Procès Verbal - 2018 06 27 PV

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Procès Verbal - 2018 06 27 PV Document publié le Lundi 9 avril 2018 par la commune de Scherlenheim. Lien du pdf (Procès Verbal - 2018 06 27 PV)Thèmes du document : Données personnelles, Justice et droit, Institutions publiques, ORDRE DU JOUR

1) Election du secrétaire

2) Approbation du Procès-verbal du 09 avril 2018 3) Mise en conformité RGPD-Convention avec le CDG67

4) Adhésion au groupement de commandes proposé par le CDG 67 pour la reliure des registres d’actes administratifs et de l’Etat Civil

5) Approbation convention relative à l’adhésion à la plateforme mutualisée de dématérialisation Alsace Marchés Publics

6) Travaux de remise en état sanitaire salle communale

7) Validation de l’acquisition du terrain cadatré section 11 parcelle 206 par acte administratif et désignation du 1er Adjoint pour représenter la collectivité

8) Cérémonie du 14 juillet

9) Divers

Le procès-verbal du 09 avril 2018 est approuvé à l’unanimité

1/ 1.4 Autres contrats

Mise en conformité RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) – Convention avec le CDG67

DCM09-2018

Madame le Maire expose le point :

Vu la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des fonctionnaires ;

Vu la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale ;

Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés;

Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l'application de la loin° 78- 17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 ;

Département du Bas-Rhin

Arrondissement de

SAVERNE

_______

Commune de

SCHERLENHEIM

Procès-verbal

des délibérations

du Conseil Municipal

_______

Date de convocation 21 juin 2018

Séance du 27 juin 2018

Sous la présidence de Mme Marie-Paule LEHMANN, Maire

Secrétaire de séance : Pierre LENGENFELDER

Elus : 11 - En fonction : 10 - Présents ou représentés : 8

Présents : Marie-Paule LEHMANN, Pierre LENGENFELDER, Monique DEBUS, Cyrille HAUSSER, Éric LAUGEL, Olivier LAUGEL, Guy LUTZ, Barbara NUSS, Absent excusé : Christine RUSSOTTO

Absent : Alain LAUGELVu le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, entrant en application le 25 mai 2018 (dit Règlement Général sur la Protection des données, soit « RGPD ») ;

Vu la délibération du conseil d'administration du Centre de Gestion du Bas-Rhin n°04/2018 du 4 avril 2018: Organisation de la mutualisation de la mission relative au Délégué à la Protection des Données.

Le règlement européen 2016/679 dit « RGPD » entre en vigueur le 25 mai 2018. Il apporte de nombreuses modifications en matière de sécurité des données à caractère personnel et rend obligatoire leur application. En effet, le non-respect de ces nouvelles obligations entraine des sanctions lourdes (amendes administratives pouvant aller jusqu'à 20 000 000€), conformément aux articles 83 et 84 du RGPD.

Au regard du volume important de ces nouvelles obligations légales imposées et de l'inadéquation potentielle entre les moyens dont la collectivité dispose et lesdites obligations de mise en conformité, la mutualisation de cette mission avec le CDG67 présente un intérêt pour la collectivité favorisant le respect de la règlementation à mettre en œuvre.

Le CDG67 propose, en conséquence, des ressources mutualisées ainsi que la mise à disposition de son Délégué à la Protection des Données (DPD). Il peut donc accéder à la demande d'accompagnement de la collectivité désireuse d'accomplir ces formalités obligatoires.

La convention du CDG67 a pour objet la mise à disposition de moyens humains et matériels au profit de la collectivité cosignataire. Elle a pour finalité la maîtrise des risques liés au traitement des données personnelles, risques autant juridiques et financiers pour la collectivité et les sous-traitants, que risque de préjudice moral pour les individus.

Il s’agit de confier au CDG67 une mission d'accompagnement dans la mise en conformité des traitements à la loi Informatique et libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 et au RGPD.

Cette mission comprend les cinq étapes suivantes, dans lesquelles le DPD mis à disposition de la collectivité réalise les opérations suivantes :

1. Documentation et information

o fourniture à la collectivité d’un accès à une base documentaire comprenant toutes les informations utiles à la compréhension

des obligations mises en place par le RGPD et leurs enjeux ;

o organisation des réunions d'informations auxquelles seront invités les représentants de la collectivité ;

2. Questionnaire d'audit et diagnostic

o fourniture à la collectivité d’un questionnaire qu'elle aura à remplir visant à identifier ses traitements de données à caractère

personnel actuellement en place ou à venir, ainsi que diverses informations précises et indispensables au bon fonctionnement

de la mission ;

o mise à disposition de la collectivité du registre des traitements selon les modèles officiels requis par le RGPD et créé à partir

des informations du questionnaire ;

o communication des conseils et des préconisations relatifs à la mise en conformité des traitements listés;3. Etude d'impact et mise en conformité des procédures

o réalisation d’une étude d'impact sur les données à caractère personnel provenant des traitements utilisés par la collectivité ;

o production d’une analyse des risques incluant leur cotation selon plusieurs critères ainsi que des propositions de solutions pour limiter ces risques ;

o fourniture des modèles de procédures en adéquation avec les normes RGPD (contrat type avec les sous-traitants, procédure en cas de violation de données personnelles...) ;

4. Plan d'action

o établissement un plan d'action synthétisant et priorisant les actions proposées ;

5. Bilan annuel

o production chaque année d’un bilan relatif à l'évolution de la mise en conformité ;

Les obligations réciproques figurent dans la convention proposée par le CDG67

La convention proposée court à dater de sa signature jusqu'au 31 décembre 2021, reconductible tous les ans par tacite reconduction.

Les tarifs des prestations assurées par le CDG67 sont les suivants : 600 € par jour, 300 € par demi-journée et 100 € par heure

1) documentation / information ;

2) questionnaire d’audit et de diagnostic et établissement du registre des traitements / requêtes ;

3) étude d’impact et mise en conformité des procédures ; 4) établissement du plan d’actions de la collectivité et bilans annuels.

Il est proposé à l’Assemblé d’autoriser le Maire à signer la convention avec le CDG67, la lettre de mission du DPO, et tous actes y afférent.

Le Conseil Municipal, après en avoir délibéré

 AUTORISE le Maire

 à désigner le DPD mis à disposition par le CDG par la voie d’une lettre de mission ;

 à signer la convention avec le Centre de Gestion du Bas-Rhin pour la mise à disposition du DPD du Centre de Gestion du Bas- Rhin et la réalisation de la démarche de mise en conformité avec

le RGPD et ses avenants subséquents.

Adopté à l’unanimité

___________________________________2/ 1.4 Autres contrats

Adhésion au groupement de commandes proposé par le CDG 67 pour la reliure des registres d’actes administratifs et de l’Etat Civil

DCM10-2018

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales ;

Vu l'ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics ;

Selon les dispositions du Code Général des Collectivités Territoriales, les collectivités et établissements publics ont l’obligation de faire relier les délibérations du Conseil municipal ou communautaire, ou du Comité directeur, ainsi que les arrêtés et décisions du maire ou du président ; cette reliure doit répondre à certaines exigences techniques, précisées dans la circulaire interministérielle du 14 décembre 2010 sur la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements.

Les actes d’état civil doivent également être reliés, suivant l’Instruction générale relative à l’état civil du 11 mai 1999.

En vue de simplifier les démarches et de garantir des prestations de qualité, à des coûts adaptés, le Centre de gestion de la fonction publique territoriale du Bas-Rhin a décidé de constituer un groupement de commandes pour la réalisation de reliures cousues des registres.

La convention constitutive du groupement de commandes prévoit les rôles et responsabilités du coordonnateur et des membres du groupement. Le Centre de gestion, en tant que coordonnateur du groupement, a pour mission la préparation et la passation du marché public ; la commission d’appel d’offres compétente est celle du Centre de gestion.

Les prix appliqués seront fixés dans le marché de services. La convention constitutive du groupement prévoit également que les frais liés à l’établissement du dossier de consultation, à la procédure de désignation du titulaire du marché et les autres frais éventuels de fonctionnement liés à la passation et au suivi de l’exécution du marché sont supportés forfaitairement par chaque membre du groupement. Une demande de remboursement sera adressée aux membres du groupement par le coordonnateur.

Considérant l’intérêt pour la collectivité d’adhérer à ce groupement de commandes,

Le Conseil Municipal, après en avoir délibéré :

 DECIDE d’adhérer au groupement de commandes pour la reliure des registres d’actes administratifs et de l’état civil ;

 APPROUVE la convention constitutive du groupement de commandes désignant le Centre de gestion de la Fonction Publique Territoriale du Bas-Rhin coordonnateur du groupement et l’habilitant à signer, notifier et exécuter les marchés selon les modalités fixées dans cette convention ; AUTORISE le Maire à signer le bulletin d’adhésion au groupement de commandes ainsi qu’à prendre toutes les mesures nécessaires à l’exécution de la présente délibération.

Adopté à l’unanimité

___________________________________

3/ 1.4 Autres contrats

Approbation convention relative à l’adhésion à la plateforme mutualisée de dématérialisation Alsace Marchés Publics

DCM11-2018

Soucieux de moderniser leurs achats publics et de faciliter l'accès des entreprises à la commande publique, la région Grand-Est, les Départements du Bas-Rhin et du Haut-Rhin, la ville et la communauté urbaine de Strasbourg, la ville de Mulhouse et Mulhouse Alsace agglomération ont créé la plateforme mutualisée et dématérialisée « Alsace Marchés Publics » (alsacemarchespublics.eu) dédiée à la passation des marchés publics. Cette plateforme est opérationnelle depuis le 1er octobre 2012 pour l’ensemble de ces sept collectivités et produit déjà des résultats encourageants.

En tant que guichet unique offert aux entreprises et notamment aux PME, la plateforme « Alsace Marchés Publics » a vocation à accroître le rayonnement de la commande publique alsacienne. C’est pourquoi, après décision des élus des sept collectivités a été décidé l’ouverture de la plateforme à l’ensemble des collectivités alsaciennes.

A compter du second semestre 2013, la plateforme a été ouverte gratuitement, par délibérations concordantes des membres fondateurs, à de nouvelles collectivités (communes, intercommunalités d’Alsace). Celle-ci est désormais utilisée par plus de 10 000 entreprises et 250 collectivités alsaciennes.

Le Département du Haut-Rhin assure la coordination du groupement de commandes à compter du 1er septembre 2017. L’adhésion se fait par approbation d’une convention qui prendra fin à l’échéance du marché en cours avec la société qui héberge et maintient la plateforme, à savoir jusqu’au 31 août 2019. Une charte d’utilisation définit les règles d’utilisation de la plateforme ainsi que les différentes responsabilités de l’ensemble des utilisateurs.

Le 1er octobre 2018 constitue une échéance fondamentale dans la dématérialisation de la passation des marchés publics. A cette date, tous les acheteurs devront être équipés d’un profil d’acheteur et publier sur cette plateforme les documents de la consultation pour les marchés publics (hors défense ou sécurité) dont la valeur du besoin estimé est égale ou supérieure à 25 000 € HT. Les acheteurs devront en outre procéder à la publication des données essentielles de ces marchés.Le Conseil Municipal, après en avoir délibéré :

 APPROUVE la convention d’adhésion à la plateforme « Alsace Marchés Publics » figurant en annexe ;

 AUTORISE le Maire à signer la convention d’adhésion ;

 AUTORISE le Maire à signer la charte d’utilisation

Adopté à l’unanimité

___________________________________

4/ 1.1 Marchés publics

Travaux sanitaires salle communale

DCM12-2018

Madame le Maire informe le Conseil Municipal que suite à la constatation d’une fuite d’eau dans la salle communale il convient d’effectuer des travaux de remise en état sanitaire :

 le remplacement de deux W.C. handicapés

 le remplacement du chauffe-eau et un groupe de sécurité

Le Conseil Municipal, après en avoir délibéré :

 DECIDE de réaliser les travaux de remise en état sanitaire de la salle communale  DECIDE d’acheter les fournitures sanitaires auprès de l’entreprise Thermi expert pour un montant de 915€ HT.

Adopté à l’unanimité

___________________________________

5/ 3.1 Acquisition

Validation de l'acquisition terrain cadastré section 11 parcelle 206 par acte administratif et désignation du signataire

DCM13-2018

Madame le Maire rappelle la délibération DCM08-2018 relative à la validation de l’acquisition foncière à l’euro symbolique du terrain cadastré section 11 parcelle 206.

Madame le Maire propose au Conseil Municipal de procéder à cette acquisition par acte administratif.

Cette dernière aura la qualité d’officier ministériel pour recevoir et authentifier l’acte, il convient donc de désigner le 1er Adjoint Monsieur Pierre LENGENFELDER comme représentant de la Commune Scherlenheim pour la signature de l’acte.

Le Conseil Municipal, après en avoir délibéré :VALIDE l’acquisition foncière du terrain cadastré section 11 parcelle 206 d’une contenance de 78.47 ares pour l’euro symbolique sous forme d’un acte administratif

DESIGNE Monsieur Pierre LENGENFELDER 1er adjoint comme représentant de la Commune de Scherlenheim pour la signature de l’acte.

Adopté à l’unanimité

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