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Document publié le undefined NaN undefined NaN à NaNhNaN par la commune de Vouziers.
Lien du pdf (Compte-Rendu - 2023 12 19 Annexe au point 1d Convention pret materiel adoptee en CM 19122023)
Thèmes du document : Consommateurs, Banque, Assurance,
Convention Prêt matériels municipaux et Formulaire d’Engagement 20/12/2023 Page 1 sur 5
Objet
Le matériel de la ville de VOUZIERS peut être mis à disposition des associations/ structures publiques/entreprises dans le cadre d’une manifestation occasionnelle, sur demande expresse de l’association, de la structure publique ou de l’entreprise, et validation préalable de l’autorité municipale au moyen de la présente convention et sous-couvert de la disponibilité des matériels demandés. A ce titre, il est précisé que la priorité de la mobilisation du matériel est par défaut donnée aux événements et manifestations gérés/organisés par la Commune.
Le matériel peut être mis à disposition gracieusement auprès des associations/ structures publiques dont le siège se situe à Vouziers, pour des manifestations se situant au sein de la commune ou en dehors de la commune mais sur le territoire de l’Argonne Ardennaise. Les associations non vouzinoises et les entreprises ne peuvent faire l’objet d’un prêt de matériel, sauf dérogation exceptionnelle et accord préalable expresse de l’autorité municipale, avec application d’un tarif de location.
Par ordre de priorité, le matériel peut être mis à disposition (nonobstant la mobilisation par la Commune) :
1. Association dont le siège est à Vouziers et organisant une manifestation sur le territoire communal ;
2. Association dont le siège est à Vouziers et organisant une manifestation en dehors du territoire communal mais sur le territoire de l’Argonne Ardennaise ;
3. Sur dérogation exceptionnelle et accord préalable à titre gracieux, association dont le siège n’est pas sur Vouziers mais coorganisant avec la commune la manifestation ; (exemples : Fit Day, Circuit des Ardennes, l’enduro de moto...)
4. Sur dérogation exceptionnelle et accord préalable expresse avec application d’un tarif de location, association dont le siège n’est pas sur Vouziers ;
CONVENTION DE PRET DE MATERIEL Convention Prêt matériels municipaux et Formulaire d’Engagement 20/12/2023 Page 2 sur 5
5. Sur dérogation exceptionnelle et accord préalable expresse avec application d’un tarif de location, entreprise dont le siège social est à Vouziers et organisant une manifestation à Vouziers
Matériels concernés :
- Chaises ;
- Tables ;
- Bancs ;
- Chapiteaux ;
- Tentes pliables;
- Chalets ;
- Matériel de sonorisation ;
- Barrières ;
- Podium mobile ;
- Urnes bois et fer ;
- Grilles d’exposition ;
- Matériel électroménager pouvant être mobilisé (ce matériel est spécifiquement identifié) ;
- Armoire électrique ;
- Panneaux signalétiques ;
- Panneaux de stationnement ;
- Pupitre ;
Cas particuliers :
- Les tentes pliables / chapiteaux : le risque de soulèvement est important en cas de vent fort, les barnums ne seront donc mis à disposition qu’avec des lests et sous réserve d’un vent de vitesse inférieure à 30 km/h.
- Les chapiteaux : ils sont exclusivement installés par les Services Techniques et prêtés 1 seule fois par an aux associations dont le siège est à VOUZIERS. Aucune location, ni de prêt aux particuliers et aux associations extérieures (sauf celles qui coorganisent la manifestation avec la commune).
Utilisation du matériel
Le matériel prêté doit être utilisé avec soin, précaution et doit être restitué en l’état. Il appartient à l’association bénéficiaire de se former à son utilisation.
Aléas météorologiques
Les événements et manifestations réalisés en extérieur sont soumis aux aléas météorologiques. En cas de prévision (parution de la carte officielle de vigilance par Météo France, bulletin préfectoral...) annonçant un risque météorologique (forte pluie, vent, orage, crue...) pouvant causer un dégât sur le matériel, la commune se réserve le droit de renoncer au prêt du matériel afin d’en assurer l’intégrité. Convention Prêt matériels municipaux et Formulaire d’Engagement 20/12/2023 Page 3 sur 5
Assurance
L’association/structure publique/entreprise prend en charge tout matériel emprunté à compter de son enlèvement et jusqu'à la restitution de celui-ci. Il est donc demandé à l’association/structure publique/entreprise au moment de la demande d’être couverte par une assurance adéquate autant pour sa responsabilité civile, que pour le matériel pris en charge au moment de la demande (une attestation devra être fournie à la signature de celle-ci)
Dégradation et perte
Toute dégradation ou perte de matériel mis à disposition de l’association/structure publique/entreprise entraîne le rachat par l’association/structure publique/entreprise demandeuse de tout ou partie des biens dégradés ou perdus, et peut entrainer un refus de prêt ultérieur.
Modalités d’emprunt et de restitution du matériel
L’ensemble des matériels cités sont chargés, transportés, déchargés, montés (à l’emprunt comme à la restitution) par l’association/structure publique/entreprise, sauf exception (chapiteaux).
La prise et la restitution du matériel se font exclusivement au niveau des ateliers municipaux, sauf demande expresse de la Commune.
Le matériel est délivré exclusivement par un agent communal, contre remise du formulaire d’engagement renseigné et signé par les deux parties. Le matériel est restitué exclusivement auprès d’un agent communal, contre remise du formulaire d’engagement renseigné et signé par les deux parties.
Lors de l’emprunt, un état des lieux du matériel est réalisé par l’agent communal, en présence de l’association/structure publique/entreprise.
En aucun cas une association/structure publique/entreprise ne peut statuer sur les conditions d’emprunt et de restitution en en modifiant les clauses unilatéralement.
A ce titre, même en cas de constat par l’association/structure publique/entreprise d’un dysfonctionnement (panne/casse...) d’un matériel pendant l’emprunt, l’association/structure publique/entreprise doit impérativement restituer le matériel concerné à la Commune. Aucune intervention sur le matériel défaillant ne doit être engagée par l’association/structure publique/entreprise.
Les emprunts et restitutions se font exclusivement pendant les heures d’ouverture des ateliers techniques, situés rue de Condé à Vouziers. Convention Prêt matériels municipaux et Formulaire d’Engagement 20/12/2023 Page 4 sur 5
Tarification
Le prêt de matériel communal fait l’objet d’une tarification fixée par délibération du conseil municipal N° 2023-94.
Pour information, il est indiqué à la structure bénéficiaire lors de la prise du matériel le coût associé à l’application de la tarification en vigueur.
Toutefois, la mise à disposition du matériel pour les associations dont le siège se situe sur la commune de Vouziers se fait à titre gracieux.
Pour les associations dont le siège ne se situe pas à Vouziers et les entreprises, lorsqu’un prêt de matériel est expressément accordé par dérogation, la tarification est appliquée et le matériel fait l’objet d’une facturation. Convention Prêt matériels municipaux et Formulaire d’Engagement 20/12/2023 Page 5 sur 5
FORMULAIRE D’ENGAGEMENT
Je soussigné(e) : tél :
Représentant de l’association/structure publique/entreprise :
Déclare avoir pris connaissance de la convention de prêt de matériel et m'engage à la faire respecter auprès de tout utilisateur du matériel emprunté.
• Durée de l’emprunt :
• Matériel emprunté (Quantité / état/ destination) :
Prêt à titre gracieux Prêt à titre onéreux
Lieu de retrait :
Montant du prêt (€):
Assurance (numéro de contrat et compagnie) :
Date:
Pour la Commune : Pour l’association/structure
publique/entreprise :
Nom de l’agent : Nom :
Signature et cachet : Signature et cachet:
________________________________________________________________
• Matériel rendu (Quantité / état) :
Date :
Pour la Commune : Pour l’association/structure
publique/entreprise :
Nom de l’agent : Nom :
Signature et cachet : Signature et cachet: