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Déliberation - ANNEXE N°2024 03 06 ANNEXE B CONVENTION tampon
Document publié le Mardi 15 décembre 2015 par la commune de Billère.
Lien du pdf (Déliberation - ANNEXE N°2024 03 06 ANNEXE B CONVENTION tampon)
Thèmes du document : Assurance, Consommateurs, Télécommunications et internet,
1
CONVENTION ANNEXE B – GESTION RELATION USAGERS
Convention-annexe de gestion du service du numérique complémentaire au « Bloc Socle » entre la
Communauté d’agglomération Pau Béarn Pyrénées et la commune de Billère.
Vu le code général des collectivités territoriales et notamment son article L. 5216-7-1 ;
Vu la délibération de la Communauté d’agglomération de Pau Pyrénées du 15 décembre 2015
identifiant le numérique comme axe prioritaire de mutualisation ;
Vu les statuts de la Communauté d’agglomération de Pau Béarn Pyrénées ;
Considérant que la Communauté d’agglomération Pau Béarn Pyrénées dispose d’une Direction du
Numérique mutualisée avec la Ville de Pau comprenant 57 agents. ;
Considérant qu’elle dispose ainsi en interne des effectifs et des compétences humaines et techniques
permettant d’apporter une assistance aux communes du territoire en matière de numérique. ;
Considérant ainsi que dans l’intérêt d’une meilleure organisation et efficience du numérique sur le
territoire, il apparaît opportun de mettre en place par convention les moyens permettant à la
Communauté d’apporter une telle assistance aux communes intéressées du territoire ;
Considérant que cette action de mutualisation du numérique a été définie comme prioritaire sur le
territoire de l’agglomération par délibération du 15 décembre 2015 ;
Considérant qu’en application des dispositions de l’article L. 5216-7-1 du CGCT, une commune peut
confier par convention la gestion de certains équipements ou services relevant de ses attributions à la
Communauté dont elle membre ;
Considérant que cette convention permet ainsi à la Communauté d’agglomération Pau Béarn Pyrénées
de fournir des prestations en matière de numérique à ses communes membres dans le respect des
règles de la commande publique dès lors que cette activité reste limitée et que la Communauté n’agit
donc pas comme un opérateur privé ;
Considérant que la Communauté d’agglomération assurera ces prestations dans l’intérêt de
l'aménagement numérique du territoire tel que défini à l’article L. 1425-1 du CGCT pour lequel elle est
compétente ; 2
IL EST CONVENU CE QUI SUIT
• Entre d’une part
La Communauté d’Agglomération Pau Béarn Pyrénées, représentée par M. François BAYROU, son
Président, dûment autorisé à cet effet par délibération du Conseil communautaire N° 21 du
27/11/2020 ;
Ci-après désignée comme « la Communauté »
• Et d’autre part
La Commune de Billère, représentée par Monsieur Jean-Yves LALANNE, son Maire en exercice, dûment
autorisé à cet effet par délibération N° 2024-03-06 du Conseil municipal du 04 mars 2024 ;
Ci-après désignée comme « la Commune » 3
Table des matières
OBJET ............................................................................................................................... 4
MODALITES D’EXECUTION DE LA CONVENTION ............................................................. 4
Site internet – Portail territorial .......................................................................................................... 5
Portail Famille ...................................................................................................................................... 5
MaVilleFacile & Portail des démarches en ligne ................................................................................. 6
MODALITES D’EXECUTION DES CONTRATS ..................................................................... 8
DUREE .............................................................................................................................. 9
MODALITES FINANCIERES................................................................................................ 9
Caractère des prix et variation des prix ............................................................................................. 9
Révision des prix ............................................................................................................................... 10
ASSURANCES ................................................................................................................. 10
LITIGES ........................................................................................................................... 11 4
OBJET
Dans le cadre d’une bonne gestion du service numérique sur son territoire, la commune confie, en
application de l’article L. 5216-7-1 du CGCT, la gestion du service numérique à la communauté
d’agglomération Pau Béarn Pyrénées.
Ce transfert n’intègre pas les compétences transférées antérieurement à la Communauté
d’agglomération et notamment l’aménagement du numérique dans les conditions de l’article L. 1425-
1 du CGCT.
MODALITES D’EXECUTION DE LA CONVENTION
La présente convention est un cadre permettant ensuite de confier l’exécution de ce service à la
Communauté.
Le présent contrat est soumis à l’arrêté du 30 mars 2021 portant approbation du cahier des clauses
administratives générales des marchés publics de techniques de l'information et de la communication.
La Communauté en charge des activités du domaine numérique s'engage à mettre en œuvre
l’« Annexe B : Gestion Relation Usagers » de services s'inscrivant dans un esprit de collaboration
interactive, équitable et transparente entre la Commune de Billère et la Communauté en portant une
attention particulière à :
• Innover dans la relation citoyenne
• Déployer des outils permettant de proposer des démarches en ligne aux usagers
• Accompagner les communes dans la conception des démarches en ligne et la prise en main
des outils
Les innovations numériques amènent chaque usager à attendre toujours plus de rapidité et de
réactivité de la part des administrations. Ce contexte, mêlant exigence et impatience, pousse les
organisations internes à se réinterroger sur leurs capacités à pouvoir délivrer des services publics de
qualité, fiables, sur des temps toujours plus courts, tout en garantissant la transparence et une maîtrise
des risques.
La Communauté souhaite accompagner les Communes dans leur transition numérique auprès des
usagers en mettant à leur disposition des outils numériques modernes et fonctionnels. Accéder aux
services administratifs sans se stresser, tout usager en a rêvé !
Cette transition ne peut se faire que dans le cadre d’une collaboration pleine et entière entre la
Commune et la Communauté.
Dans le cadre de cette gestion du numérique par la Communauté pour le « Bloc Annexe B : Gestion
Relation Usagers », cette dernière réalise pour la Commune de Billère les missions et les activités
suivantes :
A) La mise en place d’un site Internet intégré au portail territorial,
B) La fourniture d’un portail famille pour la gestion de l’inscription et de la réservation à la
restauration scolaire ainsi que la gestion de l’inscription et de la réservation aux garderies
scolaires,
C) La mise à disposition d’un portail de démarches en ligne et de l’application MaVilleFacile. 5
Il est convenu que dès lors qu’un des trois services est déployé, la facturation de la tranche sera
engagée.
Les prestations assurées par la Communauté se déclinent comme suit :
Site internet – Portail territorial
Cette prestation est assurée conjointement par deux directions métiers, de la CAPBP :
DN : Direction du Numérique
DCAE : Direction Communication et Animation Evènementielle
La Communauté d’Agglomération Pau Béarn Pyrénées propose aux communes, une solution pour
administrer leur site web institutionnel, sur la base du portail pau.fr. Les sites des communes
bénéficieront de toutes les fonctionnalités proposées sur le site pau.fr
La prestation attendue comprend :
• L’accès à un espace d’administration du site web pour la saisie des articles et des informations
pratiques de la commune. Chaque instance de paramétrage (back-office) est étanche avec les
autres sites et possède sa propre bibliothèque de media (images, vidéos...). Différents niveaux
d’utilisateurs sont prévus : administrateurs, validateurs et contributeurs.
• Un service de clientèle (front office) pour le grand public aux couleurs et visuels de chaque
commune.
• La formation des communes à l’utilisation du portail.
Cette prestation ne comprend pas la reprise des données des sites web existants.
L’adresse principale du portail sera de la forme : https://nom_commune.pau.fr. Les communes
pourront conserver leur propre adresse qui sera redirigée vers https://nom_commune.pau.fr
En investissement :
• La mise à disposition du portail personnalisé de la commune.
• La formation des agents et élus.
En fonctionnement :
• Les mises à jour de sécurité, certificats SSL, noms de domaine.
• Les évolutions prises en charge par la CAPBP seront mises à disposition des communes.
Portail Famille
Cette prestation est assurée conjointement par deux directions au travers de référents métiers
fonctionnel et technique de la CAPBP :
DN : Direction du Numérique
DAMC : Direction Accueil Modernité Citoyenneté 6
La prestation attendue comprend :
- Présenter le portail enfance, en individuel ou collectif
- Atelier de spécifications par commune
- Analyse des besoins et des fonctionnements par commune
- Rédaction des documents supports pour paramétrage
- Formation des agents en collectif pour la création de la base élèves de chaque commune
- Formation initiale de prise en main des différentes interfaces de l’outil
- Paramétrage de l’interface de pointage par commune
- Formation des agents sur l’interface de pointage par commune
- Formation facturation par commune
- Appairage et tests au connecteur data-meal
- Support assistance aux communes lors du déploiement du portail enfance
- Support assistance aux communes en phase de fonctionnement
- Gestion des incidents de 1er niveau qui ne nécessitent pas l’intervention de l’éditeur
- Suivi du projet (réunion avec éditeur, Direction du numérique, communes...)
• En investissement :
o La mise à disposition du portail selon les spécificités fonctionnelles de la commune sur
les activités de restauration scolaire et de garderie
o La dotation de tablettes est : d'une tablette par groupe scolaire (maternelle +
élémentaire) et d’une tablette pour l’hôtel de ville. Il n’est pas prévu de carte SIM pour
ces dotations compte tenu de l’équipement en Wi-Fi proposé pour ces sites.
o Le renouvellement sera porté par le plan de dotation de la CAPBP sur la base de
l’amortissement technique des équipements (obsolescence, vétusté, mesures de
sécurité, etc.).
• En fonctionnement :
o L’abonnement annuel aux modules de restauration scolaire et de garderie
o La sécurisation des tablettes permettant leur géolocalisation ou effacement en cas de
perte et vol sur présentation d’une déclaration associée.
o La maintenance des tablettes
MaVilleFacile & Portail des démarches en ligne
Cette prestation est assurée conjointement par deux directions au travers de référents métiers
fonctionnel et technique de la CAPBP :
DN : Direction du Numérique
DAMC : Direction Accueil Modernité Citoyenneté 7
La prestation attendue comprend :
- Présenter les outils Portail de démarches et l’appli Ma Ville Facile
- Conduire l'analyse des besoins en termes de bouquets de services et conseiller la commune
dans la construction de l'offre de service à mettre en place ;
- Définir l'architecture fonctionnelle à mettre en place dans chaque commune ;
- Rédiger les documents supports
- Concevoir graphiquement les pictogrammes
- Coordonner le paramétrage des outils avec les éditeurs et/ou l’équipe projet
- Réaliser les paramétrages, en pré-production et en production, des formulaires Formaker, des
formulaires .INI, des workflows et des univers des agents traitants.
- Réaliser le paramétrage des rubriques, pour le portail et pour l’application, description de la
tuile et de la bulle aide, paramétrage des liens
- Réaliser le paramétrage de l’anonymisation des téléservices
- Coordonner les formations des agents de la commune bénéficiaire du bouquet de services
- Aider à la co-construction de la rédaction des obligations légales au titre du Règlement Général
sur la Protection des Données (Mentions légales et CGU). La responsabilité sera celle du DPO
nommé par la commune
- Concevoir et rédiger les supports de formation
- Former les agents de la commune et assurer un accompagnement à la prise en main des outils
(en lien avec les services informatiques éventuellement de la CDA et des communes) ;
- Assurer avec les éditeurs des outils GRC et application Ma Ville Facile, l'accompagnement à
leur mise en œuvre
- Assurer une assistance de premier niveau à la commune
- Assurer la relation avec l’éditeur (demandes d’évolution, interfaçages, incidents techniques...)
- Fournir des statistiques selon un planning établi.
• En investissement :
o La mise à disposition du portail de démarches en ligne générique et paramétré selon les
spécificités de la commune.
o La mise à disposition d’une rubrique personnalisée “Nom de la commune” sur l’appli Ma
Ville Facile
• En fonctionnement :
o Les abonnements annuels comprenant la maintenance du portail de démarches en ligne
et de l’application Ma Ville Facile
Concernant les trois services ci-dessus, nous identifions deux cas :
- Pour un besoin répondant uniquement à une commune :
Pour tout investissement répondant à un besoin dépassant le cadre de la présente convention et
répondant uniquement aux besoins d’une commune, la commune pourra acquérir sous réserve de la
faisabilité technique, le développement d’un ou plusieurs interfaçages, avec des logiciels métiers
utilisés par la commune... 8
Cette demande devra être formulée par écrit à la CAPBP. Cette demande sera étudiée avec toutes les
parties prenantes et la Communauté apportera une réponse à la commune sur la faisabilité et le coût
du projet. Après acceptation, l’intégralité des dépenses liées au projet sera supportée par la commune.
La commune reste en charge de la relation à l’usager.
En cas d’acceptation par la commune du devis et des conditions de réalisation, une convention fixant
les modalités de cette mise en œuvre sera signée par les deux parties.
Exemple : développement d’interfaçages entre logiciels, acquisition de modules supplémentaires
etc.
- Pour les besoins dépassant ceux de la commune :
Pour tout investissement répondant à un besoin dépassant le cadre de la présente convention et
présentant un intérêt pour l’ensemble des communes, la communauté pourra acquérir sous réserve
de la faisabilité technique, le développement d’un ou plusieurs interfaçages, avec des logiciels métiers
utilisés par la commune...
Cette demande devra être formulée par écrit à la CAPBP. Cette demande sera étudiée avec toutes les
parties prenantes et la Communauté apportera une réponse à la commune sur la faisabilité et le coût
du projet. Après acceptation, l’intégralité des dépenses liées au projet sera supportée par la CAPBP.
La commune reste en charge de la relation à l’usager.
MODALITES D’EXECUTION DES CONTRATS
Les contrats conclus par la Commune pour la gestion des services objet de la présente convention ne
seront pas repris jusqu’à leur échéance par la Communauté. La Commune aura la charge de les résilier
dans le respect des dispositions contractuelles.
La Communauté informera la Commune avant l’adoption ou la conclusion de tout acte relatif aux
services objet de la présente convention.
A l’expiration de la présente convention, les contrats signés dans le cadre de la gestion du service objet
de la présente convention par la Communauté seront exécutés dans les conditions antérieures jusqu’à
leur échéance par la Commune.
La substitution n’entraîne aucun droit à résiliation ou indemnisation pour les cocontractants.
Dans le cadre de l’expiration de la convention, la réversibilité des moyens nécessaires pour que la
Commune puisse à nouveau disposer en propre de son système d’information est à définir. Il convient
aussi de préciser les modalités d’exécution des prestations d’ingénierie pour la reconstruction du
système d’information. 9
DUREE
La présente convention s’applique à compter du XX mars 2024 pour une durée de 5 ans.
Cependant, les parties auront la faculté de résilier la présente convention dans le respect d’un préavis
de six mois à compter de la troisième année, sans aucune indemnisation pour l’une ou l’autre des
parties.
En cas de sortie anticipée, la Commune aura la faculté de racheter le mobilier et les biens nécessaires
à la gestion des services objet de la présente convention selon leur valeur nette comptable. A défaut
de récupération de ces biens, elle dédommagera la Communauté à hauteur de la moitié de cette valeur
nette comptable résiduelle (correspondant à la durée moyenne de mobilisation du matériel en stock
avant réaffectation).
MODALITES FINANCIERES
Les prestations de base détaillées dans la présente convention à l’article 2 feront l’objet d’un
remboursement par la commune de Billère à la Communauté.
Par souci de simplicité de gestion et de lisibilité des moyens communs mis à disposition par la
Communauté, la participation de la Commune de Billère repose sur l’affection d’une unité de compte
(coût unitaire du service) à une unité de valeurs stables et connues réévaluées annuellement :
• Le nombre d'habitant correspondant au dernier recensement de la population de la commune
de Billère.
Pour le « Bloc Annexe B : Gestion Relation Usager », l’unité de compte est valorisée à 1 €.
Pour la commune de Billère, le coût total du « Bloc annexe B » est valorisé à :
Objet Unité de Compte Unité de valeur (Prix €/
an)
Total
Bloc Annexe B Nombre
d’habitants
12 804 1 € 12 804,00 €
Les modalités financières de chaque service complémentaire seront déterminées dans les contrats
afférents à la gestion dudit service.
Cette prestation de services fera l’objet d’une facturation annuelle de la part de la communauté envers
la Commune.
Caractère des prix et variation des prix
Caractère des prix
Les prestations unitaires de la présente convention sont traitées à prix révisables.
Le mois d’établissement des prix
Le mois d’établissement des prix est le mois de juin de l’année 2023. 10
Ce mois est appelé « mois zéro » ou m0.
Prix initial de la convention
Les prix initiaux sont les prix initiaux hors taxes, à savoir l’unité de compte, réputés établis sur la base
des conditions économiques du mois zéro.
« Po » désigne :
• Pour les prix unitaires : l’unité de compte pris individuellement ;
Révision des prix
La révision s’exécute chaque mois de juin :
P = P0 x [0.125+(0.875 x (Syntecmars/Syntec0))]
P = prix révisé hors taxes pour l’unité de compte. Le prix révisé hors taxe est arrondi au centième (à deux décimales) ;
Po = prix initial hors taxes pour l’unité de compte ;
Syntec0 = dernière valeur publiée de l’index de référence au mois de juin de l’année de la date de signature de la convention (Année 0).
Syntecmars = dernière valeur publiée de l’index de référence du mois de mars de l’année en cours.
L’index de référence pour la révision du prix de la présente convention est l’index SYNTEC publié sur le site du moniteur des travaux publics et du bâtiment.
Arrondis du calcul :
Les résultats des calculs intermédiaires sont arrondis à trois décimales.
Le coefficient de révision (coefficient multiplicateur du prix initial) est arrondi au millième supérieur (à trois décimales) avant multiplication par le prix initial.
ASSURANCES
La Communauté est tenue de couvrir sa responsabilité civile par une police d’assurance dont elle tient
l’attestation à la disposition de la Commune.
Il lui appartient de conclure les assurances qui couvriront les différents risques correspondant à
l’exercice de l’objet de la présente convention. 11
LITIGES
Les parties s’engagent à rechercher, en cas de litige sur l’interprétation ou sur l’application de la
convention, toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend à une instance
juridictionnelle.
Sauf impossibilité juridique ou sauf urgence, les parties recourront en cas d’épuisement des voies
internes de conciliation, à la mission de médiation prévue à l’article L. 213-5 du Code de justice
administrative. Ce n’est qu’en cas d’échec de ces voies amiables de résolution que tout contentieux
portant sur l’interprétation ou sur l’application de la présente convention devra être porté devant le
tribunal administratif de Pau.
Fait à PAU, le
Pour la Communauté d’Agglomération Pau Béarn Pyrénées,
Pour le Président et par délégation
Philippe FAURE
Vice-président chargé du numérique
Pour la Mairie de Billère,
Le Maire,