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unknown - Communauté de communes - Vendeuvre Soulaines - 20211104 CONSEIL CR vsignée annexé 2 Document publié le Vendredi 1 janvier 2021 Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Vendeuvre Soulaines - 20211104 CONSEIL CR vsignée annexé 2)Thèmes du document : Données personnelles, Justice et droit, Investissement et développement économique, Présents : DALLEMAGNE Ph. – BELTRAMELLI B. – BERTRAND A. – BLOUQUIN P. – BIDEAUX N. – BRETON S. – BROCHON M. -

BRUNET S. – CARRIC L. – CERVANTES J. – CHAPOTEL C. – CHENET A. – CHEVALLIER M. – COLLINET C. – CORDELLE A. – DAUNAY

M. – DE MARGERIE D. – DEBUF C. – DEHLINGER L. – DEMATONS P. – DUTHEIL D. – FRISON P. – GOBIN H. – GOUVERNET JC. –

HUARD L. – HUGOT P – JOBARD P. – JUBERTIE C. – KEPA N. – LANCELOT JM. – LAPIQUE J. - LEHMANN P. – LEITZ B. – MAILLET G.

– MARTIN V. - MICHAUT D. – MOCQUART A. – PASCAUD A. - RIVET V. – SERVAIS A. – SIMON C. – SOUPEAUX M. - THOMAS L. –

TOURNEMEULLE C. – TOURNEMEULLE R.

Excusés: CHAPELLIER C. – CHAPELLIER JM – CORDIER D. – DESCHARMES D. représenté par BROCHON M. - DESIMPEL F. –

DRAPPIER C. – EMILE G. représenté par PASCAUD A. – FELS F. – GUILBERT L. – LIEVRE P. – MANDELLI C. – MATRION F. –

PIETREMONT JM représenté par DAUNAY M - VERDIN G. représenté par LAPIQUE J. – VINCENT T représenté par MARTIN V.

Pouvoirs : de CHAPELLIER C à SOUPEAUX M. – de CORDIER D. à DALLEMAGNE Ph. – de MANDELLI C. à BELTRAMELLI B. – de

MATRION F à FRISON P.

RAPPEL : les délégués n’ayant qu’un siège au Conseil communautaire ont un suppléant. Ils sont invités, en cas d’absence, à s’organiser avec leur suppléant afin de garantir une complète représentation du territoire.

La séance a été ouverte sous la présidence de Monsieur Philippe DALLEMAGNE, à 19h00 par un rappel de l’ordre du jour.

I) Approbation du compte rendu de la séance du Conseil communautaire du 30 Septembre 2021:

Vu les articles L 2121-25 et L 2121-26 du Code Général des Collectivités Territoriales, Le rapporteur entendu,

Le Conseil de communauté, après en avoir délibéré, à l’unanimité : 49, DECIDE d’approuver le compte rendu de la séance du Conseil communautaire du 30 Septembre 2021.

II) Désignation du secrétaire de séance :

Vu les articles L 2121-15, L 2121-21 et L 5211-1 du Code Général des Collectivités Territoriales, Vu la désignation faite en séance,

Le rapporteur entendu,

Le Conseil de communauté, après en avoir délibéré, à l’unanimité : 49, DECIDE de ne pas avoir recours au vote à bulletin secret et DECIDE de désigner Monsieur Pierre HUGOT comme secrétaire de séance,

III) DETR – DSIL 2022 :

III.1 – Bâtiment administratif au Domaine Saint Victor :

Le Président rappelle que le projet de construction d’un nouveau bâtiment administratif sur le Domaine Saint Victor a été initié

suite à la demande du CPIE Sud Champagne de pouvoir bénéficier de locaux supplémentaires afin de localiser l’ensemble de

leurs agents sur un seul et même site. En parallèle, la Communauté de communes réfléchissait à son organisation au sein de ses

locaux afin de pouvoir optimiser ses facultés d’intervention et les conditions de travail de ses agents (Document Unique Hygiène

et Sécurité).

Compte-rendu de la réunion du

Conseil de Communauté du 4 Novembre 2021Les besoins traduits dans le projet tiennent compte :

- D’un bâtiment exemplaire dans les matériaux utilisés et son intégration dans un environnement naturel local,

- De la réglementation relative à l’organisation du travail,

- Des conditions optimisées de travail des agents de la Communauté,

- Des compétences actuelles ou éventuelles à venir de la Communauté,

- De l’inclusion du projet de serre afin de permettre de valoriser ce bien historique du domaine Saint Victor, tout en lui

conférant une utilité sur le site.

Le projet a ainsi été travaillé par le Cabinet JUVENELLE avec un bâtiment administratif d’une surface totale d’environ 600 m²

auquel il est adjoint la serre réhabilitée d’une surface de 100 m².

Le plan de financement prévisionnel en découlant est le suivant :

DEPENSES RECETTES

Désignation Montant HT Désignation Montant HT

Travaux 1 699 940,00 € DETR (plafond) 500 000,00 €

Maitrise d'œuvre 123 100,00 € DSIL (plafond) 500 000,00 €

Etude thermique 6 000,00 € REGION GRAND EST 50 000,00 €

Réseaux 50 000,00 € CD10 50 000,00 €

Etude de sol 5 000,00 €

CT - SPS 21 020,00 € CCVS 831 160,00 €

Mobilier - Sécurité Bâtiment 20 000,00 €

Relevés 1 100,00 €

Divers 5 000,00 €

TOTAL 1 931 160,00 € TOTAL 1 931 160,00 €

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales,

Vu l’arrêté préfectoral n° DC3LP-BCLCBI 2017338-0002 portant statuts de la Communauté de communes Vendeuvre Soulaines,

Considérant les besoins en terme de locaux tel qu’exposé ci-avant,

Le rapporteur entendu, le Conseil de communauté, après en avoir délibéré, à l’unanimité : 49, VALIDE le plan de financement prévisionnel mentionné ci-avant pour la construction d’un nouveau bâtiment administratif au Domaine Saint Victor ; AUTORISE Monsieur le Président ou son représentant à déposer toute demande de subvention correspondante ; AUTORISE Monsieur le Président ou son représentant à signer tout document correspondant ; AUTORISE Monsieur le Président ou son représentant à lancer les consultations pour le recours à l’emprunt.

III.2 – Bâtiment occupé par le CPIE Sud Champagne au Domaine Saint Victor :

Le Président rappelle que le CPIE Sud Champagne occupe un bâtiment sur le Domaine Saint Victor depuis de nombreuses

années. Les derniers contrôles réglementaires et de structure laissent apparaitre la nécessité d’engager des travaux afin de

maintenir dans un bon état le patrimoine de la Communauté et l’accueil du CPIE.

Les travaux qui ont été recensés concernent :

- La toiture

- Les huisseries / menuiseries avec reprises intérieures (notamment placo)

- L’électricité.

Le plan de financement prévisionnel en découlant est le suivant :

Dépenses Recettes

Désignation Montant HT Désignation Montant HT

Travaux 155 897,00 € DETR 52 381,00 €

Maitrise d'œuvre 15 589,00 € DSIL 34 920,00 €

CT - SPS 3 118,00 € CD10 52 381,00 €

CCVS 34 922,00 €

TOTAL 174 604,00 € TOTAL 174 604,00 €

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales,Vu l’arrêté préfectoral n° DC3LP-BCLCBI 2017338-0002 portant statuts de la Communauté de communes Vendeuvre Soulaines,

Considérant les besoins d’entretien du patrimoine immobilier situé sur le Domaine Saint Victor,

Le rapporteur entendu, le Conseil de communauté, après en avoir délibéré, à l’unanimité : 49, VALIDE le plan de financement prévisionnel mentionné ci-avant pour les travaux de réhabilitation du bâtiment occupé actuellement par le CPIE Sud Champagne ; AUTORISE Monsieur le Président ou son représentant à déposer toute demande de subvention correspondante ; AUTORISE Monsieur le Président ou son représentant à signer tout document correspondant.

III.3 – Ouvrage d’art sur le Site Rives de Barse :

Le Président rappelle que lors de la réalisation du diagnostic structurel du pont d’entrée de la zone Rives de Barse par la société ARTEIS en 2017, le pont avait été estimé comme un ouvrage en assez bon état général structurel malgré la présence de désordres liés à des défauts de réalisation.

Le trafic de la zone étant plus important, il convient à présent de réaliser ces travaux, d’autant que la Communauté de communes peut solliciter un accompagnement de l’Etat au titre de la DETR. Le plan de financement prévisionnel est proposé comme suit :

Dépenses HT Recettes HT

Travaux 62 100,00 € DETR (40 %) 33 720,00 € Maitrise d’œuvre 7 200,00 € CD10 (25 %) 21 075,00 € SPS – CT 5 000,00 € CCVS (35 %) 29 505,00 € Mesures de sécurité 10 000,00 €

TOTAL 84 300,00 € TOTAL 84 300,00 €

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales,

Vu l’arrêté préfectoral n° DC3LP-BCLCBI 2017338-0002 portant statuts de la Communauté de communes Vendeuvre Soulaines,

Considérant le rapport de la société ARTEIS de l’ouvrage d’art situé à l’entrée du Site Rives de Barse situé à Vendeuvre sur Barse,

Considérant le trafic constaté sur le site,

Le rapporteur entendu, le Conseil de communauté, après en avoir délibéré, à l’unanimité : 49, VALIDE le plan de financement prévisionnel mentionné ci-avant pour les travaux de remise en état de l’ouvrage d’art d’entrée du site Rives de Barse ; AUTORISE Monsieur le Président ou son représentant à déposer toute demande de subvention correspondante ; AUTORISE Monsieur le Président ou son représentant à signer tout document correspondant.

III.4 – Etablissements scolaires et périscolaires :

Le Président informe le Conseil de communauté que deux points principaux devront être traités en 2022 sur les écoles du

territoire communautaire pour faire suite aux contrôles réglementaires annuels et à une étude conduite par ENGIE :

- Travaux de mise aux normes électriques sur une majorité des écoles et CLSH du territoire,

- Travaux de changement de chaudières dans les écoles situées à Vendeuvre sur Barse.

Le plan de financement prévisionnel est le suivant :

Dépenses Recettes

Désignation Montant HT Désignation Montant HT

Travaux électriques 17 674,00 € DSIL 45 613,00 €

Travaux chaudières 116 800,00 € DETR 38 544,00 €

Contrôles techniques 2 000,00 € CD 10 29 230,00 €

Traitement amiante 11 680,00 € CCVS 34 767,00 €

TOTAL 148 154,00 € TOTAL 148 154,00 €

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales,

Vu l’arrêté préfectoral n° DC3LP-BCLCBI 2017338-0002 portant statuts de la Communauté de communes Vendeuvre Soulaines,

Considérant les rapports réglementaires axant les interventions dans les écoles et CLSH du territoire sur les travaux électriques

et de chauffage,

Considérant la nécessité d’augmenter la sécurité dans les dits établissements,

Le rapporteur entendu, le Conseil de communauté, après en avoir délibéré, à l’unanimité : 49, VALIDE le plan de financement prévisionnel mentionné ci-avant pour les travaux dans les structures scolaires et périscolaires du territoire communautaire ; AUTORISE Monsieur le Président ou son représentant à déposer toute demande de subvention correspondante ; AUTORISE Monsieur le Président ou son représentant à signer tout document correspondant.IV) Finances – Provisions pour dépréciations de créances sur le budget principal et le budget annexe Rives de Barse :

Le Président indique au Conseil de communauté que les provisions pour dépréciations de créances constituent une dépense obligatoire conformément à l’article R2321-2 du CGCT.

Toute collectivité ayant une créance de plus de 2 ans doit provisionner une somme dans son budget. Le pourcentage n’est pas fixé par les textes. Néanmoins, le Président précise qu’il est recommandé par le Guide du traitement budgétaire et comptable des créances irrécouvrables et des indus de la DGFiP de partir sur 15 % des créances en cause.

Deux budgets sont concernés : le budget principal et le budget annexe Rives de Barse. Sur le budget annexe Rives de Barse :

Le montant de ces créances de plus de 2 ans s’élève à 94 059,47 € :

94 059,47 € * 15 % = 14 109 €

Sur le budget principal :

Le montant de ces créances s’élève à 9 380,05 € :

9 380,05 € * 15 % = 1 408 €

Vu le Code Général des Collectivités territoriales, et notamment son article R2321.-2, Considérant les créances de plus de deux ans présentes sur le budget annexe Rives de Barse et le budget principal à la date du 9 Septembre 2021,

Considérant les recommandations de la DGFiP pour le taux à retenir s’agissant des créances en cause, et s’élevant à 15 %, Le rapporteur entendu, le Conseil de communauté, après en avoir délibéré, à l’unanimité : 49, DECIDE de définir des provisions pour dépréciations de créances à hauteur de 15 % pour l’année 2021 comme suit : Budget annexe Rives de Barse : 14 109 € - Budget principal : 1 408 € ; DIT que les crédits budgétaires doivent être ouverts par voie de décisions modificatives ; MANDATE Monsieur le Président ou son représentant afin d’entreprendre toute mesure permettant l’exécution de la présente décision.

V) Finances – Décision modificative sur le budget annexe Rives de Barse:

Le Président rappelle aux conseillers communautaires de la nécessité d’ouvrir les crédits budgétaires afin de prendre en compte les provisions pour dépréciations des créances de plus de deux ans. Le financement de cette nouvelle dépense se fera par une progression de la subvention d’équilibre du budget principal au budget annexe.

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales et notamment ses articles L.1612-1 à L.1612-20 relatifs à l’adoption et l’exécution des budgets,

Vu la délibération n°2021-033 du 25 Février 2021 portant approbation du budget annexe Rives de Barse, Considérant la nécessité d’adapter les crédits à la réalité d’exécution,

Le rapporteur entendu, le Conseil de communauté, après en avoir délibéré, à l’unanimité : 49, DECIDE de modifier le budget annexe Rives de Barse 2021 comme suit :

Section de fonctionnement – dépenses :

Chapitre Compte BP DM BP+DM 68 6817 0,00 € + 14 109,00 € 14 109,00 € TOTAL + 14 109,00 €

Section de fonctionnement - recettes :

Chapitre Compte BP DM BP+DM 75 7552 51 600,00 € + 14 109,00 € 65 709,00 € TOTAL + 14 109,00 €

PRECISE que le compte 6521 du Budget Principal sera modifié en conséquence ; MANDATE Monsieur le Président ou son représentant afin de procéder aux notifications correspondantes.

VI) Finances – Décision modificative sur le budget principal :

Le Président indique aux conseillers communautaires de la nécessité d’ouvrir les crédits budgétaires afin de prendre en compte : - les provisions pour dépréciations des créances de plus de deux ans.

- La couverture de cette même dépense pour le budget annexe par une augmentation de la subvention d’équilibre. - La progression du FPIC.

- Le déblocage de l’emprunt pour les travaux situés à Jessains plus tôt dans l’année 2021 pour des considérations financières.

La couverture de ces dépenses est réalisée grâce aux excédents antérieurs non affectés.Vu le Code Général des Collectivités Territoriales et notamment ses articles L.1612-1 à L.1612-20 relatifs à l’adoption et l’exécution des budgets,

Vu la délibération n°2021-037 du 25 Février 2021 portant approbation du budget principal, Vu la délibération n°2021-095 du 27 Mai 2021 autorisant la signature de l’emprunt auprès de la Banque Postale, Considérant la nécessité d’adapter les crédits à la réalité d’exécution,

Le rapporteur entendu, le Conseil de communauté, après en avoir délibéré, à l’unanimité : 49, DECIDE de modifier le budget principal 2021 comme suit :

Section d’investissement - dépenses :

Chapitre Compte BP DM BP+DM 16 1641 48 000,00 € + 6 245,00 € 54 245,00 € TOTAL + 6 245,00 €

Section d’investissement - recettes :

Chapitre Compte BP DM BP+DM 021 021 385 260,00 € + 6 245,00 € 391 505,00 € TOTAL + 6 245,00 €

Section de fonctionnement – dépenses :

Chapitre Compte BP DM BP+DM 68 6817 0,00 € + 1 408,00 € 1 408,00 € 65 6521 231 019,00 € + 14 109,00 € 245 128,00 € TOTAL + 15 517,00 €

Chapitre Compte BP DM BP+DM 014 739223 215 000,00 € +19 208,00 € 234 208,00 € TOTAL + 19 208,00 €

Chapitre Compte BP DM BP+DM 66 66111 616,00 € + 406,00 € 1 022,00 € 023 023 385 260,00 € + 6 245,00 € 391 505,00 € TOTAL + 6 651,00 €

Section de fonctionnement – recettes : pris sur les excédents non affectés après le vote du budget.

MANDATE Monsieur le Président ou son représentant afin de procéder aux notifications correspondantes.

VII) Finances – Exécution anticipée 2022 – budget principal :

Le Président rappelle que, conformément à l’article L 1612-1 du Code Général des Collectivités Territoriales et, comme chaque année, le Conseil de communauté peut autoriser une exécution anticipée du budget principal et budgets annexes 2022, en l’attente de leurs votes, afin d’assurer la continuité de fonctionnement de la Communauté.

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales, notamment son article L 1612-1, Vu les délibérations du Conseil de communauté relatives au budget principal 2021, Considérant la nécessité d’assurer une continuité de fonctionnement dans l’attente du vote du budget 2022, Le rapporteur entendu, le Conseil de communauté, après en avoir délibéré, à l’unanimité : 49, AUTORISE Monsieur le Président ou son représentant à :

- Mettre en recouvrement les recettes, engager, liquider et mandater les dépenses de la section de fonctionnement dans la limite de celles inscrites au budget de l’année précédente,

- Mandater les dépenses afférentes au remboursement de la dette avant le vote du budget 2022, - Engager, liquider et mandater les dépenses d’investissement dans la limite du quart des crédits ouverts au budget de l’exercice précédent, dans les proportions suivantes :

- Chapitre 20 – Immobilisations incorporelles (hors 204) : 15 000 €

- Chapitre 204 – Subventions d’équipement versées : 64 557 €

- Chapitre 21 – Immobilisations corporelles : 132 214 €

- Chapitre 23 – Immobilisations en cours : 197 304 €

- Chapitre 45 – Opérations pour compte de tiers : 209 152 €

MANDATE Monsieur le Président ou son représentant afin de procéder aux notifications correspondantes.VIII) Finances – Exécution anticipée 2022 – budget annexe Rives de Barse :

Le Président rappelle que, conformément à l’article L 1612-1 du Code Général des Collectivités Territoriales et, comme chaque année, le Conseil de communauté peut autoriser une exécution anticipée du budget principal et budgets annexes 2022, en l’attente de leurs votes, afin d’assurer la continuité de fonctionnement de la Communauté.

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales, notamment son article L 1612-1, Vu les délibérations du Conseil de communauté relatives au budget annexe Rives de Barse 2021, Considérant la nécessité d’assurer une continuité de fonctionnement dans l’attente du vote du budget 2022, Le rapporteur entendu, le Conseil de communauté, après en avoir délibéré, à l’unanimité : 49, AUTORISE Monsieur le Président à :

- Mettre en recouvrement les recettes, engager, liquider et mandater les dépenses de la section de fonctionnement dans la limite de celles inscrites au budget de l’année précédente,

- Mandater les dépenses afférentes au remboursement de la dette avant le vote du budget 2022, - Engager, liquider et mandater les dépenses d’investissement dans la limite du quart des crédits ouverts au budget de l’exercice précédent, dans les proportions suivantes :

- Chapitre 21 – Immobilisations corporelles : 4 250 €

MANDATE Monsieur le Président ou son représentant afin de procéder aux notifications correspondantes.

IX) Finances – Exécution anticipée 2022 – budget annexe Maisons médicales :

Le Président rappelle que, conformément à l’article L 1612-1 du Code Général des Collectivités Territoriales et, comme chaque année, le Conseil de communauté peut autoriser une exécution anticipée du budget principal et budgets annexes 2022, en l’attente de leurs votes, afin d’assurer la continuité de fonctionnement de la Communauté.

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales, notamment son article L 1612-1, Vu les délibérations du Conseil de communauté relatives au budget annexe Maisons Médicales 2021, Considérant la nécessité d’assurer une continuité de fonctionnement dans l’attente du vote du budget 2022, Le rapporteur entendu, le Conseil de communauté, après en avoir délibéré, à l’unanimité : 49, AUTORISE Monsieur le Président à :

- Mettre en recouvrement les recettes, engager, liquider et mandater les dépenses de la section de fonctionnement dans la limite de celles inscrites au budget de l’année précédente,

- Mandater les dépenses afférentes au remboursement de la dette avant le vote du budget 2022, - Engager, liquider et mandater les dépenses d’investissement dans la limite du quart des crédits ouverts au budget de l’exercice précédent, dans les proportions suivantes :

- Chapitre 21 – Immobilisations corporelles : 2 250 €

- Chapitre 23 – Immobilisations en cours : 209 700 €

MANDATE Monsieur le Président ou son représentant afin de procéder aux notifications correspondantes.

X) Finances - Attributions de compensations prévisionnelles 2022 :

Le Président rappelle que le Code Général des impôts indique que la Communauté doit notifier avant le 15 Février de l’année les montants des attributions de compensation prévisionnelles de la dite année. Le Conseil de communauté est donc invité à se prononcer sur les montants par commune, n’ayant pas été modifié depuis le dernier rapport de la CLECT de Novembre 2018.

Vu le Code Général des Impôts, et notamment le troisième alinéa du 1° du V de l'article 1609 nonies C,

Considérant l’obligation pour la Communauté de communes de Vendeuvre-Soulaines de notifier à ses communes membres avant le 15 février 2022 le montant prévisionnel des attributions de compensation 2022, Considérant le dernier rapport de CLECT du 22 Novembre 2018, approuvé par la majorité qualifiée des conseils municipaux du territoire communautaire,

Considérant l’absence de variation depuis cette date et les montants des attributions fixées, Considérant leur possible variation au cours de l’année selon de nouveaux transferts de compétences et de charges,

Le rapporteur entendu, le Conseil de Communauté, après en avoir délibéré, à l’unanimité : 49, DECIDE de fixer les attributions de compensation prévisionnelles pour l’année 2022 comme suit :COMMUNES

Alloc compens VERSEE

aux communes par la

CCVS en 2022

Alloc compens

VERSEE à la CCVS par

les communes en

2022

(LA) CHAISE 4 602,00 € - €

(LA) ROTHIERE 9 720,00 € - €

AMANCE 15 487,00 € - €

ARGANCON 8 405,00 € - €

BEUREY 81 518,00 € - €

BOSSANCOURT 6 668,00 € - €

CHAMP-SUR-BARSE 5 155,00 € - €

CHAUMESNIL 45 144,00 € - €

COLOMBE-LA-FOSSE - € 7 268,00 €

CRESPY-LE-NEUF 969,00 € - €

DOLANCOURT 83 056,00 € - €

ECLANCE 2 665,00 € - €

EPOTHEMONT 45 984,00 € - €

FRESNAY 6 633,00 € - €

FULIGNY - € 1 994,00 €

JESSAINS 11 185,00 € - €

JUZANVIGNY 1 260,00 € - €

LA LOGE AUX CHEVRES 8 640,00 € - €

LA VILLENEUVE AU CHENE 57 297,00 € - €

LEVIGNY - € 2 174,00 €

LONGPRE LE SEC 29 036,00 € - €

MAGNY FOUCHARD 1 764,00 € - €

MAISON DES CHAMPS 2 125,00 € - €

MAISONS-LES-SOULAINES - € 1 174,00 €

MONTMARTIN LE HAUT 3 353,00 € - €

MORVILLIERS 4 648,00 € - €

PETIT-MESNIL 6 011,00 € - €

PUITS-ET-NUISEMENT 9 810,00 € - €

SAULCY 2 662,00 € - €

SOULAINES-DHUYS - € 72 416,00 €

THIL - € 3 331,00 €

THORS 1 290,00 € - €

TRANNES - € 8 100,00 €

VAUCHONVILLIERS - € 14 410,00 €

VENDEUVRE SUR BARSE 202 188,00 € - €

VERNONVILLIERS - € 1 568,00 €

VILLE-AUX-BOIS - € 13 738,00 €

VILLE-SUR-TERRE 23 883,00 € - €

TOTAL 681 158,00 € 126 173,00 €

DIT que les crédits seront inscrits au budget primitif 2022 ; DIT que cette attribution de compensation prévisionnelle pourra être corrigée en fonction des rapports de la CLECT ; MANDATE le Président pour que ces montants soient notifiés aux 38 communes avant le 15 février 2022.XI) SPL XDEMAT – Conventions de prestations intégrées :

Par délibération du 11 Janvier 2017, le Conseil de communauté a décidé de devenir actionnaire de la société SPL-XDEMAT créée en février 2012 par les Départements des Ardennes, de l'Aube et de la Marne, et rejoint ensuite par les départements de l’Aisne, la Haute-Marne, La Meuse, La Meurthe et Moselle et les Vosges afin de bénéficier des outils de dématérialisation mis à disposition comme XMARCHES, XACTES, XPARAPH, XFLUCO, XCONVOC, XELEC, XSMS, …. A cette fin, il a acheté une action de la société, désigné son représentant au sein de l'Assemblée générale, approuvé les statuts de la société SPL-XDEMAT et le pacte d'actionnaires, signé une convention de prestations intégrées et versé chaque année, une cotisation à la société.

Cette convention arrivant à expiration, il convient pour continuer à bénéficier des outils de dématérialisation proposés par la société, de la renouveler en signant une nouvelle convention.

Les tarifs de base de SPL-XDEMAT n'ont pas changé depuis sa création et de nouveaux outils sont chaque année, développés pour répondre aux besoins de ses collectivités actionnaires.

Il convient de rappeler que la Collectivité exerce différents contrôles sur la société : - un contrôle direct via son représentant à l'Assemblée départementale,

- un contrôle indirect via le représentant au sein du Conseil d'administration de la société SPL-XDEMAT, de toutes les collectivités actionnaires, membres de l'Assemblée spéciale du département, désigné après les dernières élections municipales. Ce représentant exerce durant son mandat, un contrôle conjoint sur la société au titre de l'ensemble des collectivités et groupements de collectivités actionnaires situés sur un même territoire départemental (autres que le Département) qu'il représente.

Vu le Code général des collectivités territoriales en ses articles L. 1524-1, L. 1524-5 et L.1531-1, Vu les statuts et le pacte d'actionnaires de la société SPL-XDEMAT,

Vu le projet de convention de prestations intégrées, tel que joint en annexe, Le rapporteur entendu, le Conseil de communauté, après en avoir délibéré, à l’unanimité : 49, DECIDE d'approuver le renouvellement à compter du 01er janvier 2022, pour 5 années, de la convention de prestations intégrées entre la Collectivité et la société SPL-XDEMAT, afin de continuer à bénéficier des outils de dématérialisation mis par la société à la disposition de ses actionnaires ; AUTORISE Monsieur le Président ou son représentant à signer la convention correspondante dont le projet figure en annexe.

XII) Décisions prises sur délégation par le Bureau et le Président :

Les décisions prises par le Bureau sur délégation du Conseil communautaire, en vertu de l’article

L 5211-10 du CGCT, du 22/09/2021 au 28/10/2021 sont les suivantes :

N° de décision Objet Date 2021-145 Approbation du compte rendu du 20 Septemrbe 2021 25/10/2021 2021-146 Désignation du secrétaire de séance

2021-147 Approbation du procès-verbal de restitution d’un bâtiment à la commune de Trannes

Les décisions prises par le Président sur délégation du Conseil communautaire, en vertu de l’article

L 5211-10 du CGCT, du 22/09/2021 au 28/10/2021 sont les suivantes :

N° de décision Objet Date 2021-128 Convention de mise à disposition d’une salle des fêtes avec la commune de Morvilliers

28/09/2021

2021-129 Convention de mise à disposition d’une salle des fêtes avec la commune de Soulaines Dhuys

28/09/2021

2021-141 Modification du siège de la régie de recettes relative à la taxe de séjour .5/10/2021 2021-142 Fonds de concours voiries – commune de Fresnay 06/10/2021 2021-143 Convention de mise à disposition d’un local avec le Rallye de Chasse des Cailles au Hangar Domaine Saint Victor

07/10/2021

2021-144 Transfert de crédits sur le budget annexe Maisons Médicales 20/10/2021 2021-148 Fonds de concours voiries – commune de Chaumesnil 27/10/2021 2021-149 Report de remboursement de l’aide COVID à l’entreprise LC BEAUVOIR

27/10/2021XIII) Questions et informations diverses :

Rapport d’activités 2020 – mise en ligne sur le site internet de la Communauté et communication Page Facebook le 5/11/2021.

Vœux 2022 – le 14/01/2022

L’ordre du jour épuisé, la séance est levée.

« Pour extrait conforme, les jours, mois et an susdits »

Philippe DALLEMAGNE

2021.11.09 17:01:38 +0100

Ref:20211105_111511_1-2-O

Signature numérique

le PrésidentConvention de Prestation intégrée 1/12

[Référence : CPI_R_2020513]

CONVENTION DE PRESTATIONS INTEGREES

POUR L’UTILISATION DES OUTILS DE DEMATERIALISATION

ENTRE

La Collectivité Communauté de Communes de Vendeuvre - Soulaines

Dont le numéro SIRET est 20006689200015

Représenté par Philippe DALLEMAGNE

En sa qualité de Président

Agissant en vertu de la délibération du __________ en date du __________ ,

Et pouvant être contacté à l’adresse mail suivante secretariat@ccvendeuvresoulaines.fr,

Adresse : Domaine Saint Victor

Code postal et ville : 10200, SOULAINES-DHUYS

Téléphone : 03.25.92.59.40

Arrondissement : Bar-sur-Aube

Trésorerie (code codique) : 010004

Ci-après désignée par les termes « la Collectivité »,

D’une part.

ET

La Société Publique Locale SPL-XDEMAT, société anonyme au capital de 198 989 €, dont le siège social est 23, rue

Charles GROS – 10000 TROYES, disposant de l’adresse postale suivante : 2 rue Pierre Labonde – 10000 TROYES,

immatriculée au Registre du Commerce et des sociétés sous le numéro 749 888 145 R.C.S. TROYES, Représentée par

Monsieur Philippe RICARD, Directeur général de la société,

Ci-après désignée par les termes « la Société »

D’autre part.

Copie pour impression

Réception au contrôle de légalité le 09/11/2021 à 17h08

Réference de l'AR : 010-200066892-20211104-2021_11_166-DE

Affiché le 10/11/2021 - Certifié exécutoire le 10/11/2021Convention de Prestation intégrée 2/12

Préambule

1 - Le Département de l’Aube gère des solutions de dématérialisation, utilisées pour diverses procédures, telles que les étapes de passation et d’exécution des marchés publics, la notification par courrier électronique, le recours au parapheur électronique ou l’archivage de documents nativement électroniques.

Au travers de ces outils, le Département aidait d’autres structures publiques du département à recourir aux

procédures de dématérialisation, en les mettant à leur disposition.

C’est dans ce contexte que le Département a souhaité mutualiser la gestion de ces outils avec deux autres collectivités

départementales, la Marne et les Ardennes.

2 - Ainsi, les trois Départements susvisés ont décidé de créer la société publique locale SPL-XDEMAT, afin de permettre aux collectivités adhérentes de faire appel à cette société sans devoir la mettre en concurrence, pour bénéficier des prestations fournies en matière de dématérialisation.

Aux termes de l’article 2 de ses statuts et conformément aux dispositions de l’article L.1531-1 du code général des

collectivités territoriales, cette société a pour objet la fourniture de prestations liées à la dématérialisation,

notamment par la gestion, la maintenance, le développement et la mise à disposition des solutions suivantes au profit

des collectivités actionnaires.

Plus généralement, la société a notamment pour objectifs le partage des savoir-faire, des compétences et des moyens,

afin de faire évoluer les solutions de dématérialisation précitées vers une plus grande efficacité, de diminuer leur

impact sur les finances publiques des collectivités actionnaires et, plus globalement, de répondre aux besoins de ces

dernières en matière de dématérialisation.

3 - Les collectivités territoriales ou groupements de collectivités actionnaires de la société exercent, dans leur ensemble, sur cette dernière, un contrôle comparable à celui qu’ils exercent sur leurs propres services, tout en lui laissant l’autonomie nécessaire pour pouvoir remplir ses missions.

Ils exercent une influence déterminante sur les objectifs stratégiques et les décisions importantes de la société, en raison notamment de la présence de leurs représentants au sein du conseil d’administration, des assemblées et comités de la société.

Par conséquent, une collectivité ou un groupement de collectivités actionnaire peut faire appel à cette société par le biais de conventions de prestations intégrées passées sans mise en concurrence préalable.

4 - La Collectivité Communauté de Communes de Vendeuvre - Soulaines est actionnaire de la société publique locale SPL-XDEMAT.

La Collectivité souhaite bénéficier des prestations fournies par cette dernière en matière de dématérialisation, dans les conditions définies par la présente convention.

Vu le code général des collectivités territoriales, notamment ses articles L.1521-1 et suivants et L.1531-1 ; Vu le code de commerce, notamment ses articles L.210-6 et L.225-1 et suivants, Vu la circulaire du 29 avril 2011 relative au régime juridique des sociétés publiques locales (SPL), Vu la délibération du __________ en date du __________ ,

Vu les statuts de la Société Publique Local SPL-XDEMAT et son règlement intérieur, Vu les procès-verbaux du Conseil d’administration des 26 janvier, 16 février 2012, 19 septembre 2017 et 10 décembre 2019Convention de Prestation intégrée 3/12

IL EST ARRÉTÉ ET CONVENU CE QUI SUIT

ARTICLE 1. OBJET DE LA CONVENTION

En application de la règlementation en vigueur, et dans les conditions déterminées par la présente convention, la

Collectivité confie à la Société, qui accepte, les prestations de gestion, maintenance, développement et mise à

disposition, en vue de leur utilisation par la Collectivité, des solutions désignées à l’article 3.

A la signature de la présente convention, il est rappelé que seuls les outils XMARCHES, XACTES, XPOSTIT, XCELIA et

XSARE seront mis à disposition de la collectivité, ces cinq services constituent le pack minimal mentionné au pacte

d’actionnaires. Les autres modules seront mis à disposition selon le choix de l'actionnaire. La participation financière

fixée à l’article 3 recouvre les outils obligatoires et les outils souhaités par la collectivité.

ARTICLE 2. CONTENU DE LA MISSION CONFIEE A LA SOCIETE

Pour la réalisation de la mission visée à l’article 1er ci-dessus, la Société prendra en charge les prestations suivantes :

 Mise à disposition des outils de dématérialisation en mode hébergé (Saas),

 Assistance des actionnaires à l’utilisation des outils de dématérialisation (Hotline, formation et réalisation de

guides),

 Maintenance corrective et réglementaire des outils de dématérialisation,

 Evolutions fonctionnelles apportées aux outils de dématérialisation, sur demande des actionnaires,

 Passation des différents marchés publics nécessaires à la réalisation de la mission de la société et exécution

de ces derniers en lien avec les prestataires choisis.Convention de Prestation intégrée 4/12

ARTICLE 3. REMUNERATION

Pour la réalisation des prestations objets de la présente convention :

Service Commentaire

 XACTES

 XCELIA * Veuillez renseigner l’annexe

 XMANAGER

 XMARCHES

 XPOSTIT

 XCONTACT Informations

 XPARAPH [PAYANT] Signer tous type de documents

 Xwork Devis et factures inter collectivités de SPL-XDEMAT

 Xfactures La réception et le traitement des factures Chorus

 Xsip Pour faciliter le paiement des administrés

 Xfluco Télétransmission à la Trésorerie des flux comptables.

 Xenquetes Gestion dématérialisée des enquêtes publiques

La tarification de chaque service optionnel dépend du type de collectivité et du nombre d’habitants. La grille tarifaire est disponible

sur le site www.spl-xdemat.fr – rubrique comment adhérerConvention de Prestation intégrée 5/12

Hormis le cas échéant, les certificats, les boitiers Bluetooth, les SMS et les enquêtes publiques ainsi que la

personnalisation de délibérations dans XCONVOC, payées à l’unité, en sus dans le cadre de commandes ponctuelles

après réalisation et par application des tarifs en vigueur décidés par le Conseil d’administration, la Collectivité versera

annuellement à la Société la somme de 600.00€ HT versée en début de chaque année civile après que la société SPL-

XDEMAT ait transmis une facture via CHORUS en précisant éventuellement le code service et la référence engagement

.

Cette somme correspond à l’addition des tarifs du pack minimal de base et hors services optionnels souscrits par la

Collectivité, qui lui sont applicables au regard de son type et du nombre de ses habitants.

Les différents tarifs applicables figurent à la rubrique comment adhérer du site internet www.spl-xdemat.fr

La Collectivité devra verser en sus, la TVA au taux en vigueur le jour de l’émission de la facture.

Une modification du montant annuel de cette rémunération pourra être proposée chaque année par le Conseil

d’administration, pour tenir compte, notamment, de l’évolution de l’actionnariat et/ou de l’activité de la société et/ou

du nombre d’habitants de la collectivité.

En cas de modification proposée par le Conseil d’administration, le nouveau montant de la rémunération annuelle due

à la société sera porté, par écrit, à la connaissance du cocontractant. Il appartiendra alors au cocontractant de passer

un avenant à la présente convention ou d’informer, par écrit, la société de son accord sur ces nouvelles conditions

tarifaires pour que le montant de la rémunération ci-dessus fixé soit modifié, l’échange de consentement valant

avenant à la présente convention sans qu’aucun formalisme particulier ne soit prescrit.

La Société s’engage à réaliser les prestations confiées dans le strict respect du programme et de l’enveloppe financière

ainsi définis. Dans l’hypothèse où la collectivité estimerait nécessaire d’apporter des modifications au programme

défini ci-avant et donc aux missions confiées à la Société, sous réserve de respecter les stipulations du pacte

d’actionnaires, un avenant à la présente convention devra être conclu.

ARTICLE 4. CONTROLE DE LA COLLECTIVITE

4.1. Mise en œuvre du « contrôle analogue » - description du fonctionnement de

la société pour la réalisation de son objet

La Collectivité exerce sur la Société un contrôle analogue à celui qu’elle exerce sur ses propres services, notamment

au titre de sa participation au conseil d’administration, assemblée d’actionnaires et comités de la Société.

En particulier, la présente convention, comme toute convention de prestations intégrées conclue par la Société avec

l’un de ses actionnaires, est soumise avant sa signature à l’autorisation préalable du conseil d’administration de la

Société, composé de représentants des collectivités territoriales et groupements de collectivités actionnaires.

En outre, un Comité de contrôle analogue est institué pour assister les collectivités territoriales ou leurs groupements

actionnaires de la Société dans la mise en œuvre, notamment, du contrôle :

- des orientations stratégiques de la société ;

- des modalités de fonctionnement de la société ;

- du déroulement des conventions conclues avec la Société.

Il est également institué un Comité technique chargé de renforcer le contrôle analogue des collectivités ou

groupements de collectivités actionnaires sur la société, en transmettant à cette dernière toute proposition de nature

à faciliter l’évolution de son activité et à préciser les modalités techniques d’exercice des missions qui lui sont confiées.Convention de Prestation intégrée 6/12

Le fonctionnement et les missions de ces Comités sont précisés dans un règlement intérieur adopté par le conseil

d’administration de la Société.

4.2. Contrôle financier et comptable

La collectivité et ses agents pourront, à tout moment, demander à la Société la communication de toutes pièces et

contrats relatifs aux missions qui lui sont confiées au titre de la présente convention.

4.3. Contrôles administratifs et technique

La Collectivité se réserve le droit d’effectuer, à tout moment, les contrôles techniques et administratifs qu’elle

estimera nécessaires. La Société devra donc assurer le libre accès à tous les documents concernant les missions qui lui

sont confiées.

ARTICLE 5. ENGAGEMENTS DE LA COLLECTIVITE

La Collectivité s’engage pour sa part à verser la participation financière conformément à l’article 3 de la présente

convention.

Elle s’engage à n’utiliser les solutions visées à la présente convention que pour l’usage auquel elles sont destinées.

La Collectivité assume toute responsabilité pour le contenu des documents mis en ligne sur ces solutions et/ou

transmis par ces solutions ainsi que pour l’utilisation par ses soins desdites solutions.

ARTICLE 6. DATE D’EFFET ET DUREE DE LA CONVENTION

La convention est rendue exécutoire dans les conditions prévues par la règlementation en vigueur. Elle prendra effet

à compter de sa signature par les deux parties.

La présente convention est conclue pour la période comprise entre le 31/12/2021 et le 31 décembre 2026. Au terme

de cette durée limitée à 5 ans maximum, une nouvelle convention pourra être passée.

La convention expirera également à la date de dissolution éventuelle de la société, si celle-ci intervient avant le terme

défini ci-dessus.

ARTICLE 7. PROPRIETE DES DOCUMENTS

Les documents transitant par les outils de dématérialisation demeurent la propriété de leur auteur, à savoir la

Collectivité actionnaire, qui reste donc seule responsable du contenu de ces documents dématérialisés et de leur

conformité à la règlementation en vigueur. La Société ne saurait, en aucun cas et à aucun titre, être tenue responsable

du contenu des documents transitant par ces outils et de l’utilisation faite par la Collectivité actionnaire des services

de dématérialisation mis à sa disposition pour le cas échéant, les réaliser.Convention de Prestation intégrée 7/12

ARTICLE 8. MODALITES DE PASSATION DES CONTRATS ET

MARCHES PUBLICS PAR LA SOCIETE

Pour la réalisation des missions qui lui sont confiées, la Société passera les contrats nécessaires dans le respect de la

réglementation en vigueur qui lui est applicable, à savoir le code de la commande publique ou toute nouvelle

réglementation qui entrerait en vigueur après la signature de la présente convention.

ARTICLE 9. MISE A DISPOSITION DES OUTILS DE

DEMATERIALISATION

Après la signature de la présente convention, un mail sera adressé à la Collectivité lui donnant un accès immédiat aux

différents outils de dématérialisation mis à sa disposition.

La Collectivité pourra utiliser les différents services fournis par la Société sans limitation, à l’exception d’éventuels

dysfonctionnements, étant précisé que la Société s’engage :

- à mettre en œuvre tous les moyens à sa disposition pour éviter de tels dysfonctionnements ou limiter au maximum leur durée et les contraintes en résultant,

- en cas de dysfonctionnements dont la responsabilité de la Société est avérée, un éventuel dédommagement financier ou autre pourra être étudié par la société au regard des incidences de ces dysfonctionnements pour la Collectivité.

La responsabilité de la société ne saurait être recherchée et engagée s’agissant de tout autre dysfonctionnement.

Vis-à-vis des tiers, la Société se réserve la possibilité d’appeler en garantie la Collectivité actionnaire à raison de tout

litige ayant son origine dans l’usage par cette dernière des services de dématérialisation mis à sa disposition dans le

cadre de la présente convention.

ARTICLE 10. RESILIATION

10.1 Résiliation simple

Moyennant le respect d’un préavis de trois (3) mois, chaque partie pourra notifier à son cocontractant, par lettre

recommandée avec accusé de réception, sa décision de résilier la présente convention.

La convention peut également être résiliée d’un commun accord entre les parties.

10.2 Résiliation pour faute

En cas de manquement grave de l’une ou l’autre partie dans l’exécution de la présente convention, chacune d’elles

peut prononcer la résiliation pour faute de la présente convention aux torts et griefs de l’autre, après mise en demeure

par lettre recommandée avec accusé de réception restée infructueuse pendant un délai de trois mois.

En particulier, la convention pourra être résiliée pour faute à l’initiative de la SPL en cas de non-paiement de la

rémunération qui lui est due, telle que prévue à l’article 3, à la suite d’une mise en demeure de payer restée sans effet.Convention de Prestation intégrée 8/12

10.3 Conséquences de la résiliation

En cas de résiliation de la convention, et ce quel qu’en soit le motif, la collectivité contractante devra céder la ou les

actions qu’elle détient au capital de la société afin de sortir de son actionnariat, conformément au pacte d’actionnaires

signé parallèlement à la présente convention.

ARTICLE 11. LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES

La présente convention a pour objet de définir les conditions dans lesquelles la société SPL-XDEMAT effectue pour le

compte de la Collectivité, les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après. Elle est

donc un sous-traitant au sens de l’article 4 du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Dans le cadre de la présente convention, les parties s'engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au

traitement de données à caractère personnel et, notamment le RGPD et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à

l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

11.1 Description du traitement de données à caractère personnel

La société SPL- XDEMAT est autorisée à traiter pour le compte de la Collectivité et pour la durée de la présente

convention, les données à caractère personnel nécessaires pour assurer les prestations objet de la présente

convention. Le registre des applications est accessible sur le portail après authentification. Il décrit la nature des

opérations réalisées sur les données, la ou les finalité(s) du traitement, les catégories de données à caractère personnel

traitées et les catégories de personnes concernées.

11.2 Obligation de la société SPL-XDEMAT vis-à-vis de la Collectivité (article 28.3 du RGPD)

La société SPL-XDEMAT s'engage, notamment, à :

- Traiter les données uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l'objet de la présente convention ;

- Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre de la présente convention ;

- Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu de la présente

convention :

- s'engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de

confidentialité

- reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel ;

- Prendre en compte, s'agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des

données dès la conception et de protection des données par défaut.

11.3 Sous-traitance des activités de traitement (articles 28.2 et 28.4 du RGPD)

Dans l’hypothèse où la société SPL-XDEMAT fait appel à un sous-traitant pour mener des activités de traitement

spécifiques, elle informe préalablement et par écrit la Collectivité de tout changement envisagé concernant l'ajout ou

le remplacement d'autres sous-traitants. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-

traitées, l'identité et les coordonnées du sous-traitant.

11.4 Droit d'information et exercice des personnes concernées par le traitement (articles 13 à 15 du RGPD)

Il est convenu entre les parties qu’il appartient à la Collectivité de fournir l’information aux personnes concernées par

les opérations de traitement au moment de la collecte des données.Convention de Prestation intégrée 9/12

Le cas échéant, la société SPL-XDEMAT aide la Collectivité à s’acquitter de son obligation de donner suite aux

demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et

d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une

décision individuelle automatisée (y compris le profilage).

11.5 Notification des violations de données à caractère personnel (article 33 du RGPD)

La société SPL-XDEMAT notifie à la Collectivité toute violation de données à caractère personnel, immédiatement

après en avoir pris connaissance, et par le moyen suivant : par courrier électronique, à l’adresse mail du représentant

de la collectivité fixée page 1 de la présente convention..

Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre à la Collectivité, si nécessaire, de

notifier cette violation à l'autorité de contrôle compétente (en l'occurrence, à la Commission nationale de

l'informatique et des libertés, CNIL) si possible 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance.

La notification contient au moins :

- la description de la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et

le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif

d'enregistrements de données à caractère personnel concernés ;

- le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d'un autre point de contact auprès duquel des

informations supplémentaires peuvent être obtenues ;

- la description des conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;

- la description des mesures prises pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas

échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.

Si, et dans la mesure où il n'est pas possible de fournir toutes ces informations en même temps, les informations

peuvent être communiquées de manière échelonnée sans retard indu.

La Collectivité, en lien avec la société SPL-XDEMAT communique la violation de données à caractère personnel à la

personne concernée dans les meilleurs délais, lorsque cette violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour

les droits et libertés d'une personne physique.

La communication à la personne concernée décrit, en des termes clairs et simples, la nature de la violation de données

à caractère personnel et contient au moins :

- la description de la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et

le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif

d'enregistrements de données à caractère personnel concernés ;

- le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données ou d'un autre point de contact auprès duquel des

informations supplémentaires peuvent être obtenues ;

- la description des conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;

- la description des mesures prises ou que la collectivité propose de prendre pour remédier à la violation de données

à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences

négatives.

11.6 Aide de la société SPL-XDEMAT dans le cadre du respect par la Collectivité de ses obligations

La société SPL-XDEMAT aide la collectivitéConvention de Prestation intégrée 10/12

- à la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des données

- à la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle.

11.7 Mesures de sécurité

La société SPL-XDEMAT met en œuvre les mesures de sécurité décrites dans le document registre des applications,

accessible sur le portail après authentification. Il décrit notamment :

• les moyens permettant de garantir la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des

systèmes et des services de traitement;

• les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l'accès à celles-ci dans des

délais appropriés en cas d'incident physique ou technique;

• une procédure visant à tester, à 'analyser et à 'évaluer régulièrement l'efficacité des mesures techniques et

organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement

11.8 Sort des données (article 28.3.g du RGPD)

Au terme de l’exécution de la présente convention, il est convenu entre les parties que la société SPL-XDEMAT devra,

au choix de la Collectivité :

- soit Détruire toutes les données à caractère personnel ;

- soit Envoyer toutes les données à caractère personnel à l’acheteur ou au tiers désigné par l’acheteur.

Le renvoi doit s'accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d'information du

sous-traitant. Une fois détruites, la société SPL-XDEMAT doit justifier par écrit de la destruction.

11.9 Délégué à la protection des données (articles 37 à 39 du RGPD)

Pour les besoins de l’exécution de la présente convention, les parties se communiquent mutuellement le nom et les

coordonnées de leur délégué à la protection des données, s'il en a désigné un conformément à l'article 37 du

règlement européen sur la protection des données, ou, à défaut, l'identité et les coordonnées d'un point de contact

dédié à ces questions.

11.10 Registre des activités de traitement (article 30 du RGPD)

La société SPL-XDEMAT et la Collectivité tiennent respectivement un registre écrit pour les traitements qui les

concernent.

SPL-XDEMAT déclare pour sa part tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement

effectuées notamment pour le compte de la Collectivité, comprenant :

- Le nom et les coordonnées de la Collectivité pour lequel il agit, des éventuels sous-traitants et, le cas échéant,

du délégué à la protection des données ;

- Les catégories de traitements effectués pour le compte de la Collectivité ;

- Le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation

internationale, y compris l’identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le

cas des transferts visés à l’article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du règlement européen sur la protection

des données, les documents attestant de l’existence de garanties appropriées ;

- Dans la mesure possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles,

y compris entre autres, selon les besoins :

• La pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel ;Convention de Prestation intégrée 11/12

• Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience

constantes des systèmes et des services de traitement ;

• Les moyens permettant de rétablir la disponibilité des données à caractère personnel et l’accès à

celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique ;

• Une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures

techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité du traitement.

11.11 Documentation (article 28.3.h du RGPD)

La société SPL-XDEMAT met à la disposition de la Collectivité la documentation nécessaire pour démontrer le respect

de toutes ses obligations et pour permettre, le cas échéant, la réalisation d'audits, y compris des inspections, par la

Collectivité ou un auditeur mandaté par lui, et contribuer à ces audits.

11.12 Obligation de la Collectivité, responsable du traitement

La Collectivité s’engage à :

• Fournir à la société SPL- XDEMAT les données visées au paragraphe « Description du traitement des données » ;

• Documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par SPL-XDEMAT ;

• Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le règlement

européen sur la protection des données de la part de la société SPL- XDEMAT;

• Superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès de SPL- XDEMAT.Convention de Prestation intégrée 12/12

ARTICLE 12. DIVERS

Les sommes à régler par la Collectivité à la Société en application du présent contrat seront versées sur un compte

bancaire ouvert dont le RIB sera communiqué par la Société lors de la première demande de versement.

ARTICLE 13. REGLEMENT DES LITIGES

En cas de litige et avant de saisir le tribunal compétent, les parties peuvent soumettre leur différend à une tierce

personne choisie d’un commun accord. Celle-ci s’efforcera de concilier les points de vue.

Les litiges susceptibles de naître à l’occasion de la présente convention seront portés devant le Tribunal compétent du

ressort du siège social de la Société.

Pour la Société SPL-XDEMAT Pour la Collectivité

Le Le

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