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unknown - Communauté de communes - Roussillon Conflent - CC2
unknown - Communauté de communes - Roussillon Conflent - CC20241029 decision 47.2024 annexe
Document publié le Mercredi 4 octobre 2023
Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Roussillon Conflent - CC20241029 decision 47.2024 annexe)
Thèmes du document : Justice et droit, Consommateurs, Institutions publiques,
Date de transmission de l'acte: 01/08/2024
Date de reception de l'AR: 01/08/2024
066-246600415-AU 044 2024-AU
AGEDI
LONMA IE FE CAN
ROUSSILLON CONELENT
CONVENTION DE MISE A DISPOSITION À TEMPS NON COMPLET DU SERVICE COMMUNICATION
ENTRE LA COMMUNAUTE DE COMMUNES ROUSSILLON CONFLENT
. an
ET LA MAIRIE DE CORNE ML Ar CA RAM GR
Entre les soussignés :
La communauté de communauté de communes Roussillon Conflent, dont le siège social est
situé à 1, rue Michel Blanc, 66130 ILE SUR TÊT, représentée par son Président, Monsieur
Marc BIANCHINI, dûment habilitéà la signature des présentes par décision du Conseil Communautaire du 04.10.2023.
Ci-après dénommée « Roussillon Conflent » ou « la Communauté de communes ».
D'une part,
Et
La Commune de Cragile. ls. Riva
Alle acc fete
.…, dont le siège social a sue au
RG
régulièrement habilité à signer la
Lada. ss représentée
par... Roa..CA: X$ u
présente convention par une délibération dus 2 Gi. Mat Uoub£8
Ci-après « la Commune »,
D'autre part,
VU le Code général des collectivités territoriales, et notamment ses articles L. 5211-4-1 III. et
D. 5211-16;
VU les statuts de l’EPCI ;
Il est arrêté et convenu ce qui suit : ARTICLE 1 - OBJET DE LA CONVENTION
Dans le souci d'une bonne organisation des services, conformément à l’article L. 5211-4-1, Ill, du
CGCT susvisé, la Commune et Roussillon Conflent sont convenus que le service communication de
Roussillon Conflent est partiellement mis à disposition de la Commune, dans l'intérêt de chacun,
dans le cadre d'une bonne organisation des services et d’une recherche d'économie d'échelle au sein
du périmètre fonctionnel et administratif du groupement et de ses membres.
A cet effet, le Maire de la Commune adresse directement à la Direction générale des services de la
Communauté toutes instructions nécessaires à l'exécution des tâches ainsi confiées. || contrôle
l'exécution de ces tâches.
ARTICLE 2 — MODALITES DE LA MISE A DISPOSITION
e Agents mis à disposition
La mise à disposition, à temps non complet, objet de la présente convention, concerne les agents
communautaires suivants :
- Un agent de catégorie B
- Un agents de catégorie C
e Temps de mise à disposition
La quantité d'heures de mise à disposition des agents communautaires doit permettre de réaliser la
prestation de communication décrite en Article 3.
Elle est estimée au nombre d’heure suivants :
- 8h pour l'agent de catégorie B
- 10h pour l’agent de catégorie C
e Modalités de mise à disposition
Conformément aux dispositions de l’article L. 5211-4-1 du CGCT, les fonctionnaires et agents
territoriaux de tous statuts affectés au sein des services mis à disposition en application de la
présente convention sont, de plein droit, mis à disposition de la Commune pour un pourcentage de
leur temps correspondant à celui évoqué à l'article 2 de la présente convention. Ils sont alors placés,
pendant la durée de la mise à disposition, sous l'autorité fonctionnelle du Maire.
Les agents concernés continuent de relever de la Communauté pendant la durée de la mise à
disposition. Ni leurs avantages collectivement acquis ni leur régime indemnitaire ne s'en trouvent
changé. L'agent mis à disposition continue à percevoir sa rémunération de Roussillon Conflent.
Les agents concernés en seront informés. e___ Mise à disposition de biens matériels
La mise à disposition porte également sur les matériels de bureau, de travail et de locomotion qui
sont liés à ce service. Les biens affectés au service mis à disposition restent acquis, gérés et amortis
par la Roussillon Conflent, même s'ils sont mis à la disposition de la Commune.
e Aspect financier
Compte-tenu du faible volume de mise à disposition et le coût financier excessif qu’induirait pour
la communauté de communes la détermination d’un montant forfaitaire en fonction des coûts
réels déterminé dans les conditions prévues à l’article D. 5211-16 du code général des
collectivités territoriales au regard du dernier compte administratif voté de la communauté de
communes, la mise à disposition de service se fait à titre gratuit.
ARTICLE 3 - PERIMETRE ADMINISTRATIF ET TECHNIQUE DE LA MISE A DISPOSITION
Les tâches de service proposées dans le cadre de la présente convention portent sur la conception et
réalisation d'une campagne de communication sur un évènement choisi par la Commune durant
l’année 2024 selon les termes suivants :
e Objectif
Accompagner la promotion d’un évènement communal par la création d’une campagne de
communication adaptée.
e Type d’évènement concerné
La commune est libre de choisir l'évènement faisant l’objet de la campagne de communication.
Toutefois, celui-ci doit remplir les critères suivants :
> manifestation à caractère culturel, touristique, sportif
ex : fêtes de terroir, journée du patrimoine, fête du village, marché de producteurs
> évènement unique sur l’année
évènement organisé par la commune
e _Livrables attendus
> Affiche (A3 et A4) : une maquette au format pdf
> Communiqué de presse : un document au format word
> Facultatif : Publications Facebook : deux documents (visuel au format jpg + texte au
format word) pour annoncer l'évènement à J-10 et J-1 (date indicative)
Attention : la prestation ne prend pas à compte l’impression des supports (affiches), la diffusion du
communiqué de presse et la publication du post Facebook. Ces tâches sont assurées par la
Commune. e Organisation de l’exécution des tâches de service
Elle se déroule en plusieurs phases :
La mairie communique au service communication l'évènement Choix de l’évènement . retenu dans le cadre de la prestation
Le service communication fournit un rétroplanning du projet afin Planification ER à à < ;
d'en définir les jalons et les tâches à mener par les deux partis.
Le service communication envoie par mail à la mairie un brief à
remplir. Ce document permettra de cerner les attentes de la
4 ; Commune et de préparer les éléments à réunir pour la réalisation Préparation
des supports.
La Commune renvoie le brief rempli au service communication.
Sur la base du brief, une réunion de lancement du projet (en
présentiel ou à distance) est organisée afin de se mettre d'accord
sur les pistes de travail et les échéances à venir, et de lancer le
projet.
Concertation
Le service communication travaille sur une piste créative et la
‘ ropose à la Commune. Conception POP
Cette phase s'achève à la validation de la piste créative.
Le service communication créé les supports et les soumet à la
Commune.
HN Des navettes entre les deux partis permettent de corriger et de Réalisation I
finaliser les supports.
Cette phase s'achève à la validation des supports par la
Commune.
Le service communication transmets les fichiers prêt à être Livraison u s
diffuser à la Commune.
Comme indiqué précédemment, la mise à disposition s'achève à l'issue de la livraison des
supports. Leur impression et leur diffusion sont assurée par la Commune.
e Planification et respect des délais
Afin que le service communication puisse planifier l’ensemble des prestations sur l’année, le
choix de l'évènement doit être communiqué au service communication avant le lundi 12
février 2024. Un rétroplanning sera ensuite réalisé pour chaque prestation et communiqué à la mairie
concernée avant le vendredi 1° mars 2024,
Le rétroplanning portera sur une période de 3 semaines (soit 15 jours ouvrés) à compter de la
réunion de lancement du projet et couvrira l’ensemble des phases nécessaires à la réalisation du
projet de communication.
Il sera construit sur le modèle suivant :
Réunion de
lancement .
Validation de la
piste créative
&
Î Concertation
Conception
Remise des éléments
(logos, photos...)
Réalisation
{dont navettes de correction)
Livraison
Validation des
supports
$
Réception des
supports
nee
pont
J0 11 J2 J3 J4 J5 J6 J7 18 J9 110 J11 J12 J13 J14
Tâche à réaliser par le
service communication
Tâche à réaliser par la
Commune
Par souci d'organisation et afin de pouvoir absorber l'ensemble des demandes, il est impératif pour
les deux partis de respecter ces délais. Le non-respect d’une échéance pourra entrainer le report du
projet à une date fixé par le service communication.
Si le retard pris est jugé trop important, rendant le report du projet impossible, le projet sera annulé.
« Demande de modifications hors-délai
Les fichiers étant validés par la Commune avant leur livraison, aucune modification ne sera
réalisée par le service communication après livraison des fichiers.
Toutefois, des exceptions pourront être faites dans les cas suivants : > Ajout d’une mention réglementaire liée au contexte sanitaire (ex. : port du masque
obligatoire, jauge maximale...)
> Ajout ou suppression d’un logo partenaire dans l'espace prévu à cet effet.
e Fourniture des éléments :
> Délai
Les éléments constitutifs de l'affiche (visuels, photos, logos) devront être envoyés en
même temps que le brief rempli en phase de préparation. Un délai d’un jour suivant la
réunion de lancement sera accordé pour l'envoi d'éléments complémentaires décidés au
cours de la réunion.
> Qualité
Ilest demandé à la mairie d’être vigilant sur la qualité des éléments transmis au service
communication pour réaliser les supports, et notamment :
# les logos organisateurs et partenaires
” les photos (le service communication ne se rendra pas sur site pour prendre des
photos)
n les visuels
Aussi, il est vivement conseillé de transmettre des fichiers en haute définition aux formats
suivants :
- Photos : jpg, png (> 1Mo)
- Visuels et logo : ai, psd ou jpg, png (> 1mo)
Il est entendu que le service communication ne pourra pas être tenu pour responsable de la
mauvaise qualité des éléments constitutifs des supports et donc de la qualité globale du support.
e Annulation de l'évènement :
En cas d'annulation de l'évènement, la campagne de communication sera suspendue.
Elle sera conservée et réutilisée pour assurer la promotion de l'évènement en question
lorsqu'une nouvelle date est fixée. Le service communication ne prendra en charge que le
changement de date, de lieu et de partenaires.
ARTICLE 4 -DUREE ET DATE D’EFFET DE LA CONVENTION,
La présente convention s'applique à compter du 1° janvier 2024 et s'achève le 31 décembre 2024.
Elle peut être résiliée unilatéralement à tout moment, par simple décision de l'exécutif de l’une ou
de l’autre des parties signataires, agissant en vertu d'une délibération exécutoire, notifiée au moins
six mois avant l'entrée en vigueur de cette résiliation.
En cas de résiliation anticipée ou d'expiration de la présente convention, aucune indemnisation n'est
à verser par une partie à l’autre. Date de transmission de l'acte: 01/08/2024
Date de reception de l'AR: 01/08/2024
066-246600415-AU 044 2024-AU
AGEDI
ARTICLE 5 — ASSURANCES ET RESPONSABILITES
Durant la mise à disposition du service, le ou les agents concernés agiront sous la responsabilité de la
Roussillon Conflent. En cas de faute lourde commise par l’une des deux parties au détriment de
l'autre, la partie victime pourra engager la responsabilité de l’autre partie, par dérogation aux
stipulations de l'alinéa précédent, non sans avoir tenté toute démarche amiable utile et la mise en
œuvre des procédures de conciliation prévues par la présente convention.
ARTICLE 6 — LITIGES
Les parties s'engagent à rechercher, en cas de litige sur l'interprétation ou sur l'application de la
présente convention, toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend à une
instance juridictionnelle.
Sauf impossibilité juridique ou sauf urgence, les parties recourront en cas d’épuisement des voies
internes de conciliation, à la mission de conciliation prévue par l’article L. 211-4 du Code de justice
administrative, devant le Tribunal administratif compétent. Ce n’est qu'en cas d'échec de ces voies
amiables de résolution que tout contentieux portant sur l'interprétation ou sur l'application de la
présente convention devra être porté devant la juridiction compétente.
ARTICLE 7 — DISPOSITIONS TERMINALES
La présente convention sera transmise en Préfecture et notifiée aux services concernés de la
Commune et de Roussillon Conflent
Fait à Lacan dede. At en deux exemplaires originaux, le AUTRE
Pour la Communauté de communes Pour la Commune
Monsieur le Président Monsieur /Madame le Maire
une LAVTLLE Date de transmission de l'acte: 01/08/2024
Date de reception de l'AR: 01/08/2024
066-246600415-AU 044 2024-AU
AGEDI