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Conseil Municipal - 1130166
Arrêté - 1244034
unknown - 1039764
Document publié le Jeudi 26 janvier 1984 par la commune d'Oeyreluy.
Lien du pdf (unknown - 1039764)
Thèmes du document : Institutions publiques, Justice et droit, Culture et patrimoine,
ID : 040-214002073-20220915-2022DEL049-DE
CENTRE DE GESTION
dela FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE
COMMUNE DE OEYRELUY
CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE DES LANDES - SERVICE
ARCHIVES
Proposition d'intervention 2022
15 jours x 329 euros par jour par agent = 4935 euros
- Montant total de la mission : quatre mille neuf cents trente cinq euros
Règlement sur :
- Un exercice ;
- _ Deux exercices.
Règlement après exécution de la mission sur présentation d’un titre de recettes
Pour aval À nn nerrrernrennnnns
Le présent devis est basé sur les tarifs afférents à l’année en cours et a une durée de
validité de six mois. Au-delà de ce délai une nouvelle visite de diagnostic sera
nécessaire afin de réévaluer le présent devis.
Conformément à l'article 7 de la convention conclue avec la collectivité, la facture qui
sera établie à l'issue de la mission sera basée sur les tarifs en vigueur l'année d'exécution de la mission.
Maison des Communes - 175, place de la Caserne Bosquet, BP 30069 - 40002 Mont-de-Marsan Cedex. Tél. : 05 58 85 80 30 / www.cdg40.fr Envoyé en préfecture le 19/09/2022
CONVENTION DE
40 SERVICE D'AIDE AU CLASS 2DELO49-DE
Er
CENTRE DE GESTION
âvu FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales ;
Vu le Livre I1- Titre premier du Code du Patrimoine ;
Vu la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction
publique territoriale, et notamment son article 25 modifié par la loi n° 2016-483 du 20 avril 2016
permettant aux centres de gestion d'assurer des missions d'archivage à la demande des collectivités
et établissements ;
Vu la délibération du conseil d'administration du Centre de gestion de la fonction publique
territoriale des Landes en date du 8 décembre 1998 portant création d’un service d’aide au classement d'archives ;
Il est convenu ce qui suit :
ENTRE
Le Centre de gestion de la fonction publique territoriale des Landes, représenté par sa Présidente,
Madame Jeanne COUTIERE, agissant en vertu de la délibération susvisée du 8 décembre 1998, ci- après désigné « le Centre de gestion »,
d’une part,
ET
La commune d’Oeyreluy (Landes), représentée par son Maire, Monsieur Philippe LAFFITTE agissant
es qualité en vertu d’une délibération ou décision en date du ….. / …... / 20... , ci-après désigné(e) « la collectivité »,
d’autre part,
Pagelsur5 Envoyé en préfecture le 19/09/2022
ee CONVENTION D
40 SERVICE D'AIDE AU CLAË
CC CENTRE DE GESTION ésu FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION
La présente convention a pour objet d’une part, de formaliser la mise à disposition de la collectivité
d’archivistes du service d’aide au classement d'archives du Centre de gestion et d'autre part, de
définir les modalités d'intervention de ce service.
ARTICLE 2 : NATURE DE LA MISE A DISPOSITION DU SERVICE D'AIDE AU CLASSEMENT D'ARCHIVES
Le service d'aide au classement d'archives du Centre de gestion s'engage à assurer, pour la collectivité, les actions suivantes :
= Tri, classement, conditionnement et cotation des archives selon la réglementation ;
- Préparation des éliminations et rédaction de bordereaux d'élimination ;
-_ Organisation des locaux d'archivage ;
- Elaboration d'instruments de recherche ;
- Diffusion de fiches pratiques de procédures d'archivage ;
- Conseil et sensibilisation auprès des agents de la collectivité à la gestion archivistique, à
l'utilisation des instruments de recherche, à l'application des procédures d'archivage ;
-_ Rédaction d’un rapport de fin de mission assorti d’une proposition de convention au service « SVP maintenance archives » ;
- Si nécessaire, préparation du dépôt des archives anciennes aux Archives départementales
{conditionnement adapté, préparation du bordereau de dépôt) ;
- Si nécessaire, préparation du versement des archives aux Archives départementales
(conditionnement adapté, préparation du bordereau de versement).
ARTICLE 3 : RAPPEL DE LA PROCEDURE RELATIVE A L'INTERVENTION D'UN ARCHIVISTE
La mise à disposition d’un archiviste du Centre de gestion est sollicitée à la suite de la réalisation d’un diagnostic établi dans les conditions suivantes :
- Le service d'aide au classement d'archives du Centre de gestion effectue à la demande de la
collectivité une visite préalable sur site pour évaluer la nature des archives, le volume à
traiter et les mesures d'organisation à prévoir. Cette visite est programmée en concertation
avec la collectivité et suivant les disponibilités du service d'aide au classement d'archives.
- Un rapport détaillé de diagnostic est rédigé indiquant la durée de mise à disposition estimée
et la période estimée à laquelle le service d'aide au classement d'archives pourra intervenir.
Ce diagnostic est accompagné d’un devis estimatif évaluant le coût de la mise à disposition.
ARTICLE 4 : PLANIFICATION DE LA MISE A DISPOSITION
La planification se fera en concertation entre le service d'aide au classement d'archives et la collectivité en fonction :
- _ Des besoins de la collectivité et de l’urgence éventuelle de la mise à disposition ;
-__ Des mises à disposition déjà programmées ;
- Des possibilités matérielles d'accueil de la collectivité.
Page 2 sur 5 19/09/2022
9/2022
CONVENTION DE :
40 SERVICE D'AIDE AU CLAS®
est fl CENTRE DE GESTION
dei FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE
ARTICLE 5 : MODIFICATION DE LA DUREE DE LA MISE A DISPOSITION
La durée de la mise à disposition initialement prévue a été déterminée sur la base des prévisions du
diagnostic préalable établi par le service d’aide au classement d'archives. Ces prévisions devront être vérifiées dans le déroulement de la mise à disposition.
Dans l'hypothèse où, à l’occasion de la réalisation de la mission, ces prévisions se révéleraient
inexactes, la durée initialement prévue devra être modifiée pour en garantir une bonne exécution.
Une telle modification reposera sur un diagnostic complémentaire établi par le service d’aide au
classement d’archives exposant notamment les motifs justifiant la modification proposée. Cette modification devra être au préalable validée par la collectivité.
ARTICLE 6 : PHASES DE LA MISE A DISPOSITION
e Le traitement des archives
Les archives sont triées, classées, mises en chemise si nécessaire, conditiennées et cotées suivant
le classement adapté (en continu ou thématique). Un instrument de recherche informatisé est
élaboré.
L'archiviste du Centre de gestion identifie les archives à éliminer, les déplace (avec l’aide d’un ou
plusieurs agents de la collectivité) et rédige les bordereaux d'élimination qu’il transmet à
l'autorité territoriale pour signature. La collectivité envoie les bordereaux d’éliminations signés
au service d'aide au classement d'archives afin qu’il les transmette aux Archives départementales
pour visa. La destruction effective des archives ne peut être effectuée qu'après le retour des
bordereaux d’éliminations visés par le directeur des Archives départementales.
e L'organisation du local d'archivage
L'organisation du local d'archivage comprend la délimitation des espaces réservés aux archives
intermédiaires et définitives. Elle s'accompagne éventuellement d’une proposition
d'implantation de rayonnages afin d'optimiser l’espace disponible ainsi que du rangement des
documents selon le schéma préconisé,
-e _La conservation des documents
Dans l’hypothèse de la constatation d'anomalies importantes lors de la visite du service d’aide au
classement d'archives (traces de moisissures, infestations, mauvaises conditions climatiques des
locaux...) le service en informe la collectivité et les Archives départementales. En cas d'écart
manifeste aux règles d'hygiène et de sécurité, l'intervention ne pourra avoir lieu qu’une fois que
les travaux nécessaires auront été effectués.
e _Les procédures d'archivage
L'archiviste du Centre de gestion met en œuvre, en collaboration avec le personnel de la
collectivité, une organisation des archives. Les procédures déterminent :
- Les modalités de transfert des archives au sein du local d'archivage ;
- Les modalités d’accès au local d'archivage ;
- Les modalités de consultation interne des archives.
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CONVENTION DE
:É0B2DELO49-DE
“
=
40 SERVICE D'AIDE AU CLAS.
CENTRE DE GESTION
si FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE
e L'implication des agents de la collectivité
La sensibilisation du personnel à l'utilisation des instruments
de recherche, du local, à
l'application des procédures d'archivage et de communication des
documents est dispensée par
f’archiviste du Centre de gestion.
e La fin de l'intervention
La réalisation de l'intervention donne lieu à la rédaction d’un rapport
de fin de mission et d’un
inventaire des archives rédigés par le service d'aide au classement d’archives.
e Le suivi
A l'issue de la mise à disposition, la collectivité pourra conventionner avec le service « SVP
maintenance archives » afin de bénéficier d’un suivi régulier de la gestion de ses archives. Ce
suivi fera l’objet d’une nouvelle convention spécifique.
ARTICLE 7 : TARIFICATION DE L'INTERVENTION
Le coût journalier facturé pour la mise à disposition du service d'aide au classement
d’archives est
fixé par délibération conseil d'administration du Centre de gestion.
le montant peut éventuellement être révisé chaque année par délibération
du conseil
d'administration du Centre de gestion et notifié à la collectivité. ‘
La facturation à la collectivité sera établie par ie Centre de gestion qui émettra
un titre de recettes
dont le montant correspondra au nombre de jours de mise à disposition multiplié
par le tarif.
Cette facturation sera établie à l'issue de la mise à disposition effectivement réalisée.
ARTICLE 8 : CONDITIONS DE TRAVAIL DE L'ARCHIVISTE
La collectivité doit fournir à l’archiviste du Centre de gestion des locaux répondant
aux normes
d'hygiène et de sécurité des conditions du travail. Elle mettra à sa disposition
le mobilier (table et
chaises) et le matériel nécessaire à son travail (accès internet si possible, boîtes d’archives, chemises
et sous-chemises, escabeau, diable et/ou chariot}. Les boîtes d'archives devront
répondre aux
spécifications techniques indiquées par le service d’aide au classement d'archives.
La collectivité devra prévoir les moyens nécessaires pour être en mesure d'apporter une aide
ponctuelle à l’archiviste du Centre de gestion pour les tâches de manutention.
Le Centre de gestion fournit à l'archiviste les équipements individuels nécessaires
à l’exécution de
ses activités (ordinateur portable, gants, masques, blouse, feutres, étiquettes).
ARTICLE 9 : RELATIONS AVEC LES ARCHIVES DEPARTEMENTALES DES LANDES
Le service d'aide au classement d'archives du Centre de gestion agit en
collaboration avec les
Archives départementales. Les modalités de mise à disposition de ce service ont
été ainsi définies en
concertation avec les Archives départementales.
Le Centre de gestion informera les Archives départementales des diagnostics
réalisés et des mises à
disposition programmées par le service d'aide au classement d'archives.
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CONVENTION D
SERVICE D'AIDE AU CLA$ 20015 AOLNDELO49-DE
C &
CENTRE DE GESTION
ok FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE
Le Centre de gestion transmettra un rapport de fin de mission de chacune des mises à disposition
effectuées aux Archives départementales.
ARTICLE 10 : DUREE DE LA CONVENTION
La présente convention est établie pour une durée de 3 ans à compter de sa date de signature. A
l'issue de ce délai, elle pourra être renouvelée par expresse reconduction.
ARTICLE 11 : RESILIATION
La présente convention pourra être résiliée par l’une ou l’autre des parties sous réserve du respect d’un délai de préavis de deux mois.
ARTICLE 12 : CONTENTIEUX
Les litiges pouvant résulter de l’application de la présente convention relèvent de la compétence du
Tribunal Administratif de Pau.
Faità Mont-de-Marsan, le
Le Maire La Présidente
De du Centre de gestion de la fonction
Oeyreluy publique territoriale des Landes
Philippe LAFFITTE Jeanne COUTIERE
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