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Document publié le Mardi 1 janvier 2013
Lien du pdf (Arrêté - Préfecture - Allier - circ 2013 11 cle782d49)
Thèmes du document : Budget, Institutions publiques, Télécommunications et internet,
7
Liberté + Égalité + Fraternité
RÉPUBLIQUE FRANÇAISE
PRÉFET DE L'ALLIER
PREFECTURE
DIRECTION DES RELATIONS AVEC LES
COLLECTIVITES TERRITORIALES Moulins, le 7 février 2013
Bureau du Conseil et du Contrôle budgétaire,
Dotations de l'Etat, Intercommunalité
Affaire sulvie par Odile Franchisseur
Tél. : 04.70.48.33.71 Fax : 04.70.48.31.16.
Email : odile.franchisseur@allier gouv.fr
N° AA 013 Le Préfet de l’Allier
à
Monsieur le Président du Conseil Général
Mesdames et Messieurs les Maires
Mesdames et Messieurs les Présidents des
Syndicats Intercommunaux et des Etablissements
Publics de Coopération Intercommunale
Monsieur le Président du Conseil
d’Administration du Service Départemental
d’Incendie et de Secours de l’Aîlier
Monsieur le Président
du Centre National du Costume de Scène
(Madame et Monsieur les sous-préfets de Vichy
et Montluçon, en communication)
Objet : Dématérialisation de la transmission des actes budgétaires par le module « Actes
Budgétaires »
La dématérialisation des échanges liés au contrôle de légalité des actes des
collectivités locales et des établissements publics locaux est effective par le programme ACTES
(Aïde au Contrôle de légaliTé dématErialisé).
En complément de l’application ACTES, le Ministère de l'Intérieur a lancé le
module Actes Budgétaires pour la télétransmission au représentant de l’Etat des actes budgétaires.
Certaines collectivités ont déjà commencé à télétransmettre leurs documents
budgétaires en 2012.
1 Le principe du dispositif :
Actes Budgétaires comporte trois applications :
2, Rue Michel de l'Hospital - B.P. 1649 - 03016 MOULINS Cedex
Téléphone 04.70.48.30.00 - Télécopie 04.70.20.57.72
Courriel : prefecture@altier. gouv.fr 2
- ODM pour la Direction Générale des Collectivités Locales (DGCL) permet
de créer, modifier et mettre à jour les maquettes budgétaires et de générer les outils de calcul et de
présentation transmis automatiquement à TotEM.
- TotEM mis gratuitement par la DGCL à la disposition des collectivités
locales et des éditeurs de progiciels financiers permet d'élaborer les documents budgétaires et de
sceller et valider les fichiers à transmettre à la préfecture via les tiers de télétransmission.
- Actes Budgétaires pour les préfectures afin de visualiser les documents
transmis.
Si vous souhaitez que votre collectivité s’engage dans la dématérialisation de
la transmission des actes budgétaires, je vous invite à prendre contact avec votre tiers de
télétransmission et avec votre fournisseur de progiciel financier.
2- Conditions de télétransmission :
Le préalable à la télétransmission des actes budgétaires est la signature de ja
convention ACTES à laquelle est ajouté ou intégré un avenant portant les clauses relatives à
Actes Budgétaires. En effet, la télétransmission des actes budgétaires devra s’accompagner de la
télétransmission dans ACTES des délibérations et documents complémentaires correspondants.
Il est à noter qu’il devra être signé une convention par collectivité ou
établissement public. En conséquence, lorsqu'une collectivité souhaitera télétransmettre les
documents budgétaires du CCAS, il lui sera nécessaire de signer une convention distincte pour cet
établissement public.
2-1 Maquettes et documents budgétaires concernés :
La télétransmission des actes budgétaires doit porter sur les maquettes qui sont
dématérialisées. Au titre de l’exercice 2013, les nomenclatures concernées sont les suivantes :
- M. 14 par nature et par fonction,
- M.detses déclinaisons,
- M. 52 par nature et par fonction,
- M.71 par fonction
- M.61
Les documents budgétaires relevant d’autres instructions budgétaires et
comptables ne peuvent donc pas, pour le moment, faire l’objet d’une transmission par voie
dématérialisée au service du contrôle de légalité.
Tous les documents budgétaires du budget principal et des budgets annexes
pour un exercice considéré sont concernés : budget primitif, budget supplémentaire, décisions
modificatives, compte administratif.
Les documents budgétaires doivent être transmis au format XML. Le flux
XML contenant le document budgétaire doit avoir été scellé par l’application TotEM ou par un
progiciel financier compatible avec le format XML et ayant intégré les fonctionnalités de TotEM.
2-2 La télétransmission doit porter sur l'intégralité du document budgétaire :
Le document budgétaire dématérialisé doit être complet. Ainsi, les états
annexes aux maquettes budgétaires dématérialisées doivent également être dématérialisés et
transmis dans le même flux scellé par TotEM à Actes Budgétaires. Il est donc impossible de 3
transmettre les parties I, IT, HT de façon dématérialisée et de transmettre les annexes par une autre
voie.
La transmission d’un budget par Actes Budgétaires doit être immédiatement
suivie de la transmission par ACTES soit de la dernière page du budget comportant le décompte
des votes et les signatures, soit de la délibération de l’organe délibérant si une telle délibération
est prise. Îl en est de même pour les décisions modificatives du budget prises tout au long de
l’année, La maquette budgétaire correspondant à la décision modificative sera transmise par un
flux scellé par TotEM et immédiatement suivie de la transmission de la délibération
correspondante, comportant le décompte des votes.
C’est ce dernier envoi qui rend le budget exécutoire.
L'envoi dématérialisé des actes budgétaires doit s’accompagner de la
télétransmission des délibérations correspondantes auxquelles seront annexées les pièces
complémentaires transmissibles au contrôle budgétaire.
Par conséquent, en fonction de l’acte transmis, cet envoi dématérialisé doit
s’accompagner de la télétransmission d’une ou plusieurs des pièces suivantes :
- Soit de la délibération de l'organe délibérant accompagnant le vote du budget
(primitif, supplémentaire ou décision modificative),
- Soit de la dernière page du document budgétaire signée par les membres de
Porgane délibérant,
De la délibération d’approbation du compte administratif,
- De la délibération d’affectation des résultats,
- Du compte de gestion annexé à la délibération y afférente, télétransmise
également,
Le cas échéant d’autres documents : état des restes à réaliser, fiche de calcul du
résultat prévisionnel établie par l’ordonnateur et attestée par le comptable et balance de
l’exécution du budget visée par le comptable en cas de reprise anticipée du résultat, ...
2-3 La dématérialisation doit porter sur tous les documents budgétaires de
l'exercice :
Dès lors que votre collectivité aura dématérialisé l’envoi de son budget
primitif, elle s’engage à télétransmettre tous les autres documents budgétaires de l'exercice
(budget supplémentaire, décisions modificatives, compte administratif). Cet engagement est
fondé sur la convention ACTES.
Toutefois, pour les collectivités qui se lanceraient dans la démarche de
dématérialisation en 2013, il est possible de commencer les télétransmissions en cours d'exercice,
par exemple à l’occasion d’une décision modificative.
Si vous souhaitez commencer par télétransmettre le budget primitif 2013, je
vous précise que vous pouvez également télétransmettre le compte administratif 2012.
Afin de sécuriser le processus dans la phase de démarrage, je vous
demanderais, pour votre première année de télétransmission, de doubler cette télétransmission
d’un envoi papier, Par la suite, il n°y aura plus de transmission de documents papiers. 3- Aide aux utilisateurs :
Un dispositif de formation par Internet et un support d’informations sont mis
à disposition des agents des collectivités locales ou établissements publics.
3-1 Dispositif de e-learning :
Un dispositif de e-learning pour l'application TotEM est mis gratuitement à
disposition des agents des collectivités et établissements publics locaux.
Les agents qui souhaitent s’auto-former sont invités à demander leurs
identifiant de connexion auprès de la DGCL en se rendant sur le site projet http:/odm-
budgetaire.org (rubrique Contact).
3-2 Support TotEM pour les agents des collectivités locales :
Selon les difficultés que vous pourriez rencontrer, le tableau suivant vous
permettra d’identifier vos interlocuteurs susceptibles de répondre à vos interrogations.
Solution
Nature de la Documentation à consulter au Interlocuteurs En cas de blocage
question ou du préalable privilégiés persistant
problème |
Document de communication
Déploiement Actes | projet disponibles :
Budgétaires
- Sur le site internet de la DGCL : | Préfecture
http;//hvwv.dgcl.interieur.gouv.fr/
- Sur le site projet : http://odm-
budgetaire.org
Instructions Instructions budgétaires et
budgétaires et comptables et leurs arrêtés Préfecture
comptables d’actualisation disponibles sur le site internet du Journal Officiel
(www.journal-officiel.gouv.fr)
Installation et Guides d’installation et Editeur du
utilisation de d'utilisation disponibles sur le progiciel de
TotEM site projet : gestion financière
http:/odm-budgetaire.org
Contact via le
Télétransmission - Documents de communication | Tiers de formulaire
des budgets à la projet disponibles (sur le site télétransmission disponible sur le
préfecture internet de la DGCL homologué site projet http://www. decl.interieur.gouv.fr/ http:/odm- ou sur le site projet budgetaire.org http://odm-budgetaire.org) Préfecture rubrique Contact
- Documents produits par le tiers
de télétransmission homologué
de la collectivité. Pour les collectivités qui n’ont pas signé la convention Actes ou l’avenant
Actes Budgétaires, je vous invite à engager la réflexion en vue de la télétransmission des actes
budgétaires de votre collectivité.
Je vous remercie de m'indiquer à l’adresse mèl ci-après, collectivites-
locales@allier.pref.gouv.fr, si vous envisagez cette télétransmission dès le budget 2013 ou plus
tard, afin que je puisse vous faire parvenir Les documents à signer.
Le Préfet,
Pour le Préfet,
PEAR CIErÉT a
ES BIDEAU