Conseil Municipal - cm 04 09 2020

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Déliberation - 04 BILAN RGPD visee

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Conseil Municipal - cm 04 09 2020 Document publié le Vendredi 4 septembre 2020 par la commune de Clérac. Lien du pdf (Conseil Municipal - cm 04 09 2020)Thèmes du document : Données personnelles, Justice et droit, Cybersécurité, Folio 2020 CM 189

Procès verbal

de la réunion du Conseil Municipal

n° 08/2020 du vendredi 04 septembre 2020

à 19 heures 30,

*********************************************** L’an deux mille vingt, le vendredi quatre septembre, à dix-neuf heures trente,

le Conseil Municipal de la commune de CLERAC, dûment convoqué le 29 août 2020, S’est réuni en session ordinaire dans la salle des associations, sous la présidence de Michel QUOD. Nombre de membres afférents au Conseil : 15 ; Nombre de membres en exercice : 15 ; Nombre de membres présents : 15 - Nombre de membres qui ont pris part à la délibération : 15

Présents : QUOD Michel – MARTINEZ Marie-Bernadette – CAILLE Marie-Claire – THIBAUD Mathieu – CHARGE Daniel – Dominique MAUREL –POMIER Chantal – VAREILLE Marc – PRIOUZEAU Pascal - ARNAUDY Isabelle –VIAS Sylvie – AYMAT Laëtitia – BOIN Corine – AUDOIN Jean-Marc – BOIN Dominique

Absents excusés : Néant

Madame Laëtitia AYMAT a été élue secrétaire.

*********************************************************************************************

*********************************************************************************************

Ordre du jour :Folio 2020 CM 190

1. Compte-rendu des décisions prises par le Maire dans le

cadre de ses délégations :

Monsieur le Maire donne compte-rendu des décisions prises dans le cadre des délégations que le conseil municipal lui a attribué lors de la séance du conseil municipal du 26 juin 2020 : - Levé du droit de préemption de droit urbain d’un immeuble situé au lieu-dit Simonneau (en consultation avec les adjoints).

2. Bâtiment :

a. Mairie : avenant de moins-value

DELIBERATION affichée le 08 septembre2020

Accusé de réception Préfecture le 10 septembre 2020

n° 017-211701107- 20200731 – 2020AOUT01- DE

Objet : Mairie - avenant

Monsieur le Maire présente les travaux supplémentaires.

Monsieur le Maire propose de valider les propositions.

Le Conseil Municipal, après avoir pris connaissance du dossier, l’avoir analysé dans son entier, et en avoir délibéré, à l’unanimité des membres présents (15 voix pour) :

 Approuve les travaux concernés par l’avenant :

Lot Entreprise Montant HT

5 - carrelage SARL NEAU ET BELLUTEAU - 2 969.32 €

 Autorise Monsieur le Maire à signer tous documents relatifs à ce dossier.

b. Maison lotissement la rente : avenant de moins-value

DELIBERATION affichée le 08 septembre2020

Accusé de réception Préfecture le 10 septembre 2020

n° 017-211701107- 20200731 – 2020AOUT02- DE

Objet : Maison lotissement la rente - avenant

Monsieur le Maire présente les travaux supplémentaires.

Monsieur le Maire propose de valider les propositions.

Le Conseil Municipal, après avoir pris connaissance du dossier, l’avoir analysé dans son entier, et en avoir délibéré, à l’unanimité des membres présents (15 voix pour) :

 Approuve les travaux concernés par l’avenant :

Lot Entreprise Montant HT

6 – Menuiseries intérieures CBMEC 723.59 €

 Autorise Monsieur le Maire à signer tous documents relatifs à ce dossier.Folio 2020 CM 191

c. Boulangerie

DELIBERATION affichée le 08 septembre2020

Accusé de réception Préfecture le 10 septembre 2020

n° 017-211701107- 20200731 – 2020AOUT03- DE

Objet : Boulangerie – travaux

Monsieur le Maire indique que le boulanger souhaite effectuer des travaux de réfection de peinture dans le magasin. Monsieur le Maire présente les devis :

- Travaux : 2 148 .00 € HT

- Peinture : 623.61 € HT

L’exploitant souhaiterait que la commune participe aux travaux.

Monsieur le Maire propose de payer la fourniture des peintures pour un montant de 623.61 € HT, soit 748.33 € TTC.

Le Conseil Municipal, après avoir pris connaissance du dossier, l’avoir analysé dans son entier, et en avoir délibéré, à l’unanimité des membres présents (15 voix pour) :

 Donne un avis favorable pour l’achat des fournitures de peinture d’un montant de 623.61 € HT,

 Autorise Monsieur le Maire à signer tous documents relatifs à ce dossier.

Par ailleurs, Monsieur le Maire indique que l’exploitant s’engage à enlever les citernes de gaz.

d. Hôtel

Monsieur le Maire informe le conseil municipal que la commission bâtiment a visité l’appartement de l’hôtel pour étudier le projet d’agrandissement accompagné du maître d’œuvre. Ce dernier doit envoyer les propositions prochainement.

Actuellement, l’exploitant refuse 2 à 3 chambres par jour.

Les travaux qui devraient être réalisés dans la longère consisteraient à rajouter un sanitaire et une porte coupe-feu.

Monsieur Priouzeau émet un avis défavorable sur cette modification car ce bâtiment a été refait tout récemment. Par ailleurs, il précise que le loyer qui avait été évoqué, 620 € pour le logement de la longère, n’est sans doute pas suffisant au regard de l’investissement qui sera engagé. Monsieur le Maire indique qu’effectivement cette question devra être posée au regard du chiffrage qui sera remis par l’architecte.

e. Ecole

Monsieur THIBAUD indique que le dossier d’isolation du mur nord de l’école est en cours. Il a pris contact avec le service de la maison de l’énergie, rattachée à la Communauté de Commune, afin de regarder pour le financement de cette opération.

f. Appartement HLM

 Sinistre appartement : Monsieur le Maire rappelle les faits dans un premier temps, à savoir qu’il y a eu un dégât des eaux de manière accidentelle qui a provoqué un sinistre au niveau des chambres principalement. Il indique que la déclaration a été faite auprès de l’assurance. Un devis doit être envoyé pour savoir si un expert doit être mandaté ou si l’on peut commencer les travaux.

 Immeuble A : Monsieur Thibaud indique que les portes d’entrée de cet immeuble doivent être remplacées en raison de leur vétusté. Des devis ont été sollicités.Folio 2020 CM 192

3. Cimetière :

a. Acquisition de terrain

DELIBERATION affichée le 08 septembre2020

Accusé de réception Préfecture le 10 septembre 2020

n° 017-211701107- 20200731 – 2020AOUT04- DE

Objet : Acquisition de terrain en vue d’un agrandissement du cimetière

Monsieur le Maire rappelle qu’il doit être envisagé d’agrandir le cimetière au vu du nombre d’emplacement restant. Un terrain doit donc être acquis dans ce but. Après de multiples recherches, un terrain situé à côté de l’actuel cimetière est disponible, le propriétaire serait vendeur. Le dit-terrain est cadastré en section ZO6, d’une superficie de 16 086 m², est classé en zone N, est évalué à 3 000.00 €/ hectare, soit 4 825.80 €, appartient à Monsieur Daniel ROI. Après négociation, le terrain pourrait être acquis pour 5 000.00 €.

Monsieur le Maire précise que le service de l’urbanisme (Direction Territoriale des Territoires et de la Mer) a été consulté en vue de connaître les démarches à suivre pour la réalisation de ce projet : pas de formalité particulière à accomplir suivant les besoins ; le règlement d’urbanisme n’interdit pas ce type de projet d’intérêt collectif tout en étant vigilant sur l’aspect des nuisances.

Le conseil municipal, après en avoir délibéré à l’unanimité des membres présents (15 voix pour), décide : - D’acquérir la parcelle cadastrée en section ZO n° 6, d’une superficie de 16 086 m², à Monsieur Daniel ROI pour un prix de 5 000.00 €,

- Dit que les frais annexes (notaires) seront payés en supplément,

- Autorise Monsieur le Maire à signer tout document relatif à ce dossier.

b. Point sur la situation

Parallèlement à cette action, Monsieur le Maire a pris contact avec la société COSEA, afin de pouvoir acquérir le terrain au prix symbolique de 1 € de l’autre côté de la route, dit « délaissé » qui pourrait être utilisé pour y installer un parking.

Il faut encore voir certains détails comme la voirie, savoir si elle devient communale ou si elle reste propriété de Cosea avec signature de convention pour utilisation. Le conseil municipal souhaiterait que cette voie devienne plutôt communale au moins jusqu’à la limite du futur cimetière. Monsieur le Maire rappelle que la société Elabor a effectué une proposition pour aider au montage du dossier. Une rencontre sera organisée avec cette société et la commission urbanisme.

4. Règlement général sur la protection des données :

Monsieur Maurel informe le conseil municipal qu’une réunion a eu lieu en collaboration avec Monsieur le Maire et Mme Mimaud afin d’élaborer le projet de politique de protection et de gestion des données.

Il rappelle que cette formalité est obligatoire depuis 2018, que l’agent a eu la formation fin 2019. Il a été souhaité que cette opération soit lancée avec la nouvelle équipe municipale. Pour information, un logiciel permet d’avoir les registres obligatoires, permet de définir le plan d’action et de réaliser un bilan des actions.

Afin de sécuriser l’accès aux ordinateurs, il sera nécessaire d’installer un serveur qui permettra d’avoir un accès avec un login par personne.Folio 2020 CM 193

DELIBERATION affichée le 08 septembre2020

Accusé de réception Préfecture le 10 septembre 2020

n° 017-211701107- 20200731 – 2020AOUT05- DE

Objet : Règlement Général de Protection des Données – Adoption de la politique générale de

protection

Monsieur le Maire expose

Les collectivités locales sont amenées à recourir de façon croissante aux moyens informatiques pour gérer les nombreux services dont elles ont la compétence : état civil, listes électorales, inscriptions scolaires, action sociale, gestion foncière et urbanisme, facturation de taxes et redevances, etc.

Simultanément, les dispositifs de contrôle liés aux nouvelles technologies se multiplient (vidéosurveillance, applications biométriques, géolocalisation, etc.) et le recours au réseau Internet facilite le développement des téléservices locaux de l’administration électronique à destination des administrés.

Ces applications ou fichiers recensent de nombreuses informations sur les personnes, administrés de la collectivité ou autres usagers, ainsi que sur les agents et élus des collectivités.

La loi Informatique et Libertés fixe un cadre à la collecte et au traitement de ces données afin de les protéger, dans la mesure où leur divulgation ou leur mauvaise utilisation est susceptible de porter atteinte aux droits et libertés des personnes, ou à leur vie privée.

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est venu renforcer les dispositions actuelles en prévoyant l’obligation de mettre en place des mesures de sécurité.

Les maires et les présidents d’établissements publics de coopération intercommunale sont responsables de ces traitements informatiques et de la sécurité des données personnelles qu’ils contiennent. Ils peuvent ainsi voir leur responsabilité, notamment pénale, engagée en cas de non-respect des dispositions de la loi.

La mise en conformité au RGPD repose sur une démarche d’amélioration continue. Dans ce cadre, le comité informatique et liberté s’est réuni le 24 août 2020 et a travaillé sur la politique générale de protection et de gestion des données à caractère personnel.

Le conseil municipal, après en avoir délibéré à l’unanimité des membres présents (15 voix pour), décide : Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, Vu le règlement général sur la protection des données n°2016/679,

- d’adopter la politique générale de protection et de gestion des données à caractère personnel.

DELIBERATION affichée le 08 septembre2020

Accusé de réception Préfecture le 10 septembre 2020

n° 017-211701107- 20200731 – 2020AOUT06- DE

Objet : Règlement Général de Protection des Données – Adoption du bilan

Monsieur le Maire expose

Les collectivités locales sont amenées à recourir de façon croissante aux moyens informatiques pour gérer les nombreux services dont elles ont la compétence : état civil, listes électorales, inscriptions scolaires, action sociale, gestion foncière et urbanisme, facturation de taxes et redevances, etc.

Simultanément, les dispositifs de contrôle liés aux nouvelles technologies se multiplient (vidéosurveillance, applications biométriques, géolocalisation, etc.) et le recours au réseau Internet facilite le développement des téléservices locaux de l’administration électronique à destination des administrés.

Ces applications ou fichiers recensent de nombreuses informations sur les personnes, administrés de la collectivité ou autres usagers, ainsi que sur les agents et élus des collectivités.

La loi Informatique et Libertés fixe un cadre à la collecte et au traitement de ces données afin de les protéger, dans la mesure où leur divulgation ou leur mauvaise utilisation est susceptible de porter atteinte aux droits et libertés des personnes, ou à leur vie privée.

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est venu renforcer les dispositions actuelles en prévoyantFolio 2020 CM 194

l’obligation de mettre en place des mesures de sécurité.

Les maires et les présidents d’établissements publics de coopération intercommunale sont responsables de ces traitements informatiques et de la sécurité des données personnelles qu’ils contiennent. Ils peuvent ainsi voir leur responsabilité, notamment pénale, engagée en cas de non-respect des dispositions de la loi.

La mise en conformité au RGPD repose sur une démarche d’amélioration continue. Dans ce cadre, le comité informatique et liberté s’est réuni le 24 août 2020 et a fait le constat des traitements des données à caractère personnel mis en œuvre, les différentes mesures appliquées pour les protéger et s’est posé la question sur de nouvelles mesures à mettre en place. Le bilan produit rend compte de ces éléments.

Le conseil municipal, après en avoir délibéré à l’unanimité des membres présents (15 voix pour), décide : Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, Vu le règlement général sur la protection des données n°2016/679,

- d’autoriser le Maire (Président) à acter le présent Bilan de mise en conformité au RGPD.

5. Ecole

 Préparation à la rentrée scolaire

Monsieur le Maire donne compte-rendu de la réunion qui a eu lieu le 28 août 2020 en présence de l’ensemble du personnel de l’école, du directeur de l’école et la commission école. Il indique avoir reçu les dispositions sanitaires allégées par rapport à ce qui avaient été applicables avant les vacances d’été.

Il indique un changement dans le fonctionnement, il souhaite que les adjoints soient responsables dans certaines fonctions.

Il a donc sollicité Mme Martinez pour s’occuper du personnel dédié à l’école. Les employés communiqueront comme habituellement leurs requêtes à Mme Mimaud qui transmettra à Mme Martinez pour décision.

Il précise que les plannings ont été réorganisés afin que chaque agent ait vraiment des tâches dédiés. Par ailleurs, un inventaire (produits et matériel) a été fait afin d’uniformiser et de simplifier les façons de procéder.

 Financement des projets scolaires

DELIBERATION affichée le 08 septembre2020

Accusé de réception Préfecture le 10 septembre 2020

n° 017-211701107- 20200731 – 2020AOUT07- DE

Objet : Ecole – soutien financier aux projets pédagogiques

Monsieur le Maire donne lecture du courrier du Directeur de l’Ecole qui expose l’ensemble des projets pédagogiques qui seront organisés durant l’année scolaire 2020/2021, à savoir :

- Séjour scolaire à la montagne pour la classe de CM1/CM2,

- Projet école et cinéma

- Sortie de fin d’année pour les classes de PS/MS/GS, CP/CE1 et GS/CE2

Il sollicite une prise en charge financière de ces différents projets pour un montant global de 5 766.00 €, sous réserve de pouvoir mener ces projets à leur terme au vu des conditions sanitaires.

Le conseil municipal, après en avoir délibéré à l’unanimité des membres présents (15 voix pour), décide : - d’accepter de participer financièrement aux projets pédagogiques cités ci-dessus à hauteur de 5 766.00 €, - d’autoriser Monsieur le Maire à signer tout document relatif à ce dossier.Folio 2020 CM 195

6. Questions diverses

a. Panneau électronique

Monsieur le Maire indique qu’il est souhaité par certains membres de déplacer le panneau d’information électronique au niveau du carrefour de la boulangerie. Le conseil municipal émet un avis favorable de principe. Monsieur le Maire indique qu’il sera sollicité un devis pour cette opération.

b. Voirie

Monsieur le Maire indique qu’un devis sera sollicité pour l’acquisition de matériel de voirie, signalétique principalement.

Un rendez-vous a été organisé avec la mairie de Cercoux pour le dossier du chemin de Réservat. Monsieur Chargé indique avoir fait le tour avec les services départementaux des infrastructures départementales. Constat a été fait du problème de Gadebourg au niveau de la maison de Mme Durand, une intervention aura lieu pour refaire le fossé, le busage restant à la charge du propriétaire. Par ailleurs, il conviendra d’apposer des panneaux cédez le passage sur certains carrefours afin de mettre en sécurité (tout ce qui se trouve dans le bourg incombe directement à la commune, pour les autres lieux, une demande devra être fait au département).

c. Banque alimentaire

Madame Martinez informe le conseil que sept foyers bénéficient actuellement de cette aide alimentaire. Une révision des dossiers a été sollicitée.

d. Social

Monsieur le Maire indique que certaines personnes ont besoin d’aide pour le remplissage pour les dossiers de demande d’aide sociale. Il propose à Mme Pomier d’être la référente. Elle donne son accord.

e. Occupation du domaine

DELIBERATION affichée le 08 septembre2020

Accusé de réception Préfecture le 10 septembre 2020

n° 017-211701107- 20200731 – 2020AOUT08- DE

Objet : Redevance d’occupation du domaine public

Monsieur le Maire fait part au Conseil Municipal que suite à diverses sollicitations pour organiser un marché, des commerçants ambulants font la demande de placement.

Monsieur le Maire expose qu’il convient de fixer le montant de la redevance d’occupation du domaine public et propose que ces camions stationnent sur le parking en face de la boulangerie (à côté des peupliers). Ce dernier propose également que Madame Caillé soit chargée de la gestion de l’occupation du domaine.

Le Conseil Municipal, après avoir pris connaissance du dossier, l’avoir analysé dans son entier, et en avoir délibéré, à l’unanimité des membres présents (15 voix pour) :

- Autorise le stationnement des différents commerces ambulants sur la place en face de la boulangerie, - Décide que le montant de la redevance d’occupation du domaine public sera de 3.00 € par jour, - Dit que les consommations électriques éventuelles seront facturées en sus de la redevance, - Dit que la gestion de l’occupation du domaine public (de la demande à l’emplacement) est confiée à Mme Marie- Claire CAILLE

- Autorise Monsieur le Maire à signer tout document relatif à ce dossier.Folio 2020 CM 196

f. Matériel

Monsieur le Maire signale des problèmes lorsque les agents tondent surtout au niveau du lotissement. Il pourrait être envisagé d’acquérir du matériel supplémentaire. Il demande donc à la commission voirie d’étudier ce problème.

g. Lotissement

Monsieur le Maire informe le conseil municipal qu’une nouvelle obligation est apparue dans le cadre de vente de terrains situés en zone constructible et en zone de mouvement à aléas moyen ou fort. Il est obligatoire de réaliser des études de sol de niveau 1. Les terrains du lotissement dont les actes ne sont pas signés sont concernés par cette obligation. Des devis ont été sollicités, une décision rapide devra être prise pour permettre la vente de ces terrains.

h. Documentation

Monsieur le Maire indique que le secrétariat sollicite l’acquisition de documentation papier au niveau de l’état civil pour un montant de 427 € TTC. Une mise à jour annuelle permettra d’avoir les mises à jour nécessaires au fonctionnement du service, cela engendre des frais annuels d’environ 300 €. Le conseil émet un avis favorable.

i. Formations

DELIBERATION affichée le 08 septembre2020

Accusé de réception Préfecture le 10 septembre 2020

n° 017-211701107- 20200731 – 2020AOUT09- DE

Objet : Gestion du personnel – Formations obligatoires

Monsieur le Maire fait part au Conseil Municipal que trois employés du service technique ont besoin, pour l’organisation du service et la conformité avec les obligations en matière de sécurité, de réaliser une action de formation sur la conduite de tondeuse autoportée et de tracteur agricole équipé d’une épareuse et d’un godet. Monsieur le Maire présente le devis de cette formation qui aura lieu sur place pour une durée de 4 jours, d’un montant de 3 882 €.

Le Conseil Municipal, après avoir pris connaissance du dossier, l’avoir analysé dans son entier, et en avoir délibéré, à l’unanimité des membres présents (15 voix pour) :

- Accepter la formation obligatoire des agents sur la conduite d’engins espaces verts pour un montant de 3 882 € d’une durée de 4 jours.

- Autorise Monsieur le Maire à signer tout document relatif à ce dossier.

Une proposition de formation pour la cantinière a été faite, elle doit être affinée et sera présentée ultérieurement.

j. Défense incendie

Monsieur Vareille indique avoir pris contact avec la commune de Lapouyade au sujet de l’étang situé au Pas blanc. Sur le principe, ils sont d’accord de participer aux travaux, il faudra tout de même consulter les organismes pour solliciter les financements, à suivre. Deux autres sont en cours, l’un à Genêt et l’autre à voir à Vérine.Folio 2020 CM 197

k. Référent tempête

DELIBERATION affichée le 08 septembre2020

Accusé de réception Préfecture le 10 septembre 2020

n° 017-211701107- 20200731 – 2020AOUT10- DE

Objet : Désignation de référents tempêtes

Monsieur le Maire informe le Conseil Municipal que l’association des maires de la Charente-Maritime, associée à Electricité Réseau Distribution France (ERDF), sollicite la désignation de deux « Référent Tempête » qui pourra être contacté en cas de crise

Le Conseil Municipal, après en avoir délibéré, à l’unanimité des membres présents (15 voix pour) :

DECIDE de désigner :

- Monsieur Daniel CHARGE,

- Monsieur Marc VAREILLE.

Prochaine réunion le 10 septembre 2020 et le 09 octobre 2020 à 19h30

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 22 h 30.