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unknown - Communauté de communes - Roussillon Conflent - CC2
unknown - Communauté de communes - Roussillon Conflent - CC2
unknown - Communauté de communes - Roussillon Conflent - 2023 décision 01.2023 annexes(1)
Document publié le Jeudi 9 novembre 2017
Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Roussillon Conflent - 2023 décision 01.2023 annexes(1))
Thèmes du document : Assurance, Consommateurs, Aménagement du territoire,
Ville die su Veuillez trouver ci-joint la convention concernant les locations de salles, à nous retourner
complétée et signée, accompagnée d’une attestation d’assurance
Pour une salle se situant dans le complexe « Catalane », veuillez obligatoirement contacter
M. FONS Stéphane, pour se mettre d’accord sur la logistique de la salle.
Mise à disposition
gracieuse
des salles de la commune
Réglement
Chapitre I : Conditions de mise à disposition
Article 1 : Lieux concernés
SALLE DES FÊTES
HALLE COUVERTE DE LA CATALANE
LA CATALANE (tout le bâtiment)
LA CATALANE (hall et bar)
JARDIN DU COMTE
Article 2 : Mise à disposition gratuite
Selon la délibération du 9 novembre 2017, il est possible que la commune d’Ille sur Tet mette à disposition
gratuitement (hors prestation et prêt de matériels) une salle.
Les collectivités territoriales du département, les syndicats et partis politiques pourront également bénéficier
de salles de réunion à titre gratuit.
Dans le cadre de leurs animations annuelles, les écoles de la commune peuvent également bénéficier de locaux.
Enfin et pour information, les associations illoises pourront bénéficier d’une mise à disposition gratuite une fois par an (hors prestation) d’une salle (de leur choix) en dehors de leur usage habituel.
Article 3 : Mise à disposition payantes — pour information
Au-delà de la mise à disposition gratuite, les différents organisateurs peuvent bénéficier, à titre onéreux, des
salles de la commune.
RF
PREFECTURE DE PERPIGNAN
Contrôle de légalité
Date de réception de l'AR: 06/01/2023
066-246600415-20230106-AR_2023_01-AR RF
PREFECTURE DE PERPIGNAN
Contrôle de légalité
Date de réception de l'AR: 06/01/2023
066-246600415-20230106-AR_2023_01-AR Article 4 : Tarifs et tranches horaires — pour information
Les tranches horaires de mise à disposition définies dans la conventior
sous peine de rejet d’une demande ultérieure. |
SALLE DES FÊTES
© L’heure pour réunion se ceneee mec enecceceuee 18,00 €
o Demi-journée (7h30 / 12h30 ou 13h30 / 18h30) 250,00 €
Oo Journée (de 8h à 19h) D ENT TE en rennes nn mememumenensesr SOU OÙ €
HALLE COUVERTE DE LA CATALANE
o Demi-journée (7h30 / 12h30 ou 13h30 / 18h30) .................. 200,00 €
o Journée (de 8h à 19h) .............…. RSS Sn remeneemananesemeee nn aOes 300,00 €
o Soirée (de 16h à 10h le lendemain) .............................…. 400,00 €
o Week-end (du vend. 16h au lundi 10h)... 500,00 €
LA CATALANE (tout le bâtiment)
o Demi-journée (7h30 / 12h30 ou 13h30 / 18h30) .................… 350,00 €
o Journée (de 8h à 19h) ..................,..................500.00 €
o Soirée (de 16h à 10h le lendemain) ...........................… 600,00 €
o Week-end (du vend. 16h au lundi 10h) 800,00 €
LA CATALANE (hall et bar)
o Demi-journée (7h30 / 12h30 ou 13h30 / 18h30) 200,00 €
o Journée (de Bha 108}... ee career 300,00 €
o Soirée (de 16h à 10h le lendemain) 400,00 €
o Week-end (du vend. 16h au lundi 10h) sesseseseseseese se senmecesessssssse JO 0,00 €
LA CATALANE (salle Henri Demay) ET MAIRIE ANNEXE (salle de réunion)
ou PE momsocumesmanemmmemmse ce | 11,00 € / heure
JARDIN DU COMTE
o Demi-journée (7h30 / 12h30 ou 13h30 / 18h30)... 150,00 €
go Journée (de 8h à FORT ss ansrssnneensnnns nee LU OU Ë o Soirée (de 16h à 10h le lendemain)... 320,00 €
o Week-end (du vend. 16h au lundi 10h) SNS ENTRE on srnmenenmeserme SU) DU E
Article 5 : Utilisation
L'utilisateur s’engage à n’utiliser la salle qu’en vue du déroulement de la manifestation, aux jours et heures
autorisés et que celle-ci se tienne dans le respect fondamental de la laïcité, de l’ordre public et des bonnes
mœurs. Les demandes par structures interposées sont strictement interdites.
Chapitre IT : Conditions de réservation
Article 5 : Demande de mise à disposition
L'utilisateur voulant réserver une salle doivent formuler une demande écrite au Maire de la commune
d’Ille sur Tet. La demande devra faire apparaître :
© Le nom de l’organisme demandeur,
© Le nom du responsable de la structure organisatrice,
© L'adresse ou siège social et n° de téléphone,
© La salle concernée par la demande
© La date, le début, la durée, le programme et la nature exacte de la manifestation,
© Le nombre de participants prévu.
RF
PREFECTURE DE PERPIGNAN
Contrôle de légalité
Date de réception de l'AR: 06/01/2023
066-246600415-20230106-AR_2023_01-AR RF
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Contrôle de légalité
Date de réception de l'AR: 06/01/2023
066-246600415-20230106-AR_2023_01-AR Article 6 : Délais
(2) Toute demande doit être formulée au minimum 2 mois avant la date d
mois.
Article 7 : Demandes simultanées
Dans le cas de plusieurs demandes pour une même date, ces demandes seront traitées selon l’ordre de priorité
suivant :
© La structure faisant la demande pour la première fois,
© L'utilisateur faisant la première demande de l’année,
© L'utilisateur ayant fait parvenir la demande le plus tôt (date de réception de la demande faisant foi).
Article 8 : Dossier de réservation
À la réception de la demande, un dossier de réservation sera remis au demandeur.
Ce dossier de réservation est constitué :
© Du présent règlement,
© De deux exemplaires de la convention,
© D'une fiche technique mentionnant les besoins en matériels et la configuration de la salle
concernée par la demande, lors de la manifestation (à compléter avec le responsable du service « Gestion des
salles et prêt de matériels ».
Il devra être retourné au service « Gestion des salles et prêt de matériels » au plus tard 15 jours avant la
manifestation. Une copie du programme de la manifestation sera jointe au dossier.
Article 9 : Convention
La convention est établie entre la ville d’Ille sur Tet, représentée par le Maire, et le représentant / gérant de la
structure organisatrice. La convention engage le signataire à respecter strictement :
© Les dispositions du règlement,
æ Les termes de la convention,
© Les horaires d’utilisation de la salle et de ses annexes.
Le demandeur retourne dans les 15 jours le dossier signé et accompagné des pièces justificatives demandées
ainsi que du chèque à l’ordre du Trésor Public en cas de demande exceptionnelle.
Chapitre IT : Conditions d'utilisation
Article 10 : Remise des clés
La remise des clés s’effectuera au service « Gestion des salles et prêt de matériels » après retour du dossier
de réservation complété et après avoir procéder à un état des lieux en présence du gestionnaire de la salle.
Article 11 : Conditions d’accès
Seul l’accès aux parties indiquées dans la convention est autorisé.
Le bureau et locaux privés ne sont en aucun cas accessibles.
Tout contrevenant à cet article s’expose à un refus définitif d’accès à l’établissement.
Article 12 : Technicien
La mise à disposition du matériel scénique (éclairage, son) ne sera autorisée que si l’organisateur s’assure les
services d’un technicien régisseur agréé par le gestionnaire.
RF
PREFECTURE DE PERPIGNAN
Contrôle de légalité
Date de réception de l'AR: 06/01/2023
066-246600415-20230106-AR_2023_01-AR RF
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Contrôle de légalité
Date de réception de l'AR: 06/01/2023
066-246600415-20230106-AR_2023_01-AR Article 13 : Interdictions
Les accès à l’établissement sont interdits :
© Aux animaux, sauf dans le cadre d’une animation assurée || mm €
licence d’entrepreneur de spectacles,
D Aux personnes en état d’ébriété.
Il est interdit :
© De fumer dans les lieux publics, en application du décret du 15 novembre 2006,
© De pénétrer avec des boissons dans l’enceinte de la salle,
© De vendre des boissons alcoolisées.
Article 14 : Ordre public
L'utilisateur garantit l’ordre public sur place, aux abords de la salle, sur les parkings et abords extérieurs. Le
tapage diurne ou nocturne engage la responsabilité personnelle de l’utilisateur.
Article 15 : Respect de l’environnement
L'utilisateur doit faire preuve d’un comportement citoyen en particulier en matière de respect de
l’environnement pour :
© L'utilisation raisonnée de l’éclairage,
© Du rejet des eaux usées dans les éviers exclusivement,
© La propreté de l'établissement et de ses abords,
© Le respect des plantations et des espaces verts.
©L'enlèvement dès la fin de la manifestation et au plus tard le lendemain, des affiches et autre
supports publicitaires indiquant la manifestation.
Article 16 : Repas
La confection de repas à l’intérieur de l'établissement est strictement interdite.
Des repas ou réceptions pourront exceptionnellement être organisés à la condition qu’ils soient
© Autorisés par le gestionnaire,
© Liés à la manifestation,
© Conformes aux règles sanitaires en vigueur.
Article 17: Propreté
Le nettoyage de la salle, des annexes, des abords, de l'extérieur du matériel et du mobilier est à la char ge de
lPutilisateur. Le matériel d’entretien est mis à disposition par le gestionnaire.
Si le nettoyage n’est pas réalisé ou si l’état n’est pas suffisant, une prestation sera facturée à l’organisateur au
tarif de 25€ / heure et par agent nécessaire.
Article 18 : Fermeture
Avant de quitter les lieux, l’utilisateur s’assure qu’il n’y ait pas de risque d’incendie, d’inondation ou
d’intrusion. Il procède à un contrôle de la salle et de ses abords et vérifie en particulier que les lumières et les
chauffages / climatisation sont éteintes, les portes closes, les robinetteries et les issues de secours fermées.
Article 19 : Etat des lieux et caution
Un état des lieux est établi au plus tard le premier jour ouvré après la location, tout comme avant possession
des locaux.
Une caution de 500 € / location est demandée. La caution est utilisée en cas de non restitution des clés, casse ou vol de matériel, locaux non restitués propres (sanitaires et cuisine inclus), etc.
Article 20 : Sécurité
Pour des raisons de sécurité, l’utilisateur respecte la capacité d’accueil indiquée dans la convention. Il interdit
toute activité dangereuse et applique les dispositions légales d’hygiène et de sécurité, en particulier :
© La circulation des utilisateurs ne doit pas être gênée aux abords, à l’intérieur de la salle louée et à
proximité des issues de secours,
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Contrôle de légalité
Date de réception de l'AR: 06/01/2023
066-246600415-20230106-AR_2023_01-AR RF
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Date de réception de l'AR: 06/01/2023
066-246600415-20230106-AR_2023_01-AR Les blocs autonomes et les issues de secours doivent rester visibles.
© Aucune intervention sur les installations électriques n’est autorisée,
© Il est interdit d’afficher, de clouer, visser, agrafer ou coller des tentures mm |
© Les décors où aménagements spécifiques devront être soumis à l’accord du gestionnaire,
© Aucun matériel de cuisson ne devra être introduit dans l'établissement (four, bouteille de gaz...)
© L'emploi de fumigènes est interdit.
En cas de sinistre, l’utilisateur sera tenu responsable.
© Prendre toute les mesures nécessaires pour éviter la panique.
© Assurer la sécurité des personnes,
© Ouvrir les portes de secours,
© Alerter les pompiers,
© Prévenir le gestionnaire.
Article 21 : Assurances
L’organisateur devra souscrire une Assurance couvrant les risques sinistres, dommages aux biens et
Responsabilité Civile susceptibles de couvrir tous les dommages en relation directe ou indirecte avec
l’utilisation alors même que d’autres espaces intérieurs ou extérieurs au bâtiment seraient concernés. Une
copie du contrat d’assurance devra être jointe au dossier de réservation. En cas de dégradation, de disparition
de matériel ou de biens appartenant à l’utilisateur ou à ses invités, entreposés dans la salle mise à disposition,
à la suite d’infraction ou non, la Mairie d’Ille sur Tet décline toute responsabilité.
Le montant des réparations nécessaires à la remise en état des matériels sera facturé à l’utilisateur.
Article 22 : Annulation
© L’annulation de la réservation peut être prononcée de plein droit, à tout moment et sans préavis par la ville
d'Ille sur Tet pour non accomplissement des formalités exigées (non présentation de l’attestation
d'assurance responsabilité civile, non remise des informations demandées), ou pour non-respect ou fraude au
règlement.
© L’annulation du prêt de la salle peut être prononcée par l’une ou l’autre des parties, en cas de renoncement
au déroulement de la manifestation par l’organisateur au plus tard 15 jours avant la date de la manifestation
et à tout moment pour cas de force majeure par la Mairie d’Ille sur Tet.
Service Gestion des Salles et Prêt de Matériel
Responsable : Monsieur le responsable du CTM
Gestionnaire : Mr Stéphane FONS, gestionnaire des salles
Adresse : Mairie — 107 bis avenue Pasteur — 66 130 Ille sur Tet
Tél : 06 20 92 45 56 Mail : lacatalane(@ille-sur-tet.com
Mairie d’Ille sur Tet — 107 bis avenue Pasteur— 66130 Ille sur Tet Tél. 04 68 84 73 12
Mail : mairie@ille-sur-tet.com
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Date de réception de l'AR: 06/01/2023
066-246600415-20230106-AR_2023_01-AR RF
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Contrôle de légalité
Date de réception de l'AR: 06/01/2023
066-246600415-20230106-AR_2023_01-AR Mise à disposition
gracieuse
des salles de la commune
Convention de mise à disposition
Entre les soussignés,
Commune d’Ille sur Tet, 107 bis avenue Pasteur, 66130 Ille sur Tet
Tél : 04 68 84 73 12
Représentée par Mr Claude AYMERICH, 1% Adjoint au Maire de la commune d’Ille sur Tet
Ci-après dénommée Gestionnaire
D'une part,
Et
L’organisateur : Communauté des Communes Roussillon Conflent
Siège social :rue Michel Blanc - 66130 ILLE SUR TET
Tél : 04 68 57 86 85
Mail:
Représentée par : Mr William BURGHOFFER, Président de la Communauté des Communes
En qualité de Président
D'autre part,
Ci-après dénommée Utilisateur
Il a été convenu ce qui suit :
Objet :
La commune d’Ille sur Tet met à disposition de l’utilisateur ci-dessus désignée :
La SALLE DES FÊTES M
La HALLE COUVERTE DE LA CATALANE M
LA CATALANE M
LA CATALANE (Henri Demay) M
JARDIN DU COMTE M
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PREFECTURE DE PERPIGNAN
Contrôle de légalité
Date de réception de l'AR: 06/01/2023
066-246600415-20230106-AR_2023_01-AR RF
PREFECTURE DE PERPIGNAN
Contrôle de légalité
Date de réception de l'AR: 06/01/2023
066-246600415-20230106-AR_2023_01-AR Pour vos réunions du 01 janvier 2023 au 31 décembre 2023 selon la d pombiité des -saiics:
Il est convenu que cette mise à disposition, entrant dans le champ de le mm | ES
communales, peut se faire à titre gracieux, au vue de l’objet de la manifestation.
Contrat d’assurance :
Nom de la compagnie :
N° du contrat :
Date d’expiration du contrat :
Utilisation des locaux et du matériel
L'utilisateur s’engage à :
© Respecter l’ensemble des articles du règlement joint
© Remettre en l’état initial la structure, et de ce fait, est autorisé à rester dans le bâtiment jusqu'à la fin de
l'intervention.
© Respecter les dispositions contenues dans le décret n° 98-1143 du 15 décembre 1998 relatif aux dispositions
applicable aux établissements ou locaux recevant du public et diffusant de la musique amplifiée.
© Ne déplacer en aucun cas le matériel mis à disposition pour la salle de spectacle (audio, vidéo, mobilier ou autre. Il
devra être restitué en état de marche,
Tout autre matériel technique nécessaire au bon déroulement de la manifestation et qui ne pourrait être mis à
disposition par le gestionnaire sera à la charge du contractant après accord du gestionnaire.
Une liste du mobilier et du matériel scénique sera remise au contractant.
© S'assurer les services d’un technicien régisseur agréé par le gestionnaire, pour le bon déroulement technique du
spectacle (et éventuellement de la répétition) dès lors que le gestionnaire ne peut lui assurer cette assistance technique.
Avant la manifestation
L'utilisateur s’engage à :
© Remettre au gestionnaire l” imprimé de demande de réservation de salle au plus tard 15 jours avant une
réunion.
© Déterminer avec le gestionnaire et respecter le contenu de la fiche technique mentionnant les besoins en
matériel, l'aménagement de la salle ainsi que les besoins en équipement scénique au plus tard 15 jours avant la date de
la réunion.
© Assurer la manutention du matériel (montage) sous la direction du gestionnaire,
© Effectuer en présence du gestionnaire un état complet des lieux (salle et abords) et en signer le compte rendu.
© Faire respecter le stationnement à l’intérieur du complexe et à ses abords.
Le gestionnaire de la salle s’engage à :
© Assurer la mise en place des éléments scéniques (si nécessaire),
© Effectuer en présence de l'utilisateur un état complet des lieux (salle et abords) et en signer le compte rendu.
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Date de réception de l'AR: 06/01/2023
066-246600415-20230106-AR_2023_01-AR RF
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066-246600415-20230106-AR_2023_01-AR Pendant la manifestation
L'utilisateur s'engage à :
© Veiller à la bonne tenue des participants (au cours de l’occupation des locaux mis à disposition, l'organisateur est
tenu de contrôler les entrées et sorties des participants et garantir l’ordre public ainsi qu’à faire respecter les règles de
sécurité par les invités ou participants et l’application du présent règlement). Il s’assurera de l’ordre public à l'extérieur
de la structure pendant et après la manifestation. Sa responsabilité pourra être recherchée en cas de non respect de ces
dispositions.
© Limiter le bruit (appareils de sonorisation).
Assurer l’ouverture et la fermeture des portes de l'éclairage du chauffage/climatisation (s’il y a lieu). Des repas
pourront être servis dans la salle, mais toute cuisine de fabrication artisanale (préparation et cuisson) est formellement interdite.
© Assurer la manutention du matériel (montage et démontage de la salle) et laisser les locaux en parfait état de
propreté à l'issue de la manifestation qui devra impérativement se terminer au plus tard à 2heures précises du matin. © Respecter les consignes de sécurité ainsi que les consignes particulières données, relatives à la salle, telles que
celles-ci sont affichées dans les locaux et d’autre part doit s’informer des lieux notamment de localisation des moyens d'extinction des feux, des itinéraires d’évacuation et des sorties de secours.
© La Catalane étant un établissement recevant du public, le port du masque est obligatoire, les règles de
distanciation sociale doivent être respectées. Du gel hydro alcoolique sera mis à disposition à l’entrée et à la sortie
des salles par l’utilisateur. Celui-ci s’engage également à fournir les produits de désinfection (norme NF 14476), à
désinfecter le matériel utilisé, les poignées de porte, les interrupteurs et à compléter et signer le registre
d'utilisation des salles mis à disposition par la commune dans chaque salle.
Après la manifestation
L'utilisateur s’engage à :
© Limiter le bruit. L’organisateur doit veiller à ce que le départ des participants s'exécute dans les meilleurs délais au
terme de la manifestation et ce dans le respect de l’environnement et de la tranquillité du voisinage (nuisances sonores
en particulier) sans pouvoir excéder 1 heure après la fin de la manifestation. La signature du contrat de réservation
engage l’entière responsabilité du signataire en cas de plainte pour tapage nocturne.
© Assurer la manutention du matériel (démontage) et son rangement,
æ Laisser les locaux en parfait état de propreté,
© Laisser les abords extérieurs en parfait état de propreté,
© Assurer l'enlèvement des affiches et autres supports publicitaires indiquant la manifestation.
© Effectuer en présence de l’utilisateur un état complet des lieux (salle et abords).
Le non-respect de ces engagements entrainera le rejet systématique d’une demande d’occupation
ultérieure du bâtiment.
Représentant de la structure organisatrice
M. William BURGHOFFER, Président
OUSSILLON CONFLENT
Le 1% Adjoint au Maire,
M. Claude AYMERICH
Le del. lW 282...
Signature
RF
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Date de réception de l'AR: 06/01/2023
066-246600415-20230106-AR_2023_01-AR RF
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Date de réception de l'AR: 06/01/2023
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