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Document publié le Mercredi 1 janvier 2025 par la commune d'Apt.
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Thèmes du document : Santé, Numérique, Fin de vie,
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Date de réception préfecture : 18/07/2023 REGION
PROVENCE
. ALPES QUE vie COTE D'AZUR _
UNION EUROPÉENNE
Fonds Européen de
Développement Region
Annexe 3 à la convention attributive d’une aide européenne FEDER pour l'opération
n° PA0015701
Fiche synthétique technique de l'opération
Intitulé de l'opération :
Service Médical d'Accès à des Référents via les e-Technologies (SMART Consultations)
Localisation de l’opération :
Ville d'Apt (225 Avenue de Marseille — BP 172 — 84405 APT Cedex) et communes environnantes (EHPAD la
madeleine à Apt, EHPAD de st christol, EHPAD la bastide des lavandins à Apt, EHPAD de st saturnin les
Avignon, centre hospitalier de Gorde, centre hospitalier d'Avignon, centre hospitalier spécialisé de
Montfavet à Avignon et la MAS de Coallia à Saignon)
Objectifs visés, résultats attendus :
L'objectif général du projet est de répondre à la problématique de l’accès aux soins médicaux sur le pays
d'Apt car le territoire fait partie des 8 zones les plus touchées par la désertification médicale en France. Le
but est d'obtenir des avis médicaux en évitant les déplacements préjudiciables pour les patients lorsque la
situation ne le nécessite pas et d'organiser des prises en charge différées en évitant le passage par le ser-
vice des urgences souvent préjudiciable aux résidents en perte de repère.
Les 2 objectifs spécifiques du projet sont d’une part le développement de la télémédecine qui va modifier
les pratiques de l'ensemble des professionnels de santé du territoire en décloisonnant les activités, en ren-
forçant les collaborations, en initiant de nouvelles formes de partenariat et en palliant à l'isolement ; et
d'autre part qui va permettre de répondre à un besoin collectif d'amélioration d'accès aux soins médicaux
dans un territoire semi-rural.
Finalement, l'idée est de mettre en œuvre une prestation de télémédecine au sein du Centre Hospitalier
du Pays d'Apt afin de permettre à tous les patients hospitalisés ou non d’avoir un accès aisé aux avis de
spécialistes par téléconsultations, télé-expertise ou téléassistance.
Les résultats attendus consistent au déploiement de la télémédecine au sein du Centre Hospitalier d'Apt.
Ce déploiement se matérialise par l'installation de Terminaux Médicaux Multimédia (TMM) au lit de
chaque patient hospitalisé et d'un poste de télémédecine pour les patients extérieurs à l'hôpital. Ces TTM
servent aux médecins et personnels soignants qui peuvent consulter le dossier du patient et en assurer
une mise à jour en temps réel, organiser des consultations délocalisées par visio-conférences entre méde-
cins du Centre Hospitalier et médecins spécialistes des centres de référence et permettent de favoriser
l'éducation thérapeutique du patient pour ceux atteints de maladie chronique.
La cible visée est la population d'Apt et les communes environnantes (et à terme reproduction du schéma
sur d’autres régions françaises et européennes).
Version du 19/09/2019 Page 19
Accusé de réception en préfecture
084-218400034-20230711-003030-DE
Date de réception préfecture : 18/07/2023 REGION
PROVENCE
ALPES
CÔTE D'AZUR
UNION EUROPÉENNE
Fonds Européen de
Développement Régional
Description de l’opération, contenu des actions et si pertinent, phasage :
Le projet se décompose en deux services numériques : les Terminaux Médicaux Multimédia et les postes
de télémédecine (fixe et portables). Ainsi, le déploiement s'effectue en 3 phases selon le rétroplanning sui-
vant :
Phase 1 : de novembre 2017 à mars 2018
Cette phase d'ingénierie concerne les développements internes au Centre Hospitalier d'Apt :
- Acquisition des outils numériques : 100 TMM, poste fixe de télémédecine et 4 postes portables
(valisettes déportées à destination des établissements expérimentateurs) ;
- Rédaction de protocoles : organisation et fonctionnement en matière de télémédecine entre les
acteurs, supports d'éducation thérapeutiques numérisés.
Phase 2 : de janvier 2018 à septembre 2019
Cette phase concerne les expérimentations :
- Actions d'informations auprès des hôpitaux ;
- Actions d'informations auprès des partenaires de ville ;
- Equipement des établissements partenaires expérimentant la télémédecine ;
- Déploiement d’un plan de formation concernant les nouvelles technologies numériques dévelop-
pées ainsi que la conduite du changement à destination du personnel soignant ;
- Mise en place des premières expérimentations de télémédecine.
Phase 3 : d'octobre 2019 à septembre 2020
Cette phase concerne l'évaluation et la diffusion du projet :
- Evaluation et ajustements grâce aux retours d'expériences de la phase précédente ;
- Diffusion et transférabilité au niveau départemental, régional et extrarégional.
La procédure des marchés publics a été appliquée et un appel d'offres a été lancé.
Moyens prévus, modalités de mise en œuvre :
Moyens prévus :
Plusieurs services du Centre hospitalier sont concernés par l'opération et 2 personnes de manière succes-
sive sont valorisées au plan de financement. Il s’agit d’une infirmière en soins généraux et spécialisés sur
les fonctions de référent E-santé (à 50% en temps partiel thérapeutique du 01/12/2017 au 19/01/2018,
puis à 80% en temps partiel thérapeutique du 20/01/2018 au 19/04/2018 et à 100% du 20/04/2018 au
31/08/2018). Puis d’une aide-soignante, en remplacement de l'infirmière, sur le poste et les fonctions de
référent E-santé à compter du 21/04/2019 à 100%.
‘Au total 1,95 ETP affectés à l'opération.
| Le cabinet de consultants externe est spécialisé dans le montage et la gestion de projets européens et no-
tamment sur les fonds FEDER (coût valorisé dans le plan de financement). || accompagne le Centre Hospi-
talier dans ses remontées de dépenses respectives afin de consolider les demandes de paiement et s'ap-
puie sur la direction générale du Centre Hospitalier, c'est-à-dire la Directrice, le Directrice adjointe et le
gestionnaire financier.
Version du 19/09/2019 Page 20
Accusé de réception en préfecture
084-218400034-20230711-003030-DE
Date de réception préfecture : 18/07/2023 REGION
PROVENCE
ALPES
CÔTE D'AZUR
UNION EUROPÉENNE
Fonds Européen de
Développement Regional
La coordination et la supervision technique du projet sont assurées par un médecin polyvalent du Centre
Hospitalier et le référent E-santé assure la mise en œuvre du projet (construction, présentation et anima-
tion des outils d'éducation thérapeutique auprès des patients de médecine et chirurgie mais aussi auprès
des patients du service de soins de suite soit 94 personnes. Le référent a également pour mission de tra-
vailler sur l'évaluation de la pertinence des outils pédagogiques au travers de quiz d'évaluation. Il assure la
coordination de la télémédecine entre le Centre Hospitalier et ses différents partenaires hospitaliers ou de
ville comme la gestion des rendez-vous de télémédecine et des plannings. Par ailleurs, des spécialistes in-
terviennent dans les groupes de travail pour le déploiement des contenus thérapeutiques mais aussi pour
travailler sur les changements organisationnels et apporter un avis de spécialiste.
La réalisation du projet passe par la procédure de mise en concurrence {le Centre Hospitalier est soumis au
respect de la Commande publique).
Livrables attendus :
Les livrables attendus sur l'opération sont les suivants :
Déploiement de la télémédecine sur le territoire du pays d'Apt :
e 100 terminaux médicaux multimédia (TMM) personnalisés au lit des patients hospitalisés.
+ 1 poste de télémédecine (chariot mobile) au sein du Centre Hospitalier.
+ 4 stations de télémédecine portables (type valisettes déportées) dotés d'outils de diagnostic connecté
mis à disposition des partenaires expérimentateurs.
Protocole d'organisation et de fonctionnement :
D'une part, entre le Centre Hospitalier du pays d’Apt et les centres de référence puis d'autre part, entre les
professionnels libéraux et le Centre Hospitalier du Pays d'Apt.
Supports d'éducation thérapeutique mis à disposition du TMMI.
Les outils/supports de communication du projet :
- film promotionnel.
- plaquettes de promotion du projet.
Rapport d'évaluation mesurant l'impact du projet sur le territoire :
Fin du projet
justificatifs du respect de la publicité européenne.
Paraphe du bénéficiaire
Version du 19/09/2019 Page 21
Accusé de réception en préfecture
084-218400034-20230711-003030-DE
Date de réception préfecture : 18/07/2023 Accusé de réception en préfecture
084-218400034-20230711-003030-DE
Date de réception préfecture : 18/07/2023 REGION
PROVENCE
ALPES
CÔTE D'AZUR
UNION EUROPÉENNE
Fonds Européen de
Développement Régional
Annexe 4 à la convention attributive d’une aide européenne FEDER pour l'opération
n° PA0015701
Méthode d'échantillonnage avec extrapolation des résultats du contrôle
Cette annexe vise à présenter la méthode d'échantillonnage que l'Autorité de Gestion pourra appliquer sur
les postes de dépenses du projet comprenant un nombre volumineux de dépenses et/ou de justificatifs à
contrôler.
1. Périmètre de la population statistique :
Le poste de dépenses représente la population sur la base duquel l'échantillon sera défini.
2. Détermination de l'unité de sélection :
l'unité de sélection correspondra généralement à une ligne de dépenses de l’état récapitulatif détaillé
présenté par le bénéficiaire. Toutefois, les modalités de déclaration étant variables en fonction des
bénéficiaires, il est nécessaire de déterminer plus précisément l’unité de sélection. Ainsi, > Concernant les dépenses de personnel :
* L'unité est le salarié à temps non complet
> Concernant les autres types de dépenses :
+ L'unité est la facture
Ces définitions appellent les observations suivantes :
> Concernant les dépenses de personnel, les salariés affectés à 100 % de leur temps sur le projet et
déclarés dans l'ERD sont exclus de la population statistique car il ne leur est pas demandé de
justificatifs non comptables rendant compte du temps passé sur le projet. Ils font donc tous l’objet
d’un contrôle exhaustif sur la base du contrat de travail et lettres de mission. Le choix de retenir la facture comme unité de sélection, qui vise à avoir une analyse complète d’une
facture présentée par le bénéficiaire dans son dossier de demande de paiement, peut
potentiellement conduire à retravailler les états récapitulatifs de dépenses avant échantillonnage si plusieurs acquittements ventilés sur plusieurs lignes concernent une même facture. Dès lors, 1 ligne
= 1 facture.
Y
Ces deux unités de sélection sont adaptées à la très grande majorité des situations. Toutefois, sous réserve
de justifier de sa pertinence et d’expliciter ce choix dans son rapport de certification de service fait, le certificateur peut également retenir une autre unité de sélection.
3. Définition de la méthode d’échantillonnage :
Dans la mesure où elle présente l'avantage de donner à chaque unité la même chance d'être sélectionnée,
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ALPES
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Fonds Européen de
Développement Régional
la méthode d'échantillonnage aléatoire simple est retenue, via la fonction Alea d’Excel.
4. Définition de la taille de l'échantillon à contrôler :
Un échantillon est considéré comme représentatif d'une population lorsqu'il possède deux caractéristiques :
* __|lest d’une taille suffisante par rapport à la population
* I possède les mêmes caractéristiques que la population.
Dans cet objectif, l'échantillon respectera 3 règles :
°° Contenir un minimum de 30 unités
* _ Représenter au minimum 15 % de la population en unités
* _ Représenter au minimum 15 % du montant total des dépenses de la population
5. Méthode d’extrapolation des résultats du contrôle :
Les résultats du contrôle exhaustif effectué sur les dépenses de l'échantillon seront extrapolés à l’ensemble
de la population selon la méthode du taux d'erreur qui comprend les étapes suivantes :
° Un contrôle exhaustif est effectué sur les unités de l'échantillon.
° Si des dépenses sont écartées à l'issue de ce contrôle, une phase contradictoire est ouverte avec le
bénéficiaire, invité à apporter des éléments complémentaires justifiant ses dépenses.
+ __ Au terme de cette phase, le montant définitif des dépenses écartées de l'échantillon est établi.
* Ce montant est rapporté au montant total des dépenses de l'échantillon. En découle le taux d'erreur
de l'échantillon.
* Ce taux d'erreur est appliqué à l'ensemble de la population.
* Le montant de dépenses en découlant constitue le montant des dépenses validées de la population
par le certificateur.
6. Exemple :
Un bénéficiaire présente une demande de paiement comportant 2 postes de dépenses :
° 1 poste de dépenses de personnel:
Montant des dépenses présentées = 400 k€
Contenu du poste = 40 salariés à temps non complet
* 1 poste de dépenses d'équipement :
Montant des dépenses présentées = 400 k€
Contenu du poste = 300 factures
Ces deux postes font l'objet d’un contrôle par échantillonnage avec extrapolation des résultats du contrôle.
° _ Poste de dépenses de personnel:
* L'unité de sélection est le salarié à temps non complet sur l'opération = 40
* Sur ces 40 unités, en application des points 3 et 4 de l'annexe, l'échantillon à contrôler est le
suivant : 30 unités représentant 300 k€ de dépenses
* Le contrôle de cet échantillon aboutit, après échange avec le bénéficiaire en phase
contradictoire, au rejet de 15k£ de dépenses
* Le taux d'erreur sur l'échantillon est donc de 15/300 x 100 = 5 %
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* Ce taux est appliqué à l'ensemble de la population = 400 x 5 / 100 = 20 k€
> Par conséquent, sur ce poste de dépenses, le montant des dépenses écarté est de 20 k€.
* Poste de dépenses d'équipement :
*__ L'unité de sélection est la facture = 300 factures
* Sur ces 300 unités, en application des points 3 et 4 de l'annexe, l'échantillon à contrôler est le
suivant : 45 unités représentant 60 k€ de dépenses
* Le contrôle de cet échantillon aboutit, après échange avec le bénéficiaire en phase
contradictoire, au rejet de 2k€ de dépenses
* Le taux d'erreur sur l'échantillon est donc de 2/60 x 100 = 3,33 %
* Ce taux est appliqué à l’ensemble de la population = 400 x 3,33 / 100 = 13,32 k€
> Par conséquent, sur ce poste de dépenses, le montant des dépenses écarté est de 13,32 k€.
Paraphe du bénéficiaire
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