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Déliberation - DM2025 123 Convention maintenance fond darchives abonnement logiciel Arkeaweb
Document publié le Mercredi 1 janvier 2025 par la commune de Royat.
Lien du pdf (Déliberation - DM2025 123 Convention maintenance fond darchives abonnement logiciel Arkeaweb)
Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Télécommunications et internet,
Envoyé en préfecture le 27/10/2025
Reçu en préfecture le 27/10/2025
RÉPUBLIQUE FRANÇAISE
PUY-DE-DÔME
Publié le 27/10/2025 EM
ID : 063-216303081-20251023-DM2025 123-AR
MAIRIE de ROYAT DM-2025/123
EXTRAIT DU REGISTRE DES DECISIONS DU MAIRE
Ville de Royat — Convention maintenance fond d'archives —- Abonnement logiciel-
Mission complémentaire de réorganisation des archives - ARKEAWEB
Le Maire de Royat,
VU le Code Général des Collectivités Territoriales, et notamment ses articles L 5211-1, L
52112, L 2122-22 et L 2122-23,
VU le Code de la commande publique, et notamment ses articles R2100-1 à R3381-4,
applicable à compter du 01/04/2019 concernant la passation des marchés publics,
VU le décret n°2019-1344 du 12 décembre 2019 modifiant certaines dispositions du code de
la commande publique relatives aux seuils et avances,
VU la Délibération du Conseil municipal D2023-074 en date du 13/12/2023 donnant
délégation à M. le Maire d'un certain nombre de compétences,
VU la Délibération du Conseil municipal D2025-024 en date du 09/04/2025 portant
approbation du budget primitif 2025 de la ville de Royat,
VU la proposition de l’entreprise ARKEAWEB, en date du 10/06/2025,
CONSIDERANT qu'il y a lieu de prévoir la maintenance du fond d'archives et un abonnement
au logiciel, ainsi qu'une mission complémentaire de réorganisation des archives, suite aux
travaux de l'Hôtel de Ville pour la ville de Royat,
CONSIDERANT que cette dépense sera inscrite au budget primitif 2026 du budget principal
de Royat,
DECIDE
Article 1 : L'entreprise ARKEAWEB sise Tour de l’Horloge — 4 place Louis Armand 75603
PARIS, est retenue pour :
- la maintenance du fond des archives et pour l'abonnement d’un logiciel pour la ville de
Royat dont le contrat est conclu pour une durée d’un an, renouvelable trois fois par décision
expresse du pouvoir adjudicateur. La redevance annuelle pour l'abonnement au logiciel
ARKE NEO et l’hébergement des données est de 800€ HT soit 960€ TTC et la redevance
annuelle pour l'hébergement est de 200€ HT soit 240€ TTC.
- la mission complémentaire de réorganisation des archives de la commune. Le montant de
l'intervention maintenance des archives est de 415€ HT x 50 jours = 20 750€ HT soit 24 900€
TTC.
Article 2 : Les caractéristiques et le contrat sur les bases précitées sont annexés à la présente
décision.
Article 3 : Ampliation de la présente décision à :
- Monsieur le Trésorier Principal Clermont Métropole
- L'entreprise ARKEAWEB
- Mme la Directrice Générale des Services pour exécution. Envoyé en préfecture le 27/10/2025
Reçu en préfecture le 27/10/2025
Publié le 27/10/2025 EM
ID : 063-216303081-20251023-DM2025 123-AR
DM-2025/123
Fait à Royat, le 23/10/2025
Le Maire,
Marcel ALEDO
Le Maire,
- certifie sous sa responsabi é Ca ère exécutoire de cet acte, - informe que la présente décision peut faire l’objet d’un recours pour excès de pouvoir devant le Tribunal Administratif dans un délai de deux mois à compter de la présente notification, par l'application informatique "Télérecours citoyens" accessible par le site Internet www.telerecours.fr.. Envoyé en préfecture le 27/10/2025
Reçu en préfecture le 27/10/2025
Publié le 27/10/2025 EM
FE] oneoueb ID : 063-216303081-20251023-DM2025 123-AR es
HIER, AUJOURD'HUI, POUR DEMAIN
CONVENTION DE MAINTENANCE DU FONDS D’ARCHIVES
ET D’'ABONNEMENT LOGICIEL
POUR LA COMMUNE DE ROYAT
Entre les soussignés :
ARKEA WEB, SAS au capital de 50 000 € dont le siège social est situé 4 place Louis Armand,
75603 PARIS CEDEX 12,
Représentée par Madame Anne LEFRANC,
Agissant en qualité de gérante.
Ci-après nommé LE PRESTATAIRE, d’une part,
ET
LA MAIRIE DE ROYAT, dont l’adresse est 46 boulevard Barrieu, 63130 ROYAT
Représentée par Monsieur le maire,
Ci-après nommé LE CLIENT, d'autre part
Il a été convenu et arrêté ce qui suit.
Siège social : Tour de l’Horloge — 4 place Louis Armand - 75603 Paris Cedex 12
Agence Auvergne-Rhône-Alpes : 334 rue Nicolas Parent — 73000 Chambéry Tél : 01 72 76 25 94 - www.arkeaweb.fr
SAS au capital de 50 000 € - Siret : 509 957 759 RCS PARIS Envoyé en préfecture le 27/10/2025
Reçu en préfecture le 27/10/2025
| | Publié le 27/10/2025 EM
EI ID : 063-216303081-20251023-DM2025 123-AR
CONDITIONS GENERALES
LE PRESTATAIRE propose au CLIENT une convention dans le but d’assurer la maintenance de l’archivage du
fonds de la ville de ROYAT, de fournir l’abonnement au logiciel ARKE NEO et l’hébergement des données
d'archivage.
| - ARCHIVAGE ET CLASSEMENT
A ce titre, le PRESTATAIRE s'engage à intervenir de façon annuelle, dans les locaux du CLIENT de la façon suivante : un collaborateur qualifié en traitement d'archives communales sera délégué afin d'effectuer la vacation annuelle, dont le nombre de jours sera déterminé après un état des lieux préparatoire, afin de mettre à jour l'archivage. Le CLIENT a toute latitude pour décider de la fréquence des interventions de maintenance.
LA PRESTATION COMPREND LES PHASES SUIVANTES
- PHASE 1 : prise en charge des documents à archiver dans l’espace de pré archivage réservé à cet effet,
dans la salle ou les salles d'archives de la collectivité et/ou dans les services (dans la mesure d’un
volume raisonnable pour le transfert par l’archiviste),
- PHASE 2 : analyse, tri, classement des documents selon la méthode réglementaire,
- PHASE 3 : saisie dans l’outil de recherche, le logiciel ARKE NEO pour la mise à jour du fonds d'archives et de l'inventaire,
- PHASE 4 : Rangement des archives classées afin de faciliter l'accès aux documents et refoulement pour optimiser l’espace disponible dans les rayonnages.
- PHASE : Rédaction des bordereaux d'élimination pour validation du maire puis à l’attention des
Archives départementales.
- _ PHASE 6 : Saisie de mise à jour dans ARKE NEO lorsque les dossiers sont détruits.
LE PRESTATAIRE S’'ENGAGE
- A mettre en œuvre l’ensemble des travaux tels qu’ils sont proposés, phases 1 à 6 ci-dessus.
- A respecter la plus totale confidentialité sur le contenu des travaux. A ce titre, le PRESTATAIRE s'engage
à ne communiquer à aucun tiers des informations sur la réalisation des travaux, et à réserver l'exclusivité des informations au CLIENT.
- À fournir et à inclure dans le coût de la prestation toutes les fournitures nécessaires à la réalisation de
ces missions (boîtes d'archivage classiques de 10 cm ou 15 com, chemises et sous-chemises).
LE CLIENT S'ENGAGE
- A laisser l'entière autonomie au PRESTATAIRE pour l’organisation des travaux, selon le timing
détaillé aux phases 1 à 6.
- A laisser le PRESTATAIRE gérer son emploi du temps durant ses interventions (horaires journaliers
étendus l'après-midi), afin de lui permettre de réaliser avec efficacité ses missions ponctuelles, qu'il
travaille sur site ou en distanciel.
Siège social : Tour de l’Horloge — 4 place Louis Armand - 75603 Paris Cedex 12
Agence Auvergne-Rhône-Alpes : 334 rue Nicolas Parent — 73000 Chambéry
Tél : 01 72 76 25 94 - www.arkeaweb.fr
SAS au capital de 50 000 € - Siret : 509 957 759 RCS PARIS Envoyé en préfecture le 27/10/2025
Reçu en préfecture le 27/10/2025
Publié le 27/10/2025
EI anHeouweb ID : 063-216303081-20251023-DM2025_123-AR
COUT ET TARIFICATION, PARTIE ARCHIVAGE
Chaque facturation s'entend tous frais de déplacement et fournitures inclus.
Le coût de la vacation journalière pour l'archivage est de 415 €/HT (498€/TTC), pendant la durée de la
convention.
Un état des lieux préparatoire est établi avant le début de chaque intervention afin d’acter, via une clause
particulière, le nombre de jours prévu.
Le paiement interviendra une fois le classement terminé et la saisie des informations effectuée dans le
logiciel ARKE NEO.
Il — ARKE NEO : ABONNEMENT AU LOGICIEL ET HEBERGEMENT
Le PRESTATAIRE propose au CLIENT un contrat d'utilisation du logiciel ARKE NEO pour la gestion du fonds
des archives de la ville de ROYAT, avec hébergement des données d’archivqge.
ARKEA WEB a développé ARKE NEO, logiciel conçu pour gérer en ligne la chaîne d’archivage des
collectivités locales : inventaires, bordereaux d'élimination, plans de classement, exploitation des
fichiers numérisés, et en option, la gestion des emprunts, le tout dans un environnement sécurisé.
ARKEA NEO est aussi un moteur de recherche, puissant, rapide et multicritères : l'utilisateur n’a pas
besoin d’avoir des connaissances pointues en archivistique, il s’approprie très rapidement le logiciel
pour trouver les dossiers archivés.
PRESTATIONS PROPOSEES PAR LE PRESTATAIRE
1. Utilisation du logiciel
Les utilisateurs, en fonction du niveau de droits octroyés, ont accès aux fonctionnalités suivantes dans
ARKE NEO :
- L'accès aux données par mots clés grâce à un moteur de recherche intuitif. Le nombre de réponses
trouvées à la suite de chaque requête s'affiche automatiquement; il se réduit au fur et à mesure de
l'ajout de nouveaux critères de recherche.
- Des recherches multicritères :
o Rubriques et sous rubriques du plan de classement
o Descriptif du dossier
o Service versant (possibilité de cloisonner l'accès aux utilisateurs par service) o Dates extrêmes
o Cote de classement
- La gestion des éliminations : génération automatique de bordereaux de demande d'élimination pour
les documents parvenus au terme de leur durée d'utilité administrative (DUA).
- Un document numérisé peut être rattaché à chaque dossier et est accessibles à la lecture.
Siège social : Tour de l’Horloge — 4 place Louis Armand - 75603 Paris Cedex 12
Agence Auvergne-Rhône-Alpes : 334 rue Nicolas Parent — 73000 Chambéry
Tél : 01 72 76 25 94 - www.arkeaweb.fr
SAS au capital de 50 000 € - Siret : 509 957 759 RCS PARIS Envoyé en préfecture le 27/10/2025
Reçu en préfecture le 27/10/2025
| | Publié le 27/10/2025 EM
E] ID : 063-216303081-20251023-DM2025 123-AR
- La gestion des utilisateurs permet de réglementer et ainsi de sécuriser les accès internes :
o Accès partiel ou à l’ensemble de la base de données
o Accès en consultation simple (recherche de dossiers) ou administrateur (création /
modification / suppression de données
- Un module de gestion des emprunts permet de garder la maitrise des mouvements des dossiers
empruntés (en option).
Il n’y a pas de limite aux nombres d'utilisateurs ou d’administrateurs.
2. Maintenance fonctionnelle et opérationnelle
Le prestataire, ARKEA WEB, s'engage à diffuser à son client, la mairie de ROYAT les améliorations de
fonctions existantes et les rectifications des erreurs de fonctionnement (bugs). Cette maintenance ne prend
pas en compte les évolutions que le client aurait décidé de sa propre initiative, ni le développement de
nouvelles fonctionnalités. Ces dernières seront proposées en option payante.
ARKEA WEB s'engage à informer le client des mises à jour et à transmettre ou mettre à disposition du client les versions actualisées des logiciels et la documentation associée.
En cas d'incidents ne pouvant être réglés par le CLIENT et relatifs au bon fonctionnement du logiciel lui- même, le PRESTATAIRE intervient après une demande du CLIENT exprimée par courriel adressé à contact@arkeaweb.fr ou un par un appel téléphonique 01 72 76 25 94. Le délai de prise en charge garanti est de 4 heures ouvrables. On entend par heures ouvrables les heures de 8H30 à 12H30 et 13H30 à 18H du
lundi au vendredi, jours fériés exclus. La prestation de dépannage s'effectue par voie électronique. Et l'envoi d’un message informe le CLIENT de la résolution de la panne.
3. Maintenance d'assistance à l'utilisation
Cette maintenance assurée par le prestataire ARKEA WEB, a pour objet d'assister à l’utilisation du logiciel
ARKE NEO pour son paramétrage sur des fonctionnalités existantes : mise à jour des dates extrêmes, de la communicabilité, des services, des index et des droits d'utilisation. Elle permet d'assister également à la création ou la modification d’un dossier. Ceci doit rester des demandes ponctuelles, non liées à un travail
d'envergure qui nécessiterait une intervention de type prestation de services.
4. Hébergement
L'hébergement des données concernant les archives du CLIENT est assuré par un hébergeur français, sur
des serveurs sécurisés situés en France. Une sauvegarde quotidienne des données est assurée. En cas de
défaillance du système, une restauration des données endommagées sera assurée.
5. Prise en main d’ARKE NEO
A la demande du CLIENT, le PRESTATAIRE propose une prise en main par une formation en visioconférence
pour tout nouvel utilisateur pendant toute la durée de la convention. Un guide d'utilisation est également
fourni.
OBLIGATION DU CLIENT
Le CLIENT s'engage à respecter la confidentialité des informations transmises par le PRESTATAIRE vis-à-vis des tiers. Le CLIENT s’interdit donc de communiquer l'accès aux informations, la documentation et le logiciel ARKE NEO (et les versions évolutives) qui lui sont transmis par le PRESTATAIRE.
Siège social : Tour de l’Horloge — 4 place Louis Armand - 75603 Paris Cedex 12
Agence Auvergne-Rhône-Alpes : 334 rue Nicolas Parent — 73000 Chambéry
Tél : 01 72 76 25 94 - www.arkeaweb.fr
SAS au capital de 50 000 € - Siret : 509 957 759 RCS PARIS El onlteoueb
Envoyé en préfecture le 27/10/2025
Reçu en préfecture le 27/10/2025
Publié le 27/10/2025 EM
ID : 063-216303081-20251023-DM2025 123-AR
Le CLIENT s’oblige à informer le PRESTATAIRE, par écrit, de toute décision qu'il prendrait relative à un
changement de systèmes d'exploitation internet, et de manière générale à toute modification apportée à
son infrastructure informatique, qui pourrait impacter le fonctionnement d’ARKE NEO.
Le non-respect, par le CLIENT, de l’une des obligations à sa charge, donne droit au PRESTATAIRE de résilier le contrat.
COUT ET TARIFICATION, GARANTIES COUVERTES
- La redevance annuelle pour l'abonnement au logiciel ARKE NEO et pour l'hébergement des données est de 800 €/HT (960 €/TTC), hors fonctionnalité gestion des emprunts. Si cette fonctionnalité est ajoutée cela engendre un surcout est de 45 €/HT (54 €)
- La redevance annuelle pour l'hébergement est de 200 €/HT (240 €/TTC)
La société ARKEA WEB étant propriétaire des sources du logiciel ARKE NEO, elle assume toutes les
contraintes juridiques (causes et conséquences) liées aux éléments de la présente convention. La société
ARKEA WEB a souscrit un contrat d'assurance spécifique couvrant tous les risques inhérents à cette
prestation auprès de l'assureur AXA France.
MODALITE DE FACTURATION ET REGLEMENT
Les factures sont émises dès lors que le contrat est signé entre le CLIENT et le PRESTATAIRE. Les factures sont payables à réception.
Dans le cas où une facture ne serait pas réglée dans les 90 jours, le PRESTATAIRE sera habilité à suspendre l'exécution de sa prestation jusqu’au paiement. En cas de persistance de cet état au-delà de 150 jours après l'envoi de la facture, le PRESTATAIRE serait en droit de résilier le contrat, sans préjudice des sommes restant dues au titre des prestations effectuées.
II - DUREE ET RESILIATION DU CONTRAT
Le présent contrat est conclu pour une durée d’un (1) an, renouvelable trois (3) fois par décision expresse
du pouvoir adjudicateur.
En cas de résiliation, elle s'effectuera, pour chacune des parties, moyennant le respect de préavis de trois
(3) mois notifié par lettre recommandée avec accusé de réception.
Fait à Paris, le 10 juin 2025
En 2 exemplaires originaux.
LE PRESTATAIRE, LE CLIENT,
La gérante d’ARKEA WEB Le maire de ROYLZ
Siège social : Tour de l’Horloge — 4 place Louis Armand - 75603 Paris Cedex 12 Agence Auvergne-Rhône-Alpes : 334 rue Nicolas Parent — 73000 Chambéry
Tél : 01 72 76 25 94 - www.arkeaweb.fr
SAS au capital de 50 000 € - Siret : 509 957 759 RCS PARIS Envoyé en préfecture le 27/10/2025
Reçu en préfecture le 27/10/2025
Publié le 27/10/2025 EF
ID : 063-216303081-20251023-DM2025_123-AR Envoyé en préfecture le 27/10/2025
Reçu en préfecture le 27/10/2025
a. | | Publié le 27/10/2025 EM
" ID : 063-216303081-20251023-DM2025 123-AR HIER, AUJOURD'HUI, POUR DEMAIN
MAIRIE DE ROYAT
CLAUSE PARTICULIERE INTERVENTION
Etat des lieux
Réalisé le 20 mai 2025 par Isabelle CIVET, archiviste ARKEA WEB, en présence de Madame Lise MARTINS,
Secrétariat Général de ROYAT.
La salle 1 a été réaménagée avec les étagères de la salle 2 qui permettent de gagner de l'espace. L'ensemble
des archives y est conservé. Il reste un peu de place.
Les archives modernes n'ont pas été remises sur les rayonnages : elles sont dans la salle 4 réserve.
La salle 2 ne contient plus d'archives classées. Elle est en cours d'aménagement : rayonnages commandés.
La place pour le stockage des archives communales ne devrait plus être un souci.
Les dossiers en attente de traitement sont répartis comme suit :
- Salle 2 : volume estimé à 16 mètres linéaires (ml), dont environ 9 ml non conditionnés. Ce sont des
dossiers de comptabilité, marché Royatonic, urbanisme (PLU, DUA).
- Couloir : volume estimé à 35 ml. Les dossiers sont entreposés sur étagère, au sol et sur table. Ils
proviennent des services techniques, d'urbanisme, de la comptabilité, de l'administration générale
et des ressources humaines.
- Salle 4 réserve : volume estimé à 63 ml. Ce sont des dossiers entreposés au sol qui proviennent de
la mairie, des services enfance/jeunesse, de la comptabilité, des ressources humaines, de l’état civil,
des marchés publics (34 ml) et des thermes (29 ml).
- Salle du fond : volume estimé à 2 ml. Ce sont des dossiers du CCAS en boîtes, rangés dans des
armoires.
Le volume total à traiter est estimé à 116 ml
Intervention
À la suite de cet état des lieux, pour le traitement de ces dossiers, il est convenu entre les deux parties que le
temps de travail nécessaire à la réalisation des phases 1 à 6 détaillées dans la convention d’archivage est de
51 jours, se décomposant comme suit : Œ - 46 jours pour le tri, le classement et l’organisation,
- 2,5 jours pour la partie saisie et mise à jour du logiciel, LE 2
- 1,5 jour pour la partie bordereaux d'élimination et purge dans ARKE NEO
Devis
Le
Le montant de l'intervention maintenance des archives est donc de : }
415 € x 50 (nombre de jours) = 20 750 €/HT (24 900 €/TTC),
La prestation peut être réalisée dans sa totalité en 202f ou bien sur 2 ou 3 exercices, à votre convenance.
Fait à PARIS, le 10 juin 2025, en 2 exemplaires originaux
LE PRESTATAIRE, LE CLIENT,
La gérante ARKEA WEB, Le maire de ROYAT
Anne LFRINC
Siège social : Tour de l’Horloge — 4 place Louis Armand -%
Agence Auvergne-Rhône-Alpes : 334 rue Nicolas Parent
Tél : 01 72 76 25 94 - www.arkeaweb.fr Envoyé en préfecture le 27/10/2025
Reçu en préfecture le 27/10/2025
Publié le 27/10/2025 EF
ID : 063-216303081-20251023-DM2025_123-AR