unknown - Communauté de communes - Cingal Suisse Normande - Le Règlement intérieur 3CSN VD

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unknown - Communauté de communes - Cingal Suisse Normande - Le Règlement intérieur 3CSN VD Document publié le Samedi 1 janvier 2011 Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Cingal Suisse Normande - Le Règlement intérieur 3CSN VD)Thèmes du document : Justice et droit, Démocratie, Handicap et inclusivité, 1

RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Sommaire

TITRE I - Tenue des séances du Conseil Communautaire

Article 01 : Périodicité et heures des réunions

Article 02 : Convocations

Article 03 : Information des Conseillers Communautaires

Article 04 : Présidence de l’Assemblée

Article 05 : Secrétaire de séance

Article 06 : Quorum

Article 07 : Suppléants

Article 08 : Pouvoirs

Article 09 : Police de l’assemblée

Article 10 : Fonctionnaires intercommunaux et intervenants extérieurs

TITRE II - Organisation des débats et des votes

Article 11 : Déroulement de la séance

Article 12 : Débats ordinaires

Article 13 : Débats budgétaires

Article 14 : Questions écrites

Article 15 : Questions orales

Article 16 : Vœux

Article 17 : Votes

Article 18 : Procès-verbal de séance

Article 19 : Clôture ou suspension de séance

Article 20 : Séances à huis clos

TITRE III – Commissions de travail

Article 21 : Commissions intercommunales

Article 22 : Conseil des maires

Article 23 : Commission d’appel d’offres

Article 24 : Commission de délégation de service public

Article 25 : Comités consultatifs

TITRE IV - Organisation du Bureau Communautaire

Article 26 : Composition du Bureau

Article 27 : Réunions du Bureau

Article 28 : Délégations du Conseil Communautaire

Article 29 : Organisation administrative2

TITRE I – Tenue des séances du Conseil Communautaire

Article 1 : Périodicité et heures des réunions

En application de l’article L. 5211-11 du Code général des collectivités territoriales, le Conseil Communautaire se réunit au moins une fois par trimestre.

Les réunions du Conseil Communautaire se tiendront, sauf exception, à 20 heures.

Le Président peut réunir le Conseil Communautaire autant de fois qu’il le juge nécessaire.

Il est tenu de le convoquer dans un délai maximal de trente jours quand la demande motivée lui est faite par le Représentant de l’État dans le département ou par le tiers des membres du Conseil en exercice.

En cas d’urgence, le Représentant de l’État peut abréger ce délai.

Article 2 : Convocations

La convocation est faite par le Président. Elle est adressée aux Conseillers Communautaires titulaires par écrit et à domicile dans un délai de 5 jours francs avant la date de la réunion, accompagnée de l’ordre du jour (5 jours non compris la date d’envoi et la date de la réunion). Les Conseillers Communautaires suppléants seront informés par mail.

Sont annexés à la convocation : un modèle de pouvoir et la note de synthèse des affaires soumises à délibération.

Elle peut également être adressée par courrier électronique, selon les mêmes modalités susvisées, aux Conseillers Communautaires qui auront donné leur accord pour la transmission dématérialisée des convocations, des notes de synthèse et des compte-rendus.

En cas d’urgence, le délai peut être abrégé par le Président, sans pouvoir être inférieur à un jour franc. Le Président en rend compte dès l’ouverture de la séance au Conseil Communautaire qui se prononce définitivement sur l’urgence.

Article 3 : Information des Conseillers Communautaires

Tout membre du Conseil Communautaire a le droit, dans le cadre de ses fonctions électives, d’être informé des affaires de la Communauté de Communes.

La demande d’information ou de consultation est adressée au Président au moins 24 heures avant la date de la consultation souhaitée.

S’agissant d’un contrat de service public, le projet de contrat ou de marché, accompagné de l’ensemble des pièces, est mis sur demande à la disposition du Conseiller intéressé, dans la période de 5 jours qui précède la séance au cours de laquelle l’affaire sera mise en délibéré.

Article 4 : Présidence de l’Assemblée

La Présidence de l’Assemblée est assurée par le Président de la Communauté. En cas d’absence ou d’empêchement, il est remplacé par l’un des Vice-présidents dans l’ordre du tableau.3

Le Président vérifie le quorum et la validité des pouvoirs, ouvre la séance, dirige les débats et maintient l’ordre des discussions.

Il met aux voix les propositions et juge, conjointement avec le(s) secrétaire(s), les opérations de vote : il en proclame les résultats.

Il prononce l’interruption des débats ainsi que la clôture des séances.

Lorsque le compte administratif du Président est débattu, le Conseil Communautaire élit son Président.

Le Président peut assister à la discussion, mais il doit se retirer au moment du vote.

Article 5 : Secrétaire de séance

Au début de chacune de ses séances, sur proposition du Président, le Conseil Communautaire nomme un ou plusieurs de ses membres pour remplir les fonctions de secrétaire.

Un ou plusieurs agents communautaires sont mis, si besoin, à disposition du (ou des) secrétaire(s), pour l’assister dans ses tâches.

Article 6 : Quorum

Le Conseil Communautaire ne peut délibérer que lorsque la majorité des membres en exercice assiste à la séance, ce que le Président vérifie avant l’ouverture des débats.

Le quorum doit être également atteint lors de la mise en discussion de chaque affaire soumise à délibération.

Tout Conseiller Communautaire peut en cours de séance, s’il apparaît que le quorum n’est plus atteint, demander l’appel nominal.

La séance doit être suspendue s’il apparaît à la suite de cet appel que le Conseil Communautaire n’est plus en nombre pour délibérer valablement.

Si le quorum n’est pas atteint après une première convocation, une deuxième convocation portant le même ordre du jour, à trois jours d‘intervalle au moins, est adressée à chaque conseiller.

La deuxième convocation mentionne expressément que le Conseil Communautaire peut, au cours de la deuxième séance, valablement délibérer, quel que soit le nombre de membres présents.

Article 7 : Conseillers Communautaires suppléants

En cas d’empêchement d’un ou de plusieurs Conseillers Communautaires titulaires, les Conseillers Communautaires suppléants, désignés par les Conseils Municipaux des communes membres, sont appelés à siéger au Conseil avec voix délibérative.

Si un Conseiller Communautaire titulaire se trouve dans l’impossibilité d’être remplacé par un suppléant, il pourra donner, à un autre Conseiller Communautaire de son choix, un pouvoir écrit de voter en son nom.

Article 8 : Pouvoirs

Un Conseiller Communautaire, empêché d’assister à une séance, peut donner procuration écrite de voter en son nom à un collègue de son choix. Celle-ci doit être remise en début de séance au Président.4

Cette procuration peut également être adressée par courrier électronique, au plus tard, la veille de la réunion concernée.

Celui-ci énonce à haute voix les noms des mandants et des mandataires.

Un même Conseiller Communautaire ne peut être porteur que d’une seule procuration.

Les pouvoirs donnés par les Conseillers Communautaires absents à leurs collègues n’entrent pas dans le calcul du quorum.

Afin d’éviter toute contestation sur la participation des élus au vote des délibérations, le Conseiller Communautaire qui quitte la salle des délibérations, même provisoirement, doit faire connaître son intention de se faire représenter en mentionnant par écrit le nom de l’élu auquel il donne son pouvoir.

Un pouvoir est révocable.

Article 9 : Police de l’Assemblée

Le Président a seul la police de l’Assemblée. Il peut faire expulser de l’auditoire tout individu qui trouble l’ordre, interrompt les débats, cause ou provoque un tumulte de quelque manière que ce soit.

Le public et la presse ne seront admis que dans la partie de la salle des séances qui leur est réservée et à concurrence des places disponibles.

Le Président à son initiative ou à celle d’un Vice-Président, peut inviter à siéger au Conseil Communautaire toute personne qualifiée concernée par l’ordre du jour et pouvant, à ce titre, être amenée à intervenir.

Cette intervention se fera en début de Conseil Communautaire, les invités quitteront la table réservée à l’exécutif dès leur sujet épuisé.

Les personnes invitées ne peuvent pas prendre part aux affaires soumises à délibération au risque de constituer un motif d’illégalité.

Le Président peut rappeler à l’ordre tout Conseiller Communautaire qui entrave le bon déroulement de la séance. Si celui-ci persiste à troubler les travaux de l’Assemblée, le Président peut le faire expulser de la séance.

Les téléphones portables doivent être activés en mode vibreur et les communications téléphoniques doivent se tenir à l’extérieur de la salle de réunion.

Article 10 : Fonctionnaires communautaires et intervenants extérieurs

Peuvent assister aux séances publiques les fonctionnaires intercommunaux ou des personnes qualifiées concernées par l’ordre du jour et désignées par le Président.

Ces personnes ne prennent la parole que sur invitation du Président, sur le ou les points particuliers de l’ordre du jour, sans interruption de séance.5

TITRE II – Organisation des débats et des votes

Article 11 : Déroulement de la séance

Le Président déclare la séance ouverte après s’être assuré que le quorum est atteint en procédant à l’appel qui prend en compte les pouvoirs qui lui ont été remis en début de séance.

Le Président soumet à l’approbation de l’assemblée le compte-rendu des débats de la séance précédente.

Le Président fait éventuellement part de ses communications et rend compte des décisions qu’il a prises par délégation du Conseil Communautaire.

Le Président rappelle ensuite les affaires figurant à l’ordre du jour, en suivant le rang d’inscription. Une modification dans l’ordre des affaires soumises à délibération peut être proposée par le Président, sans vote du Conseil Communautaire.

Le Conseil Communautaire peut discuter d’une question qui n’a pas été inscrite à l’ordre du jour figurant sur la convocation, exception faite des « questions diverses » éventuellement prévues à cet ordre du jour et à la condition qu’il s’agisse de questions d’importance mineure et non soumises à délibération.

Le Président n’a pas l’obligation de mettre effectivement en discussion la totalité de ces questions, une affaire pouvant être reportée à une séance ultérieure pour un complément d’information, si nécessaire.

Chaque affaire fait l’objet d’un résumé sommaire par le Président ou par le rapporteur désigné par le Président. Cette présentation peut être précédée ou suivie d’une intervention du Président ou du Vice- président délégué compétent.

En cas d’absence du rapporteur désigné, le Président pourvoit à son remplacement.

En cas d’urgence avérée, le Président peut, en début de séance, proposer l’inscription d’une question supplémentaire dont l’examen ne peut souffrir d’aucun retard.

Article 12 : Débats ordinaires

La parole est accordée par le Président aux membres du Conseil Communautaire qui la demandent.

Lorsqu’un membre du Conseil Communautaire s’écarte du sujet traité ou trouble l’ordre par des interruptions répétées ou des attaques personnelles, la parole peut lui être retirée par le Président.

Les membres du Conseil Communautaire prennent la parole dans l’ordre déterminé par le Président.

Article 13 : Débats budgétaires

Un débat a lieu chaque année au Conseil Communautaire sur les orientations générales du budget primitif dans un délai de deux mois précédant l’examen de celui-ci.

À cette occasion, un débat de politique générale intercommunale a lieu sous la direction du Président.

Chaque Conseiller Communautaire peut s’exprimer selon un temps de parole proposé par le Président en début de séance.6

Pour la préparation de ce débat, il est mis à disposition des Conseillers Communautaires, des données synthétiques sur la situation financière de la Communauté de Communes contenant, notamment, des éléments d’analyse rétrospective et prospective (principaux investissements projetés, niveau d’endettement et progression envisagée, évolution des charges de fonctionnement).

Article 14 : Questions écrites

Le Président doit être informé par écrit, au moins 3 jours francs avant chaque séance publique, des questions écrites avec un exposé sommaire de leur objet pouvant lui être posées sur les affaires intéressant la Communauté de Communes.

Le Président y répondra en fin de séance, une fois l’ordre du jour épuisé. Elles ne donnent pas lieu à un débat et ne peuvent pas être sanctionnées par un vote.

Le Président se réserve le droit de reporter ces questions ou de les soumettre à une instruction complémentaire auquel cas, il y répondra au cours de la séance publique suivante.

Article 15 : Questions orales

Les Conseillers Communautaires ont la possibilité d’exposer en séance du Conseil Communautaire des questions orales ayant trait aux affaires de la Communauté de Communes. Un temps de parole sera proposé par le Président pour l’ensemble de ces questions (exposés et réponses).

Les questions orales sont traitées à la fin de chaque séance. Elles ne donnent pas lieu à un débat et ne peuvent pas être sanctionnées par un vote.

Le Président se réserve le droit de reporter ces questions ou de les soumettre à une instruction complémentaire auquel cas il y répondra au cours de la séance publique suivante.

La question comme la réponse sont mentionnées au procès-verbal.

Les questions orales ne doivent pas mettre en cause des tiers.

Article 16 : Vœux

Le Conseil Communautaire peut émettre des vœux sur tout objet d’intérêt intercommunal. Les textes de proposition de vœux sont adressés par écrit au Président, quatre jours francs au moins avant la séance. Après examen, le Président se réserve le droit de les présenter en fin de séance. Les vœux donnent lieu à un débat et à un vote.

Article 17 : Votes

Le Conseil Communautaire vote selon les modalités prévues aux articles L. 2121-20 et L. 2121-21 du Code général des collectivités territoriales.

Les délibérations sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés.

Lorsqu’il y a partage égal des voix et sauf en cas de scrutin secret, la voix du Président est prépondérante.

Lorsque le Conseil Communautaire vote à main levée, le résultat est constaté par le Président et par le(s) secrétaire(s).7

Si un membre du Conseil Communautaire est personnellement concerné par une délibération, il lui appartient de le signaler au Président, de quitter la salle pendant le débat et de ne pas prendre part au vote.

Le Conseil Communautaire doit voter à bulletin secret, soit à la demande du Président, soit à la demande du tiers des membres présents du Conseil Communautaire.

L’assemblée, à la demande du Président ou du quart des membres présents du Conseil Communautaire, peut exprimer sa décision par un vote public. Le secrétaire appelle chacun des membres du Conseil Communautaire dans l’ordre du tableau et le Président lui demande de se prononcer. Le vote de chaque Conseiller Communautaire est inscrit comme tel au procès-verbal.

Article 18 : Procès-verbal de la séance

Les procès-verbaux sont transcrits dans un registre qui doit être signé par tous les Conseillers Communautaires présents à la séance à laquelle elles se rapportent.

Conformément à l’article L. 2121-25 du Code général des collectivités territoriales, un compte-rendu de la séance est affiché dans les huit jours (sauf empêchement ou difficulté administrative) au siège de la Communauté de Communes. Il sera également transmis à l’ensemble des Conseillers Communautaires (titulaires et suppléants).

Article 19 : Clôture ou suspension de séance

La décision de clore ou de suspendre la séance relève de l’appréciation discrétionnaire du Président.

S’il apparaît que l’ordre du jour prévu pour une séance ne peut être épuisé au cours de celle-ci, il est nécessaire, après avoir levé la séance, de provoquer une nouvelle réunion du Conseil Communautaire avec une nouvelle convocation dans le respect des règles.

Article 20 : Séances à huis clos

A la demande du Président ou de trois Conseillers Communautaires, le Conseil Communautaire de la Communauté de Communes peut décider, à la majorité des membres présents ou représentés, de se réunir à huis clos. Cette décision ne donne lieu à aucun débat.

TITRE III – Les commissions de travail

Article 21 : Commissions intercommunales

Le Conseil Communautaire crée des commissions composées de Conseillers Communautaires titulaires et suppléants ainsi que de Conseillers Municipaux, fixe le nombre maximal de délégués par commission et désigne les membres de chaque commission. Les commissions correspondent aux compétences communautaires ou à l’étude de prise de nouvelles compétences. Chaque délégué a la possibilité de participer à deux commissions et chaque commune a la possibilité d’inscrire un Conseiller Municipal qui pourra participer à deux commissions.

Des personnalités extérieures, élues et non élues, en rapport avec l'objet des questions examinées, peuvent être associées avec accord des membres de la commission.8

Chaque commission est animée par un Vice-président en charge de la compétence correspondante. Les commissions se réunissent sur convocation du Président, à l'initiative du Président, du Vice-président ou de la majorité de leurs membres.

Les commissions ont un rôle consultatif : elles examinent les affaires de leur compétence et émettent des avis ou des propositions à l'intention du Bureau Communautaire qui décide ensuite de leur éventuelle délibération par le Conseil Communautaire. Pour les besoins de leurs travaux, les commissions peuvent entendre toute personne qualifiée.

Les réunions des commissions ne sont pas publiques. Après chaque réunion de commission, un compte- rendu est établi et diffusé aux membres de la commission et aux communes membres.

Article 22 : Conférences Intercommunale des maires

Conformément à l’article L. 5211-40 du Code général des collectivités territoriales, le Président pourra procéder à la consultation des maires des Communes membres, soit de sa propre initiative, soit sur la demande du tiers des communes, soit à la demande de l’Assemblée délibérante.

Article 23 : Commission d’appel d’offres

Elle est présidée par le Président ou son représentant et composée de cinq membres titulaires et cinq membres suppléants, désignés par le Conseil Communautaire en son sein.

Article 24 : Commission de délégation de service public

Conformément aux articles L. 1411-5 et suivants du Code général des collectivités territoriales, il est créé une commission chargée d’instruire les plis en matière de délégation de service public.

Cette commission est composée de l’autorité habilitée à signer la convention de délégation de service public (le Président ou son représentant) et par cinq membres de l’Assemblée délibérante élus en son sein à la représentation proportionnelle au plus fort reste.

Il est procédé, selon les mêmes modalités, à l’élection de cinq membres suppléants.

Article 25 : Commission Locale d’Evaluation des Charges Transférées (CLECT)

« Le IV de l’article 1609 nonies C du code général des impôts précise qu’une commission est créée entre un EPCI faisant application des dispositions de cet article et les communes membres, chargée d’évaluer les transferts de charges. Chaque conseil municipal des communes membres de l’EPCI dispose d’au moins un représentant au sein de cette commission. Cela permet de garantir une juste représentation des parties engagées. La qualité de ces représentants ne fait pas l’objet de dispositions particulières. Un conseiller municipal peut donc siéger à la fois au sein de l’organe délibérant de l’EPCI et à la commission d’évaluation des charges. Le rôle de la commission est d’évaluer pour chaque commune les transferts de compétences réalisés, ce qui permet d’obtenir le montant de l’attribution de compensation revenant à chaque commune membre. Cela étant et sans préjuger de l’évaluation faite par la commission, l’EPCI est tenu de communiquer au plus tard au 15 février les montants prévisionnels d’attribution de compensation à l’ensemble de ses communes membres. Cela implique, lorsque l’évaluation définitive des charges sera arrêtée par les communes membres à la majorité qualifiée, que l’EPCI corrige les montants prévisionnels initialement versés. »

A la demande du Conseil Communautaire, les communes désigne un membre de la CLECT.9

Articles 26 : Groupes de travail ad’hoc

En dehors des commissions, et à toute époque, le Conseil Communautaire peut créer des groupes de travail ad’hoc dont la composition et les modalités de fonctionnement sont fixées par délibération.

Une commission d’accessibilité a été validée par le conseil communautaire lors de la réunion du 22 juin 2017 (un collège représentant les élus de la communauté, composé de 6 membres, un collège représentant les associations d’usagers, composé de 6 membres, et un collège représentant les personnes handicapées, également composé de 6 membres).

TITRE IV – Organisation du Bureau Communautaire

Article 27 : Composition

Le Bureau Communautaire comprend le Président, 12 Vice-présidents et 11 Conseillers Communautaires délégués élus par l’assemblée communautaire. La représentation maximale d’une commune ne peut excéder 20% du total des membres (arrondi à l’entier supérieur).

Article 28 : Tenue des réunions

Le Bureau Communautaire se réunit pour préparer les affaires portées à l’ordre du jour du Conseil Communautaire. Il assure l’information sur le déroulement des travaux de commission.

Une réunion de Bureau ne pourra jamais être suivie d’une autre réunion de Bureau.

Les réunions de Bureau se tiendront, sauf exception, à 18h30.

Article 29 : Délégations du Conseil Communautaire au Bureau Communautaire

Conformément à l’article L. 5211-10 du Code général des collectivités territoriales, le Bureau Communautaire peut recevoir délégation d’une partie des attributions de l’organe délibérant, à l’exception des compétences relevant exclusivement du Conseil Communautaire.

En ce qui concerne les affaires déléguées par l’organe délibérant, le Bureau Communautaire doit respecter les règles applicables aux délibérations du Conseil Communautaire et, notamment, celles concernant les conditions de quorum, la majorité requise pour leur adoption, les modes de scrutin et les conditions d’acquisition du caractère exécutoire.

Article 30 : Organisation administrative

Le secrétariat du Bureau Communautaire est assuré par l’un des membres.

Le compte-rendu de chaque réunion est diffusé à l’ensemble des membres du Bureau Communautaire dans un délai de huit jours (sauf empêchement ou difficulté administrative). Dès lors que le Bureau a agi dans le cadre de l’article susvisé, le compte-rendu sera également adressé à tous les Conseillers Communautaires et aux communes membres, et affiché dans les huit jours (sauf empêchement ou difficulté administrative) au siège de la Communauté de Communes.

Un point des délibérations prises sera fait lors du Conseil Communautaire suivant la réunion de Bureau.