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Procès Verbal - DCM25 131223 Convention Objectifs Moyens VILLE CCAS Avenant
Document publié le Jeudi 7 décembre 2023 par la commune de Plaine-des-Palmistes.
Lien du pdf (Procès Verbal - DCM25 131223 Convention Objectifs Moyens VILLE CCAS Avenant)
Thèmes du document : Handicap et inclusivité, Travail et emploi, Grandes et moyennes entreprises,
"PLAINE DES PALMISTES
Affaire 25-131223
Convention d'Objectifs et de Moyens entre la Ville et le
CCAS — Avenant portant sur la modification de la
convention initiale
NOTA. /. Le Maire certifie que le compte rendu de cette
délibération a été affiché à la porte de la Mairie, que la
convocation avait été faite le 07 décembre 2023 et que le
nombre de membres en exercice étant de 29, le nombre de
présent(s) est de : 19
Absents : 05
Procurations : 05
Total des votes : 23
Secrétaire de séance : JUSTINE Victorien
DÉPARTEMENT DE LA RÉUNION
COMMUNE DE LA PLAINE DES PALMISTES
EXTRAIT DU PROCES VERBAL DES DÉLIBERATIONS
DU CONSEIL MUNICIPAL EN DATE DU TREIZE
DÉCEMBRE 2023
L'an deux mille vingt-trois le TREIZE DÉCEMBRE à
DIX-HUIT HEURE le Conseil Municipal de La Plaine
des Palmistes dûment convoqué par Monsieur le
Maire s'est assemblé au lieu habituel de ses
séances sous la Présidence de Monsieur PAYET
Johnny.
PRÉSENTS : Johnny PAYET Maire — Sabine IGOUFE
1* adjointe —- Jean-Yves FAUSTIN 2°" adjoint —
Mylène MAHALATCHIMY 3°" adjointe — Gina
DALLEAU 5° adjointe —- Jean-Claude DAMOUR
6°" adjoint — Marie-Héliette THIBURCE 7ère
adjointe — Frédéric AZOR conseiller municipal —
Micheline CLAIN conseillère municipale — Érick
BOYER conseiller municipal — Alain RIVIERE
conseiller municipal — Sandra GRONDIN
conseillère municipale — Joseph Luçay
CHEVALIER conseiller municipal —- Marie-Lourdes
VÉLIA conseillère municipale - Mickaël PAYET
conseiller municipal -— Victorien JUSTINE
conseiller municipal — Jean-Luc SAINT-LAMBERT
conseiller municipal — Joëlle DELATRE conseillère
municipale — Jean-Yves VACHER conseiller
municipal
ABSENT(S): Sabrina HOARAU conseillère
municipale — Sophie ARZAL conseillère
municipale — Daniel JEAN-BAPTISTE dit PARNY
conseiller municipal - Yannick BOYER conseiller
municipal — Sylvie LEGER conseillère municipale
PROCURATION(S): Joan DORO 4°" adjoint à
Mylène MAHALATCHIMY — Sonia ALBUFFY
conseillère municipale à Johnny PAYET -
Elisabeth BAGNY conseillère municipale à Marie-
Lourdes VÉLIA — Emilie NALEM conseillère
municipale à Sabine IGOUFE — Mélissa MOGALIA
conseillère municipale à Héliette THIBURCE
Accusé de réception en préfecture
974-219740065-20231213-DCM25-131223-DE
Date de télétransmission : 18/12/2023
Date de réception préfecture : 18/12/2023
Publicité faite le 18 décembre 2023 Affaire 25-131223
Convention d'Objectifs et de Moyens entre la Ville et le CCAS — Avenant portant sur la modification de la convention initiale
Le Maire rappelle à l'assemblée que le Centre Communal d'Action Sociale (C.C.A.S) est un établissement public
administratif qui intervient principalement dans les domaines de l'aide sociale, légale ou facultative, et l’action
sociale.
Il précise que cet établissement bénéficie d’une part, d’une autonomie financière qui se traduit par l'existence d’un
budget propre et d'autre part, d'une autonomie de décision matérialisée par l'existence d’un organe de plénier de
direction.
Le Maire rappelle néanmoins, que la Commune concourt au fonctionnement quotidien du C.C.A.S puisqu'il existe
une mutualisation des moyens humains, financiers et logistique utile au maintien d’une action sociale prenant en
compte les besoins du territoire et compte tenu des services facultatifs qui ont été transférés à l'établissement
public administratif communal. Pour mémoire, l'habitat social, l'emploi aidé, l'éducation, et l’action sociale aux
agents territoriaux.
Il explique que cette mutualisation des compétences est matérialisée par une convention d'objectif et de moyens
dont l'ambition est de valoriser la production de services effectuée par la Collectivité de rattachement au profit du
C.C.AS. Cette convention permet ainsi de clarifier les liens existants entre la Commune et le C.C.AS, et ce
conformément à l'esprit de la loi n°86-17 du 6 janvier 1986. Les domaines concernés par cette mutualisation sont
les suivants : Ressources Humaines, Ressources financières, Marchés publics, Patrimoine et Assurances, la
communication et les services techniques.
Enfin, le Maire annonce que cette convention renouvelée et validée en début de mandature doit être actualisée
compte tenu de la restructuration et l'évolution des services du C.C.AS.
Le présent avenant a pour but de modifier :
- Les engagements des partenaires (article 2)
- Modalités financières (Article 4)
- Les autres concours de la Ville de la Plaine des Palmistes (Article 5)
- l'annexe]
Appelé à en délibérer, le Conseil municipal à l'UNANIMITÉ des membres présents et représentés, Alain RIVIERE
absent au moment du vote,
- APPROUVE les termes du présent rapport,
- APPROUVE l'avenant à la convention en annexe,
- AUTORISE le Maire ou son représentant de signer tous documents se rapportant à cette affaire.
Fait et délibéré en mairie les jours, mois et an ci-dessus et ont signé les membres présents
Accusé de réception en préfecture
974-219740065-20231213-DCM25-131223-DE
Date de télétransmission : 18/12/2023
Date de réception préfecture : 18/12/2023 "PLAINE DES PALMISTES
SOLIDARITÉ ET PROXIMITÉ AU CŒUR DE NOTRE VILLAGE
Page 1 sur 7
AVENANT
A LA CONVENTION D’OBJECTIFS ET DE MOYENS VILLE-CCAS
dans le cadre du projet de continuité de la mutualisation des moyens
Entre
La Ville de la Plaine des Palmistes, représentée par son Maire en exercice Monsieur Johnny PAYET dûment habilité par délibération du conseil municipal en date du 03 Juillet 2020,
Ci-après dénommée « la Ville de la Plaine des Palmistes » d’une part,
Et
Le Centre Communal d’Action Sociale (C.C.A.S), établissement public local représenté par sa Vice-Présidente en exercice, Madame Gina DALLEAU dûment habilitée par délibération du Conseil d’Administration en date du 28 Juillet 2020 d’autre part,
Préambule
En 2020, les deux organes délibérants avaient approuvé les termes de la convention cadre ayant pour but de fixer les dispositions générales régissant les modalités des concours et moyens apportés par la Ville de la Plaine des Palmistes pour participer au fonctionnement du C.C.A.S.
Cette convention recense l’ensemble des fonctions supports concernées par les concours apportés par la Ville au C.C.A.S. Cette dernière précise les modalités générales de calcul de ces concours afin d’évaluer les couts des différents concours en nature des fonctions supports prévus au titre de la présente convention. Ils seront apportés par la Ville au CCAS à titre gracieux.
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Les modifications de la convention initiale portent sur les articles et annexes suivants :
Article 1 : Objet de la convention
La présente convention cadre a pour but de fixer les dispositions générales régissant les modalités des concours et moyens apportés par la Ville de la Plaine des Palmistes pour participer au fonctionnement du CCAS.
Cette convention recense toutes les fonctions supports concernées par les concours apportés par la Ville au CCAS et du CCAS à la Ville et précise les modalités générales de calcul de ces concours afin d’assurer la mise en œuvre de la politique sociale municipale. La Commune de la Plaine des Palmistes s’appuie sur le CCAS et lui met à disposition les moyens financiers, matériels, humains et des locaux nécessaires, dont une subvention annuelle. Accusé de réception en préfecture 974-219740065-20231213-DCM25-131223-DE
Date de télétransmission : 18/12/2023
Date de réception préfecture : 18/12/2023 Page 2 sur 7
Article 2 : Engagement des partenaires
1 - Les ressources communales utilisées par le CCAS et l’évaluation des charges liées aux fonctions mutualisées :
Dans un souci de mutualisation des moyens et pour l’exercice de ces diverses fonctions, le CCAS bénéficiera du support régulier des services de la Ville dans les domaines suivants :
- Ressources humaines dont la gestion des contrats de droit public et privé - Comptabilité finances
- Commande publique : Préparation du marché et mise en œuvre de la consultation, suivi administratif et financier des Marchés
- Service technique : entretien des bâtiments dont le CCAS a la gestion ; fourniture de produit d’entretien (moyen humain et matériel dans l’organisation des évènements et des interventions sociales). - Service Environnement : entretien des espaces verts des bâtiments dont le CCAS a la gestion (moyen humain et matériel dans l’organisation des évènements et des interventions sociales). - Garage : entretien des véhicules du CCAS et mise à disposition de véhicule communal sous réserve de disponibilité.
- Restaurant scolaire : production et livraison des repas dans le cadre du portage de repas à domicile et lors des événements organisés par le CCAS.
- Écoles : mise à disposition des locaux (moyen humain et matériel dans l’organisation des évènements et des interventions sociales).
- Communication : Préparation des supports de communication, publication des actions en lien avec le CCAS - Animation : concourir à la logistique nécessaire à la mise en place des actions collectives (moyen humain et matériel dans l’organisation des évènements).
- Service informatique et réseaux : Maintenance du matériel multimédia et informatique ; gestion du parc téléphonique ; interventions diverses ;
- Service sécurité : Système d’alarme
- Service protocole : mise à disposition du personnel pour l’entretien des locaux du C.C.A.S.
2 - Les engagements du C.C.A.S :
- Participer à l’instruction des demandes d’aide sociale dans les conditions fixées par voie réglementaire, - Aider et accompagner les personnes et les familles en situation de précarité sociale, sanitaire et économique individuellement ou collectivement,
- Œuvrer à l’amélioration des conditions d’existence des publics vulnérables notamment celles des personnes âgées et des personnes porteuses d’un handicap à travers le maintien à domicile et des actions d’insertion sociale,
- Accompagner et coordonner le développement de l’accueil de l’enfant et l’adolescent sur le territoire, - Gérer les dispositifs d’insertion et notamment ceux relatifs aux emplois aidés en vigueur pour le compte de la Ville ; Le Centre Communal d’Action Sociale de La Plaine des Palmistes met à disposition de la Ville les agents recrutés dans le cadre des emplois aidés pour la durée du contrat initial et en cas de renouvellement, jusqu’au terme définitif de leur contrat,
- Mettre en œuvre le PPGDID (Plan partenarial de Gestion de la Demande de logement et d’information du Demandeur) pour le compte de la Ville,
- Animer l’Espace Numérique Inclusif afin d'identifier, de reconnaître et de promouvoir les dispositifs œuvrant au développement de la diffusion de la culture et des outils numériques, et de leur appropriation par toute la population.
- Mettre en œuvre les engagements en lien avec la Convention Territorial Global, document cadre des actions avec la Caisse d’action Familial (CAF)
- Repérer, organiser et exécuter les engagements en lien avec la Contrat Local de Santé, document cadre des actions avec l’Agence Régional de Santé (ARS).
En contrepartie, la Commune s’engage à mettre en œuvre les moyens nécessaires à l’exécution de ces objectifs. Aucune refacturation de ces charges indirectes ne sera opérée
Accusé de réception en préfecture
974-219740065-20231213-DCM25-131223-DE
Date de télétransmission : 18/12/2023
Date de réception préfecture : 18/12/2023 Page 3 sur 7
Article 4 : Modalités financières
Les différents concours en nature des fonctions supports prévus au titre de la présente convention, seront apportés par la Ville au CCAS. Ainsi les prestations des services communaux peuvent être réalisées par la Ville, soit directement par ses services, soit par le biais de ses propres marchés publics. Une méthode de calcul est proposée afin d’évaluer des couts dans l’annexe 4.
Article 5 : Autres concours de la Ville de La Plaine des Palmistes
c) Assistance à la fonction « Ressources Humaines »:
La Ville apportera son appui au C.C.A.S dans ses processus de gestion des ressources humaines. Elle fournira pour ce faire, son concours, son expertise et ses conseils à l'établissement et effectuera pour son compte les missions suivantes :
- Gestion des carrières ;
- Gestion des congés ;
- Formation du personnel ;
- Gestion de la paye ;
- Assistance aux recrutements et à la gestion des fins de contrat (notamment les licenciements). - Santé, conciliation et qualité de vie au travail
- Dialogue social et instances paritaires
2- Assistance logistique et technique
La Commune apportera son appui au C.C.A.S dans ses processus de gestion de la flotte de véhicules et des bâtiments mis à disposition. Pour ce faire, elle fournira son concours et ses conseils à l'établissement ou en effectuera pour son compte la mission suivante : l’intervention des services municipaux sur les bâtiments et réseaux (téléphonie, informatique) mis à disposition du C.C.A.S. et la fourniture de fluides et carburants pour les véhicules à disposition de l’établissement.
La Ville apportera son soutien logistique, matériel et humain au C.C.A.S pour l’organisation et le déroulement de manifestations et d’activités à caractère social :
- Fourniture de matériels (moyens de sonorisation, chapiteaux, podium…), - Intervention de personnels pour des installations techniques, des animations et de l’entretien des locaux, - Fabrication de menus et livraison,
- Mise à disposition gratuites des salles communales.
Les autres articles restent inchangés.
Fait à la Plaine des Palmistes, le
Pour la Commune Pour le C.C.A.S
Le Maire, La Vice - Présidente,
Johnny PAYET Gina DALLEAU
ANNEXE 1 de la C.O.M
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 18/12/2023
Date de réception préfecture : 18/12/2023 Page 4 sur 7
ETAT DU PERSONNEL CCAS
MIS À DISPOSITION DE LA MAIRIE
Personnel titulaire
Statut Grade ou emploi Libellé catégorie Effectif Estimation du cout annuel 2023 Titulaire Auxiliaire de
puéricultrice de
classe supérieure
B 1 50 285 , 04€
Cout total annuel 2023 du personnel mis à disposition
Personnel non titulaire
Statut Grade ou emploi Libellé catégorie Effectif Estimation du cout annuel 2022 0
Cout total annuel 2020 du personnel mis à disposition 0
ANNEXE 2 de la C.O.M
LISTE DES LOCAUX MIS A DISPOSITION DU C.C.A.S DE LA PLAINE DES PALMISTES
Nature
de la mise
à disposition
Localisation Affectation Superficie Observation
Locaux
administratifs
285, rue de la
République Directions et services
du C.C.A.S
130 m²
Maison France
Service de la
Plaine-des-
Palmistes
A l’Espace Culturelle
Guy Agenor, 323 rue
de la République
Espace Numérique Inclusif 60 m²
ANNEXE 3 de la C.O.M
INVENTAIRE DU MATERIEL MIS À DISPOSITION
Accusé de réception en préfecture
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► AU C.C.A.S.
Mobilier et équipement divers
(au 25/11/2021)
Equipement informatique et
bureautique (au 25/11/2021)
Direction et assistance de
Direction
2 chaises de bureau
4 chaises visiteur
2 armoires hautes
1 caisson à 3 tiroirs
2 téléphones portable
Service Aides légales
1 bureau
1 chaise de bureau
1 chaise visiteur
1 armoire
1 caisson à 3 tiroirs
1 écran de protection
1 coffre
1 écran d’ordinateur + clavier +
1 unité centrale + 1 souris
Service Petite Enfance
1 bureau
1 chaise de bureau
1 chaise visiteur
1 caisson à 3 tiroirs
1 écran de protection
1 téléphone portable
1 écran d’ordinateur + clavier +
1 unité centrale + 1 souris
Service accompagnement
individuel et collectif (Travailleur
social)
1 bureau
1 chaise de bureau
2 chaises visiteur
1 armoire haute
1 téléphone fixe
1 téléphone portable
1 écran d’ordinateur + clavier +
1 unité centrale + 1 souris
1 imprimante
Bureau Partenaire 1 bureau
1 chaise de bureau
2 chaises visiteur
2 armoires hautes
1 écran d’ordinateur
Service Insertion (emplois aidés
et logement social)
3 bureaux
3 chaises de bureau
4 chaises visiteur
2 armoire haute
3 caissons à 4 tiroirs
3 écrans de protection
2 téléphones fixe
1 téléphone portable
1 écran d’ordinateur + clavier +
1 unité centrale + 1 souris
Accueil physique 1 bureau
1 chaise de bureau
1 sellette en bois
1 téléphone fixe
1 écran d’ordinateur + clavier +
1 unité centrale + 1 souris
1 photocopieuse
1 déchiqueteuse
5 chaises
2 banquettes de 3 places
Accueil Numérique 1 bureau
1 chaise de bureau
1 téléphone fixe
Accusé de réception en préfecture
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Date de télétransmission : 18/12/2023
Date de réception préfecture : 18/12/2023 Page 6 sur 7
1 chaise visiteur
1 caisson à 4 tiroirs
1 écran d’ordinateur + clavier +
1 unité centrale + 1 souris
Office 1 chaise
2 tables
1 micro-onde
1 réfrigérateur
INVENTAIRE DU MATERIEL A L’ESPACE NUMERIQUE INCLUSIF
Type Marque Modèle SN Description Etat
Ordinateur Fixe TERRA PC System
FR1009487
R5103344 Poste Agent OK
FUJITSU Esprimo
P410 E85+
YLPV003699 Poste Public
Démarches
Administratif Mauvaise Etat YLTH618875
YLTH618906
PROPC P4 630 DR00734000002 Poste Public Jeux Mauvaise Etat
DR00773300000
1
Imprimante HP Color LaserJet
Pro MFP M479fdw
Imprimante OK
HP OfficeJet Pro
8710
CN6C9H32T5 Hors service
Accusé de réception en préfecture
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ANNEXE 4 de la C.O.M
TABLEAUX DE VALORISATION DES RESSOURCES MISES À DISPOSITION
Services Fonctions assurées Evaluation des charges (méthode de calcul)
Ressources humaines,
- Établissement de la paie
- Gestion des carrières
- Gestion des formations
(Salaires bruts + charges) X
nombre de fiches de paie
du CCAS / Nombre total de
la Commune
Comptabilité/Finances - Élaboration, suivi et édition
des budgets
- Réalisation du processus
de l’engagement des
dépenses / recettes à la
transmission des mandats
et titres
- Assistance au suivi
financier
- Accès aux logiciels
financier
(Salaires bruts + charges) X
nombre de mandats + titres
du CCAS / Nombre total de
la Commune
Commande publique - Élaboration et passation de
Marchés
Forfait annuel
Service technique - Assistance Forfait annuel Service environnement - Aménagement et
embellissement des
espaces publics
Forfait annuel
Garage - Entretien des véhicules
misent à disposition
Coût forfaitaire par véhicule
Restaurant scolaire - Production des repas dans
le cadre du portage de
repas à domicile et
évènements
Nombre de repas X coût
unitaire du repas
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Date de réception préfecture : 18/12/2023