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Déliberation - dirgen1564586494delib 18 03 12 06 dispositf de pret e de location de salles
Document publié le Lundi 5 mars 2018 par la commune de Juvignac.
Lien du pdf (Déliberation - dirgen1564586494delib 18 03 12 06 dispositf de pret e de location de salles)
Thèmes du document : Consommateurs, Sécurité publique, Logement,
VIGNAC iturellement Humaine
Nombre de conseillers
En exercice : 29
Présents: 22
Votants :27
Date de la convocation : 5 mars 2018
LPRÉFECTURE DE L' HÉRAULT
15 MARS 2018
| DRCL - PLATEFORME
N° 18.03.12.06
L'an deux mille dix-huit et le douze du mois de mars, le Conseil municipal de la Commune de JUVIGNAC, appelé
à siéger régulièrement par l'envoi d’une convocation mentionnant l’ordre du jour, accompagnée des rapports
subséquents et adressée au moins cinq jours francs avant la présente séance, s’est réuni en session ordinaire sous la Présidence de Monsieur le Maire.
PRÉSENTS: M. SAVY, M. BOUSQUEL, M. LARGUIER, Mme MICHEL, M. BRAEMER, M. DE
CHAMBRUN, Mme VIGNERON, Mme MERLET, M. GRÉPINET, M. ROQUES, M. GRAVIER, Mme
MOULAOUI, Mme CAMBON, M. ROESCH, Mme PRIÉ, M. LOPEZ, Mme MOURIES, Mme PLAYS, M. SELKE, Mme DAMAIS, M. BOUISSEREN, M. GOEPFERT
PROCURATIONS :
M. TUAL en faveur de M. BOUSQUEL
Mme PASDELOU en faveur de Mme MERLET
M. CASTELL en faveur de M. ROQUES
Mme GAUZY-CHABLE en faveur de Mme PLAYS
M. MUNOZ en faveur de M. SELKE
ABSENTES : Mme JULLIEN, Mme MACHERY
Vie locale et associative
DISPOSITIF DE PRÊT ET DE LOCATION DES SALLES MUNICIPALES
BILAN ET AMENDEMENTS 2018
Rapporteur : Monsieur Jacques BOUSQUEL
Monsieur Jacques BOUSQUEL, Adjoint délégué aux affaires générales, aux ressources humaines, à la sécurité, à la vie
associative et au sport, rapporteur, rappelle à l'assemblée que de nouvelles modalités de réservation des salles municipales ainsi
qu’une nouvelle tarification ont été mises en place au 1° mars 2017 (cf. délibération 16.12.12.25) avec le double objectif de :
34990 JUVIGNAC -— Tél. 04 67 10 42 42
www .ville-juvignac.fre faciliter la location des salles municipales pour les Juvignacois,
e mettre à disposition des associations les équipements municipaux tout en contribuant à leur fonctionnement
et leur amortissement par une tarification accessible.
BILAN APRES UNE ANNEE D'EXPLOITATION
1. Quelques chiffres
DETAILS DES LOCATIONS DE SALLE - 2017
Nbre 2017 Total2017
: salle CALLAS 300 € 4 1200€ Particulier Juvignacois 31% salle JLH 300 € 3 900 €
43%
salle CALLAS 800 € 0 0€
Particulier Extérieur 12% qe salle JLH 800 € 1 800 €
salles MAIRIE 200 € 0 0€
Entreprises
salles CALLAS ou JLH 1100 € 0 0€
salles MAIRIE 200 € 8 1 600 € Syndic, Copro 23% | 39% salles CALLAS ou JLH 1100€ 0 0€
salles MAIRIE 200 € 0 0€
Association Extérieure 16% salles CALLAS ou JLH 1100 € 1 1100 €
Association Cultuelle salles CALLAS ou JLH 3 000€ 0 0€
salles type À° 150€ 5 750€ 11%
sa : : événement gratuit
à sallestypeB | 100€ 1 100 € 1% | 18%
événement payant 400 € 1 400 € 6%
34990 JUVIGNAC -— Tél. 04 67 10 42 42
www.ville-juvignac.frA titre de comparaison, l’année 2015 a généré 1525 € de recettes de location, et aucune recette en 2016.
COMPARATIF DES RÉSERVATIONS DE SALLES DE 2015 À 2017
(par salle, locations et prêts cumulés)
2015 | 2016 | 2017 | 2015 | 2016 | 2017 | 2015 | 2016 | 2017 | 2015 | 2016 | 2027 | 2015 | 2016 | 2017 | 2015 | 2016 | 2017 | 2015 | 2016 | 2017 | 2015 | 2016 | 2017
He u|au|2|7|2|2| 0 8 9 22 | 20 | 10 | 2 | a | 9 | o | 1 | 5 1 | 3 | 2 | a3 | #7 | % juvignacoises
ae 31.4 | 0 |:14.2 | 6 0 3 0 o | o o | o |o oolololols|lolals 6 extérieures
Syndic, Copro, éneenleé. | 1 | 0 | 4 | o | 4 0 15 9 7 | 16 |
Particuliers | 2 | o | 6 | o | 3 | 10 | o 0 0 2 | 3 |
total| 22 | 23 | 26 | 9 | 2 | 38 | o 28/2872, 0 20 0) 8) oeil sa ee las ls os
ratio 2017 | 85% | 8% | 100% | 24% | 76% | 100% | o% | 144% | 100% | 120% | 200% | 100% | 22% | 111% | 100% | 0% | 20% | 100% | 50% | 300% | 100% | 43% | 106% | 100%
2. Constats et analyse
a. Hausse du nombre de locations aux particuliers
Les nouveaux tarifs votés en mars 2017 ont rendu accessible la location des salles pour les particuliers Juvignacois. On
constate de fait en 2017 une augmentation notable du nombre de location aux particuliers.
b. Les locations effectuées par les syndics de copropriété
Modification notable, les syndics de copropriété doivent désormais s'acquitter d’une redevance de 200 € pour
bénéficier de la salle du conseil. De ce fait, une baisse de 40 % est constaté sur les neuf mois de 2017 (de 15 prêts en
2016 à 8 locations de mars à décembre 2017), générant au total 1600 € de recettes.
c. Une stabilisation du nombre de réservations pour une hausse significative des recettes
Entre 2016 et 2017, on constate une faible baisse du nombre cumulé des locations et réservations de salle (-6%),
alors même qu’une tarification a été mise en place. On peut considérer que la tarification proposée n’a pas été
dissuasive, et que l'équilibre recherché est en phase d’être atteint (moins de mise à disposition pour les extérieurs,
afin de favoriser les juvignacois, particuliers et associations).
La hausse significative des recettes (6850 € de mars à Décembre 2017, soit + 450 % / 2016) confirme également le
succès de ce nouveau dispositif.
AMENDEMENTS PROPOSES AU DISPOSITIF
En s'appuyant sur ce bilan statistique et sur les retours d'usagers, il convient d’amender le dispositif afin de gagner
en lisibilité, sans toutefois en changer la philosophie.
34990 JUVIGNAC — Tél. 04 67 10 42 42
www. ville-juvignac.fr1. Les assemblées générales
Certaines salles de petite superficie sont mises gratuitement à la disposition des associations (salle des associations,
salle Françoise Sagan de la Médiathèque). Cela permet aux plus petites associations d'y tenir leur assemblée
générale, sans amputer leur première mise à disposition gratuite d’une salle dans l’année afin d'y organiser un
évènement.
Les associations plus importantes en nombre d’adhérents doivent réserver les plus grandes salles (Maria Callas, Jean-
Louis HERRAULT notamment) afin d'y tenir leur assemblée générale, utilisant pour ce faire leur première mise à
disposition gratuite de salle.
Pour corriger ce déséquilibre, il est proposé d'accorder à toutes les associations juvignacoises l'accès gratuit à une
salle municipale, en fonction de leur disponibilité, pour la tenue de leur assemblée générale, sans toucher à la je mise à disposition gratuite d’une salle pour un évènement.
2. Pour une meilleure réactivité
Afin de gagner en réactivité pour des projets se montant en cours d'année et n’ayant pu être présenté à la
commission vie associative en début d'année, il est proposé que la commission puisse se réunir à la demande afin
d'étudier les demandes de gratuité de salle dans le cadre d'un projet porté par une association. Le dossier de
demande d'aide resterait le même que celui utilisé en début d'année, afin que la commission puisse apprécier la
globalité du projet.
3. Précisions sur la notion de « partenaire privilégié »
Dans le dispositif mis en place en 2017, les partenaires privilégiés sont assimilés aux associations juvignacoises et aux
associations caritatives ayant une section active sur Juvignac. Il convient ici de rappeler que le statut de partenaire
privilégié s'obtient dans le cadre d’une coproduction ou d’un partenariat de toute nature avec des associations, des
entreprises partenaires, et de préciser que ce statut concerne également des institutions publiques de tous types.
4. Extension exceptionnelle de créneau
Dans le cas d'une demande de salle qui correspondraïit à l'extension exceptionnelle d’un créneau attribué à l’année à une association, celle-ci sera gratuite, et sans convention spécifique nouvelle.
5. Annulation d’une location
Rien n'étant mentionné dans le dispositif mis en place en 2017 sur les cas d'annulation, il est proposé que les
annulations de locations soient encadrées selon les conditions suivantes :
e Annulation au moins 15 jours avant la date de l'événement
> retour du chèque de location, où remboursement intégral si le paiement a déjà été effectué.
e Annulation entre 14 et 7 jours avant la date de l'événement :
> untiers du montant de la location initiale sera facturée.
e Annulation entre 6 et 2 jours avant la date de l'événement:
> la moitié du montant de la location sera facturé.
e Annulation la veille de l'événement:
> l'intégralité de la location est due et sera encaissée.
MODALITES D'ORGANISATION DES PRETS ET LOCATIONS DE SALLES
1. Etats des lieux
34990 JUVIGNAC -— Tél. 04 67 10 42 42
www. ville-juvignac.frCf. en annexe 2, 3, 4, 5, les schémas d'utilisation des salles Maria Callas, Jean-Louis HERRA ULT, Lionel De BRUNELIS, et
Françoise SAGAN (Médiathèque -1).
5. Règlement intérieur
Conformément à toutes ces modifications, le règlement intérieur a été revu dans son intégralité (cf. annexes).
IL EST DONC PROPOSE AU CONSEIL MUNICIPAL
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales et notamment son article L. 2121-22,
Après avoir entendu l'exposé des motifs précédents,
D’APPROUVER le bilan 2017 du dispositif de prêt de de location des salles municipales :
D'APPROUVER les précisions et modifications apportées à ce dispositif;
D'APPROUVER la création des tarifs applicables aux locations de salles :
DE DIRE que les montants facturés seront imputés au budget, chapitre 70, compte 7083 :
D'AUTORISER le Maire, ou son représentant habilité à cet effet, à prendre toutes dispositions et à signer tout acte et
document rendu nécessaire pour l'exécution de la présente délibération.
Le Conseil municipal, après avoir délibéré adopte la proposition de Monsieur BOUSQUEL à l'unanimité.
Ainsi fait et délibéré, les jours, mois et an sus dits.
Le Maire,
PRÉFECTURE DE L'HÉRAULT
15 MARS 2018
DRCL - PLATEFORME
+ Annexe1 : règlement intérieur pour l’utilisation des salles municipales
+ Annexes 2,3, 4, 5 : schémas d'utilisation des salles Maria Callas, Jean-Louis HERRAULT, Lionel de BRUNELIS, Françoise SAGAN.
Acte rendu exécutoire
après dépôt en préfecture le AS.ost [LÉ
et publication le 25.(as. dir
34990 JUVIGNAC -— Tél. 04 67 10 42 42
www. ville-juvignac.frUn état des lieux sera effectué avant et après la mise à disposition de la salle. Il sera effectué par le service vie
associative, avant la remise des clés. Cet état des lieux sera remis l'utilisateur de la salle avec les clés, et l’ensemble
des informations nécessaires au fonctionnement de la salle (schéma d'utilisation, n° d'urgence etc...)
Lorsque l'utilisateur prend possession de la salle, il est de sa responsabilité de vérifier l’état des lieux qui lui a été
remis. Il dispose alors de deux heures, à compter de l'heure de mise à disposition inscrite dans la convention, pour
informer le service vie associative, par téléphone ou mail, de toute modification constatée de l’état des lieux. Passé
ce délai, aucune modification ne se sera prise en compte.
Les clés devront être retournées auprès du service vie associative, où dans la boite aux lettres prévue à cet effet le cas
échéant.
2. Tarifs applicables aux locations
Les tarifs proposés ci-après seront appliqués en fonction des circonstances constatées lors des prêts et locations de
salles.
Forfait sortie astreinte technique 31€ de l'heure En cas de sortie non justifiée de l’astreinte technique.
Forfait ménage 15€ de l'heure Si le ménage minimum n'a pas été fait au retour des clés.
Forfait énergie gaspillée 30€ En cas de constat de lumières allumées, ou de robinets
laissés ouverts.
Reproduction badge d'accès 15€
Reproduction clé simple 10€
Reproduction clé sécurisée 100 €
Sur la base des tarifs déjà délibérés (cf. délibérations
Reproduction clé à point 50€ 17.04.10.03 et 17.10.09.24)
Reproduction pass sécurisé 150€
Remplacement d’une table 130 € Sur la base du prix unitaire des tables et chaises dans le marché public existant.
Remplacement d’une chaise 80€
Non-respect du schéma 31€ de l'heure Tarification à l'heure pour la remise en place de la salle
d’utilisation par les services techniques
Casse matériel Au prix TTC du matériel | Remplacement du matériel à l'identique en cas de casse. remplacé
Dépassement horaire 300 € Forfait pour tout dépassement horaire constaté.
3. Horaires
Afin de respecter l’environnement résidentiel des différentes salles disponibles, toute activité ne pourra dépasser 1
heure du matin, sur l’ensemble des équipements proposés.
4. Schémas d’utilisation
L'utilisation des salles doit pouvoir se faire par chacun des usagers de manière autonome, tout en respectant
l'ensemble des activités s'y déroulant. Des schémas d'utilisation ont été créés, afin d'optimiser le rangement des
espaces d'activité, et la manutention du mobilier.
Pour chaque salle, le schéma indique le rangement du mobilier et une configuration commune que chaque
utilisateur doit trouver en entrant dans les lieux, et laisser en quittant les lieux.
34990 JUVIGNAC - Tél. 04 67 10 42 42
www.ville-juvignac.frNaturellement Humaine
Annexe 1
RÉGLEMENT INTÉRIEUR POUR L'UTILISATION DES SALLES MUNICIPALES
Préambule :
Les dispositions du présent règlement ont pour objet de déterminer les conditions d'utilisation des salles
communales. Dans ce cadre, les règles établies s'imposent à tout utilisateur.
Article I : Conditions de location
L'usage des salles est soumis à la signature d’une convention de location ou de prêt des salles entre la ville et le
bénéficiaire.
Article 2 : Gestion des Salles
Le service Vie Associative centralise toutes les démarches administratives nécessaires à la location ou au prêt des
salles municipales. Le service est joignable au 04 67 10 42 43 et par mail à vieassociative@juvignac.fr
Article 3 : Conditions d'utilisation
3.1 : Conditions générales
Pendant la location, la présence du bénéficiaire dans la salle est requise. Il convient au bénéficiaire de respecter
la jauge précisée dans la convention et de prendre les dispositions de protection nécessaires.
Le bénéficiaire se doit de respecter les conditions de propreté, de capacité d'occupation et les horaires de mises
à disposition.
Avant de quitter les lieux, l’utilisateur s'assure de l’absence de risque d'incendie, d'inondation ou d’intrusion. Il
procède à un contrôle de la salle, de ses abords et vérifie en particulier l'extinction des éclairages, la fermeture
des portes, des fenêtres et des issues de secours.
3.2 : Buvette
Pour rappel, en cas de création d’une buvette, il est obligatoire d'effectuer auprès de la mairie une demande
d'ouverture temporaire de débit de boissons (pour tout renseignement contacter la mairie au 04 67 10 40 40).
3.3 : Heure limite d’utilisation de l'équipement
Les salles municipales étant situées en zone résidentielle, il convient de veiller à préserver la tranquillité du
voisinage. Les portes et les fenêtres devront obligatoirement être fermées après 22h00. Toute activité doit
impérativement cesser à 1h00 du matin. Toute utilisation de compresseur ou autre engin destiné à prolonger
l’heure limite fera l’objet d’une facturation forfaitaire.
Les utilisateurs s'engagent à quitter les lieux dans le calme et le respect pour les riverains (pas de klaxon, bruits
de portières intempestifs...)
34990 JUVIGNAC -— Tél. 04 67 10 42 42
www. ville-juvignac.fr3.4 : Sinistre
En cas de sinistre, l'utilisateur doit :
e Prévenir l’astreinte technique au : 06 86 48 35 87
e Prévenir la police municipale au : 06 86 48 35 83
e Alerter les services d'incendie et de secours au 18 si nécessaire
3.5 : Police municipale
Les services de police et de gendarmerie ont vocation à faire évacuer la salle municipale pour les raisons
suivantes, à savoir :
e Le non-respect de la capacité d'accueil de la salle allouée ;
e _ Débordements pendant, avant et/ou au sortir de la manifestation ;
e _Le non-respect de l’article relatif aux nuisances occasionnées par le bruit ;
e Le détournement de l’objet de la manifestation.
3.6 : Dégagement des issues
Les issues de secours, les portes de sorties et leurs abords doivent être visibles, dégagées et
déverrouillées en permanence.
3.7 : Décorations
Sont autorisés :
e Les éléments de décoration ou habillage flottants (ex : guirlande, plantes artificielles...), sous
réserve qu'ils soient réalisés en matériaux de catégorie M1 ou M2 {non ou difficilement
inflammable);
Sont interdits :
e L'utilisation de système de fixation susceptible de déteriorer les murs ou supports
intérieurs/extérieurs de la structure.
Installations particulières :
e Pour éviter tout risque d'incendie, l'emploi de toute flamme nue (feux de Bengale, torches...)
est strictement interdit. Seules les bougies type chauffe-plat sont autorisées ;
e La mise en place d'appareils de cuisson autre qu’électriques est interdite dans la salle. Si le
repas consommé sur place implique une cuisson préalable, le bénéficiaire est invité à effectuer cette cuisson dans la cuisine.
° Pour l’utilisation d’un barbecue, il est impératif d'obtenir une autorisation préalable par le
service Vie Associative (04 67 10 42 43 et vieassociative@ijuvignac.fr ).
Article 4 : Etat des lieux
Un état des lieux sera effectué avant et après la mise à disposition de la salle. Il est effectué par le
service vie associative, avant la remise des clés. Cet état des lieux est remis à l'utilisateur de la salle
avec les clés, et l’ensemble des informations nécessaires au fonctionnement de la salle :
e un exemplaire du présent règlement intérieur
la fiche d’information de la salle
e les numéros utiles
e l'inventaire du matériel présent dans l'équipement mis à disposition
34990 JUVIGNAC - Tél. 04 67 10 42 42
www.ville-juvignac.fr+ le schéma d'utilisation qui correspond à la configuration spatiale dans laquelle le bénéficiaire
doit rendre la salle (rangement des tables et chaises notamment)
+ les photos types pour le rangement
+ lagrille tarifaire des facturations éventuelles
Lorsque l'utilisateur prend possession de la salle, il est de sa responsabilité de vérifier l’état des lieux
qui lui a été remis. Il dispose alors de deux heures, à compter de l'heure de mise à disposition inscrite
dans la convention, pour informer le service vie associative, de toute modification constatée de l’état
des lieux. Passé ce délai, aucune modification ne se sera prise en compte.
° par message vocal, sms et mms sur le numéro de téléphone portable indiqué
e par mail via l'adresse suivante : vieassociative@juvignac.fr
Les clés devront être retournées auprès du service vie associative, où dans la boite aux lettres prévue à
cet effet le cas échéant.
Article 5 : Entretien des locaux
Les utilisateurs s'engagent à de laisser les locaux intérieurs propres (toilettes, cuisines et autre
dépendances), ainsi que les abords extérieurs de la structure.
Le nettoyage et le rangement des tables et chaises, de l'électroménager, ainsi que le ramassage des
cotillons et le retrait des décors est également à la charge des utilisateurs.
Toute salle rendue dans un état de malpropreté fera l’objet d’une facturation égale aux nombres
d'heures nécessaires à un agent d'entretien pour la remettre en état. De même, si le rangement de la
salle n’est pas conforme au schéma d'utilisation, une facturation égale aux nombres d'heures
nécessaires pour ranger la salle sera appliquée.
Article 6 : Matériel mis à disposition
Chaque salle est équipée de tables et chaises. Ces équipements sont à la disposition du bénéficiaire, charge à lui
de les installer puis de les ranger en respectant le schéma d'utilisation de la salle et les photos indicatives.
Aucun autre matériel ne sera mis à disposition.
Article 7 : Annulation
La municipalité se réserve le droit d'annuler toute réservation pour des raisons de sécurité ou en cas de force
majeure. Dans ce cas l'intégralité du montant de la location sera reversée au bénéficiaire.
Le bénéficiaire peut annuler sa réservation, aux conditions suivantes :
e Annulation au moins 15 jours avant la date de l'événement
> retour du chèque de location, où remboursement intégral si le paiement a déjà été
effectué.
e Annulation entre 14 et 7 jours avant la date de l’événement :
> untiers du montant de la location initiale sera facturée.
+ Annulation entre 6 et 2 jours avant la date de l'événement :
> la moitié du montant de la location sera facturé.
34990 JUVIGNAC - Tél. 04 67 10 42 42
www.ville-juvignac.fre Annulation la veille de l'événement :
> l'intégralité de la location est due et sera encaissée.
Article 8 : Application du règlement
L'usager atteste avoir pris connaissance du présent règlement et s'engage à s'y conformer. Un exemplaire du
présent règlement est fourni avec la convention ainsi qu’à la remise des clés.
Fait à Juvignac le 15 février 2018,
Lu et approuvé
A Juvignac, le...
Le Maire,
Pour le Maire et par délégation,
Jacques BOUSQUEL
Premier adjoint délégué aux Affaires
Générales,
aux Ressources Humaines, à la Sécurité,
à la Vie Associative et au Sport
1 exemplaire est à signer et à retourner au service Vie Associative
1 exemplaire est à conserver
34990 JUVIGNAC - Tél. 04 67 10 42 42
www. ville-juvignac.frAnnexe 2 : schéma d'utilisation de la salle Jean-Louis Herrault
SCHÉMA D'UTILISATION DE LA SALLE JEAN-LOUIS HERRAULT
ARRÊT
CR /à |
Local de stockage
CUISINE circulade de 1m de large
à maintenir dégagée
Ve grande estrade
BUREAU
| —k
ENTRÉE <« HALL GRANDE SALLE
>
ALCÔVE N°3
_——— RE petites estrades
Armoire électrique et local Ménage
ALCÔVE N°1 a
8 tables en bois f tables rondes + 12 chaises
Ÿ Ÿ
ALCÔVE N°2
zone à maintenir dégagée
34990 JUVIGNAC - Tél. 04 67 10 42 42
www. ville-juvignac.frAnnexe 3 : schéma d'utilisation de la salle Maria Callas
SCHÉMA D'UTILISATION
SALLE Maria CALLAS PR
É zone de stockage technique INTERDITE AU PUBLIC
WChomme
: espace libéré de tout équipement WC femme
tapis de danse
«5 local de
stockage
34990 JUVIGNAC -— Tél. 04 67 10 42 42
www .ville-juvignac.frAnnexe 4 : Schéma d'utilisation de la salle De Brunélis
EN Er. LA
1 table + 2 chaises
SALLE POLYVALENTE SALLE
porte-manteaux
TERRASSE
1 table +2 chaises BE
EAŸÏ
SCHÉMA D'UTILISATION
SALLE POLYVALENTE DE BRUNELIS
34990 JUVIGNAC - Tél. 04 67 10 42 42
www.ville-juvignac.fr
EMIAnnexe 5 : schéma d'utilisation de la salle Françoise Sagan
accès salle
LL Z2 CZ LL OL IDD Z
2 tables + 8 chalses à demeure
ESSEN OUI IE EN
portes coulissantes fermées
stockage des tables stockage des chaises
[7 7
TT
CLIN DDDOOOOIITOD
SCHÉMA D'UTILISATION
MÉDIATHÈQUE NIVEAU -1
34990 JUVIGNAC - Tél. 04 67 10 42 42
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