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Document publié le Vendredi 4 novembre 2016 par la commune de Clermont-Ferrand.
Lien du pdf (Déliberation - 04 11 2016 ODJ51)
Thèmes du document : Institutions publiques, Consommateurs, Justice et droit,
EXTRAIT DU REGISTRE DES DELIBERATIONS DU CONSEIL MUNICIPAL
SEANCE DU 04 novembre 2016 à 18 h 00
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AUJOURD’HUI quatre novembre deux mille seize
LE CONSEIL MUNICIPAL de la Ville de Clermont-Ferrand, convoqué par Monsieur le Maire le 28 octobre 2016, s’est réuni dans la salle ordinaire des séances.
Après avoir ouvert la séance, Monsieur le Maire procède à l’appel.
Etaient présents Mmes et MM. les Membres du Conseil dont les noms suivent :
Olivier BIANCHI, Maire, présidant la séance
Présent(e)s : Olivier BIANCHI, Françoise NOUHEN, Christine DULAC-ROUGERIE, Monique BONNET, Manuela FERREIRA DE SOUSA, Philippe BOHELAY, Simon POURRET, Isabelle LAVEST, Grégory BERNARD, Cécile AUDET, Jérôme GODARD, Cyril CINEUX, Jérôme AUSLENDER, Nicaise JOSEPH, Marion CANALES, Saïd Akim BARA, Gérard BOHNER, Nicolas BONNET, Dominique ADENOT, Géraldine BASTIEN, Valérie BERNARD, Christophe BERTUCAT, Jean-Luc BLANC, Jean-Pierre BRENAS, Dominique BRIAT, Edith CANDELIER, Jean-Christophe CERVANTES, Alparslan COSKUN, Louis COUSTÈS, Sondès EL HAFIDHI, Pascal GUITTARD, Christiane JALICON, Claudine KHATCHADOURIAN-TECER, Jean-Pierre LAVIGNE, Marianne MAXIMI, Abdelmajid MELLOUKI, Fabienne MONTEL, Didier MULLER, Florent NARANJO, Christian PORTEFAIX, Nicole PRIEUX, Antoine RECHAGNEUX, Dominique ROGUE-SALLARD, Laurence SCHLIENGER, Sylviane TARDIEU, Odile VIGNAL, Guillaume VIMONT
Excusé(e)s ayant donné pouvoir : Magali GALLAIS à Cyril CINEUX, Nadia GUERMIT-MAFFRE à Jean-Luc BLANC, Patricia GUILHOT à Laurence SCHLIENGER, Alain LAFFONT à Florent NARANJO, Pierre MIQUEL à Jean-Christophe CERVANTES
Excusé(e)s :
Absent(e)s : François BARRIÈRE, Anne FAUROT, Isabelle PADOVANI
Secrétaire : Marianne MAXIMI
M. Alparslan COSKUN quitte la séance pendant le débat de la question n°3 et donne pouvoir à M. Guillaume VIMONT. M. Antoine RECHAGNEUX quitte la séance pendant la présentation de la question n°4 sans laisser de pouvoir. Jérôme GODARD quitte la séance pendant le débat de la question n°6 et donne pouvoir à Mme Cécile AUDET. Christian PORTEFAIX quitte la séance pendant la présentation de la question n°11 et donne pouvoir à M. Saïd Akim BARA. M. Dominique ADENOT quitte la séance pendant la présentation de la question n°11 sans laisser de pouvoir. 2
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Rapport N° 51
CONVENTION RELATIVE À LA TÉLÉTRANSMISSION DES ACTES SOUMIS AU CONTRÔLE DE LÉGALITÉ
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Afin d’acquérir un caractère exécutoire et d’assurer l’exercice du contrôle de légalité, de nombreux actes des collectivités sont, de part leur nature et leur objet, soumis à obligation de transmission auprès du représentant de l’Etat dans le département soit en vertu du Code Général des Collectivités Territoriales soit en vertu de dispositions législatives ou réglementaires spéciales.
Par convention signée le 14 décembre 2006 avec le Préfet, la Ville a mis en place la télétransmission des délibérations du Conseil Municipal. Par avenant n°1 en date du 20 octobre 2010, cette procédure de télétransmission a été étendue à la majorité des arrêtés pris dans le domaine de la gestion du personnel.
Dans un souci d’efficacité de la gestion des affaires communales, il apparaît opportun aujourd’hui de généraliser cette dématérialisation à l’ensemble des actes produits par la Collectivité à l’exception des actes budgétaires et des documents d’urbanisme. En effet, la compatibilité du logiciel métier doit être organisée au préalable pour s’adapter au cahier des charges national. La télétransmission des actes budgétaires fera donc l’objet d’un avenant à la présente convention dès que possible. Par ailleurs, le Ministère de l’Intérieur a exclu les documents d’urbanisme des collectivités du dispositif dans l’immédiat.
Cette démarche concerne tous les services municipaux y compris les services mutualisés et les services communs.
La télétransmission de tous les actes concernés sera mise en œuvre dans les services de la Collectivité dès signature par les parties de la présente convention.
Aussi, il vous est proposé, en accord avec votre commission, d’autoriser Monsieur le Maire à signer la convention ci- jointe avec Madame la Préfète pour permettre la mise en œuvre de la télétransmission des actes cités au contrôle de légalité.
DELIBERATION
La proposition mise aux voix est adoptée à l’unanimité et convertie en délibération.
Pour ampliation certifiée conforme.
Fait à Clermont-Ferrand, le 21 novembre 2016
Le Maire,
Olivier BIANCHI PRÉFET DU PUY-DE-DÔME
Convention
entre la Préfecture du Puy-de-Dôme
et
la Ville de Clermont-Ferrand
en vue de procéder à la télétransmission
des actes soumis au contrôle de légalité
1. PARTIES PRENANTES A LA CONVENTION 3
2. DISPOSITIF UTILISE 3
2.1. Référence du dispositif homologué 3
2.2 Renseignements sur la collectivité 3
3. ENGAGEMENTS SUR L’ORGANISATION DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA TELETRANSMISSION 4
3.1 Clauses nationales 4
3.1.1 Prise de connaissance des actes 4 3.1.2 Confidentialité 4 3.1.3 Support mutuel de communication entre les deux sphères 4 3.1.4 Interruptions programmées du service 4 3.1.5 Suspensions d’accès 5 3.1.6 Renoncement à la télétransmission 5
3.2 Clauses locales 5
3.2.1 Classification des actes 5 3.2.2 Support mutuel 6 3.2.3 Tests et formations 6 3.2.4. Types d’actes télétransmis 6
4. VALIDITE ET ACTUALISATION DE LA CONVENTION 7
4.1 Durée de validation de la convention 7
4.2 Clauses d’actualisation de la convention 7
4.3 Abrogation 7
…/…
- 2- 1. PARTIES PRENANTES A LA CONVENTION
Cette convention est passée entre :
La Préfecture du Puy-de-Dôme
représentée par Mme Béatrice STEFFAN, secrétaire générale de la préfecture du Puy-de-Dôme.
La Ville de Clermont-Ferrand
représentée par Monsieur Olivier BIANCHI, Maire, agissant en vertu de la délibération en date du 4 novembre 2016
désigné ci-après la « Ville »
2. DISPOSITIF UTILISE
2.1 Référence du dispositif homologué
Dispositif de télétransmission utilisé par la collectivité territoriale :
- Référence de l’homologation : OK-HUB, version 1.0 Identifiant « ITC »=OKA délivrée le 21/09/2006 par le Ministère de l’Intérieur et
de l’Aménagement du territoire
- Référence de l’opérateur : Société OMNICERTIS
Enseigne commerciale OMNIKLES
56 rue de Londres
75 008 PARIS
2.2 Renseignements sur la collectivité
Numéro SIREN(1) : 216301135
Nom : Ville de Clermont-Ferrand
Nature(2) : Commune
Adresse postale : 10 rue Philippe Marcombes
BP 60
63033 CLERMONT-FERRAND Cedex 1
Adresse électronique : contact@ville-clermont-ferrand.fr
(1) il faut inscrire le n°SIREN et non pas le n° SIRET
(2) cf la norme d'échange : classification des collectivités par nature des collectivités
…/…
- 3- 3. ENGAGEMENTS SUR L’ORGANISATION DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA TELETRANSMISSION
3.1 Clauses nationales
3.1.1. Prise de connaissance des actes
La collectivité s’engage à transmettre à la Préfète des actes respectant les formats définis par la norme d’échange, immédiatement lisibles par la Préfète, et exempts de dispositifs particuliers (notamment de protection par des mots de passe).
La Préfète prend effectivement connaissance des actes dématérialisés, un accusé de réception électronique ayant été délivré automatiquement pour chaque acte avec identifiant unique propre à cet acte.
3.1.2. Confidentialité
Lorsque la collectivité fait appel à des prestataires externes, participant à la chaîne de télétransmission, et mandatés à la suite d’une procédure de commande publique les liant à la collectivité, il est strictement interdit à ces prestataires d’utiliser ou de diffuser les données contenues dans les actes soumis au contrôle de légalité à d’autres fins que la télétransmission de ces actes au représentant de l’Etat.
Enfin, il est interdit de diffuser les informations fournies par les équipes techniques du Ministère de l’Intérieur (MI), permettant la connexion du dispositif aux serveurs du MI pour le dépôt des actes (mots de passe, etc.) autres que celles rendues publiques dans la norme d’échange. Ces informations doivent être conservées et stockées de façon à ce qu’elles soient protégées de tentatives malveillantes d’appropriation.
3.1.3 Support mutuel de communication entre les deux sphères
Dans le cadre du fonctionnement courant de la télétransmission, les personnels de la collectivité locale et ceux de la Préfecture peuvent se contacter mutuellement pour s’assurer de la bonne transmission des actes et diagnostiquer les problèmes qui pourraient survenir.
Par ailleurs, l’opérateur du dispositif de télétransmission relevant de la « sphère collectivités locales » et les équipes du MI prévoient, dans une convention, un support mutuel permettant le traitement des incidents et des anomalies ne pouvant être traités au niveau local. Le service en charge du support au MI ne peut être contacté que par les opérateurs du dispositif de télétransmission. Un agent de collectivité n’appellera jamais directement le service de support du MI (sauf dans le cas d’un dispositif utilisé par une seule collectivité et dont cette collectivité est l’opérateur et dans les conditions de la convention de raccordement du dispositif qui sera signée par ailleurs entre la collectivité et le MI).
3.1.4 Interruptions programmées du service
Pour les besoins de maintenance du système, le système MI pourra être interrompu une demi-journée par mois en heures ouvrables. Les équipes techniques du MI avertiront les services de support des dispositifs de télétransmission des collectivités territoriales trois jours ouvrés à l'avance.
.../…
-4- Durant ces périodes, les collectivités peuvent, en cas de nécessité et d'urgence, transmettre des actes sur support papier.
3.1.5 Suspensions d'accès
Le Ministère de l'Intérieur, dans les conditions prévues aux articles R 2131-4, R 3131-4 et R 4141-4 du Code Général des Collectivités Territoriales peut suspendre l'accès aux serveurs de réception des actes si les flux en provenance d'une collectivité sont de nature à compromettre le fonctionnement général de l'application.
Les suspensions peuvent être opérées dans l'urgence pour des motifs de sécurité générale (par exemple : détection d'un virus même véhiculé de manière involontaire dans un flux en provenance d'une collectivité).
Dans le cas d'une suspension à l'initiative du représentant de l'Etat, la suspension ne porte que sur des collectivités concernées par l'incident. Cette suspension fait l'objet d'une notification concomitante du représentant de l'Etat à la (ou aux) collectivité(s) concernée(s) afin que celle(s)-ci transmette(nt) les actes sur support papier.
Dans le cas d'une suspension à l'initiative des services techniques du MI, cette suspension peut porter sur un dispositif et donc concerner l'ensemble des collectivités utilisatrices de ce dispositif. Dans ce cas, cette suspension entraîne un contact direct entre les équipes techniques du Ministère et les opérateurs du dispositif dans les conditions prévues au paragraphe 3.1.3. L'information des collectivités concernées doit être assurée par les opérateurs du dispositif.
3.1.6 Renoncement à la télétransmission
Le décret en Conseil d'Etat, pris en application de la loi du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales, reconnaît aux collectivités territoriales ayant choisi de transmettre leurs actes par la voie électronique la possibilité de renoncer à ce mode de transmission.
Dans cette hypothèse, la collectivité informe sans délai le représentant de l'Etat de sa décision de renoncer à la télétransmission en précisant expressément la date à compter de laquelle ce renoncement prend effet. Il appartient à la collectivité de préciser également si ce renoncement porte sur la totalité des actes jusqu'alors télétransmis ou ne s'applique qu'à certains d'entre eux.
A compter de cette date, les actes de la collectivité doivent parvenir au représentant de l'Etat sur support papier.
La présente convention prévoit les modalités pratiques de notification de ce renoncement. Dans l'hypothèse où la décision de la collectivité consiste à renoncer à la transmission de la totalité de ses actes par la voie électronique, la convention a vocation à être suspendue par le représentant de l'Etat.
3.2 Clauses locales
3.2.1 Classification des actes
La collectivité s'engage à respecter la classification en matière du département du Puy de Dôme et à ne pas volontairement transmettre un acte dans une classification inadaptée. Il en est de même pour toutes les informations associées aux actes ou courriers transmis.
…/…
- 5 - La classification du Puy-de-Dôme comprend quatre niveaux ; les deux premiers sont obligatoires et sont définis à l'échelon national (cf. la norme d'échange).
L'utilisation des autres niveaux (3 à 4) peut :
- être rendue facultative et laissée à l'appréciation de la Préfète et des collectivités,
3.2.2 Support mutuel
La Préfète et la collectivité conviennent des moyens de communication à utiliser et à privilégier dans le cadre du support mutuel de la télétransmission. Les moyens possibles sont :
la messagerie électronique, le courrier papier, le téléphone.
3.2.3 Tests et formations
Les services des préfectures et des collectivités peuvent être amenés à vouloir effectuer des transmissions fictives, que ce soit dans le cadre de tests de bon fonctionnement ou dans le cadre de formations.
Afin d'éviter que ces données fictives puissent se confondre avec des données réelles, il est dans l'intérêt des deux parties de convenir de bonnes pratiques en matière de tests et de formations.
Le Préfète et la collectivité peuvent ainsi:
- les autoriser moyennant le respect de règles spécifiques à définir (portant sur le contenu de l'objet ou d'un autre élément de classification, par exemple : "l'objet des actes fictifs commencera par les caractères TESTS"), faisant apparaître explicitement qu'il s'agit d'une transmission fictive.
3.2.4 Types d'actes télétransmis
Doivent être télétransmis tous les actes de la collectivité territoriale soumis à obligation de transmission au représentant de l'Etat quelque soit leur nature (arrêté, délibération, convention…) et leur objet.
Les actes accompagnés de pièces annexes "lourdes" ou incompatibles avec les normes d'échanges continuent à être transmis sur support papier notamment les documents d'urbanisme.
L'acte télétransmis par la collectivité devra mentionner le nom, le prénom et la qualité du signataire. La signature électronique n'est pas imposée mais reste recommandée .L'original papier comportant la signature sera conservé par la collectivité et pourra à tout moment être remis au Préfet, s'il en fait la demande.
En tout état de cause, la double transmission d'un même acte (par voie électronique et par voie papier) est interdite.
…/…
− 6 - 4. VALIDITE ET ACTUALISATION DE LA CONVENTION
4.1 Durée de validité de la convention
La présente convention a une durée de validité initiale d'un an à partir de la date de sa signature par les deux parties.
Elle est reconduite d'année en année de façon tacite, sous réserve d'utilisation par la collectivité du même dispositif homologué.
Sur la base du décret précité, l'application de la présente convention peut être suspendue par le Préfet si celui-ci constate des altérations graves du fonctionnement du dispositif de télétransmission ou qu'il est empêché de prendre connaissance des actes transmis.
4.2 Clauses d'actualisation de la convention
Les clauses de la présente convention peuvent faire l'objet d'une actualisation.
Cette actualisation peut être rendue nécessaire par :
- des évolutions extérieures et indépendantes de la volonté des parties contractantes et conduisant à des modifications du cahier des charges national (par exemple, pour prendre en compte des évolutions technologiques et juridiques, d'intérêt général, ayant un impact sur la chaîne de télétransmission),
- par la volonté des deux parties de modifier certaines des modalités de mise en œuvre de la télétransmission initialement définie.
Dans le premier cas, un arrêté du Ministre de l'Intérieur portera modification du cahier des charges national. Dans l'hypothèse où les modifications ainsi apportées au cahier des charges national auraient une incidence sur le contenu de la convention, celle-ci doit être révisée sur la base d'une concertation entre le représentant de l'Etat et la collectivité avant même l'échéance de reconduction de la convention.
Dans le second cas, l'opportunité d'actualiser la convention est laissée à l'appréciation commune des parties.
Dans les deux cas, la convention pourra être actualisée sous forme d'avenants.
4.3 Abrogation
La convention en date du 14 décembre 2006 et son avenant n° 1 en date du 20 octobre 2010 sont abrogés.
Madame la Préfète du Puy-de-Dôme et M. le Maire de la Ville de Clermont-Ferrand sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution de la présente convention.
Fait à Clermont-Ferrand, le Fait à Clermont-Ferrand, le
Pour la Préfète Le Maire
et par délégation,
La Secrétaire Générale,
Béatrice STEFFAN Olivier BIANCHI -7-