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Déliberation - 24 Logiciels Mutualises Avenant Convention
Document publié le Mercredi 20 juillet 2016 par la commune de Dax.
Lien du pdf (Déliberation - 24 Logiciels Mutualises Avenant Convention)
Thèmes du document : Institutions publiques, Intelligence artificielle et robotique, Industrie,
N°Feuillet
20201217-24
RÉPUBLIQUE FRANÇAISE
DÉPARTEMENT DES LANDES
un
Registre des Délibérations du Conseil Municipal
L'an DEUX MILLE VINGT et le jeudi 17 décembre à 18h30, le CONSEIL MUNICIPAL
de la Ville de DAX, convoqué le vendredi 11 décembre , s'est réuni sous la
présidence de M. Julien DUBOIS, Maire, dans la salle René Dassé en mairie, sans
public, avec retransmission des débats en direct, dans le cadre de l'état d'urgence sanitaire et afin de lutter contre la propagation de l'épidémie de COVID-19.
Nombre de membres afférents au. 35 Date de la
conseil municipal convocation :
11 décembre
Nombre de présents 33 2020
Nombre de pouvoirs 2 Date de
- l'affichage : Suffrages exprimés
35 21 décembre
2020
ÉTAIENT PRÉSENTS :
Mme Martine DEDIEU, M. Grégory RENDE, Mme Sarah PECHAUDRAL-DOURTHE, M. Pascal DAGES, Mme Marie- Constance LOUBERE BERTHELON, Mme Marylène HENAULT, M. Guillaume LAUSSU, Mme Martine ERIDIA, M. Alexis ARRAS, Mme Martine LABARCHEDE, M. Julien RELAUX, Mme Florence PEYSALLE, M. MORA Vincent, Mme Gisèle CAMIADE, M. Olivier COUSIN, M. Jean-Paul DUBOURDIEU, Mme Sandra LARTIGAU, M. Michel GUILLEMIN, Mme Audrey LALOTTE, M. Benoît LAMIABLE, Mme Carine BROUSTAUT, M. Guillaume SEGUIER, Mme Marylène DESTANDAU, M. Patrice BOUCAU, Mme Fanny MESPLET, Mme Axelle VERDIERE BARGAOUI, M. Yves LOUME, Mme Isabelle RABAUD-FAVEREAU, M. Pierre STETIN, Mme Viviane LOUME-SEIXO, M. Bruno JANOT, Mme Géraldine MADOUNARI.
ABSENTS ET EXCUSÉS : M. Amine BENALIA BROUCH, Mme Aline DUZERT
POUVOIRS : M. Amine BENALIA BROUCH donne pouvoir à Mme DESTANDAU Marylène
Mme Aline DUZERT donne pouvoir à Mme HENAULT Marylène
SECRÉTAIRE DE SÉANCE : Mme Fanny MESPLET
OBJET: LOGICIELS MUTUALISES - SUBVENTION D'EQUIPEMENT DE LA VILLE DE DAX A LA CAGD - AVENANT 2 A LA CONVENTION
VU le code général des collectivités territoriales et notamment ses articles L5211-5 et L5216-5,
VU la délibération n°20160720-2 du 20 juillet 2016 portant création des services communs,
Accusé de réception en préfecture
040-214000887-20201218-20201217-24-DE
Date de télétransmission : 21/12/2020
Date de réception préfecture : 21/12/2020
4
En VU la délibération n° 20171123-20 du 23 novembre 2017 approuvant la convention pour le
versement de subventions d'équipement par la ville de Dax à la Communauté d'Agglomération du Grand Dax,
VU la délibération n°20181106-4 en date du 06 novembre 2018 approuvant l'avenant n°1 à la convention pour le versement de subventions d'équipement par la ville de Dax à la Communauté d'Agglomération du Grand Dax,
VU l'avis favorable de la Commission Finances et Administration Générale du 10 décembre 2020.
CONSIDERANT que suite à la mutualisation des services juridiques et marchés publics au
ler janvier 2016, les services ressources humaines, finances et systèmes d'information ont
été mutualisés à compter du 1° septembre 2016 dans un souci d'harmonisation des procédures entre le Grand Dax, le CIAS, la Ville de Dax et le CCAS de Dax,
CONSIDERANT que dans ce cadre, des logiciels métiers sont mis en commun entre les deux collectivités et leurs établissements publics :
Les logiciels communs ci-dessous sont acquis et gérés par la Communauté d'Agglomération du Grand Dax :
- gestion du courrier électronique : ZIMBRA,
- gestion du temps de travail : HOROQUARTZ,
- gestion des finances et ressources humaines : CIVIL NET FINANCES et RH (CIRIL), - gestion des procédures des marchés publics : MARCO,
- gestion de l'enregistrement et traitement du courrier : ACROPOLIS
CONSIDERANT que la CAGD dispose d'un logiciel de gestion d'enregistrement et du traitement du courrier (logiciel ACROPOLIS) dont l'utilisation est mutualisée avec les services de la ville de Dax; qu'elle va faire l'acquisition de modules et de formations complémentaires sur ce logiciel pour disposer des nouvelles fonctionnalités et que ces modules logiciels sont notamment ceux « d'assistants interactifs », de reconnaissance optique de caractères (océrisation), d'archivage, d'intégration et de traitement des mails,
Une participation sera demandée à la ville de Dax à hauteur de 50% du montant réel facturé HT ; cette participation fera l’objet d'une refacturation au budget principal de la ville de Dax.
CONSIDERANT que la CAGD dispose par ailleurs d'une infrastructure de serveurs
informatiques utilisée en commun avec la ville de Dax pour héberger les différentes
applications mise à disposition des services; que dans le cadre de la maintenance et de
l'évolution de cette infrastructure de serveurs, la CAGD va faire l'acquisition de licences logicielles standards et que ces licences concernent les logiciels des systèmes d'exploitation, de virtualisation, de supervision et de sécurité mis en œuvre sur les serveurs,
Une participation sera demandée à la ville de Dax à hauteur de 50% du montant réel facturé HT pour l'acquisition de ces licences. Cette participation fera l'objet d'une refacturation au budget principal de la Ville de Dax.
Accusé de réception en préfecture
040-214000887-20201218-20201217-24-DE
Date de télétransmission : 21/12/2020
Date de réception préfecture : 21/12/2020
2
Zz. CONSIDERANT que pour la partie maintenance des logiciels, cet avenant n° 2 a pour
objectif d'inclure les maintenances nécessaires de ces logiciels ainsi que celle du système de téléphonie commun à présent mutualisé avec la ville de Dax et que par ailleurs, suite au
transfert de la compétence eau et assainissement à la Communauté d'Agglomération au 1° janvier 2020, il réajuste les participations de la ville de Dax aux maintenances des
logiciels CIRIL et SIG.
SUR PROPOSITION DE Mme HENAULT Marylène, Septième Adjointe au Maire, APRÈS EN AVOIR DÉLIBÉRÉ, LE CONSEIL MUNICIPAL PAR 35 VOIX POUR,
APPROUVE l'avenant n° 2 à la convention de subvention d'équipement versée par la ville de Dax à la Communauté d'Agglomération pour le financement de l'acquisition de modules pour logiciel ACROPOLIS, pour le financement des acquisitions de logiciels standards des serveurs informatiques mutualisés,
APPROUVE la mise en place de la répartition des maintenances des logiciels communs
acquis ainsi que les modifications des participations de la ville de Dax pour les maintenances des logiciels CIRIL et SIG,
AUTORISE Madame la iere adjointe au Maire à signer l'avenant à la convention et tout document nécessaire à son application.
Délibéré en séance,
Les jours, mois et an que dessus,
Suivent les signatures au registre
pour copie conforme, kE de EN
Y/Sllandes)2e
LE
Julien DUBOIS,
ire-de Dax
Président de la Communauté
d'agglomération du Grand Dax.
« La présente délibération peut faire l'objet, dans un délai de deux mois à compter de peication c ou de son affichage ainsi que de sa transmission au représentant de l'Etat dans le département, d'un recours contentieux devant le Tribunal administratif de Pau (sur place ou par envoi postal à l'adresse suivante : Villa Noulibos - 50, cours Lyautey - 64000 Pau Cedex, ou par voie dématérialisée à l'adresse http://www.telerecours.fr/). »
Accusé de réception en préfecture
040-214000887-20201218-20201217-24-DE
Date de télétransmission : 21/12/2020
Date de réception préfecture : 21/12/2020
72 J GRAND DAX AGGLOMÉRATION
AVENANT 2 A LA CONVENTION POUR LE VERSEMENT DE FONDS DE CONCOURS PAR LA VILLE DE DAX A LA CAGD DANS LE CADRE DE L’'ACQUISITION DE LOGICIELS COMMUNS
Entre les Soussignés :
Madame Martine DEDIEU, Premier-Adjointe au Maire de la Ville de DAX, habilitée à cet effet conformément à la délibération du /12/2020,
partie ci-après dénommée « la Ville >» d'une part,
Et
La Communauté d'Agglomération du Grand Dax, représentée par son Président, Monsieur Julien DUBOIS, habilitée à l'effet des présente par délibération du Conseil Communautaire en date du 5
partie ci-après dénommée « la CAGD » d'autre part,
EXPOSE
Suite à la mutualisation des services Ressources Humaines/Finances/Systèmes
d'Information à compter du 1° septembre 2016 et dans un souci d'harmonisation des procédures entre la CAGD/CIAS/Ville de DAX/CCAS, des logiciels métiers sont mis en place de façon commune.
IL À ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT
Par les présentes, la CAGD acquière les logiciels et sollicite des fonds de concours ou établi des demandes de remboursement sur la base des factures de maintenance à la Ville de DAX.
Article 1 : acquisition de nouveaux logiciels
La CAGD dispose d'un logiciel de gestion d'enregistrement et du traitement du courrier (logiciel ACROPOLIS) dont l'utilisation est mutualisée avec les services de la ville de Dax. Elle va faire l'acquisition de modules et de formations complémentaires sur ce logiciel pour disposer des nouvelles fonctionnalités. Ces modules logiciels sont notamment ceux « d'assistants interactifs », de reconnaissance optique de caractères (océrisation), d'archivage, d'intégration et de traitement des emails.
Une participation sera demandée à la Ville de Dax à hauteur de 50% du montant réel facturé HT. Cette participation fera l'objet d'une refacturation par le budget principal de la Ville de Dax.
La CAGD dispose par ailleurs d'une infrastructure de serveurs informatiques utilisée en commun avec la ville de Dax pour héberger les différentes applications mise à disposition des services. Dans le cadre de la maintenance et de l’évolution de cette infrastructure de Accusé de réception en préfecture
040-214000887-20201218-20201217-24-DE
Date de télétransmission : 21/12/2020
Date de réception préfecture : 21/12/2020 serveurs, la CAGD va faire l'acquisition de licences logicielles standards. Ces licences concernent les logiciels des systèmes d'exploitation, de virtualisation, de supervision et de sécurité mis en œuvre sur les serveurs.
Une participation sera demandée à la Ville de Dax à hauteur de 50% du montant réel facturé HT pour l'acquisition de ces licences. Cette participation fera l’objet d'une refacturation par le budget principal de la Ville de Dax.
L'article 1 de la convention initiale est donc modifié pour ajouter l'acquisition de ces logiciels.
Article 2 : maintenance
-le logiciel de gestion du courrier électronique ZIMBRA
Le coût de la maintenance ou de la prestation sera réparti ainsi : 50% CAGD, 50% Ville.
La CAGD adressera une demande de remboursement sur la base de la facture, à la Ville de Dax.
-le logiciel Finances /RH : CIVIL NET (CIRIL)
Le coût de la maintenance ou de la prestation sera réparti ainsi : en fonction de la clé de répartition déterminée dans la convention d'origine.
La CAGD adressera une demande de remboursement sur la base de la facture, à la Ville de Dax.
Suite au transfert de la compétence eau et assainissement au 1° janvier 2020, les pourcentages de répartition sont revus comme suit pour tenir compte du nombre de mandats/titres et du nombre d'agents à compter de 2020 :
Maintenance du logiciel RH: initialement la participation de la ville était calculée à hauteur 61.62% en fonction du nombre d'agents, à compter 1% janvier 2020 le pourcentage à appliquer est de 56.60%, en tenant compte du nombre d'agents transférés.
Maintenance du logiciel Finance : initialement la participation de la ville était calculée à hauteur de 77.35% en fonction du nombre de mandats/titres, à compter du 1° janvier 2020 le pourcentage à appliquer est de 71.43%, en tenant compte du nombre de mandats/titres lié au transfert de compétence.
- le logiciel marchés publics : MARCO
Le coût de la maintenance sera réparti ainsi : 50% CAGD, 50% Ville.
La CAGD adressera une demande de remboursement sur la base de la facture, à la Ville de Dax.
le SIG
Suite au transfert de la compétence eau et assainissement à la Communauté d'Agglomération au 1% janvier 2020, il n'y a plus lieu de partager les coûts de maintenance de ce logiciel avec la ville de Dax.
- Le logiciel de gestion du courrier ACROPOLIS
Accusé de réception en préfecture
040-214000887-20201218-20201217-24-DE
Date de télétransmission : 21/12/2020
Date de réception préfecture : 21/12/2020 Le coût de la maintenance ou de la prestation sera réparti ainsi : 50% CAGD, 50% Ville.
La CAGD adressera une demande de remboursement sur la base de la facture, à la Ville de Dax.
- Logiciels standard pour les serveurs informatiques de l'infrastructure mutualisée
Le coût de la maintenance ou de la prestation sera réparti ainsi : 50% CAGD, 50% Ville.
La CAGD adressera une demande de remboursement sur la base de la facture, à la Ville
de Dax.
- Logiciels du système de téléphonie fixe unifiée
Le CAGD va faire évoluer son système téléphonique fixe actuel, dont l’utilisation va ainsi être mutualisée avec la ville de Dax pour disposer d'un système de téléphonie commun mis à jour et uniforme en termes de gestion et de services de télécommunication fixe.
Compte tenu du nombre de postes téléphoniques fixes utilisés par la ville de Dax et son CCAS (315 postes sur 629 au total rattachés au système téléphonique commun), le coût de la maintenance du système de téléphonie fixe unifié sera réparti ainsi : 50% CAGD, 50% Ville.
L'article 2 de la convention initiale est donc ainsi modifié pour tenir compte des évolutions constatées depuis le 1° janvier 2020.
Article 3 : dispositions inchangées
Les clauses et conditions de la convention initiale demeurent applicables dans la mesure où elles n'ont pas été modifiées par l'avenant précédent ou par le présent avenant.
Fait à Dax, le
En trois exemplaires
Pour la Ville de Dax, Pour la Communauté d'Agglomération du Grand Dax,
Pour le Maire empêché,
Conformément à l’article 2122-17 du CGCT Le président,
Martine DEDIEU Julien DUBOIS
Première adjointe Maire de Dax
Accusé de réception en préfecture
040-214000887-20201218-20201217-24-DE
Date de télétransmission : 21/12/2020
Date de réception préfecture : 21/12/2020