Déliberation - DCM17 140323Convention

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Déliberation - DCM17 260623CONVENTION

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Déliberation - DCM17 140323Convention Document publié le Lundi 1 janvier 2024 par la commune d'Aubagne. Lien du pdf (Déliberation - DCM17 140323Convention)Thèmes du document : Tourisme, Associations, ONG et mouvements politiques, Démocratie, CONVENTION de PARTENARIAT

Entre la VILLE d’AUBAGNE et l’association « COMITE DE

JUMELAGE d’AUBAGNE »

Entre

La Commune d’AUBAGNE, représentée par son Maire, Monsieur Gérard GAZAY, dument habilité par délibération du Conseil Municipal n° XX-140323 du 14 Mars 2023,

Désignée ci-après sous l'appellation de « la Commune »,

D’une part,

Et

L'association dénommée « Comité de Jumelage d’Aubagne », association sans but lucratif régie par la loi du 1er Juillet 1901, dont le siège social est sis en l'Hôtel de Ville d’Aubagne représentée par son Président, Monsieur Jacques HERMANT, selon mandat donné par délibération du Conseil d'Administration en date du 14 Mars 2023,

désignée ci-après sous l'appellation « Comité de Jumelage »,

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Les jumelages de la Ville d’Aubagne avec les Communes d’Argentona et Deruta ont été décidés respectivement par délibération des Conseils Municipaux des 29 Septembre 2015 et 15 Novembre 2022, à la suite desquels les accords et serments de jumelage ont été signés.

Ces actes expriment la volonté d’Aubagne ainsi que des villes jumelées de rapprocher leurs habitants en vue d’échanges dans l’ensemble des domaines intéressants les populations concernées.

La Ville d’Aubagne a pour volonté de poursuivre son ouverture à l’international, notamment au sein de la communauté européenne. Elle souhaite donc établir par la suite de nouveaux liens de jumelages avec d’autres villes sur la base d’une volonté et d’affinités communes.

La commune assume la responsabilité des jumelages e tle Conseil Municipal est garant de la politique à mener dans ce domaine mais il entend y associer tous les habitants, notamment à travers les associations locales qu'ils ont constituées.

C'est pourquoi, dans le but d'assurer la pérennité des liens unissant la population d’Aubagne et de ses villes jumelles, des contacts et des échanges doivent être crées et entretenus à divers niveaux (scolaire, culturel, sportif, associatif et économique) indépendamment des visites et manifestations officielles.TITRE PREMIER : OBJET de la CONVENTION

Article 1

Dans le but de :

• Favoriser une plus large participation des habitants de la Commune aux activités de jumelage ;

• Marquer l'importance qu'elle attache à la vie associative et de privilégier cette dernière

dans tous lesdomaines où les interventions de type purement administratifs ne s'avèrent pas nécessaires ;

• Soulager le Conseil Municipal et/ou ses commissions d'un certain nombre de tâches

qui peuvent êtredéléguées,

La Commune mandate le Comité de Jumelage de mettre en œuvre, pour son compte, toutes les activités normalement impliquées par les jumelages à l'exception de celles qui ne peuvent être entreprises qu'en vertu du mandat électif détenu par le Maire et le Conseil Municipal ou qui engagent leur responsabilité propre.

Article 2

Restent du domaine strictement réservé au Maire et/ou au Conseil Municipal :

• Les décisions de politique générale ;

• La participation à toute cérémonie ou manifestation comportant la représentation de la

Commune par ses élus ;

• La conclusion d'un nouveau jumelage ;

• La réception officielle d'élus municipaux des villes jumelles ou de représentants des autorités

de leurs pays ;

• L’engagement de toute dépense directement imputable sur le budget de la Commune ;

• Toute initiative réservée réglementairement au Maire ou au Conseil Municipal et/ou

nécessitant unedélibération de ce dernier.

Article 3

Dans le cas où il n'existerait pas d'opposition fondamentale ou réglementaire à ce que l'une des prérogatives énumérées ci-dessus soit déléguée au Comité de Jumelage ou à l'un de ses représentants, un mandat exprès devra être donné au cas par cas, sans que l'exception puisse constituer un précédent.

Article 4

Le Comité de Jumelage est expressément mandaté par la Commune pour :

• La promotion des jumelages dans la ville et auprès des habitants ;

• L’incitation des associations et organisations locales à participer aux jumelages dans le cadre

et par le moyen des activités qui leur sont propres ;

• L’établissement du programme annuel des activités de jumelage à l'exception des réceptions

officielles éventuelles décidées en coordination avec le Conseil Municipal ;• L’organisation des échanges de jeunes à titre individuel ou familial. Les échanges organisés à

titre collectif sont du ressort soit des établissements d'enseignements soit des associations locales auxquelles le comité pourra, sur leur demande, prêter son concours ;

• L’organisation de voyages en groupe pour les habitants de la Commune désirant se rendre dans

les villes jumelles ou participer à des manifestations européennes ;

• L’organisation de visites diverses dans le cadre européen ;

• L’organisation d'échanges culturels, professionnels ou autres qui ne seraient pas du ressort

spécifique d'une association ou organisation locale de la Commune ;

• L’assistance à toutes les associations ou organisations locales désirant entreprendre une

activité ou un échange dans le cadre du jumelage, à condition que cette assistance soit expressément requise ;

• L’attribution d'une aide financière aux jeunes ou aux associations dans tous les cas où une telle

aide peut s'avérer possible ou souhaitable ;

• L’aide matérielle ponctuelle, à condition qu'elle soit possible et souhaitable, à l'organisation

et/ou la réalisation d'activités ou manifestations susceptibles de promouvoir les jumelages ou d'accroître la participation des habitants de la Commune à leur développement ;

• L’organisation de l'accueil des habitants des villes jumelles à l'occasion de toutes les

manifestations qui ne seraient pas spécifiquement prises en charge par une association locale. Cet accueil devra être assuré, dans toute la mesure du possible, dans des familles résidant sur le territoire de la Commune ou d'une des communes qui s'associeraient au jumelage, sauf dans le cas où les familles reçues manifesteraient le désir de poursuivre des relations déjà engagées en dehors de la Commune à l'occasion de rencontres précédentes ;

• L’organisation des manifestations officielles chaque fois que le Conseil Municipal en exprimera

le souhait.

Article 5

Les listes figurant aux articles 2 et 4 ne pouvant avoir un caractère exhaustif, toutes action de jumelage non prévue par ces articles et ne pouvant se rattacher sans aucun doute à l'un des cas énumérés, devra faire l'objet d'une concertation entre la Commune et le Comité de Jumelage dans les conditions prévues à l'article 16.

La décision prise alors ne pourra avoir qu'un caractère occasionnel à moins de faire l'objet, si l'action doit se répéter, d'un additif à la présente convention selon la procédure prévue à l'article 22

Article 6

Le Comité de Jumelage accepte l'ensemble du mandat qui lui est donné par la Commune.

Il s'engage à mettre en œuvre tous les moyens dont il dispose pour mener à bien la mission qui lui est confiée.

Il s'engage enfin à ouvrir toutes ses actions à l'ensemble de la population, sans distinction de quelque sorte que ce soit et sans obligation d'adhésion.TITRE SECOND : FINANCEMENT DES ACTIVITES DE

JUMELAGE

Article 7

Les frais de fonctionnement courants de l'association signataire doivent être couverts par ses propres ressources telles qu'elles sont prévues par ses statuts.

Article 8

Dans le but de donner au Comité de Jumelage les moyens nécessaires pour exercer les fonctions qui lui sont déléguées par la présente convention, la Commune versera chaque année au Comité de Jumelage une dotation globale forfaitaire.

La dotation sera votée, chaque année, par le Conseil Municipal, lors du vote du budget primitif, compte tenu des possibilités de la Commune et des comptes présentés par l'association signataire.

Article 9

La dotation forfaitaire est destinée notamment à couvrir :

• Les frais d'organisation matérielle des actions et manifestations dont l'organisation incombe

au Comité de Jumelage en vertu de la présente convention ;

• L’aide aux jeunes et aux associations locales à l'occasion de leur déplacement dans le cadre des

échanges et activités de jumelage ;

• Les frais de promotion des jumelages ;

• Les frais de déplacement de trois personnes, au maximum, se rendant dans l'une des villes

jumelles pour participer à une réunion annuelle de travail (sur la base du tarif 2nde classe des chemins de fer).

Article 10

Cette dotation ne peut en aucun cas servir à subventionner totalement ou même partiellement :

• Les voyages de détente, de loisir, ou touristiques des habitants se déplaçant à titre individuel,

isolément ou en groupe, dans le cadre des visites habituelles entre villes jumelles ;

• Le déplacement, l'hébergement, le repas ou autres frais de même nature des administrateurs

de l'association signataire, y compris les membres de droit désignés par le Conseil Municipal, à l'exception de ceux prévus à l'article 9.

Article 11

La dotation ne devra pas être non plus utilisée pour couvrir les frais d'organisation des réceptions officielles dont le Comité de Jumelage aurait été chargé par la Commune. Ces frais seront pris en compte directement par le budget communal dès lors qu'ils auront été autorisés par le Maire sur présentation d'un devis établi par le comitéArticle 12

Le Comité de Jumelage fournira, chaque année avant le 31 janvier, à la municipalité :

• Le rapport d'activités de l'année écoulée ;

• Le programme des activités prévue pour l'année en cours ;

• Le rapport financier comportant les éléments ci-après :

- Compte d'exploitation faisant apparaître distinctement les dépenses imputées sur la dotation municipale et celles imputées sur les ressources ordinaires de l'association ;

- Situation de trésorerie ;

- Budget prévisionnel faisant apparaître les mêmes distinctions que ci-dessus ;

- Liste nominative des personnes et associations ayant bénéficié d'une aide financière avec indication de la date, du montant et de l'objet de chaque participation.

Le rapport financier devra avoir été approuvé par le Commissaire aux Comptes dont il comportera la signature etles observations éventuelles.

TITRE TROISIEME : RELATIONS ENTRE LE CONSEIL

MUNICIPAL D’AUBAGNE ET LE COMITE DE JUMELAGE

D’AUBAGNE

Article 13

La liaison permanente entre le Conseil Municipal et le Conseil d'Administration du Comité de Jumelage sera assuré par deux conseillers municipaux, membres de droit du Conseil d'Administration, désignés à cet effet par le Conseil Municipal. Cette représentation devra être expressément prévue par les statuts du Comité de Jumelage.

Article 14

Les conseillers municipaux désignés par la Commune d’Aubagne membres de droit du conseil d'Administration de l'association signataire, jouiront des mêmes prérogatives et pouvoirs que les autres administrateurs. Ils participeront, en conséquence, à toutes les séances du Conseil d'Administration avec voix délibérative.

Toutefois, ils ne pourront solliciter le mandat de Président ni celui de Trésorier.

Article 15

Afin d'assurer dans les meilleures conditions le respect des orientations du Conseil Municipal en matière de jumelage, il est institué un « Conseil d'orientation » qui définit les grandes orientations et les priorités d'action du Comité de Jumelage. Il émet un avis sur les propositions d'activités définies par le Conseil d'Administration du Comité de Jumelage. Ce « Conseil d'orientation » est composé :

• Du Maire qui présidera ;

• Des deux représentants du Conseil Municipal au Conseil d'Administration du Comité de

Jumelage ;• Du Président et de deux autres membres du Conseil d'Administration.

Il se réunit au moins une fois par an et autant de fois que l'exige le bon fonctionnement du jumelage. Le « Conseil d'orientation » n'a pas de responsabilité dans la gestion du Comité de Jumelage qui reste de la compétence de son Conseil d'Administration.

Article 16

Dans le cas où se présenterait une situation non expressément prévue par la présente convention, il y aura lieu de réunir le Conseil d'orientation qui sera appelé à faire des propositions, tant au Conseil Municipal qu'au Conseil d'Administration du Comité de Jumelage.

TITRE QUATRIEME : DATE D’EFFET DE LA CONVENTION,

RENOUVELLEMENT, RESILIATION, OU RUPTURE

Article 17

La présente convention prend effet le jour de sa signature par les parties. Elle expirera le 31 décembre 2024 et, à partir de cette date, se renouvellera d'année en année par tacite reconduction, sauf dénonciation par l'une des parties à la date anniversaire en respectant un préavis de 6 mois.

La résiliation devra être signifiée à l'autre partie par lettre recommandée avec avis de réception ou par courrier remis en mains propres, contre décharge, à un représentant qualifié.

Article 18

Les modifications qui pourraient être apportées aux statuts du Comité de Jumelage ne devront pas être en contradiction avec les dispositions de la présente convention. Dans le cas contraire, la convention deviendrait immédiatement caduque, la responsabilité de la rupture incombant à l'association signataire.

Article 19

Dans le cas où, dans un délai de trois mois après la remise du compte rendu financier de l'association au Conseil Municipal, la dotation annuelle de fonctionnement n'aurait pas été versée, le Comité de Jumelage pourrait se considérer comme dégagé provisoirement de toutes les obligations contractées envers la Commune en vertu de la présente convention, quinze jours après avoir donné préavis de suspension au Conseil Municipal par lettre recommandée avec avis de réception ou par courrier remis en mains propres, contre décharge, à un représentant qualifié. Seul le versement de la dotation dans un délai justifié pourrait interrompre la suspension et remettre la convention en vigueur dans tous ses effets. Dans le cas contraire, la responsabilité de la rupture incomberait à la Commune.Article 20

En cas de dissolution du Comité de Jumelage ou de rupture de la convention du fait de cette association, la Commune pourrait demander que soit établi un arrêté des comptes visé conjointement par un Commissaire aux comptes et par un conseiller municipal désigné à cet effet et à exiger la restitution de la part de la dotation de l'année en cours et des années antérieures non encore utilisée aux fins pour lesquelles elle était prévue.

Article 21

En cas de rupture de la présente convention imputable à la Commune, l'association signataire sera tenue de reverser les fonds non utilisés sous réserve des sommes déjà engagées et d'une indemnisation éventuelle du préjudice ainsi subi.

Article 22

Dans le cas où, sur le rapport des conseillers municipaux délégués, ou par tout autre moyen, le Conseil Municipal aurait acquis la conviction que des fonds provenant de la dotation annuelle auraient été détournés de leur destination, il serait fondé, après demande d'explications, à voter la suspension provisoire des effets de la présente convention jusqu'à production des justifications nécessaires, ceci indépendamment de toute action qu'il pourrait intenter devant la juridiction compétente.

TITRE CINQUIEME : AMENDEMENTS A LA CONVENTION

Article 23

La présente convention pourra faire l'objet de toute modification ou addition qui s'avèrerait nécessaire, après avis conforme du Conseil Municipal et du Conseil d'Administration du Comité de Jumelage.

Fait en double exemplaire à AUBAGNE

Le

Pour le Comité de Jumelage

Le Président,

Pour la Commune

Le Maire,