra le dépôt de la facture dématérialisée sur CHORUS (voir infra 2.3 page 19).
2.2.1. Engagements – gestion de la TVA
Chaque type d’engagement porte ses propres règles de gestion (suivi des seuils, gestion de la facture, gestion des services faits, gestion de la TVA, gestion des visas,…).
Le montant budgétaire de l’engagement est égal au montant toutes taxes comprises, exception faite des activités entrant dans le champ de la TVA déclarable.
Pour les activités entrant dans le champ de la TVA déclarable : le montant budgétaire correspond au montant hors taxes. Si ces activités ont un prorata de TVA, le montant budgétaire correspond au hors taxes augmenté de la TVA non déductible.
2.2.2. L’engagement de dépenses
L’engagement est effectué par et sur les crédits du service qui aura à assurer la vérification du « service fait ».
L’engagement en dépenses dans l’application financière doit toujours être antérieur à la livraison des fournitures ou au démarrage des prestations. A titre exceptionnel, et uniquement en cas d’urgence, l’engagement peut être effectué concomitamment.
Par extension de ce principe, le bon de commande ne doit pas être émis :
après l’exécution des prestations ;
après la réception d’une facture (hors versements d’acomptes, réservations, etc.).
Dans le cadre des marchés publics, l’engagement juridique de la Ville est manifesté par le courrier de notification, ou, pour les marchés de travaux, par l’envoi d’un ordre de service.
Hors marchés publics, l’engagement juridique de la Ville est matérialisé par un bon de commande, accompagné, s’il y a lieu, de pièces complémentaires telles que devis, contrat, convention… Par extension de ce principe, la passation d’un marché public rend inutile la fourniture d’un devis préalablement à la passation d’un bon de commande. 20
2.2.3. L’engagement de recettes
L’engagement d’une recette est une obligation indispensable à son suivi et à la qualité de la gestion financière de la collectivité. Il s’impose, au plus tard, à la matérialisation de l’engagement juridique.
L’engagement de recettes est effectué à la notification de l’arrêté attributif de subventions ou dès la signature du contrat ou de la convention. Ces engagements deviennent caducs au terme de l’arrêté ou de la convention.
L’engagement des recettes issues des tarifs est effectué au 1er janvier sur la base des prévisions du budget voté. Il peut être réajusté à la hausse ou à la baisse en cours d’année au regard des réalisations passées (mensuelles, annuelles…) ainsi que des revalorisations de tarifs. L’engagement est soldé à la fin de l’exercice budgétaire.
2.2.4. La gestion des tiers
La qualité de la saisie des données des tiers est une condition essentielle à la qualité des comptes de la Ville. Elle impacte directement la relation au fournisseur et à l’usager et fiabilise le paiement et le recouvrement.
La création des tiers dans l’application financière est effectuée par la Direction des Finances et dans le respect de la charte de saisie des tiers.
Toute demande de création d’un tiers est conditionnée par la transmission, a minima : de l’adresse ;
d’un relevé d’identité bancaire ou postale, et, pour les tiers étrangers, le nom et l’adresse de leur banque ;
pour les sociétés, un extrait KBIS d e m o i n s d e 3 m o i s permettant de s’assurer que la société ne fait pas l’objet d’une procédure ; son référencement par n° SIRET et code APE ;
pour les associations : un RIB et le n° de SIRET ;
Pour un particulier : son identification par nom, prénom, adresse, date de naissance,…
Seuls les tiers intégrés au progiciel financier peuvent faire l’objet d’engagements de dépenses ou de recettes.
Dans tous les cas, les coordonnées bancaires devront être communiquées sous la forme d’un RIB délivré par la banque du bénéficiaire. Seules les coordonnées indiquées dans l’acte d’engagement d’un marché peuvent être saisies sans ce justificatif.
Les modifications et suppressions de tiers suivent le même processus : la demande est effectuée par le service gestionnaire avec les éléments justificatifs par mail sur la boîte générique finances@mairie-marmande.fr. Les modifications apportées aux relevés d’identité bancaire sont traitées exclusivement par la Direction des Finances.
2.3. Enregistrement des factures
La Ville soutient l’effort de dématérialisation exprimé dans l’ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 et, depuis le 1er janvier 2020, l’utilisation obligatoire pour toute entreprise/société 21
Règlement Budgétaire et Financier - Ville de Marmande - Conseil municipal du 05 juillet 2021
de la facture sous forme électronique, via l’utilisation du portail internet Chorus Pro du Ministère des Finances : https://chorus-pro.gouv.fr/
Depuis le 1er janvier 2020, toute facture adressée à un acheteur public doit être dématérialisée et déposée sur la plate-forme CHORUS. Aucun paiement relatif à un bon de commande et/ou un marché notifié par la Ville ne pourra être effectué sur la base d’une facture qui ne serait pas dématérialisée par ce biais.
La Ville a choisi de ne rendre obligatoire pour le dépôt des factures sur Chorus que la seule
référence à l’engagement comptable (ou numéro de bon de commande). Toute référence à un
engagement juridique erroné entraîne le rejet systématique de la facture, laquelle doit être
reprise par le fournisseur.
Les factures peuvent être transmises via ce portail en utilisant :
le numéro SIRET de la commune : 214 701 575 000 18 (APE 8411Z) le numéro d’engagement porté sur le bon de commande : 2 lettres B C (abréviation debon de commande) puis 2 chiffres (année) et 8 lettres maximum (référence service gestionnaire) puis le numéro de commande à 5 chiffres :
exemple BC2021/21DIRSPORT-00045
Enfin, il est rappelé que le portail Chorus Pro n’est destiné qu’à la transmission des seules factures respectant les éléments portés dans le décret n°2016-1478 du 2 novembre 2016 relatif au développement de la facturation électronique : date d’émission de la facture, désignation de l’émetteur et du destinataire de la facture, référence de l’engagement ou de la commande, quantité et détermination précise des produits livrés, des prestations et travaux réalisés, etc.
Le dépôt de factures sur Chorus Pro ne doit pas se conjuguer avec des envois au format papier (risque de doublon).
2.3.1. La gestion du « service fait »
Le constat et la certification du « service fait » sont les étapes obligatoires préalables à la liquidation d’une facture et sont effectuées sous la responsabilité de la direction opérationnelle gestionnaire des crédits.
La certification du « service fait » est justifiée par la présence d’un bon de livraison ou d’intervention, un procès-verbal de réception ou toute autre pièce justificative.
Le contrôle consiste à certifier que :
la quantité facturée est conforme à la quantité livrée,
le prix unitaire est conforme au contrat, à la convention ou au bordereau de prix du marché,
la facture ne présente pas d’erreur de calcul,
la facture comporte tous les éléments obligatoires permettant de liquider la dépense.
Elle fait porter sur son auteur la bonne et totale concordance entre la commande, l’exécution des prestations et la facture. 22
Elle oblige son auteur à définir dans l’application financière l'état d'avancement comptable de la facture.
La date de constat du service fait dans l’application financière est celle de :
la date du bon de livraison pour les fournitures,
la date de réalisation de la prestation (quelques exemples : réception d’un rapport conforme à la commande, date d’intervention, …),
la constatation physique d’exécution de travaux.
Sauf cas particuliers, la date de constat du service ne peut être postérieure à la date de facture.
Sous réserve des exceptions prévues par l’article 3 de l’arrêté du 16 février 2015 énumérant la liste des dépenses pouvant faire l'objet d'un paiement avant service fait, l'ordonnancement ne peut intervenir avant l'échéance de la dette, l'exécution du service, la décision individuelle d'attribution d'allocations ou la décision individuelle de subvention.
Dans le cas où la date de constat n’est pas déterminable, la date de facturation en tient lieu.
Pour mémoire, une facture établie sur devis doit être égale, en quantité comme en valeur, au devis. Une facture qui ne fait pas référence à un devis, peut être inférieure ou supérieure au montant engagé, dans une limite raisonnable fixée à Marmande entre -10/+5% (en quantité pour les matières ou fournitures dont le conditionnement est inconnu, en valeur si le prix est soumis à variations ou estimatif). Cette tolérance n’est appliquée que lors de la période de clôture comptable entre décembre à février.
Une demande de création d’engagement complémentaire est systématiquement demandée au service concerné.
Toute facture qui ne peut être payée pour des motifs tels que :
mauvaise exécution ;
exécution partielle ;
montants erronés ;
prestations non détaillées en nature et/ou en quantité ;
non concordance entre l’objet du bon de commande et les prestations facturées ; différence entre un bon de commande effectué sur devis et les prestations facturées ; est retournée sans délai au prestataire par courrier avec accusé de réception, par et sous l’entière responsabilité du gestionnaire de crédits concerné, avec une copie communiquée à la direction des finances. Mention en est également faite dans l’application financière par ledit gestionnaire de crédits.
Les factures retournées aux prestataires ne sont ni liquidées ni mandatées par la Direction des Finances. Le suivi des factures suspendues est géré par les services opérationnels avec copie au service financier.
Il est rappelé que la non-exécution d’une prestation selon les termes et conditions d’un marché public doit être attestée par un procès-verbal établi contradictoirement et signé par les parties. 23
Règlement Budgétaire et Financier - Ville de Marmande - Conseil municipal du 05 juillet 2021
2.3.2. La liquidation et le mandatement ou l’ordonnancement
La liquidation désigne l’action visant à proposer une dépense ou une recette après certification du service fait.
La Direction des Finances valide les propositions de mandats ou de titres après vérification de cohérence et contrôle de l’exhaustivité des pièces justificatives obligatoires.
Le mandatement des dépenses et l’ordonnancement des recettes se traduisent par l’émission des pièces comptables règlementaires (mandats, titres et bordereaux) qui permettent au comptable public d’effectuer le paiement des dépenses et l’encaissement des recettes.
En recettes, les titres sont émis, soit avant encaissement avec édition d’un avis des sommes à payer, soit après encaissement pour régularisation.
L’émission des titres de recettes après encaissement doit rester l’exception.
À titre dérogatoire, le mandatement peut être effectué après paiement (prélèvements, remboursement de la dette, électricité…) pour certaines dépenses avec l’autorisation du comptable public.
La numérotation des mandats, des titres et des bordereaux est chronologique. Les mandats et titres des services assujettis à la TVA font l’objet de séries distinctes de bordereaux par activité. Les réductions et annulations de mandats et de titres font également l’objet d’une série distincte avec numérotation chronologique.
L’absence de prise en charge par le comptable d’un mandat ou un titre fait l’objet d’un rejet dans l’application financière. Les rejets doivent être motivés et entraînent la suppression pure et simple du mandat ou du titre.
La Direction des Finances est chargée de la gestion des opérations d’ordre, des rejets ordonnés par le comptable public, des annulations (réductions) partielles ou totales décidées par la ville ainsi que des réimputations comptables s’il y a lieu.
2.3.3. Le délai global de paiement
Au vu des pièces justificatives transmises par le service gestionnaire, la Direction des Finances procède au mandatement. Elle vérifie les liquidations effectuées par les services, leur conformité par rapport aux pièces présentées, établit les mandats et les transmet (sous format .xml fichiers PES dématérialisés) à la trésorerie municipale chargée du paiement.
La signature électronique du bordereau d’ordonnancement par l’ordonnateur ou son représentant entraîne la validation de tous les mandats de dépenses compris dans le bordereau, la justification du service fait pour toutes les dépenses résultant de ces mêmes mandats, la certification du caractère exécutoire de l'ensemble des pièces justificatives jointes aux mêmes mandats.
Les délais de mandatement courent à compter de la date de la facture enregistrée dans l’application financière : 24
10 jours pour les services gestionnaires de crédits : certification du service fait, vérification des montants, transmission des pièces justificatives ;
10 jours pour la Direction des Finances : enregistrement chronologique, transmission au gestionnaire de crédits concerné, vérification des éléments nécessaires au bon mandatement (numéro SIRET, RIB, adresse, …), mandatement, mise en signature des bordereaux avant transmission au comptable public ;
10 jours pour le comptable public : paiement. Dès lors que le comptable public a accepté les pièces comptables, sa responsabilité est entière. Son contrôle est effectué sur la régularité des pièces présentées et non sur l’opportunité de la dépense.
Le délai de paiement ne commence à courir qu'à compter de la date d'exécution des prestations (date du service fait) ou, si elle lui est postérieure, à la date de réception de la facture par la Ville.
Le délai global de paiement peut être suspendu dans les cas prévus par la réglementation. La facture est alors retournée sans délai au fournisseur.
Si elle n’est pas liquidable, pour le motif d’absence de constat et certification de service fait à la réception, cette dernière n’est, par exception, pas retournée et le fournisseur doit être prévenu par écrit sans délais.
Les pièces justificatives sont l'ensemble des documents nécessaires au comptable pour lui permettre d'effectuer les contrôles qui lui sont assignés par le décret du 29 décembre 1962, confirmés par la loi du 2 mars 1982.
La liste des pièces justificatives que l’ordonnateur doit transmettre au comptable pour permettre le paiement des dépenses publiques locales est périodiquement actualisée, pour tenir compte de l’évolution de la réglementation applicable aux collectivités. Le décret n°2016-33 du 20 janvier 2016 est le texte de référence à la date d’adoption du présent règlement.
Deux types de justificatifs doivent être transmis au comptable :
- la justification juridique de la dépense : délibération, décision, marché, contrat ou convention ;
- la pièce attestant de la validité de la créance et comportant les éléments de liquidation : facture, décompte.
Le premier paiement fournira les justificatifs des deux types, juridique et premier décompte ; les paiements suivants feront référence au 1er paiement (n° mandat, année, imputation).
2.4. La gestion des recettes
La direction opérationnelle établit un état liquidatif sous la forme d’un certificat administratif ou d’une facture, accompagné des pièces justificatives.
Elle doit proposer la liquidation de la recette dès que la dette est exigible (dès service fait) avant encaissement.
Sa transmission à la Direction des Finances fait l’objet d’un avis des sommes à payer (ASAP) communiqué automatiquement aux redevables. 25
Règlement Budgétaire et Financier - Ville de Marmande - Conseil municipal du 05 juillet 2021
La gestion des ASAP de façon dématérialisée a pour finalité de faire traiter de manière centralisée et automatisée l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et l’envoi des ASAP par la filière éditique de la DGFiP.
2.4.1. Les recettes tarifaires et leur suivi
Les tarifs sont décidés par le Maire ou votés par l’assemblée délibérante chaque année, suivant les cas. Les services gestionnaires sont chargés de la rédaction des délibérations ou décisions afférentes.
Les tarifs sont appliqués soit au sein de régies de recettes, soit par émission de titres de recettes envoyés aux administrés. Ceux-ci sont émis par la Direction des Finances sur présentation des états liquidatifs et des pièces justificatives par le service gestionnaire : - Dans le premier cas, par exemple, les repas servis aux enfants dans les restaurants scolaires sont payés à la régie du service éducation à réception de la facturation mensuelle ;
- Dans le second cas, par exemple lorsqu’une famille n’a pas respecté le délai de facturation de la régie, elle pourra régler à la réception d’un avis de sommes à payer (ASAP) transmis par le Trésor public.
La séparation ordonnateur/comptable rend responsable le comptable public de l’encaissement des recettes de la Ville. Il peut demander aux services de la Ville toute pièce nécessaire pour justifier du droit à l’encaissement d’une recette. Contrairement aux dépenses, il n’existe pas de nomenclature de pièces justificatives en recettes. Le comptable doit seulement s’assurer que la recette a été autorisée par l’autorité compétente.
Ainsi, chaque mois, la Ville récupère une liste des impayés établie par la Trésorerie Municipale, via l’applicatif Hélios. Cette liste est diffusée auprès des services concernés (principalement, direction de la Famille) qui, dès lors, peuvent et doivent, s’assurer auprès des usagers de leur capacité à payer. Les services doivent s’assurer que les usagers paient bien la prestation qui leur est fournie.
A défaut, la Ville n’est pas tenue de la leur assurer, sauf cas particulier (restauration scolaire notamment).
Chaque mois, un tableau de bord indiquant pour chaque service les recettes restant à percevoir est transmis à chaque service gestionnaire de façon que les impayés soient les plus réduits possibles.
2.4.2. Les annulations de recettes
Lorsqu’une recette a fait l’objet d’une contestation fondée sur l’application du règlement intérieur du service ou lorsqu’une erreur de facturation est constatée, le titre de recette fait l’objet d’une annulation.
L’annulation est émise par la Direction des Finances sur la base des justificatifs produits par le service gestionnaire. Il revient à ce dernier d’établir et de faire signer à l’élu de secteur un certificat administratif le cas échéant. 26
Les annulations sont traitées différemment selon que le titre initial a été effectué sur l’exercice en cours ou sur un exercice antérieur. Dans le premier cas, une annulation de titre vient diminuer le montant total des recettes constatées pour l’exercice, dans le second l’annulation est matérialisée par un mandat puisque le titre annulé est venu alimenter le résultat de l’exercice clos.
La remise gracieuse et l’admission en non-valeur d’une dette relèvent quant à elles de la compétence exclusive de l’assemblée délibérante.
L’assemblée délibérante peut accorder la remise gracieuse d’une créance à un débiteur dont la situation financière ne lui permet pas de régler sa dette :
- Le dossier est suivi et instruit préalablement par la direction opérationnelle et transmis au Centre Communal d’Action sociale (CCAS) de Marmande si nécessaire : la famille est reçue ou contactée, et un bilan de la situation est rendu par un travailleur social ; - Les délibérations de remises gracieuses sont ensuite préparées par la Direction des Finances et soumises à la commission des finances avant décision de l’assemblée délibérante ;
- A l’issue de l’adoption de la délibération, la créance est éteinte.
L’admission en non-valeur est demandée par le comptable public dès que la créance est prescrite ou lui paraît irrécouvrable du fait de la situation du débiteur et en cas d’échec des procédures de recouvrement prévues par la loi.
Les admissions en non-valeur sont présentées par la Direction des Finances sur la base d’un état transmis par le comptable public ; à l’issue de la délibération, la créance reste due mais les poursuites du comptable sont interrompues.
2.4.3. Le suivi des demandes de subvention à percevoir
Ce sont les services gestionnaires de crédits qui ont la responsabilité du montage des dossiers de subvention. Les demandes d’aide sont faites auprès de partenaires institutionnels (Région Nouvelle Aquitaine, Département de Lot et Garonne, Val de Garonne Agglomération, Etat, Union européenne,…) pour financer des projets ou services spécifiques. Les demandes de subventions doivent préalablement faire l’objet d’une délibération de l’assemblée délibérante ou d’une décision du Maire selon le montant sollicité.
Une attention particulière doit être portée au respect de la règle de non-commencement des travaux au moment où la subvention est sollicitée, ainsi qu’aux contreparties règlementaires, notamment en matière de communication.
Une fois les dossiers déposés et les subventions obtenues, le suivi de l’encaissement est de la responsabilité de la Direction des Finances. La notification de la subvention, adressée à la Direction des Finances fait l’objet d’un engagement. Elle procède directement aux demandes d’avance, d’acomptes et de solde sur production des pièces justificatives par le service gestionnaire.
2.5. La constitution des provisions
Les provisions obligatoires sont listées au Code général de collectivités territoriales. L’apparition du risque rend obligatoire la constitution d’une provision pour risque et la 27
Règlement Budgétaire et Financier - Ville de Marmande - Conseil municipal du 05 juillet 2021
constatation d’une provision pour dépréciation est obligatoire en cas de perte de valeur d’un actif.
Les provisions facultatives sont destinées à couvrir des risques et des charges nettement précisés quant à leur objet et que des événements survenus ou en cours rendent probables.
La Ville a adopté le régime semi-budgétaire des provisions afin de se constituer un fonds de réserve. La provision est en effet portée en dépense réelle de fonctionnement et ne fait pas l’objet d’une inscription concomitante en recette d’investissement comme c’est le cas pour les amortissements.
Les provisions sont évaluées en fin d’exercice et sont réajustées au fur et à mesure de la variation des risques et éventuellement des charges.
Les provisions pour créances douteuses s'effectuent sur d’un état partagé avec le comptable public au regard de la qualité du recouvrement des recettes de la Ville.
Les provisions font l’objet d’une présentation spécifique au sein des rapports accompagnant les budgets primitifs et comptes administratifs.
2.6. Les opérations de fin d’exercice
Les opérations de fin d’exercice s’appuient sur les évènements de gestion précisés précédemment ; la bonne tenue de la comptabilité d’engagement constitue un préalable indispensable au bon déroulement des opérations de clôture.
Le calendrier des opérations de fin d’exercice est déterminé chaque année par la Direction de Finances.
2.6.1. La journée complémentaire
La comptabilité publique permet durant le mois de janvier de terminer les paiements de la
section de fonctionnement de l’exercice précédent, dès lors que la facture a été reçue et que
l’engagement et la prestation ont régulièrement été effectués sur l’année n-1.
De même, il est encore possible, jusqu’au 21 janvier, d’effectuer une décision modificative
concernant le fonctionnement ou les écritures d’ordre.
Il n’existe pas de journée complémentaire pour les écritures d’investissement (mandats et titres), lesquelles doivent être impérativement passées avant le 31 décembre.
2.6.2. Le rattachement des charges et des produits
Le rattachement des charges et des produits est effectué en application du principe d’indépendance des exercices. Il vise à faire apparaître dans le résultat d’un exercice donné, les charges et les produits qui s’y rapportent et ceux-là seulement. 28
Le rattachement concerne les engagements en section de fonctionnement pour lesquels : en dépenses : le service a été effectué et la facture n’est pas parvenue,
en recettes : les droits ont été acquis au 31 décembre de l’exercice budgétaire.
En ce qui concerne les recettes de fonctionnement, les droits acquis au plus tard le 31 décembre peuvent faire l’objet de titre de recettes pendant la journée complémentaire et au plus tard le 31 janvier dès lors que la recette est certifiée et dûment liquidée. Ainsi, le rattachement en recette peut ne concerner que les droits acquis au 31 décembre n’ayant pas pu faire l’objet d’un titre de recette sur l’exercice.
Les engagements ayant donné lieu à un service fait au cours de l’année budgétaire achevée et devant y être rattachés, sont proposés par les gestionnaires de crédits à la Direction des Finances sur présentation des justificatifs suivants :
bon de livraison ou de retrait, pour toute fourniture acquise ;
bon d’intervention ou d’exécution, pour tout service effectué.
Le rattachement des intérêts courus non échus (ICNE) des emprunts en cours est réalisé sur un article budgétaire spécifique en dépense de fonctionnement, nature 66112. Aussi, la prévision et la réalisation peuvent, le cas échéant, être négatives si la contrepassation est supérieure au rattachement.
Le rattachement donne lieu à mandatement (ou titre de recette) au titre de l’exercice N et contrepassation à l’année N+1 pour le même montant.
La Direction des Finances fixe chaque année le calendrier des opérations de rattachement des charges et des produits, comme celui de leurs apurements.
Il est à noter que la Ville a choisi sur un seuil de 100 euros en deçà duquel le rattachement d’une dépense n’est pas autorisé.
2.6.3. Les reports de crédits d’investissement
Les engagements (en dépenses comme en recettes) qui n’auraient pas été soldés à la fin de l’exercice budgétaire peuvent être reportés sur l’exercice suivant, après vérification de la Direction des Finances.
Les engagements non reportés sont soldés.
Les subventions accordées dans le cadre de délibérations spécifiques peuvent être reportées en fonction des termes des conventions associées.
Les restes à réaliser de crédits de paiements sur les autorisations de programme au 31 décembre sont automatiquement proposés au vote de l’exercice suivant (à la différence des reports ils ne sont donc pas disponibles à l’ouverture de l’exercice).
Un état des reports pris au 31 décembre est mis à la signature de l’ordonnateur une fois les opérations de clôture achevées ; il est produit à l’appui du compte administratif et fait l’objet d’une transmission au comptable public. Cet état et ses justificatifs est susceptible d’être contrôlé par la Chambre régionale des comptes. 29
Règlement Budgétaire et Financier - Ville de Marmande - Conseil municipal du 05 juillet 2021
Le patrimoine correspond à l’ensemble des biens meubles ou immeubles, matériels, immatériels ou financiers, en cours de production ou achevés, propriétés ou quasi-propriété de la Ville.
Ce patrimoine nécessite une écriture retraçant une image fidèle, complète et sincère. La bonne tenue de l'inventaire participe également à la sincérité de l'équilibre budgétaire et au juste calcul des recettes.
Ces biens font l’objet d’un mandatement en section d’investissement, exceptions faites des dons, acquisitions à titre gratuit ou échanges sans soulte.
Les acquisitions de l’année (à titre onéreux ou non) sont retracées dans une annexe du Compte administratif.
3.1. La tenue de l'inventaire
Chaque élément de patrimoine est référencé sous un numéro d’inventaire unique qui identifie le compte de rattachement et qui est transmis au comptable public en charge de la tenue de l’actif de la collectivité.
Les travaux réalisés en investissement viennent augmenter à leur achèvement la valeur du patrimoine ou empêcher sa dépréciation. Cette dernière peut être constatée au travers des dotations aux amortissements ou lors des mises à la réforme et des cessions.
Pour les communes, exception faite des immeubles de rapport ou participant à des activités commerciales ou industrielles, l’amortissement n’est obligatoire que pour les biens meubles, les biens immatériels (en particulier les études non suivies de réalisation), les subventions d’équipement versées et les subventions d’équipement reçues au titre du financement de biens amortissables.
Un ensemble d’éléments peut être suivi au sein d’un lot. Il se définit comme une catégorie homogène de biens dont le suivi comptable individualisé ne présente pas d'intérêt. Cette notion ne doit pas faire obstacle à la possibilité par la suite de procéder à une sortie partielle. Pour le valoriser, la méthode dite du « coût moyen » est utilisée.
A noter :
Sont à inscrire au chapitre 21 les travaux dont le délai de réalisation est égal ou inférieur à 12 mois, et au chapitre 23 tous ceux excédant cette durée (études non comprises) ;
Un doute peut exister quant à l’inscription d’un matériel dont le montant unitaire est de faible valeur et dont la nature s’apparenterait à du matériel de bureau ou informatique (natures 21831 / 21838..), à du mobilier (nature 21841 / 21848..) ou à une autre immobilisation corporelle (nature 2188).
Auquel cas, il y a lieu de s’interroger sur les caractéristiques de l’achat envisagé : si son acquisition ne fait pas l’objet d’un arbitrage individuel préalable mais s’inscrit dans un cycle de remplacement infra annuel, si sa livraison se fait par lot, si son usage n’est pas couvert pas une garantie, s’il n’est pas identifié par un numéro de série, s’il
3. LA GESTION DU PATRIMOINE 30
ne peut raisonnablement être suivi physiquement, si le coût de sa réparation excéderait le coût d’achat, si aucune personne n’est désignée comme étant son détenteur usager, sont autant d’indices pour inscrire cette dépense en fonctionnement dans une des subdivision du 606 « Achats non stockés de matières et fournitures ».
Par extension de ce principe, ce n’est jamais le montant total d’une dépense qui détermine son inscription ou non dans la section d’investissement.
Ce point ne s’applique pas lors de la création d’une bibliothèque : l’acquisition du fonds s’effectuera en investissement.
En tout état de cause, l’affectation en investissement doit respecter la nomenclature des biens meubles considérés comme valeurs immobilisées NOR : INTB0100692A.
Pour mémoire, le Conseil Municipal a fixé à 500 euros HT le seuil en-dessous duquel un investissement était déclaré de faible valeur (délibération n°2019G09 du 16 décembre 2019) avec une durée d’amortissement d’un (1) an.
3.2. L’amortissement
L'amortissement est la réduction irréversible, répartie sur une période déterminée, du montant
porté à certains postes du bilan. L'amortissement pour dépréciation est la constatation
comptable d'un amoindrissement de la valeur d'un élément d'actif résultant de l'usage, du
changement technique ou de toute autre cause.
La durée d’amortissement propre à chaque catégorie de bien est fixée par délibération du conseil municipal et fait l’objet d’une annexe aux documents budgétaires. Cette délibération précise également par catégorie les niveaux de faible valeur en deçà desquels les éléments sont amortis dans l’année qui suit leur acquisition.
Si des subventions d’équipement sont perçues pour des biens amortissables alors la Ville doit les amortir sur la même durée d’amortissement que celle des biens qu’elles ont financés.
3.3. La cession de biens mobiliers et biens immeubles :
Pour toute réforme de biens mobiliers, un procès-verbal de réforme est établi. Ce procès- verbal mentionne les références du matériel réformé ainsi que l’année et la valeur d’acquisition. Le recours au site de ventes AGORASTORE, habilité à vendre aux enchères les biens des collectivités territoriales, est privilégié pour les biens ayant encore une valeur marchande.
Dans le cas d’un achat avec reprise de l’ancien bien, il n’y a pas de contraction entre la recette et la dépense. Le montant correspondant à la récupération du bien par l’entreprise n’est en aucune manière déduit de la facture d’acquisition. Il doit donc faire l’objet d’un titre de cession retraçant ainsi la sortie de l’inventaire du bien repris.
Concernant les biens immeubles, les cessions donnent lieu à une délibération mentionnant l’évaluation qui a été faite de ce bien par France Domaine et doivent être accompagnées obligatoirement d’un acte de vente. Les écritures de cession sont réalisées par la Direction des Finances. Il est important de préciser la valeur nette comptable du bien cédé et d’indiquer s’il s’agit d’une cession totale ou partielle. Dans ce dernier cas, la valeur nette comptable cédée 31
Règlement Budgétaire et Financier - Ville de Marmande - Conseil municipal du 05 juillet 2021
sera calculée au prorata de la surface cédée. Cependant, si le bien partiellement cédé avait une valeur nette comptable (VNC) symbolique, cette même valeur peut être appliquée aussi bien à la VNC cédée qu’à son solde.
La constatation de la sortie du patrimoine du bien mobilier ou immobilier se traduit par des opérations d’ordre budgétaire, avec constatation d’une plus-value ou moins-value (le cas échéant) traduisant l’écart entre la valeur nette comptable du bien et sa valeur de marché.
Les sorties d’actif constatées au cours de l’exercice font l’objet d’une annexe au compte administratif (CA).
Les cessions patrimoniales sont prévues en recettes d’investissement sur un chapitre dédié 024 mais ce chapitre ne présente pas d’exécution budgétaire. Les titres de recettes émis lors de la réalisation de la cession sont comptabilisés sur le compte 775 qui ne présente pas de prévision. Par ailleurs, les écritures de régularisation de l’actif (constat de la VNC et de la plus ou moins-value) ont la spécificité de s’exécuter sans prévision préalable (y compris en dépenses).
3.4. Concordance Inventaire physique/comptable
L’inventaire comptable correspond à l’enregistrement des achats en matériel que la Ville a entré dans ses livres comptables. En fonction du montant d’achat, plus ou moins 500 euros, cet achat sera considéré comme une « immobilisation comptable ». Il pourra être amorti.
L’inventaire physique, quant à lui, consiste à compter réellement, sur le terrain, l’ensemble du matériel que la collectivité détient en ses murs. Son premier objectif est de vérifier la correspondance avec l’inventaire comptable. Il permet d’avoir une vision exhaustive de son patrimoine.
En vue d’une possible certification des comptes des collectivités (une expérimentation est actuellement en cours auprès de 25 collectivités locales, sur la base de la loi du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République dite « loi NOTRe »), et conformément à la volonté de la Ville de maintenir un haut niveau de qualité comptable, un travail d’amélioration de son inventaire pour des traitements de mise à jour en commun accord avec la trésorerie municipale est entrepris chaque année. Ce travail porte notamment sur la sortie des biens de faible valeur totalement amortis, qui permet d’épurer l’inventaire par certificat administratif signé de l’ordonnateur. 32
4.1. Les garanties d’emprunt
La garantie d’emprunt est un engagement hors bilan par lequel la Ville accorde sa caution à un organisme dont elle veut faciliter le recours à l’emprunt en garantissant aux prêteurs le remboursement en cas de défaillance du débiteur.
La décision d’octroyer une garantie d’emprunt est obligatoirement prise par l’assemblée délibérante. Le contrat de prêt ou, le cas échéant, l’acte de cautionnement, est ensuite signé par le Maire.
Les garanties d’emprunt accordées à des personnes morales de droit privé sont soumises aux dispositions de la loi du 5 janvier 1988 modifiée dite « loi Galland ». Elle impose aux collectivités trois ratios prudentiels conditionnant l’octroi de garanties d’emprunt :
La règle du potentiel de garantie : le montant de l’annuité de la dette propre ajouté au montant de l’annuité de la dette garantie, y compris la nouvelle annuité garantie, ne doit pas dépasser 50% des recettes réelles de fonctionnement ;
La règle de division des risques : le volume total des annuités garanties au profit d’un même débiteur ne peut aller au-delà de 10% des annuités pouvant être garanties par la collectivité ;
La règle du partage des risques : la quotité garantie ne peut couvrir que 50% du montant de l’emprunt contracté par l’organisme demandeur. Ce taux peut être porté à 80% pour des opérations d’aménagement menées en application des articles L.300-1 à L.300-4 du Code de l’Urbanisme. Ces ratios sont cumulatifs.
Les limitations introduites par les ratios Galland ne sont pas applicables pour les opérations de construction, acquisition ou amélioration de logements réalisées par les organismes d’habitation à loyer modéré (OPH) ou les sociétés d’économie mixte ou subventionnées par l’Etat (article L.2252-2 du CGCT).
La Direction des Finances intervient pour la rédaction de la délibération de la garantie, ainsi que le suivi de la garantie sur le logiciel de gestion de dette.
L’ensemble des garanties d’emprunt fait obligatoirement l’objet d’une communication qui figure dans les annexes du budget primitif et du compte administratif au sein du document intitulé « Etat de la dette propre et garantie ».
4.2. La gestion de la dette
Aux termes de l’article L.2337 – 3 du Code Général des Collectivités Territoriales, les communes peuvent recourir à l’emprunt.
Le recours à l’emprunt est destiné exclusivement au financement des investissements, qu’il s’agisse d’un équipement spécifique, d’un ensemble de travaux relatifs à cet équipement ou encore d’acquisitions de biens durables considérés comme des immobilisations.
4. LA GESTION DE LA DETTE ET DE LA TRESORERIE 33
Règlement Budgétaire et Financier - Ville de Marmande - Conseil municipal du 05 juillet 2021
Les emprunts peuvent être globalisés et correspondre à l’ensemble du besoin en financement de la section d’investissement.
En aucun cas l’emprunt ne doit combler un déficit de la section de fonctionnement ou une insuffisance des ressources propres pour financer le remboursement en capital de la dette.
Le recours à l’emprunt relève en principe de la compétence de l’Assemblée délibérante. Toutefois, cette compétence peut être déléguée au Maire (selon l’article L. 2122 – 22 du Code Général des Collectivités Territoriales). La délégation de cette compétence est encadrée. Le Maire peut ainsi :
- lancer des consultations auprès de plusieurs établissements financiers dont la compétence est reconnue pour ce type d’opérations ;
- retenir les meilleures offres au regard des possibilités que présente le marché à un instant donné, du gain espéré et des primes et commissions à verser ;
- passer les ordres pour effectuer l’opération arrêtée ;
- résilier l’opération arrêtée ;
- signer les contrats répondant aux conditions posées ;
- définir le type d’amortissement et procéder à un différé d’amortissement ;
- recourir, pour les réaménagements de dette, à la faculté de passer du taux variable au taux fixe ou du taux fixe au taux variable, de modifier une ou plusieurs fois l’index relatif au calcul du ou des taux d’intérêt, d’allonger la durée du prêt, de modifier la périodicité et le profil de remboursement ;
- conclure tout avenant destiné à introduire dans le contrat initial une ou plusieurs des caractéristiques ci-dessus.
Le Conseil Municipal est tenu informé des emprunts contractés dans le cadre de cette délégation.
Un rapport annuel retrace l’évolution de l’encours de la dette et des opérations réalisées au cours de l’année passée. Il est rédigé et présenté au Conseil Municipal au moment de la présentation du compte administratif.
4.1. La gestion de la trésorerie
Chaque collectivité territoriale dispose d’un compte au Trésor Public. Ses fonds y sont obligatoirement déposés.
Des disponibilités peuvent apparaître (excédents de trésorerie). Il est interdit de les placer sur un compte bancaire, y compris à la Caisse des Dépôts.
A l’inverse, des besoins de trésorerie peuvent apparaître. Il revient alors à la collectivité de se doter d’outils de gestion de sa trésorerie afin d’optimiser au mieux l’évolution de celle-ci (le compte au Trésor ne pouvant être déficitaire).
Des lignes de trésorerie permettent de financer le décalage dans le temps entre le paiement des dépenses et l’encaissement des recettes.
Les crédits concernés par ces outils de gestion de trésorerie ne procurent aucune ressource 34
budgétaire. Ils n’ont pas vocation à financer l’investissement. Ils ne sont donc pas inscrits dans le budget de la commune et sont gérés par le comptable public sur des comptes financiers de la classe 5.
Néanmoins, le recours à ce type d’outils de trésorerie doit être autorisé par le Conseil Municipal qui doit préciser le montant maximal qui peut être mobilisé.
Le Maire peut recevoir délégation du Conseil Municipal pour contractualiser l’utilisation d’une ligne de trésorerie, dans le respect du plafond fixé chaque année dans la délibération d’adoption du budget primitif de la commune.
5.1. La création des régies
Seul le Comptable public est habilité à régler les dépenses et recettes de la Ville.
Ce principe connaît un aménagement avec les régies d'avances et de recettes qui permettent, pour des motifs d’efficacité du service public, à des agents placés sous l'autorité de l'ordonnateur et la responsabilité du comptable public, d’encaisser certaines recettes et de payer certaines dépenses.
La création d’une régie est de la compétence du conseil municipal mais elle peut être déléguée au Maire. Lorsque cette compétence a été déléguée au Maire, les régies sont créées par arrêté municipal.
L'avis conforme du comptable public est une formalité substantielle préalable à l’arrêté de création de la régie.
5.2. La nomination des régisseurs
Les régisseurs et leurs mandataires sont nommés par décision de l'ordonnateur sur avis conforme du comptable public assignataire des opérations de la régie. Cet avis conforme peut être retiré à tout moment lors du fonctionnement de la régie s'il s'avère que le régisseur n'exerce pas ses fonctions dans le respect de la réglementation.
Les régisseurs sont fonctionnellement sous la responsabilité des directeurs opérationnels. La Direction Financière est chargée du contrôle d’opportunité et de légalité des recettes encaissées ainsi que des dépenses payées par les régisseurs (contrôle de la conformité des opérations avec l’arrêté constitutif de la régie).
Les opérations effectuées au titre d’une régie doivent être engagées dans l’application financière, en recettes comme en dépenses :
en recettes : un engagement par nature, par an et par régie : les versements mensuels sont tous effectués sur le même engagement ;
en dépenses : l’engagement doit toujours être préalable à la dépense soit en début
5. LES REGIES 35
Règlement Budgétaire et Financier - Ville de Marmande - Conseil municipal du 05 juillet 2021
d’année pour l’année entière, soit à chaque reconstitution de la régie. En effet, l’engagement permet de s’assurer de la disponibilité des crédits.
La nature des recettes pouvant être perçues ainsi que les dépenses pouvant être réglées par régie sont encadrées par les arrêtés constitutifs. L'acte constitutif doit indiquer le plus précisément possible l'objet de la régie, c'est-à-dire la nature des opérations qui seront réalisées par l'intermédiaire de celle-ci.
Il n'entre pas dans les compétences ordinaires d'une régie de recette de procéder à la vente d'éléments d'actifs du haut de bilan (véhicules, matériels informatiques, …) aux motifs que ce type de cession nécessite une délibération du conseil municipal ainsi que la constatation complexe et préalable de mise en réforme et sortie du patrimoine, dont les écritures sont hors champ de compétence d’un régisseur.
Le régisseur de recette doit verser son encaisse dès que le montant de celle-ci atteint le maximum fixé par l'acte de création de la régie et au minimum une fois par mois, et obligatoirement :
en fin d'année, sans pour autant qu'obligation soit faite d'un reversement effectué le 31 décembre dès lors que les modalités de fonctionnement conduisent à retenir une autre date ;
en cas de remplacement du régisseur par le régisseur intérimaire ou par le mandataire suppléant ;
en cas de changement de régisseur ;
à la clôture de la régie.
Concernant les régies de dépense dites régies d’avance, le montant maximum de l'avance mis à la disposition du régisseur ne doit pas excéder le quart du montant prévisible des dépenses annuelles à payer. L'acte constitutif de la régie précise le montant maximum de l'avance susceptible d'être mis à la disposition du régisseur.
5.3. Les obligations des régisseurs
Les régisseurs doivent se conformer en toute probité à l’ensemble des obligations spécifiques liées à leurs fonctions.
Les régisseurs sont fonctionnellement sous la responsabilité des directeurs des services concernés.
En sus des obligations liées à l’exercice des fonctions de tout fonctionnaire, les régisseurs sont responsables personnellement et pécuniairement des opérations financières qui leur sont confiées. Le régisseur est également responsable des opérations des mandataires qui agissent en son nom et pour son compte.
Ainsi, en cas de perte, de vol ou de disparition des fonds valeurs et pièces justificatives qui lui sont remis, le régisseur assume la responsabilité financière de ces disparitions.
Afin de couvrir ce risque, les régisseurs sont dans l’obligation de souscrire un cautionnement conformément aux textes en vigueur. La souscription d’une assurance est recommandée.
La non-souscription d’un cautionnement entraîne la suspension de la régie. 36
6. LA COMMANDE PUBLIQUE
5.4. Le suivi et le contrôle des régies
L’ordonnateur, au même titre que le comptable public, est chargé de contrôler le fonctionnement des régies et l'activité des régisseurs. Il peut s’agir d’un contrôle sur pièce ou sur place.
Afin d’assurer leur fonctionnement correct et régulier, un référent « régies » est placé au sein de la Direction des Finances pour coordonner le suivi et l’assistance des régies, ainsi que l’organisation des contrôles conjoints avec le comptable public.
Les régisseurs sont tenus de signaler sans délais au référent régie les difficultés de tout ordre qu’ils pourraient rencontrer dans l’exercice de leur mission.
En sus des contrôles sur pièce qu’il exerce lors de la régularisation des écritures, le comptable public exerce ses vérifications sur place avec ou sans la Direction des Finances. Il est tenu compte, par l’ensemble des intervenants dans les processus, de ses observations contenues dans les rapports de vérification.
L’article L.3 du code de la commande publique, énonce trois grands principes fondamentaux que doivent respecter les acheteurs, quel que soit le montant du marché public : la liberté d’accès à la commande publique, l’égalité de traitement des candidats et la transparence des procédures.
Le respect de ces principes permet d’assurer l’efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics.
Ils exigent une définition préalable des besoins, le respect des obligations de publicité et de mise en concurrence et le choix de l’offre économiquement la plus avantageuse.
Une bonne évaluation des besoins n’est pas simplement une exigence juridique mais avant tout une condition impérative afin que l’achat soit réalisé dans les meilleures conditions économiques :
définition précise de la qualité des prestations à obtenir et du contexte de leur réalisation.
définition précise des quantités souhaitées.
6.1. Les procédures
La Ville de Marmande doit approuver lors d’un prochain conseil municipal un guide interne de la commande publique.
Toutes les procédures des marchés publics sont décrites dans ce guide.
Les marchés peuvent être passés selon une procédure adaptée (MAPA) ou selon une 37
Règlement Budgétaire et Financier - Ville de Marmande - Conseil municipal du 05 juillet 2021
procédure formalisée en fonction de leurs montants.
Tous les marchés doivent respecter les principes de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures.
Quelle que soit la procédure utilisée, cette dernière est entièrement dématérialisée.
6.2. La mise en concurrence systématique pour tout achat
Tout contrat conclu à titre onéreux entre la collectivité et un opérateur économique, en vue de répondre aux besoins de la première en matière de travaux, de fournitures ou de services, est qualifié de marché public.
Au sein de la Direction des Affaires juridiques et de la Commande Publique Mutualisée, le service des de la Commande Publique est chargé de :
Conseiller et assister les services prescripteurs dans l'évaluation et la définition du besoin ;
Conseiller les directions opérationnelles quant aux modalités d'application du Code de la commande publique et des procédures de mise en concurrence à mettre en place. Accompagner la prise en compte du développement durable dans l'expression des besoins, les spécifications techniques, les conditions d'exécution des prestations et la notation des offres
Vérifier et instruire les cahiers des charges des marchés à passer
Organiser et suivre les procédures de mise en concurrence.
Participer à l'analyse des candidatures et des offres
Suivre l’exécution des marchés (gestion administrative sur le logiciel comptable : révision des prix, reconduction, fiche qualimétrie…)
Le service de la Commande Publique fait parvenir tous les marchés publics notifiés ainsi que tous actes modificatifs au marché (sous-traitance, avenants, etc) au service financier qui le saisit dans l’application financière.
La commune de Marmande souhaite qu’un besoin dont la valeur est comprise entre 25 000 et 40 000 euros HT continue à faire l’objet d’une saisie du service achat public mutualisé. La procédure est détaillée dans le guide interne de la commande publique.
6.3. L’achat responsable
Un schéma de la commande publique responsable est également prévu dans le guide de la commande publique en cours d’adoption.
Ce schéma détermine les objectifs de passation de marchés publics de la Ville de Marmande comportant des éléments à caractère social, visant à concourir à l'intégration sociale et professionnelle de travailleurs handicapés, ou défavorisés, et des éléments à caractère écologique. L’adoption d’un schéma de la commande publique socialement et écologiquement responsable permet de tendre vers une consommation réellement responsable, dans une démarche d’amélioration constante, afin de répondre aux deux défis majeurs actuels : la protection de l’environnement et la création d’emplois durables pour toutes et tous. 38
7. INFORMATION DES ELUS
La Ville de Marmande prend des engagements en suivant les modalités de l’achat responsable et selon trois axes de réflexion :
l’impulsion d’une transition écologique et économique du territoire : impulser la transition écologique du territoire par l’insertion de clauses et critères
environnementaux, le soutien du réemploi et du recyclage, l’incitation à l’usage des éco-matériaux et la maîtrise des déchets de chantier,
l’engagement de la Ville de Marmande à construire une ville solidaire : œuvrer à une ville solidaire par l’insertion des personnes les plus éloignées de l’emploi par les clauses sociales, le recours aux marchés réservés, l’ouverture des marchés aux TPE- PME, le développement de l’allotissement, la simplification des procédures, le recours à des circuits courts et la lutte contre les discriminations,
Le choix d’une consommation exemplaire : promouvoir une démarche d’achats responsables en évaluant la stratégie d’achat annuellement, en pilotant le schéma et en l’adaptant pour tenir compte des évolutions scientifiques, des évolutions sociales et de l’offre des fournisseurs.
7.1. Mise en ligne des documents budgétaires et des rapports de présentation
L’article 107 de la loi n° 2015-991 du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de
la République (NOTRe) crée, par son article 107, de nouvelles dispositions relatives à la
transparence et la responsabilité financières des collectivités territoriales.
Les documents de présentation prévus dans les nouvelles dispositions de l'article précités
(budget primitif, compte administratif, rapport d’orientation budgétaire,…) ont vocation à être
mis en ligne sur le site internet de la collectivité, après l'adoption par l’assemblée délibérante.
Le décret n°2016-834 du 23 juin 2016 relatif à la mise en ligne par les collectivités
territoriales et par leurs établissements publics de coopération de documents d'informations
budgétaires et financières est venu préciser les conditions de cette mise en ligne, en particulier
leur accessibilité intégrale et sous un format non modifiable, leur gratuité et leur conformité
aux documents soumis à l’assemblée délibérant. 39
Règlement Budgétaire et Financier - Ville de Marmande - Conseil municipal du 05 juillet 2021
7.2. Suites données aux rapports d’observations de la CRC
Dans un délai d’un an à compter de la présentation d’un rapport d’observations définitives de
la Chambre régionale des comptes (CRC) à l’assemblée délibérante, l’exécutif de la
collectivité territoriale présente, dans un rapport devant cette même assemblée, les actions
qu’il a entreprises à la suite des observations de la CRC.
Ce rapport est communiqué à la CRC.
Le rapport d’observations définitives que la CRC adresse au Président de l’EPCI auquel la
Ville est rattachée est également transmis par la CRC aux maires des communes membres,
immédiatement après la présentation qui en est faite à l’organe délibérant de ce dernier. Ce
rapport est présenté par le Maire de chaque commune au plus proche conseil municipal et
donne lieu à un débat. 40
Amortissement : constatation budgétaire et comptable d’un amoindrissement de la valeur d’un élément d’actif résultant de l’usage, du temps, du changement de technique ou de toute autre cause.
Autorisations de programme (AP) : elles constituent la limite supérieure des dépenses qui peuvent être engagées pour l’exécution des investissements. Elles demeurent valables, sans limitation de durée, jusqu’à ce qu’il soit procédé à leur annulation. Elles peuvent être révisées.
ASAP : Avis des sommes à payer ; il s’agit d’une demande de paiement émise par la collectivité aux usagers. Ce document porte les informations nécessaires afin de permettre à l’usager de régler sa créance (Ex : la référence de la dette ; identifiant de la collectivité…).
Crédits de paiement (CP) : limite supérieure des dépenses pouvant être mandatées au cours de l’exercice budgétaire pour la couverture des engagements contractés dans le cadre des autorisations de programme ou d’engagement correspondantes.
Engagement : l’engagement comptable correspond à la réservation de crédits pour un objet déterminé. Il précède ou est concomitant à l’engagement juridique qui correspond à un acte par lequel la Ville crée ou constate à son encontre une obligation qui entraînera une charge.
Liquidation : attestation de la certification du service fait (bon pour mandatement).
MAPA : marchés à procédure adaptée : marchés dont les modalités de mise en concurrence peuvent être définies par la collectivité.
Ordonnancement/mandatement : ordre donné par l’ordonnateur au comptable public pour le paiement d’une dépense ou le recouvrement d’une recette.
Provision : passif dont le montant ou l'échéance ne sont pas connus de manière précise.
Rattachement des produits et des charges à l'exercice : intégration dans le résultat de toutes les charges correspondant à des services faits et tous les produits correspondant à des droits acquis au cours de l’exercice considéré qui n’ont pu être comptabilisés.
Reports : dépenses engagées non mandatées et recettes certaines restant à émettre au 31 décembre de l’exercice.
Service fait : contrôle de cohérence entre la commande, la livraison et la facture.
8. GLOSSAIRE