Acte - 60 Modification du reglement du foyer PJ

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Acte - 60 Modification du reglement du foyer PJ Document publié le undefined NaN undefined NaN à NaNhNaN par la commune de Sainte-Anastasie. Lien du pdf (Acte - 60 Modification du reglement du foyer PJ)Thèmes du document : Assurance, Consommateurs, Sécurité publique, REGLEMENT D'UTILISATION

DU FOYER COMMUNAL DE SAINTE ANASTASIE

Le foyer étant un établissement public loué, le locataire doit se conformer au présent règlement de façon à n’apporter ni nuisance ni dommage, intérieurs et extérieurs.

Les conditions d’utilisation du foyer communal de Ste Anastasie sont fixées suivant les dispositions du présent règlement.

Le foyer communal est mis à disposition :

e des associations locales,

e des particuliers domiciliés dans la commune ou non,

e des sociétés commerciales ou non,

e des comités d’entreprises.

> La location comprend : la grande salle, l’office, le hall, et les sanitaires. — La salle 1-2 est réservée aux associations locales ou résidents de la commune.

Les activités acceptées pourront être à caractère :

public (communal, EPCI...),

associatif (sportif, culturel, scolaire, social..…),

privé (mariages, baptêmes, communions, anniversaires),

professionnel (séminaires, formation, .…)

ou commercial.

TITRE 1 -Dispositions générales - Principe de mise à disposition

Article 1 : Associations de la commune

Afin de permettre le déroulement des activités proposées par les associations, un planning annuel d’utilisation est établi chaque année en septembre, lors d’une réunion de la commission municipale avec les associations locales, et ce, pour l’année suivante.

(« l’année associative » sera considérée comme commençant le 01/09 de l’année en cours pour se terminer le 31/08 de l’année suivante).

En dehors du planning annuel, deux mises à disposition de la grande salle et deux de la salle 1-2 sont accordées annuellement gratuitement à chaque association subventionnée qui aura préalablement déposé ses statuts en mairie, sous réserve de la disponibilité des salles. Les demandes doivent-être annoncées dès la rentrée, lors de la réunion avec la municipalité.

Les demandes des associations locales de la commune qui souhaitent une mise à disposition supplémentaire seront examinées au cas par cas, par le conseil municipal.

La municipalité se réserve le droit d’annuler une réservation ou de refuser les activités susceptibles de troubler l’ordre public.

Il est formellement interdit aux associations et aux particuliers (domiciliés ou non sur la commune), de céder ou de sous-louer la salle à une autre personne ou association ou d’y organiser une manifestation différente de celle convenue par convention. En cas de constatation de tels faits, les cautions seront encaissées et non rendues et l'utilisateur sera exclu de toutes réservations futures. Pour les associations, les subventions communales seront définitivement supprimées à l’association non respectueuse du présent règlement.æ Cela induit que le locataire sera obligatoirement l’utilisateur et que l’ensemble des documents sera à son

nom propre.

Toute ouverture de débit de boissons temporaire (hors licence IV) doit faire l’objet d’une demande d’autorisation au maire, effectuée préalablement, au moment de la réservation, y compris pour les associations dont le siège se trouve sur la commune de Sainte-Anastasie.

Article 2 : Associations extérieures —- Comités d’Entreprises - Particuliers

Toute demande de location devra préciser le type de manifestation, être accompagnée du justificatif de domicile et d’identité du demandeur, des statuts, ou Kbis, et d’un chèque en règlement du 1” acompte égal à la moitié du prix de la location ; le chèque devra être au nom du contractant, il est encaissable immédiatement. Pour rappel, les petites salles sont réservées aux activités des associations locales et exclues de la location.

æLes clés/badges seront à retirer au secrétariat de la mairie le vendredi à et restitués le lundi matin, avant 9h00 (ou déposées dans la boite aux lettres de la mairie)

La mise à disposition (hors des activités habituelles des associations de la commune) se décline suivant les périodes

suivantes :

Jour de semaine ......................... à partir de 8H30 le matin au lendemain 8H00 ROUES éimessner recenser la veille à 18h00 au lendemain du jour dit à 8H Week-end .........................,....... le vendredi 17h00 au dimanche soir 23.h30 Le respect de ces horaires d’utilisation est exigé pour son bon fonctionnement.

En cas de non restitution des clés (perte ou autre), le remplacement des clés, barillets et alarme sera retenu sur la

caution-dommage.

Il sera dressé un état des lieux contradictoire entre l’utilisateur et un responsable municipal, avant et après chaque utilisation, en début et fin de période de location.

TITRE 2 - SECURITE - HYGIENE- MAINTIEN DE L’ORDRE

ARTICLE 3 : la municipalité reste prioritaire pour ses propres manifestations ou pour accorder le foyer à toute association ou organisme proposant une manifestation destinée à l’ensemble de la population.

Dispositions particulières

Article 4 : Mesures de sécurité

e Chaque utilisateur sera informé, lors de la prise en charge de la salle, de l’emplacement des extincteurs et des alarmes « incendie ». Il lui appartient de solliciter toute information complémentaire qu’il juge nécessaire.

e Ilest rappelé qu'aucun objet ne doit être placé devant les issues de secours.

e Si des bancs et des chaises sont installés, des allées doivent être prévues pour permettre une bonne circulation des personnes et respecter également les consignes particulières adaptées aux personnes handicapées et à leur

accompagnateur.

e La scène n’est pas équipée de barrières : toute utilisation est placée sous l’entière responsabilité du locataire.Ârticle 5 : Nettoyage

L'utilisateur s'engage à vouer tout le soin nécessaire aux locaux, agencements et matériels mis à sa disposition depuis la prise en mains jusqu’à la restitution. En particulier, il s’engage à :

e Nettoyer et remettre en place l’ensemble du mobilier y compris tables et chaises (selon les consignes

affichées dans le local prévu à cet effet)

Balayer, nettoyer, laver si nécessaire les locaux mis à disposition

Nettoyer les agencements de l'office,

Rendre les toilettes propres, et en état de fonctionnement normal

Retirer tout détritus aux abords extérieurs des salles et du parking. 8

6

&

S

Les poubelles devront être déposées dans les containers extérieurs prévus à cet effet.

Article 6 : Maintien de l’ordre

L'heure limite de fin de manifestation est fixée à 02h00] pour une manifestation publique, sauf demande de dérogation acceptée par écrit par la municipalité.

Pour toute autre manifestation privée, les bruits seront réduits à partir de cette même heure afin de préserver la

tranquillité publique.

Les services de l’état (policiers, gendarmes) sont chargés de l’application de ce texte. (Décret n°98-1143 du 15

décembre 1998).

Aucune installation spéciale ne peut être faite dans les locaux mis à disposition, sauf exception expressément accordée par la municipalité lors de la demande de location.

Article 7 : Assurances

L'utilisateur devra contracter une assurance responsabilité-civile, et un contrat spécifique de manifestation couvrant tous les risques susceptibles d'intervenir du fait de l'occupation du foyer communal. Une attestation de cette

assurance devra être remise lors du règlement du solde.

L'utilisateur est entièrement responsable des dégradations et/ou des vols qui pourraient être commis dans le foyer

communal.

Tout dommage causé entraînera automatiquement l'indemnisation intégrale du préjudice. Des sanctions

administratives et/ou judiciaires seront prises.

L'utilisateur (personne physique, association, société ou groupement ...) sera responsable du service d’ordre des manifestations qu’il organise. Il supportera les conséquences des incidents ou accidents pouvant survenir à tout

participant.

Les feux d'artifices sont interdits sans autorisation préalable du maire et une demande en préfecture doit être

effectuée.

L'utilisateur veillera à la sécurité des enfants tant à l’intérieur qu’à l'extérieur des locaux.

I appartient à l’utilisateur de prendre toutes les mesures d'organisation et de sécurité utiles et dictées par les

circonstances.

Le stationnement des véhicules est formellement interdit sur l'emprise des issues de secours qui ne doivent pas être

obstruées durant la manifestation.Les éventuelles indications de guidage vers le foyer, ne doivent en aucun cas être apposées sur les panneaux de signalisation (routiers ou information et desserte locale). De plus l’ensemble de ces indications devra être retiré par le locataire, avant l’état des lieux final. Si cela n’a pas été effectué par le locataire la somme de 50 € sera déduite de la caution.

Article 8 : CONSIGNES DE SECURITE :

L'utilisateur s’assurera de laisser les lieux dans l’état où il les a trouvés à son arrivée. S’il constate le moindre

problème, il devra en informer la mairie.

Il est strictement interdit :

e de faire tout scellement, soudure, percement, de planter des pointes, vis, agrafes dans les boiseries, sols, murs ou faux plafonds, de coller des adhésifs sur les peintures et revêtements ;

e d’ajouter des décors (tentures, rideaux non ignifugés) susceptibles de mettre en danger la sécurité

des utilisateurs

de procéder à des modifications sur les installations existantes ;

d'introduire dans l’enceinte des pétards, fumigènes, et tout objet ou produits dangereux, ..……

de déposer tout engin motorisé à l’intérieur des locaux ;

En cas de non respect de ces dispositions, l’organisateur/locataire sera responsable en cas d’incendie ou de

dégradation.

Associations communales bénéficiant d’une mise à disposition du foyer : L'accès aux équipements sportifs (stade, skate-parc, city-stade, jeux de boulets, etc...) des enfants ou accompagnants des adhérents, reste sous l’entière responsabilité des participants aux activités de l’association.

L'utilisateur (personne physique, association, société ou groupement …) sera garant du service d'ordre des manifestations qu’il organise. [l supportera les conséquences des incidents ou accidents pouvant survenir à tout

participant.

ARTICLE 9 : Repas et banquets

Le foyer communal n’est pas équipé pour la préparation des repas (arrêté du 9 imai 1995 réglementant l'hygiène des aliments remis directement au consommateur, JO n° 114 du 16 mai 1995 page 8219),

Il est donc STRICTEMENT interdit de cuisiner dans l’office ou à l’intérieur des salles municipales. Pour les repas et banquets, il sera fait obligatoirement appel à un traiteur qui fournira son numéro d'agrément «plats cuisinés

d'avance».

L'utilisation de trépieds gaz, réchaud électrique, est formellement interdite à l’intérieur du bâtiment.

De plus la puissance totale cumulée des appareils électriques utilisés dans l'office, ne doit pas dépasser 3,5 kwatts.

Toute personne se livrant à des actes susceptibles de créer un désordre, un danger, pourra être expulsée

immédiatement.

IL EST FORMELLEMENT INTERDIT DE SORTIR LE MOBILIER DE L'ENCEINTE DU

FOYER, NOTAMMENT POUR CUISINER OU DEPOSER DU MATERIEL DE CUISSON OU

DE DECOUPE, SE SERVIR DES TABLES COMME PARAVENT OU TOUT AUTRE USAGE.

ELLES SONT EN EFFET STRICTEMENT RESERVEES A LA PRISE DES REPAS.

Respect de l’environnement, du voisinage et des dépenses énergétiques :L'utilisateur s’engage à faire respecter strictement les réglementations de police applicables, et à veiller au déroulement tranquille et ordonné de la manifestation qu’il organise, ainsi qu’à veiller à l’ordre et à la tranquillité du voisinage qui ne doit en aucun cas être troublé par l’utilisation de la salle communale.

Le bruit perçu à l’extérieur ne doit pas gêner les voisins immédiats, en conséquence, il conviendra de maintenir toutes les issues fermées (portes et les fenêtres) ou de réduire considérablement le volume sonore à partir de 2 heures. La municipalité se réserve le droit d’installer et d’utiliser tout dispositif permettant la coupure automatique d'électricité si un taux de décibels acceptable n’est pas respecté à partir de l’heure limite ci-dessus.

L'utilisateur doit s’assurer qu’il n’y a pas de tapage nocturne sur la voie publique avant, pendant et après la manifestation.

L'organisateur devra, avant de quitter les lieux s’assurer de l’extinction totale des éclairages intérieurs du bâtiment (à l’exception des blocs d’éclairage des issues de secours) ainsi que la totalité de l’éclairage du parking de l'Espace Maubon en période diurne. En cas de non respect de cette clause, la somme de 50 € sera déduite de la caution.

TITRE 3 - TARIFS DE LOCATION DU FOYER

Les tarifs sont votés par le conseil municipal, et joints en pièce annexe n° 1

Article 10 : Financement et cautions

10.1 - Pour toute demande de location valant réservation le locataire devra déposer en mairie :

> Un chèque d’acompte représentant 50% du montant de la location (chèque encaissé immédiatement) > le règlement et la convention d’utilisation du foyer communal approuvés et signés, un justificatif d'identité et de domicile, (pour les associations, une copie des statuts et de déclaration à la préfecture) devront être joints aux pièces susvisées.

> Un 2°® chèque correspondant au solde de la location, qui sera encaissé un (1) mois avant la date prévue de la location.

Le tarif est celui en vigueur au jour de la signature de la convention pour toute réservation sur l’année en cours. Pour les réservations à une date ultérieure, et en cas de réévaluation des tarifs pour l’exercice suivant, le complément devra être versé, par le locataire, à réception de la notification des nouveaux tarifs.

10.2 - Modalités de restitution des acomptes en cas d’annulation de la manifestation :

Une part égale à 30 % du montant de la location ne sera pas restituée pour toute annulation intervenant moins de trois mois avant la date prévue de location.

Le premier acompte sera considéré comme acquis à la commune en cas d’annulation intervenant moins d’un mois avant la date prévue de location.

Dans les cas d’utilisation des salles pour des manifestations musicales ou théâtrales, les déclarations préalables et les droits dus à la S.A.C.E.M. sont à la charge de l'utilisateur.

10.3 - Cautions : elles devront être versées au moment de la signature de la convention

2 chèques sont à remettre :

- le montant de la caution en cas de dégradation des locaux ou du matériel (y compris matériel de lutte contre l'incendie) ou du non respect du règlement :1 chèque de 1 000 € pour la grande salle

Ÿ” 400 € pour une petite salle (réservée aux associations locales)

- le montant de la caution nettoyage en cas de non respect des consignes de nettoyage :

v”_ 1 chèque de 150€ pour le nettoyage des locaux.

e avant la manifestation, un état des lieux sera effectué le vendredi à midi, avec la remise des clés.

e après la manifestation l’état des lieux sera à nouveau effectué, le lundi matin à 8h00. Les chèques de caution seront rendus dans les quinze jours suivant la location si le règlement a été respecté, si aucune dégradation n’a été constatée et si le nettoyage a été accompli correctement. Lorsque celui-ci n’aura pas été réalisé correctement la caution de 150.00 € sera retenue.

Un dédommagement supplémentaire sera en outre réclamé si le et/ou les chèques de caution (dégradation et nettoyage) ne permettent pas de couvrir la totalité des frais engagés par la commune.

Si des retenues sur cautions prévues ci-dessus sont exigées après constat ou état des lieux, le chèque de caution sera encaissé par la Commune. Après encaissement effectif du chèque de caution un remboursement de la différence sera effectué.

Les chèques doivent être au nom du contractant et rédigés à l’ordre du receveur municipal.

ARTICLE 11 : les clés/badges seront retirée en mairie le vendredi à [12h00 uniquement.

Tout utilisateur qui ne se conformera pas à la présente règlementation sera passible de poursuites légales

Le locataire est dûment informé que le foyer communal est utilisé pour les opérations électorales; en conséquence, si une consultation électorale est fixée le jour de réservation, la présente location sera purement et simplement annulée, les acomptes remboursés, sans que le locataire puisse demander d’indemnité de quelque nature que ce soit, liée à cette annulation.

(1) Cocher la case concernée

Le Maire,

Gilles TIXADOKA retourner en mairie avec la convention et les chèques de caution

Le locataire déclare :

e avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité et prend l’engagement de veiller scrupuleusement à leur application.

Certifie avoir reçu les informations concernant le dispositif incendie.

reconnaitre avoir lu le présent règlement et s’engage à l’appliquer dans tous ses articles.

Sainte Anastasie le, ...............,..,,,,...,..,,

Lu et approuvé + Signature du locataire

Pièce annexe n° 1 au règlement intérieur du foyer communal

Du vendredi soir au dimanche soir (WE)

LOCATAIRES Grande salle SALLE 1-2 Mezzanine

Contribuables résidants de Sainte- Anastasie 600 € 100 € XXXXXXXXXXX (taxe foncière sur propriétés bâties)

Contribuables résidants,

(manifestations à caractère lucratif : vente, spectacle, ..} 1300 € 200 € X200XXXXXX

Non contribuables 3 000 € 2000000000000% XO0OOXXXX (événement familial, séminaires, stages)

Non contribuables, 3 000 € 20000000000X O00XXXXXX {manifestations à caractère lucratif : vente, spectacle.)

Armée, Comités d'Entreprises, associations extérieures,

etc... : manifestations ponctuelles pour organismes 800 € 300 € 2000XXXXXXX particuliers

Tarif associations locales 100 € 50 € X00000000XX

De 8 H à 18 H en semaine

Contribuables résidents 200 € 50 € 2000000000

Non contribuables AO € 100 € X000O0OXXX