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Déliberation - 2025 05 projet convention mise a disposition materiel informatique 1098671
Document publié le undefined NaN undefined NaN à NaNhNaN par la commune de Prunières.
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Thèmes du document : Consommateurs, Propriété intellectuelle et industrielle, Télécommunications et internet,
1/9
ConvenƟon de mise à disposiƟon temporaire
de matériel informaƟque
Entre la Commune de Prunières sise 4 place de la mairie – Les Plantas 05230 Prunières, représentée
par Monsieur le Maire agissant en vertu de la délibéraƟon n°xxxxxxxxx, dénommée dans la
convenƟon, « la Commune »,
D’une part,
Et
Madame xxxxxx, née le ………………….. à ………… domiciliée ………………………… désignée ci-après dans la
convenƟon « l’uƟlisateur »
D’autre part,
Il a été convenu ce qui suit
ArƟcle 1 : Objet de la convenƟon
La présente convenƟon a pour objet la mise à disposiƟon, par la Commune, d’un ouƟl informaƟque à
l’uƟlisateur dans le cadre de la réalisaƟon du bulleƟn municipal.
Les termes de ceƩe convenƟon définissent les usages aƩendus, les condiƟons d’uƟlisaƟon et de
détenƟon, les responsabilités et les services associés.
ArƟcle 2 : Matériel mis à disposiƟon
Le matériel mis à disposiƟon est un ordinateur portable et des accessoires (sacoche, souris,
alimentaƟon, câble, …), listés et idenƟfiés par des numéros de série renseignés à l’annexe 1.
ArƟcle 3 : Durée de la convenƟon et reconducƟon
La durée de mise à disposiƟon du matériel court de la date de remise de l’équipement et de la signature
de la présente convenƟon. Elle est consenƟe pour un an renouvelable par tacite reconducƟon à la date
d’anniversaire de la signature. Elle prend fin à la resƟtuƟon intégrale du matériel.
Dans le cas où le matériel mis à disposiƟon n’est pas resƟtué, la Commune se réserve le droit
d’appliquer des pénalités financières correspondant à la perte du matériel mis à disposiƟon.
ArƟcle 4 : Modalités financières
La mise à disposiƟon du matériel est consenƟe à Ɵtre gratuit.
ArƟcle 5 : Propriété
Le matériel mis à disposiƟon n’est pas la propriété de l’uƟlisateur. Il est la propriété inaliénable de la
Commune. La présente convenƟon consƟtue la preuve de détenƟon du matériel n’implique aucun
transfert de droit sur le matériel. Le prêt, l’échange, la locaƟon, la revente, la cession même à Ɵtre
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Date de réception préfecture : 30/01/2025 2/9
gratuit, du matériel mis à disposiƟon sont strictement interdits et peuvent le cas échéant faire l’objet
de poursuites judiciaires.
L’uƟlisaƟon du matériel est personnelle et réservée uniquement à l’uƟlisateur dont l’idenƟté figure sur
la présente convenƟon.
ArƟcle 6 : ObligaƟons des parƟes
Il apparƟent à l’uƟlisateur de meƩre en œuvre l’ensemble des mesures nécessaires (récepƟon du
matériel, condiƟons sécurisées de stockage, gesƟon des accès et d’accessibilité au matériel etc.) pour
que le matériel objet de la présente convenƟon soit resƟtué en parfait état de foncƟonnement.
L’uƟlisateur s’engage à :
- UƟliser le matériel avec soin ;
- Ne pas uƟliser l’ouƟl numérique à des fins personnelles.
- Ne pas uƟliser les documents et informaƟons traités à des fins autres que celles spécifiées par la
Commune ;
- Prendre toutes les précauƟons permeƩant d’éviter le vol ou une uƟlisaƟon détournée ou
frauduleuse des fichiers et documents uƟlisés ;
- Prévenir immédiatement la Commune en cas de dommage, vol, dégradaƟon, perte, panne et
autres incidents frappant le matériel mis à disposiƟon ;
- Souscrire à une assurance de dommage aux biens en cas de sinistre causé par l’uƟlisateur.
- Ne pas modifier le foncƟonnement, le paramétrage, les caractérisƟques et les éléments de
configuraƟon de l’équipement informaƟque, laisser acƟf les ouƟls « anƟ-virus » et « firewall » sur
les équipements et ne pas contourner les restricƟons d’uƟlisaƟon des logiciels mis à disposiƟon ;
- Ne pas développer des programmes qui s’autorisent ou s’aƩachent à d’autres programmes, et ce
afin de prévenir la contaminaƟon par d’éventuels virus informaƟques ;
- Ne pas uƟliser les modes de communicaƟon électroniques (courriels, chats, forums et autres) à
des fins de piratages (type cheval de Troie ou tout autre programme nuisible ou destructeur) ou à
des fins de publicité, de messages promoƟonnels ou sous une autre forme de sollicitaƟon non
désirée à une autre personne ;
- De manière générale, respecter les lois et règlements régissant le foncƟonnement des services en
ligne, le commerce, la vente à distance, la protecƟon des mineurs, les libertés publiques, le droit de
propriété intellectuelle et/ou droits des Ɵers et notamment le droit de marque ainsi que le droit de
la personne ou le droit d’auteur, l’ordre public et les bonnes mœurs.
En parƟculier, l’uƟlisateur s’engage à ne pas consulter, ni diffuser des documents/informaƟons à
caractère raciste, sexiste, pornographique, pédophile, injurieux, diffamatoire ou toute informaƟon
présentant le caractère d’un délit, crime ou infracƟon. Il s’engage à ne pas installer de logiciels, jeu
vidéo, programmes informaƟques illégaux ou dangereux pour la sécurité du système.
La Commune s’engage à :
- L’entreƟen et la maintenance du matériel ainsi que des logiciels mis à disposiƟon dans les condiƟons
définies à l’arƟcle 11 de la présente convenƟon ;
- A prendre en charge les frais d’assurance et les formalités administraƟves s’agissant des matériels mis
à disposiƟon. Il est précisé que la prise en charge d’un sinistre par l’assurance de la Commune ne
s’effectuera que dans la condiƟon d’une uƟlisaƟon dite normale du matériel mis à disposiƟon. Accusé de réception en préfecture 005-210501060-20250129-2025-05-DE Date de réception préfecture : 30/01/2025 3/9
ArƟcle 7 : PrécauƟons d’usage
L’équipement est placé sous la responsabilité de l’uƟlisateur qui s’engage à uƟliser le matériel de
manière à garanƟr son intégrité et son bon foncƟonnement.
Ainsi, l’uƟlisateur droit veiller à :
- Ne pas exposer l’équipement à toute source de chaleur ;
- Ne pas meƩre l’équipement en contact avec toute sorte de liquide ou l’exposer à une humidité
excessive ;
- Préserver l’équipement de tout choc et de toute chute ;
- Ne placer aucun objet sur l’équipement même fermé ;
- Ne jamais tenter de réparer l’équipement en cas de problème ou d’accéder aux composants
internes du matériel ;
- Ne pas endommager le câble ou la prise d’alimentaƟon électrique de l’appareil ;
- Ne pas dégrader l’équipement pour toute autre acƟon ;
- Ne pas vaporiser directement sur le matériel un produit d’entreƟen (alcool, aérosols ; produits
solvants ou abrasifs suscepƟbles d’endommager le matériel).
ArƟcle 8 : Responsabilités et assurances
Le matériel mis à disposiƟon est placé sous l'enƟère responsabilité de l'uƟlisateur. Il apparƟent à l’uƟlisateur de contacter son assurance afin de garanƟr le matériel mis à disposiƟon contre le vol, l'incendie, les détérioraƟons de toute nature ainsi que sa responsabilité civile au Ɵtre des éventuels dommages corporels ou matériels pouvant survenir du fait de son uƟlisaƟon pendant la période de mise à disposiƟon.
La responsabilité tant civile que pénale de la Commune ne pourra en aucune manière être recherchée par l’uƟlisateur suite à un non foncƟonnement ou mauvais foncƟonnement du matériel mis à disposiƟon en raison de l’adjoncƟon par l’uƟlisateur de matériels non compaƟbles ou en raison d’une mauvaise installaƟon ou manipulaƟon de son fait.
ArƟcle 9 : Panne et sinistre
Toute panne ou sinistre est impéraƟvement et immédiatement signalé par écrit à la Commune selon la
procédure décrite à l’arƟcle 11.3.
Le matériel est resƟtué à la Commune à l’issue de ce signalement.
ArƟcle 10 : Perte ou vol
En cas de vol, une plainte doit être déposée auprès des services de police ou de gendarmerie
l’uƟlisateur.
En cas de perte, une main courante est déposée auprès de ces mêmes services.
La Commune doit être informé par écrit dans le plus bref délai. Une copie de la plainte ou main
courante est transmise à la Commune.
ArƟcle 11 : Maintenance et réparaƟon
La Commune assure la maintenance du matériel mis à disposiƟon. Il est précisé que ceƩe maintenance ne s’applique pas aux logiciels installés par l’uƟlisateur postérieurement à la mise à disposiƟon.
Accusé de réception en préfecture
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Date de réception préfecture : 30/01/2025 4/9
Afin de réaliser les opéraƟons de maintenance, la Commune demandera à l’uƟlisateur de rapatrier le matériel dans les locaux de la Commune. L’uƟlisateur fournira tous les renseignements nécessaires (idenƟfiant ou mot de passe d’ouverture de session etc.) afin de permeƩre l’entreƟen et la mise à jour des logiciels.
Le matériel peut dans le cadre d’une acƟon de maintenance être réiniƟalisé. Il est donc fortement conseillé à l’uƟlisateur d’effectuer régulièrement des sauvegardes de données. La Commune ne pourra être tenue pour responsable de la perte d’une parƟe ou de la totalité des données informaƟques quelque soit la cause.
11.1 – EntreƟen du matériel
L’entreƟen du matériel mis à disposiƟon est assuré par la Commune et selon la procédure suivante : - EntreƟen normal du matériel comprenant la maintenance des équipements mis à disposiƟon ; - IntervenƟon du prestataire informaƟque de la Commune.
11.2 – EntreƟen des ressources fournies par la Commune
L’entreƟen et la maintenance des logiciels mis à disposiƟon est à la charge de la Commune.
L’uƟlisateur s’engage à déclarer à la commune tout dysfoncƟonnement ou incident. Dans le cas d’une
détérioraƟon accidentelle rendant l’ordinateur inuƟlisable, la mise à disposiƟon de nouveaux moyens
est subordonnée à une déclaraƟon de sinistre faite à la commune (modèle annexe 2) afin que celle-ci
puisse déclarer l’incident à son assureur.
Dans un souci de conƟnuité de la mise à disposiƟon et sauf incident lié à un non-respect des
engagements inscrits à la présente convenƟon, du matériel de remplacement peut être
temporairement aƩribué pour la durée de réparaƟon du matériel iniƟalement mis à disposiƟon. Il est
précisé que le remplacement de matériel n’est pas un droit acquis. CeƩe possibilité de remplacement
est condiƟonnée par la disponibilité de matériel de remplacement.
11.3 – Procédure de signalement de panne/ incident/sinistre nécessitant une intervenƟon (Annexe 2)
L’uƟlisateur s’engage à respecter la procédure décrite ci-après lors d’un incident, panne, vol, ou autre
problème s’agissant du bon foncƟonnement du matériel :
1. Signalement à la Commune par écrit (mail, courrier, etc.) de l’incident rencontré.
2. DescripƟon de l’incident et indicaƟon des références du matériel (numéro de série – type de
matériel).
3. Demande de remplacement ou de réparaƟon.
Il est strictement interdit de faire appel à une intervenƟon externe sur le matériel. Il est rappelé que la
Commune demeure propriétaire du matériel mis à disposiƟon.
ArƟcle 12 : GaranƟe
Le matériel mis à disposiƟon par la Commune à l’uƟlisateur est neuf. Il bénéficie d’une garanƟe de deux
ans couvrant les défaillances intervenant dans le cadre d’une uƟlisaƟon normale. Le remplacement du
système d’exploitaƟon, la modificaƟon de la configuraƟon iniƟale de l’appareil et le non-respect des
précauƟons d’usage entraînent l’annulaƟon de la garanƟe par le fabricant.
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ArƟcle 13 : Modalités de fin de la mise à disposiƟon
La présente convenƟon de mise à disposiƟon pourra prendre fin à la demande de la Commune, en cas
de dysfoncƟonnement important et s’il s’avère que des dégradaƟons importantes ont été réalisées sur
le matériel mis à disposiƟon. Dans ceƩe situaƟon, la responsabilité de l’uƟlisateur pourra être engagée.
Chaque parƟe peut meƩre fin de manière anƟcipée à la présente convenƟon. La résiliaƟon anƟcipée
sera effectuée par leƩre recommandée avec accusé de récepƟon ou par courrier remis en mains
propres contre signature.
Le matériel est resƟtué au Maire, à un adjoint en foncƟon de la Commune ou à la secrétaire de Mairie.
Dès la noƟficaƟon de la résiliaƟon, le matériel mis à disposiƟon sera resƟtué à la Commune dans les
huit jours de la récepƟon de la résiliaƟon. Une pénalité de quinze euros par jour de retard pourra être
appliqué à l’uƟlisateur si le matériel n’est pas resƟtué dans le délai imparƟ.
Le renseignement de l’annexe n°4 vaut preuve de la resƟtuƟon mais ne donne pas droit à l’évicƟon de
poursuite en cas de matériel resƟtué endommagé ou modifié du fait de l’uƟlisateur.
En cas de non resƟtuƟon injusƟfiée d’équipements appartenant à la Commune, ceƩe dernière pourra émeƩre à l’encontre de l’uƟlisateur un Ɵtre de receƩe correspondant à la valeur résiduelle des équipements manquants.
ArƟcle 14 : ModificaƟon de la convenƟon
Toute modificaƟon apportée à la convenƟon devra faire l’objet d’un avenant dûment signé par les parƟes.
ArƟcle 15 : Règlement des liƟges
En cas de désaccord ou de liƟge né de l’applicaƟon ou de l’interprétaƟon de la présente convenƟon entre les parƟes contractantes, ces dernières s’engagent à tout faire pour régler le différend par la voie amiable (conciliaƟon ou médiaƟon) avant d’envisager toute procédure juridicƟonnelle auprès du tribunal territorialement compétent.
ArƟcle 16 : ElecƟon de domicile
Pour l’exécuƟon des présentes et de leurs suites, les parƟes font élecƟon de domicile à savoir : - La Commune de Prunières, 4 place de la Mairie 05230 Prunières
- xxxxxxxxx, ……………………………………………….
Fait en deux exemplaires
A Prunières, le xx janvier 2025
L’uƟlisateur La Commune xxxxx Le Maire, Jean-Luc VERRIER Signature précédée de la menƟon Signature précédée de la menƟon « lu at approuvé » « lu at approuvé »
Accusé de réception en préfecture
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Date de réception préfecture : 30/01/2025 6/9
ANNEXE 1 – INVENTAIRE MATERIEL INFORMATIQUE/ LOGICIELS MIS A DISPOSITION
Nature Nombre Valeur Date
d’acquisiƟon
N° Série Marque/Modèle Etat à la remise Etat à la resƟtuƟon
PC Portable Asus
VIVOBOOK Pro 15
Oled+ chargeur PC +
guide d’emploi
1 1976,64 € 28/01/2025 S5N0CV11Y385215
(15100-28534000)
N 6506 M Notebook PC Neuf
(Remis à
l’uƟlisateur dans
son emballage
d’origine carton
spécial
ordinateur)
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ANNEXE 2- MODELE DE DECLARATION DE SINISTRE/DOMMAGE/PANNE
TOUCHANT LE MATERIEL MIS A DISPOSITION
Madame ……………………………………………………………………………………………………………..
Déclare avoir constaté le (date) …………………………………………………, le sinistre suivant :
Casse Vol Perte DégradaƟons Autres
DescripƟon du sinistre et de sa survenance :
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Demande à la Commune la réparaƟon/remplacement du matériel :
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Fait à ………………………………………., le…………………………………………….
Signature
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Date de réception préfecture : 30/01/2025 8/9
ANNEXE 3- RECEPISSE DE REMISE DU MATERIEL MIS A DISPOSITION
Madame ……………………………………………………………………………………………………………..
Reconnaît avoir reçu ce jour le matériel informaƟque décrit dans l’inventaire du matériel annexe 1.
Pièce à transmeƩre à la Commune le jour de la remise du matériel
Copie d’un jusƟficaƟf d’idenƟté en cours de validité
Relevé d’idenƟté bancaire ou postal
Fait à ………………………………………., le…………………………………………….
Signature
ANNEXE 4- RECEPISSE DE RESTITUTION DU MATERIEL MIS A DISPOSITION
Madame / Monsieur ……………………………………………………………………………………………………………..
FoncƟon : ……………………………………………………………………………………………………………………………..
Reconnaît avoir reçu ce jour de Madame/Monsieur …………………………………………..le matériel informaƟque décrit dans l’inventaire du matériel annexe 1 ( à compléter) à Ɵtre de resƟtuƟon dans le cadre de la convenƟon de mise à disposiƟon de matériel informaƟque.
Fait à ………………………………………., le…………………………………………….
Signature
Accusé de réception en préfecture
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Date de réception préfecture : 30/01/2025 9/9
ANNEXE 5- INFORMARTION SUR LE TRAITEMENT DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
Conformément au règlement (UE) 2016/679 relaƟf à la protecƟon des données à caractère personnel,
la commune de Prunières récolte l’idenƟté ainsi que des informaƟons personnelles dans le cadre de la
convenƟon de mise à disposiƟon de matériel informaƟque (nom, prénom, adresse, numéro de
téléphone, courriel, rib). A cet effet, les relaƟons juridiques dans le cadre de ladite mise à disposiƟon
fondent légalement la récolte des données à caractère personnel. De la même manière, l’intérêt
légiƟme du responsable de traitement permet la récolte ainsi que la conservaƟon desdites données
jusqu’au terme de la convenƟon.
Dès la fin de la convenƟon, l’ensemble des informaƟons à caractère personnel sera supprimé de tout
support de conservaƟon (physique et numérique).
Seules les personnes morales et physiques habilitées dans le cadre de l’exercice de ceƩe mission de service public et de la gesƟon de la convenƟon sont desƟnataires des informaƟons personnelles recueillies. La commune de Prunières informe que les personnes concernées disposent d’un droit d’accès, d’effacement, de limitaƟon et de recƟficaƟon s’agissant de leur informaƟon de vie privée et professionnelle. Il est précisé que la commune dispose d’un délai de deux mois pour répondre à une demande d’exercice de droit. Pour exercer ces droits, il est nécessaire d’adresser un courriel au délégué à la protecƟon des données de la Mairie de Prunières à l’adresse électronique suivante : contact@prunieres.fr ou un courrier, accompagné d’un document permeƩant de jusƟfier de votre idenƟté, à l’adresse postale suivante : Mairie de Prunières- 4 place de la Mairie les Plantas– 05230 PRUNIERES. Vous pouvez également adresser une réclamaƟon à la CNIL- 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 Paris Cedex 07 ou par courriel : hƩps://www.cnil.fr/fr/webform/adresser-une-plainte.
Accusé de réception en préfecture
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