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Document publié le Mercredi 6 décembre 2023 par la commune de Lens.
Lien du pdf (Déliberation - 99 DE 28 SKM C360i23121209140)
Thèmes du document : Institutions publiques, Consommateurs, Assurance,
DIRECTION DES FINANCES ET DE LA PROSPECTIVE FINANCIERE QUESTION N°28 ID/VR
NOMENCLATURE — 7.10 Accusé de réception - Ministère de l'Intérieur
(062-216204982-20231206-DLB28_06122023-DE
VILLE DE LENS Accusé certifié exécutoire
CONSEIL MUNICIPAL [Réception par le préfet : 12/12/2023
SEANCE DU 6 DECEMBRE 2023
TELETRANSMISSION DES ACTES SOUMIS AU
CONTROLE DE LEGALITE -
AUTORISATION DE SIGNATURE D'UNE CONVENTION
ENTRE LA VILLE DE LENS ET
LA PREFECTURE DU PAS DE CALAIS
Rapporteur : Monsieur Thibault GHEYSENS
Les articles L. 2131-2 et L. 2131-3 du Code Général des Collectivités
Territoriales (CGCT) prévoit que la transmission au représentant de l'Etat, des actes
pris par les autorités communales, puisse s'effectuer par voie de télétransmission.
Pour ce faire, les collectivités concernées signent avec le représentant de l'Etat
dans le Département, une convention de télétransmission.
A ce titre, le Conseil Municipal a approuvé, par délibération n°8 du 17 octobre
2008, une convention intervenue entre la Préfecture du Pas-de-Calais et la Ville de Lens, complétée par avenant, le 27 septembre 2010, afin d'étendre le périmètre de télétransmission des actes.
Aujourd'hui, la Ville de Lens ayant la volonté de poursuivre la démarche de
dématérialisation de la chaîne comptable et financière par la transmission de son
budget, il convient d'actualiser cet accord avec la Préfecture du Pas-de-Calais.
A cette occasion, cette dernière a transmis à la collectivité un projet de
convention type actualisée (intervenant avec les collectivités qui souhaitent avoir
recours à la télétransmission) qui prendra effet, pour les actes de la Ville de Lens, à
compter du 1° janvier 2024, pour une durée de validité d'un an, soit jusqu'au 31 décembre 2024.
Elle sera reconduite d'année en année par tacite reconduction.
Il est ici précisé qu'entre deux échéances de reconduction, certaines de ces
clauses peuvent être modifiées par avenant.
1/10 Le Conseil Municipal, après en avoir délibéré, décide :
-__ d'approuver la nouvelle convention de télétransmission électronique des actes au représentant de l'Etat à intervenir entre la Préfecture du Pas- de-Calais et la Ville de Lens,
- d'autoriser Monsieur le Maire ou son représentant à signer la présente convention ainsi que tous documents nécessaires à l'exécution de la
présente délibération.
La Commission des Finances a émis un avis favorable.
æ Adoptée à l'unanimité après que le Conseil Municipal en eut délibéré.
Le Maire, XX à Le Secrétaile de Séance,
in ROBERT
2110 CONVENTION
ENTRE
LE REPRESENTANT DE L'ÉTAT
ET
LA VILLE DE LENS
POUR LA TRANSMISSION ELECTRONIQUE DES ACTES
AU REPRESENTANT DE L'ETAT
3/10 SOMMAIRE
PREAMBULE suisse cecrecnreecesseereeneseeenennesseeeeeeneeeenenesseseceeenenenseeeeeeeeeneereeneeeennneeenennee 3
1) PARTIES PRENANTES A LA CONVENTION mesrine 3
2) PARTENAIRES DU MINISTERE DE L'INTÉRIEUR ss 4
2.1. L'opérateur de transmission et son dispositif .….............................................. 4
3) IDENTIFICATION DE LA COLLECTIVITÉ esse 4
3.1. L'opérateur de mutualisation... 4
4) ENGAGEMENTS SUR LA MISE EN ŒUVRE DE LA TRANSMISSION ELECTRONIQUE... 4
4.1. Clauses nationales... 4
4.1.1. Organisation des échanges …....................................................... 4
4.1.2. Signature sise 5
4.1.3. Confidentialité ss 5
4.1.4. interruptions programmées du service... 5
4.1.5. Suspension et interruption de la transmission électronique... 5
4.1.6. Preuve des échanges ss 6
4.2. Clauses locales... ss 6
4.2.1. Classification des actes par matières... 6
4.2.2. Support MUTUEI sise 6
4.3. Clauses relatives à la transmission électronique des documents budgétaires sur l'application Actes budgétaires... 6
4.3.1. Transmission des documents budgétaires de l'exercice en cours 6
4.3.2. Documents budgétaires concernés par la transmission électronique .….… 7
5) VALIDITE ET MODIFICATION DE LA CONVENTION ss 7
5.1. Durée de validité de la convention... 7
5.2. Modification de la convention... 7
5.3. Résiliation de la convention sise 7
4110 PREAMBULE
Vu la Constitution du 4 octobre 1958 et notamment son article 72 ;
Vu le code général des collectivités territoriales ;
Vu le code des relations entre le public et l'administration ,
Vu la loi n° 2004-809 du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales ;
Vu la loi n° 2015-991 du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la
République ;
Vu le décret n° 2016-146 du 11 février 2016 relatif aux modalités de publication et de
transmission, par voie écrite et par voie électronique, des actes des collectivités territoriales et des établissements publics de coopération intercommunale ;
Vu le décret n°2005-324 du 7 avril 2005 relatif à la transmission par voie électronique
des actes des collectivités territoriales soumis au contrôle de légalité et modifiant la
partie réglementaire du code général des collectivités territoriales ;
Vu l'arrêté du 26 octobre 2005 portant approbation d'un cahier des charges des
dispositifs de télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité et fixant une procédure d'homologation de ces dispositifs ;
Vu l'arrêté du 23 mai 2017 portant approbation du nouveau cahier des charges
des dispositifs de télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité et modifiant la procédure d'homologation ;
Conviennent de ce qui suit.
Article 1. La présente convention a pour objet de fixer les modalités des échanges
électroniques intervenant dans le cadre du contrôle de légalité et de l'obligation de transmission prévus à l'article L. 2131-2 du code général des collectivités territoriales.
À cette fin, elle établit les engagements des parties visant à assurer l'intégrité des
informations échangées ainsi que les modalités de ces échanges pour qu'ils soient
substitués de plein droit aux modes d'échanges de droit commun.
PARTIES PRENANTES À LA CONVENTION
La présente convention est passée entre :
1) La préfecture du Pas-de-Calais représentée par le préfet, Jacques BILLANT, ci-après désignée : le « représentant de l'Etat ».
2) Et la commune de LENS, représentée par son MAIRE, Sylvain ROBERT, ci-
après désignée : la « collectivité ». Pour les échanges effectués en
application de la présente convention, la collectivité est identifiée par les
éléments suivants :
5/10 Numéro SIREN : 216.204.982
Nom : COMMUNE DE LENS
Nature : Mairie
Code Nature de l'émetteur : 31 (commune)
Arrondissement de la « collectivité » : LENS (7)
PARTENAIRES DU MINISTERE DE L’INTERIEUR
L’OPERATEUR DE TRANSMISSION ET SON DISPOSITIF
Article 2. Pour recourir à la transmission électronique, la collectivité s'engage à
utiliser le dispositif suivant: iXBus proposé par SRCI. Celui-ci a fait l'objet d'une
homologation le 30 mai 2006 par le ministère de l'Intérieur.
La société SRCI chargée de l'exploitation du dispositif homologué, désignée ci-après « opérateur de transmission » est chargée de la transmission électronique des actes
de la collectivité, en vertu d’un marché initial notifié le 17 mai 2021 et reconduit pour la période du 17 mai 2023 au 16 mai 2024.
IDENTIFICATION DE LA COLLECTIVITE
Article 3. Afin de pouvoir être dûment identifiée ou, à défaut, pour pouvoir identifier
les personnes chargées de la transmission, la collectivité s'engage à faire l'acquisition et à utiliser des certificats d'authentification conformément aux dispositions du cahier des charges de la transmission prévu à l'article 1°" de l'arrêté du 26 octobre 2005
susvisé.
L’OPERATEUR DE MUTUALISATION
L'intermédiaire technique intervenant entre la collectivité et l'opérateur de transmission est désigné ci-après « opérateur de mutualisation ». Il est identifié par les éléments
suivants :
Nom : KRAJKA Frédéric, Responsable Dématérialisation
Adresse postale : 17 bis place Jean Jaurès 62300 Lens
Numéro de téléphone : 03.21.69.09.48
Adresse de messagerie : fkrajka@mairie-lens.fr
ENGAGEMENTS SUR LA MISE EN ŒUVRE DE LA TRANSMISSION
ELECTRONIQUE
CLAUSES NATIONALES
ORGANISATION DES ECHANGES
Article 4. La collectivité s'engage à transmettre au représentant de l'État les actes mentionnés à l'article L2131-2 du CGCT et les actes demandés par ce dernier en vertu
des dispositions de l'alinéa 2 de l’article L 2131-3 du CGCT.
6/10 Un accusé de réception électronique est délivré automatiquement pour chaque acte. Il atteste de la réception de ces derniers par le représentant de l État.
Article 5. La collectivité s'engage à transmettre, dans la mesure de ses facultés,
les actes sous forme électronique au format natif. Si cela est impossible, elle peut
transmettre ces actes numérisés.
La transmission concurrente d’un acte sous forme papier et sous forme électronique est interdite.
Dans l'hypothèse d'une impossibilité technique de transmettre un acte par voie
électronique, la collectivité peut le transmettre sur support papier ou par tout autre moyen préalablement accepté par le représentant de l' État.
SIGNATURE
Article 6. La collectivité s'engage à ne faire parvenir par voie électronique que des
actes existant juridiquement dont elle est en mesure de produire un exemplaire original signé, de façon manuscrite ou électronique.
Elle mentionne sur les actes transmis par voie électronique le prénom, le nom et la
qualité du signataire.
Article 7. La collectivité s'engage à ne pas scanner des actes à seule fin d'y faire
figurer la reproduction de la signature manuscrite du signataire, la valeur d'une
signature manuscrite numérisée étant quasi nulle.
Article 8. Lorsque cela est possible, la collectivité transmet des actes signés
électroniquement dans les conditions prévues à l'article L. 212-3 du code des relations entre le public et l'administration.
CONFIDENTIALITE
Article 9. La collectivité ne peut diffuser les informations fournies par les équipes
techniques du ministère de l'Intérieur permettant la connexion du dispositif à ses serveurs pour le dépôt des actes autres que celles rendues publiques par les services de l'Etat.
Ces informations doivent être conservées et stockées de façon à ce qu'elles soient
protégées d'actions malveillantes.
Article 10. La collectivité s'assure que les intermédiaires techniques impliqués dans ses échanges avec les services préfectoraux respectent également les règles de confidentialité et qu'ils ne sous-traitent pas indûment certaines de leurs obligations à un autre opérateur.
INTERRUPTIONS PROGRAMMEES DU SERVICE
Article 11. L'accès électronique à l'infrastructure technique du ministère de
l'Intérieur pourra être interrompu une demi-journée par mois en heures ouvrables. Le représentant de fl État s'engage à ce que l'équipe technique du ministère de l'Intérieur avertisse les « services supports » des opérateurs de transmission des collectivités trois jours ouvrés à l'avance.
7110 En cas d'interruption de l'accès à l'infrastructure technique pour cause de
maintenance, il appartient à la collectivité d’attendre le rétablissement du service pour transmettre ses actes par voie électronique.
SUSPENSION ET INTERRUPTION DE LA TRANSMISSION ELECTRONIQUE
Article 12. Sous réserve des dispositions législatives et réglementaires en vigueur, les parties peuvent suspendre l’application de la présente convention à tout moment.
Le cas échéant, la décision est notifiée par écrit à l’autre partie. Cette notification doit
intervenir au moins un mois avant la prise d’effet de la décision.
À compter de cette date, les actes concernés et autres informations y afférents sont
échangés dans les conditions de droit commun.
La collectivité peut demander au représentant de l'État l'autorisation de mettre fin à la
suspension. La demande doit être formulée par écrit et préciser la date à laquelle la
collectivité souhaite utiliser à nouveau la transmission électronique. Le représentant de l'État s'engage à accuser réception de cette demande et à indiquer à la collectivité
la date à compter de laquelle les envois dématérialisés sont à nouveau acceptés.
En cas d'absence de volonté exprimée de reprise des relations contractuelles dans le cadre de la présente convention à l'issue d'une année franche à compter de leur
suspension, la convention devient caduque.
PREUVE DES ECHANGES
Article 13. Les parties à la présente convention s'engagent à reconnaître la validité
juridique des échanges électroniques intervenant dans le cadre du contrôle de légalité.
Les accusés de réception délivrés par les infrastructures techniques du ministère de
l'intérieur et de l'opérateur de transmission attestent de la réception des échanges intervenus dans les procédures du contrôle de légalité et du contrôle administratif.
CLAUSES LOCALES
CLASSIFICATION DES ACTES PAR MATIERES
Article 14. La collectivité s'engage à respecter la nomenclature des actes en vigueur dans le département, prévoyant la classification des actes par matières, utilisée dans le contrôle de légalité dématérialisé et à ne pas volontairement transmettre un acte dans une classification inadaptée.
La classification des actes en vigueur dans le département et annexée à la présente convention comprend trois niveaux.
SUPPORT MUTUEL
Article 15. Dans l'exécution de la présente convention, les parties ont une obligation d'information mutuelle.
8/10 CLAUSES RELATIVES A LA TRANSMISSION ELECTRONIQUE
DES DOCUMENTS BUDGETAIRES SUR L’APPLICATION ACTES
BUDGETAIRES
TRANSMISSION DES DOCUMENTS BUDGETAIRES DE L'EXERCICE EN COURS
Article 16. La transmission des documents budgétaires doit porter sur l'exercice
budgétaire complet.
Article 17. Le flux qui assure la transmission de l'acte budgétaire comporte, dans la même enveloppe, le document budgétaire ainsi que la délibération qui l'approuve.
Article 18. Le document budgétaire est transmis sous la forme d’un seul et même
fichier dématérialisé au format XML conformément aux prescriptions contenues dans le cahier des charges mentionné à l’article 1er de l'arrêté du 26 octobre 2005 susvisé.
La dématérialisation des budgets porte à la fois sur le budget principal et sur les
budgets annexes.
À partir de la transmission électronique du budget primitif, tous les autres documents budgétaires de l'exercice doivent être transmis par voie électronique.
Article 19. Le flux XML contenant le document budgétaire doit avoir été scellé par
l'application TotEM ou par tout autre progiciel financier permettant de sceller le document budgétaire transmis.
DOCUMENTS BUDGETAIRES CONCERNES PAR LA TRANSMISSION ELECTRONIQUE
Article 20. La transmission électronique des documents budgétaires concerne
l'intégralité des documents budgétaires de l'ordonnateur.
VALIDITE ET MODIFICATION DE LA CONVENTION
DUREE DE VALIDITE DE LA CONVENTION
Article 21. La présente convention prend effet le 1°’ janvier 2024 et a une durée de
validité d’un an, soit jusqu’au 31 décembre 2024.
La présente convention est reconduite d'année en année, par reconduction tacite.
MODIFICATION DE LA CONVENTION
Article 22. Entre deux échéances de reconduction de la convention, certaines de ses clauses peuvent être modifiées par avenants.
Article 23. Dans l'hypothèse où les modifications apportées au cahier des charges de la transmission des actes auraient une incidence sur le contenu de la convention, celle-ci doit être révisée sur la base d'une concertation entre le représentant de l'Etat et la collectivité avant même l'échéance de la convention.
9/10 RESILIATION DE LA CONVENTION
Article 24. Sous réserve des dispositions de la loi du 7 août 2015 susvisée, la
collectivité peut résilier la présente convention à tout moment.
Le cas échéant, la décision est notifiée par écrit au représentant de l'État. Cette
notification doit intervenir au moins trois jours avant la prise d'effet de la décision.
À compter de cette date, les actes concernés et autres informations y afférents sont
échangés dans les conditions de droit commun.
Fait à et à LENS
Le Le
En deux exemplaires originaux. En deux exemplaires originaux.
LE PREFET, Le représentant de la collectivité
10/10 viledelens
Sulvain ROBERT
Maire de Lens
Président de la Communauté EXTRAIT DU REGISTRE d'Agglomération de Lens-Liévin DES DELIBERATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL
DIRECTION de la Vie de La Cité —- Accès aux AFFICHE EN MAIRIE LE 7 DECEMBRE 2023 services publics et ressources internes
3estion des Assemblées — Elections - Droit de
la personne et de la famille __ __ ___—_—"_"]
Affaire suivie par Véronique BLOTTIAUX
Réf: VB/BB SEANCE DU 06 DECEMBRE 2023 - 14H00
L'an deux mille vingt-trois, le 06 décembre, à 14 heures, le Conseil Municipal de la Ville
de LENS s'est assemblé à l'hôtel de ville, sous la présidence de Monsieur Sylvain ROBERT,
Maire, et sur convocation en date du 29 novembre 2023.
Etaient_ présents : MM. ROBERT et HANON, Mme AIT CHIKHEBBIH, M. MAZURE,
Mme BOURDON, M. GHEYSENS, Mme CORRE, M. CECAK, Mme LEFEBVRE, M. OUDJANI, Mme LAGNIEZ, Mme MEPHU NGUIFO, M. DESOUTTER, Mmes CHOCHOI et MAZEREUW, M. CUGIER, Mme NION, MM. DAUBRESSE et REAL, Mme MASSET, Mmes LOURDELLE, GLEMBA et BRAET, M. LOURDEL, Mme JACKOWSKI, M. NYCZ, Mmes LEROY et LAUWERS, MM. PACH et CLAVET, Mme DAVID.
Etaient excusés : M. BOUKERCHA ayant donné pouvoir à M. ROBERT, Mme VAIRON
ayant donné pouvoir à Mme AÎT CHIKHEBBIH, Mme BRASSART ayant donné pouvoir à Mme CHOCHOI, M. HOJNATZKI ayant donné pouvoir à M. MAZURE, Mme BEDNARSKA ayant donné pouvoir à M. CUGIER, M. DUCASTEL n'ayant pas donné de pouvoir, Mme VINCENT n'ayant pas donné de pouvoir.
Etait absent : M. DESMARETZ.
Les conseillers présents formant la majorité des membres en exercice, lesquels sont au nombre de trente-neuf, il a été procédé, conformément à l'article L.2121-15 du Code général des collectivités territoriales, immédiatement après l'ouverture de la séance, à la nomination d'un secrétaire pris au sein du Conseil.
M. CUGIER, conformément aux dispositions de l'article L. 2121-15 du Code général des
collectivités territoriales, a été désigné à l'unanimité des Conseillers présents, pour remplir ces fonctions qu'il a acceptées.
Hôtel de Ville - 17bis, Place Jean Jaurès - 62307 LENS Cedex
Tél. 03 21 69 86 86 - Fax 03 21 43 1165
www.villedelens.fr