Acte - projet schema mutualisation del 27

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Acte - projet schema mutualisation del 27 Document publié le Jeudi 16 décembre 2010 par la commune de Savigny. Lien du pdf (Acte - projet schema mutualisation del 27)Thèmes du document : Travail et emploi, Grandes et moyennes entreprises, Démocratie locale et participation citoyenne, 1

Projet de schéma de mutualisation de la Communauté de Communes du Genevois

L’essentiel du projet de schéma :

- Au-delà de la nécessité légale, le schéma de mutualisation porte une démarche volontaire des Collectivités du Genevois et de leurs responsables.

- Il se définit en cohérence avec le projet de territoire et en est un moyen de mise en œuvre. - Il se positionne dans une réflexion globale de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences et impactera directement ou indirectement le travail des agents territoriaux locaux (530 Equivalents Temps Plein).

- Le schéma porte 8 actions sur 5 axes principaux (commande publique, informatique, ressources humaines, services techniques, police). D’autres actions ont pu être également évoquées et réfléchies dans une démarche participative et responsable.

- 4 actions prioritaires se dégagent : un service commun « marchés publics », une mutualisation des services techniques bâtiment « CCG-Ville de St Julien en Genevois », la création de police(s) pluricommunale(s), l’élaboration d’un plan de formation des agents territoriaux.

- Le présent document définit ces actions prioritaires (2015-2017) et pose les conditions de cadrage et conduite des autres actions à venir.

- Il pose aussi les principes généraux de mise en œuvre de celles-ci et notamment le respect du principe communautaire et des identités locales ainsi que le volontariat et l’engagement des Communes.

- Il définit les modalités de pilotage, de suivi et d’actualisation du schéma et le besoin de communication sur celui-ci.2

Préambule

Pourquoi un schéma de mutualisation ?

La loi n° 2010-1563 du 16 Décembre 2010 portant réforme des collectivités territoriales renforce les possibilités de mutualisation des services et des biens entre communes et EPCI (Etablissement Public de Coopération Intercommunale). La création de services communs bénéficie désormais d'un socle juridique autonome et la mutualisation des services fonctionnels, en dehors de tout transfert de compétences, est explicitement prévue. Enjeu incontournable de la réforme territoriale qui inscrit l’obligation d’un schéma de mutualisation dans toutes les intercommunalités à compter de fin 2015, la mutualisation doit permettre de renforcer la qualité des services à rendre aux habitants et aux communes, dans un contexte de restriction des finances locales et de préservation de la proximité communale. La Communauté de Communes, les Communes et structures du Genevois ont souhaité poser la réflexion d’une mutualisation anticipée et non subie autour de plusieurs axes de réflexion :

- Comment évaluer la valeur ajoutée de la mutualisation ?

- Comment prendre en compte la diversité communale (taille, organisation) ? - Comment ne pas appauvrir le service public de proximité ?

- Comment dépasser la seule dimension économique ?

- Quelles formes donner à la mutualisation ?

- Quels impacts financiers et juridiques de la mutualisation ?

Le souhait a donc été de dépasser la simple optimisation de moyens qui répond à un souci certes louable mais insuffisant de réaliser des économies d’échelle. La volonté a été de l’inscrire dans une réflexion globale des services sous deux angles :

- quelle mutualisation pour quelle recherche d’amélioration de la qualité de service ? - quelle recherche d’efficacité interne dans le cadre de la mutualisation des fonctions supports ou ressources ?

A ce titre, la démarche mise en œuvre, avec le concours d’un cabinet externe, a visé à : - rechercher la cohérence entre le(s) projet(s) politique(s), le projet de territoire et l’organisation de celui-ci notamment quant à la mutualisation de services,

- prendre en compte le contexte financier des collectivités mais en partant du réel, du vécu et des besoins du « terrain »,

- impliquer les acteurs (élus, agents,…) dans la démarche mise en œuvre, - poser l’élaboration du schéma sur un état des lieux,

- intégrer aussi loin que possible une réflexion « Ressources Humaines », - être pragmatique et s’inscrire dans une dynamique où le possible et le « bon sens » sont essentiels tout comme l’imagination et l’ambition,

tout en respectant le cadre juridique de la mutualisation.

Les modalités juridiques de la mutualisation : la boîte à outils à la disposition des collectivités

Les modalités de mise en œuvre de la mutualisation sont multiples et constituent une véritable boîte à outils pour les collectivités. Elles peuvent, selon leur projet et en fonction de plusieurs questionnements en lien notamment avec l’évolution et la répartition des compétences et des missions, choisir l’outil qui sera le plus pertinent pour approfondir la coopération entre les collectivités.3

Le panel d’outils propose une approche différente et progressive du degré de partenariat entre les collectivités au sein de l’intercommunalité. Chacun d’eux se traduit par une intégration croissante des missions, et/ou des services et/ou de leurs moyens. Les aspects graduels et progressifs de cette échelle mettent en exergue le fait qu’un processus de mutualisation doit être appréhendé comme des étapes successives dont l’évolution n’est aucunement figée ni dans le temps ni dans la réflexion.

Ces outils peuvent être matérialisés, sur une échelle d’intensité du partenariat entre collectivités, de la manière suivante :

Chaque outil se traduit par un régime juridique différent, qui doit permettre de mieux cerner, pour chacun d’eux et le cas échéant, les éléments constitutifs suivants :

- les sources juridiques,

- la définition,

- les conditions de mise en œuvre,

- les domaines/missions concernés,

- les modalités de mise en œuvre,

- la situation des agents,

- les éléments de relation entre l’EPCI et la ou les Communes.

La démarche mise en œuvre et son agenda

Cette démarche et son calendrier ont visé à associer et impliquer, le plus largement possible, les acteurs des collectivités : élus, cadres, agents et également, pour un axe de travail, des bénévoles du territoire.4

Année Mois Contenu Phase Concernée Date(s) Clé(s) Evénements

Printemps Elaboration cahier des charges du projet Phase préalable

Eté Consultation pour choix du cabinet accompagnateur Phase préalable

Octobre Cadrage de la méthodologie Phase 1 A 24 octobre Réunion de travail Président et comité stratégique

Novembre Sensibilisation et état des lieux Phases 1 A et 1 B 5 novembre Réunion COPIL (Maires et DGS-SEC M)

Décembre Etat des lieux (rencontres élus, DGS et secrétaires de mairie) Phase 1 B Nov Déc 19 Déc 34 rencontres Elus et Cadres; Réunion comité stratégique

Janvier Présentation état des lieux Phase 1 B 9 janvier réunion COPIL

Février Proposition et choix des ateliers Phase 2 2 février réunion COPIL

Mars

1ère journée des ateliers avec

retours au bureau et réseau des

Secrétaires de Mairie

Phase 3 A 6 et 9 mars 12 et 16 mars

6 ateliers : Marchés Publics-achats ;

Informatique ; Ressources Humaines ;

Services Techniques ; Police ;

bibliothèques

réunions réseau SecMairies et COPIL

Avril

2ème journée des ateliers avec

retours au bureau et réseau des

Secrétaires de Mairie

Phase 3 A 9 et 10 avril 30 avril

6 ateliers : Marchés Publics et achats;

Informatique; Ressources Humaines;

Services Techniques; Police;

bibliothèques

réunions réseau SecMairies

Mai

Réalisation et présentation de la

synthèse des ateliers aux

instances

Phase 3 A 4 mai et 18 mai Réunion COPIL et réunion Bureau

Juin

Consultation des Maires et

Mairies ; réunions d'informations

des agents territoriaux

Phase 3 B 2 et 9 juin 8 juin

3 réunion d'informations et

d'échanges avec les agents

Réunion du Bureau de la CCG

Juillet-Août Rédaction du projet de schéma Phase 3 B

Septembre Présentation du projet aux instances communautaires Phase 3 B 28 septembre conseil communautaire

Octobre -

Novembre

Consultation des Conseils

Municipaux Phase 3 B conseils municipaux

Décembre Validation du schéma Phase 3 B 14 décembre conseil communautaire

2

0

1

4

2

0

1

5

Calendrier et modes d'élaboration du schéma de mutualisation

Il convient de souligner l’attention portée dans cette démarche sur la communication. Cela a été le cas dans le fonctionnement des instances de projet (COPIL et comité stratégique), du retour d’information et de la saisine régulière du bureau de la Communauté de Communes et du Conseil Communautaire.

Par ailleurs, le réseau des secrétaires de mairie a été régulièrement saisi (avec 2 réunions quasi exclusives sur l’avancement du projet). Enfin, un support de communication spécifique à l’adresse de tous les acteurs des collectivités (élus et agents) a été élaboré et diffusé avant la tenue de 3 réunions d’informations à l’attention des personnels des Communes et de la Communauté de Communes.

I) Contexte et enjeux de la mutualisation

- Présentation de la Communauté de Communes du Genevois et de l’intercommunalité sur le territoire5

Située entre le Mont Salève et la montagne du Vuache, la Communauté de Communes du Genevois (CCG) est l'association de 17 communes à deux pas de la frontière Suisse. Ce territoire bénéficie d'une localisation exceptionnelle : il représente la Porte Sud de Genève, à seulement 15 minutes de l'aéroport international de Genève Cointrin. Ces communes sont également à proximité immédiate des grands axes qui desservent le sillon alpin d'une part, et la région urbaine de Lyon, d'autre part (Autoroute A40 et A41). La Communauté de Communes du Genevois compte 38 215 habitants (population municipale en vigueur au 1er janvier 2015). Elle a été créée en janvier 1996. Les compétences de la CCG sont définies par ses statuts. Les principaux domaines d'intervention, aménagement de l'espace, développement économique, protection et mise en valeur de l’environnement, politique du logement et du cadre de vie sont les enjeux essentiels qui animent la vocation de la Communauté de Communes.

Par ailleurs, une politique en faveur du sport, une autre en direction des associations et organismes mais aussi une politique sociale sont mises en place. La compétence incendie ainsi que d'autres interventions complètent son engagement au cœur du service public.

Le projet d’agglomération Franco-Valdo-Genevois fixe à l’horizon 2020-2030 des perspectives de développement favorables pour le Genevois.

En outre, la Communauté de Communes est membre de l’ARC SM du Genevois. Ses membres étudient actuellement l’évolution de ce syndicat mixte fermé vers un statut de pôle métropolitain ainsi que la définition de l’intérêt métropolitain.

Enfin, le fait intercommunal intègre sur le territoire et au-delà diverses structures portant des compétences spécifiques :

La Société d'Economie Mixte d'Aménagement du Genevois

Le Syndicat Intercommunal d'Aménagement du Vuache

Le Syndicat Mixte du Salève

le SIDEFAGE : Syndicat Intercommunal de gestion des DEchets du FAucigny et du Genevois Le SIGETA : Syndicat Intercommunal de Gestion des Terrains d'Accueil Syndicat chargé de la localisation, de la réalisation et de la gestion des terrains d'accueil.

- Le contexte de la mutualisation (projet de territoire, situation financière des collectivités, le pacte financier et fiscal, les RH des Collectivités sur le territoire)

Dans la tradition de la démarche collective initiée en 2011 et de sa culture de concertation et de co- construction, la nouvelle assemblée communautaire, en place depuis mars 2014, a souhaité franchir une nouvelle étape en élaborant un Projet de Territoire à horizon 2020. Les élus communautaires ont travaillé ensemble pendant 6 mois, au travers de 4 séminaires, pour préparer ce document fédérateur, dans le souci d’impulser une politique ambitieuse autour de 5 objectifs politiques :

- la création de richesses et d’emplois grâce à des services et 100 hectares pour le développement économique,

- le renforcement d’une offre de mobilité multimodes performante et attractive,

- la mise en œuvre d’un développement urbain maitrisé, préservant les espaces agricoles et offrant des logements adaptés pour tous,

- l’organisation d’un territoire moteur pour la transition énergétique et la protection de l’environnement,

- le développement d’une offre complète de services à la population (petite enfance, santé, accompagnement social).6

Dans le contexte de la situation financière des Collectivités et notamment la forte réduction des dotations de l’Etat, le pacte financier et fiscal constitue également un volet fédérant les relations entre la Communauté de Communes et ses communes membres.

Enfin, l’élaboration de ce schéma de mutualisation de services concerne les services de 18 collectivités.

L’importance de ce dossier a amené la Communauté de Communes à attribuer une délégation spécifique sur la mutualisation à l’un de ces Vices Présidents.

Il convient de noter la réalité des services municipaux et intercommunaux : L’état des lieux « Ressources Humaines » effectué au début de la réflexion, sur la base des données transmises par les Collectivités, met en valeur divers éléments :

- les missions des 17 communes et de la Communauté de Communes sont assurées (emplois permanents) par 526,13 emplois équivalents temps plein, soit un agent pour 72,5 habitants ; - 56,4 % de ceux-ci sont employés par la Ville de St Julien en Genevois et la Communauté de Communes (296,6 ETP) ;

- 115,19 agents ETP travaillent dans les services administratifs (le nombre d’agents par habitant étant un peu plus important dans les plus petites communes : 1 agent pour 461 habitants dans les communes de moins de 2 500 habitants, 1 agent pour 417 habitants dans les communes de 3 000 à 5 000 habitants, 1 pour 399 habitants dans la ville-centre) ;

- 120,82 agents ETP travaillent dans les services techniques (la proportion est inversée selon la taille des communes : 1 agent pour 494 habitants dans les moins de 2 500 habitants, 1 agent pour 456 habitants dans les 3 000-5 000, 1 agent pour 305 habitants dans la ville-centre) ; 160,76 agents travaillent dans les services scolaires ou périscolaires et ce dans des proportions quasi équivalentes selon la taille des communes ;

- les services fonctionnels (secrétariat de mairie et direction, affaires juridiques, marchés publics et achats, comptabilité et finances, ressources humaines, informatique, communication) représentent (sur la base de déclaratif et d’estimation) 57,29 ETP (soit un peu plus de 10 % des effectifs) ;

- pour le reste, l’essentiel des écarts entre ville-centre et autres communes s’expliquent par les services spécifiques que portent celle-ci ;

- les agents de catégorie A et B représentent 106,42 ETP soit 20,23 % des effectifs et sont avant tout présents dans la ville-centre et la Communauté de Communes (72 % des effectifs) ;

- le turn-over est très variable selon la taille des Collectivités mais est non négligeable, notamment pour la ville-centre ;

- des analyses plus poussées de la réalité des ressources humaines du bloc communal restent à effectuer notamment en fonction des besoins de chacune des Collectivités et plus globalement de l’évolution du bloc communal ou du développement de la mutualisation de services.

II) Plan d’actions du schéma

A) Les travaux des ateliers

6 ateliers se sont réunis, à 2 reprises, en mars et en avril pour élaborer des propositions autour de 6 thèmes. Ils ont impliqué 74 personnes (élus, agents ou bénévoles) pour proposer des actions possibles au titre de cette mutualisation.

Les 6 thèmes ont été les suivants :7

3 thèmes « opérationnels » :

Un service nouveau (pour les collectivités qui ne l’avaient pas créé) : la police pluricommunale ou intercommunale,

Services Techniques : un besoin existant à satisfaire (ingénierie bâtiments CCG) et un réseau à créer pour plus d’efficience et des économies,

Un service du territoire (réseau bibliothèques) impliquant des bénévoles et des professionnels à conforter ou, de fait, à réduire.

3 thèmes « fonctionnels » :

Un service commande publique pouvant répondre à 3 besoins : expertise MP, opérationnalité MP, groupements de commandes et à terme un 4ème : achat, le tout avec un objectif global d’économie,

Un axe « informatique-numérique » avec 2 scénarii, permettant, outre des économies à terme, de l’efficience car permettant le partage des systèmes d’information, Un axe Ressources Humaines

- avec à court terme la formation et le développement des compétences ainsi qu’un début de travail en commun en Gestion des Ressources Humaines

- un diagnostic, respectant l’autorité des Exécutifs, permettant de réfléchir ensemble à la politique sociale à l’adresse des personnels

- un axe prévention (ou prévention-absentéisme), apportant une sécurisation juridique - et le cas échéant, évitant des pénalités- humaine et managériale

B) Les actions retenues par le comité de pilotage et le Bureau - les axes du schéma

Vue synthétique (en annexe 1 : la vue détaillée des actions proposées au bureau de la Communauté de Communes ; ce dernier a priorisé, parmi l’ensemble des propositions, les actions énoncées ci- dessous)

Elles sont au nombre de 8 sur 5 axes différents :

Axe 1. Achat

Marchés Publics

Commande

Publique

Action 1.1 : créer un service commun, en s'appuyant sur les postes ou parties de postes et compétences existantes dans diverses collectivités; offrir plusieurs niveaux de service à la carte : expertise Marchés Publics; opérationnalité Marchés Publics ; groupements de commandes (avec montée en puissance progressive)

Action 1.2 : à terme développer une fonction achats

Axe 2.

Informatique

Action 2.1 : se doter d'un système d'information sur le territoire facilitant le travail en coopération. Une première étape "d'état des lieux" pour projeter un plan d'action Action 2.2 : saisir toute opportunité (changement de logiciel voire de matériel) pour développer des démarches communes de convergence

Axe 3.

Ressources

Humaines

Action 3.1 : élaborer un plan de formation sur le territoire et développer la mise en place de formations intra

Axe 4. Services

Techniques

Action 4.1 : assurer une fonction "ingénierie bâtiments" pour la CCG

Action 4.2 : créer et animer un réseau ST et développer par ce réseau des actions et projets de coopération, d'efficience et d'économies dans ce domaine8

Axe 5. Police

inter ou pluri-

communale

Action 5.1 : créer une police intercommunale ou pluricommunale avec un ou des projets communs et assurer pour plusieurs collectivités un nouveau service. Dans tous les cas, ce service est sous l'autorité du Maire sur le temps consacré à sa Commune

C) Le détail des actions 2015-2017 dans l’ordre de leur mise en œuvre potentielle

Action 1.1 Mutualisation marchés publics – mise en place du service commun

Rappel des objectifs de la mutualisation

1. A périmètre d’effectifs constant par rapport à l’existant, rechercher des économies budgétaires

2. Passer des groupements de commandes

3. Gagner en expertise par le partage d’expérience et la mise en commun des compétences

Finalités

Mettre en place un service commun

Des étapes intermédiaires

- La mise à disposition individuelle et partielle à une Commune d’un agent d’une autre Commune

pour répondre à un besoin urgent

- L’identification des 1ers groupements de commande, objets de gisements en termes de coûts et

commencer à en passer pour les communes intéressées

Etapes - planning – échéances

ETAPES REFERENTS PLANNING - ECHEANCES Recensement (volume, typologie

marchés, fonctionnement existant,

attente) : questionnaire

Toutes les collectivités Retour questionnaire pour mi-

octobre au plus tard

Mise en place du groupe de projet Collectivités parties prenantes

au service commun

septembre

Travail sur la structuration du service

commun, son organisation, son

fonctionnement, son périmètre

d’intervention

Groupe de projet Septembre 2015 – janvier 2016

Identification des 1ers groupements de

commandes à passer et formalisation

de ces marchés

Groupe de projet Novembre 2015 – avril 2016

Constitution du service commun :

aspects statutaires, fiche d’impact,

convention, saisine CAP, CT, instances

délibérantes

DGS/DRH

Collectivités « bénéficiaires »

du service commun

Janvier – juin 2016

Mise en œuvre effective du service

commun

Septembre 2016

Retours en réunions des secrétaires de mairie

Etapes itératives de validation auprès des élus (comité de pilotage) + validation plénière9

Action 4.1 Mutualisation des services techniques – bâtiments Ville de Saint-Julien en Genevois et Communauté de Communes du Genevois

Eléments de contexte

- Transfert de la petite enfance au 1er janvier 2015.

- Une convention entre Saint-Julien et la CCG prévoyant l’intervention des ST de Saint-Julien,

moyennant facturation, dans les structures de petite enfance de Saint-Julien.

- Un besoin de la CCG en matière de services techniques bâtiments du fait du patrimoine bâti

communautaire et du suivi à réaliser.

Objectifs

- Pour la CCG, disposer, à court terme, de compétences et ressources supplémentaires en

matière de Services Techniques « bâtiments », structurer son organisation interne pour

répondre de manière satisfaisante à ses prérogatives sur les bâtiments communautaires.

- Pour la Ville de Saint Julien en Genevois, rationaliser la mise en œuvre des ressources humaines

et des compétences en bâtiment.

Eléments de cadrage - périmètre et de méthodologie

- Mise à disposition de compétences et effectifs des ST de la Ville de Saint-Julien sur la base de

0,5 Equivalent Temps Plein.

Processus – calendrier

ETAPES ACTEURS CALENDRIER

1ère étape

Validation de la faisabilité technique de la démarche

et de ses objectifs

Techniciens Saint-

Julien et CCG

27 mai 2015

Validation du principe et du dispositif par les élus Elus mutualisation Saint-Julien et CCG

22 juin 2015

Travail technique pour définir les besoins,

ventilation, profils, quantification, organisation

Rédaction du projet de convention de gestion

Avec étapes de validation par les élus

Techniciens Saint-

Julien et CCG

Elus mutualisation

Saint-Julien et CCG

De juin 2015 à octobre

2015

Approbation par les instances délibérantes CM Saint-Julien et Bureau CCG

Novembre ou

décembre 2016

Mise en œuvre 1/01/2016 2ème étape Démarche de mutualisation des ST Cf schéma de mutualisation

Action 5.1 : création de polices pluricommunale ou intercommunale

Eléments du contexte

- L’existence d’un service de police municipale dans 4 communes du territoire

- Des réflexions engagées par secteur géographique (Vuache/ Salève) entre les Maires avec

l’appui de leurs services respectifs10

Objectifs

- Pour les Communes ne disposant pas de service de police et qui souhaiteraient la mise en place de ces missions sur leur territoire et sous l’autorité respective de chaque Maire, bénéficier de l’intervention d’un service de police pluricommunale

- Pour les Communes disposant de ce service et disposées à le transformer en service pluricommunal, voire intercommunal, rationaliser les ressources humaines et les compétences affectées à la police municipale

- Le cas échéant, ou à terme, au niveau du territoire, gérer une problématique commune au territoire tout en renforçant l’autorité de police des Maires en renforçant les coefficients de mutualisation.

Eléments de cadrage - périmètre et de méthodologie

Les porteurs du projet seront désignés dans le cadre de l’avancement de la réflexion.

Rappel des travaux de l’atelier « police »

ETAPES REFERENTS PLANNING - ECHEANCES Finaliser le choix entre police(s)

intercommunale ou

pluricommunale(s)

Un ou des Elus responsables ; des

visites ; poser les principes

généraux

Année 2015

Elaborer le ou les projets de

service (missions, management,

relations Maires, ….) et des besoins

en personnel ; établir les

conventions

Cadres dirigeants et responsables

police ; validation par les Maires

et CM après avis des CT

2016

Mettre en œuvre les dispositions

arrêtées et faire des évaluations

régulières pour adapter au mieux

le ou les services

Le ou les responsables police/

ELUS/ DGS ; modalités à définir

2017

Action 3.1 : élaborer un plan de formation sur le territoire et développer la mise en place de formations intra

Objectifs

- Pour les Collectivités, faciliter le développement des compétences de leurs collaborateurs et développer une démarche de co-investissement sans induire de dépenses supplémentaires

- Pour les agents, mieux adapter l’offre de formation aux besoins réels et prioritaires et développer une offre de formation de proximité

Eléments de cadrage - périmètre et de méthodologie

Les porteurs du projet seront désignés dans le cadre de l’avancement de la réflexion.11

ETAPES REFERENTS PLANNING - ECHEANCES Mise en place du projet de plan de

formation ; poser le projet et les

instances de conduite de projet et les

apports d'expertise CDG CNFPT ou

autre

Chef de projet et une équipe

projet à déterminer : DGS/DRH

Année 2016

Elaborer le tableau de bord et les

outils permettant de recenser les

besoins de formation

un chef et une équipe projet, un

groupe référent (DGS/RRH), le

réseau Secrétaires de Mairie et

les instances

2016

Ecrire un projet de règlement de

formation et le faire valider

un chef et une équipe projet, un

groupe référent (DGS/RRH), le

réseau Secrétaires de Mairie et

les instances

2016

Collecte des besoins en formations ;

consolider les données recueillies et

arbitrer

un chef et une équipe projet, un

groupe référent (DGS/RRH), le

réseau Secrétaires de Mairie et

les instances

Fin 2016/ début 2017

Rédiger le plan de formation Chef et équipe projet 1er semestre 2017 Saisir les CT et les instances pour

approbation du plan de formation

un chef et une équipe projet, un

groupe référent (DGS/RRH), le

réseau Secrétaires de Mairie et

les instances

1er semestre 2017

Solliciter les prestataires, demander

des devis, choisir et planifier

un chef et une équipe projet, un

groupe référent (DGS/RRH)

2ème semestre 2017

Assurer l'organisation et la logistique

matérielle, le suivi, l'évaluation

un chef et une équipe projet, un

groupe référent (DGS/RRH), le

réseau Secrétaires de Mairie et

les instances

2018-2020

D) Les actions restant à programmer et dont la conduite restent à organiser sur le mandat actuel :

Action 1.2 : à terme développer une fonction achats à partir du service commun «commande publique »

Action 2.1 : se doter d'un système d'information sur le territoire facilitant le travail en coopération. Une première étape "d'état des lieux" pour projeter un plan d'action

Action 2.2 : saisir toute opportunité (changement de logiciel voire de matériel) pour développer des démarches communes de convergence

Action 4.2 : créer et animer un réseau ST et développer par ce réseau des actions et projets de coopération, d'efficience et d'économies dans ce domaine

Dans le cadre du bilan annuel de la mise en œuvre du schéma de mutualisation, ces actions pourront être complétées d’actions projetées par les ateliers précités (annexe 1) ou nécessitées par le contexte et l’actualité du territoire. A ce titre, chaque élu, chaque acteur et surtout chaque instance municipale ou intercommunale peut être force de proposition à l’adresse du Président de la Communauté de Communes ou du Vice-Président en charge de la mutualisation.12

E) Les autres actions de mutualisation possibles (entre communes)

Ce schéma de mutualisation n’est pas exclusif d’autres démarches de mutualisation sur le territoire entre 2 ou plusieurs Communes, entre Collectivité et structures publiques ou parapubliques. L’état des lieux effectué en fin d’année 2014 mettait d’ailleurs en valeur de multiples exemples de mutualisations actuelles entre 2 ou plusieurs Communes ou Communauté de Communes: partage d’employé technique, regroupement pédagogique, balayeuse, matériel technique commun, groupement de commande PLU, prêt de matériel, collaboration des personnels, accord d’entretien de voirie limitrophes, jeunesse et loisirs via la participation à la MJC, déneigement, instruction des permis de construire, SIG, archivage…

La démarche engagée a sans aucun doute renforcé les échanges et les réflexions visant à des mutualisations très opérationnelles entre 2 ou plusieurs collectivités.

Il est, à ce sujet, de la responsabilité de chaque acteur de se poser, à chaque opportunité, la question de la recherche de rationalité et d’efficience pour le service public local : départ d’un agent en mutation ou en retraite, évolution notoire du contexte et de l’environnement, projet nouveau pouvant impliquer ou concerner une autre Collectivité. A ce titre, la mutualisation de services peut être une réponse à étudier.

III) Impacts prévisionnels « Ressources Humaines » du schéma sur le territoire 2016-2020

Tenant compte du contexte financier des Collectivités et du pacte financier et fiscal, du projet de territoire, les impacts prévisionnels du schéma visent, dans un contexte de croissance de la population et de ses besoins, à un maintien global des effectifs équivalent temps plein sur le territoire.

Notamment les actions de mutualisation mises en œuvre devront globalement ne pas porter en elles des dépenses nouvelles de fonctionnement mais au contraire plusieurs de ses actions ont, pour objectif, la recherche d’économies.

IV) Les modalités de pilotage et de suivi

L’adoption par la CCG d’un schéma de mutualisation requiert de définir une organisation permettant de :

- Piloter : prendre les décisions qui permettent d’atteindre les objectifs du schéma de mutualisation ;

- Suivre et évaluer : mesurer les écarts par rapport à ce qui était prévu ;

- Animer : garantir le respect des principes fondant la démarche de mutualisation.

La CCG souhaite donc formaliser dans le schéma de mutualisation :

- Les principes directeurs qui permettront un bon fonctionnement des services mutualisés ; - Le rôle des instances existantes (conseil et bureau communautaires, conseils municipaux, réseaux de professionnels dont le réseau des secrétaires de mairies) dans le suivi et la mise en œuvre des actions du schéma ;

- Le rôle du comité de pilotage du schéma et de la commission « finances – ressources humaines - mutualisation ».

A) Les principes directeurs qui permettront un bon fonctionnement de la mutualisation13

1) LE RESPECT du principe communautaire et des identités locales

Le schéma de mutualisation favorise les domaines de collaboration entre communes de différentes strates, et privilégie les projets de mutualisation mobilisant un nombre significatif de communes. Pour ce qui concerne les services mutualisés ayant vocation à rendre un service à la population, les documents d’information et les documents à caractère administratif adressés en dehors des services portent la double identité visuelle CCG/communes.

2) LE VOLONTARIAT ET L’ENGAGEMENT des Communes

L’adhésion des communes aux services mutualisés repose sur le principe du volontariat. Chaque commune est libre de rejoindre ou non un projet de mutualisation.

En intégrant un projet de mutualisation, une commune s’engage à participer activement aux travaux de mise en œuvre du service (dans la limite de ses moyens), à fournir à la CCG l’ensemble des informations nécessaires et à participer financièrement au service mutualisé selon les règles définies à priori ou dans le cadre du projet. Une commune peut se retirer d’un projet de sa propre initiative dès lors que le projet n’est pas encore lancé (encore en cours de définition et dimensionnement).

Les modalités de retrait d’un projet lancé seront définies par le Bureau, si ce retrait a un impact sur la viabilité ou l’équilibre économique du service. Tout projet de mutualisation doit générer son propre équilibre économique au sein des collectivités engagées.

B) Les modalités de révision et de mise à jour du schéma de mutualisation

1) La mise à jour annuelle du schéma de mutualisation suit le processus suivant

- Les groupes « projet » et les réseaux professionnels (aujourd’hui réseau des secrétaires de mairies, à l’avenir, d’autres réseaux comme celui des Services Techniques) identifient et formalisent des propositions d’ajustement des actions du schéma, voire d’autres actions à mettre en œuvre. - De même, en cours d’année, des propositions peuvent être effectuées par le Président, l’Exécutif de la CCG, un ou des Maires, ou des commissions de la CCG.

Celles-ci sont analysées, étudiées par le comité de pilotage de la mutualisation qui se réunira au moins une fois par an (Président, Vice-Président en charge de la mutualisation, Maires ou leurs représentants, DGS, SG ou secrétaires de mairie). Si les principes sont validés par le Comité de pilotage, celui-ci pose les modalités d’élaboration de la ou des propositions d’évolution du schéma de mutualisation.

Ces ajustements peuvent porter sur le calendrier de mise en œuvre, le périmètre ou la nature des actions du schéma de mutualisation, l’intégration de nouvelles actions ou le retrait de d’actions projetées ;

Après information de la commission en charge de la mutualisation des services (commission finances – ressources humaines - mutualisation), ces propositions sont débattues en Bureau communautaire à l’occasion du bilan d’avancement annuel du schéma de mutualisation, qui est présenté pour adoption au conseil communautaire.

Si nécessaire, et notamment si les modifications du schéma sont notoires, le Bureau communautaire peut décider de saisir pour avis les conseils municipaux des communes membres. Le Président de la CCG, et par délégation, le Vice-Président en charge de la mutualisation ont en charge l’animation générale de ces modalités de révision et de mise à jour.14

Il s’agit d’une démarche évolutive dans le temps en fonction des attentes, de besoins nouveaux, s’adaptant de manière permanente au contexte plus global et aux spécificités locales. Ainsi, d’autres axes de convergence et de mutualisation pourront par conséquent devenir opportuns à développer ultérieurement dans des domaines non encore déclinés à ce jour, comme l’action sociale par exemple.

2) Les instances de pilotage du schéma et les instances projet des actions 2015-2017

Les instances de pilotage général du projet sont donc :

Pour chaque action, un groupe « projet » et un « responsable » de projet est désigné par le Président de la Communauté de Communes.

V) La Communication

Elle est une des conditions de réussite du schéma et de chaque action de mutualisation. Chaque groupe « projet » doit donc intégrer dans le cadrage et la mise en œuvre de l’action concerné le « plan de communication » lié à celle-ci.

De même chaque année, lors de la mise à jour du schéma, une attention toute particulière doit être portée à la communication à tous les acteurs (élus communautaires et municipaux, agents, bénéficiaires du schéma,…).

La cohérence globale de cette communication est notamment portée par le Président et les Vices- Présidents en charge de la Communication et de la mutualisation et par les services « Communication » et « Direction Générale » de la Communauté de Communes.

Bureau

Communautaire

Conseil

Communautaire

Comité de Pilotage

Président et VP

Mutualisation

Exécutif, Maires, Commissions,

groupes projets et réseaux

professionnels

Proposent l’évolution ou l’adaptation des actions

du schéma voire de nouvelles actions

Animent la mise en œuvre générale du schéma

et de son actualisation

Examine et débat des propositions et pose les

modalités de leur formalisation définitive

Débat et valide les propositions d’actualisation

du schéma

Décide de la mise à jour du schéma1.

Achat Marchés Publics Commande Publique

2015

2018

1.1

Recensement des Collectivités intéressées

2015

2016

1.1.1

Constitution groupes projets et recueil informations

Implication des Collectivités; adéquation du service aux besoins réels

2015

Fin 2015 Temps cadres et

agents

1.1.2

Définition des modalités d'organisation service et réseau Commande Publique

Cohérence générale et coût

2016

2016 Temps cadres et

agents

1.2

Validation politique et administrative

Equilibre général projet/nombre et taille des Collectivités; qualité juridique des conventions

2016

2016

Sensibilisation des élus et services des Collectivités

1.3

Opérationnalité du service et du réseau

Disposer du temps nécessaire à ce travail

2016

2016 Locaux et

moyens techniques

Informer/ former utilisateurs

1.4

Mise en œuvre et évaluation

2017

2019

2.

Informatique numérique

2016

2019

2.1

Diagnostic informatique

2016

2017

2.1.1

Dimensionnement du diagnostic

Adéquation objectifs/moyens

2016

2016

2.1.2

Mise en œuvre du diagnostic

2017

2017

2.1.3

Mise en œuvre des actions prioritaires

La gouvernance et les RH dédiées (service commun?)

2018

2019

2.1.4

Poursuite du schéma "numérique et administration locale"

Avoir défini en amont les indicateurs des actions et la gouvernance

2020

2021

Déterminer le dimensionnement de ce diagnostic et sa maitrise d'œuvre

Chef et équipe projet :

A définir; Réflexions

projet stratégique sur le numérique et

Constituer 2 groupes projets : recensement et analyse; organisation du service et RH Mettre en place le service commun; officialiser le réseau commande publique; préparer le lancement du service; finaliser les procédures… Faire valider et valider les engagements des collectivités adhérentes au service commun; élaborer les conventions et les signer

Chef et équipe projet :

A définir

Valoriser l'état de l'existant en réseau, matériel et soft et définir des objectifs et plans d'action et la gouvernance (qui tranche et priorise Définir et mettre en œuvre les actions prioritaires apportant économies et/ou efficience

structure de pilotage et management à définir

Evaluer et Mettre en œuvre les autres actions retenues

structure de pilotage et management à définir

Recenser les Collectivités intéressées, la réalité de leurs commandes publiques actuelles, les

Informations régulières des Collectivités et validation du projet en bureau

nombre de Collectivités impliquées puis volontaires; simplicité relative des process; économies envisagées/ coût

Proposer les modalités concrètes du contenu du service mutualisé et du fonctionnement du réseau; proposer son organisation, ses RH et son positionnement; poser les modes de fonctionnement service/ réseau Commande publique; les modes projetés de régulation, les

Chef de projet :

A définir; Groupe

recensement : un par collectivité intéressée groupe organisation : DGS ou DRH Collectivités ressources Chef projet :

A définir Elu + Cadre

Chef de projet :

A définir

DGS-SM/ Maires et Président Chef de service/ DGS CCG Chef de service/ DGS CCG

Animer, suivre et évaluer le service et le fonctionnement réseau Réaliser un diagnostic du matériel, des réseaux et

Communication

Indicateurs

N° Thème et fiche action

Intitulé Thème et action/Etapes

Objectifs

Conditions de réussite Points de vigilance

Responsable participants

Modalités de mise en œuvre

Échéances

Fin

Moyens nécessaires

Échéances

début

Effectuer des économies sur les achats (notamment en lien avec le futur réseau ST), ce dans des process accessibles, avec une vigilance sur le lien de proximité (avec un coût global inférieur, service commun inclus); Formaliser un conseil et un appui dans la commande publique et les marchés publics aux collectivités Etre vigilant à une montée en puissance progressive (débuter sur des groupements de commandes "produits communs") Se doter d'un système d'information sur le territoire facilitant le travail en coopération

: Assurer l’harmonisation du matériel et

du soft dans les écoles et au sein des mairies; Optimiser les coûts matériel et maintenance; Sécuriser les données ; A terme développer une offre « en ligne » et rendre plus efficient le service (notamment perspective fibre optique)

Communauté de Communes du Genevois - Synthèse des travaux des ateliers et des propositions effectuéesCommunication

Indicateurs

N° Thème et fiche action

Intitulé Thème et action/Etapes

Objectifs

Conditions de réussite Points de vigilance

Responsable participants

Modalités de mise en œuvre

Échéances

Fin

Moyens nécessaires

Échéances

début

Communauté de Communes du Genevois - Synthèse des travaux des ateliers et des propositions effectuées

2.2.1

Si le diagnostic n'est pas retenu ou à intégrer en parallèle, "Ecoles et attitude commune"

Volonté politique; capacité à définir une attitude commune

2018

2018

2.2.2

Si le diagnostic n'est pas retenu ou à intégrer en parallèle, "dématérialisation et Administration bloc communal"

2017

2018

Validation politique en bureau avant chaque commune?

3.

Ressources Humaines

2016

2020

3.1

Plan de formation mutualisé

De l’organisation, de la méthodologie

2016

2020

3.1.1

Mise en place du projet de plan de formation

Cadrage du projet et de ses instances

2016

2016

3.1.2

Recensement des besoins en formations

2017

2017

3.1.3

Règlement de formation

2017

2017

3.1.4

Collecte des besoins en formations

2017

2017

3.1.5

Formalisation du document

2017

2017

3.1.6

Approbation

2017

2017

3.1.7

Mise en œuvre opérationnelle

2018

2020

3.1.8

Organisation, la logistique, suivi

2018

2020

3.2

Réflexions sur les convergences possibles en termes de politiques sociales et de régime indemnitaire

Poser les conditions sur le plan RH des évolutions du bloc communal sur le territoire

2016

2018 en interne et/ou

appui cabinet extérieur

information forte des maires avec une restitution à très forte déontologie; information globale des comités techniques

3.2.1

Sensibilisation

2016

2016 en interne et/ou

appui cabinet extérieur

communication et déontologie

3.2.2

Diagnostic

respect autonomie et autorité exécutif chaque collectivité

2017

2017 en interne et/ou

appui cabinet extérieur

communication et déontologie

3.2.3

Actions de convergences

respect autonomie et autorité exécutif chaque collectivité

2018

2020

3.3

Prévention et sécurité au travail

cohérence entre service CDG et agents de prévention communaux

2018

2020

Répondre aux besoins de compétences des agents et avoir une démarche commune Poser le projet et les instances de conduite de rojet et les apports d'expertise CDG CNFPT ou autreElaborer le tableau de bord et les outils Ecrire un projet de règlement

Elus et cadres ; groupe projet et validation politique en bureau?

Dresser un bilan de l'existant, des besoins et envisager les conditions d'une politique commune adapté aux moyens notamment financiers Dresser un bilan de l'existant, des besoins et envisager les conditions d'une politique commune adapté aux moyens notamment financiers

Réseau Sec. Mairie avec S. Informatiques Chef de projet : à définir ; équipe projet : DGS/DRH

Consolider les données réceuillies et arbitrers assurer l'organisation et la logistique matérielle, le suivi, l'évaluation Rédiger du plan de formation Saisir les CT et instances Solliciter les prestataires, demander des devis, choisir et planifier Souligner collectivement ou par collectivité, les actions de convergence politique sociale ou outils RH (pesage postes…) Mutualiser les outils de prévention et une expertise sur le territoire Recenser les pratiques de chaque collectivité en matière de politique sociale et de politique indemnitaire;Poser ce qui peut être commun ou non aux collectivités; contribuer à identifier/classer les métiers, les postes de travail. Sensibiliser les DGS, SM et les Maires sur les dispositifs "RIFSEP et action sociale" avec convergence/autonomie-autorité de chaque commune;

A définir en s'appuyant sur réseau Sec. Mai.; un chef de projet (DGS et ELU?); interne ou appui cabinet? Temps 1 : formation sensibilisation

Effectuer un diagnostic global et par Collectivité des situations avec restitution à chaque collectivité

A définir en s'appuyant sur réseau Sec. Mai.; un chef de projet (DGS et ELU?); interne ou appui cabinet? Temps 2 : diagnostic Un chef de projet; un groupe RH; le réseau Sec. Mairies; Démarche déontologique forte (travail basé sur l'anonymat; restitution à chaque Maire ensemble/sa mairie uniquement) A définir A définir et besoin de validations politiques

Coopérer dans la politique et la gestion des ressources humaines et se donner les fondations pour, à terme, disposer d'une gestion prévisionnelle commune des emplois et des compétences

Un chef de projet, un groupe référent (DGS/RRH) le réseau Sec. Mai. Et les instancesCommunication

Indicateurs

N° Thème et fiche action

Intitulé Thème et action/Etapes

Objectifs

Conditions de réussite Points de vigilance

Responsable participants

Modalités de mise en œuvre

Échéances

Fin

Moyens nécessaires

Échéances

début

Communauté de Communes du Genevois - Synthèse des travaux des ateliers et des propositions effectuées

3.3.1

Recensement des Collectivités souhaitant ce service

Sous l'animation des réseaux SecMai et ST, en relations avec CDG, voire CNFPT, engager un travail de réflexion sur la situation actuelle qui a ou peut avoir des conséquences

2018

2018

3.3.2

Finalisation éventuelle d'un service commun expert

2019

2019

3.3.3

Eventuel recrutement préventeur

Validation politique

2019

2020

3.3.4

Mise en œuvre d'actions

2019

2020

3.5

Remplacement Personnel

2020

2025

3.6

Bourse de compétences

2020

2025

3.7

Mobilité-recrutement

2020

2025

4.

Services Techniques

2015

2020

4.1.1

Ingénierie bâtiments mutualisée cadrage

2015

2015

4.1.2

Validation et signature des conventions à intervenir

2015

2016

4.1.3

Ingénierie bâtiments mutualisée Mise en œuvre et évaluation

2016

2017

4.2.1

Création du réseau ST du territoire

Adaptabilité aux thèmes; animation d'un nouveau réseau

2016

2016

4.2.2

Travaux du réseau ST: ERP, ingénierie partagés, entretiens divers, partage de matériel voire d'équipements…

Partage réseau, volontariat et modalités de répartition des coûts

2016

2020

4.2.3

Validation et signature des conventions à intervenir

2016

2020

5.

Police

2015

2017

5.1

Analyse comparative

Autorité Maire; organisation progressive; Coefficient mutu.

2015

2015

A définir phases précédentes

Recenser les collectivités intéressées et leurs situations (agents, services, organisation actuelle de la prévention, document unique, préventeur, difficultés actuelles, atouts actuels ; attentes absentéisme, suivi actuel de celui-ci…) Finaliser l'organisation d'un éventuel service commun et son positionnement en appui aux collectivités et aux fonctions RH Recruter un agent de prévention des risques professionnels et de l'absentéisme, en charge de l'animation d'une politique RH commune dans ces domaines Mettre en place les actions prioritaires du plan d'actions territorial prévention-absentéisme A définir A définir A définir Apporter une solution à la problématique « bâtiments » CCG notamment dans le cadre de mutualisation de service; travail spécifique CCG et Communes pouvant ou souhaitant éventuellement y répondre

Groupe de travail responsable projet CCG et Ville(s) concernée(s) puis organisation des modalités opérationnelles et des conventions à intervenir A déterminer

Selon les thèmes travaillés au sein du réseau, définir des modalités de travail, élaborer de dossiers ou projets ou faire élaborer…

Un ou des chefs de projet; un groupe de travail qui pose son rôle, son positionnement, son animation, du temps "cadre" d'animation voire de travaux

Créer une police intercommunale ou des polices pluricommunales Finaliser le choix entre police(s) intercommunale ou pluricommunale(s)

Un ou des Elus responsables; des visites; poser les principes généraux

Renforcer la coopération entre Collectivités sur les domaines techniques pour effectuer des économies et/ou être plus efficient Répondre aux besoins de la CCG dans une recherche d'efficience et d'économies Créer et faire vivre un réseau ST à géométrie variable impliquant élus ST, DST et RST; définir son rôle vis-à-vis des autres réseaux en notamment Commande publique

Un ou des chefs de projet; un groupe de travail qui pose son rôle, son positionnement, son animation, du temps "cadre" d'animationCommunication

Indicateurs

N° Thème et fiche action

Intitulé Thème et action/Etapes

Objectifs

Conditions de réussite Points de vigilance

Responsable participants

Modalités de mise en œuvre

Échéances

Fin

Moyens nécessaires

Échéances

début

Communauté de Communes du Genevois - Synthèse des travaux des ateliers et des propositions effectuées

5.2

Projet(s) de service

Management du service; missions communes; organisation des autres missions actuelles

2016

2016

5.3

Mise en œuvre et Evaluation

Souplesse et respect des modalités générales fixées; évaluations

2017

2020

6.

Bibliothèque

2016

2019

6.1

Logiciel

2016

2016

6.2

Coordination et animation réseau

le recrutement et le coût

2017

2017

6.3

Fonds documentaire commun

Le recrutement

2018

2020

6.4

Poursuite et développement des animations

Le recrutement

2018

2020

Mettre en œuvre les dispositions arrêtées et faire des évaluations régulières pour adapter au mieux le ou les services Généraliser un logiciel commun : Outil commun adapté aux bibliothèques du territoire, permettant la reprise des données, facile d’accès pour les bénévoles , et évolutif Un poste pour animer le réseau ; conseiller et soutenir les bénévoles et structures associatives ; développer la Communication ; harmoniser les données et les tarifs ; travailler sur les prêts inter- bibliothèques ; solliciter la Région et Département sur leurs implications « lecture publique collèges et lycées » Réaliser un travail commun sur un matériel commun pour accroitre l’offre documentaire et permettre des spécialisations par établissement. Poursuivre du travail d’animations et savoir le faire connaitre Elaborer le ou les projets de service (missions, management, relations Maires, ….) et des besoins en personnel; définir les conventions Faire vivre et perdurer le réseau existant sur le territoire de la CCG en s'appuyant sur les établissements actuels et en renforçant le bénévolat

Coordinateur et réseau le réseau actuel; achat des droits (groupement de commandes ou matériel commun); formations des utilisateurs CCG ou une des communes; conventions? Coordinateur et réseau; Harmonisation des normes « catalogage »; Aide technique aux autres bibliothèques (penser à l’étendre aux autres bibliothèques hors réseau) Cadres dirigeants et responsables polices; validation par les Maires et CM après avis CT Le ou les responsables police/ ELUS/ DGS; modalités à définir