unknown - Communauté d'agglomération - Gap Tallard Durance - 2023.03.28.3

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unknown - Communauté d'agglomération - Gap Tallard Durance - 2023.03.28.3 Document publié le Dimanche 1 janvier 2023 Lien du pdf (unknown - Communauté d'agglomération - Gap Tallard Durance - 2023.03.28.3)Thèmes du document : Données personnelles, Consommateurs, Institutions publiques, Envoyé en préfecture le 06/04/2023

Reçu en préfecture le 06/04/2023 …

N° :2023_03_28_3 Publié le

REPUBLIQUE FRANCAISE

EXTRAIT DU REGISTRE

DES DELIBERATIONS DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE

DE LA COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION GAP-TALLARD-DURANCE

L'an deux mille vingt trois, le vingt huit mars à 18h30,

Les membres du Conseil de La Communauté d'Agglomération Gap-Tallard-Durance, se sont réunis en la salle du Quattro de Gap, sous la Présidence de M. Roger DIDIER, sur la convocation qui leur a été adressée, conformément aux articles L. 2121-10 et L. 2121-12 du Code Général des Collectivités Territoriales.

[ En exercice : 59 NOMBRE DE CONSEILLERS Présents à la séance : 42

DATE DE LA CONVOCATION 21/03/2023

DATE DE L'AFFICHAGE PAR EXTRAIT DE LA PRESENTE DELIBERATION 04/04/2023

OBJET :

Adhésion au service d’aide à l’archivage du Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale des Hautes-Alpes

Étaient présents :

Mme Nicole MAGALLON , M. Jean-Baptiste AILLAUD , M. Patrick ALLEC , M. Serge AYACHE , M. Christian MULLER , M. Rémi COSTORIER , M. Michel GAY-PARA , M. Claude NEBON , M. Roger GRIMAUD , Mme Mélodie GAILLARD , M. Denis DUGELAY , Mme Monique PARA-AUBERT , M. Daniel BOREL , Mme Marie-Christine LAZARO , Mme Annie LEDIEU , Mme Claudie JOUBERT , Mme Laurence ALLIX , M. Frédéric LOUCHE , M. Roger DIDIER , Mme Maryvonne GRENIER , M. Olivier PAUCHON , M. Jérôme MAZET , Mme Paskale ROUGON , M. Jean-Louis BROCHIER , Mme Catherine ASSO , M. Daniel GALLAND , Mme Zoubida EYRAUD-YAAGOUB , M. Jean-Pierre MARTIN , Mme Martine BOUCHARDY , M. Vincent MEDILI , M. Claude BOUTRON , Mme Ginette MOSTACHI , M. Pierre PHILIP , Mme Chantal RAPIN , M. Joël REYNIER , Mme Françoise BERNERD , M. Richard GAZIGUIAN , Mme Isabelle DAVID , M. Eric GARCIN , M. Gérald CHENAVIER , M. Hervé COMBE , M. Christian HUBAUD

Conseillers Communautaires, formant la majorité des membres en exercice.

Excusé(es) :

M. Rémy ODDOU procuration à Mme Nicole MAGALLON, Mme Carole LAMBOGLIA procuration à Mme Mélodie GAILLARD, M. Jean-Michel ARNAUD procuration à M. Daniel BOREL, Mme Sylvie LABBE procuration à Mme Annie LEDIEU, M. Christian PAPUT procuration à Mme Marie-Christine LAZARO, Mme Solène FOREST procuration à M. Jean-Louis BROCHIER

Absent(s) :

M. Bernard LONG, M. Thierry PLETAN, M. Benjamin CORTESE, Mme Rolande LESBROS, M. Cédryc AUGUSTE, Mme Françoise DUSSERRE, Mme Charlotte KUENTZ, M. Christophe PIERREL, Mme Pimprenelle BUTZBACH, Mme Marie-José ALLEMAND, M. Guy BONNARDEL

IL a été procédé, conformément aux articles L.5211-1 et L.2121-15 du Code Général des Collectivités Territoriales, à

L'élection d'un secrétaire pris dans le sein du Conseil : Mme Maryvonne GRENIER, ayant obtenu la majorité des suffrages, a été désigné(e) pour remplir ces fonctions qu'il(elle) a acceptées.Le rapporteur expose :

Vu Le Code général de la Fonction Publique,

Vu le Code général des Collectivités Territoriales,

Vu le Code du Patrimoine,

Vu la Loi n°84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à La fonction publique territoriale,

Vu la Loi du 20 avril 2016 relative à la déontologie et aux droits et obligations du fonctionnaire,

Vu la délibération du Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale des Hautes-Alpes du 14 décembre 2009.

Le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale des Hautes-Alpes a créé, par délibération du 14 Décembre 2009, un service Archives. Ce service facultatif a pour mission de permettre aux collectivités de respecter leurs obligations en matière d’archivage.

Les archives publiques sont inaliénables et imprescriptibles. Elles appartiennent de plein droit à la collectivité, qui doit en assurer elle-même la conservation et la mise en valeur (code du patrimoine, article L. 216-6 modifié par la loi du 25 juillet 2008, article 6). La structure doit notamment prévoir les frais de conservation - dépenses obligatoires - qui vont de l’achat des boîtes de classement à la restauration des documents, en passant par l’aménagement d’un local.

L'exécutif est responsable au civil et au pénal du maintien de l'intégrité des archives de sa collectivité.

Tous ces travaux se font sous le contrôle scientifique et technique du Directeur des archives départementales.

Une convention d'adhésion au service d'aide à l'archivage du CDGO05 est ainsi proposée afin de mettre en place une mission de classement des archives de la collectivité pour une durée de 3 ans. L'adhésion est gratuite et l'intervention est basée sur Les tarifs intégrés dans la convention au moment de sa signature.

A titre d’information, les tarifs du service Archives pour l’année 2023 sont de :

D ON TES Nuls +

Traitement des archives 250 €/ jour

Formation du personnel 400 € / jour

Mise en valeur du patrimoine 200 € / jour

Décision :

Sur avis favorable de la Commission Développement Economique, Finances, Ressources Humaines du 16 mars 2023, il est proposé :

La présente décision peut faire l'objet, dans un délai de deux mois à compter de sa publication et/ou notification, d'un recours contentieux par

courrier adressé au Tribunal administratif de Marseille (22-24 rue Breteuil, 13281 MARSEILLE Cedex 6) ou par l'application Télérecours citoyens

accessible à partir du site www.telerecours. fr. Dans le même délai, un recours gracieux interrompant le délai de recours contentieux pourra être

adressé à l'auteur de l'acte.Article 1 : d’adhérer au service d’aide au classement des archives du Centre de Gestion des Hautes-Alpes,

Article 2 : d'autoriser Monsieur le Président à signer la convention, annexée à la présente délibération, avec le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale des Hautes-Alpes.

Mise aux voix cette délibération est adoptée ainsi qu'il suit :

- POUR : 48

Le Président Le Secrétaire de Séance

oger DIDIER Maryvonne GRENIER

Transmis en Préfecture le: fj£ Aÿ9 204,

Affiché ou publié Le : A6 Ein na: Q 6 4v \J

La présente décision peut faire l'objet, dans un délai de deux mois à compter de sa publication et/ou notification, d'un recours contentieux par courrier adressé au Tribunal administratif de Marseille (22-24 rue Breteuil, 13281 MARSEILLE Cedex 6) ou par l'application Télérecours citoyens accessible à partir du site www.telerecours.fr. Dans le même délai, un recours gracieux interrompant le délai de recours contentieux pourra être adressé à l'auteur de l'acte.Centre de gestion

Fonction Publique Territoriale des Hautes-Alpes

CONVENTION D’ADHESION AU SERVICE D'AIDE A

L’ARCHIVAGE DU CDG 05

ENTRE, D'UNE PART :

La commune de :

Représentée par son Président, ;, agissant es qualité en vertu d’une délibération en date du :

sur Jsurissessies ven

Ci-après désignée « l’adhérente »,

ET, D'AUTRE PART:

LE CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE DES HAUTES-ALPES

Représenté par son Président, Marcel CANNAT

Vu la délibération en date du 14 décembre 2009 du Conseil d'Administration du Centre de gestion des Hautes-Alpes,

Vu l’article L452-40 du Code général de la fonction publique prévoyant que les centres de gestion peuvent assurer toute tâche

administrative complémentaire et des missions d'archivage, de numérisation, de conseils en organisation et de conseils juridiques à la

demande des collectivités et établissements publics,

IL A ETE DECIDE :

Par délibération en date du 14 décembre 2009, le Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale des Hautes-Alpes a décidé de créer

en son sein un service d'archives itinérant.

Les prestations rendues par ce service sont facultatives et consistent à mettre à disposition des communes et établissements publics qui

en font la demande, un archiviste itinérant qui interviendra sur leurs archives, moyennant une tarification, afin de les rendre conformes

aux obligations légales et réglementaires.

Les collectivités demandeuses peuvent également utiliser ce service dans le cadre d’une mise à jour du travail d'inventaire comme défini à

l’article 3.

La présente convention a pour objet de régler les rapports nés de cette prestation de service entre le demandeur et le CDG des Hautes-

Alpes.

ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION

Le demandeur confie par la présente au Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale des Hautes-Alpes la mission de classement

de ses archives ou de mise en valeur de son patrimoine pour une durée de trois ans à compter de la date de la signature.

Dans ce cadre, le CDG met à disposition du demandeur un archiviste itinérant qualifié.

Ces prestations seront réalisées dans les limites juridiques prévues par les articles L212-6 et suivants du Code du Patrimoine et R1421-9 et

suivants du Code Général des Collectivités Territoriales, et sous le contrôle technique et scientifique de la Direction des Archives

Départementales des Hautes-Alpes.

ARTICLE 2 : EVALUATION DES BESOINS

Le contenu des missions est fonction d’une évaluation menée par l’archiviste itinérant et comprenant :

> Le diagnostic initial, qui se traduit par l’élaboration d’un devis financier et temporel

> L’acceptation du diagnostic, qui se traduit par une convention avec le CDG des Hautes-Alpes définissant un coût horaire et un

ordre de grandeur en termes de temps.

Ce diagnostic initial est réalisé gratuitement, quelle que soit la décision finale du demandeur.

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Les Fauvettes | — 1 Rue des Marronniers — 05000 GAP Acc

Tel : 04.92.53.29.10Centre de gestion

Fonction Publique Territoriale des Hautes-Alpes

ARTICLE 3 : MISSIONS DU SERVICE ARCHIVES

Le diagnostic initial tient compte des choix opérés par le demandeur. Chacune des missions est validée par le demandeur via le devis et la

délibération du conseil municipal ou du conseil d'administration.

Le demandeur peut obtenir de ce service Archives :

> Le traitement des archives en suivant le respect des méthodes d’archivage en vigueur :

Le classement proprement dit avec tri et éliminations (sans inventaire) ;

La création et la mise en place d’un inventaire ;

Le classement des fonds dans le respect des méthodes de classement ;

La rédaction des bordereaux de versement et/ou d'élimination ;

La rédaction informatique des données de l'inventaire terminé et remis au demandeur; e

e

+

ee

> Le récolement des archives communales, obligatoire à chaque changement de municipalité ;

> Des conseils techniques lors de la création ou l’aménagement des locaux à vocation d'archives, et la mise en place de mesures

d'urgence en cas d’accident ;

> La formation des agents aux outils mis en place (le but étant que les agents sachent manipuler l'inventaire eux-mêmes) ou aux

techniques d’archivage ;

> Des formations de sensibilisation à l’archivage électronique ;

Y Une assistance dans la gestion de l'information numérique ;

> La mise en valeur culturelle :

e L'aide au montage de dossiers de restauration d'archives et d'expositions ;

e L'enquête historique ;

e Les conférences en relation avec les Archives Départementales des Hautes-Alpes;

> La mise à jour annuelle (ou biannuelle suivant la taille de la collectivité) des classements avec les nouvelles archives créées.

À l'issue de la prestation, un questionnaire de satisfaction sera envoyé à la collectivité qui pourra le retourner au CDG afin que le Service

Archives puisse améliorer la qualité de ses prestations.

ARTICLE 4 : PROTOCOLE D’INTERVENTION

Le protocole à suivre pour l'intervention de l’archiviste du Centre de Gestion des Hautes-Alpes est le suivant :

4.1. Demande d'intervention par une commune, un établissement public communal ou intercommunal Les Archives départementales, dans le cadre du contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives publiques (décret n°79-1037 du 3 Décembre 1979), sont informées de chaque demande de communes ou d’établissements publics communaux où intercommunaux.

4.2. Estimation des travaux à réaliser

4.2.1. État des lieux

L’archiviste du Centre de Gestion des Hautes-Alpes effectue une visite sur site pour estimer précisément la nature des traitements, le

métrage à traiter et les mesures d'organisation à prévoir. Cette visite est programmée en concertation avec la collectivité et suivant les

disponibilités du service archives.

4.2.2. Diagnostic et devis

À la suite de l’état des lieux, un diagnostic et un devis d'intervention sont rédigés (hors collectivité). Si des travaux supplémentaires

imprévisibles ou non déclarés à l’occasion du diagnostic apparaissaient au cours de l'intervention un nouveau devis sera établi avec l’accord

de la collectivité.

4.3. Transmission du diagnostic et du devis

4.3.1. Transmission aux Archives départementales et à la collectivité

Le rapport d'intervention sera transmis aux Archives départementales des Hautes-Alpes pour avis. Si leur avis est positif, il sera alors

transmis à la collectivité.

4.3.2. Possibilité d'inspection des Archives départementales

Si le diagnostic établi par l’archiviste du Centre de Gestion fait apparaître un problème justifiant une inspection des Archives

départementales, celles-ci procèdent à cette inspection en préalable à l'intervention de l’archiviste du Centre de Gestion. Un rapport

d'inspection est fourni à l'autorité territoriale et à l’archiviste du Centre de Gestion.

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Fonction Publique Territoriale des Hautes-Alpes

4.4. Programmation de l'intervention

Si le devis est accepté par la collectivité, la programmation se fera en concertation entre l’archiviste du Centre de Gestion et la collectivité

et en fonction :

e Des besoins de la collectivité et de l’urgence éventuelle de l'intervention ;

e _ Desinterventions déjà programmées;

e Des possibilités matérielles d'accueil de la collectivité.

Il sera possible à la collectivité, en fonction de ses moyens et/ou de l'ampleur des travaux chiffrés au devis, d’étaler dans le temps, sur

plusieurs exercices budgétaires, les différentes phases du travail. La détermination de ces phases reste à la discrétion de l’archiviste du

Centre de Gestion. La programmation des interventions est transmise aux Archives départementales des Hautes-Alpes pour information.

Chaque fin de mission donnera lieu à la rédaction d’un rapport d'intervention dont un exemplaire sera transmis :

> Au demandeur

> AuCDG

> Aux Services des Archives départementales des Hautes-Alpes

4.5. Déroulement de l'intervention

4.5.1. Les éliminations

L’archiviste de Centre de Gestion informe le personnel de la procédure à suivre, repère et déplace dans un lieu identifié les documents à

éliminer et rédige les bordereaux d'élimination. La transmission des bordereaux d'élimination, après signature de l'autorité territoriale,

aux Archives départementales des Hautes-Alpes pour visa et la destruction effective des documents, incombent à la collectivité.

4.5.2. L'organisation du local d'archives

L'organisation comprend la délimitation des espaces réservés aux archives définitives et aux archives éliminables à terme. L’archiviste du

Centre de Gestion peut préconiser une implantation des rayonnages afin d'optimiser l’espace disponible. L'archiviste de Centre de Gestion

range les documents selon le schéma préconisé.

4.5.3. La mise ne place de procédures d'archivage

L’archiviste met en place, en collaboration et concertation avec le personnel de la collectivité, une organisation de l’archivage adaptée à la

collectivité. Cette organisation est rédigée dans un document de procédure déterminant les modalités de gestion des archives courantes,

de leur transfert au local, de la communication des documents aux agents de la collectivité et au public externe. Le document de procédure

détermine également les fonctions du correspondant-archives lorsqu'il est nommé et ses relations avec les autres agents.

4.5.4. La préservation matérielle des documents

Lors de l’état des lieux, si des traces de moisissures sont détectées, l’archiviste en informe la collectivité et les Archives départementales

qui peuvent être amenées à se déplacer le cas échéant. L'intervention ne pourra avoir lieu qu'une fois les archives désinfectées par une

entreprise spécialisée.

L’archiviste répertorie les documents dont l’état justifie une intervention, avec indication de l’urgence relative, compte tenu de l’état du

document et de sa valeur patrimoniale.

4.5.5. Le passage de relais aux agents de la collectivité.

La sensibilisation du personnel à l’utilisation des instruments de recherche, du local, à l'application des procédures d'archivage et de

communication des documents est dispensée par l’archiviste du Centre de Gestion.

4.5.6. La fin de mission

Le dernier jour d'intervention dans la collectivité est réservé à la rédaction du rapport d'intervention.

4.6. Contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives publiques Tous les documents rédigés par l’archiviste du Centre de Gestion doivent être conformes aux recommandations des Archives départementales. Ces documents leur sont également transmis pour validation. Leur application ne peut avoir lieu qu’une fois cette validation obtenue.

Dans les cas les plus complexes, nécessitant des interventions longues, un ou plusieurs points de situation, sur place, avec l'autorité

territoriale ou son représentant ainsi que l’archiviste du Centre de Gestion, peuvent être réalisées en cours ou en fin d'intervention.

Des réunions périodiques (au moins trimestrielles), en concertation entre les Archives départementales et l’archiviste du Centre de Gestion,

auront lieu pour faire le point sur l’état d'avancement des dossiers en cours et le programme prévisionnel.

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4.7. Suites de l’intervention

De nouvelles interventions de l’archiviste du Centre de Gestion peuvent être nécessaires, pour des travaux complémentaires ou en raison

de circonstances particulières, prévues (déménagement/réaménagement de la collectivité) ou non (sinistres). Ces interventions ne

pourront avoir lieu qu’en fonction des conditions de l’article 4.4.

La collectivité peut également faire appel à l’archiviste du Centre de Gestion pour un suivi annuel de son archivage. Cette intervention ne

pourra avoir lieu qu’en fonction des conditions de l’article 4.4.

ARTICLE 5 : TARIFICATION ET FACTURATION

La mission de l’archiviste sera facturée à la collectivité adhérente de la manière suivante, suite à la délibération du Conseil d'Administration

du Centre de Gestion des Hautes-Alpes du 14 Décembre 2009 :

Traitement des archives 20€ Î pur "

Formation du personnel 400 € / jour

Mise en valeur du patrimoine 200 € / jour

NB : les tarifs ne prennent pas en compte l'achat du matériel pour l'archivage

Ces tarifs sont fixés par le Conseil d'Administration pour l’année 2022. Ils seront réexaminés chaque année. Le tarif journalier annoncé

correspond à 7h de travail par l’archiviste, temps de trajet inclus.

La facturation à la collectivité adhérente fera l’objet, par le Centre de Gestion, de l’émission d’un titre de recettes dont le montant

correspondra au nombre de journées d'intervention multiplié par le tarif de la prestation.

ARTICLE 6 : CONDITIONS DE TRAVAIL DE L’ARCHIVISTE

La collectivité veillera à fournir à l’archiviste du Centre de Gestion des locaux répondant aux normes d'hygiène, de sécurité de travail et

mettra à sa disposition le mobilier et le matériel nécessaires à son travail (table spacieuse, chaise de bureau, boîtes d’archives solides,

chemises cartonnées et sous-chemises).

La collectivité s'engage à accueillir l’archiviste dans le respect de ces conditions, faute de quoi l'intervention pourrait être reportée ou

annulée.

ARTICLE 7 : PROTECTION DES DONNEES

Les présentes clauses ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles le service d'aide à l'archivage du CDG 05 s'engage à effectuer

pour le compte du responsable de traitement les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après.

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s'engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de

données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016

applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après, « le règlement européen sur la protection des données »).

7.1 Description du traitement faisant l’objet d’une intervention du service d’aide à l’archivage

Le service d’aide à l’archivage du CDG 05 est autorisé à traiter pour le compte du responsable de traitement les données à caractère

personnel nécessaires pour fournir le ou les service(s) décrit à l’article 2 et 3 de la présente convention

La nature des opérations réalisées sur les données est décrite à l’article 3.

La ou les finalité(s) du traitement sont la gestion et la conservation des archives de la collectivité ou de l’établissement public dans le

respect de la règlementation en vigueur.

Les données à caractère personnel traitées sont les archives publiques produites ou reçus par la collectivité ou l'établissement public dans

le cadre de ses missions.

7.2 Obligations du service d’aide à l’archivage vis-à-vis du responsable de traitement

Le service d’aide à l’archivage du CDG 05 s'engage à :

1. traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de l'intervention du service d'aide à

l’archivage

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2. traiter les données conformément aux instructions documentées du responsable de traitement. Si le service d’aide à

l’archivage considère qu’une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protection des données ou de

toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en informe

immédiatement le responsable de traitement

3. garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre de la présente convention

4. veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu de la présente convention :

e s'engagent à respecter la confidentialité et reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à

caractère personnel

5. prendre en compte, s'agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la

conception et de protection des données par défaut

7.3 Exercice des droits des personnes

Dans la mesure du possible, le service d’aide à l’archivage doit aider le responsable de traitement à s'acquitter de son obligation de

donner suite aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées : droit d'accès.

7.4 Notification des violations de données à caractère personnel

Le service d’aide à l’archivage notifie au responsable de traitement toute violation de données à caractère personnel dans un délai

maximum de 24 heures après en avoir pris connaissance par mail. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin

de permettre au responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.

7.5 Délégué à la protection des données

Le service d’aide à l'archivage communique au responsable de traitement le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des

données, s’il en a désigné un conformément à l’article 37 du règlement européen sur la protection des données.

7.6 Obligations du responsable de traitement vis-à-vis de l'intervention du service d’aide à l’archivage

Le responsable de traitement s'engage à veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues

par le règlement européen sur la protection des données.

ARTICLE 8 : FIN DE LA CONVENTION ET AVENANT

La présente convention a une durée de 3 ans à compter de sa signature. Sauf dénonciation par l’une ou l’autre des parties dans un délai

minimum de trois mois avant son terme, la convention est renouvelée une fois sous les mêmes conditions par reconduction tacite pour

une durée similaire.

Tout renouvellement au-delà doit être matérialisé par une nouvelle convention.

Toute modification susceptible d’être apportée, en cours d'exécution de la présente convention, fera l’objet d’un avenant.

ARTICLE 9 : LITIGES

Les parties s'entendent, avant tout recours au juge, à chercher de façon amiable une solution négociée à tout conflit né de l'exécution de

la présente. Au-delà, tout litige est de la compétence exclusive du Tribunal Administratif de Marseille.

it à Fait à (Lieu): Fait à Gap,

Le (Date): / Le (Date):

Le Président du Centre de Gestion,

Marcel CANNAT

(Signature et cachet)

Le Président,

(Signature et cachet)

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