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Déliberation - 31 Logiciels Mutualises Convention de Partage de Biens Entre la Cagd et la Ville de DAX
Document publié le Vendredi 1 décembre 2023 par la commune de Dax.
Lien du pdf (Déliberation - 31 Logiciels Mutualises Convention de Partage de Biens Entre la Cagd et la Ville de DAX)
Thèmes du document : Industrie, Travail et emploi, Institutions publiques,
N°Feuillet
20231207-31
RÉPUBLIQUE FRANÇAISE
DÉPARTEMENT DES LANDES
VILLE DE DAX
EXTRAIT
du
Registre des Délibérations du Conseil Municipal
L'an DEUX MILLE VINGT-TROIS et le jeudi 07 décembre à 18h30, le CONSEIL MUNICIPAL de la ville de DAX, convoqué le 01 décembre 2023, s'est réuni en mairie dans la salle du conseil, sous la présidence de M. Julien DUBOIS, Maire, en séance publique.
Nombre de membres afférents au 35 Date de la conseil municipal convocation : 01 décembre
Nombre de présents 30 2023
Nombre de pouvoirs 5 Date de = publication :
Suffrages exprimés | 35 13 décembre
2023
ETAIENT PRESENTS :
Mme Martine DEDIEU, Mme Sarah PECHAUDRAL-DOURTHE, M. Pascal DAGES, Mme Marie-Constance LOUBERE BERTHELON, M. Amine BENALIA BROUCH, Mme Marylène HENAULT, M. Guillaume LAUSSU, Mme Martine ERIDIA, M. Alexis ARRAS, Mme Martine LABARCHEDE, M. Julien RELAUX, Mme Florence PEYSALLE, M. Vincent MORA, Mme Gisèle CAMIADE, M. Olivier COUSIN, Mme Aline DUZERT, M. Jean- Paul DUBOURDIEU, Mme Sandra LARTIGAU, M. Michel GUILLEMIN, Mme Audrey LALOTTE, M. Benoît LAMIABLE, M. Guillaume SEGUIER, M. Patrice BOUCAU, Mme Fanny MESPLET, Mme Axelle VERDIERE BARGAOUI, M. Yves LOUME, Mme Isabelle RABAUD-FAVEREAU, M. Pierre STETIN, Mme Viviane LOUME-SEIXO,
ABSENTS ET EXCUSES : M. Grégory RENDE, Mme Carine BROUSTAUT, M. Régis MALARIK, M. Bruno JANOT, M. Didier ZARZUELO.
POUVOIRS :
M. Grégory RENDE a donné pouvoir à Monsieur le Maire, Julien DUBOIS, Mme Carine BROUSTAUT a donne pouvoir à Mme Martine LABARCHEDE, M. Régis MALARIK a donné pouvoir à Mme Aline DUZERT,
M. Bruno JANOT a donné pouvoir à M. Pierre STETIN,
M. Didier ZARZUELO à donné pouvoir à Mme Axelle VERDIERE BARGAOUI.
SECRETAIRE DE SEANCE : Mme Fanny MESPLET
OBJET : LOGICIELS MUTUALISES - CONVENTION DE PARTAGE DE BIENS ENTRE LA CAGD ET LA VILLE DE DAX
VU le Code général des collectivités territoriales et notamment ses articles L5211-5,
VU la délibération n°20160720-2 du 20 juillet 2016 de la ville de Dax portant création des services communs, VU la délibération n° 20171123-20 du 23 novembre 2017 approuvant la convention pour le versement de subventions d'équipement par la ville de Dax à la Communauté d'Agglomération du Grand Dax (CAGD),
VU la délibération n°20181106-4 en date du 06 novembre 2018 approuvant l'avenant n°1 à la convention pour le versement de subventions d'équipement par la ville de Dax à la Communauté d'Agglomération du Grand Dax,
VU la délibération n°20201217-24 en date du 17 décembre 2020 approuvant l'avenant n°2 à la convention pour le versement de subventions d'équipement par la ville de Dax à la Communauté d'Agglomération du Grand Dax,
VU la délibération n°20221215-18 en date du 15 décembre 2022 approuvant l'avenant n°3 à la convention pour le versement de subventions d'équipement par la ville de Dax à la Communauté d'Agglomération du Grand Dax,
VU l'avis favorable de la Commission Finances et Administration Générale du 29 novembre
2023.
CONSIDERANT que suite à la création de services communs entre la CAGD et la ville de Dax, dans les domaines des ressources humaines, des finances et du systèmes d'information à compter du 1° septembre 2016 et que dans un souci d'harmonisation des procédure, un partage de biens a été mis en place en ce qui concerne les logiciels métiers et d'autres équipements informatiques,
CONSIDERANT que la convention initiale, adoptée par délibération n°20171123-20 du 23 septembre 2017 et les avenants approuvant le versement de subventions d'équipement par la ville de Dax à la CAGD, adoptés par délibérations en date du 06 novembre 2018 (n°20181106-4), du 17 décembre 2020 (n°20201217-24) et du 15 décembre 2022 (n°20221215-18),
CONSIDERANT qu'il y a lieu de simplifier les démarches pour la CAGD et la ville de Dax concernant les logiciels et matériels informatiques mutualisés.
La convention indiquée ci-dessus et les avenants 1 à 3 qui la modifient sont abrogés et remplacés par la convention en annexe.
SUR PROPOSITION DE Mme HENAULT Marylène, Adjointe au Maire, APRÈS EN AVOIR DELIBERE, LE CONSEIL MUNICIPAL PAR 35 VOIX POUR,
APPROUVE l’abrogation des délibérations suivantes :
- la délibération n° 20171123-20 du 23 novembre 2017 approuvant la convention pour le versement de subventions d'équipement par la ville de Dax à la Communauté d'Agglomération du Grand Dax,
- la délibération n°20181106-4 en date du 6 novembre 2018 approuvant l'avenant n°1 à la convention pour le versement de subventions d'équipement par la ville de Dax à la Communauté d'Agglomération du Grand Dax,
- la délibération n°20201217-24 en date du 17 décembre 2020 approuvant l'avenant n°2 à la convention pour le versement de subventions d'équipement par la ville de Dax à la Communauté d'Agglomération du Grand Dax,
- la délibération n°20221215-18 en date du 15 décembre 2022 approuvant l'avenant n°3 à la convention pour le versement de subventions d'équipement par la ville de Dax à la Communauté d'Agglomération du Grand Dax. APPROUVE la nouvelle convention de partage de biens entre la Communauté d'Agglomération du Grand Dax et la ville de Dax, jointe en annexe,
AUTORISE Madame la 1° Adjointe à signer la convention et tous documents nécessaires à son application.
Secrétaire de séance,
Fanny MESPLET. Délibéré en séance, Les jours, mois et an que dessus,
Suivent les signatures au registre
pour copie conforme,
Julien DUBOIS
Maire de Dax
Président du Grand Dax
« La présente délibération peut faire l'objet, dans un délai de deux mois à compter de sa publication ou de son affichage ainsi que
de sa transmission au représentant de l'Etat dans le département, d'un recours contentieux devant le Tribunal administratif de Pau
(sur place ou par envoi postal à l'adresse suivante: Villa Noulibos — 50, cours Lyautey - 64000 Pau Cedex, ou par voie
dématérialisée à l'adresse http://www.telerecours.fr/). »
Accusé de réception en préfecture
040-214000887-29231208-20231207-31-C
Date de récptio réfecture : 12/12/2023
\ GRAND DAX AGGLOMÉRATION
CONVENTION DE PARTAGE DE BIENS ENTRE LA COMMUNAUTE D'AGGLOMERATION DU GRAND DAX (CAGD) ET LA VILLE DE DAX PORTANT SUR L'ACQUISITION ET LA MAINTENANCE DE LOGICIELS ET AUTRES EQUIPEMENTS INFORMATIQUES
Entre les Soussignés :
Madame Martine Dedieu, Première-Adjointe au Maire de la Ville de DAX, habilitée a cet effet conformément à l'article 2122-17 du CGCT, par délibération du Conseil municipal en date du 07/12/2023
partie ci-après dénommée « la Ville >» d'une part,
Et
La Communauté d'Agglomération du Grand Dax, représentée par sa Présidente, Monsieur Julien Dubois, habilité à l'effet des présentes par délibération du Conseil Communautaire en date du XXxXXxXxXxx,
partie ci-après dénommée « la CAGD » d'autre part,
EXPOSE
Suite à la création de services communs entre la Ville de Dax et la CAGD dans les domaines des Ressources Humaines/Finances/Systèmes d'Information à compter du 1° septembre 2016 et dans un souci d'harmonisation des procédures entre la CAGD/CIAS/Ville de DAX/CCAS, un partage de biens a été mis en place en ce qui concerne les logiciels métiers et d'autres équipements informatiques, tel que prévu par l’article L. 5211-4-3 du Code général des collectivités territoriales.
IL À ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT
La présente convention a pour objet de prévoir les modalités selon lesquelles la CAGD acquiert les logiciels métiers et équipements informatiques qui font l’objet d’un partage avec la Ville et dont les frais d'acquisition et de fonctionnement sont répartis entre la CAGD et la Ville selon un prorata fixé par la présente convention.
Article 1 : Désignation des biens partagés
Accusé de réception en préfecture
040-214000887-20231208-20231207-31-DE
Date de réception préfecture : 12/12/2023 a) Les logiciels/équipements communs acquis avant la conclusion de la présente convention, par la CAGD sont :
-le logiciel de gestion du courrier électronique ZIMBRA
-le logiciel de gestion du temps de travail : HOROQUARTZ
-le logiciel Finances /RH : CIVIL NET FINANCES (CIRIL)
-le logiciel marchés publics : MARCO (AGYSOFT)
-le logiciel de recherche juridique LEXIS360 (LEXIS NEXIS)
-le logiciel d'enregistrement et traitement du courrier : ACROPOLIS
-le traceur scanner (SIG)
-les modules de fonctionnalités avancées d'ACROPOLIS (d'assistants interactifs », de
reconnaissance optique de caractères (océrisation), d'archivage, d'intégration et de traitement des emails
-l'infrastructure de serveurs informatiques utilisée en commun avec la ville de Dax pour héberger les différentes applications mise à disposition des services. Dans le cadre de la maintenance et de l’évolution de cette infrastructure de serveurs, la CAGD a acquis des licences logicielles standards. Ces licences concernent les logiciels des systèmes d'exploitation, de virtualisation, de supervision et de sécurité mis en œuvre sur les serveurs.
-le logiciel de gestion des différentes activités des services techniques (logiciel ATAL).
-le logiciel de gestion de la mise en conformité avec le Règlement Général de Protection des Données Personnelles (logiciel MYDPO).
b) Tous les nouveaux logiciels et/ou équipements à acquérir qui auront fait l’objet d'un
courrier contradictoire pour accord entre la CAGD et la Ville de DAX.
Article 2 : Répartition des frais afférents aux logiciels et équipements objets du
présent partage de biens
a) Les logiciels/équipements communs acquis par la CAGD avant la signature de la présente convention :
Les frais d'acquisition de ces logiciels et équipements ont déjà fait l’objet d'un remboursement par la Ville à la CAGD au prorata de leur utilisation (participation au chapitre 204 pour la ville de Dax).
Les autres frais annexes (maintenances, rajout de licences etc.) font l'objet d’une répartition entre les deux entités conduisant aux remboursements par la ville de Dax à la CAGD selon les prorata suivants (remboursement au chapitre 011 pour la ville de Dax) :
-coût de la maintenance ou de la prestation ZIMBRA : 50% CAGD, 50% Ville
-coût de la maintenance ou de la prestation pour les logiciels standard pour les serveurs
informatiques de l'infrastructure mutualisée : 50% CAGD, 50% Ville
-coût de la maintenance MARCO : 50% CAGD, 50% Ville. Accusé de réception en préfecture 040-214000887-20231208-20231207-31-DE Date de réception préfecture : 12/12/2023 -coût de la maintenance LEXIS360 : 50% CAGD, 50% Ville.
-coût de la maintenance ACROPOLIS : 50% CAGD, 50% Ville.
-coût de la maintenance SIG : 100% CAGD (depuis le transfert de compétence eau et assainissement de la Ville vers la CAGD)
-coût de la maintenance CIVIL NET :
suite au transfert de la compétence eau et assainissement au 1° janvier 2020, les pourcentages de répartition sont revus comme suit pour tenir compte du nombre de mandats/titres et du nombre d'agents à compter de 2020 :
Maintenance du logiciel RH : depuis le 1° janvier 2023, la répartition des frais se fait à hauteur de 58% pour la Ville, en tenant compte du nombre d'agents transférés, et de 42% pour la CAGD.
Maintenance du logiciel Finance : depuis le 1% janvier 2023, la répartition des frais se fait à hauteur de 60% pour la Ville, en tenant compte du nombre de mandats/titres lié au transfert de compétence, et de 40% pour la CAGD.
-coût de la maintenance des logiciels du système de téléphonie fixe unifiée : la CAGD a fait évoluer son système téléphonique fixe actuel, pour être mutualisée avec la ville de Dax et pour disposer d’un système de téléphonie commun mis à jour et uniforme en termes de gestion et de services de télécommunication fixe.
Compte tenu du nombre de postes téléphoniques fixes utilisés par la ville de Dax et son CCAS (315 postes sur 629 au total rattaché au système téléphonique commun), le coût de la maintenance du système de téléphonie fixe unifié est réparti ainsi : 50% CAGD, 50% Ville.
-coût de la maintenance ATAL : 50% CAGD/50% ville.
-coût du fonctionnement MYDPO (installation, paramétrage, formation et coût d'utilisation du logiciel) : 50% CAGD/50% ville.
La CAGD adresse une demande de remboursement à la Ville de Dax sur la base d'un état
comptable reprenant les factures payées.
b) Le cas particulier des logiciels RH de dématérialisation des payes et autres documents
Au cours de l'année 2023, la CAGD a initié la mise en place du services logiciels SILAE pour la dématérialisation des bulletins de salaire, des arrêtés et contrats, ainsi que des modules logiciels CIRIL RH pour la dématérialisation des documents d'entretien professionnels annuels.
Les coûts forfaitaires de mise en place initiale (installation, paramétrage, formation) de ces logiciels sont repartis selon les proratas suivants : 50% CAGD/50% Ville.
Par ailleurs, compte tenu du nombre d'agents et du volume de documents à dématérialiser pour chaque collectivité, les coûts d'utilisation de ces services logiciels sont répartis selon les proratas suivants :
-coût de dématérialisation des bulletins de paie (dont envoi initial des courriers d'activation aux agents) : 42% CAGD/58% Ville. Accusé de réception en préfecture 040-214000887-20231208-20231207-31-DE Date de réception préfecture : 12/12/2023 -coût de dématérialisation des autres documents (arrêtés, contrats, autres) : 49% CAGD/51% Ville.
-coût de signatures numériques des documents par les agents : 25% CAGD/75% Ville.
La CAGD adresse une demande de remboursement à la Ville de Dax sur la base d'un état
comptable reprenant les factures payées.
c) Les nouveaux logiciels/équipements à acquérir
Pour ce qui concerne ces nouveaux logiciels/équipement à acquérir et à mettre en commun, un courrier contradictoire signé par la CAGD et par la Ville de Dax formalisera l'accord des parties sur le principe du partage de ces biens.
Dès lors que cet accord aura été formalisé, une participation sera demandée par la CAGD à la Ville de Dax à hauteur de 50% du montant réel facturé HT (chapitre 204 sur le budget Ville) pour l'acquisition des licences, l'installation et le paramétrage du logiciel ou de l'équipement ainsi que les formations initiales à son utilisation. Le coût de la maintenance du logiciel/de l'équipement/ ou l'abonnement annuel d'utilisation, fera l’objet d'une répartition comme suit : 50% CAGD, 50% Ville et sera refacturée par la CAGD à la Ville de Dax.
Toute répartition des frais différente de celle précisée ci-dessus fera l’objet d'un avenant à la présente convention.
Article 3 : Modalités de remboursement des frais par la Ville au Grand Dax
La CAGD adresse une demande de remboursement à la Ville de Dax sur la base d'un état
comptable reprenant les factures payées.
Article 4 : Litiges
En cas de litige, et à défaut d'accord amiable, la juridiction compétente sera le Tribunal Administratif de Pau.
Fait à Dax, le
En trois exemplaires
Pour la Ville de Dax, Pour la Communauté d'Agglomération du Grand Dax,
Pour le Maire empêché, Le Président, Conformément à l’article 2122-17 du CGCT
Julien DUBOIS
Martine DEDIEU Maire de Dax
1ère Adjointe
Accusé de réception en préfecture
040-214000887-20231208-20231207-31-DE
Date de réception préfecture : 12/12/2023