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Déliberation - 2025DELIB057pj Harmonie convention et subvention
Document publié le Mardi 20 mai 2025 par la commune de Reignier-Ésery.
Lien du pdf (Déliberation - 2025DELIB057pj Harmonie convention et subvention)
Thèmes du document : Consommateurs, Assurance, Investissement et développement économique,
Page 1 sur 5
CONVENTION ENTRE LA COMMUNE DE REIGNIER-ESERY
ET L’ASSOCIATION
« HARMONIE »
Entre
- La Commune de REIGNIER-ÉSERY
sise à REIGNIER (74930) Grande Rue
représentée par son maire, Monsieur Lucas PUGIN, agissant en vertu d'une délibération du Conseil Municipal en date du 20 mai 2025,
Ci-après dénommée « Mairie »
d’une part
- L’association « L’HARMONIE » de REIGNIER-ÉSERY
dont le siège social est à REIGNIER-ÉSERY (74930) – M.J.C. - 416 rue des écoles - 74 930 Reignier-Ésery représentée par MANSEY Amédine et FOURNIER-BIDOZ Mathilde en leur qualité de Présidente du Conseil d’Administration
Ci-après dénommée « l’association »
d’autre part
PREAMBULE : POLITIQUE MUNICIPALE EN DIRECTION DE LA JEUNESSE ET DE LA CULTURE
La politique de la Commune de Reignier-Ésery a pour finalité de mettre en cohérence l’ensemble des actions menées sur le territoire par les différents acteurs, autour d’objectifs partagés et d’engagements réciproques, en direction et au bénéfice des habitants pour leur développement personnel par des activités de loisirs pour la jeunesse, culturelles ou sportives.
Ses objectifs sont :
- répondre aux demandes et attentes de la population,
- permettre à tous, de découvrir, s’initier à des pratiques, dans des domaines larges et variés. - favoriser la mixité sociale, accueillir toute personne à titre individuel, désirant exercer une activité éducative, de formation ou loisir,
- organiser toute manifestation et animation culturelle qui contribue au développement de la personnalité et à la formation des individus,
- donner du lien social en faisant se rencontrer les différents publics dans leur diversité socioculturelle et intergénérationnelle,
- développer l’implication active dans la vie de la Commune,
- sensibiliser au développement durable
La présente convention a pour but de régler :
- Le cadre et les modalités de la relation entre la commune et l’harmonie, - les modalités de prêt gratuit des bâtiments, de leur entretien et des travaux afférents, - les conditions de financement de l’association,
Ceci exposé, il a été convenu et arrêté ce qui suit : Page 2 sur 5
TITRE I : MOYENS MATERIELS
Article 1.1 : Mises à disposition
La Commune de Reignier-Ésery met gratuitement au bénéfice de l’«Harmonie» : • le prêt gratuit d’environ 150 m² de locaux (Salle 2, sous l’école du Joran) estimé à 7 190,59 € de location annuelle,
• 7465,82 € de frais : entretien des locaux (produits, réparations, gardiennage), agents d’entretien, téléphone, etc.
• la prise en charge d’un repas de remerciement une fois par an d’une valeur de 1 146 €, • la prise en charge du montage du chapiteau communal d’une valeur de 792€, • le prêt gratuit de la sonorisation communale, conformément au règlement communal d’utilisation. Elle sera prêtée et stockée aux services techniques,
soit un total de 16 594,41 €.
Par ailleurs, l’harmonie s’engage à utiliser les lieux (et son matériel) uniquement pour l’exercice d’activités liées à ses statuts.
Article 1.2 : Prêt de salles
Le prêt, par l’harmonie, des salles mises à disposition dans le cadre de cette convention n’est pas autorisé.
Toutefois, des demandes de prêt de salle(s) en dehors des créneaux du partenariat pourront être faites auprès de la Mairie, qui se réserve le droit d'y donner suite ou non. Le présent prêt gratuit n'est susceptible ni de cession ni de sous-location.
Les espaces ci-après mentionnés sont mis à disposition de l’association Mélodia pour lui permettre d’exercer sa stricte activité d’enseignement musical :
• Salle de répétition équipée de tables, chaises et pupitres
• Toilettes et lavabo
Ces espaces seront prêtés à Mélodia sur la base d’un calendrier annuel d’utilisation (de septembre à juin), soumis à la mairie et à l’harmonie pour validation le 15 août de chaque année et qui précisera :
o Les jours et horaires d’utilisation
o Le nom de l’enseignant responsable
Ce calendrier sera renouvelé chaque année.
Cette mise à disposition exclue l’utilisation de la kitchenette, la réserve, le bureau ainsi que certains instruments (batterie, timbales) – l’harmonie fournira un inventaire écrit et/ou photographique à l’association Mélodia.
Article 1.3. : Travaux
La commune de Reignier-Ésery prend à sa charge l'intégralité des travaux qui incombent à tout propriétaire d’immeuble. De même, sera entièrement à sa charge, l’aménagement, l’équipement de cet immeuble. Elle supportera également l’entretien des extérieurs et s'acquittera des charges afférentes à l'eau, l’électricité et au chauffage.
Les impôts et taxes de toute nature relative aux locaux visés par la présente convention seront supportés par la commune.
L’harmonie jouira des lieux et du matériel paisiblement et en « bon père de famille ». Elle devra aviser immédiatement la commune de tout désordre et de toute réparation, dont elle sera à même de constater la nécessité - sous peine d’être tenue responsable de toute aggravation résultant de son silence ou de son retard.
Il sera dressé un état des lieux en présence des 2 parties.
L’Harmonie ne devra pas modifier la distribution des lieux, ni percer de mur sans l’autorisation préalable de la Commune.
L’Harmonie souffrira sans indemnité tous les travaux, quelque soit leur importance ou leur durée, qui seraient nécessaires dans le local ou dans les locaux situés sur la même parcelle (annexes des locaux par exemple). Page 3 sur 5
Article 1.4. : Matériel technique
La Commune de Reignier-Ésery met gratuitement à disposition de l’Harmonie le matériel technique supplémentaire sur demande écrite lors d’événements exceptionnels soutenus par la Commune.
Article 1.5. : Cessation d’activité
En cas de cessation d’activité, pour quelque cause que ce soit, la Commune retrouvera la libre disposition des locaux à l'expiration d'un délai d’UN (1) mois après la cessation de l'activité.
TITRE II : ASSURANCES ET RESPONSABILITE
Article 2.1. : Assurances
L’harmonie souscrira toutes les polices d’assurance nécessaires pour garantir ses activités tant au niveau de la responsabilité civile, que de la protection juridique, pour les manifestations ouvertes au public. L’harmonie devra s’acquitter du paiement de toute prime et en justifier à première demande.
La Commune de Reignier-Ésery fera de même pour les activités se déroulant sous sa responsabilité (manifestations communales où la participation gracieuse de l’harmonie est sollicitée).
En cas d’activité conjointe de la Commune et de l’Harmonie, la Commune souscrira seule l’intégralité des assurances nécessaires.
La commune souscrira une clause de non-recours contre l’Harmonie signifiant que la commune ne se retournera pas contre l’association en cas des sinistres incendie, explosion, dégâts des eaux pouvant résulter de l’usage des locaux par l’association. Ses activités sont placées sous sa responsabilité exclusive.
Article 2.2 : Responsabilité - Recours
L’association sera personnellement responsable, vis-à-vis de la Commune de Reignier-Ésery et des tiers, des conséquences dommageables résultant des infractions aux clauses et conditions de la présente convention, de son fait ou de celui de ses membres ou de ses préposés.
L’association répondra des dégradations causées aux locaux ou matériel prêté à titre gratuit pendant le temps qu’elle en aura la jouissance et commises tant par elle que par ses membres, préposés, et toute personne effectuant des travaux ou des interventions pour son compte.
L’association bénéficiaire de ce prêt gratuit reconnaît :
- avoir pris connaissance des consignes de sécurité (utilisation des extincteurs, sorties de secours, plan d’évacuation, respect du maximum d’enfants pouvant être accueillis suite au passage de la commission de sécurité) et s’engage à les appliquer, ainsi que les consignes particulières données par le représentant de la commune compte-tenu de l’activité envisagée.
- avoir constaté avec le représentant de la commune l’emplacement des moyens d’extinction (extincteurs notamment) et avoir pris connaissance des issues de secours. Page 4 sur 5
Article 2.3 : Engagements de l’association
Au cours de l’utilisation des locaux, et si cela s’avère approprié, l’association s’engage :
- à en assurer le gardiennage, et plus particulièrement à en assurer la fermeture après utilisation, à mettre en place des mesures nécessaires à éviter les dégradations et vols, - à contrôler les entrées,
- à faire respecter les règles de sécurité aux participants,
- à effectuer systématiquement le tri des déchets générés et à le faire respecter par ses adhérents. Ces déchets seront apportés par leurs soins dans les conteneurs appropriés, - à réparer et indemniser la commune pour les dégâts matériels commis par ses adhérents ou leurs invités,
TITRE III: OBLIGATIONS DE L’HARMONIE
Article 3.1 : Charges et conditions générales de l’association
La présente convention est consentie aux charges et conditions générales que l’association accepte précisément à savoir :
✓ faire son affaire personnelle de toutes réclamations ou contestations de tiers concernant les activités exercées sous la responsabilité de ses animateurs,
✓ se conformer aux lois et règlements en vigueur.
Article 3.2 : Obligations envers la Commune de Reignier-Ésery
En contrepartie du prêt gratuit des locaux, qui lui est consentie par la Commune, l’association s’engage expressément à :
- mettre en œuvre, tous les moyens nécessaires à la réalisation des objectifs fixés par la présente convention et notamment en :
o jouant pour les cérémonies officielles telles que les vœux du maire, les commémorations du 8 mai 1945, l’appel du 18 juin 1940, de l’Armistice du 11 novembre 1918, le défilé du 14 juillet et toutes autres cérémonies pour lesquelles le maire pourra solliciter l’association ;
o contribuant à la dynamique du territoire participant au lien social à travers l’organisation d’évènements familiaux et festifs tels que le « repas champêtre » du 13 juillet, concert de la fête des mères et concert de la fête des pères ;
o participant aux événements communaux tels que La Foire d’automne, Bastringue & Tintamarre etc.
- fournir à la Commune, chaque année et ce avant la fin février de l’année suivante, un bilan financier annuel succinct ainsi que l’ébauche du rapport d’exécution de la réalisation des objectifs et actions prévues globalement et par activité et relatant les conditions d’utilisation de la subvention,
- fournir à la commune dans les 6 mois de la clôture de chaque exercice le compte rendu financier conforme à l’arrêté du 11 octobre 2006. Il est accompagné d’un compte-rendu quantitatif et qualitatif des actions subventionnées, des comptes annuels et du rapport d’activités.
- valoriser et comptabiliser dans ses écritures comptables la jouissance gratuite des locaux et matériel prêtés à titre gratuit. Les comptes de l’Harmonie feront clairement apparaître les aides en nature attribuées par la commune (compte « mise à disposition gratuite de biens » en dépenses et en recettes) pour un montant estimé des locaux et le montant de tous les frais pris en charge par la commune (fluides, frais de personnel, maintenance, réparations, téléphone….). La commune s’engage à les lui communiquer dans les 15 jours suivant la demande si besoin.
- mentionner la participation de la commune, en conformité avec la charte graphique de la commune de Reignier-Ésery, dans ses supports de communication graphiques, sur tous les documents informatifs et supports édités. Page 5 sur 5
TITRE IV : MOYENS FINANCIERS
Article 4.1 :
Conformément à l’article 10 de la loi n°321 du 12 avril 2002 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, et au décret n°495 du 6 juin 2001, il a été convenu que la Commune de Reignier-Ésery s'engage à verser à l’harmonie une subvention annuelle de fonctionnement basée sur un prévisionnel fourni par l’association.
Article 4.2 : Objet de la subvention
Pour l’année 2025, la Commune attribue à l’harmonie une subvention de 9 600 € pour le fonctionnement général ordinaire, incluant le coût du poste de chef d’orchestre.
La commune par ces subventions et les mises à disposition à titre gratuit encourage et soutient le développement des activités musicales organisées par l’association l’harmonie à hauteur de 26 194,42 €.
Article 4.3 : Conditions d’utilisation de la subvention
L’harmonie s’engage à restituer à la Commune de Reignier-Ésery les subventions perçues, si leur affectation n’était pas respectée.
La commune par ces subventions et les mises à disposition à titre gratuit encourage et soutient le
développement des activités organisées par l’Harmonie à hauteur de 26 194,41 € se décomposant
comme suit :
• Fonctionnement général et actions spécifiques : 9 600 €
• Moyens matériels : 16 594,41 €
Article 4.4 :
La Commune prendra à sa charge les frais découlant des investissements nécessaires aux locaux prêtés à titre gratuit à l’harmonie.
TITRE V : DUREE- RENOUVELLEMENT - DENONCIATION - RECOURS:
La présente convention est conclue pour une durée d’une année.
Tout litige résultant de l’exécution de la présente convention est du ressort du tribunal administratif territorialement compétent.
Fait à Reignier-Ésery, le
Les Présidentes de l’Harmonie, Le Maire, MANSEY Amédine
FOURNIER-BIDOZ Mathilde Lucas PUGIN