Arrêté - DEL2024 132 1 du 5 decembre 2024 Remboursement des frais professionnels engages par les agents

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Arrêté - DEL2024 132 1 du 5 decembre 2024 Remboursement des frais professionnels engages par les agents Document publié le Jeudi 5 décembre 2024 par la commune de Domazan. Lien du pdf (Arrêté - DEL2024 132 1 du 5 decembre 2024 Remboursement des frais professionnels engages par les agents)Thèmes du document : Transports, Institutions publiques, Travail et emploi, DEL2024-132-1

Le Maire,

- certifie sous sa responsabilité le caractère exécutoire de cet acte, - informe que le présent arrêté peut faire l'objet d'un recours pour excès de pouvoir devant le Tribunal Administratif dans un délai de 2 mois à compter de sa notification, sa réception par le représentant de l'Etat et sa publication.

Le tribunal administratif peut aussi être saisi par l’application informatique « Télérecours Citoyens » accessible par le site internet, www.telerecours.fr.

REPUBLIQUE FRANCAISE

DEPARTEMENT DU GARD

DELIBERATION DU CONSEIL MUNICIPAL

DE LA COMMUNE DE DOMAZAN

Le 5 décembre 2024 à 19h30,

le Conseil municipal de la commune de Domazan s’est réuni en séance ordinaire à la mairie, sous la présidence de Louis DONNET, Maire.

Date de la convocation : 25/11/2024

Présents : 9 /12 : Mme CAPELLI Aurélie, M DIJON Benoit, M. MANGIN Jean-Baptiste, M. SENOT Laurent, M. Louis DONNET, M. FABRE Benoit, Mme CREPEL Christine, M. LOUCHE Robin, Mme COLLOMB Valérie

Absents : 3 /12 : Mme GAFFET Muriel, Mme STEEMERS Pascale, M. CROUZET André

Conformément à l'article L. 2121-15 du Code Général des Collectivités Territoriales a été nommé secrétaire : M. SENOT Laurent

Nombre de votants : 9 Pour : 9 Contre : 0 Abstention : 0

FINANCES

Remboursement des frais professionnels engagés par les agents

Le Maire rappelle à l’assemblée :

Les agents territoriaux peuvent bénéficier du remboursement des frais induits par l’exercice de leurs fonctions pour le compte de la collectivité.

Une prise en charge s’impose dès lors que l’agent est en mission ou en stage, c’est-à-dire dès lors qu’il est muni d’un ordre de mission et se déplace pour l’exécution du service hors de sa résidence administrative ou familiale.

La réglementation fixe un cadre général mais donne compétence aux organes délibérants des collectivités pour fixer certaines modalités de remboursement et pour moduler les montants des indemnisations.

Le Maire propose à l’assemblée :

Que suite à la parution du décret n° 2019-139 du 26 février 2019 précité entré en vigueur le 1er mars 2019, il est nécessaire de prendre une nouvelle délibération notamment afin de mettre à jour les nouveaux montants de remboursement.

En effet, en application de l’article 7-1 du décret n°2001-654 du 19 juillet 2001, il revient à l’assemblée délibérante de fixer le barème des taux du remboursement forfaitaire de frais d’hébergement.

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales,

Vu le Code général de la fonction publique,

Vu le décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001 fixant les conditions et les modalités de règlements des frais occasionnés par les déplacements des personnels des collectivités locales et établissements publics, Vu le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’Etat, Vu le décret n° 2010-676 du 21 juin 2010 instituant une prise en charge partielle des abonnements de transport,

Vu le décret n° 2020-689 du 4 juin 2020 modifiant le décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels desDEL2024-132-1

Le Maire,

- certifie sous sa responsabilité le caractère exécutoire de cet acte, - informe que le présent arrêté peut faire l'objet d'un recours pour excès de pouvoir devant le Tribunal Administratif dans un délai de 2 mois à compter de sa notification, sa réception par le représentant de l'Etat et sa publication.

Le tribunal administratif peut aussi être saisi par l’application informatique « Télérecours Citoyens » accessible par le site internet, www.telerecours.fr.

collectivités locales et établissements publics mentionnés à l'article 2 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale et abrogeant le décret n° 91-573 du 19 juin 1991,

Vu le décret n° 2024-746 précise les modalités de conservation des pièces justificatives des frais de repas, hébergement et transport des agents publics

Vu l’Arrêté du 20 septembre 2023 modifiant l'arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat Vu l’Arrêté du 28 décembre 2020 fixant le montant maximum de l’indemnité forfaitaire de fonctions itinérantes

Vu l’Arrêté du 26 février 2019 modifiant l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l’article 3 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006

Vu l’Arrêté du 26 février 2019 modifiant l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités kilométriques prévues à l’article 10 du décret n°2006-781 du 3 juillet 2006

Vu l’Arrêté du 05 janvier 2007 fixant le montant maximum de l’indemnité forfaitaire prévue à l’article 14 du décret n°2001-654 du 19 juillet 2001

Le conseil municipal, après en avoir délibéré à l’unanimité, DECIDE :

Article 1 : Les bénéficiaires

Les personnels territoriaux de Domazan qui reçoivent une rémunération au titre de leur activité principale sont les bénéficiaires automatiques du dispositif et sont autorisés à utiliser leur véhicule personnel pour leurs déplacements professionnels.

Sont donc concernés :

- les fonctionnaires titulaires et stagiaires, à temps complet, temps partiel ou temps non complet, - les agents contractuels,

- les agents de la collectivité sous contrat de droit privé (CUI-CAE, apprentis, stagiaires, …).

Pour bénéficier du remboursement, il faut que les agents concernés se déplacent suite à une convocation ou une demande spéciale de leur supérieur(e) hiérarchique.

Article 2 : Les motifs donnant lieu à remboursement de frais

Les frais engagés sont pris en charge à l’occasion de déplacements temporaires pour motif professionnel, effectués dans les cas suivants :

- la mission s’applique à l’agent en service, muni d’un ordre de mission ou d’une convocation qui se déplace, pour l’exécution du service, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale ;

La durée de l’ordre de mission dit permanent est fixée à 12 mois. Elle est prorogée tacitement pour les déplacements réguliers effectués au sein du département de la résidence administrative. L’ordre de mission sera signé par l’autorité territoriale.

- l’intérim concerne l’agent qui se déplace pour occuper un poste temporairement vacant, situé hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale ;DEL2024-132-1

Le Maire,

- certifie sous sa responsabilité le caractère exécutoire de cet acte, - informe que le présent arrêté peut faire l'objet d'un recours pour excès de pouvoir devant le Tribunal Administratif dans un délai de 2 mois à compter de sa notification, sa réception par le représentant de l'Etat et sa publication.

Le tribunal administratif peut aussi être saisi par l’application informatique « Télérecours Citoyens » accessible par le site internet, www.telerecours.fr.

- le stage est relatif à celui qui suit une action de formation initiale ou à un agent qui se déplace, hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale, pour suivre une action de formation continue organisée par l’administration ou à son initiative en vue de la formation professionnelle des personnels ;

- la collaboration aux commissions inclut des organes tels que : les Conseils municipaux, les Commissions d’appels d’offres, les Commissions Administratives Paritaires, les Comités Techniques, les Comités d’Hygiène et de Sécurité, les Conseils de Discipline ;

- la présentation à un concours, à une sélection ou à un examen professionnel.

Article 3 : Les dispositions générales applicables aux transports et à leurs indemnisations

Le déplacement doit se faire selon la voie la plus directe et la plus économique, en recourant au moyen de transport le mieux adapté à la nature du déplacement. L’usage de droit commun est le recours aux véhicules de services.

Le recours à d’autres moyens de transport est apprécié au cas par cas, dans l’intérêt du service et dans les conditions ci-dessous énumérées :

Le recours au véhicule personnel :

L’autorité territoriale peut autoriser les agents à utiliser leur véhicule terrestre à moteur, quand l’intérêt du service le justifie.

Ce recours doit être limité aux besoins du service, sur autorisation du Maire ou de la personne ayant reçu délégation, notamment en cas d’indisponibilité d’un véhicule de service.

Les autorisations ne sont délivrées que dans les cas suivants :

- si l’utilisation du véhicule personnel entraîne une économie ou un gain de temps appréciable ; - ou bien lorsqu’elle est rendue nécessaire soit par l’absence, permanente ou occasionnelle, de moyens de transports en commun, soit par l’obligation attestée de transporter du matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant.

Et si l’agent a souscrit, au préalable, une police d’assurance garantissant d’une manière illimitée sa responsabilité au titre de tous les dommages qui seraient causés par l’utilisation de son véhicule à des fins professionnelles.

Le remboursement :

Les agents autorisés à utiliser leur véhicule à moteur pour les besoins du service sont indemnisés de leurs frais de transport sur la base des indemnités kilométriques, dont les taux sont fixés par arrêtés ministériels. L’indemnisation des frais kilométriques se fait sur la base de la législation en vigueur Ces indemnités kilométriques seront revalorisées en fonction des textes en vigueur sans qu’il ne soit besoin de reprendre une délibération.

Le remboursement est effectué sur la base du kilométrage parcouru depuis le 1er janvier de chaque année et nécessite donc un suivi précis par le service gestionnaire.

L’agent autorisé à utiliser son véhicule personnel, pour les besoins du service, peut être remboursé de ses frais de parc de stationnement et de péage d’autoroute sur présentation des pièces justificatives au seulDEL2024-132-1

Le Maire,

- certifie sous sa responsabilité le caractère exécutoire de cet acte, - informe que le présent arrêté peut faire l'objet d'un recours pour excès de pouvoir devant le Tribunal Administratif dans un délai de 2 mois à compter de sa notification, sa réception par le représentant de l'Etat et sa publication.

Le tribunal administratif peut aussi être saisi par l’application informatique « Télérecours Citoyens » accessible par le site internet, www.telerecours.fr.

ordonnateur et sur la base des frais réellement exposés.

Dans le cadre de la mission, les frais de stationnement sont pris en charge dans la limite de 72 heures. 

Le recours à un autre véhicule :

A titre exceptionnel, les agents et élus peuvent utiliser un taxi quand l’intérêt du service le justifie, c’est à- dire :

- sur de courtes distances, en cas d’absence justifiée, permanente ou occasionnelle, de moyens de transport en commun et dès lors que le taxi constitue un gain de temps précieux ; - sur de courtes distances, lorsqu’il y a obligation attestée de transporter du matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant ;

- quand l’utilisation collective d’un taxi est moins onéreuse que l’utilisation des moyens de transports en commun réguliers.

Dans le cas d’utilisation du taxi, le remboursement des frais s’effectue sur présentation des pièces justificatives et sur la base des frais réellement exposés.



Le recours aux transports collectifs :

Les déplacements doivent se faire par la voie la plus directe et la plus économique. Aussi, les transports sont effectués prioritairement en 2e classe pour les trajets par voie ferroviaire, en classe économique pour les trajets par voie aérienne.

Le train :

Le recours à la première classe peut être autorisé, sur justification écrite et sous la responsabilité du Maire ou de la personne ayant reçu délégation, lorsque les conditions de la mission ou les conditions tarifaires permettent de le justifier. Lorsque l’accès à un train est soumis au paiement d’un supplément de prix, le remboursement de ce supplément est autorisé sur présentation des pièces justificatives. Le remboursement de la couchette ou du wagon-lit est exclusif de l’indemnité de nuitée. Pour les déplacements de nuit par train, entre 0 heure et 5 heures, et lorsque la prestation n’est pas incluse dans le prix du billet, les frais de petit déjeuner peuvent être remboursés au réel, dans la limite du plafond réglementaire pour un repas, sur présentation des justificatifs (notamment titre de transport et facture).

L’avion :

Le recours à la voie aérienne peut être autorisé pour les déplacements situés en dehors des grands axes ferroviaires et supérieurs à 500 km et pour lesquels la durée du déplacement s’en trouverait globalement augmentée, de plus d’une journée, en raison du mode de transport utilisé.

Pour des trajets inférieurs à 500 km et lorsque des circonstances exceptionnelles de voyage le justifient (urgence essentiellement), le recours à la voie aérienne peut être autorisé sur justification écrite et sous la responsabilité du Maire ou de la personne ayant reçu délégation.

Le temps passé à bord des avions n’ouvre droit à aucune indemnité de nuitée ou de repas, sauf dans le cas où le prix du passage ne comprend pas la fourniture du repas.

Aucun remboursement n’est accordé à l’agent en déplacement temporaire au titre des bagages personnels transportés en excédent de la franchise consentie par les compagnies de navigation aérienne.

Les autres moyens de transports collectifs :

Le remboursement des frais de transport en autocar, navette, métro, ou tout autre moyen de transport collectif comparable peut être effectué, sur présentation des pièces justificatives et sur la base des frais réellement exposés.DEL2024-132-1

Le Maire,

- certifie sous sa responsabilité le caractère exécutoire de cet acte, - informe que le présent arrêté peut faire l'objet d'un recours pour excès de pouvoir devant le Tribunal Administratif dans un délai de 2 mois à compter de sa notification, sa réception par le représentant de l'Etat et sa publication.

Le tribunal administratif peut aussi être saisi par l’application informatique « Télérecours Citoyens » accessible par le site internet, www.telerecours.fr.

Article 4 : Les dispositions générales applicables aux indemnités de mission

L’agent en mission, c’est-à-dire, qui se déplace pour l’exécution de son service, hors de sa résidence administrative et familiale, doit être muni, au préalable, d’un ordre de mission ou d’une convocation signé€ par le ou la personne ayant reçu délégation.

Les indemnités de mission recouvrent, en plus des frais liés aux transports, l’hébergement et les repas. Le remboursement des frais engagés par les agents en mission se fait sur la base des frais réels, dans la limite des plafonds réglementaires, hors circonstances exceptionnelles liées à l’intérêt du service. 

L’indemnisation de l’hébergement :

Les hébergements se font, en principe, à l’hôtel, en chambre simple, avec petit déjeuner. Celui-ci est pris en charge, lorsqu’il n’est pas compris dans le prix de la réservation.

Les taux de remboursement forfaitaire des frais d’hébergement, incluant le petit déjeuner, sont fixés En bas de délibération.

Le taux d'hébergement est fixé dans tous les cas à 170 € pour les agents reconnus en qualité de travailleurs handicapés et en situation de mobilité réduite.

Ces montants seront revalorisés en fonction des textes en vigueur sans qu’il ne soit besoin de reprendre une délibération.

Pour prétendre à ce remboursement, l’agent doit se trouver en mission, pendant la totalité de la période comprise entre 0 heure et 12 heures avant et après la dite mission.

Le dépassement des plafonds réglementaires est possible dans le cadre de l’indemnisation de la mission, sur décision du Maire ou de la personne ayant reçu délégation, quand l’intérêt du service l’exige et pour tenir compte de circonstances exceptionnelles :

- impossibilité d’être logé dans un hôtel dont le prix de l’hébergement est inférieur aux plafonds réglementaires ;

- urgence et départ imprévu ;

- mission de représentation exceptionnelle de la collectivité.



L’indemnisation des repas :

L’agent perçoit une indemnisation de ses repas pris dans le cadre de la mission, dans la limite des plafonds réglementaires et dans les conditions suivantes :

- s’il se trouve en mission pendant la totalité de la période comprise entre 12 heures et 14 heures pour le repas de midi, et entre 19 heures et 23 heures pour le repas du soir ; - et si les repas ne lui sont pas fournis gratuitement.

L’indemnité forfaitaire d’indemnisation des frais de repas est aujourd’hui fixée à la somme de 20 € Ces montants seront revalorisés en fonction des textes en vigueur sans qu’il ne soit besoin de reprendre une délibération.

Article 5 : La justification des dépenses engagées

Les frais d’hébergement doivent être systématiquement justifiés par une facture ou toute autre pièce attestant d’un hébergement à titre onéreux.DEL2024-132-1

Le Maire,

- certifie sous sa responsabilité le caractère exécutoire de cet acte, - informe que le présent arrêté peut faire l'objet d'un recours pour excès de pouvoir devant le Tribunal Administratif dans un délai de 2 mois à compter de sa notification, sa réception par le représentant de l'Etat et sa publication.

Le tribunal administratif peut aussi être saisi par l’application informatique « Télérecours Citoyens » accessible par le site internet, www.telerecours.fr.

En ce qui concerne les frais de transport et le frais de repas, la communication ou non des justificatifs de paiement dépend du montant des frais de transport engagés par l’agent :

- lorsque les frais de transport sont inférieurs à 100€, les agents doivent simplement conserver leurs justificatifs de frais de transports et de repas jusqu’au remboursement. Leur communication n’est requise qu’en cas de demande expresse de l’ordonnateur ;

- lorsque les frais de transport sont supérieurs à 100 €, les agents doivent obligatoirement communiquer l’ensemble des justificatifs de leurs frais de transport et de repas.

Article 6 : Les dispositions particulières applicables aux déplacements

L’agent en mission hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale peut prétendre à la prise en charge de ses frais de transport, d’hébergement et de repas, dans la limite des barèmes et plafonds réglementaires, sur production des justificatifs de paiement auprès de l’ordonnateur, Il est tenu compte de situations spécifiques.



La distinction entre résidences administrative et familiale :

En principe, lorsque l’agent se déplace pour les besoins du service hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale à l’occasion d’une mission, il peut prétendre à la prise en charge des frais engagés, à compter de sa résidence administrative.

A titre dérogatoire, le point de départ de l’indemnisation est la résidence familiale, dès lors que le trajet est plus direct pour l’agent ou l’élu et plus économique pour lui et la collectivité. Le service gestionnaire veille à ces situations particulières, en tenant compte de la situation géographique, les horaires, la durée du déplacement et du coût du transport.



Les horaires de début et de fin de mission :

Pour le décompte des indemnités, les horaires de début et de fin de mission correspondent aux horaires inscrits sur les titres de transport ou sur l’ordre de mission en cas d’utilisation d’un véhicule personnel. Pour tenir compte du délai nécessaire pour rejoindre une gare et pour en revenir, un délai forfaitaire d’une ½ heure est pris en compte dans la durée de la mission avant l’heure de départ et aussi après l’heure de retour.

Ce délai est porté à 3 heures en cas d’utilisation de l’avion.

Le délai forfaitaire peut être dépassé en cas de force majeure ou de circonstances exceptionnelles. 

Les avances sur paiement :

Des avances sur le paiement des indemnités de mission et les remboursements de frais peuvent être accordées aux agents qui en font la demande, dans les conditions suivantes : - elles ne peuvent excéder 75% des sommes présumées dues à la fin du déplacement ; - elles ne peuvent être versées au plus tôt un mois avant la date effective du déplacement ; - la dépense à engager doit avoir un caractère significatif.

Le montant est précompté sur le mandat de paiement émis à la fin du déplacement, à l’appui duquel doivent être produits les états de frais.

En cas d’annulation de la mission du seul fait de l’agent, l’avance doit être intégralement remboursée. 

Les déplacements en stage ou formation :

L’agent qui se déplace pour suivre une action de formation initiale ou continue, une préparation à un concours ou un examen, ou toute autre action en vue de sa professionnalisation (colloques, journées professionnelles, …) peut prétendre à la prise en charge de ses frais de transport, de repas etDEL2024-132-1

Le Maire,

- certifie sous sa responsabilité le caractère exécutoire de cet acte, - informe que le présent arrêté peut faire l'objet d'un recours pour excès de pouvoir devant le Tribunal Administratif dans un délai de 2 mois à compter de sa notification, sa réception par le représentant de l'Etat et sa publication.

Le tribunal administratif peut aussi être saisi par l’application informatique « Télérecours Citoyens » accessible par le site internet, www.telerecours.fr.

d’hébergement dans la limite des barèmes et plafonds réglementaires, sur production des justificatifs de paiement auprès de l’ordonnateur.

Les frais de transport engagés pour un stage se déroulant à l’intérieur de la résidence administrative ne font l’objet d’aucune prise en charge par la collectivité.

Lorsque l’agent bénéficie d’un hébergement ou d’un repas gratuit, il ne peut prétendre à l’indemnisation correspondante.

Le cas spécifique des agents en déplacement pour concours ou examens : Les frais de transport de l’agent amené à se déplacer pour passer un concours ou un examen professionnel peuvent être pris en charge deux fois par année civile, une première fois à l’occasion des épreuves d’admissibilité et une seconde fois à l’occasion des épreuves d’admission du même concours ou examen professionnel.

Article 7 : Le remboursement des frais domicile-travail

La réglementation prévoit la possibilité pour les employeurs publics de prendre en charge une partie des titres d’abonnement à des transports publics utilisés par les agents pour leurs déplacements entre le domicile et le lieu de travail.

Le montant pouvant être pris en charge par la collectivité ne peut excéder 50% du montant du titre d’abonnement dans la limite du plafond fixé par arrêté ministériel.

Ce plafond est applicable au regard des montants des textes en vigueur Ces montants seront revalorisés en fonction des textes en vigueur sans qu’il ne soit besoin de reprendre une délibération.

Sur cette base, l’assemblée délibérante décide de prendre en charge les titres d’abonnements souscrits par les agents pour effectuer le trajet domicile – lieu de travail par des moyens de transports publics à raison de 50% de leur montant dans la limite du plafond fixé par arrêté ministériel.

Article 8 : Date d’effet

Les dispositions de la présente délibération prendront effet après transmission aux services de l’Etat et publication et ou notification.

Un effet rétroactif des barèmes en vigueur s’applique dès lors que cette application n’a pas eu lieu dans le remboursement des frais, et ce depuis le 1er janvier 2023, date du changement des textes précisant les nouveaux montants.DEL2024-132-1

Le Maire,

- certifie sous sa responsabilité le caractère exécutoire de cet acte, - informe que le présent arrêté peut faire l'objet d'un recours pour excès de pouvoir devant le Tribunal Administratif dans un délai de 2 mois à compter de sa notification, sa réception par le représentant de l'Etat et sa publication.

Le tribunal administratif peut aussi être saisi par l’application informatique « Télérecours Citoyens » accessible par le site internet, www.telerecours.fr.

Synthèse des principaux remboursements

a) Remboursement des frais kilométriques

Barème 2024 = Barème 2023

Puissance administrative (en CV) Jusqu'à 2 000 km De 2 001 à 10 000 km Plus de 10 000 km

5 CV et moins 0,32 € 0,40 € 0,23 €

6 CV et 7 CV 0,41 € 0,51 € 0,30 €

8 CV et plus 0,45 € 0,55 € 0,32 €

b) Remboursement des frais de repas : 20€ / repas

c) Remboursement des frais d’hébergement

Lieu de mission Paris intramuros Communes du

Grand Paris

Communes de plus

de 200 000

habitants

Autres

communes

Montant remboursé

(incluant le petit-

déjeuner)

140.00 € 120€ 120.00 € 90.00 €

Fait et délibéré les jour, mois et an ci-dessus.

Le Maire, LOUIS DONNET