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Arrêté - APG SUD 2021 Convention Financière
Document publié le Jeudi 21 janvier 2021 par la commune d'Aucamville.
Lien du pdf (Arrêté - APG SUD 2021 Convention Financière)
Thèmes du document : Culture et patrimoine, Loisirs, Assurance,
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CONVENTION DE FINANCEMENT 2021
Entre les soussignés :
- la commune d’Aucamville, représentée par son Maire en exercice, dûment habilité à l’effet des présentes par délibération du Conseil Municipal en date du 21 janvier 2021, ci-après dénommée la Ville, d’une part.
- l’Association pour la Promotion de la Guitare Sud (APG Sud) dont les derniers statuts ont été déposés en préfecture de la Haute-Garonne, le 31 janvier 2002, sous le numéro 3/32650, dont le siège social se situe 3 Boulevard des Minimes, Bât A2, 31200 TOULOUSE, représentée par son Président en exercice, dûment habilité à l’effet des présentes, ci-après dénommée l’Association, d’autre part.
Il a été arrêté et convenu ce qui suit :
ARTICLE 1er : OBJET DE LA CONVENTION :
L’association « APG Sud » a pour objet de promouvoir la musique au travers de la guitare et d’organiser des concerts sur la région toulousaine ainsi que toutes manifestations liées directement ou indirectement à l’objet social.
La commune d’Aucamville a souhaité soutenir financièrement l’objectif de l’Association. Cette convention a pour but de définir les modalités et la participation de la Ville au financement des activités de l’Association ainsi que les engagements réciproques des parties.
En cas de nécessité, la présente convention pourra être aménagée par voie d’avenant.
Il est à noter que 6 autres villes (Fenouillet, Gagnac sur Garonne, Launaguet, Fonbeauzard, Toulouse Lalande et Bruguières) s’associent au festival et assurent de manière autonome ou en lien avec APG Sud l’organisation et le financement de leur propre concert. Toutefois, le choix du concert programmé a été défini d’un commun accord entre ces villes, la mairie d’Aucamville et APG Sud. Ces concerts sont présentés vis-à-vis des festivaliers comme faisant partie du festival et bénéficient ainsi du plan de communication élaboré pour le festival.
ARTICLE 2 : SUBVENTION MUNICIPALE :
La Ville s’engage à soutenir financièrement cette association dans la réalisation de ses objectifs et plus particulièrement pour l’organisation de l’édition 2021 du « 29ème Festival de Guitare d’Aucamville et du Nord Toulousain », et notamment les deux concerts programmés salle « Georges Brassens » à Aucamville, ainsi que les actions manifestations culturelles mentionnées à l’article 5.
ARTICLE 3 : MONTANT ET MODALITES DE VERSEMENT DE LA SUBVENTION :
Le budget prévisionnel pour l’organisation de ce festival s’élève à 54 968.26 euros TTC financé de la façon suivante : - subvention région : 3 000
- subvention département : 9 000
- Aide exceptionnelle Métropole 1 500
- recettes propres (entrées) : 6 350
- mécénat : 2 500
- subvention de la commune de Launaguet : 2 200
- subvention de la commune de Gagnac : 2 000
- subvention de la commune de Fonbeauzard : 500
- subvention de la commune de Fenouillet : 1 200
- subvention de la commune d’Aucamville : 18 500
- participations villes partenaires 1 250
- Fonds propres APG Sud 6 968.26
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La subvention de la Ville s’élèvera, pour l’édition 2021 du festival, à 18 500 € TTC maximum, et sera versée de la façon suivante :
- 12 000 euros à la signature de la présente convention sous réserve que l’association ait fourni tous les documents administratifs et financiers justifiant de la régularité du fonctionnement de l’association
- 6 500 € maximum, après la tenue du festival, et dès fourniture du bilan financier concernant les dépenses de cette édition du festival et d’un compte rendu d’exécution de cette édition. La fourniture de ces documents déterminera le montant définitif qui sera versé.
ARTICLE 4 : MISE A DISPOSITION DE LOCAUX
En outre, l’Association bénéficie de la mise à disposition gratuite de la salle Brassens. La mise à disposition de cette salle fera l’objet d’une convention spécifique.
ARTICLE 5 : ENGAGEMENTS DE L’ASSOCIATION :
1) L’Association s’engage à la diffusion des concerts et des animations suivantes :
- Concerts tout public salle Brassens
19 mars 2021 : « RP Quartet et Lou Tavano »
20 mars 2021 : « Mama Godillot & Irina Gonzales Quartet»
- 2 concerts animations à des dates proches de celles du festival, à destination d’élèves scolarisés à Aucamville
- Un concert dessiné organisé au Cinéma Jean Marais le 21 mars 2021
Par ailleurs, en raison d’une édition 2020 du festival tronquée, plusieurs manifestations supplémentaires sont programmées à titre exceptionnel en 2021 :
- Un concert de Tom Ibarra au Métronum (date à fixer)
- Un ciné-concert au cinéma Jean Marais le 28 février 2021
- Un concert animation à destination des enfants du centre de loisirs (date à fixer)
2) Contrats artistiques
L’Association contracte avec les musiciens et sera seule tenue des engagements pris à cet effet pour les concerts d’Aucamville et autres animations prévues.
3) Assurances et droits d’auteurs
L’Association sera tenue de souscrire les assurances nécessaires à la couverture des risques liés à la diffusion des concerts et autres animations.
L’Association fera siennes les déclarations auprès de la SACEM et le cas échéant, de la SACD.
4) Service général du lieu et prestations techniques
L’Association s’engage à assurer le Service Général du lieu le soir du concert : accueil, billetterie, encaissement et comptabilité des recettes, buvette et sécurité.
L’Association prendra en charge la régie générale du concert selon la fiche technique de chaque formation. L’Association contractera avec les prestataires et sera tenue des engagements pris à cet effet.
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5) Accès aux lieux de spectacles
Conformément à la législation en vigueur, l’accès à la salle pour les spectacles payants est subordonné à la possession de l’un des titres reconnus par les organismes habilités, à savoir un ticket payant ou une invitation gratuite ou être porteur d’un pass Festival pour les personnes qui travaillent qu’elles soient bénévoles ou professionnelles. L’Association fournira les pass pour tous.
L’accès aux loges et aux coulisses sera réglementé par un pass spécifique.
6) Utilisation des lieux de spectacles : salle « Georges Brassens » notamment.
L’Association devra se conformer à la convention de mise à disposition de salle.
ARTICLE 6 : VENTES ANTICIPEES DE PLACES
1) L’Association, dans le cadre d’une convention conclue avec Festik, prend en charge la vente en ligne de billets de concerts pour le Festival de guitare et en assume tous les coûts. Dans ce cadre, un point de vente en ligne est mis gratuitement à disposition du service culture de la mairie d’Aucamville par l’Association.
2) La Ville s’engage à vendre des billets, à partir du point de vente en ligne Festik mis en place par l’Association, pour les deux concerts d’Aucamville ainsi que les autres concerts programmés dans le cadre du Festival. La Ville sera responsable de la tenue de ses encaissements sur la régie de recettes de son service culture.
3) A l’issue des ventes réalisées par la Ville, à partir du point de vente en ligne Festik mis en place par l’Association, l’Association établira une facture correspondante, qui sera réglée par chèque de la régie d’avance du service culture de la Ville.
4) L’Association s’engage à proposer des billets à un tarif préférentiel de 8 euros pour les habitants d’Aucamville afin d’inciter ceux-ci à assister aux deux concerts organisés dans leur ville salle Brassens.
5) Une billetterie gérée par L’Association sera également éditée par la Fnac, Ticket Net et Box Office.
ARTICLE 7 : COMMUNICATION :
L’association s’engage à faire mention de la participation de la Ville sur tout document de communication et dans ses rapports éventuels avec les médias.
Les aspects de la communication devront être examinés en concertation avec les services compétents de la ville. L’Association s’engage à transmettre au service culturel de la mairie les plans de communication et de commercialisation du Festival avant leur mise en œuvre auprès du public.
La communication et le suivi avec les médias se feront de la façon suivante :
- Affiches génériques en « format sucette », A3
- Flyers et dépliants programme
- Annonces presse : Flash, Dépêche du Midi, ...
- Radios locales dont France bleue Toulouse
- Utilisation du site internet et facebook du festival
- ....
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La ville prendra en charge une partie des envois concernant la promotion du festival, notamment sur le secteur du canton et autres villes voisines. La responsable des affaires culturelles de la Mairie d’Aucamville participera à la promotion générale du festival.
ARTICLE 8 : COMPTABILITE :
L’association tiendra une comptabilité conforme aux règles définies par le plan comptable des associations et respectera la législation fiscale et sociale propre à son activité. Les comptes de l’association seront établis sous le contrôle d’un expert-comptable agréé.
L’exercice comptable de l’association commence le 1er Juillet 2020 et se termine le 30 juin 2021 conformément à une décision de l’assemblée générale du 15 janvier 2009.
ARTICLE 9 : CONTROLE DE LA VILLE :
L’Association sera tenue de produire à la demande de la Ville le bilan de ses activités régulières. Par ailleurs, l’association s’engage à fournir dans les trois mois suivant la clôture de son exercice comptable : • le rapport moral ainsi que le rapport d’activités de l’année précédente
• le bilan, compte de résultat et les annexes établis sous le contrôle d’un expert-comptable agréé
Sur simple demande de la Ville, l’association devra communiquer tous ses documents comptables et de gestion relatifs aux périodes couvertes par la convention aux fins de vérification par la personne habilitée par la Ville. L’association s’engage également à informer la Ville de tout nouveau projet qui pourrait être financé à l’aide de fonds communaux n’ayant pas été exposés à l’appui de la demande de subvention annuelle.
ARTICLE 10 : RESPONSABILITE – ASSURANCES – OBLIGATIONS DIVERSES :
Les activités de l’Association sont placées sous sa responsabilité exclusive.
L’association devra souscrire tout contrat d’assurance de façon à ce que la Ville ne puisse être recherchée ou inquiétée.
L’association se conformera aux prescriptions réglementaires relatives à l’exercice de son objet (taxes, redevances, obligations fiscales...) de telle sorte que la Ville ne puisse être recherchée ou inquiétée.
ARTICLE 11 : DUREE DE LA CONVENTION :
La présente convention est conclue pour la réalisation du Festival de Guitare 2021 et se terminera dès que l’ensemble des clauses de la présente convention auront été satisfaites.
ARTICLE 12 : UTILISATION DES FONDS :
Cette subvention devra être impérativement utilisée conformément au but pour lequel elle a été consentie. Au cas où tout ou partie des sommes versées n’auraient pas été utilisées ou auraient été utilisées à des fins autres que celles prévues dans la présente convention, la Ville exigera le reversement des sommes indûment perçues.
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ARTICLE 13 : CONTEXTE SANITAIRE EN VIGUEUR
L’organisation du festival est soumise aux aléas de la situation sanitaire liée à la pandémie en vigueur (Covid 19), et aux décisions administratives qui pourraient interdire la tenue d’une partie des manifestations programmées. Si une partie ou la totalité des événements programmés ne peuvent pas se tenir, l’Association et la Ville conviennent de rechercher conjointement un accord sur des solutions alternatives : reprogrammations à des dates ultérieures, propositions artistiques alternatives (captation vidéo d’un ou plusieurs concerts, programmation de concerts en milieu scolaire, ...).
ARTICLE 14 : RESILIATION :
La présente convention sera résiliée de plein droit sans préavis, ni indemnité en cas de liquidation judiciaire ou d’insolvabilité notoire de l’association.
Par ailleurs, la Ville se réserve le droit de mettre fin unilatéralement et à tout moment à la présente convention en cas de non-respect de l’une des clauses de la présente convention.
Cette résiliation interviendra dès lors que dans le mois suivant la mise en demeure envoyée par la Ville par lettre recommandée avec accusé de réception, l’association n’aura pas pris des mesures appropriées.
Aucun préavis ne sera nécessaire en cas de faute lourde de la part de l’Association.
ARTICLE 15 : ATTRIBUTION DE COMPETENCE :
En cas de désaccord entre les parties, le tribunal administratif de Toulouse sera seul compétent pour trancher les litiges relatifs à l’interprétation ou à l’exécution de la présente convention.
Fait en deux exemplaires, le 2021
Pour la Ville, Pour l’Association,
Le Maire Le Président