Déliberation - DEL164 2023 Logiciels mutualises Annexe Convention

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Déliberation - DEL164 2023 Logiciels mutualises Annexe Convention Document publié le Jeudi 1 septembre 2016 par la commune de Gourbera. Lien du pdf (Déliberation - DEL164 2023 Logiciels mutualises Annexe Convention)Thèmes du document : Travail et emploi, Intelligence artificielle et robotique, Industrie, CONVENTION DE PARTAGE DE BIENS ENTRE LA COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION DU GRAND DAX (CAGD) ET LA VILLE DE DAX PORTANT SUR L’ACQUISITION ET LA MAINTENANCE DE LOGICIELS ET AUTRES EQUIPEMENTS INFORMATIQUES

Entre les Soussignés :

Madame Martine Dedieu, Première-Adjointe au Maire de la Ville de DAX, habilitée a cet effet conformément à l’article 2122-17 du CGCT, par délibération du Conseil municipal en date du 07/12/2023

partie ci-après dénommée « la Ville » d’une part,

Et

La Communauté d’Agglomération du Grand Dax, représentée par sa Présidente, Monsieur Julien Dubois, habilité à l’effet des présentes par délibération du Conseil Communautaire en date du xxxxxxxx,

partie ci-après dénommée « la CAGD » d’autre part,

EXPOSE

Suite à la création de services communs entre la Ville de Dax et la CAGD dans les domaines des Ressources Humaines/Finances/Systèmes d’Information à compter du 1er septembre 2016 et dans un souci d’harmonisation des procédures entre la CAGD/CIAS/Ville de DAX/CCAS, un partage de biens a été mis en place en ce qui concerne les logiciels métiers et d’autres équipements informatiques, tel que prévu par l’article L. 5211-4-3 du Code général des collectivités territoriales.

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT

La présente convention a pour objet de prévoir les modalités selon lesquelles la CAGD acquiert les logiciels métiers et équipements informatiques qui font l’objet d’un partage avec la Ville et dont les frais d’acquisition et de fonctionnement sont répartis entre la CAGD et la Ville selon un prorata fixé par la présente convention.

Article 1 : Désignation des biens partagésa) Les logiciels/équipements communs acquis avant la conclusion de la présente convention, par la CAGD sont :

-le logiciel de gestion du courrier électronique ZIMBRA

-le logiciel de gestion du temps de travail : HOROQUARTZ

-le logiciel Finances /RH : CIVIL NET FINANCES (CIRIL)

-le logiciel marchés publics : MARCO (AGYSOFT)

-le logiciel de recherche juridique LEXIS360 (LEXIS NEXIS)

-le logiciel d’enregistrement et traitement du courrier : ACROPOLIS

-le traceur scanner (SIG)

-les modules de fonctionnalités avancées d’ACROPOLIS (d'assistants interactifs », de reconnaissance optique de caractères (océrisation), d’archivage, d'intégration et de traitement des emails

-l’infrastructure de serveurs informatiques utilisée en commun avec la ville de Dax pour héberger les différentes applications mise à disposition des services. Dans le cadre de la maintenance et de l’évolution de cette infrastructure de serveurs, la CAGD a acquis des licences logicielles standards. Ces licences concernent les logiciels des systèmes d’exploitation, de virtualisation, de supervision et de sécurité mis en œuvre sur les serveurs.

-le logiciel de gestion des différentes activités des services techniques (logiciel ATAL).

-le logiciel de gestion de la mise en conformité avec le Règlement Général de Protection des Données Personnelles (logiciel MYDPO).

b) Tous les nouveaux logiciels et/ou équipements à acquérir qui auront fait l’objet d’un courrier contradictoire pour accord entre la CAGD et la Ville de DAX.

Article 2 : Répartition des frais afférents aux logiciels et équipements objets du présent partage de biens

a) Les logiciels/équipements communs acquis par la CAGD avant la signature de la présente convention :

Les frais d’acquisition de ces logiciels et équipements ont déjà fait l’objet d’un remboursement par la Ville à la CAGD au prorata de leur utilisation (participation au chapitre 204 pour la ville de Dax).

Les autres frais annexes (maintenances, rajout de licences etc…) font l’objet d’une répartition entre les deux entités conduisant aux remboursements par la ville de Dax à la CAGD selon les prorata suivants (remboursement au chapitre 011 pour la ville de Dax) :

-coût de la maintenance ou de la prestation ZIMBRA : 50% CAGD, 50% Ville

-coût de la maintenance ou de la prestation pour les logiciels standard pour les serveurs informatiques de l’infrastructure mutualisée : 50% CAGD, 50% Ville

-coût de la maintenance MARCO : 50% CAGD, 50% Ville.-coût de la maintenance LEXIS360 : 50% CAGD, 50% Ville.

-coût de la maintenance ACROPOLIS : 50% CAGD, 50% Ville.

-coût de la maintenance SIG : 100% CAGD (depuis le transfert de compétence eau et assainissement de la Ville vers la CAGD)

-coût de la maintenance CIVIL NET :

suite au transfert de la compétence eau et assainissement au 1er janvier 2020, les pourcentages de répartition sont revus comme suit pour tenir compte du nombre de mandats/titres et du nombre d’agents à compter de 2020 :

Maintenance du logiciel RH : depuis le 1er janvier 2023, la répartition des frais se fait à hauteur de 58% pour la Ville, en tenant compte du nombre d’agents transférés, et de 42% pour la CAGD.

Maintenance du logiciel Finance : depuis le 1er janvier 2023, la répartition des frais se fait à hauteur de 60% pour la Ville, en tenant compte du nombre de mandats/titres lié au transfert de compétence, et de 40% pour la CAGD.

-coût de la maintenance des logiciels du système de téléphonie fixe unifiée : la CAGD a fait évoluer son système téléphonique fixe actuel, pour être mutualisée avec la ville de Dax et pour disposer d’un système de téléphonie commun mis à jour et uniforme en termes de gestion et de services de télécommunication fixe.

Compte tenu du nombre de postes téléphoniques fixes utilisés par la ville de Dax et son CCAS (315 postes sur 629 au total rattaché au système téléphonique commun), le coût de la maintenance du système de téléphonie fixe unifié est réparti ainsi : 50% CAGD, 50% Ville.

-coût de la maintenance ATAL : 50% CAGD/50% ville.

-coût du fonctionnement MYDPO (installation, paramétrage, formation et coût d’utilisation du logiciel) : 50% CAGD/50% ville.

La CAGD adresse une demande de remboursement à la Ville de Dax sur la base d'un état comptable reprenant les factures payées.

b) Le cas particulier des logiciels RH de dématérialisation des payes et autres documents

Au cours de l’année 2023, la CAGD a initié la mise en place du services logiciels SILAE pour la dématérialisation des bulletins de salaire, des arrêtés et contrats, ainsi que des modules logiciels CIRIL RH pour la dématérialisation des documents d’entretien professionnels annuels.

Les coûts forfaitaires de mise en place initiale (installation, paramétrage, formation) de ces logiciels sont repartis selon les proratas suivants : 50% CAGD/50% Ville.

Par ailleurs, compte tenu du nombre d’agents et du volume de documents à dématérialiser pour chaque collectivité, les coûts d’utilisation de ces services logiciels sont répartis selon les proratas suivants :

-coût de dématérialisation des bulletins de paie (dont envoi initial des courriers d’activation aux agents) : 42% CAGD/58% Ville.-coût de dématérialisation des autres documents (arrêtés, contrats, autres) : 49% CAGD/51% Ville.

-coût de signatures numériques des documents par les agents : 25% CAGD/75% Ville.

La CAGD adresse une demande de remboursement à la Ville de Dax sur la base d'un état comptable reprenant les factures payées.

c) Les nouveaux logiciels/équipements à acquérir

Pour ce qui concerne ces nouveaux logiciels/équipement à acquérir et à mettre en commun, un courrier contradictoire signé par la CAGD et par la Ville de Dax formalisera l’accord des parties sur le principe du partage de ces biens.

Dès lors que cet accord aura été formalisé, une participation sera demandée par la CAGD à la Ville de Dax à hauteur de 50% du montant réel facturé HT (chapitre 204 sur le budget Ville) pour l’acquisition des licences, l’installation et le paramétrage du logiciel ou de l’équipement ainsi que les formations initiales à son utilisation. Le coût de la maintenance du logiciel/de l’équipement/ ou l’abonnement annuel d’utilisation, fera l’objet d’une répartition comme suit : 50% CAGD, 50% Ville et sera refacturée par la CAGD à la Ville de Dax.

Toute répartition des frais différente de celle précisée ci-dessus fera l’objet d’un avenant à la présente convention.

Article 3 : Modalités de remboursement des frais par la Ville au Grand Dax

La CAGD adresse une demande de remboursement à la Ville de Dax sur la base d'un état comptable reprenant les factures payées.

Article 4 : Litiges

En cas de litige, et à défaut d’accord amiable, la juridiction compétente sera le Tribunal Administratif de Pau.

Fait à Dax, le

En trois exemplaires

Pour la Ville de Dax, Pour la Communauté d’Agglomération du Grand Dax,

Pour le Maire empêché,

Conformément à l’article 2122-17 du CGCT

Le Président,

Julien DUBOIS

Martine DEDIEU

1ère Adjointe

Maire de Dax