unknown - Communauté de communes - Vallée de l'Hérault - 1050 OTI St Guilhem VH Demande de classement

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unknown - Communauté de communes - Vallée de l'Hérault - 1050 OTI St Guilhem VH Demande de classement Document publié le Mercredi 1 janvier 2025 Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Vallée de l'Hérault - 1050 OTI St Guilhem VH Demande de classement)Thèmes du document : Télécommunications et internet, Tourisme, Numérique, République Française

Département de l'Hérault

COMMUNAUTÉ DE COMMUNES VALLÉE DE L'HÉRAULT

ste den 02

DÉLIBÉRATION DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE - Réunion du : lundi 7 juillet 2014 ST Pr Pt Pt

OFFICE DE TOURISME INTERCOMMUNAL

SAINT-GUILHEM-LE-DÉSERT - VALLÉE DE L'HÉRAULT

DEMANDE DE CLASSEMENT.

Le Conseil communautaire de la Communauté de communes Vallée de l'Hérault s'est réuni ce jour, lundi 7 juillet 2014 à 18h00 à la Salle du Conseil communautaire, sous la présidence de M. Louis VILLARET, Président de là communauté de communes,

Etoi ï

représentés :

Excusés :

M. Philippe SALASC, M. Georges PIERRUGUES, M. Michel SAINTPIERRE, M. Maurice DEJEAN, M. René GOMEZ,

M. Gérard CABELLO, M. Louis VILLARET, Mme Martine BONNET, Mme Agnès CONSTANT, M. Jean-Pierre BERTOLINI, Monsieur Christian VILOING, Madame Béatrice WILLOQUAUX, Mme Florence QUINONERO,

Mme Nicole MORERE, M. David CABLAT, Monsieur Marcel CHRISTOL, Madame Michèle LAGACHERIE, Madame Lucie TENA, Monsieur Jean-Luc DARMANIN, Madame Véronique NEIL, Madame Isabelle ALIAGA, Madame Marie- Hélène SANCHEZ, Monsieur Jean-François SOTO, Monsieur Jean-André AGOSTINI, Monsieur Guy-Charles AGUILAR, Madame Béatrice NEGRIER, Madame Marie-Françoise NACHEZ -M. Sébastien LAINE suppléant de Monsieur Jean-Claude CROS, Monsieur Yves KOSKAS suppléant de Monsieur Stéphane SIMON, Mme Monique FLORES suppléant de M. Jean-Claude MARC

M. Daniel REQUIRAND à Mme Florence QUINONERO, M. jacky GALABRUN à M. Louis VILLARET, Madame

Viviane RUIZ à Madame Marie-Hélène SANCHEZ, Monsieur Patrick LAMBOLEZ à Monsieur Jean-François SOTO, Monsieur Grégory BRO à M. Michel SAINTPIERRE, Monsieur Bernard SALLES à Madame Béatrice NEGRIER,

Monsieur Max ROUSSEL à M, Jean-Pierre BERTOLINI, Madame Edwige GENIEYS à Monsieur Marcel CHRISTOL

M. Claude CARCELLER, Mme Marie-Agnès VAILHE-SIBERTIN-BLANC, Mme Anne-Marie BIZEUL, Monsieur Olivier SERVEL, Madame Amélie MATEO, M. Bernard GOUZIN, Monsieur Christophe GAUX, Monsieur Alexis

PESCHER

Absents : M. Philippe MACHETEL, Madame Evelyne GELLY, Madame Chantal COMBACAL

Quorum : 25 Présents : 30 Votants : 38 Pour 38

ontre 0

bstention 0

Agissant conformément aux dispositions des articles du Code général des collectivités territoriales et en particulier ses articles L 52 14-I

Agissant conformément aux dispositions de son règlement intérieur.

Vu le Code du Tourisme, en particulier son article L133-10-1 ;

Vu les articles D133-20 et suivants du même code ;

Vu que la loi du 22 juillet 2009 de Développement et de Modernisation des Services Touristiques est venue placer la réforme du classement des Offices de Tourisme au cœur de la stratégie globale d'amélioration de la qualité de l'offre et des services de France,

Vu l'arrêté préfectoral n° 2009-1-4229 en date du 29 décembre 2009 par lequel l'Office de Tourisme Communautaire Saint Guilhem le Désert — Vallée de l'Hérault a été classé en catégorie 3 étoiles Vu que ce classement, valable pour une durée de 5 années arrivera à échéance fin 2014, Vu que l'arrêté du 12 novembre 2010 fixant les nouveaux critères de classement des Offices de Tourisme, à fait disparaitre le classement |, 2, 3 et 4 étoiles au profit de 3 catégories d'Offices de Tourisme : | à 3,

Vu que l'Office de tourisme classé dans la catégorie | est « une structure de tybe entrepreneurial ayant vocation à fédérer les professionnels et à développer l'économie touristique dans sa zone géographique d'intervention laquelle supporte un flux touristique naturel important de provenance nationale et internationale. Son équipe polyglotte est nécessairement pilotée par un directeur. Elle se compose de collaborateurs spécialisés selon les axes de développement de la structure et du territoire. Elle déploie des actions de promotion à vocation nationale ou internationale. La structure propose des services variés de nature à générer des ressources propres et à justifier une politique commerciale déterminée. Le recours aux technologies de l'information est maîtrisé au sein de la structure. L'office de tourisme de catégorie | développe une politique de promotion ciblée et met en œuvre des outils d'écoute de la clientèle de nature à améliorer la qualité des services rendus et de ceux de ses partenaires œuvrant dans sa zone géographique d'intervention. Ilinscrit ses actions dans une démarche promouvant la qualité dans le but d'améliorer ses prestations de service et sa performance globale ».

Considérant que ce classement n'est toutefois pas obligatoire, et qu'il relève du choix du Conseil communautaire sur proposition de l'Office de tourisme,Vu qu'il est toujours prononcé par arrêté préfectoral pour 5 ans,

Considérant qu'il est proposé à l’Assemblée de se prononcer sur la demande de classement de l'Office de Tourisme Communautaire compte-tenu de l'arrivée à terme du classement actuel ;

Le Conseil communautaire de la communauté de communes Vallée de l'Hérault, APRES EN AVOIR DELIBERE,

Le quorum étant atteint

DÉCIDE

à l'unanimité des suffrages exprimés,

- d'approuver le dossier de classement en catégorie | présenté par l'Office de Tourisme Saint Guilhem le Désert — Vallée de l'Hérault dont la synthèse des contenus est annexée à la présente délibération et l'intégralité tenue à la disposition des membres du conseil au siège de la communauté de communes,

- d'autoriser Monsieur le Président à adresser ce dossier au Préfet en application de l'article D.133- 22 du code du tourisme.

Transmission au Représentant de l'Etat

N° 1050 le 10/07/2014

Publication le 10/07/14

Notification le

DÉLIBÉRATION CERTIFIÉE EXÉCUTOIRE

Gignac, le 10/07/14

Identifiant de l'acte : 034-243400694-20140707-Imclé8125-DE-I-I

Le Président de la communauté de communes

Signé : Louis VILLARET

= | 4 K \ L 2 > 7” E ES

& EE LOTS

Vs VIELARETAnnexe | : Synthèse du dossier de classement

Références aux rubriques officielles du classement des

Offices de Tourisme en catégorie 1 Documents annexés disponibles

1.1.1.1. L'espace d'accueil de l'office de tourisme

est facile d'accès. Il se situe à proximité immédiate

des flux touristiques. ll est signalé par une enseigne

visible depuis la voie publique.

Carte avec implantation des 3 points d'accueil OT

1.1.1.2. La signalisation directionnelle et d'indication

est conforme aux normes en vigueur. Carte avec implantation des panneaux directionnels

1.1.1.3. L'office de tourisme adhérant à une

fédération nationale représentative des offices de

tourisme signale son appartenance à ce réseau par

tout moyen approprié.

Facture acquitée de la cotisation Office de Tourisme de France

Tableau récapitulatif de la documentationl: nom de la doc, les

langues de traduction, le tirage, la page sur laquelle figurent les

horaires, l'adresse de la page web ou elle est en

téléchargement.

Un exemplaire de chaque brochure de l'office de Tourisme ou

figure le "|" charté

1.1.2.1 Les locaux ou les espaces d'accueil sont

identifiables et directement accessibles à tout

public et indépendants de toute activité non

touristique.

Certificat de labellisation Tourisme & Handicap

Plans des locaux - accessibilité

1.1.2.2 Il existe un espace dédié à l’accueil et à

l'information. L'agencement des locaux facilite le

déplacement des visiteurs et l’accès à l'information.

Le mobilier permet de s'asseoir.

Plan des locaux - espace dédié à l'accueil et l'info

1.1.2.3 L'office de tourisme doit afficher dans ses

locaux et publier sur son site Internet les

engagements qui correspondent à sa catégorie de

classement de manière visible pour la clientèle

conformément aux dispositions de l'annexe II. Photos et copies d'écran

1.1.2.4 L'information touristique est accessible

gratuitement via un moyen d'accès internet à haut

débit sans fil dans l’espace d'accueil de l’office de

tourisme.

Description concernant le WIFI (opérateur, modalités

d'utilisation, gratuité, information aux visiteurs, sites

consultables...)

1.1.3.2 Les périodes et horaires d'ouverture son

visibles à l’extérieur de l’espace d’accueil de

l'office de tourisme, sont présentés dans les

brochures à large diffusion, dans les messages des

répondeurs ou standards téléphoniques ainsi que

sur tout site internet dédié à l'office de tourisme, en

au moins deux langues étrangères.

Relevé des périodes d'ouverture pour chaque point d'accueil

Adresse des pages web ou sont précisés les horaires.

Tableau récapitulatif de la documentation de l'Office de

Tourisme: nom de la documentation, langues de traduction,

tirage, page sur laquelle figurent les horaires, l'adresse de la

page web ou elle est en téléchargement

Les brochures Office de Tourisme avec marque page sur la page

sur laquelle figurent les horaires d'ouverture

tr1.1.3.5 L'office de tourisme doit s'engager à ouvrir

son espace d'accueil au moins trois cent cinq jours

par an, dont le samedi et le dimanche

obligatoirement, en période de fréquentation

touristique. Il est également ouvert en sus lors des

manifestations événementielles sur sa zone

géographique d'intervention.

Délibération du Comité de Direction exprimant l'engagement de

respecter des périodes d'ouverture conformes à son classement

1.2.1.1 || existe un service permanent de réponse au

courrier postal et électronique durant l’année civile. Procédures de réponse au courrier et aux courriels

1.2.1.3 Il existe un service trilingue permanent

d'accueil pendant les horaires et périodes

d'ouverture de l’espace d'accueil de l'office de

tourisme. La fonction et les langues parlées du

personnel d'accueil sont identifiées sur un badge.

Organigramme du personnel avec fonction + langues parlées +

mention temps de travail

1.2.2.1 L'office de tourisme fournit des cartes

touristiques ou des plans ainsi que des guides

pratiques sur support papier.

Tableau récapitulatif de la documentation OTI: nom, les langues

de traduction, le tirage, la page sur laquelle figurent les

horaires, l'adresse de la page web ou elle est en téléchargement

Précision des versions (cartes/brochures OT) consultables sur

____ supports embarqués (mobile et/ou tablette)

Tableau de gestion des stocks documents Office de Tourisme et

des documents tiers. Procédures documents non partenaires

1.2.2.3 La documentation touristique sous format

papier ou numérique est traduite en deux langues

étrangères et mise à jour. Elle couvre la zone

géographique d'intervention.

Tableau récapitulatif de la documentation Office de Tourisme:

nom de la documentation, les langues de traduction, le tirage, la

page sur laquelle figurent les horaires, l'adresse de la page web

ou elle est en téléchargement

Statuts de l'Office de Tourisme mentionnant son objet social et

son territoire d'intervention + récépissé de déclaration en

préfecture

1.2.2.6 Il existe un site internet trilingue avec un nom

de domaine dédié à l'office de tourisme, mis à jour

et adapté à la consultation via des supports

embarqués.

Site internet: récapitulatif - les traductions en langues

étrangères, modalités de mise à jour, les modalités de gestion

____ de contenu —

Précision des versions consultables sur supports embarqués

(mobile et/ou tablette), les adresses URL, la différence avec la

version standard du site, la présence de OR codes

1.2.3.1 L'office de tourisme doit diffuser des informations a

minima sur support papier sur sa zone géographique

d'intervention relatives :

- à tous les hébergements touristiques classés

comportant au moins le nom de l’établissement, les

coordonnées postales, le courriel, l'adresse du

site internet, les coordonnées téléphoniques, le nombre

d'étoiles ;

- aux monuments et sites touristiques culturels,

naturels ou de loisirs pouvant comporter l'indication des

tarifs d'usage, des périodes et

horaires d'ouverture au public, du site internet et des

coordonnées téléphoniques et postales ;

- aux évènements et animations

Tableau récapitulatif de la documentation Office de Tourisme:

nom de la documentation, les langues de traduction, le tirage, la

page sur laquelle figurent les horaires, l'adresse de la page web

ou elle est en téléchargement

Listes complémentaires exhaustives sur l'offre touristique et

note indiquant quelle offre est saisie dans SIT 34

172- aux numéros de téléphone d'urgence.

L'office de tourisme peut diffuser des informations relatives

à la météo et aux informations pratiques pouvant

concerner les autres hébergements, les restaurants, les

activités sportives, de loisirs ou de bien-être, les transports

en commun, les numéros de téléphone des chauffeurs de

taxi, les services de dépannage d'automobile ou de

motocyclettes, lorsque ces services existent.

Tableau des domaines d'information à gérer

1.2.3.2 L'information touristique doit être mise à jour

au minimum une fois par an.

Procédure de mise à jour l'information touristique

1.2.3.3 Les numéros de téléphone d'urgence sont

affichés et visibles de l’extérieur de l’espace

d'accueil de l'office de tourisme. Photos

1.2.3.4 L'office de tourisme présente l'offre

touristique qualifiée sur tous types de support, selon

des approches thématiques affinitaires :

- par cible ;

- Où par centre d'intérêt ;

- OÙ par concept ;

- Ou par période ;

- OÙ par prix ;

- où par localisation ;

- Ou par type d'hébergement.

indication de la manière dont l'offre touristique est déclinée par

thématique affinitaire au sein des différents supports (site web,

éditions, espace accueil...) :

Oeno tourisme

Activité de Pleine nature

Métiers d'arts

Patrimoine

1.2.3.5 L'office de tourisme offre la possibilité de

consultation des disponibilités pour tous les modes

d'hébergement classés et référencés par lui et les

partenaires du dispositif de mise à jour des

disponibilités sur sa zone géographique

d'intervention en dehors des horaires et périodes

d'ouverture.

Tableau des disponibilités hébergement

1.2.3.6 L'office de tourisme propose un service

d’information touristique intégrant les différentes

technologies de l’information et de la

communication, notamment les réseaux sociaux, la

téléphonie mobile, la géolocalisation.

Liste des différents outils technologiques qui proposent un

service d'information touristique (site mobile, géolocalisation,

facebook, google, chaine Youtube, twitter, Instagram). Pour

chaque outil précision de la stratégie éditoriale, des cibles, des

objectifs, de l'url, des statistiques de consultation.

Préciser de la façon dont est organisé l'Office de Tourisme pour

répondre à cette mission (Animatrice numérique de territoire)

2.1.1.1 La capacité d'hébergement de la zone

géographique d'intervention à laquelle se rattache

l'office de tourisme est conforme aux exigences de

l’article R. 133-33 du code du tourisme. Elle se

calcule en cumulant les capacités d'hébergement

et les populations municipales des communes

incluses dans la zone géographique d'intervention.

Tableau de calcul de la capacité d'hébergement mis à jour

annuellement

2.2.1.1 Les objectifs et les moyens consacrés aux

missions de l’office de tourisme sont définis par une

convention d’objectifs, de préférence pluriannuelle,

passée avec la collectivité territoriale ayant institué

l'office de tourisme. L'office de tourisme met en

Convention d'objectif pluriannuelle passée entre l'Office de

Tourisme et la Communauté de Communes mentionnant les

indicateurs de performance.

Plan d'action annuel de l'OT comportant objectifs, indicateurs et

moyens affectés. -

17 3place des indicateurs de performance relatifs aux

résultats atteints et aux moyens déployés qui font

l’objet d’une revue annuelle.

Compte-rendu relatif à la revue annuelle au cours de laquelle

l'Office de Tourisme évalue son activité au regard des

indicateurs mentionnés dans sa convention.

Délibération de la collectivité de tutelle indiquant qu'elle confie

les missions d'accueil, information, promotion et coordination

des acteurs touristiques locaux à l'OT

Budget prévisionnel

2.2.1.2 L'office de tourisme met en place un

dispositif de collecte et de traitement des

réclamations et organise l’étude de la satisfaction

des clients sur les différents services qu’il propose.

Bilan annuel qualité

Questionnaire de satisfaction type

Fiche réclamation/remarques/suggestions type

Fiche d'instruction type des réclamations

2.2.1.4 L'office de tourisme est certifié ou labellisé

ou détenteur d’une marque sur la base d’un

référentiel national ou international ou d’une norme

nationale ou internationale relatifs à la qualité de

service se caractérisant par un dispositif de

reconnaissance tierce partie.

Justificatif marque qualité tourisme

2.3.1.1 L'office de tourisme est organisé pour rendre

possible la production ou la vente de forfaits

touristiques individuels où de groupe.

Brochure groupe, visites sèches, escapades

Liste des forfaits en vente

2.3.1.4 L'office de tourisme emploie un directeur

justifiant d’une aptitude professionnelle appropriée,

titulaire d’une formation supérieure de niveau Il ou

d’une expérience professionnelle dans un poste

similaire.

CV, copie des diplômes du Directeur

2.3.1.7 L'office de tourisme emploie des

collaborateurs pour les missions suivantes : conseil

en séjour, chargés de la promotion et de la

communication, chargé de la clientèle, des

relations avec la presse, de l'observation touristique

et des nouvelles technologies. Il existe également

un référent lié à l’organisation et à l’accueil de

foires, salons, congrès ou de manifestations

apparentées sur sa zone géographique

d'intervention ainsi qu’un référent dédié à la

qualité.

Organigramme global de l’Office de Tourisme avec

positionnement hiérarchique, fonction des personnes, temps de

travail. Fiches de postes des personnels

2.4.1.1 L'office de tourisme définit un plan d’action

annuel de promotion et de communication : les

objectifs sont déterminés, des indicateurs

opérationnels sont établis et les actions sont

évaluées.

Plan d'action annuel de promotion de l'office de Tourisme avec

objectifs, moyens, indicateurs.

Bilan des actions de promotion

2.5.1.1 L'office de tourisme dispose d’un système

de gestion de l'information organisé et informatisé

permettant de référencer, de qualifier, de mettre à

jour et de diffuser une information maîtrisée et

validée sur l'offre touristique locale.

Détail Tourinsoft: l'organisation mise en place pour la collecte

des infos, la saisie, la mise à jour... Les liens avec la base du site

internet, l'extraction de données pour les éditions

1742.5.1.2 L'office de tourisme développe une

démarche de qualification de l'offre par

thématique affinitaire, par centre d'intérêt ou par

concept, ou par période, ou par prix, ou par

localisation ou par type d'hébergement ou par

cible.

Description de la démarche de qualification de l'offre par

thématique affinitaire.

2.6.1.1 L'office de tourisme met en place des

actions d'animation du réseau des acteurs

touristiques locaux, notamment la tenue de

réunions de restitution avec les socio-professionnels.

Comptes-rendus des dernières réunions avec les socio-

professionnels. Bilan des actions de coordination des acteurs

locaux Guide du partenariat .

2.6.1.2. L'office de tourisme tient à jour un tableau

de bord de l'offre touristique de sa zone géographique

d'intervention.

Tableau synthétique de l'offre touristique de la zone

géographique d'intervention de l'Office de Tourisme.

2.6.1.3. L'office de tourisme tient à jour un tableau

de bord de la fréquentation touristique locale, notamment

du nombre de visiteurs accueillis à l’office de tourisme, la

fréquentation du ou des sites

internet et la fréquentation des hébergements touristiques

marchands classés de sa zone

géographique d'intervention.

Tableaux de bord de la fréquentation de l'Office de Tourisme,

site internet et réseaux sociaux.Tableau de bord de la

fréquentation des hébergements touristiques classés sur la zone

de compétence. Les statistiques de

fréquentation du site Internet et des ses applications mobile et

tablette. Les statistiques des outils et réseaux sociaux (facebook,

twitter, chaine Youtube...) Suivi de la taxe de séjour par

établissement Le suivi des disponibilités. L'enquête de

conjoncture. Données de fréquentation activités touristiques.

2.6.1.4. L'office de tourisme gère et met à

disposition des données économiques et marketing

sur l’activité touristique développée dans sa zone

[géographique d'intervention.

Copies d’écrans du Site Pro

2.7.1.1. L'office de tourisme réalise des actions internes

basées sur les principes du développement

durable.

Procédures

2.7.1.2. L'office de tourisme met en oeuvre des actions de

sensibilisation des touristes et des acteurs

touristiques locaux publics ou privés en matière de

protection de l’environnement.

Document prouvant la réalisation des actions de sensibilisation

réalisées en lien avec la CCVH.

175