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Document publié le Mercredi 1 août 2001 par la commune d'Essey-lès-Nancy.
Lien du pdf (Déliberation - delib 16 pj 1 reglement budgetaire et financier)
Thèmes du document : Budget, Banque, Justice et droit,
1
REGLEMENT
BUDGETAIRE ET
FINANCIER
Ville d’Essey-lès-Nancy
Edition du 13/04/2026 – V1 2
Table des matières
INTRODUCTION ....................................................................................................................................................... 4
PARTIE I – L’ORGANISATION FINANCIERE ............................................................................................................... 5
Article 1 - Le partage de la fonction financière ......................................................................................... 5
Article 2 - Le contrôle de l’exécution budgétaire ...................................................................................... 5
Article 3 - L’expérimentation de la décentralisation financière ................................................................ 6
PARTIE II – LE CADRE BUDGETAIRE ......................................................................................................................... 7
Article 4 - Le Débat d’Orientations Budgétaires ....................................................................................... 7
Article 5 - Le budget primitif ..................................................................................................................... 7
Article 6 - Les décisions modificatives..................................................................................................... 10
Article 7 - Le budget supplémentaire ...................................................................................................... 11
Article 8 - Les virements de crédits ......................................................................................................... 11
Article 9 - Le CFU ..................................................................................................................................... 12
PARTIE III – LA GESTION DES DEPENSES ................................................................................................................ 13
Article 10 - L’engagement comptable ....................................................................................................... 13
Article 11 - L’engagement juridique .......................................................................................................... 13
Article 12 - La gestion des tiers ................................................................................................................. 16
Article 13 - L’enregistrement des demandes de paiement ....................................................................... 17
Article 14 - La liquidation : le service fait et la conformité de la pièce de paiement ................................ 18
Article 15 - Le mandatement .................................................................................................................... 21
Article 16 - Le délai global de paiement .................................................................................................... 22
PARTIE IV – LA GESTION DES RECETTES ................................................................................................................ 23
Article 17 - L’organisation de la fonction « recettes » .............................................................................. 23
Article 18 - L’ordre de recouvrement........................................................................................................ 24
Article 19 - Le titre de recettes ................................................................................................................. 26
Article 20 - Le recouvrement des recettes ................................................................................................ 27
Article 21 - Les rectifications de titres de recettes ................................................................................... 27
Article 22 - Les remises gracieuses de dettes ........................................................................................... 28
Article 23 - Les admissions en non-valeurs ............................................................................................... 28
Article 24 - Les admissions en créances éteintes ...................................................................................... 28
PARTIE V – LA GESTION DE LA PLURIANNUALITE .................................................................................................. 30
Article 25 - Le recours aux autorisations de programme .......................................................................... 30
Article 26 - Le vote des autorisations de programme ............................................................................... 30
Article 27 - L’affectation des autorisations de programme ...................................................................... 31
Article 28 - Les mouvements de crédits .................................................................................................... 31
Article 29 - Le report des crédits de paiement non consommés .............................................................. 32
Article 30 - La caducité des autorisations de programme ........................................................................ 32 3
Article 31 - L’annulation des autorisations de programme ...................................................................... 32
Article 32 - Le recours aux autorisations d’engagement .......................................................................... 32
PARTIE VI – LA GESTION DES IMMOBILISATIONS .................................................................................................. 33
Article 33 - Le périmètre des amortissements .......................................................................................... 33
Article 34 - Les immobilisations par composants ..................................................................................... 33
Article 35 - La neutralisation des dotations aux amortissements des subventions d’équipement .......... 33
Article 36 - Les durées d’amortissement .................................................................................................. 34
Article 37 - Le calcul des amortissements ................................................................................................. 36
PARTIE VII – LES OPERATIONS PARTICULIERES ET DE FIN D’EXERCICE ................................................................. 37
Article 38 - La journée complémentaire ................................................................................................... 37
Article 39 - Les rattachements des charges et des produits ..................................................................... 37
Article 40 - Les restes à réaliser ................................................................................................................ 38
Article 41 - Les crédits budgétaires inemployés ....................................................................................... 38
Article 42 - Les provisions ......................................................................................................................... 39
PARTIE VIII – LA GESTION DES REGIES................................................................................................................... 41
Article 43 - La répartition des attributions ................................................................................................ 41
Article 44 - La nomination et l’installation d’un régisseur ........................................................................ 43
Article 45 - La gestion de fait .................................................................................................................... 43
Article 46 - Les régies de recettes ............................................................................................................. 44
Article 47 - Les régies d’avances ............................................................................................................... 45
Article 48 - Le suivi et le contrôle interne des régies ................................................................................ 46
Article 49 - La cessation des fonctions de régisseur ................................................................................. 46 4
INTRODUCTION
Le règlement budgétaire et financier de la ville d’Essey-lès-Nancy formalise et précise les principales règles de
gestion budgétaire et financière auxquelles l’ordonnateur et les services de la collectivité entendent se
conformer.
Le présent règlement, rendu obligatoire par l’adoption du référentiel budgétaire et comptable M57 au 1er janvier
2022, poursuit les objectifs suivants :
garantir le respect des règles budgétaires, financières et comptables définies par la réglementation
générale en matière de finances publiques ;
décliner ou préciser les normes génériques ;
garantir la permanence et l’efficience des méthodes et processus internes ;
développer une culture financière et de gestion partagée par les agents, élus et partenaires de la
collectivité ;
améliorer le pilotage des politiques publiques ;
développer la qualité, la régularité et la sincérité des comptes.
Le règlement budgétaire et financier s’impose à l’ensemble des pôles, services, élus et gestionnaires de crédits
et le service des finances est garant de son respect et de son application.
Le présent règlement est conforme dans ses dispositions :
au Code général des collectivités territoriales (CGCT)
à la loi organique relative aux lois de finances du 1er août 2001
au décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique
l'instruction budgétaire et comptable M. 57 applicable aux collectivités territoriales uniques, aux
métropoles, à leurs établissements publics administratifs, aux collectivités ayant fait valoir leur droit
d’option et aux collectivités locales expérimentatrices du compte financier unique.
Le présent règlement, qui pourra faire l’objet de révisions, sera valable pour toute la durée de la mandature. A
l’occasion de chaque renouvellement de l’assemblée délibérante, un nouveau règlement, qui pourra, le cas
échéant, reprendre tout ou partie des dispositions de ce règlement, devra être adopté avant le vote de la
première délibération budgétaire.
Les règles édictées au présent règlement qui contreviendraient aux évolutions législatives et réglementaires
relatives à la gestion budgétaire, financière et comptable des collectivités seront suspendues sans délai jusqu’à
la prochaine délibération actant leur adaptation ou proposant leur substitution. 5
PARTIE I – L’ORGANISATION FINANCIERE
Article 1 - Le partage de la fonction financière
Au sein de la ville d’Essey-lès-Nancy, la fonction financière fait l’objet d’une gestion partagée entre :
1) les gestionnaires de crédits (GC) chargés principalement :
d’évaluer et gérer une ou plusieurs enveloppes budgétaires ;
de proposer les imputations comptables (articles budgétaires) et analytiques (destinations des
dépenses et recettes) dans le cadre de l’élaboration et de l’exécution du budget ;
de procéder aux commandes de fournitures, de prestations de service et de travaux, dans le
respect des règles de la commande publique ;
de procéder à la réception des commandes et la vérification du service fait ;
de vérifier et valider les demandes de paiement ;
de participer à la constatation des droits, à la liquidation et au recouvrement des recettes ;
de solliciter les subventions et participations financières inscrites dans leur enveloppe
budgétaire ou relatives aux projets dont ils ont la charge ;
2) les élus titulaires de délégation chargés, individuellement ou en commissions :
de définir les orientations budgétaires ;
d’arbitrer les propositions budgétaires ;
d’engager juridiquement ou contractuellement la collectivité (signature des bons de
commande ou documents contractuels créant une charge pour la collectivité) dans le respect
des enveloppes budgétaires ;
de l’animation des commissions budgétaires et de la commission des finances ;
3) les élus titulaires d’une délégation aux finances ou au budget chargés plus particulièrement :
d’engager juridiquement ou contractuellement la collectivité (signature des bons de
commande ou documents contractuels créant une charge pour la collectivité) en cas,
notamment, de dépassement d’une enveloppe budgétaire ;
de donner l’ordre de paiement d’une dette au comptable public ;
de donner l’ordre de recouvrement d’une créance au comptable public ;
4) le service des finances chargé notamment :
de l’élaboration des documents budgétaires et rapports d’orientations budgétaires ;
de l’élaboration des projets de délibérations à caractère budgétaire (vote des taux
d’imposition, autorisations de programme…) ;
de l’exécution financière et comptable des dépenses et recettes pour la phase placée sous
l’autorité de l’ordonnateur (engagement comptable, constatation de droits, mandatement,
émission de titres de recettes…) ;
de l’accompagnement des gestionnaires de crédits (formations, alertes dans la consommation
des enveloppes, établissement des bons de commandes, liquidation de droits, assistance au
montage de dossiers de subvention…) ;
de la production d’états de suivi ;
de la production d’études, de rétrospectives et de prospectives financières.
Article 2 - Le contrôle de l’exécution budgétaire
Le contrôle de l’exécution budgétaire, qui consiste principalement à s’assurer d’une disponibilité suffisante des
crédits dans les enveloppes budgétaires, de la bonne ventilation/imputation des dépenses et recettes et de 6
l’actualité des écritures enregistrées dans le logiciel financier, est une opération partagée entre les gestionnaires
de crédits, les élus titulaires de délégation et le service des finances.
Au-delà de ses propres opérations de contrôle et d’ajustements comptables, le service des finances assurera une
mission de formation, d’accompagnement et d’alerte auprès des gestionnaires de crédits dans le pilotage de leur
enveloppe budgétaire.
De leur côté, les gestionnaires de crédits auront la charge du contrôle régulier des opérations passées au sein de
leurs enveloppes et des niveaux de réalisation et de disponibilité des crédits. A ce titre, le service des finances
les sollicitera, plus spécifiquement, au mois de juin, septembre et novembre de chaque exercice, pour opérer
d’éventuelles opérations de désengagement, de virements de crédits, de réimputations analytiques….
Chaque gestionnaire de crédits bénéficiera d’un accès en lecture et édition au logiciel financier et génèrera ses
propres états à partir des modèles paramétrés par le service des finances.
Les gestionnaires de crédits seront également chargés de répondre aux demandes d’informations formulées par
les élus titulaires de délégation sur les niveaux de consommations des enveloppes budgétaires.
Article 3 - L’expérimentation de la décentralisation financière
La décentralisation de la fonction financière, qui consiste à développer l’autonomie des gestionnaires de crédits,
concourt à la fluidification des chaînes de dépenses et de recettes et à l’amélioration de la granularité de la
comptabilité analytique. Elle offre ainsi aux élus, partenaires financiers et gestionnaires de crédits eux-mêmes
un état plus fidèle et actuel des réalisations budgétaires (imputations analytiques plus précises, engagements à
jour…).
Aussi, en accord avec son responsable hiérarchique, chaque gestionnaire de crédits pourra solliciter, du service
des finances, la possibilité de produire ses propres engagements (comptables et juridiques) et réaliser ses
propres virements de crédits et réimputations analytiques, dans le respect du périmètre de son enveloppe
budgétaire.
Cette demande, étudiée par le service des finances et validée par les élus titulaires d’une délégation aux finances
ou au budget, conduira à une formation du gestionnaire de crédits, adaptée à son niveau de connaissances des
règles d’exécution budgétaire, et à une ouverture de droits en écriture dans le logiciel financier.
L’attribution de nouvelles fonctions financières fera l’objet, à l’issue de la formation, d’une expérimentation d’un
mois, au terme de laquelle un entretien avec le gestionnaire de crédits pourra conduire à la pérennisation (à la
demande du gestionnaire) ou non (à la demande du gestionnaire ou des élus titulaires d’une délégation aux
finances ou au budget) de ces nouvelles attributions. Une fois pérennisées, ces attributions ne pourront être
retirées au gestionnaire que par décision de l’autorité territoriale.
Les opérations financières décentralisées réalisées par le gestionnaire de crédits seront placées sous le contrôle
du service des finances qui pourra, à tout moment, solliciter ou réaliser des corrections. L’intervention du service
des finances n’exonérera pas le gestionnaire de crédits de ses responsabilités administratives et pénales. 7
PARTIE II – LE CADRE BUDGETAIRE
Les budgets des communes sont le fruit d’une procédure, définie au Code général des collectivités territoriales,
qui se décompose en deux temps :
1) la présentation par le Maire au conseil municipal d’un rapport sur les orientations budgétaires, les
engagements pluriannuels envisagés ainsi que sur la structure et la gestion de la dette donnant lieu à
un débat ;
2) l’élaboration par le Maire d’un projet de budget, définissant les enveloppes de crédits permettant
d'engager les dépenses pendant la durée de l'exercice et déterminant les recettes attendues, soumis au
vote du conseil municipal.
Une fois adoptées par l’assemblée délibérante, les décisions budgétaires, sont transmises, par voie électronique,
au représentant de l’Etat et au comptable assignataire en vue de leur exécution.
Article 4 - Le Débat d’Orientations Budgétaires
Le Code Général des Collectivités Territoriales rend obligatoire l’organisation, au sein du conseil municipal, d’un
débat sur les orientations budgétaires de la collectivité, dans le délai de 10 semaines précédant le vote du budget
primitif.
Ce débat s’organise autour d’un rapport présenté par le Maire, dont le contenu n’est pas précisément défini par
les textes.
Le rapport d’orientations budgétaires ne présente aucun caractère décisionnel, mais préfigure les priorités du
budget primitif. Il doit permettre aux conseillers municipaux :
d’être informés sur l’évolution de la situation financière de la collectivité, et plus particulièrement sur
son endettement ;
de débattre des orientations et engagements pluriannuels ;
de s’exprimer sur la stratégie financière de l’établissement.
Le rapport d’orientations budgétaires de la ville d’Essey-lès-Nancy sera également alimenté :
d’une étude de l’impact de la situation économique nationale sur le budget des collectivités et
l’évolution de la demande sociale ;
d’une étude de l’impact des dispositions des projets de loi de finances et de programmation des finances
publiques sur l’évolution des ressources de la collectivité.
Article 5 - Le budget primitif
Le budget primitif est un document financier à caractère juridique par lequel l’assemblée délibérante prévoit les
dépenses et les recettes d’un exercice, sous forme de crédits budgétaires, et autorise l’exécution des dépenses.
Le budget primitif est le premier budget de chaque exercice, servant de cadre de référence à tous les autres
documents budgétaires produits à sa suite (budget supplémentaire, compte administratif…). 8
Article 5.1 – Les modalités de vote du budget primitif
Compte tenu du nombre d’habitants, le budget de la ville d’Essey-lès-Nancy est obligatoirement :
voté par nature, par regroupement des opérations financières, traduites en crédits budgétaires, selon
leurs caractéristiques comptables ou économiques ou leur définition ;
présenté par fonctions, par regroupement des opérations selon leur usage, destination ou affectation.
Au sein d’un budget, les chapitres budgétaires matérialisent le regroupement des opérations financières, que les
plans comptables déclinent à des niveaux plus fins appelés articles.
Les budgets des collectivités peuvent également contenir des opérations d’équipement, correspondant à des
projets d’investissement clairement identifiés regroupant des acquisitions d'immobilisations, des travaux sur
immobilisations et des frais d'études relatives à un ouvrage ou ensemble d’ouvrages de même nature relevant
de chapitres budgétaires différents. Une opération d’équipement est assimilée à un chapitre budgétaire
lorsqu’elle est soumise au vote de l’assemblée délibérante et s’accompagne d’une fongibilité des crédits
permettant une modification de la répartition des crédits entre les articles budgétaires, y compris relevant de
chapitres budgétaires différents.
Selon le niveau de vote retenu par l’assemblée (article, chapitre, opération d’équipement), les crédits inscrits sur
les chapitres ou les articles constituent le niveau maximal de dépenses pouvant être réalisé au cours d’un
exercice :
(1) Lorsque le budget est voté par chapitre, le Maire peut engager, liquider et mandater les dépenses dans
la limite des crédits inscrits à ce chapitre et la répartition des crédits par article ne présente qu’un
caractère indicatif ; la modification de la répartition des crédits à l’intérieur d’un chapitre ne fait pas
l’objet de procédure spécifique ;
(2) Lorsque le budget est voté par article, le Maire ne peut engager et mandater les dépenses que dans la
limite des crédits de chaque article. Il peut décider seul des virements de crédits entre les articles à
l’intérieur d’un même chapitre budgétaire, sous forme de décision transmise au représentant de l’État
et notifiée au comptable ;
(3) Lorsque le budget comprend des articles spécialisés, le montant et la destination des crédits inscrits à
ces articles ne peuvent être modifiés que par décision de l’assemblée.
Enfin, le budget peut être voté avec reprise anticipée des résultats, procédure consistant à reprendre, au budget
primitif, les résultats de l’exercice clos lorsque le compte administratif relatif à cet exercice n’a pu être adopté
avant le vote du budget primitif.
Le conseil municipal de la ville d’Essey-lès-Nancy fait le choix de voter le budget par nature :
au niveau du chapitre pour les sections de fonctionnement et d’investissement ;
au niveau d’opérations d’équipement au sein de la section d’investissement ;
sans vote formel sur chacun des chapitres ;
sans articles spécialisés ;
avec reprise anticipée des résultats en l’absence d’adoption préalable du compte administratif de
l’exercice précédent.
En vue de son adoption, le projet de budget primitif sera adressé aux conseillers municipaux accompagné d’un
rapport de présentation détaillant les principaux engagements, projets, contraintes… impactant l’évolution et/ou
la structure du budget.
Sauf hypothèse d’adoption du compte administratif de l’exercice précédent avant le vote du budget primitif, les
conseillers municipaux se verront également adresser, en complément du projet de budget, un état détaillé 9
dématérialisé de la situation par chapitre et article du budget précédent, contribuant à améliorer leur
connaissance de la situation financière de la collectivité et des niveaux de réalisations budgétaires.
Article 5.2 – La procédure d’élaboration du budget
Dans le cadre de la procédure l’élaboration du budget primitif, chaque gestionnaire de crédits se voit confier la
responsabilité de l’évaluation de plusieurs lignes de crédits budgétaires regroupées en enveloppe budgétaire.
Une ligne de crédits est une portion du budget :
correspondant à une catégorie de dépenses ou de recettes identifiée par un « article budgétaire », tel
que défini au plan de comptes ;
affectée à une action, un projet, un service ou un bâtiment spécifique correspondant à une
« destination », faisant l’objet d’une codification spécifique (à titre d’exemples, la codification ECPREV
correspond à l’école maternelle Prévert ; la codification ESSCHAN correspond à l’organisation du festival
Essey Chantant) ;
rattachée à une politique publique identifiée par une « fonction » définie réglementairement (à titre
d’exemple, la fonction 212 correspond aux écoles élémentaires) ;
confiée à un gestionnaire de crédits, identifié par un code unique (à titre d’exemple, le code CIV
correspond au gestionnaire de crédits en charge de l’enveloppe budgétaire dédiée à l’état civil).
Exemple de ligne de crédits composant le budget primitif :
Article GC Destination Fonction Proposé
60612 PATR ECPREV 211 1 545,00 €
L’adoption d’un budget primitif repose sur deux phases :
1) une phase de préparation composée elle-même de phases techniques et de phases politiques ;
2) une phase de décision matérialisée par le vote du conseil municipal.
Le tableau ci-dessous définit les étapes (phases) qui conditionneront, chaque année, l’élaboration du budget
primitif de la ville d’Essey-lès-Nancy :
Étapes Acteurs
Échéances pour un
exercice budgétaire
sans élections
municipales
Échéances pour un
exercice budgétaire
avec élections
municipales
Établissement d’une prospective
financière et des orientations
pluriannuelles (dont le plan
pluriannuel d’investissement)
Service finances, services
municipaux, municipalité 15/09/N-1 Sans objet
Réunion de cadrage budgétaire
Service finances, élus
délégués aux finances,
gestionnaires de crédits
01/10/N-1 05/11/N-1
Évaluation des lignes de crédits Gestionnaires de crédits, élus délégués de référence 30/10/N-1 30/11/N-1
Étude et corrections des
demandes de crédits
Commissions municipales,
élus délégués aux finances,
gestionnaires de crédits
30/11/N-1 31/12/N-1
Saisie des lignes de crédits Service finances 31/12/N-1 31/01/N Rattachement des charges et des
produits
Service finances,
gestionnaires de crédits 31/01/N 31/01/N
Établissement de l’état des restes
à réaliser
Service finances,
gestionnaires de crédits 31/01/N 15/01/N
Évaluation des résultats de
l’exercice précédent Service finances 31/01/N 15/01/N 10
Établissement d’une maquette
budgétaire Service finances 31/01/N 31/02/N
Élaboration du rapport
d’orientations budgétaires
Service finances, Maire, élus
délégués aux finances,
direction générale
Février N (2ème sem.) Mars N (4ème sem.)
Débat d’orientations budgétaires Conseil municipal 01/04/N 15/04/N Arbitrages budgétaires finaux Municipalité Mars N (3ème sem.) Avril N (1ère sem.) Établissement du projet de
budget primitif et élaboration du
rapport de présentation
Service finances, élus
délégués aux finances,
direction générale
Mars N (3ème sem.) Avril N (1ère sem.)
Étude et correction du projet de
budget primitif Commission des finances Avril N (1
ère sem.) Avril N (3ème sem.)
Vote du budget primitif Conseil municipal 15/04/N 30/04/N
Communication des inscriptions
budgétaires
Service des finances,
gestionnaires de crédits, élus
délégués
22/04/N 07/05/N
A l’issue du vote du budget primitif, chaque gestionnaire de crédits se verra adresser un état des inscriptions
budgétaires formant l’enveloppe dont il a la responsabilité, à charge, pour lui, de les rapprocher des réalisations
intervenues depuis le début de l’exercice, les dépenses de fonctionnement pouvant notamment être engagées,
liquidées et mandatées dans la limite des inscriptions du budget précédent.
Article 5.3 – Les dépenses imprévues
Selon la réglementation en vigueur, le conseil municipal pourra porter, chaque année, au budget un crédit pour
dépenses imprévues en section de fonctionnement et en section d'investissement dans la limite de 2 % des
dépenses réelles de chacune des deux sections.
Ces crédits, présentés dans des chapitres dédiés sous forme d’autorisation d’engagement (AE) en section de
fonctionnement et d’autorisation de programme (AP) en section d’investissement, sont destinés à permettre à
l’exécutif de faire face à une urgence pour engager, mandater et liquider une dépense non inscrite initialement
au budget primitif (catastrophe naturelle, crise sanitaire...).
Contrairement aux autorisations d’engagement et de programme de droit commun, les AE et AP de dépenses
imprévues :
ne comportent ni articles, ni crédits de paiement ;
ne donnent pas lieu à exécution ;
ne participent pas à l’équilibre budgétaire des sections ;
ne peuvent être financées par l’emprunt.
En présence d’une dépense imprévue, l’autorité territoriale pourra employer les crédits inscrits en dépenses
imprévues par décision portant virement de crédits du chapitre de dépenses imprévues correspondant vers le
compte d'imputation de la dépense à prendre en charge, dans le respect du plafond de 7,5 % des dépenses
réelles de chacune des sections défini à l’article 8 du présent règlement.
L’autorité territoriale rendra compte de l’emploi des crédits à l’assemblée délibérante, par décision modificative,
pièces justificatives à l'appui, à la première séance suivant l'ordonnancement de chaque dépense.
Article 6 - Les décisions modificatives
Les décisions modificatives constituent des délibérations destinées à procéder, en cours d’année, à des
ajustements budgétaires pour autoriser de nouvelles dépenses, intégrer de nouvelles recettes et/ou supprimer
des crédits antérieurement votés. 11
Considérant les modalités de vote de son budget, une décision modificative s’impose à la ville d’Essey-lès-Nancy
dès lors que le montant d’un chapitre voté doit être modifié.
Les projets de décisions modificatives seront établis par le service des finances à partir des demandes motivées
de crédits complémentaires formulées par les gestionnaires de crédits pour leur enveloppe avec :
s’agissant des demandes d’inscription de crédits complémentaires en dépenses :
- la validation de l’élu délégué de référence, si la demande d’inscription s’accompagne en
contrepartie dans la même enveloppe budgétaire d’une diminution de crédits dans un autre
chapitre et/ou d’une augmentation de crédits en recettes de nature à équilibrer la proposition ;
- de l’élu titulaire d’une délégation aux finances ou au budget dans les autres cas, sur avis de(s)
l’élu (élus) délégué(s) de référence dans les autres cas ;
s’agissant des demandes d’inscriptions de crédits complémentaires en recettes, la production de
justificatifs (preuve de notification, par exemple) permettant de respecter le principe de sincérité
budgétaire.
Les gestionnaires de crédits pourront également proposer, de manière motivée et après validation de l’élu
délégué de référence, la simple désinscription de crédits en dépenses et/ou en recettes.
Bien que le vote du budget intervienne au niveau du chapitre, les projets de décision modificative seront
systématiquement détaillés par articles et les propositions de mouvements de crédits seront individuellement
motivées.
Article 7 - Le budget supplémentaire
Le budget supplémentaire est une décision modificative ayant pour objet la reprise des résultats et restes à
réaliser de l’exercice précédent, comprenant éventuellement des ajustements budgétaires, pour autoriser de
nouvelles dépenses, intégrer de nouvelles recettes et/ou supprimer des crédits antérieurement votés. Sa
présentation est identique à celle d’un budget primitif.
En décidant d’adopter son budget primitif avec reprise anticipée des résultats de l’exercice précédent, la ville
d’Essey-lès-Nancy prive d’intérêt cet acte budgétaire, qui ne sera pas, sauf cas de force majeure, proposé au vote
de l’assemblée délibérante.
La ville d’Essey-lès-Nancy se réserve toutefois le droit d’adopter un budget supplémentaire lors des exercices
concernés par le renouvellement de l’assemblée délibérante, en cas de production tardive des balances de
l’exercice précédent par le comptable ne permettant une reprise anticipée certaine des résultats.
Article 8 - Les virements de crédits
Les virements de crédits correspondent à des transferts de crédits disponibles entre articles d’un même chapitre
opérés en vue de financer des charges nouvelles ou plus importantes que celles initialement prévues, par des
économies d'un montant identique sur d'autres dépenses.
A l’exception des cas où l’assemblée délibérante a spécifié une spécialisation des crédits par article, l’exécutif
peut effectuer des virements d’article à article à l’intérieur du même chapitre.
Le budget de la ville d’Essey-lès-Nancy étant voté au niveau du chapitre, des virements de crédits pourront être
opérés directement par le service des finances : 12
à la demande d’un gestionnaire de crédits, sur accord de son élu délégué de référence, pour les
virements entre articles relevant de l’enveloppe budgétaire dont il a la responsabilité ;
entre articles d’enveloppes budgétaires différentes sur demande conjointe des gestionnaires de crédits
concernés et accord de leurs élus délégués de référence ;
à la demande du Maire ou de l’élu titulaire d’une délégation aux finances ou au budget dans les autres
cas.
L’information de l’assemblée délibérante sera alors assurée à l’occasion de l’adoption du compte administratif.
Par exception et pour des situations d’urgence ne résultant pas du fait de la collectivité, l’exécutif pourra faire
procéder à des mouvements de crédits, sans décision modificative, de chapitre à chapitre (hors dépenses de
personnel), au sein de la section d’investissement et de la section de fonctionnement, dans la limite de 7,5% des
dépenses réelles de chacune de ces sections. Ces virements de crédits feront alors l’objet d’une décision expresse
de l’exécutif transmise au représentant de l’État et notifiée au comptable. L’exécutif en informera l’assemblée
délibérante lors de sa plus proche séance.
Article 9 - Le CFU
Le Compte Financier Unique (CFU) est un document produit en commun par l’ordonnateur et le comptable et se
substitue au compte de gestion et au compte administratif.
Le CFU permet de :
contribuer à l’enrichissement du débat démocratique sur les finances locales, par la production de
nouvelles données financières et le rapprochement des données comptables et budgétaires ;
développer la transparence et la lisibilité de son information financière, avec, à terme, l’ouverture de
ses données financières (open data) ;
participer activement à la démarche d’amélioration globale de la qualité des comptes locaux promue
par le Comité de fiabilité des comptes locaux ;
simplifier les processus administratifs entre l’ordonnateur et le comptable.
Le CFU opère ainsi une présentation rénovée des ratios (ratios par habitant, ratios de structure et d’analyse
financière) et des résultats, pour un compte-rendu modernisé de l’exécution budgétaire, à laquelle s’ajoute
vision patrimoniale.
Le CFU sera soumis au vote de l’assemblée délibérante par le Maire selon les mêmes modalités que le compte
administratif à savoir :
au plus tard au 30 juin de l’exercice suivant s’agissant du CFU d’un exercice donné ;
sur élection préalable d’un président de séance et sans la présence du Maire.
Le CFU sera accompagné d’un rapport de présentation destiné à former avec le CFU un bloc d’information
financière cohérent.
Le CFU de la Ville d’Essey-lès-Nancy sera étudié en commission des finances, préalablement à son adoption par
l’assemblée délibérante, au cours d’une séance comportant la présentation de la rétrospective de la situation
financière de la collectivité. 13
PARTIE III – LA GESTION DES DEPENSES
Article 10 - L’engagement comptable
L’engagement comptable est une procédure obligatoire consistant à réserver les crédits budgétaires nécessaires
au règlement d’une future dépense. Il accompagne ou, plus prudemment, précède l’engagement juridique.
L’engagement intervient au niveau comptable le plus fin (l’article budgétaire) dans la limite des crédits votés
selon le niveau de vote retenu par l’organe délibérant (vote par chapitre ou vote par article). Il peut, dans ce
cadre, être réalisé sur la base d’un devis, d’un projet de délibération voire d’une offre dans un marché public et
être ajusté, à la hausse ou à la baisse, jusqu’à liquidation de la facture.
L’engagement comptable impacte les montants des réalisations et des crédits disponibles et doit être soldé au
fur et à mesure du mandement des dépenses correspondantes. En fin d’exercice, les engagements non soldés,
qui s’appuient sur un engagement juridique en cours, sont reportés automatiquement sur l’exercice suivant dans
le cadre :
de la procédure de rattachement des charges et des produits ;
de la détermination des restes à réaliser de fonctionnement et d’investissement.
A Essey-lès-Nancy, l’engagement comptable sera réalisé par le service des finances, dans un délai maximum de
deux jours ouvrés, à la demande :
des gestionnaires de crédits ou des élus de référence dans la limite des crédits inscrits dans leurs
enveloppes budgétaires respectives ;
du Maire ou élus titulaires de délégation aux finances ou au budget en cas de dépassement des crédits
inscrits dans les enveloppes budgétaires des gestionnaires de crédits.
Si, à l’intérieur des enveloppes budgétaires, les gestionnaires de crédits et les élus de référence demeurent libres
de modifier l’affectation des crédits entre les différents articles budgétaires et destinations (fongibilité des
crédits), aucune fongibilité n’est admise entre chapitres budgétaires différents. Chaque gestionnaire de crédits
est donc tenu, à la fois, par le montant de l’enveloppe budgétaire confiée et par la répartition de cette enveloppe
entre les chapitres du budget.
Constituant une simple réservation de crédits n’engageant pas la collectivité à la dépense, aucune procédure
préalable de validation n’est imposée en vue d’un engagement comptable. Toutefois, aucun engagement ne
pourra être réalisé par le service des finances sans production par le gestionnaire de crédits :
du libellé précis de la dépense et de l’action/du projet/de l’opération auquel (à laquelle) la dépense est
attachée (exemple de libellé complet : « pot de peinture pour menuiseries – rénovation de la salle de
classe n°xx école xx ») ;
de son imputation comptable et analytique (rattachement à un gestionnaire et, au minimum, une
destination) ;
le tiers et ses références, telles que définies à l’article 12 du présent règlement (références inutiles pour
les tiers déjà dûment renseignés dans le logiciel financier) ;
du montant TTC à engager.
Le gestionnaire de crédits pourra valablement utiliser le formulaire à disposition sur le serveur Commun.
Article 11 - L’engagement juridique
L’engagement juridique est l’acte par lequel l’organisme public crée ou constate à son encontre une obligation
de laquelle résultera une charge. 14
L’engagement juridique peut être le résultat :
d’actes produits par l’ordonnateur (bon de commande, acte d’engagement…)
d’une décision juridictionnelle (dommages et intérêts…)
de l’application de textes législatifs et réglementaires (dépenses obligatoires)…
Il est rappelé que seule une personne habilitée peut engager juridiquement une collectivité ou un établissement
public.
A l’exception des bons de commande (intervenant hors accord-cadre), produits sans délai par le service des
finances à partir des engagements comptables, l’engagement juridique relèvera des attributions des
gestionnaires de crédits.
Dans ce cadre, les gestionnaires de crédits seront chargés :
de la production de l’acte d’engagement (contrat, décision…) et ses annexes, conformément au tableau
en page suivante ;
de la procédure de signature de l’acte d’engagement (bon de commande, contrat, décisions…) par une
personne dûment habilitée (ordonnateur, élu délégué, fonctionnaire titulaire d’une délégation de
signature…) ;
de la dématérialisation (native, si possible) de l’acte d’engagement et de sa transmission, une fois
signée, au service des finances.
L’engagement comptable consistant à réserver les crédits nécessaires à la liquidation d’une créance, aucun
engagement juridique ne pourra intervenir sans engagement comptable préalable. Le montant de l’engagement
comptable pourra être réajusté, au besoin, en fin d’exercice par le service des finances, afin de garantir et
fiabiliser l’exactitude des restes à réaliser et des rattachements.
Le tableau, en page suivante, détaille les règles d’engagement comptable et juridique retenues par la ville
d’Essey-lès-Nancy en fonction de la nature de la prestation et du process de commande : 15
Exemples Engagement comptable Forme de l’engagement juridique Stade Montant
Achats ponctuels de prestations de
biens, services ou travaux dispensés de
procédures de passation de marchés
public
Petit matériel de voirie, abonnement
annuel non reconductible à un
magazine professionnel, prestation de
distribution de prospectus, prestation
d’animation, organisation d’un
spectacle…
Préalablement ou concomitamment à
l’établissement du bon de commande
ou lors de l’établissement du projet de
décision
Montant TTC estimé par le
gestionnaire ou, le cas échéant, du
devis sélectionné
Bon de commande
OU décision prise par délégation
ET devis signé, si nécessairement
complémentaire au bon de
commande ou à la décision
ET convention, si nécessairement
complémentaire au bon de
commande ou à la décision
Achats ponctuels de prestations de
biens, services ou travaux suite à la
passation d’un marché public
Achat de véhicule, frais d’étude, de
travaux...
Lors de l’établissement de l’acte
d’engagement
Montant TTC inscrit dans l’acte
d’engagement
Acte d’engagement
ET pièces contractuelles
Accord-cadre (AC) à bons de
commande (achats répétitifs) passé par
la collectivité
Fourniture de repas, fournitures
administratives, transports…
Lors de l’établissement de l’acte
d’engagement, puis au 1er janvier de
chaque exercice en présence d’un
accord-cadre pluriannuel
A hauteur du montant TTC du marché
divisé par sa durée, rectifié, en cours
d’année, à hauteur des crédits
disponibles sur la ligne de crédits
Acte d’engagement
ET pièces contractuelles
ET bon de commande subséquent
Achats répétitifs dans le cadre d’un
groupement de commande Fluides (gaz, téléphonie…)…
Lors de l’établissement du projet de
délibération d’adhésion au
groupement, puis au 1er janvier de
chaque exercice en présence d’une
convention pluriannuelle
Montant TTC estimé par le
gestionnaire
Délibération
ET convention de groupement de
commandes
ET pièces contractuelles, le cas
échéant
ET bon de commande subséquent,
le cas échéant
Prestations intégrées, mutualisées ou
réalisées par un gestionnaire unique de
réseaux
Infogérance, eau, prestations RH…
Lors de l’établissement du projet de
délibération de conventionnement,
puis au 1er janvier de chaque exercice
en présence d’une convention
pluriannuelle
Montant TTC estimé par le
gestionnaire
Délibération
ET convention
ET bon de commande subséquent,
le cas échéant
Délibération créant une obligation
financière pour la collectivité (en
dehors de tout achat de prestations)
Subvention, aide facultative,
participation, prise de participation
dans une société…
Lors de l’établissement du projet de
délibération
Montant défini dans le projet de
délibération
Délibération
ET convention, si nécessairement
complémentaire à la délibération
Décision prise par délégation créant
une obligation financière pour la
collectivité (en dehors de tout achat de
prestations)
Adhésion sur cotisation à une
association…
Lors de l’établissement du projet de
décision
Montant défini dans le projet de
décision Décision prise par délégation
Contentieux Indemnités, dommages-intérêts Lors de la réception du mémoire de la partie adverse A hauteur de la demande de la partie
adverse figurant au mémoire (dans le
cadre d’une provision pour litige)
Jugement ou arrêt (en vue du
paiement et de la reprise sur
provision)
Frais et mémoire Frais d’avocat, d’expertise…
Lors de l’établissement du projet de
décision ou de délibération autorisant
le recours à l’avocat, l’expert
Montant TTC du devis estimatif
sélectionné
Délibération ou décision prise par
délégation
ET convention d’honoraires ou
équivalent 16
Bien que les acheteurs publics ne soient pas soumis, pour les achats inférieurs au seuil européen de dispense de
procédure, au formalisme des procédures de passation de marchés publics, ils doivent cependant se conformer
aux principes de la commande publique, visant à garantir le respect de l’égalité de traitement des candidats, la
liberté d’accès et de transparence des procédures, ainsi que la bonne utilisation des deniers publics.
Si les textes ne précisent pas quelle forme ces exigences doivent revêtir, il est recommandé à l’acheteur public
de procéder à des comparaisons entre les offres disponibles et de solliciter des devis. La Direction des Affaires
Juridiques préconise de surcroît de conserver une trace « proportionnée à l’achat effectué ».
Aussi, afin de satisfaire à ses obligations en matière de publicité et de mise en concurrence, tout en cherchant à
préserver une administration agile pour ses services, la ville d’Essey-lès-Nancy procédera, dans le cas d’achats
inférieurs au seuil de procédure adaptée, à l’établissement de bons de commande sur production :
- d’un seul devis pour les achats de prestations de 500 € TTC à 1.499 € TTC ;
- de trois devis pour les achats de prestations de 1.500 € TTC jusqu’au seuil de la procédure
adaptée.
Aucun devis ne sera requis pour l’établissement de bon de commande inférieur à 500 €, l’attention des
gestionnaires de crédits étant attirée sur l’interdiction de découper l’exécution de prestations pour échapper à
l’ensemble de ces règles de mise en concurrence.
Le gestionnaire de crédits sera dispensé de cette procédure de consultation dans les cas limitatifs suivants :
urgence impérieuse (panne, par exemple), l’engagement juridique étant concrétisé par le formulaire de
l’article 10 du présent règlement dûment signé par une personne habilitée (agent ou élu) ;
opérateur économique déterminé, aucune solution de remplacement raisonnable ne pouvant être
trouvée (maintenance ou intervention sur technologies spécifiques, par exemple) ;
contrat intuitu personae (prestations artistiques, par exemple).
Les achats sur internet présentent de nombreux avantages pour les collectivités. La commune d’Essey-lès-Nancy
a ainsi décidé d’y recourir, de manière contrôlée, pour bénéficier de la grande diversité des références et les
livraisons rapides, qui offrent une agilité bénéfique pour les services, couplées à des prix souvent réduits.
Les achats en ligne constituant un levier d’économies non négligeables, chaque gestionnaire de crédits sera invité
à intégrer dans son périmètre de consultation les sites de vente en ligne. Les crédits ainsi économisés pourront
être affectés à d’autres projets ou actions relevant de l’enveloppe budgétaire du gestionnaire.
Les services devront privilégier les plateformes d’achat en ligne offrant la possibilité aux collectivités de régler
par mandat administratif. Il est rappelé, par ailleurs, que la ville d’Essey-lès-Nancy dispose de régies d’avances
dotées de carte bancaire du Trésor permettant l’achat sur internet ou de biens de faible valeur dans les
commerces physiques.
En tout état de cause, l’élu délégué de référence sera garant du respect des principes de la commande publique
précédemment rappelés et donc de la sélection du prestataire (physique, en ligne…). Le gestionnaire de crédits
fera son affaire de la validation du devis par son élu de référence et de sa transmission au service des finances
pour établissement de l’engagement.
Les gestionnaires de crédits conserveront la preuve des procédures de consultation (production de devis,
dossiers de candidature dans les marchés, preuve de l’impossibilité de mise en concurrence…) en vue d’éventuels
contrôles (Préfecture, Chambre Régionale des Comptes…).
Article 12 - La gestion des tiers
Les tiers sont constitués des personnes physiques ou morales en relation avec la collectivité. 17
Dans la chaîne des dépenses, l’identification d’un tiers est requise pour procéder aux opérations suivantes :
réservation de crédits (engagement comptable) ;
production d’un bon de commande (engagement juridique) ;
mandatement d’une dépense ;
paiement d’une dépense.
L’enregistrement d’un nouveau tiers dans le logiciel métier obéit à une normalisation spécifique destinée à
garantir sa prise en charge informatique par les services du comptable et doit relever, à ce titre, des attributions
du service des finances, chargé de mettre en œuvre, parallèlement, des mécanismes de contrôle destinés à éviter
les escroqueries (redirection de fonds, « fraude au Président »…)
Les tiers seront créés à partir du formulaire produit par le gestionnaire de crédits en vue de l’engagement
comptable d’une dépense sur production des éléments suivants :
pour les tiers personnes physiques :
o civilité ;
o nom et prénom ;
o date et lieu de naissance ;
o adresse de résidence ;
o relevé d’identité bancaire (à produire au plus tard au moment de la prise en charge de la pièce
de paiement) ;
o adresse courriel ;
o numéro de téléphone ;
o n° SIRET, le cas échéant ;
pour les tiers personnes morales :
o forme juridique ;
o nom de la raison sociale ;
o nom de l’enseigne ;
o n° SIRET ;
o relevé d’identité bancaire (à produire au plus tard au moment de la prise en charge de la pièce
de paiement) ;
o coordonnées (nom, prénom, numéro de téléphone, adresse courriel) du référent de la
personne morale en charge des relations avec la collectivité.
S’agissant de la création de tiers personnes morales ou pour toute demande de changement de RIB, le service
des finances procèdera à un contre appel du tiers, par prise de contact avec un interlocuteur habituel et/ou
connu de la personne morale (commercial, chargé d’affaires…), pour authentifier les coordonnées du compte
bancaire.
Article 13 - L’enregistrement des demandes de paiement
Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises françaises sont tenues d'envoyer leurs factures à destination
de la sphère publique en format électronique. Pour garantir la réception de ces factures, leur authenticité, leur
bonne lisibilité et l’intégrité de leur contenu, l’Etat met à disposition des entreprises et collectivités une solution
gratuite intitulée Chorus Pro.
Sont concernées par l’obligation de transmission électronique les pièces de paiement suivantes :
les factures directes à destination des entités publiques concernées ;
les avoirs ; 18
les factures émises par des entités publiques à destination d’autres entités publiques concernées ;
les demandes de paiement des sous-traitants admis au paiement direct ;
les demandes de paiement des cotraitants (dont les demandes globales pour le compte du groupement
ou d’un/plusieurs membres du groupement) ;
dans le cadre de l’exécution des marchés de travaux :
o les projets de décompte produits par le fournisseur (mensuel et final) ;
o les états d’acompte produits par la maîtrise d’œuvre (MOE) ;
o les états d’acompte validés par la maîtrise d’ouvrage (MOA) ;
o les projets de décompte général ;
o les décomptes généraux ;
o les décomptes généraux et définitifs ;
les mémoires de frais de justice.
Dès lors, tout élément de facturation ci-dessus qui sera transmis en dehors de la solution Chorus Pro ne sera pas
pris en charge par la ville d’Essey-lès-Nancy.
Par ailleurs, la ville d’Essey-lès-Nancy a choisi de rendre obligatoire, pour la prise en charge d’un élément de
facturation, la référence à un service prescripteur (code service) et à un engagement juridique.
Ces références sont renseignées par le prestataire lors du dépôt de la pièce de paiement sur le portail Chorus
Pro à partir :
des références figurant sur le bon de commande ou la décision prise par délégation adressé(e) par le
gestionnaire de crédits au prestataire lors de la conclusion de la commande ;
des références du marché, pour les commandes de prestations (biens, services ou travaux) réalisées
dans le cadre d’un marché publié sur le profil d’acheteur de la collectivité.
Ces références pourront également être produites sur demande adressée par le prestataire au service des
finances dans les autres cas.
Toute référence à un code service ou un numéro d’engagement erroné entraînera le recyclage systématique de
la facture, laquelle devra être retraitée par le prestataire.
Article 14 - La liquidation : le service fait et la conformité de la pièce de paiement
La liquidation est la procédure consistant à vérifier la réalité de la dette de la collectivité et à arrêter le montant
de la dépense. Elle regroupe plusieurs étapes, placées sous la responsabilité du gestionnaire de crédits
comprenant :
la constatation du service fait ;
la vérification de la pièce de paiement ;
la production des pièces justificatives de la dépense ;
la vérification du caractère libératoire du paiement.
Article 14.1 – La constatation du service fait
La constatation du service fait consiste à attester la conformité à l’engagement juridique de la livraison ou de la
prestation.
Elle est effectuée par le gestionnaire de crédits par l’admission des prestations de fournitures ou de services ou
la réception de travaux. 19
Aucun paiement de dépense ne pourra intervenir avant constatation du service fait, à l’exception des biens ou
prestations devant faire l’objet d’un paiement à la commande selon les usages du commerce (achat sur internet,
par exemple).
Pourront ainsi faire l’objet d’un paiement avant service fait les dépenses suivantes :
abonnements à des revues et périodiques ;
achats d’ouvrages et de publications ;
fournitures d’accès à internet, abonnements téléphoniques et services informatiques en nuage ;
droits d’inscription à des colloques, formations et événements assimilés ;
acquisitions de logiciels ;
acquisitions de chèques-vacances, chèque déjeuner et autres titres spéciaux de paiement ;
prestations de voyage ;
cotisations d’assurance ;
locations immobilières ;
fournitures d’eau, de gaz et d’électricité ;
contrats de maintenance de matériel ;
achats effectués sur internet par l’intermédiaire d’une régie d’avance.
Le gestionnaire de crédits aura la charge de rejeter :
toute demande de paiement formulée avant service fait, à l’exception des dépenses précédemment
énoncées et des avances versées en application de dispositions légales ou réglementaires ;
toute demande de paiement formulée au titre de la réalisation d’une prestation (fournitures, service ou
travaux) ne correspondant pas strictement, qualitativement et quantitativement, aux stipulations
contractuelles acceptées par la collectivité ou aux prescriptions du bon de commande.
Pour les demandes de paiement ne relevant pas de Chorus Pro, le gestionnaire de crédits sera chargé, en cas de
rejet pour défaut de service fait, de notifier au demandeur la décision de rejet par envoi d’un mail suivi.
Le rejet d’une pièce de paiement entraînera l’interruption du délai global de paiement.
Article 14.2 – La vérification de la pièce de paiement
La vérification de la pièce de paiement consiste à s’assurer de la conformité à l’engagement juridique et aux
dispositions réglementaires de l’élément de facturation.
Cette vérification est effectuée par le gestionnaire de crédits, sous sa responsabilité, et porte sur :
la présence et la conformité, sur la pièce de paiement, des mentions de facturation obligatoires et plus
particulièrement :
o la date de la facture
o le numéro de la facture
o la date de la vente ou de la prestation de service ou de travaux
o l’identité complète du prestataire (dénomination sociale, adresse du siège social, adresse de
facturation, numéro de Siren ou Siret, code NAF…)
o le numéro d’identification à la TVA
o la désignation et le décompte des produits et services rendus
o le prix unitaire hors TVA des produits vendus ou des services ou travaux fournis
o la somme totale à payer hors taxes et toutes taxes comprises
la présence et la conformité des données de facturation électronique, pour les pièces de paiement
déposées sur le portail Chorus Pro, et notamment :
o le type de pièce de paiement (facture, par exemple) 20
o la référence de la pièce de paiement
o le cadre de facturation (dépôt par un fournisseur d’une facture, par exemple)
o l’objet de la facturation
o le montant total à payer hors taxes et toutes taxes comprises
o le net à payer
o le taux et le montant de la TVA
o la date de la facture et la date de dépôt
o la référence de l’engagement (telles qu’indiquées à l’article 13 du présent règlement)
o l’émetteur de la pièce de paiement
la conformité de la quantité facturée à la quantité livrée
la conformité du prix unitaire au bon de commande, au contrat, à la convention ou au bordereau de prix
la concordance entre les éléments (mentions, montants…) de la pièce de paiement et les données de
facturation électronique
l’absence d’erreur de calcul.
A l’issue de l’opération de vérification, le gestionnaire de crédits appliquera les traitements suivants :
Traitement
Conséquence
(automatisée pour les factures
électroniques)
Impact sur le délai global de
paiement
En cas de conformité de la pièce
de paiement et des données de
facturation
Prise en charge
Transmission pour
mandatement au service des
finances
Poursuite du délai
En cas d’absence ou d’erreur
dans une référence obligatoire
(code service, réf. engagement)
Recyclage Demande de correction adressée au prestataire Interruption du délai (art. R.2192-27 et D.2192-2 CCP)
En cas d’erreur de montant, de
calcul, de prestation non
conforme, d’absence d’une
mention obligatoire…
Rejet
Demande de dépôt d’une
nouvelle pièce de paiement
adressée au prestataire
Interruption du délai
S’agissant de demandes de paiement non concernées par l’obligation de transmission électronique, le
gestionnaire de crédits sera chargé, le cas échéant, de la notification au demandeur, par courriel suivi ou par
écrit, de toute décision conduisant à refuser la prise en charge de sa demande de paiement.
Le gestionnaire de crédits disposera d’un délai de 7 jours calendaires à compter de la réception de la pièce de
paiement pour décider de sa prise en charge, de son recyclage ou de son rejet. Le gestionnaire de crédits devra
désigner un suppléant pour procéder au traitement des factures en son absence.
Le gestionnaire de crédits renseignera impérativement, sur la pièce de paiement ou dans le cadre réservé à cet
effet dans le portail de gestion des factures, les informations comptables complémentaires relatives à
l’imputation de la dépense et sa ventilation, à savoir :
la (les) article(s) budgétaire(s) d’imputation ;
la (les) destination de rattachement ;
le cas échéant, la ventilation de la dépense entre les articles budgétaires et/ou les destinations.
Les factures prises en charge par les gestionnaires de crédits qui n’intégreront pas ces éléments d’imputation
seront systématiquement remises dans le circuit de validation par le service des finances. Les gestionnaires de
crédits assumeront alors, le cas échéant, dans leur enveloppe budgétaire, les conséquences financières du retard
de paiement (intérêts moratoires et indemnités pour frais de recouvrement) liés à l’absence d’imputation ou
l’imputation incomplète d’une pièce de paiement. 21
Chaque gestionnaire de crédits supportera, par ailleurs, la charge administrative de la réparation des
conséquences de la prise en charge, par ses soins, d’une facture dont les irrégularités sont grossières (par
demande de régularisation de la pièce de paiement ou de remboursement auprès du prestataire).
Passé le délai de 7 jours laissé au gestionnaire de crédits pour la vérification d’une pièce de paiement, les factures
d’un montant inférieur à 500 € TTC pourront être prises en charge directement par le service des finances sous
la seule responsabilité du gestionnaire de crédits, chargé alors, le cas échéant, de la réparation des conséquences
du règlement irrégulier d’une facture.
Les éventuels intérêts moratoires et indemnités pour frais de recouvrement issus d’un retard de prise en charge,
d’un rejet de mandat pour prise en charge irrégulière d’une pièce de paiement ou d’un rejet ou recyclage abusif
par le gestionnaire de crédits s’imputeront sur les crédits disponibles de son enveloppe budgétaire.
Article 15 - Le mandatement
Le mandatement correspond à l’ordre donné au comptable local de payer la dette de l'organisme public,
conformément aux résultats de la liquidation.
Sauf régularisation de paiement ne nécessitant pas d’ordonnancement préalable (emprunt, prélèvements
automatiques…), l’opération de mandatement intervient nécessairement avant paiement et relève, en tout état
de cause, pour la ville d’Essey-lès-Nancy, des attributions du service des finances.
Le service des finances procédera donc au mandatement des dépenses, sous réserve de la réalisation par le
gestionnaire de crédits des diligences suivantes :
constatation du service fait, dans les conditions de l’article 14 du présent règlement ;
vérification de la pièce de paiement, dans les conditions de l’article 14 du présent règlement ;
production des pièces justificatives de la dépense.
La liste des pièces justificatives à transmettre au comptable pour le paiement des dépenses publiques locales est
fixée réglementairement et actualisée périodiquement. Elle constitue à la fois le minimum de pièces à produire
par l’ordonnateur au comptable, en sus du mandat, et le maximum de pièces que ce dernier peut exiger.
Les pièces justificatives sont constituées de pièces de paiement et de pièces d’engagement juridique. Les
principales pièces de paiement et les principales pièces d’engagement sont détaillées respectivement aux articles
13 et 11 (dernière colonne du tableau) du présent règlement.
Les gestionnaires de crédits transmettront au service des finances :
les pièces de paiement par le biais de la solution de gestion des factures électroniques pour celles en
relevant obligatoirement et par courriel pour les autres (en privilégiant la dématérialisation native) ;
les pièces d’engagement juridique par dépôt dans un dossier partagé sur le serveur commun aux
services (en privilégiant la dématérialisation native), qui seront conservées jusqu’à leur intégration dans
le logiciel financier.
Le service des finances se tiendra à disposition des gestionnaires de crédits pour identifier les pièces à produire
dans les situations non répertoriées au présent règlement.
Le service des finances procédera au mandatement des dépenses dans le respect des destinations (sauf défaut
manifeste de granularité) et ventilations proposées par les gestionnaires de crédits, mais se réservera le droit de
modifier les imputations comptables (comptes) éventuellement proposées afin de se conformer au plan de
comptes.
Le service des finances surseoira au mandatement des dépenses dans les cas suivants :
insuffisance ou absence d’accomplissement d’une des diligences précédemment énoncées ; 22
absence d’engagement comptable ou juridique de la dépense ;
insuffisance de crédits au sein de l’enveloppe du gestionnaire de crédits.
Le gestionnaire de crédits concerné par une décision de sursis en sera informé sans délai pour mise en conformité
et notification, le cas échéant, par courriel suivi ou par écrit, de la décision au créancier.
Article 16 - Le délai global de paiement
Le délai global de paiement correspond au délai laissé à l’ordonnateur et au comptable public pour procéder au
règlement des sommes dues en exécution d’un contrat de livraison de fournitures, de prestation de services ou
de réalisation de travaux.
Le délai global de paiement est fixé à 30 jours à compter de la réception de la demande de paiement (réception
par la solution Chorus Pro ou, le cas échéant, par le maître d’œuvre dans les marchés de travaux), si postérieure
à la date d’exécution des prestations.
Ce délai est réparti entre l’ordonnateur et le comptable comme suit :
20 jours pour l’ordonnateur, comprenant l’ensemble des étapes de la chaîne de paiement retracée aux
articles 13 à 15 du présent règlement ;
10 jours pour le comptable public, comprenant la prise en charge du mandat, les opérations de contrôle
(de la qualité de l’ordonnateur, du calcul de la dette, de l’exécution du service fait, de l’imputation de
la dépense…) et de visa et la mise en paiement.
La réglementation prévoit, par ailleurs, que le retard de paiement entraîne de plein droit le versement
minimum au prestataire :
d’intérêts moratoires à compter du jour suivant l'expiration du délai de paiement ou l'échéance prévue
au contrat ;
d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.
Le versement des intérêts moratoires doit être systématique et automatique, sans qu’une demande du
prestataire ne soit nécessaire, sous peine d’intérêts complémentaires.
Si, en cas de dépassement du délai global de paiement, la collectivité territoriale est tenue seule de verser la
totalité des intérêts moratoires dus au prestataire, que le retard lui soit ou non directement imputable, elle
dispose de la faculté d’en demander le remboursement au directeur régional ou départemental des Finances
Publiques lorsque le non-respect du délai global de paiement est imputable au comptable public.
Afin de prémunir la collectivité contre le versement d’intérêts moratoires, la ville d’Essey-lès-Nancy se donne
comme objectif un traitement de la phase administrative de la dépense sous 16 jours calendaires avec :
7 jours laissés aux gestionnaires de crédits pour constater le service fait, vérifier la pièce de paiement
et transmettre les pièces justificatives ;
7 jours laissés au service des finances pour procéder au mandatement et à la mise sous signature des
bordereaux ;
2 jours laissés aux élus titulaires de délégation de signature pour le visa des bordereaux, leur signature
et la transmission des flux financiers au comptable public.
Les 4 jours restant seront employés, le cas échéant, au traitement, par le service des finances, d’un éventuel rejet
de mandat (erreur d’imputation, de saisie de montant, récupération de pièces justificatives complémentaires…).
Les intérêts moratoires et indemnités pour frais de recouvrement liés à un dépassement du délai global de
paiement imputable au service des finances ou à un retard de visa ou de signature s’imputeront sur les crédits
disponibles de son enveloppe budgétaire. 23
PARTIE IV – LA GESTION DES RECETTES
Article 17 - L’organisation de la fonction « recettes »
La fonction « recettes » est répartie, pour la gestion des subventions, participations diverses et produits des
services, entre le service des finances et les gestionnaires de crédits comme suit :
Service des finances Gestionnaire de crédits
Subventions
Inscription budgétaire
Accompagnement à l’identification des
subventions à inscrire au budget
Contrôle des recettes inscrites (montant,
imputation)
Identification des subventions transférables et
inscription de crédits pour leur amortissement
Inscription au budget exclusivement des
subventions certaines
Recherche de
partenaires
Accompagnement à l’identification de
partenaires financiers Recherche de partenaires financiers
Demande de subvention Etablissement des plans de financement prévisionnels
Communication du dossier vierge de subvention
au service des finances
Etablissement, le cas échéant, du projet de
délibération ou de décision portant autorisation
de dépôt de demande de subvention
Montage, envoi et transmission au service des
finances du dossier de subvention
Encaissement
Etablissement des plans de financement
définitifs
Demande d’avance, d’acomptes et de solde
Etablissement du bilan de l’action, du projet ou de
l’opération
Participations diverses (Caf, par exemple)
Recherche de
partenaires
Accompagnement à l’identification de
partenaires financiers Recherche de partenaires financiers
Contractualisation Etablissement des plans de financement prévisionnels
Communication du dossier vierge de
contractualisation au service des finances
Etablissement, le cas échéant, du projet de
délibération portant adoption de la convention de
financement
Montage, envoi et transmission au service des
finances du dossier de contractualisation
Liquidation Etablissement des bilans financiers intermédiaires Etablissement des bilans d’activité intermédiaires
Encaissement
Etablissement des plans de financement
définitifs
Demande d’avance, d’acomptes et de solde
Etablissement du bilan de l’action, du projet ou de
l’opération
Produits des services et du domaine (facturation jeunesse, par exemple)
Tarification
Accompagnement à la détermination des tarifs
(nouveaux tarifs et tarifs revalorisés)
Accompagnement à la définition de l’équilibre
financier d’un dispositif (évaluation des
recettes, dépenses, coûts complets…)
Accompagnement à la rédaction des
conventions, règlements de service…
Etablissement, le cas échéant, du projet de
délibération ou décision portant instauration du
dispositif ou revalorisation des tarifs
Etablissement de la convention, du règlement de
service…
Identification complète du débiteur, et le cas
échéant, de son tiers solidaire
Liquidation Etablissement des titres de recettes Etablissement des bases de liquidation et des états liquidatifs (notamment factures)
Recouvrement
Suivi des encaissements et information du
gestionnaire de crédits
Accompagnement des débiteurs dans leurs
relations avec le comptable
Suivi des impayés et information des services et
élus municipaux
Etablissement des projets de délibération pour
la constitution et la reprise sur provision pour
l’admission en non-valeurs des créances
irrécouvrables
Etude des impayés 24
Information des
débiteurs et traitement
des réclamations
Production des écritures comptables de
remboursement
Mise en place de la communication (nouveaux
dispositifs, évolution des tarifs…)
Réception des débiteurs et traitement des
demandes d’information et réclamations
Etablissement le cas échéant des certificats
administratifs pour remboursements
Article 18 - L’ordre de recouvrement
Toute créance publique ordinaire (créance non fiscale ou domaniale) d'une collectivité fait l'objet d'un titre de
recettes destiné à rendre exigible la créance détenue à l’encontre d’un débiteur et à donner l’ordre au comptable
local de la recouvrer.
Un titre de recettes est composé généralement :
d’un titre exécutoire donnant l’ordre au comptable de recouvrer la créance ;
d’un avis des sommes à payer, que le comptable adressera au débiteur pour l’inviter à payer sa dette ;
d’un bulletin de perception conservé par le comptable public pour lui permettre de suivre le
recouvrement de la créance ;
d’un bulletin de liquidation conservé comme justificatif par l’ordonnateur.
L’émission d’un titre de recettes (ordonnancement) intervient, en principe, avant le recouvrement de la créance
et relève, en tout état de cause, des attributions du service des finances.
Toutefois, l’encaissement reçu par le comptable public avant ordonnancement (dotations, subventions…)
n’exonère pas la collectivité de l’émission d’un titre en vue de sa régularisation.
L’ordonnancement d’une recette consistant, concomitamment, à constater un droit pour la collectivité, à en fixer
son montant et à identifier un débiteur, l’émission d’un titre de recettes sera assujettie à la réalisation par le
gestionnaire de crédits des diligences suivantes :
identification exhaustive du tiers ;
production d’un état liquidatif ou équivalent ;
production des pièces justificatives des recettes.
Les comptables sont personnellement et pécuniairement responsables du recouvrement des recettes des
collectivités et établissements publics locaux et des contrôles qu'ils sont tenus d'assurer en matière de recettes,
dans les conditions prévues par la réglementation applicable à la gestion comptable publique. Il incombe au
comptable d'exercer un contrôle portant sur l'autorisation de percevoir la recette.
Ainsi, le comptable vérifie la régularité formelle de l'acte fondant la recette, avant sa prise en charge. En d'autres
termes, il s'assure que l'autorisation de perception de la recette est justifiée, en la forme, par une pièce (une
délibération, une convention ou un jugement, selon les cas) fournie à l'appui du titre.
Les justifications fondant juridiquement la perception de la recette et celles établissant la validité de la créance
et comportant les éléments de liquidation peuvent être contenues dans une même pièce justificative.
La liste des pièces justificatives à transmettre au comptable pour le recouvrement des recettes locales est fixée
réglementairement et actualisée périodiquement. Elle constitue à la fois le minimum de pièces à produire par
l’ordonnateur au comptable, en sus du titre de recettes, et le maximum de pièces que ce dernier peut exiger.
Les gestionnaires de crédits seront chargés de la production dématérialisée des pièces justificatives des recettes
(redevances, subventions, participations…) relevant de leur enveloppe budgétaire, comme suit : 25
Situation les plus courantes Pièces justificatives à produire
Délivrance d’une prestation
Facture
(ou) bordereau de versement de recettes, en cas
d’encaissement par régie
Délibération tarifaire
Bon de commande, convention ou contrat signé par le
tiers
Subvention Lettre de notification ou décision d'attribution de la partie versante
Participation
(Caf, par exemple)
Lettre de notification ou décision d'attribution de la
partie versante
Convention dûment signée
Revenus des immeubles Etat liquidatif Convention ou contrat dûment signé
Droits d’occupation du domaine
public
Facture ou arrêté d’autorisation d’occupation du
domaine public
Délibération tarifaire ou décision du Maire, en cas de
délégation
Remboursement de charges
(aide de l’Etat pour contrat aidé,
par exemple)
Facture
(ou) état liquidatif ou financier
(ou) lettre de notification ou décision d'attribution de
la partie versante
Convention ou contrat dûment signé
Cessions de biens
Etat liquidatif
Acte de vente ou de cession
Avis de l’autorité compétente, le cas échéant
Délibération ou décision du Maire, en cas de
délégation
Libéralité
Délibération ou décision du maire, en cas de
délégation si don ou legs non grevé de conditions ou
de charges
Délibération si don ou legs grevé de conditions ou de
charges
Taxe parafiscale (Taxe Locale sur
la Publicité Extérieure par
exemple)
Délibération tarifaire
Déclaration du redevable des bases fiscales
Documents de la procédure contradictoire, le cas
échéant
Etat liquidatif, le cas échéant
Ainsi, en l’absence de pièce justificative ou d’autorisation de perception de la recette, le service finances ne
procédera à l’émission d’aucun titre. La production des pièces mentionnées est à la charge du gestionnaire de
crédits. Le gestionnaire de crédits est d’ailleurs invité à adresser de manière dématérialisée au service des
finances, dès leur réception, les pièces justificatives, ainsi que tout document informant la collectivité d’une
possibilité de financement (courrier, courriel, circulaire…).
Le seuil de recouvrement des créances non-fiscales étant fixé réglementairement à 15 €, aucun titre de recettes
ne pourra être émis pour des créances inférieures à ce montant. Considérant le protocole de recouvrement
appliqué par le comptable, les gestionnaires de crédits ne pourront pas solliciter du service des finances
l’émission d’un titre de recettes de moins de 30 € (un regroupement de créances demeurant possible au sein
d’un même titre de recettes).
Sans préjudice d’éventuelles sanctions disciplinaires liées à un manquement à l’obligation de servir, le manque
de diligence d’un gestionnaire de crédits dans le recouvrement des recettes relevant de son enveloppe se
traduira par un écrêtement de l’enveloppe budgétaire de l’exercice suivant à concurrence des recettes perdues. 26
Article 19 - Le titre de recettes
Article 19.1 – La gestion des tiers
La gestion des tiers en privilégiant la dématérialisation native pour les recettes obéit aux mêmes règles que celles
régissant les tiers de dépenses développées à l’article 12.
1) Les tiers, personnes physiques
Dans le cadre des recettes afférentes aux produits jeunesse, la législation en vigueur dispose que la séparation
des parents est sans incidence sur la dévolution de l’autorité parentale, et qu’il appartient à chaque parent de
contribuer à l’entretien et à l’éducation de son (ses) enfant(s).
Il ressort de ce constat qu’il convient, pour chaque tiers, que le service gestionnaire vérifie l’existence d’une
situation de solidarité et, en l’absence de présentation d’un jugement de déchéance d’autorité parentale,
désigne, pour chaque titre de recettes, un tiers solidaire avec ses coordonnées précises (civilité complète, date
de naissance, lieu de résidence). En effet, en situation de solidarité, le comptable dispose de la faculté de solliciter
indifféremment auprès de l’un ou de l’autre des parents le paiement de la totalité de la dette.
Afin d’améliorer le recouvrement, désormais automatisé, des recettes, les services gestionnaires, amenés à saisir
par eux-mêmes des informations de tiers dans les logiciels facturation, devront respecter les normes de
codification des tiers imposée par l’Etat (identification séparée des tiers solidaires, encodage des identités, des
adresses…).
2) Les tiers, personnes morales
Les titres de recettes devront être émis au nom de la raison sociale et adressés au siège social de la personne
morale pour permettre au comptable la mise en place de recours en cas de procédures collectives.
Article 19.2 – La gestion des facturations
Dans les collectivités, la facturation prend généralement la forme d’avis de sommes à payer (ASAP).
Aussi, la collectivité privilégiera pour toutes ses créances l’émission de titres sous la norme PES-ASAP. Cette
norme allège le traitement de la facturation pour les collectivités et leur trésorerie, car elle consiste en l’envoi
des avis des sommes à payer sous forme dématérialisée jusqu’à un centre éditique qui les imprime, les met sous
pli et gère leur distribution par courrier postal.
Le PES-ASAP permet aux collectivités de détailler, conformément à la législation en vigueur, les bases de
liquidation directement sur l’avis, évitant la production d’une facture complémentaire et précisant aux usagers
les informations réglementaires.
L’utilisation des fichiers de « rôle » pour la facturation multi usagers étant réservée aux redevances d’eau et
d’assainissement, la commune d’Essey-lès-Nancy renonce à en faire usage.
Pour toute créance concernant une collectivité ou toute autre administration, et selon la législation en vigueur,
le dépôt des pièces et éléments de paiement sur le portail Chorus s’impose à la commune d’Essey-lès-Nancy.
Ainsi, celle-ci se conformera aux exigences des collectivités débitrices, figurant dans l’annuaire des structures
publiques, en matière de renseignements à indiquer sur le titre de recette (code service, numéro d’engagement).
À cette fin, la commune s’enquerra amiablement auprès de ses débiteurs de ces informations pour déposer les
éléments sur Chorus. 27
Article 20 - Le recouvrement des recettes
A l’exception des produits encaissés au travers de régie de recettes, le recouvrement des recettes relève des
attributions du comptable public. Ce dernier met en œuvre un protocole de recouvrement composé a minima
de l’envoi au débiteur de l’avis des sommes à payer et, progressivement, en cas d’impayé et selon le montant de
la dette :
de l’envoi de lettres de relance ;
d’une procédure comminatoire amiable confiée à un huissier de justice ;
de procédures de saisie à tiers détenteur (employeur, tiers, banques…) ;
d’une procédure de saisie-vente.
Les titres de recettes étant émis sur la base des éléments de liquidation transmis par les gestionnaires de crédits,
les réclamations des usagers portant sur ces éléments seront reçues et traitées par les gestionnaires de crédits
eux-mêmes. Ces derniers pourront toutefois solliciter l’assistance du service des finances pour recevoir l’usager
et les rectifications et annulations de titres seront opérées par le service des finances, dans les conditions
détaillées à l’article 21 du présent règlement.
Le service des finances adressera, à chaque trimestre, aux services concernés et leurs élus de référence la liste
des créances impayées tenue à jour par le comptable public pour étude des situations des débiteurs.
Une commission composée de 5 conseillers municipaux, d’un représentant du Centre Communal d’Action
Sociale, et d’agents des services concernés par les créances impayées, se réunira au minimum une fois par
semestre, pour arbitrer, au vue de l’étude produite par les services, sur l’accueil des débiteurs les plus endettés
dans les dispositifs de la collectivité (autres que ceux pour lesquels la collectivité est tenue d’assurer un service).
Article 21 - Les rectifications de titres de recettes
Les rectifications de titres de recettes peuvent prendre la forme :
de réduction de titre, lorsqu'une partie seulement du titre est affectée par une erreur matérielle (erreur de liquidation) ;
d’une annulation de titre, lorsque la créance constatée doit entièrement disparaître (erreur de tiers, titre émis en double…).
Les réductions ou annulations sont opérées par le service des finances sur la base d’un ordre de réduction ou d'annulation de recettes, prenant la forme d’un certificat administratif établi par le gestionnaire de crédits et dûment signé par l’ordonnateur ou par un élu titulaire d’une délégation. Le certificat administratif devra préciser si l’ordre de réduction ou d’annulation devra s’accompagner ou non d’un remboursement du tiers (information à obtenir auprès du service des finances).
Dans l’hypothèse d’un remboursement, le gestionnaire de crédits devra fournir au service des finances le Relevé d’Identité Bancaire (RIB) à jour du tiers identifié dans le titre de recettes à rectifier, seul destinataire possible d’un remboursement de la collectivité (peu important la personne s’étant acquittée du paiement).
Les réductions ou annulations de titres de recettes seront constatées :
par titres rectificatifs, s’agissant de titres de recettes émis sur l’exercice en cours ; par mandat, s’agissant de titres de recettes émis sur un exercice antérieur.
Des réductions ou annulations de titres devront également être opérées en cas de décharge de l'obligation de payer prononcée par décision de justice passée en force de chose jugée. 28
Article 22 - Les remises gracieuses de dettes
Une remise gracieuse consiste à accorder une extinction totale ou partielle de créance sur demande de son débiteur placé dans l'impossibilité de se libérer de tout ou partie de sa dette (ressources insuffisantes, par exemple).
Compte tenu de ses attributions budgétaires, l'assemblée délibérante de la collectivité sera seule compétente pour rejeter ou admettre dans sa totalité ou partiellement une remise de dette. Sa décision ne pourra toutefois remettre en cause les éventuels règlements réalisés par le redevable ou recouvrements déjà constatés par le comptable public.
Le projet de délibération portant remise de dette sera établi par le service des finances et soumis à l’avis de la commission des finances, qui se prononcera au vu de l’instruction préalable de la demande réalisée par le Centre Communal d’Action Sociale d’Essey-lès-Nancy.
Article 23 - Les admissions en non-valeurs
L’admission en non-valeur est une mesure budgétaire et comptable destinée à apurer les créances devenues irrécouvrables des comptes du comptable public en raison principalement de la situation du débiteur (insolvabilité ou absence) ou de l’échec des tentatives de recouvrement.
L’admission en non-valeur d’une créance est prononcée par l’assemblée délibérante, sur demande du comptable public. La décision de l’assemblée, qui peut aussi consister à refuser l’admission en non-valeur, n’éteint pas la dette du débiteur et ne fait pas obstacle à une action en recouvrement dans l’hypothèse où le débiteur reviendrait à une meilleure fortune.
Le traitement des non-valeurs sera opéré, chaque année, sous la responsabilité du service des finances et du groupe de travail constitué par l’assemblée délibérante, dans le cadre de la procédure suivante :
1) présentation au mois de décembre, à la commission des finances, de l’état des restes à recouvrer au 31/12/N-2 et de l’état des créances proposées à l’admission en non-valeurs par le comptable ;
2) production, par le groupe de travail, au mois de janvier/février N+1, après étude des propositions du comptable :
d’un état des créances à admettre en non-valeurs ;
d’un état motivé des créances pour lesquelles l’assemblée délibérante sera invitée à refuser l’admission en non-valeurs et les moyens de recouvrement que le comptable sera invité à mettre en œuvre :
3) délibération du conseil municipal, à la même séance que l’adoption du budget primitif (février ou mars de l’année N+1), sur les propositions d’admission de créances en non-valeurs formulées par le comptable, à partir des états dressés par le groupe de travail ;
4) délibération du conseil municipal, au cours de la même séance, sur le montant de la reprise à opérer sur la provision pour restes à recouvrer, constituée en application de l’article 42.1 du présent règlement.
Article 24 - Les admissions en créances éteintes
Les créances éteintes regroupent les créances devenues définitivement irrécouvrables à la suite d’une décision d’un juge devenue définitive (liquidation judiciaire, rétablissement personnel sans liquidation judiciaire…).
La constatation de l’irrecouvrabilité de ces créances fait l’objet d’un mandat de paiement, contre lequel l’ordonnateur et l’assemblée délibérante ne peuvent s’opposer. 29
Dans ce cadre, le service des finances assurera, sous sa responsabilité, la procédure d’admission en créances éteintes des créances devenues définitivement irrécouvrables. Il dressera au mois de décembre de chaque exercice un état détaillé des créances admises, au cours de l’année, en créances éteintes qui sera transmis pour information aux membres du conseil municipal et présenté en commission des finances. 30
PARTIE V – LA GESTION DE LA PLURIANNUALITE
Article 25 - Le recours aux autorisations de programme
L’autorisation de programme (AP) est une autorisation budgétaire d’investissement couvrant plusieurs exercices
et organisant une répartition des dépenses, sous forme de crédits de paiement (CP) entre ces exercices. Les
crédits de paiements (CP), constituent, dans ce cadre, la limite supérieure des dépenses pouvant être mandatées,
chaque année, pour la couverture des engagements contractés dans le cadre de l’autorisation.
En n’inscrivant, chaque année, à son budget que les crédits de paiement relatifs à l’exercice - et non l’intégralité
du programme ou de son solde dans les conditions de droit commun -, la collectivité s’évite la mobilisation inutile
de crédits et l’inscription de besoins illusoires d’emprunts.
Plus largement, l’autorisation de programme contribue à améliorer le pilotage des projets et à apporter de la
lisibilité au projet global d’investissement de la municipalité.
Dans ce cadre, la ville d’Essey-lès-Nancy :
1) privilégiera le recours à l’autorisation de programme pour chaque projet individualisé s’étendant sur
plusieurs exercices (AP de projet), comme la construction d’un équipement spécifique ;
2) se réserve le droit de recourir, au cas par cas, à l’autorisation de programme pour un ensemble
d’interventions poursuivant, sur plusieurs exercices, le même objectif (AP thématique), comme, par
exemple, un programme pluriannuel de rénovation thermique portant sur plusieurs bâtiments ;
3) pourra adopter des autorisations de programme pour faire face à des événements imprévus (AP de
dépenses imprévues), dans les conditions de l’article 5.3 du présent règlement et la limite de 2 % des
dépenses réelles de chacune des deux sections du budget.
Chaque autorisation de programme intégrera de manière exhaustive les crédits nécessaires :
à l’acquisition du foncier (terrains et/ou bâtiment) ;
au règlement des études, travaux de recherche et de développement (prestations de maîtrise d’œuvre,
par exemple) ;
au versement de subventions d’équipement ;
au règlement des travaux (construction, aménagements, agencement, installations…) ;
à l’acquisition du mobilier et des équipements.
Une autorisation de programme pourra, dans ce cadre, être votée sous forme d’opération d’équipement, selon
la définition de l’article 5.1 du présent règlement, pour en faciliter le pilotage et permettre une fongibilité des
crédits entre les postes relevant de chapitres budgétaires différents.
Article 26 - Le vote des autorisations de programme
Les autorisations de programme ou leurs révisions seront soumises au vote de l’assemblée délibérante lors de
l’adoption du budget ou d’une décision modificative dans des délibérations distinctes.
Les projets de délibération portant sur des autorisations de programme pourront proposer à la fois la création,
la révision et/ou l’annulation d’une ou plusieurs autorisations de programme et présenteront systématiquement
un état des autorisations de programme en cours.
A l’exception des AP de dépenses imprévues votées obligatoirement sans crédits de paiement, chaque
autorisation de programme, identifiée par un code et un libellé uniques, comprendra : 31
- son montant total, toutes taxes comprises ;
- l’échéancier prévisionnel, toutes taxes comprises, des crédits de paiement ;
- le cas échéant, le cumul des crédits consommés au 31 décembre de l’année précédente ;
- les financements envisageables, sollicités et notifiés pour la mise en œuvre du programme ;
- le montant de l’autofinancement à mobiliser sur la durée du programme ;
- le cas échéant, les révisions déjà intervenues ;
- les motivations de sa création, révision ou, le cas échéant, de son annulation.
La somme de l’échéancier prévisionnel des crédits de paiement sera obligatoirement égale au montant de
l’opération.
Article 27 - L’affectation des autorisations de programme
Le lien entre une opération et une autorisation de programme est réalisé par l’affectation.
L’affectation d’une autorisation de programme est la décision de réserver tout ou partie de cette dernière à la
réalisation d’une opération d’investissement dès qu’il est possible de la définir par son objet, sa localisation, les
conditions de sa réalisation, son coût et l’échéancier de ses paiements.
Dans ce cadre, la ville d’Essey-lès-Nancy procédera au vote et à l’affectation de l’autorisation de programme de
manière concomitante.
Article 28 - Les mouvements de crédits
Les crédits de paiement représentent, pour chaque autorisation, l’addition des crédits à inscrire aux chapitres :
20 – Immobilisations incorporelles
204 – Subventions d’équipement versées
21 – Immobilisations corporelles
23 – Immobilisations en cours
La ventilation des crédits de paiement entre les chapitres est réalisée au sein des documents budgétaires que
sont le budget primitif, le budget supplémentaire ou les décisions modificatives.
La modification, en cours d’exercice, de la répartition des crédits (mouvement de crédits) à l’intérieur d’une
autorisation de programme, qui n’en affecte ni le montant des crédits de paiement, ni le montant de
l’autorisation, sera opérée comme suit :
A l’intérieur d’un chapitre Entre chapitres
Autorisation de programme non
constituée en opération
d’équipement
Par virement de crédits par le
service des finances Par décision modificative
Autorisation de programme
constituée en opération
d’équipement
Par virement de crédits par le
service des finances
Par virement de crédits par le
service des finances 32
Les mouvements de crédits entre autorisations de programme seront soumis aux règles suivantes :
A l’intérieur d’un chapitre Entre chapitres
Entre autorisations de
programmes non constituées en
opération d’équipement
Délibération portant révision des
autorisations de programme
Décision modificative et
délibération portant révision des
autorisations de programme
En présence d’au moins une
autorisation de programme
constituée en opération
d’équipement
Décision modificative et délibération portant révision des autorisations
de programme
Article 29 - Le report des crédits de paiement non consommés
Les crédits de paiement non consommés au terme d’un exercice feront l’objet d’un report automatique sur
l’exercice suivant, prolongeant, le cas échéant, d’un exercice, la durée de vie de l’autorisation.
Article 30 - La caducité des autorisations de programme
Les autorisations de programme qui n’enregistreront aucun paiement sur un exercice et dont tous les
engagements juridiques (commandes, marchés…) seront soldés deviendront caduques au 31 décembre de
l’exercice.
Il en ira de même pour les AP de dépenses imprévues rendues automatiquement caduques à la clôture de
l’exercice.
Article 31 - L’annulation des autorisations de programme
L’annulation d’une autorisation de programme pourra être soumise au vote de l’assemblée délibérante lors de
l’adoption du budget ou d’une décision modificative dans une délibération distincte, dans les conditions de
l’article 26 du présent règlement.
Article 32 - Le recours aux autorisations d’engagement
Les communes disposent de la faculté de voter des autorisations d’engagements (AE), déclinées en crédits de
paiement, pour les dépenses de fonctionnement résultant de conventions, de délibérations ou de décisions, au
titre desquelles elles s'engagent, au-delà d'un exercice budgétaire, à verser une subvention, une participation ou
une rémunération à un tiers.
Les autorisations d'engagement constituent, dès lors, la limite supérieure des dépenses pouvant être engagées
pour le financement des dépenses susmentionnées. Les crédits de paiement constituent, quant à eux, la limite
supérieure des dépenses pouvant être mandatées pendant l'année pour la couverture des engagements
contractés.
Des autorisations d’engagement pourront être votées, sans crédits de paiement, par l’assemblée délibérante
pour faire face à des événements imprévus (AE de dépenses imprévues), dans les conditions de l’article 5.3 du
présent règlement.
Ces autorisations d’engagement seront automatiquement annulées en l’absence d’engagement constaté à la fin
de l’exercice. 33
PARTIE VI – LA GESTION DES IMMOBILISATIONS
L’amortissement est une procédure comptable obligatoire destinée à prendre en compte la dépréciation des
biens immobilisés, résultant notamment de leur usage et du temps.
En tant qu’opération d’ordre budgétaire, l’amortissement d’un bien prend concomitamment la forme :
d’une dépense d’ordre de fonctionnement, calculée, en principe, à partir du coût d’acquisition ou de
production du bien, au prorata de sa durée prévisible d’utilisation ;
d’une recette d’ordre d’investissement du même montant.
L’amortissement constitue ainsi une forme d’épargne obligatoire contribuant notamment au renouvellement de
l’actif de la collectivité.
Article 33 - Le périmètre des amortissements
Conformément à la réglementation, les communes ont l’obligation d’amortir l’intégralité de leur actif immobilisé,
à l’exception, si l’assemblée délibérante n’en décide pas autrement :
des œuvres d’art ;
des terrains (autres que les terrains de gisement) ;
des frais d’études et d’insertion suivis de réalisation ;
des immobilisations remises en affectation ou à disposition ;
des agencements et aménagements de terrains (hors plantation d’arbres et d’arbustes) ;
des immeubles non productifs de revenu.
S’agissant des bâtiments publics, il pourra être proposé au conseil municipal, par délibération spécifique, de
procéder à leur amortissement, s’il apparaît que la dotation aux amortissements qui en découle peut être
valorisée auprès d’organismes financeurs (Caisse d’allocations familiales, par exemple).
Article 34 - Les immobilisations par composants
L’instruction budgétaire et comptable M57 établit le principe de la comptabilisation des immobilisations par
composant, pour les biens dont les éléments significatifs ont une utilisation différente.
Dans ce cadre, chaque élément (structure et composants) est comptabilisé séparément dès l'origine puis lors son
remplacement.
L’amortissement par composant s’impose donc aux composants d’un actif représentant une forte valeur
unitaire, une part significative du coût de l'actif et dont la durée d'utilisation est significativement différente de
la structure principale.
Compte tenu du périmètre des amortissements défini au présent rapport, la comptabilisation par composant
pourra trouver à s’appliquer à Essey-lès-Nancy, sous réserve des conditions précédemment rappelées, aux seuls :
immeubles de rapport
bâtiments publics dont l’amortissement a été décidé par le conseil municipal.
Article 35 - La neutralisation des dotations aux amortissements des subventions d’équipement 34
La neutralisation budgétaire permet de respecter l’obligation comptable d’amortissement sans dégrader la
section de fonctionnement, une recette de fonctionnement étant constatée en contrepartie d’une dépense
d’investissement. Cette procédure améliore donc les marges de manœuvre des collectivités en section de
fonctionnement.
Les communes ayant la faculté de procéder à la neutralisation budgétaire de certaines dotations aux
amortissements, la ville d’Essey-lès-Nancy décide de mettre en œuvre cette procédure pour les subventions
d’équipement versées.
Article 36 - Les durées d’amortissement
Sauf exceptions établies par les textes, les durées d’amortissement des immobilisations sont déterminées
librement par les assemblées délibérantes des collectivités.
A l’exception des subventions d’équipement versées à des tiers faisant l’objet d’un suivi individualisé et dont la
durée doit correspondre à la durée d’amortissement du bien financé définie par le bénéficiaire de la
subvention, la ville d’Essey-lès-Nancy entend retenir les durées suivantes, correspondant aux durées habituelles
d’utilisation des biens constatées dans la collectivité : 35
Compte
(x subdivisions
du compte)
Durée retenue
Immobilisations incorporelles
Frais de réalisation des documents
d'urbanisme 202 10 ans Frais d'études non suivis de réalisation 2031 5 ans Frais de recherche et de développement 2032 5 ans Frais d'insertion non suivis de réalisation 2033 5 ans Progiciels métier 2051 10 ans Frais de réalisation d'un site internet 2051 6 ans Autres logiciels 2051 5 ans Autres immobilisations incorporelles 2088 10 ans Constructions
Immeuble de rapport 21321 30 ans
Constructions sur sol d'autrui 2142
Sur la durée du
bail à
construction
Terrains de gisement 2114
Sur la durée du
contrat
d'exploitation
Autres immobilisations corporelles
Plantation d'arbres et d'arbustes 2121 20 ans Matériels et outillages d'incendie et de
défense civile 21568 15 ans
Matériel roulant de voirie 215731 15 ans
Matériels et outillages de voirie 215738 30 ans Autres matériels et outillages techniques 21578/2158 10 ans Installations générales, agencements et
aménagements divers 2181 15 ans Véhicules de tourisme et petits utilitaires 21828 10 ans Gros utilitaires et poids lourds 21828 15 ans Vélos 21828 7 ans Motos, mobylettes et scooters 21828 10 ans Autres matériels de transport 21828 10 ans Terminaux de téléphonie mobile 2183x 3 ans Autres terminaux de téléphonie 2183x 5 ans Tablettes numériques 2183x 4 ans Postes de travail 2183x 5 ans Autre matériel informatique 2183x 5 ans Autre matériel électronique 2183x 7 ans Autre matériel de bureau 2183x 10 ans Coffre-fort 2184x 20 ans Autre mobilier 2184x 25 ans Structures mobiles de jeux 2188 10 ans Petit électroménager 2188 3 ans Gros électroménager 2188 10 ans Matériel et équipement de garage et ateliers 2188 15 ans Matériel et équipement de voirie 2188 15 ans Matériel et équipement de cuisine 2188 15 ans Matériel et équipement sportif 2188 10 ans Autres immobilisations corporelles 2188 10 ans
Il est toutefois précisé que les immobilisations de moins de 500 € ou dont la consommation est très rapide
s'amortiront sur un an. 36
Article 37 - Le calcul des amortissements
Le calcul des amortissements sera réalisé selon un mode d’amortissement linéaire, dans lequel les dépréciations
sont réparties de manière égale sur la durée de vie du bien, au prorata de la durée prévisible d’utilisation des
biens.
L’amortissement débutera à la date de mise en service, selon la règle du prorata temporis, correspondant à la
date de début de consommation des avantages économiques ou du potentiel de service qui lui sont attachés.
Toutefois, par mesure de simplification, il est retenu que :
la date d’ordonnancement du dernier mandat d’acquisition de l’immobilisation soit retenue comme
date de mise en service ;
les biens amortis sur un an (biens de faible valeur ou dont la consommation est très rapide)
s’amortissent en une annuité unique au cours de l’exercice suivant leur acquisition et soient sortis
systématiquement de l’actif et de l’inventaire comptable de l’ordonnateur au terme de leur
amortissement (31 décembre de l’année suivant leur acquisition). 37
PARTIE VII – LES OPERATIONS PARTICULIERES ET DE FIN D’EXERCICE
Article 38 - La journée complémentaire
Jusqu’au 31 janvier de chaque exercice, les collectivités ont la possibilité d’émettre en section de fonctionnement
des titres et des mandats correspondant aux services faits et aux droits acquis au 31 décembre de l’année
précédente. Cette période d’un mois est appelée « journée complémentaire ».
Si cette journée complémentaire apporte de la souplesse dans la gestion comptable de la collectivité, elle retarde
d’autant la production, par le comptable, du compte de gestion de l’exercice écoulé. Dès, lors, les collectivités
sont invitées à limiter l’usage de la journée complémentaire.
Aussi, sauf cas de force majeure, la ville d’Essey-lès-Nancy réservera la journée complémentaire aux opérations
suivantes :
Opération Date limite de la transmission au comptable des derniers bordereaux
Régularisation des recettes reçues par
virement
Mardi de la 1ère semaine complète du
calendrier
Régularisation des dépenses payées sans
ordonnancement préalable
Mardi de la 1ère semaine complète du
calendrier
Rattachement des charges et des produits
à l’exercice écoulé
Vendredi de la 2ème semaine complète du
calendrier
Opération de régularisation de TVA Vendredi de la 2
ème semaine complète du
calendrier
Article 39 - Les rattachements des charges et des produits
Le rattachement des charges et des produits est une procédure comptable destinée, en application du principe
d’indépendance des exercices, à faire apparaître dans le résultat d’un exercice donné les dépenses et les recettes
de fonctionnement correspondant respectivement à des services effectués ou des droits acquis sur cet exercice
mais ne pouvant faire l’objet d’un paiement ou d’un encaissement avant son terme.
Le rattachement prend la forme d’un mandatement, dans la limite des crédits disponibles au budget, ou d’une
émission de titre de recette sur l’exercice concerné et concomitamment d’une contrepassation du même
montant sur l’exercice suivant.
Les opérations de rattachement et de contrepassation sont effectuées par le service des finances à partir des
engagements de dépenses et de recettes non soldés en section de fonctionnement sur validation des
gestionnaires de crédits.
Dans ce cadre, les gestionnaires de crédits sont invités à identifier, avant le 31 décembre de chaque exercice, à
partir d’un état transmis par le service des finances au plus tard le 15 décembre, les engagements devant faire
l’objet en section de fonctionnement :
d’un rattachement ;
d’un simple report sur l’exercice suivant, avec, sur demande et validation d’un élu titulaire d’une
délégation aux finances ou au budget, inscription de crédits complémentaires dans les enveloppes
budgétaires ;
d’une annulation.
Le rattachement d’une charge ou d’un produit, qui requiert la constatation préalable d’un service fait ou d’un
droit acquis, ne peut être présumé. Dès lors, dans le silence des gestionnaires de crédits, les engagements non
soldés seront automatiquement annulés, sans inscription de crédits complémentaires dans leurs enveloppes
budgétaires. 38
Pour les dépenses et recettes devant faire l’objet d’un rattachement, les gestionnaires devront être en mesure
de présenter, à la demande du comptable tout document permettant d’attester la réalisation d’un service (bon
de livraison ou d’intervention, par exemple) ou l’acquisition d’un droit (notification de subvention, par exemple)
figurant dans l’état des rattachements actualisé par les services.
Afin d’éviter les rattachements excessifs, les gestionnaires de crédits inviteront, dans le courant du mois de
décembre, les prestataires à transmettre leurs factures correspondant à des prestations réalisées en vue de leur
mise en paiement avant le 31 décembre.
Article 40 - Les restes à réaliser
Les restes à réaliser correspondent à des dépenses engagées non mandatées au 31 décembre de l’exercice ou à
des recettes certaines n’ayant pas donné lieu à l’émission d’un titre.
Si les restes à réaliser peuvent concerner chacune des sections d’un budget, le recours au rattachement en
section de fonctionnement permet de limiter l’usage des restes à réaliser à la seule section d’investissement.
Dans ce cadre, les gestionnaires de crédits sont invités à identifier, avant le 31 décembre de chaque exercice, à
partir d’un état transmis par le service des finances au plus tard le 15 décembre, les engagements devant être
constatés, en section d’investissement, sous forme de restes à réaliser.
Pour constituer des restes à réaliser :
les dépenses doivent résulter d’engagements juridiques données à des tiers découlant de la signature
de bons de commandes, conventions ou actes d’engagement ;
les recettes doivent être justifiées par des arrêtés attributifs de subventions ou une convention (contrat
d’emprunt, par exemple).
Les restes à réaliser seront pris en compte pour le calcul du solde du compte financier unique et seront repris,
pour un montant identique, dans le budget suivant, dans une présentation isolée de celles des nouveaux crédits.
Bien qu’apparaissant dans les enveloppes budgétaires des gestionnaires de crédits, les crédits correspondant aux
restes à réaliser ne pourront être mouvementés et affectés à d’autres finalités que celles pour lesquelles ils
auront été constitués.
En l’absence d’inscription préalable en restes à réaliser, la prise en charge sur le nouvel exercice de dépenses
engagées non mandatées au 31 décembre de l’exercice précédent sera opérée sur les crédits disponibles de
l’enveloppe budgétaire du gestionnaire de crédits chargé de les évaluer.
Les restes à réaliser seront établis, par le Maire, de manière sincère dans le cadre d’un état détaillé, au minimum,
par chapitre dans le respect du calendrier détaillé à l’article 5.2 du présent règlement.
Cet état sera adressé au comptable pour procéder au règlement des factures en relevant, avant le vote du budget
primitif. En complément, les gestionnaires devront être en mesure de présenter, à la demande du comptable,
tout document permettant d’attester la réalité du reste à réaliser (bon de commande, convention, notification…).
Article 41 - Les crédits budgétaires inemployés
Au terme de chaque exercice, les crédits disponibles au sein des enveloppes budgétaires des gestionnaires de
crédits seront automatiquement annulés.
Les gestionnaires de crédits disposeront, en contrepartie, à l’occasion de la procédure d’élaboration du budget
primitif de l’exercice suivant, de la possibilité de solliciter un abondement exceptionnel de leur nouvelle 39
enveloppe budgétaire pour prendre en charge un projet ou une action qui n’aurait pu être concrétisé l’exercice
précédent.
Cette demande, à motiver impérativement, sera soumise à l’arbitrage de la commission municipale dont relève
le gestionnaire pour l’évaluation de son enveloppe budgétaire.
Article 42 - Les provisions
Le provisionnement est une procédure comptable destinée, en application du principe de prudence, à constater
une charge probable dont le montant et/ou l’échéance ne sont pas encore fixés de façon précise.
Si une commune peut décider librement, par délibération, de constituer une provision dès l’apparition d’un
risque avéré, elle a l’obligation d’en constituer dans les cas suivants :
dès l'ouverture d'un contentieux en première instance contre la commune ;
dès l'ouverture d'une procédure collective ;
lorsque le recouvrement des restes à recouvrer sur compte de tiers est compromis malgré les diligences
faites par le comptable public.
Article 42.1 – L’évaluation des provisions
Le montant de la provision correspond au montant estimé par la collectivité de la charge qui peut résulter de la
situation, en fonction du risque financier encouru.
Les provisions sont obligatoirement ajustées tous les ans, par dotation complémentaire ou reprise partielle, au
regard de l’évolution des risques et charges encourus. Les provisions devenues sans objet à la suite de la
réalisation ou de la disparition du risque ou de la charge sont soldées par leur reprise totale.
1) Les provisions pour restes à recouvrer et ouverture d’une procédure collective
Les provisions pour restes à recouvrer et les provisions liées à l’ouverture d’une procédure collective dans le cadre des garanties d’emprunts accordés par la collectivité sont déterminées et ajustées chaque année par le service des finances.
Les provisions pour restes à recouvrer seront, en présence de plus de 50 créances restant à recouvrer (hors
créances à caractère fiscal ou parafiscal faisant l’objet d’estimations individuelles) évaluées selon une méthode
statistique pour déterminer le volume des provisions à constituer comme suit:
provisionnement de 5 % du montant des restes à recouvrer de l’exercice N-2 ;
provisionnement de 10 % du montant des restes à recouvrer de l’exercice N-3 ;
provisionnement de 20 % du montant des restes à recouvrer de l’exercice N-4 ;
provisionnement de 30 % du montant des restes à recouvrer de l’exercice N-5 ;
provisionnement de 60 % du montant des restes à recouvrer de l’exercice N-6 ;
provisionnement de 80 % du montant des restes à recouvrer de l’exercice N-7 ;
provisionnement de 100 % du montant des restes à recouvrer de l’exercice N-8 et des exercices
antérieurs.
En présence de moins de 50 créances, le montant à provisionner sera déterminé au regard du risque
d’irrécouvrabilité de chaque créance.
2) Les autres provisions
Les autres provisions (provisions pour litige et provisions facultatives) seront proposées par les gestionnaires de crédits dans le cadre de la procédure d’élaboration budgétaire avec, plus particulièrement : 40
la constitution de nouvelles provisions ;
le complément d’une provision existante ;
la reprise totale ou partielle d’une provision constituée.
Les gestionnaires de crédits pourront notamment proposer la constitution de provisions pour gros entretien sur la base d’un plan pluriannuel de travaux d’entretien, recensant les interventions qui ne sauraient, en l’absence de provision, être supportées par un seul exercice (exemple : travaux d’entretien de toiture, de réparation des menuiseries, travaux d’entretien importants sur équipements de type ascenseurs, chaudières...).
Dans tous les cas, les gestionnaires de crédits auront la charge de la production des pièces justifiant leur proposition.
En tout état de cause, la constitution, la dotation complémentaire, la reprise partielle et la reprise totale de
provisions feront l’objet de délibérations, dont les projets seront établis par le service des finances.
Article 42.2 – Le régime des provisions
Si la constitution d’une provision entraîne, a minima, l’inscription d’une dépense budgétaire en section de
fonctionnement (dotation), les textes donnent la possibilité d’opter :
pour un régime semi-budgétaire des provisions (opération réelle), destiné à mettre réellement en
réserve la dotation constituée, qui reste alors disponible pour financer, par reprise, la charge liée à la
réalisation du risque, mais prive, lors de sa constitution, la collectivité d’une source de financement pour
ses investissements ;
pour un régime budgétaire des provisions (opération d’ordre), permettant d’utiliser temporairement la
recette liée aux provisions pour financer les dépenses d’investissement d’un exercice (par l’inscription
d’une recette du même montant en section d’investissement), qui nécessite, en contrepartie, lors de la
reprise de la dotation à la réalisation du risque, la mobilisation d’une recette supplémentaire ou
l’abandon d’une dépense d’équipement pour rééquilibrer la section d’investissement.
Si le régime budgétaire des provisions contribue à court terme à l’équilibre de la section d’investissement, il peut
contraindre la collectivité à reconsidérer son programme d’investissement lors de la réalisation du risque. Dans
ce cadre, la ville d’Essey-lès-Nancy appliquera le régime semi-budgétaire, de droit commun, des provisions. 41
PARTIE VIII – LA GESTION DES REGIES
La régie est une délégation à un agent public d’attributions du comptable en matière d’encaissement de recettes
(régie de recettes) ou de paiement de dépenses (régie d’avances) et constitue une exception au principe de
maniement de fonds publics par le seul comptable public.
Les régies de recettes peuvent être :
« au comptant » lorsque le régisseur liquide lui-même les droits et les encaisse aussitôt ;
« au constaté » lorsque le régisseur encaisse simplement les sommes dues à partir d’un décompte établi
par l’ordonnateur ; dans cette hypothèse, les régisseurs sont souvent autorisés, en complément, à
adresser aux débiteurs des demandes de paiement en cas d’impayés (régies dites « prolongées »).
Les régies de recettes constituent un enjeu de modernisation de la sphère publique en proposant aux usagers
des moyens modernes de paiement (paiement sans contact, par exemple) et en réduisant le volume des impayés.
Article 43 - La répartition des attributions
A l’exception du comptable, seuls les régisseurs (titulaires et intérimaires) et leurs mandataires (mandataires
suppléants, sous-régisseurs et mandataires) peuvent manier les fonds d’une collectivité.
Si le régisseur est la personne responsable, à titre principal, des opérations d’encaissement de recettes et/ou de
paiement pour le compte du comptable assignataire, il est assisté dans ses fonctions par des mandataires chargés
notamment de le remplacer en cas d’absence.
Dans le cadre de sa fonction, le régisseur est placé sous la double autorité de l’exécutif et du comptable.
Aussi, pour toute nouvelle entrée en fonction, le régisseur sera présenté par la collectivité auprès des services
du comptable assignataire.
Le tableau ci-après détaille les attributions des régisseurs, du service des finances et du comptable en matière
de création, gestion et contrôle des régies : 42
Service des finances Régisseur Comptable
Création de la régie
Etablissement de l’acte
constitutif de la régie
(délibération ou décision prise
par délégation)
Sollicitation de l’avis conforme
du comptable
Avis (conforme) du comptable
sur l’acte constitutif
Le cas échéant, création du
compte de Dépôt de Fonds au
Trésor
Nomination du
régisseur
Etablissement des arrêtés de
nomination (régisseur,
mandataires suppléants,
mandataires)
Sollicitation de l’avis conforme
du comptable
Démarche de cautionnement,
le cas échéant
Fourniture de toute pièce
justificative demandée par le
comptable (pièce d’identité…)
Avis (conforme) du comptable
sur l’arrêté de nomination
Formation du régisseur
Remise des registres et
formules nécessaires au
fonctionnement de la régie
Le cas échéant, remise au
régisseur des identifiants pour
accès au compte DFT
Paiement (régie
d’avance)
Emission d’un mandat de
régularisation constatant les
paiements effectués
Contrôle de service fait
Paiement de la dépense
(numéraire, carte bancaire…)
Versement à l’ordonnateur des
pièces justificatives des
dépenses payées
Tenue d’un bordereau journal
des dépenses réglées et d’un
journal grand-livre
Remise de l’avance au
régisseur (numéraire ou
virement)
Encaissement des
recettes (régie de
recettes)
Etablissement d’un titre de
recettes constatant les
versements effectués à la régie
(titre de régularisation)
Etablissement d’un titre de
recettes en cas de demande de
paiement non honorée (régie
« au constaté »)
Contrôle de la nature de la
recette
Liquidation des droits (régie
« au comptant »)
Etablissement de la demande
de paiement (régie « au
constaté ») et des lettres de
rappel (régie prolongée)
Contrôle du mode de paiement
(autorisation par l’acte
constitutif, mentions figurant
sur le chèque)
Délivrance d’un justificatif de
paiement
Versement des disponibilités,
chèques… et des justifications
de recettes à la caisse du
comptable
Tenue d’une comptabilité en
partie double (recettes)
Gestion des valeurs
inactives
Etablissement d’un procès-
verbal indiquant le solde des
valeurs détenues par le
régisseur
Suivi des valeurs distribuées
Réception, recensement et
numérotation des valeurs
inactives
Remise au régisseur des
valeurs inactives pour la
reconstitution de son stock
Contrôle
Contrôle administratif et
comptable sur pièces et sur
place de la régie
Contrôle des opérations des
mandataires
Production des fonds, valeurs
et de la comptabilité
Remise de service entre
régisseur titulaire, régisseur
intérimaire et mandataire
suppléant
Contrôle sur pièce et sur place
de la régie
Etablissement d’un procès-
verbal 43
Article 44 - La nomination et l’installation d’un régisseur
La création d’une régie et le cadre d’intervention du régisseur sont déterminés par l’acte constitutif de la régie
et par l’arrêté de nomination.
Le régisseur et les mandataires seront choisis prioritairement parmi le personnel de la collectivité territoriale ou
un de ses établissements publics.
Le régisseur et le mandataire suppléant engageant chacun leur responsabilité personnelle et pécuniaire pour
toutes les opérations de la régie, même celles conduites par un mandataire, durant leurs périodes de gestion
respectives, toute fonction de régisseur (titulaire et intérimaire) et mandataire suppléant doit être
préalablement et expressément acceptée.
En contrepartie de l’engagement d’une responsabilité personnelle et pécuniaire, la prise de fonction de régisseur
s’accompagne à Essey-lès-Nancy :
du versement d’une indemnité de responsabilité, d’un montant fonction de l’avance consentie
et/ou des recettes encaissées, dans le respect des conditions de cumul avec les primes et
indemnités valorisant déjà des sujétions ;
d’une valorisation spécifique dans les primes de fonctions, compensant a minima l’indemnité de
responsabilité lorsque cette dernière ne peut être attribuée et valorisant les fonctions de
liquidation, s’agissant des régies de recette « au comptant » ;
du versement d’une bonification indiciaire dans les conditions prévues par la réglementation.
Avant d’entrer en fonction, le régisseur pourra être tenu de constituer un cautionnement, qui pourra consister
notamment en une affiliation auprès de l’Association Française de Cautionnement Mutuel. Sauf s'il en est
expressément dispensé dans l'acte constitutif de la régie, le régisseur devra justifier de la constitution du
cautionnement qui lui est imposé.
Les régisseurs (titulaires et intérimaires) et mandataires suppléants pourront également contracter, à leur
charge, une assurance pour couvrir tout ou partie de leur responsabilité personnelle et pécuniaire. Ils y seront
d’ailleurs invités par la collectivité pour les régies à enjeux.
La fonction de régisseur étant exclusive de toute délégation de fonctions et de signature donnant au bénéficiaire
la possibilité d'engager, liquider et mandater les dépenses ou d'émettre des titres de recettes, la prise de
fonctions de régisseur conduira préalablement à une révision du périmètre de la délégation dont l’agent pourrait
être titulaire.
Article 45 - La gestion de fait
Le maniement des deniers publics étant du seul ressort du comptable public ou des régisseurs et des mandataires
régulièrement nommés, aucune valeur ne pourra être reçue ou maniée par un autre agent de la collectivité.
L’ingérence dans le recouvrement des recettes constituerait, en effet, une gestion de fait exposant l’agent aux
mêmes obligations et responsabilités qu’un comptable public et aux même sanctions, en dehors même de tout
détournement de fonds sanctionné pénalement.
Aussi, aucune valeur (numéraire, chèque, titres de paiement préfinancés…) ne devra être acceptée en dehors de
toute régie et tout débiteur devra être invité à régler sa dette auprès :
du comptable public, après réception de l’avis des sommes à payer indiquant les moyens de
paiement mis à disposition du débiteur pour régler sa dette et, le cas échéant, les coordonnées du
comptable public ;
de la régie régulièrement constituée. 44
Les valeurs reçues dans la collectivité par voie postale seront, dès l’ouverture du pli, remises sous pli et expédiées
aux coordonnées indiquées sur la valeur, avec un formulaire rappelant au débiteur les modalités de règlement
(adresse d’expédition, ordre à apposer sur le chèque…).
Il est enfin rappelé que la gestion de fait peut faire l’objet de poursuites pénales s’agissant de l’accomplissement
d’actes, sans autorisation, réservés au titulaire d’une fonction publique.
Article 46 - Les régies de recettes
Les opérations effectuées au titre de la régie de recettes seront engagées par le service des finances, en début
d’exercice pour l’année entière, à hauteur des crédits liquidés de l’exercice précédent et d’un engagement par
nature et par régie.
Le régisseur ne pourra percevoir d’autres recettes que celles autorisées dans l’acte constitutif de la régie, sous
peine d’être reconnu comptable de fait (gestion de fait).
Le régisseur ne pourra, par ailleurs, faire application de tarifs autres que ceux adoptés par délibération ou définis
par décision de l’autorité territoriale prise par délégation.
Le régisseur versera son encaisse dès l’atteinte du montant maximum fixé par l'acte de création de la régie et
obligatoirement :
selon la périodicité fixée dans l’acte constitutif de la régie ;
en fin d'année ;
en cas de remplacement du régisseur par le régisseur intérimaire ou par le mandataire suppléant ;
en cas de changement de régisseur ;
à la clôture de la régie.
Le régisseur sera responsable du transport et de la remise des fonds provenant de l’activité de la régie au
comptable public. Cette opération pourra être confiée, sous sa responsabilité, à un mandataire régulièrement
nommé.
Le transport des fonds et valeurs obéira aux règles suivantes : 45
Régisseur titulaire d’un compte de dépôts
Numéraire Dépôt physique dans des pochettes sécurisées séparant monnaie et billets à La Banque Postale ou à tout guichet désigné par l’Etat
Chèques, pour un montant total de
chèques inférieur à 458 € Lettre recommandée (R3) au Service de Traitement des Chèques de LILLE
Chèques, pour un montant total de
chèques compris entre 459 € et
5000 €
Acheminement sécurisé avec montant garanti (dispositif « Valeur déclarée » de
La Poste ou équivalent) au Service de Traitement des Chèques de LILLE
Chèques, pour un montant total de
chèques supérieur à 5000 €
Dépôt physique par le régisseur ou son mandataire à la caisse du comptable
assignataire
Chèques emploi service universel,
pour un montant total de chèques
inférieur à 152 €
Pli simple à l’attention du comptable assignataire
Chèques emploi service universel,
pour un montant total de chèques
compris entre 153 € et 458 €
Lettre recommandée à l’attention du comptable assignataire
Chèques emploi service universel,
pour un montant total de chèques
supérieur à 458 €
Dépôt physique par le régisseur ou son mandataire à la caisse du comptable
assignataire
Régisseur non-titulaire d’un compte de dépôts
Numéraire Dépôt physique dans des pochettes sécurisées séparant monnaie et billets à La Banque Postale ou à tout guichet désigné par l’Etat
Chèques, pour un montant total de
chèques inférieur à 458 € Lettre recommandée (R3) à l’attention du comptable assignataire
Chèques, pour un montant total de
chèques compris entre 459 € et
5000 €
Acheminement sécurisé avec montant garanti (dispositif « Valeur déclarée » de
La Poste ou équivalent) à l’attention du comptable assignataire
Chèques, pour un montant total de
chèques supérieur à 5000 €
Dépôt physique par le régisseur ou son mandataire à la caisse du comptable
assignataire
Chèques emploi service universel,
pour un montant total de chèques
inférieur à 152 €
Pli simple à l’attention du comptable assignataire
Chèques emploi service universel,
pour un montant total de chèques
compris entre 153 € et 458 €
Lettre recommandée à l’attention du comptable assignataire
Chèques emploi service universel,
pour un montant total de chèques
supérieur à 458 €
Dépôt physique par le régisseur ou son mandataire à la caisse du comptable
assignataire
Article 47 - Les régies d’avances
Les opérations effectuées au titre d’une régie d’avances devront être engagées avant toute dépense :
sur demande du régisseur, en début d’exercice puis à chaque reconstitution de la régie, et dans la
limite des crédits inscrits au budget, à hauteur du montant de l’encaisse défini dans l’arrêté
constitutif pour les régies dont le montant des dépenses autorisées est fixé à 100 € maximum dans
l’arrêté constitutif ;
sur demande du gestionnaire de crédits, pour lequel la demande est effectuée, à hauteur du
montant TTC de la dépense envisagée dans les conditions de l’article 10 du présent règlement pour
les autres régies. 46
L’autorisation pour effectuer la dépense sera alors formalisée par un bon de commande établi au nom de la
régie, détaillant, pour chaque compte, le montant maximum pouvant être dépensé. Le bon de commande sera
produit, à hauteur de l’engagement réalisé, par le service des finances et signé par un élu habilité.
Afin d’éviter toute interruption de fonctionnement des régies dont le montant des dépenses autorisées est fixé
à 100 € maximum, le régisseur sera invité à produire les éléments financiers permettant d’établir l’engagement
et le bon de commande en même temps que le versement à l’ordonnateur des pièces justificatives des dépenses
payées.
Le régisseur ne pourra régler d’autres dépenses que celles autorisées et dans les conditions fixées dans l’acte
constitutif de la régie, sous peine d’être reconnu comptable de fait (gestion de fait).
Le régisseur sera chargé de procéder au versement des pièces justificatives des paiements effectués par ses soins
dans le délai maximum fixé par l’acte de création de la régie.
Article 48 - Le suivi et le contrôle interne des régies
Le service des finances sera chargé du contrôle de la conformité des opérations réalisées par les régisseurs avec
les arrêtés constitutifs de régie. Ce contrôle sera opéré lors de l’émission des mandats et titres de régularisation.
Le service des finances pourra également opérer un contrôle sur pièces et sur place des régies.
Le service des finances met à disposition des régisseurs un référent « régies » pour les assister dans leurs
fonctions, coordonner le suivi des régies et organiser le contrôle conjoint avec le comptable public. En aucun cas,
le référent ne pourra être amené à se substituer au régisseur dans l’exercice de ses fonctions de régisseur
(maniement et transfert des fonds et valeurs, tenue de comptabilité…).
Article 49 - La cessation des fonctions de régisseur
Il pourra être mis fin aux fonctions de régisseur (titulaire et intérimaire) et mandataire suppléant à tout moment
à la demande de l’agent titulaire d’une de ces fonctions ou de l’autorité territoriale.
La cessation des fonctions d’un régisseur prendra également automatiquement fin en cas de retrait de son avis
conforme par le comptable.
Le régisseur sortant sera alors tenu de procéder à la liquidation des opérations de gestion et, le cas échéant, de
procéder, sous l’autorité du comptable, à une remise de service donnant lieu à l’établissement d’un procès-
verbal. Le régisseur pourra alors obtenir du comptable un certificat attestant qu’il est quitte de ses obligations
permettant la libération des garanties constituées.