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Déliberation - N° 49 ENFANCE JEUNESSE ET EDUCATION Convention
Déliberation - N 063 Enfance Jeunesse Education Convention de partenariat avec la CAF Aide aux Vacances Enfants
Document publié le Mercredi 5 avril 2023 par la commune de Bayonne.
Lien du pdf (Déliberation - N 063 Enfance Jeunesse Education Convention de partenariat avec la CAF Aide aux Vacances Enfants)
Thèmes du document : Famille, Handicap et inclusivité, Sécurité sociale,
Sayonne* AIONA-PBAYS BASOUE
COMMUNE DE BAYONNE
Département des Pyrénées-Atlantiques - Arrondissement de Bayonne
SEANCE DU CONSEIL MUNICIPAL DU 5 AVRIL 2023
DELIBERATION N° DE-2023-063
L'an deux mil vingt-trois, le 5 avril, le Conseil municipal dûment convoqué, s'est réuni l'Hôtel de ville, salle du conseil municipal, sous la présidence de Monsieur Jean-René ETCHEGARAY, Maire. La séance a été ouverte à 17h37.
Nombre de conseillers municipaux en exercice : 45
Présents :
M. ETCHEGARAY, Mme DURRUTY (à partir de 20h34), M. MILLET- BARBÉ, Mme LAUQUÉ, M. UGALDE, Mme HARDOUIN-TORRE, M. CORRÉGÉ, Mme LOUPIEN- SUARES, M. LACASSAGNE, Mme MARTIN-DOLHAGARAY, M. LAIGUILLON, Mme CASTEL, M. ALQUIÉ, Mme MEYZENC (à partir de 21h09), M. PARRILLA ETCHART, Mme DUHART, M. AGUERRE, Mme BRAU-BOIRIE, Mme BISAUTA, M. ARCOUET, Mme LARRÉ M. SALANNE, M. PAULY (à partir de 20h57), Mme VOISIN, Mme MOTHES, M. SÉVILLA, Mme ZITTEL, Mme BENSOUSSAN (jusqu'à 21h07), "me LARROZE-FRANCEZAT, M. ERREMUNDEGUY, M. SUSPERREGUI (à partir de 18h33), M. BOUTONNET-LOUSTAU, Mme DELOBEL, Mme CAPDEVIELLE, M. DUZERT, M. ESTEBAN, Mme DUPREUILH, M. ETCHETO, Mme BROCARD, Mme HERRERA LANDA, M. ABADIE, M. BERGE.
Absents représentés par pouvoir :
Mme DURRUTY à M. ETCHEGARAY (jusqu'à 20h34 pour le vote des délibérations n° DE-2023- 047 à 054)) : Mme MEYZENC à Mme MARTIN-DOLHAGARAY (jusqu'à 21h09 pour le vote des délibérations n° DE-2023-047 à 068) ; M. PAULY à M. CORREGE (jusqu'à 20h57 pour le vote des délibérations n° DE-2023-047 à 064)) ; M. DAUBISSE à Mme LARROZE-FRANCEZAT ; M, ALLEMAN à Mme LAUQUE : M. SUSPERREGUI à Mme DELOBEL (jusqu'à 18h33 pour le vote des délibérations n° DE-2023-047 à 048)) ; Mme LIOUSSE à Mme BROCARD
Absent(s) :
Mme BENSOUSSAN (à partir de 21h07 pour le vote des délibérations n° DE-2023-068 à 098)
Secrétaire :
M. BOUTONNET-LOUSTAU
Entendu le rapport de Mme MAR TIN-DOLHA GARA Y
OBJET : ENFANCE - JEUNESSE - EDUCATION - Convention de partenariat avec la Caisse d'Allocations Familiales - Aide aux Vacances Enfants (AVE).
L'Espace Socioculturel Municipal, dans le cadre de son contrat de projet, développe une offre de loisirs destinée aux mineurs en proposant, notamment, des séjours avec nuitées.
Accusé de réception en préfecture
064-216401026-20230405-23_06199-DE
Date de télétransmission : 11/04/2023
Date de réception préfecture : 11/04/2023 _
LJayonne BAIONA- PAYS BASQUE
Ils constituent un facteur d'inclusion sociale en permettant aux jeunes de quitter leur environnement quotidien. Ces initiatives contribuent à une meilleure égalité des chances par la découverte d'autres régions et l'ouverture à des réalités différentes du quartier d'origine.
Il est à noter que la Caisse d'allocations familiales, par sa politique d'aide, contribue à soutenir le départ en vacances des enfants des familles allocataires. Elle réaffirme ainsi l'importance de l'accès aux vacances pour les enfants et les jeunes, et particulièrement des projets collectifs. Elle déploie ainsi un dispositif d'Aide aux Vacances Enfants (AVE) qui se traduit par une participation au coût d'un ou plusieurs séjours par an, sur la base de 12€/jour.
C'est dans ce cadre et afin de créer les conditions favorables à une qualité d'accueil des enfants et des jeunes des familles allocataires que la CAF des Pyrénées-Atlantiques et la Ville de Bayonne décident de signer une convention de partenariat courant sur la période du 01/01/2023 au 31/12/2024. Elle a pour objet de régir les relations entre la CAF et l'ESCM au titre du dispositif d'aide aux vacances enfants (AVE).
En conséquence, il est demandé au Conseil municipal de bien vouloir : - approuver les termes du partenariat à intervenir avec la Caisse d'Allocations Familiales
des Pyrénées-Atlantiques;
- d'autoriser Monsieur le Maire ou son représentant à signer la convention ci-annexée ainsi que tout document s'y rapportant.
Ont signé au registre les membres présents.
Adopté à l'unanimité
*qation du Maire
id Tollis
“néral dés services
Jean-René EJÉHEGARAY- Maire-de/Bayonne
1
UA : Ds
|
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 11/04/2023
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FAMILIALES
Caf
des Pyrénées-
Atlantiques
Convention AVE 2023 - Structure Nº 66959
CONVENTION DE PARTENARIAT
SEJOURS ENFANTS ET ADOLESCENTS
Aide aux vacances Enfants (AVE)
Préambule
Les finalités de la politique d'action sociale familiale des
Caisses d'allocations familiales
Par leur action sociale, les Caisses d'allocations familiales contribuent au renforcement des liens familiaux, à l'amélioration de la qualité de vie des familles et de leur environnement social, au développement et à l'épanouissement de l'enfant et de l'adolescent, au soutien à l'autonomie du jeune adulte et à la prévention des exclusions.
L'offre de service doit bénéficier à l'ensemble des familles et accorder une attention particulière aux familles à revenus modestes et celles faisant face au handicap d'un parent ou d'un enfant, notamment au travers d'une politique facilitant leur accès.
Les actions soutenues par les Caf visent à:
Développer l'offre d'accueil du jeune enfant en luttant contre les inégalités sociales et territoria- les et en améliorant son efficience ;
Accompagner le parcours éducatif des enfants âgés de 3 à 11 ans ;
Soutenir les jeunes âgés de 12 à 25 ans dans leur parcours d'accès à l'autonomie ; Valoriser le rôle des parents et contribuer à prévenir les difficultés rencontrées avec ou par leurs enfants ;
Contribuer à l'accompagnement social des familles et développer l'animation de la vie sociale.
C'est pourquoi les Caisses d'allocations familiales contribuent à soutenir le départ en vacances des enfants des familles allocataires par leur politique d'aide aux vacances. Elles réaffirment l'importance de l'accès aux Vacances pour les enfants et les jeunes, et particulièrement des vacances collectives qui contribuent au développement de l'acquisition de l'autonomie, et favorisent l'ouverture aux autres.
Afin de créer les conditions favorables à une qualité d'accueil des enfants et des jeunes des familles allocataires, la Caf des Pyrénées Atlantiques et le gestionnaire de séjour de vacances ci-dessous mentionné décident de signer une convention de partenariat.
Les conditions ci-dessous de l'aide aux vacances enfants « AVE » constituent la présente convention.
Entre :
La structure: Espace SocioCulturel Municipal
Le gestionnaire: Mairie de Bayonne
Sis(e)
1 Av. du Maréchal Leclerc
64100 BAYONNE
Représentée par : Jean René ETCHEGARAY
Ci-après désigné « le gestionnaire ».
Et :
La Caisse d'allocations familiales des Pyrénées Atlantiques représentée par Jérôme ROTETA, directeur, dont le siège social est situé 10 Avenue Maréchal Foch - CS 70602 - 64106 BAYONNE CEDEX.
Ci-après désignée « la Caf ».
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 11/04/2023
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FAMILIALES
Caf
des Pyrénées-
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Article 1- L'objet de la convention
La branche Famille de la Sécurité sociale poursuit son investissement pour favoriser les départs effectifs en vacances en s'appuyant en particulier sur la Mission nationale VACAF, pour la gestion mutualisée des fonds d'aides aux vacances des Caf.
Le départ en vacances constitue un soutien à la parentalité et un facteur d'inclusion sociale des enfants et des adolescents en leur permettant de quitter leur environnement quotidien et de favoriser la mixité sociale. Ces départs contribuent à une meilleure égalité des chances par la découverte d'autres régions et l'ouverture à des réalités différentes du quartier d'origine.
La présente convention a pour objet de régir les relations entre la Caf et le gestionnaire de séjours d'accueil avec hébergement, organisés pendant les vacances scolaires dans le cadre de l'aide aux vacances enfants (AVE).
L'aide aux vacances enfants (AVE) est versée aux organisateurs de séjours enfants dont le siège social se situe en France.
Article 2 : Les modalités de l'aide aux vacances enfants « AVE »
2.1- Les modalités de calcul de l'aide
Le choix des enfants bénéficiaires, la typologie des séjours autorisés (DRAJES), le montant de l'aide ainsi que le montant de l'enveloppe budgétaire (annuelle) sont arrêtés annuellement par chaque Caf au travers de leur Règlement Intérieur d'Action Sociale (RIAS) accessible chaque année via le site https://vacaf.org.
2.2 - Les modalités de versement de l'aide
L'aide aux vacances enfants de la Caf des Pyrénées Atlantiques sera versée par la Mission nationale VACAF, dont le siège est sis au 139, avenue de Lodève - 34943 MONTPELLIER CEDEX 9.
La réservation des séjours intervient en amont de leur réalisation et s'effectue dans la limite des fonds disponibles au regard de l'enveloppe budgétaire fixée par la Caf des Pyrénées Atlantiques pour l'année N et au plus tard le 15/01/N+1.
Article 3 - Les engagements du gestionnaire
3.1 - Au regard de l'activité du gestionnaire
Le gestionnaire met en œuvre un projet éducatif adapté au type de public accueilli, avec un personnel qualifié, un encadrement ainsi qu'un environnement appropriés.
Il s'engage à proposer des services et/ou des activités ouvertes à tous les publics, en respectant un principe d'égalité d'accès et un principe de non-discrimination via :
La production d'un projet éducatif obligatoire ;
La mise en place d'activités diversifiées.
Il s'engage à informer la Caf de tout changement apporté au projet éducatif.
3.2 - Au regard du public
Le gestionnaire s'engage à accueillir les enfants et adolescents issus des familles bénéficiaires de l'aide aux vacances enfants présents sur le site « annéeN.vacaf.org ».
Le gestionnaire s'engage sur les éléments suivants :
Une ouverture et un accès à tous visant à favoriser la mixité sociale ;
3.3- Au regard de la charte de la laïcité de la branche Famille et de ses partenaires
Le gestionnaire s'engage à ne pas avoir vocation essentielle de diffusion philosophique, politique ou confessionnelle et à ne pas exercer de pratique sectaire.
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 11/04/2023
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Caf
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Le gestionnaire s'engage à respecter « La Charte de la Laïcité de la branche Famille avec ses partenaires », adoptée par le Conseil d'Administration de la Caisse Nationale des Allocations Familiales le 1er Septembre 2015 et transmise avec la présente convention.
Dans le cas d'une sous-traitance dans l'organisation des séjours, le gestionnaire s'engage également à transmettre un exemplaire de la Charte de la Laïcité au prestataire qu'il choisira et à veiller à son respect.
Dans l'hypothèse où le prestataire recevant les enfants et adolescents des familles allocataires ne respecterait pas tout ou partie de la Charte de la laïcité, le gestionnaire s'engage à ne plus inscrire de familles dès prise en compte de l'information, et à en informer VACAF.
3.4- Au regard des données accessibles sur le site de gestion VACAF
VACAF met à disposition un site « annéeN.vacaf.org » sur lequel le gestionnaire:
consulte les droits de la famille allocataire,
saisit les réservations des enfants bénéficiaires,
facture les aides par enfant et séjour,
s'informe sur les dispositifs et actualités de VACAF.
Les informations accessibles sur le site « annéeN.vacaf.org », sont mises à disposition du gestionnaire, en conformité avec la réglementation CNIL et le règlement général sur la protection des données (RGPD) en vigueur.
Le gestionnaire s'engage à respecter les obligations suivantes et à les faire respecter par le personnel qu'il habilite pour l'accès au site VACAF :
Prendre toutes mesures de sécurité pour assurer la conservation et l'intégrité des informations traitées ;
Respecter et faire respecter par son personnel les règles régissant le secret professionnel : non utilisation des informations accessibles à titre personnel, non divulgation des informations à d'autres personnes qu'il s'agisse de personnes privées ou publiques, physiques ou morales (article 226-13 du code pénal) ;
Assurer toutes mesures de sécurité physiques (accès aux locaux et matériels) et logistiques, afin d'empêcher que des tiers non autorisés aient accès aux informations.
La connexion du partenaire sur le site de gestion est sécurisée à l'aide d'un identifiant et d'un mot de passe unique et individuel. Ce mot de passe est désactivé annuellement et doit faire l'objet d'un nouveau choix à la première connexion de l'année suivante.
Toutes les connexions ou tentatives de connexion font l'objet d'un enregistrement. Un contrôle des connexions peut être réalisé.
En cas d'oubli du mot de passe, le site de gestion VACAF vous permet de recevoir un lien pour le changer. Celui-ci vous est adressé sur votre adresse mail (identifiant renseigné sur le site internet).
En cas d'incidents de sécurité (perte ou vol des mots de passe, utilisation frauduleuse d'information...), le gestionnaire s'engage à informer immédiatement VACAF via la messagerie du site VACAF.
Le gestionnaire est responsable de la bonne gestion des accès au site « annéeN.vacaf.org ».
3.5- Au regard des modalités d'enregistrement et de versement de l'aide aux vacances enfants
VACAF met à disposition un site « annéeN.vacaf.org » sur lequel le gestionnaire :
consulte les droits de la famille allocataire,
saisit les réservations des enfants bénéficiaires,
facture les aides par enfant et séjour.
Le gestionnaire s'engage à inscrire sur le site « annéeN.vacaf.org » les enfants et adolescents avant le début du séjour de sorte à :
mettre à jour la participation des enfants bénéficiaires afin d'actualiser le budget de chaque Caf ;
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Atlantiques
déclarer le coût prévisionnel du séjour déduction faite des aides octroyées à la famille (Etat, collectivité territoriale, CSE ...)
percevoir l'aide allouée par la Caf en tiers payant. Il appartient au gestionnaire de recouvrer directement la participation financière résiduelle due par les familles.
La facturation est transmise via le site de gestion VACAF par le gestionnaire, une fois le séjour réalisé, et s'accompagne de :
la confirmation des enfants et des adolescents participant aux séjours présents sur le site « annéeN.vacaf.org »,
le cout réel du séjour par enfant(hors aide VACAF) et déduction faite d'éventuelles aides octroyées par d'autres organismes,
le téléchargement obligatoire des récépissés SDJES de chaque séjour.
Une fois le traitement de la facturation effectué par VACAF, une notification est transmise par courriel à la structure l'informant du versement de l'aide attribuée.
En cas d'erreur sur le montant de l'aide versée, une régularisation en positif ou négatif pourra intervenir ultérieurement afin de garantir le juste paiement de l'aide.
La facturation relative aux séjours organisés en année N doit être adressée à VACAF au plus tard le 31 décembre de l'année N, à l'exception de la facturation des séjours organisés sur les vacances de Noël N qui pourra être adressée jusqu'au 15 février de l'année N+1.
3.6- Au regard de la communication
Le gestionnaire s'engage à faire mention de l'aide apportée par la Caf dans les informations et documents administratifs destinés aux familles et dans toutes les interventions, déclarations publiques, communiqués, publications, affiches, et messages internet, visant le service couvert par la présente convention.
Il s'engage à accepter de paraître sur le site grand public vacaf.org.
3.7- Au regard des obligations légales et réglementaires
Le gestionnaire s'engage au respect sur toute la durée de la convention, des dispositions légales et réglementaires relatives aux accueils collectifs de mineurs et en matière :
D'agrément, de conditions d'ouverture, de locaux, de création de service, d'hygiène, de sécurité et d'accueil du public ;
De droit du travail ;
De règlement des cotisations Urssaf, d'assurances ;
De procédure de redressement judiciaire, cessation d'activité, dépôt de bilan, etc.
Tout contrôle des services de l'Etat et notamment des Délégations régionales académiques à la jeunesse, à l'engagement et aux sports (DRAJES) concluant à un non-respect de la réglementation en matière d'accueil collectif de mineurs entraîne la suspension immédiate de l'Aide aux vacances enfants « AVE » et le remboursement des sommes correspondantes déjà versées.
L'autorisation de fonctionnement est un élément indispensable au versement de l'Aide aux vacances enfants « AVE » pour des enfants de moins de 6 ans.
Tout contrôle des services de la Pmi concluant au non-respect de la réglementation en matière d'accueil de jeunes enfants et entraînant une réduction ou une suspension de l'autorisation de fonctionnement sera prise en compte.
Le gestionnaire s'engage à informer la Caf et VACAF de tout changement apporté dans l'organisation du séjour ou de son fonctionnement qui impacte ses obligations légales et réglementaires (modification des statuts, changement de représentant légal, ...).
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3.8- Au regard des pièces justificatives
Le gestionnaire s'engage, pour toute la durée de la convention, à produire, dans les délais impartis, les pièces justificatives suivantes :
Projet éducatif
Statuts de la structure datés et signés
Liste des membres du Conseil d'administration et du bureau
Charte de la laïcité signée
Avis de situation Sirene ou avis de déclaration Rna (pour les structures non inscrites au sirene)
Le gestionnaire est garant de la qualité et de la sincérité des pièces justificatives.
Les justificatifs seront téléchargés sur le site « annéeN.vacaf.org ». Des documents complémentaires pourront être demandés au gestionnaire si nécessaire.
Le gestionnaire s'engage à conserver l'ensemble des pièces comptables, financières et administratives pendant la durée légale de leur conservation, durée pendant laquelle ces pièces peuvent être sollicitées par la Caf et être mises à disposition en cas de contrôle sur place ou sur pièces.
Article 4 - Les engagements de la Caisse d'allocations familiales
La Caf s'engage auprès de VACAF à transmettre annuellement les conditions d'octroi des aides reprises dans son règlement intérieur d'Action Sociale permettant une mise en ligne via le site « annéeN.vacaf.org » et une consultation par le gestionnaire.
Article 5 - Les engagements de VACAF
5.1- Au regard des informations fournies
VACAF s'engage à mettre à disposition du gestionnaire une base de données sur le site intranet sécurisé accessible via un identifiant et un mot de passe unique et individuel permettant d'accéder aux données suivantes :
la liste des enfants bénéficiaires de l'AVE ;
le montant de l'aide octroyée par enfant,
la Caf de rattachement.
5.2- Au regard de l'accès au site intranet de gestion :
VACAF met à disposition du gestionnaire le site « annéeN.vacaf.org » qui permet la consultation, la saisie et le téléchargement de documents nécessaires au paiement de l'aide aux vacances enfants.
5.3- Au regard de la communication
VACAF s'engage à publier sur le site vacaf.org la liste des gestionnaires de séjours enfants conventionnés.
5.4- Au regard du paiement
VACAF s'engage à verser l'AVE dont le pourcentage et les conditions d'attribution sont déterminés dans le RIAS par le Conseil d'administration de la Caf adhérente au dispositif.
Article 6 - L'évaluation et le contrôle
6.1- Le suivi des engagements et l'évaluation des actions
Le gestionnaire, en concertation avec la Caf et/ou VACAF, peut procéder à des enquêtes de satisfaction auprès des bénéficiaires de l'équipement ou du service, qu'il transmet à la Caf.
De la même façon, une évaluation des séjours, en concertation avec la Caf et VACAF, peut être réalisée sur un plan qualitatif comme quantitatif.
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Dans ce cas, les modalités de réalisation de l'évaluation feront l'objet d'une information spécifique distincte.
6.2- Le contrôle de l'activité financée dans le cadre de cette convention
La Caf, avec le concours éventuel d'autres Caf et/ou de VACAF, procède à des contrôles sur pièces et/ou sur place, pour l'ensemble des exercices couverts par cette convention, afin de vérifier la conformité des séjours réalisés et sans que le gestionnaire ne puisse s'y opposer.
Le gestionnaire s'engage à mettre à la disposition de la Caf et de VACAF, tous les documents nécessaires à ces contrôles, et notamment les disponibilités, les fiches de présence des enfants, les fiches d'évaluation de fins de séjours, le listing des réservations, les factures de séjours. Le site annéeN.vacaf.org pourra également faire l'objet de vérification, afin de s'assurer de la fiabilité des données enregistrées.
Le contrôle est réalisé dans le cadre d'une procédure contradictoire. Il peut entraîner une régularisation, la récupération de tout ou partie des sommes versées ou le versement d'un rappel. Le refus de communication de justificatifs ou de tout autre document dans le cadre du contrôle peut remettre en question le versement de l'aide voire le conventionnement de la structure et entrainer le cas échéant la récupération des sommes versées non justifiées.
Article 7 - La durée et la révision des termes de la convention
La présente convention de financement est conclue du 01 Janvier 2023 au 31 Décembre 2024
Le renouvellement devra s'effectuer par demande expresse via le site «annéeN.vacaf.org».
Toute modification des conditions ou des modalités d'exécution de la présente convention définie d'un commun accord entre les parties fera l'objet d'une nouvelle convention.
Article 8 - La fin de la convention
8.1- Résiliation de plein droit avec mise en demeure
En cas de non-respect par l'une des parties de l'une de ses obligations résultant de la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l'autre partie, à l'expiration d'un délai d'un mois suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec avis de réception valant mise en demeure de se conformer aux obligations contractuelles et restée infructueuse.
Les infractions par le gestionnaire aux lois et règlements en vigueur entraîneront la résiliation de plein droit de la présente convention par la Caf, à l'expiration d'un délai d'un mois suivant l'envoi d'une lettre recommandée avec avis de réception valant mise en demeure de se conformer aux obligations légales ou réglementaires en vigueur et restée infructueuse.
8.2- Résiliation de plein droit sans mise en demeure
La présente convention sera résiliée de plein droit par la Caf, sans qu'il soit besoin de procéder à une mise en demeure ou de remplir de formalité judiciaire, en cas de :
constatation d'usage des fonds versés par la Caf non conforme à leur destination; modification unilatérale d'un des termes de la présente convention ;
de force majeure;
de non-respect de la Charte de la Laïcité.
8.3- Résiliation par consentement mutuel
La présente convention peut être dénoncée par l'une ou l'autre des parties moyennant un délai de prévenance de 3 mois.
8.4- Effets de la résiliation
La résiliation de la présente convention entraînera l'arrêt immédiat des versements. La résiliation interviendra sans préjudice de tous autres droits et de tous dommages et intérêts.
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Article 9 - Les recours
9.1- Recours amiable
L'aide aux vacances enfants « AVE » étant une aide extra-légale, le Conseil d'administration de la Caf est compétent pour connaître les recours amiables en cas de différend ou litige né de l'exécution de la présente convention.
9.2- Recours contentieux
Tout litige résultant de l'exécution de la présente convention est du ressort du Tribunal administratif dont relève la Caf.
Le gestionnaire reconnait avoir reçu un exemplaire de l'ensemble des éléments constitutifs de la présente convention pour l'aide aux vacances enfants « AVE » et en avoir pris connaissance.
Les parties de la présente convention s'engagent à se conformer à l'ensemble des dispositions constitutives de celle-ci.
Il est établi un original de la présente convention pour chacun des signataires.
Fait à Bayonne, le................................... Fait à Bayonne, le................................
Le Directeur de la Caf des Pyrénées Atlantiques La Mairie de Bayonne
Monsieur Jérôme ROTETA Monsieur Jean René ETCHEGARAY (apposer le cachet de l'organisme)
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