Déliberation - 2022.01.09.15a2 conv mutu ville ccas ville bastia

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Déliberation - 2022.01.09.15a2 conv mutu ville ccas ville bastia Document publié le Samedi 1 janvier 2022 par la commune de Bastia. Lien du pdf (Déliberation - 2022.01.09.15a2 conv mutu ville ccas ville bastia)Thèmes du document : Travail et emploi, Grandes et moyennes entreprises, Handicap et inclusivité, Accusé certifié exécutoire

| Réception par le préfet : 30/09/2022]

Bastia CITÀ DI CULTURA

AVENANT A LA CONVENTION ENTRE LA VILLE DE BASTIA

ET LE CCAS DE LA VILLE DE BASTIA

ENTRE

La Ville de Bastia, représentée par son Maire en exercice, Monsieur Pierre Savelli, agissant en vertu de la délibération du Conseil Municipal en date du 15 juillet 2020, Ci-après dénommée « La Ville de Bastia », d’une part,

ET

Le Centre Communal d’Action Sociale (CCAS), représenté par son Vice-président en exercice, Madame Françoise Filippi, agissant en vertu de la délibération du Conseil d’Administration en date du 20 août 2020,

Ci-après dénommé « Le CCAS », d’autre part,

Vu la convention en date du XX/XX/XXXX

Article 1 :

L’article 2 « définition des fonctions supports » de la convention susvisée est modifié comme suit :

Concours de la Ville au CCAS

Dans un souci de mutualisation des moyens, le CCAS bénéficiera du support régulier des services de la Ville de Bastia pour l’exercice des fonctions qui, toutes, contribuent à son fonctionnement quotidien :

- Ressources Humaines,

- Finances,,

- Commande publique,

- Juridiques et Assurances,

- Informatique et NTIC,

- Techniques (téléphonie, Patrimoine et bâti, parc automobile, centrale d’achats, magasin), - Entretien des locaux,

- Reprographie et communication,

- Courrier,

- Archives,

- Centre de Vaccination.

Le contenu précis et exhaustif de ces supports est détaillé en annexe. Il pourra toutefois faire l’objet d’un avenant d’un commun accord entre les deux parties. Ces charges indirectes sont évaluées sur la base du coût réel apparaissant dans le compte administratif de la Ville de Bastia.

Chaque année, un récapitulatif des évaluations sera réalisé.

Aucune refacturation de ces charges indirectes ne sera opérée.Accusé de réceptie 7" "" ‘© """ )

[028-212000835-:

Accusé certifié exécutoire

| Réception par 4 2e . nninnmannal

4+

r la ville » de la

Concours du CCAS à la Ville

• plan canicule (élaboration et gestion du fichier)

• autres prestations à éventuellement définir

Modalités de valorisation des concours

Les concours apportés par la Ville au CCAS peuvent être réalisés soit directement via ses propres services, soit par le biais de prestataires externes et notamment par le biais de ses propres marchés publics.

Suivant la nature des prestations décrites ci-dessus, cinq modalités de valorisation sont mises en œuvre :

1. Valorisation sur la base d'une clé de répartition de la masse salariale de la direction

ou partie de la direction concernée par la prestation,

2. Valorisation sur la base d'un coût forfaitaire évalué à la signature de la convention,

3. Valorisation sur la base des coûts horaires directs délibérés par la ville (coût des

personnels et coûts des véhicules et engins),

4. Pour toutes les fournitures prises sur les stocks de la Ville, valorisation au coût direct

sur la base des éléments saisis dans le système de gestion de la ville, 5. Remboursement au coût facturé des éventuels achats et prestations externes

L'annexe 1 détaille les modalités de facturation

Les frais généraux de fonctionnement sont valorisés sur la base de 15 % du total du coût des prestations.

Article 2 :

L’article 3 « descriptif des locaux municipaux mis à disposition par la ville » de la convention susvisée est modifié comme suit :

Structures Adresse Surface Propriétaire de patrimoine

Centre Social Paese Novu 1130 m2 Ville

Epicerie Educative

Casa di l’Anziani

Maison des Aines 180.62m2 Ville

Ancien Octroi Cf délibération du CM du 15.09.2022

Ex locaux du CNFPT Cf délibération du CM du 15.09.2022

Et tout autre bâtiment de la Ville dont le CCAS aurait l’utilité pour l’organisation de ses manifestations (théâtre, etc) à titre temporaire

Article 3 :

Le reste de la convention susvisée demeure sans changement.

Fait, à Bastia, le

Pour la Ville de Bastia Pour le CCAS de Bastia,

Le Maire,

Pierre Savelli

La Vice-présidente,

Françoise FilippiAccusé de réception - Ministère de l'Intérieur

| 02B-212000335-20220915-2022010915conve-DE

Accusé certifié exécutoire

| Réception par le pré

LV:

[ue :

1VY

Annexe 1

CONDITIONS DE MISE EN OEUVRE ANNUELLE DES RELATIONS FINANCIERES ENTRE LA VILLE DE BASTIA ET LE CCAS

Dans un souci de mutualisation des moyens, le CCAS bénéficiera du support régulier des services de la Ville de Bastia pour l’exercice des fonctions suivantes, qui toutes contribuent au bon fonctionnement quotidien du CCAS :

1. Détail des prestations rendues par la Ville pour le compte du CCAS : Les dépenses figurant dans les tableaux qui suivent constituent des charges indirectes assumées par la Ville pour le compte du CCAS. Elles sont évaluées sur la base des calculs détaillés ci-après. Elles ne donnent pas lieu à remboursement.

1.1. Ressources Humaines :

La Ville prend en charge la gestion administrative du personnel du CCAS, notamment dans le cadre d’instances paritaires communes, quel que soit le statut des agents. Les prises de décisions relèvent en tout état de cause de la compétence du CCAS. A ce titre, la Ville assure :

- La gestion des différentes instances consultatives

- La coordination des relations du travail et des négociations avec les organisations syndicales,

- L’accès à la médecine du travail,

- La gestion de la formation,

- La gestion des postes et du tableau des effectifs,

- La gestion des carrières, recrutements, cessations de fonctions, droits à la retraite et d’une manière générale, la gestion des dossiers individuels des agents du CCAS,

- La gestion de la protection sociale et des arrêts de travail,

- Le traitement matériel de la paie et des charges afférentes ainsi que des prestations d’aide sociale des agents du CCAS.

- L’hygiène et la sécurité

• 1.1.1 Centre de Vaccinations

1.2. Finances :

La Ville apporte son assistance au CCAS pour la gestion financière et comptable de ses activités. Le service financier de la Ville assiste le CCAS dans :

- L’envoi des flux du budget annuel,

- La gestion de la trésorerie,

- La production des documents comptables et budgétaires.

1.3. Commande publique :

La Direction accompagne le CCAS dans les missions suivantes :

- L’accompagnement budgétaire sur la partie prospective (production de documents, dialogue de gestion, réunions budgétaires…),

- La réalisation d’études dans un objectif de recherche de marges de manœuvre (coûts, organisation, tarifs et modes de gestion, étude qualité…), - La production de tableaux de bord et outils de pilotage,

- Le déploiement d’une stratégie achat et préparation et passation des marchés publics, éventuellement en groupement de commande.IC :

trale

fx

1.4. Juridique et Assurances :

La Ville est susceptible, en tant que de besoin, d’apporter son soutien et ses conseils en matière d’affaires juridiques au CCAS :

- Faire le lien avec les avocats et professions

juridiques,

- Donner un avis sur un dossier d’ordre juridique,

- Donner un conseil en matière d’assurances.

1.5. Informatique et NTIC :

La direction des systèmes d’informations de la Ville assure une assistance générale pour l’ensemble des activités relatives aux systèmes d’information du CCAS (logiciels, maintenance, consommables) et la téléphonie :

- L’acquisition ou location des matériels et logiciels,

- L’installation, maintenance et dépannage du matériel informatique et photocopieurs

- La souscription des contrats de maintenance des logiciels et du matériel par la Ville pour le compte du CCAS.

• La Ville assure ou fait assurer une assistance générale pour l’ensemble des activités relatives aux systèmes de télécommunication du CCAS.

• A ce titre, elle assure l’acquisition, l’installation et la maintenance des matériels de téléphonie (fixe ou mobile) ainsi que la prise en charge pour le CCAS.

1.6. Techniques (Patrimoine et bâti, parc automobile, entretien, centrale d’achats, magasin) :

-Patrimoine bâti :

Le présent article concerne l’ensemble du patrimoine bâti affecté au CCAS. - Conseil et assistance

La Ville apporte au CCAS maître d’ouvrage, ses conseils et son assistance pour la mise en œuvre, le suivi et la gestion : des maintenances, des travaux, des mises aux normes : sécurité incendie, accessibilité, normes électriques entre autres.

- Conduite d’opération

La Ville assure la conduite d’opération sur le patrimoine bâti du CCAS : assistance générale à caractère administratif, financier et technique, tout au long de l’opération : de l’engagement des études de programmation jusqu’au règlement du solde de tous les marchés de travaux et expiration des délais de garantie de parfait achèvement. En particulier et en fonction des circonstances, la Ville :

- Participe à la mise au point du programme et à l’élaboration de tous les documents nécessaires,

- Procède à l’évaluation des coûts pour permettre la préparation budgétaire, - Met au point, le cas échéant, les marchés de maîtrise d’œuvre, de travaux, de contrôle technique et d’assurances dommages ouvrages,

- Procède à un examen des offres des entreprises et fournisseurs, - Fait toutes propositions sur le choix des entreprises et fournisseurs, - Assure, le cas échéant, le suivi de l’action du maître d’œuvre dans l’exécution des marchés,

- Assure la gestion comptable des opérations en tant que cellule de gestion déléguée et par l’intermédiaire des structures de gestion du CCAS ; les opérations comptables concernées sont la préparation des engagements, commandes et ordres de services, la vérification des factures et mémoires et la préparation des mandatements,

- Participe aux réunions de chantier,

- Assiste de ses conseils le CCAS lors des opérations de réception des ouvrages, - Assiste le CCAS dans le suivi des procédures contentieuses liées à la bonne exécution des marchés.Accusé de ré

| 02B-212000335-20220915-2022010915conve-DE

Accusé certifié exécut |

[Réception par” PT

U

4

- Parc automobile :

La Ville met à disposition du CCAS les véhicules nécessaires à son activité, et le CCAS s’engage à respecter le règlement de fonctionnement de la ville.

- Logistique :

La Ville met à disposition du CCAS du matériel (tables, chaises, barnums…) pour ses manifestations.

- Entretien :

Le service propreté urbaine et des Espaces Verts peuvent être amenés à intervenir sur demande du CCAS à l'occasion de travaux spécifiques (taille des arbres, enlèvement des déchets végétaux par exemple). Ces interventions comprennent également la livraison de compositions florales ou de plantes d'ornement à l'occasion de manifestations organisées par le CCAS.

- Centrale d’achats, magasin :

Le CCAS pourra effectuer les commandes de petites fournitures dites de bureau.

1.7. Communication, reprographie et courrier :

Le CCAS peut, au même titre que les autres services de la Ville, avoir recours à la Direction de la communication pour ses besoins en photocopies couleur, en création graphique, impressions et façonnage.

Il peut la solliciter pour la diffusion de ses informations sur les différents supports municipaux (magazine municipal, site internet, panneaux lumineux et réseaux sociaux) et pour la distribution des documents imprimés par celle-ci.

Dans le cas d’un recours à un prestataire extérieur pour la création, la confection, l’impression ou la distribution d’un document, il est convenu que la charge financière revient au CCAS.

A noter que toute diffusion d’information ou de document est préalablement soumise à la validation de la Direction de la communication.

De plus, il est aussi fourni au CCAS :

- des enveloppes de différents formats au logo du CCAS

- des pages à en-tête A4 au logo du CCAS

La fourniture par la Ville des éléments mentionnés ci-dessus se fait dans le respect des procédures établies dans un souci permanent d’économie et de développement durable. Par ailleurs, la direction de la communication prête du matériel (informatique ou évènementiel) et en assure la livraison dans le cadre de manifestations organisées par le CCAS.

Enfin, le service courrier met à disposition son service d’affranchissement.

Ces concours ne sont pas exhaustifs et il est convenu, qu'en fonction des besoins, le CCAS pourra solliciter l'expertise de la Ville.

2. Détail des coûts supportés par la Ville pour le compte du CCAS :

Les dépenses figurant dans le tableau qui suit constituent des charges directes approximatives assumées par la Ville pour le compte du CCAS sur une année (année de référence 2021).

FONCTIONS SUPPORTS ETP

Coût annuel

moyen ETP

ville

pour le

compte du

CCAS

Coût annuel moyen

intervention ville pour

le compte du CCAS

Ressources humaines 1 72 000 72 000Accusé de

02B-2120

ACCUSÉ C exécutoire

Réception pkr le préfet : 30/09/2022

1O

Finances/contrôle de gestion et

commande publique 1 60 000 60 000

Juridiques et Assurances 0.25 12 500 50 000

Informatique 0.5 30 000 60 000

Services techniques 0,70 35 000 50 000

Courrier, archives

Reprographie et communication 0,10 4000 40 000

Centre de Vaccinations 2.7 A déterminer A déterminer

Total 6.25 A réévaluer A réévaluer

3. Référents :

Les référents Ville pour les fonctions supports sont les suivants :

- Ressources Humaines : La Directrice des Ressources Humaines - Finances : La Directrice des Finances

- Commande publique : La Directrice de la commande publique - Informatiques : Le Directeur des systèmes d’information

- Services Techniques : Le Directeur des Services Techniques - Juridiques et Assurances / Courrier et Reprographie : La Directrice de l’Administration Générale

- Communication : Le Directeur de la communication

- Centre de Vaccinations : Le médecin référent

Pour la mise en œuvre des fonctions supports, seule la Directrice du CCAS pourra solliciter les référents cités ci-dessus, sous couvert du Directeur Général des Services de la Ville.

4. Autres concours de la Ville

Pour tout recours par le CCAS au conseil, à l’assistance ou à l’expertise occasionnelle d’autres directions ou services de la Ville de Bastia, en sus des fonctions supports précitées, un accord préalable du Directeur Général des Services sera nécessaire.

Services concernés :

- Développement et aménagement urbain

- Vie Scolaire, jeunesse et loisirs

- CultureAccusé de récdidoncoties Vilétérieur

| 02B-2120003 5-20220915-2022010915conve-DE

Accusé certifié 4
| Reception par le RéssaTas humaines Masse salariale du service au titre

de N-1

Prorata du nombre de bulletins de salaires

émis au titre de N-1

Finances budget Masse salariale du service au titre

de N-1

Prorata du nombre de mandats+ titres

émis au titre de N-1

Systèmes d'information Masse salariale du service au titre

de N-1

Prorata du nombre de postes informatiques

gérés

2. Valorisation sur la base d'un coût forfaire (année N-1)

Commande publique,

communication, achats

approvisionnements, Coût forfaitaire ETP d'un attaché 25,00% assurances,

développement durable.

Propreté des locaux Coût forfaitaire d'un agent de 15,00% maitrise

Travaux bâtiments Coût forfaitaire d'un technicien 50,00%

3. Valorisation sur la base de coûts horaires / 4. au réel pour les fournitures (année N)

Travaux d'entretien des

bâtiments

Entretien des Espaces

publics

Entretien des véhicules

et fourniture de carburant

Fournitures magasins et

autres achats

Coût horaire délibéré par la Ville +

coût direct des fournitures issues

des stocks

5 - Autres prestations

Les frais généraux de fonctionnement sont valorisés sur la base de 15 % du total des coûts

Il - Concours CCAS

1. Valorisation sur la base d'un coût forfaire

Plan canicule Coût forfaitaire d'un adjoint

administratif 1ère classe (année N-

1) + 15% de frais généraux de

fonctionnement

10 %

ANNEXE 1. Proposition de Détail des modalités de facturation

La subvention de fonctionnement de la Ville sera valorisée à la hauteur de ces concours.