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Procès Verbal - PV 2021 03 08 Document publié le Lundi 8 mars 2021 par la commune de Serches. Lien du pdf (Procès Verbal - PV 2021 03 08)Thèmes du document : Banque, Démocratie, Institutions publiques, PROCES VERBAL DE LA REUNION DU CONSEIL MUNICIPAL

DE LA COMMUNE DE SERCHES du lundi 08 mars 2021

L'an deux mille vingt-et-un et le huit mars à 19 heures 30, le Conseil Municipal de la Commune de Serches, dûment convoqué, s'est réuni en session ordinaire, à la mairie de Serches, sous la Présidence de Monsieur LALYS Loïc, Maire.

Date de convocation du Conseil Municipal : le 03 mars 2021

Nombre de conseillers :

En exercice : 11

Présents : 9

Votants : 11

Présents : Loïc LALYS, Patrick TASSIN, Geneviève BISTER, Evelyne CETNAROWSKI, Arlette DOMINGUES, Raphaël HACARD, Sébastien LEJARS, Jean-Marc LEPAGE, Maurice NIQUE Absent(s) représenté(s) : Monsieur Pascal TRIBOUILLOY par Monsieur Patrick TASSIN, Madame Nadia FAROUX par Monsieur Maurice NIQUE

Ordre du jour :

Conseil municipal en Huis Clos et masque obligatoire

1 - Adhésion à la SPL XDemat, acquisition d'une action et adhésion au Pack Dématérialisation Minimal de Base

2 - Création d'un poste titulaire

3 - Création de 2 postes de contractuels

4 - Mise à disposition des agents techniques de la commune d'Acy

5 - Compte de gestion 2020

6 - Compte administratif 2020

7 - Affectation du résultat

8 - Informations et questions diverses

Désignation du secrétaire de séance :

A été élu secrétaire : Monsieur Patrick TASSIN

1 - Adhésion à SPL XDemat, acquisition d'une action et adhésion au pack de dématérialisation 2021_002

Vu le Code général des collectivités territoriales, notamment ses articles L.1521-1 et suivants et L.1531-1 ;

Vu le Code de commerce, notamment ses articles L.210-6 et L.225-1 et suivants ;

Vu la circulaire du 29 avril 2011 relative au régime juridique des sociétés publiques locales (SPL) ;

Vu le Code de la commande publique et plus particulièrement, ses articles L.2511-1 et suivants afférents aux quasi-régies,

Vu les statuts et de pacte d’actionnaires de la Société publique local SPL-Xdemat ;

Considérant que l’article L.1531-1 du Code général des collectivités territoriales permet aux collectivités territoriales ou à leurs groupements de créer des sociétés publiques locales « compétentes pour réaliser des opérations d'aménagement au sens de l'article L. 300-1 du code de l'urbanisme, des opérations de construction ou pour exploiter des services publics à caractère industriel ou commercial ou toutes autres activités d'intérêt général » ;

Considérant que le Conseil général de l’Aube gérait des outils de dématérialisation, utilisées pour diverses procédures, telles que les étapes de passation et d’exécution des marchés publics, la notification par courrier électronique, le recours au parapheur électronique ou l’archivage de documents nativement électroniques ;

Considérant que le Département de l’Aube a souhaité mutualiser leur gestion avec deux autres collectivités départementales, les Départements des Ardennes et de la Marne ;Considérant que ces trois départements ont créé la Société Publique Locale SPL-Xdemat pour répondre à cet objectif de mutualisation et de coopération, en se réservant la possibilité d’étendre cette société à d’autres collectivités intéressées, en particulier à toutes les collectivités territoriales et leurs groupements situés sur le territoire de l’un des Départements actionnaires ;

Considérant que depuis la création de la société, les Départements de la Haute-Marne, de l’Aisne, de la Meuse, des Vosges et de la Meurthe-et-Moselle ainsi que de très nombreuses collectivités ou groupements de collectivités auboises, marnaises, ardennaises, haut-marnaises, axonaises, meusiennes, vosgiennes et meurthe-et-mosellanes ont rejoint ces 3 Départements fondateurs de la société, en devenant également actionnaires ;

Considérant que cette Société Publique Locale a pour objet la fourniture de prestations liées à la dématérialisation, notamment par la gestion, la maintenance, le développement et la mise à disposition des outils au profit des collectivités actionnaires ;

Considérant qu’il s’agit bien là d’une activité d’intérêt général au sens où l’entend l’article L.1531-1 du code général des collectivités territoriales ;

Considérant que la création d’une telle société permet de faciliter et d’améliorer le recours à la dématérialisation par ses actionnaires, lesquels peuvent faire appel à la société sans mise en concurrence préalable, conformément à l’article L. 2511 et suivants du code de la commande publique afférents aux quasi-régies ;

Considérant que pour devenir actionnaire de la société SPL-Xdemat, les collectivités territoriales et leurs groupements intéressés doivent simplement acquérir une action au capital social, pour un prix de 15,50 euros ;

Considérant que l’acquisition de cette action devra se faire directement auprès du Département sur le territoire duquel la collectivité ou le groupement est situé ; que ces ventes d’actions interviennent à une date biannuelle ;

Considérant que pour bénéficier des prestations de la SPL sans attendre cette date, les collectivités ou leurs groupements intéressés peuvent conclure avec le Département concerné une convention de prêt d’action, afin d’emprunter une action de la société pour une durée maximale de 6 mois, avant de l’acquérir ;]

Considérant, dans ce contexte, que La Mairie de Serches souhaite bénéficier des prestations de la société SPL-Xdemat et donc acquérir une action de son capital social afin d’en devenir membre ;

Après avoir délibéré,

ARTICLE 1 –La Mairie de Serches décide d’adhérer à la Société Publique Locale SPL-Xdemat, compétente pour fournir des prestations liées à la dématérialisation.

ARTICLE 2 – Il décide d’acquérir une action au capital de la société au prix de 15,50 euros auprès du Département de l’Aisne, sur le territoire duquel la collectivité est située.

Le capital social étant fixé à 198 989 euros, divisé en 12 838 actions de 15,50 euros chacune, cette action représente 0,01% du capital.

En attendant d’acquérir une action au capital social, La Mairie de Serches décide d’emprunter une action au Département de l’Aisne, sur le territoire duquel la collectivité est située, conformément au projet de convention de prêt d’action joint en annexe.

La conclusion d’un tel prêt permettra à la collectivité d’être immédiatement actionnaire de la société pendant la durée du prêt, soit un maximum de 6 mois, pour bénéficier des prestations liées à la dématérialisation et ce, avant d’acquérir une action. »

L’acquisition de cette action permet à la collectivité d’être représentée au sein de l’Assemblée générale de la société et de l’Assemblée spéciale du département de l’Aisne, cette assemblée spéciale disposant elle-même d’un représentant au sein du Conseil d’Administration de la société SPL-Xdemat.

ARTICLE 3 – La personne suivante est désignée en qualité de délégué de la collectivité au sein de l’Assemblée générale : Loïc LALYS.

Ce représentant sera également le représentant de la collectivité à l’Assemblée spéciale.

ARTICLE 4 – La Mairie de Serches approuve qu’elle soit représentée au sein du Conseil d’administration de la société, par la commune de Couvron-et-Aumencourt par l’intermédiaire de son conseiller municipal, Monsieur Benoît ROGER, désignée à cet effet, par les collectivités actionnaires, membres de l’Assemblée spéciale de l’Aisne, après les dernières élections municipales.

Ce représentant exercera durant son mandat, un contrôle conjoint sur la société au titre de l’ensemble des collectivités et groupements de collectivités axonaises actionnaires (autres que le Département) qu’il représente.ARTICLE 5 – La Mairie de Serches approuve pleinement et entièrement les modalités de fonctionnement de la société fixées dans les statuts de la SPL et le pacte d’actionnaires actuellement en vigueur entre les membres de la société, ainsi que la convention de prestations intégrées tels qu’ils sont joints en annexe à la présente délibération.

Par cette approbation, il accepte de verser chaque année à la société, une participation financière pour contribuer aux frais liés aux prestations de dématérialisation fournies par SPL-Xdemat.

ARTICLE 6 – Il autorise l’exécutif de la collectivité à signer les statuts et le pacte d’actionnaires de la société tels qu’adoptés par les 3 Départements fondateurs et modifiés par l’Assemblée générale ainsi que la convention de prestations intégrées et la convention de prêt.

Il l’autorise d’une manière générale, à effectuer toutes démarches et à signer tous documents administratifs, techniques ou financiers permettant de concrétiser l’adhésion de la collectivité à la société publique locale SPL-Xdemat.

Votants : 11 Exprimés : 11 Pour : 11 Contre : 0 Abstention : 0

2 - Création de postes administratifs

2021_003

Le Maire, rappelle à l’assemblée :

Conformément à l’article 34 de la loi du 26 janvier 1984, les emplois de chaque collectivité ou établissement sont créés par l’organe délibérant de la collectivité ou de l’établissement,

Il appartient donc au Conseil Municipal de Serches de fixer l’effectif des emplois à temps complet et non complet nécessaires au fonctionnement des services,

Considérant le tableau des emplois adopté par le Conseil Municipal du 6 novembre 2015 Considérant que les fonctionnaires territoriaux ont vocation à occuper les emplois de la Fonction Publique Territoriale, Considérant néanmoins l’article 3-3-3° de la loi du 26 janvier 1984 modifiée qui autorise dans les communes de moins de 1000 habitants et dans les groupements de communes regroupant moins de 15 000 habitants, le recrutement d’agents contractuels pour pourvoir des emplois permanents à temps complet (ou temps non complet),

Considérant la nécessité de créer 2 emploi : Adjoint administratif principal 2ème classe et un rédacteur à temps non complet afin d’exercé l’emploi de secrétaire de mairie.

Le Maire propose à l’assemblée,

1/ la création de 2 emplois permanent à temps non complet, d’adjoint administratif Principal de 2ème classe, relevant de la catégorie C et d’1 emploi de Rédacteur, relevant de la catégorie B à raison de 12 heures Hebdomadaires pour assurer la mission de secrétaire de mairie.

Cet emploi sera pourvu soit par un agent titulaire soit par un agent contractuel conformément aux dispositions de l’article 3-3-3°.

2/ Dans ce dernier cas, l’agent contractuel sera recruté sur un contrat d’adjoint administratif de 2ème classe.  L’agent sera rémunéré sur l’échelle afférente de la grille indiciaire du grade 3/ Si un agent contractuel est recruté pour pouvoir cet emploi, faute de fonctionnaire présentant les qualités requises pour l’occuper; l’agent sera engagé par contrat à durée déterminée d’une durée maximale de 3 ans renouvelables par reconduction expresse dans la limite de 6 ans. Si à l’issue de cette durée, le contrat est reconduit, il ne peut l’être que par décision expresse et pour une durée indéterminée

Le tableau des emplois est ainsi modifié à compter du 8 mars 2021

Filière : administratif

Emploi : secrétaire de mairie

Grade : Adjoint administratif de 2ème classe Catégorie C et adjoint administratif Principal de 2ème classe catégorie C et Rédacteur catégorie B

Ancien effectif : 1

Nouvel effectif : 3

Le Conseil Municipal de Serches, après en avoir délibéré, DECIDE : d’adopter la modification du tableau des emplois administratifs ainsi proposée.

Les crédits nécessaires à la rémunération et aux charges des agents nommés dans les emplois seront inscrits au budget.

Votants : 11 Exprimés : 11 Pour : 11 Contre : 0 Abstention : 03 - Création d'un poste adminitratif contractuel (12h)

2021_004

Le Maire, rappelle à l’assemblée :

Conformément à l’article 34 de la loi du 26 janvier 1984, les emplois de chaque collectivité ou établissement sont créés par l’organe délibérant de la collectivité ou de l’établissement,

Il appartient donc au Conseil Municipal de fixer l’effectif des emplois à temps complet et non complet nécessaires au fonctionnement des services,

Considérant que les fonctionnaires territoriaux ont vocation à occuper les emplois de la Fonction Publique Territoriale, Considérant néanmoins l’article 3-1° de la loi du 26 janvier 1984 qui autorise le recrutement d’agents non titulaires pour exercer des fonctions correspondant à un accroissement temporaire d’activité pour une durée maximale de douze mois pendant une même période de dix-huit mois.

Considérant la nécessité de créer 1 emploi d’adjoint administratif Principal 2ème classe non titulaire en raison d’un accroissement temporaire d’activité suite à une démission d’un adjoint administratif.

Le Maire propose à l’assemblée,

 La création d'un emploi : adjoint principal 2ème classe, relevant de la catégorie C, à raison de 12h hebdomadaires. Cet emploi sera pourvu par 1 agent non titulaire.

 L’agent sera rémunéré l’échelle afférente au grade d'adjoint administratif Principal 2ème classe

Le Conseil Municipal, après en avoir délibéré, DECIDE de la création d'un poste administratif contractuel pour accroissement temporaire.

Les crédits nécessaires à la rémunération et aux charges de l'agents nommé dans les emplois seront inscrits au budget, chapitre 012, article 6413.

Votants : 11 Exprimés : 11 Pour : 11 Contre : 0 Abstention : 0

4 - Création d'un poste adminitratif contractuel (4h)

Le Maire, rappelle à l’assemblée :

Conformément à l’article 34 de la loi du 26 janvier 1984, les emplois de chaque collectivité ou établissement sont créés par l’organe délibérant de la collectivité ou de l’établissement,

Il appartient donc au Conseil Municipal de fixer l’effectif des emplois à temps complet et non complet nécessaires au fonctionnement des services,

Considérant que les fonctionnaires territoriaux ont vocation à occuper les emplois de la Fonction Publique Territoriale, Considérant néanmoins l’article 3-1° de la loi du 26 janvier 1984 qui autorise le recrutement d’agents non titulaires pour exercer des fonctions correspondant à un accroissement temporaire d’activité pour une durée maximale de douze mois pendant une même période de dix-huit mois.

Considérant la nécessité de créer 1 emploi d’adjoint administratif Principal 2ème classe non titulaire en raison d’un accroissement temporaire d’activité suite à une démission d’un adjoint administratif.

Le Maire propose à l’assemblée,

 La création d'un emploi : adjoint 2ème classe, relevant de la catégorie C, à raison de 4h hebdomadaires. Cet emploi sera pourvu par 1 agent non titulaire.

 L’agent sera rémunéré l’échelle afférente au grade d'adjoint administratif 2ème classe

Le Conseil Municipal, après en avoir délibéré, DECIDE de de ne pas créer un poste administratif contractuel pour accroissement temporaire. de 4h

Votants : 11 Exprimés : 11 Pour : 0 Contre : 10 Abstention : 1

5 - Mise à disposition des agents techniques de la commune d'Acy

Monsieur le maire fait part d'une intervention du syndicat FAFPT sollicité par l'agent technique communal d'Acy en vue de la mutualisation. Celle-ci fera l'objet d'une adaptation sous forme d'une mise à disposition pour les travaux à effec tués sur la Commune de Serches. Les tâches à réalisées seront vues et cautionnées entre la commune d'Acy, la commune de Serches, l'agent et son syndicat.Ces éléments seront évoqués à l'occation d'une réunion en Sous-Préfecture.6 - Compte de gestion 2020

2021_005

Le Conseil Municipal réuni sous la présidence de LALYS Loïc

Après s'être fait présenter le budget unique de l'exercice 2020 et les décisions modificatives qui s'y rattachent, les titres définitifs des créances à recouvrer, le détail des dépenses effectuées et celui des mandats délivrés, les bordereaux de titres de recettes, les bordereaux de mandats, le compte de gestion dressé par le receveur, ainsi que l'état de l'actif, l'état du passif, l'état des restes à recouvrer et l'état des restes à payer : Après s'être assuré que le receveur a repris dans ses écritures le montant de chacun des soldes figurant au bilan de l'exercice 2019, celui de tous les titres de recettes émis et celui de tous les mandats de paiement ordonnancés et qu'il a procédé à toutes les opérations d'ordre qu'il lui a été prescrit de passer dans ses écritures :

1° Statuant sur l'ensemble des opérations effectuées du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2020, y compris la journée complémentaire ;

2° Statuant sur l'exécution du budget de l'exercice 2020 en ce qui concerne les différentes sections budgétaires annexes ;

3° Statuant sur la comptabilité des valeurs inactives ;

- déclare que le compte de gestion dressé, pour l'exercice 2020, par le receveur, visé et certifié conforme, n'appelle ni observation ni réserve de sa part ;

Votants : 11 Exprimés : 11 Pour : 11 Contre : 0 Abstention : 0

7 - Compte Administratif 2020

2021_006

Le Conseil Municipal réuni sous la présidence de LALYS Loïc

délibérant sur le compte administratif de l'exercice 2020 dressé par LALYS Loïc après s'être fait présenter le budget primitif, le budget supplémentaire et les décisions modificatives de l'exercice considéré,

1. Lui donne acte de la présentation faite du compte administratif, lequel peut se résumer ainsi :

Investissement Fonctionnement Ensemble

Libellé

Dépenses ou

Déficit

Recettes ou

Excédent

Dépenses ou

Déficit

Recettes ou

Excédent

Dépenses ou

Déficit

Recettes ou

Excédent

Résultats reportés 9 826.13 117 913.61 9 826.13 117 913.61

Opérations exercice 7 578.14 20 095.08 119 487.58 141 360.95 127 065.72 161 456.03

Total 17 404.27 20 095.08 119 487.58 259 274.56 136 891.85 279 369.64

Résultat de clôture 2 690.81 139 786.98 142 477.79

Restes à réaliser

Total cumulé 2 690.81 139 786.98 142 477.79

Résultat définitif 2 690.81 139 786.98 142 477.79

2. Constate, pour la comptabilité principale, les identités de valeurs avec les indications du compte de gestion relatives au report à nouveau, au résultat de fonctionnement de l'exercice et au fond de roulement du bilan d'entrée et du bilan de sortie, aux débits et aux crédits portés à titre budgétaire aux différents comptes. 3. Reconnait la sincérité des restes à réaliser.

4. Vote et arrête les résultats définitifs tels que résumés ci-dessus.

Votants : 11 Exprimés : 10 Pour : 10 Contre : 0 Abstention : 0

8 - Affectation du résultat

2021_007

- après avoir entendu et approuvé le compte administratif de l'exercice

- statuant sur l'affectation du résultat de fonctionnement de l'exercice

- constatant que le compte administratif fait apparaître un : excédent de 139 786.98décide d'affecter le résultat de fonctionnement comme suit :

Pour Mémoire

Déficit antérieur reporté (report à nouveau - débiteur)

Excédent antérieur reporté (report à nouveau - créditeur) 117 913.61

Virement à la section d'investissement (pour mémoire) 97 913.61

RESULTAT DE L'EXERCICE : EXCEDENT 21 873.37

Résultat cumulé au 31/12/2020 139 786.98

A.EXCEDENT AU 31/12/2020 139 786.98

Affectation obligatoire

* A l'apurement du déficit (report à nouveau - débiteur)

Déficit résiduel à reporter

à la couverture du besoin de financement de la section d'inv. compte 1068

Solde disponible affecté comme suit:

* Affectation complémentaire en réserves (compte 1068)

* Affectation à l'excédent reporté (report à nouveau - créditeur - lg 002) 139 786.98

B.DEFICIT AU 31/12/2020

Déficit résiduel à reporter - budget primitif

Votants : 11 Exprimés : 11 Pour : 11 Contre : 0 Abstention : 0

9 - Informations et questions diverses

- Installation d’une antenne relais de téléphonie mobile (SFR réseau) : Comme évoqué dans les précédents Conseils, l’installation suit son cours. La convention a été signé avec les propriétaires du terrain et l’antenne sera posé dans le cadre du projet new deal (4 opérateur sur le même relais). Un dossier d’information est disponible en mairie pour consultation et l’accès à ce document sera proposé lors de la prochaine édition des informations communales.

- Conditions sanitaires : de nouveaux arrêtés préfectoraux sont parus, rendant obligatoire le port du masque dans notre commune et l’interdiction de la consommation d’alcool sur le domaine public. Ces éléments seront communiqués par voie des informations communales.

- CCID : Réunion à réaliser avant le 03 avril mais la mairie reste dans l’attente des membres désignés dont la liste doit nous être communiquée par les services de la Trésorerie.

- CCAS : Prochaine réunion programmée le samedi 13 mars. A cette occasion, il sera évoqué la transformation en Commission d’Action Sociale, plus flexible administrativement sans modifier le budget de fonctionnement.

- Litige au sujet d’un arbre menaçant : Monsieur le Maire évoque la réception de deux courriers recommandés A.R. venant d’habitants de la commune au sujet de la menace d’un arbre. Une réunion de conciliation est organisée entre ces personnes et le propriétaire de la parcelle.

- Monsieur le Maire évoque également les derniers échanges avec Roland qui souhaite faire valoir prochainement ses droits à la retraite. Les difficultés de Roland sont grandissantes non seulement sur un plan physique, mais aussi sur le plan pratique avec des absences répétées à son poste de travail liées à ses problèmes de transport, ce qui entraine certaines inquiétudes quant au nombre d’heures de congés 2021 déjà utilisées.

- Commission travaux : L’USEDA a contacté la mairie pour proposer un report des travaux sur Coureau et une meilleure coordination avec GrandSoissons. La réflexion doit être reprise pour le positionnement du transformateur électrique

- Des travaux de sondage ont été réalisé pour localiser les réseaux existants et organiser au mieux les travaux du pluvial sur la zone du jardin de l’église/rue StBlaise/rue Principale.

- Commission Animations : La commission s’est réuni dernièrement pour proposer une chasse aux œufs pour les fêtes de Pâques ; une opération de nettoyage de printemps du bord des routes (21 mars) ; la course cycliste programmée le 25 avril à laquelle pourrait se greffer en parallèle un marché de saison ; l’organisation des feux de la Saint Jean. Monsieur le Maire rappelle l’annulation des derniers évènements dans certaines communes del’Aisne et émet des réserves sur la tenue de ces manifestations dans le contexte sanitaire actuel. Toutes feront l’objet d’une approbation par les services de la Sous Préfecture.

- Commission Information : Une prochaine réunion va s’organiser pour discuter de la mise en place du nouveau trimestriel d’informations. Un débat a eu lieu également sur les retours et les critiques constructives au sujet du dernier Renard Enchanté en vue de son amélioration pour le n°32.

- Commission Patrimoine et Environnement : Une réunion est programmée prochainement à l’approche des beaux jours.

Fin de la séance du conseil à 21h45

Loïc LALYS Pascal TRIBOUILLOY Patrick TASSIN

Nadia FAROUX Geneviève BISTER Raphaël HACARD

Evelyne CETNAROWSKI Sébastien LEJARS Jean-Marc LEPAGE

Maurice NIQUE Arlette DOMINGUES