Conseil Municipal - 9 2023 255

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Conseil Municipal - 9 2023 255 Document publié le Mardi 26 septembre 2023 par la commune de Châteauroux. Lien du pdf (Conseil Municipal - 9 2023 255)Thèmes du document : Travail et emploi, Investissement et développement économique, Aménagement du territoire, Délibération n°2023-255 du 26/09/23

Le mardi 26 septembre 2023, le Conseil municipal de la Ville de

Châteauroux, qui s'est réuni en séance ordinaire et publique à la Mairie

dans la salle habituelle de ses séances, par convocation en date du 19

septembre 2023 et sous la Présidence de M. Gil AVÉROUS, Maire, a

délibéré.

Délibération affichée et

exécutoire le :

Présents (37) : M. Gil AVÉROUS, Mme Chantal MONJOINT, M. Jean-Yves

HUGON, Mme Catherine RUET, M. Roland VRILLON, Mme Florence

PETIPEZ, M. Brice TAYON, Mme Imane JBARA-SOUNNI, M. Philippe

SIMONET, Mme Stéphanie GALOPPIN, M. Jean-François MEMIN, Mme

Christine DAGUET, M. Denis MERIGOT, Mme Monique RABIER, Mme

Sonia ROUX, M. Dominique TOURRES, Mme Brigitte DION, M. Jean-Paul

BISIAUX, M. Charles-Henri BALSAN, Mme Isabelle BOUGNOUX, M. Eric

CHALMAIN, Mme Annick MABON, Mme Joëlle MAYAUD, M. Gilles

ROUSSILLAT, Mme Liliane MAUCHIEN, M. Michel GEORJON, M. Richard

LINDE, Mme Vanessa JOLY, M. Stéphane ZECCHI, M. Michaël POINTIERE,

Mme Nahima KHORCHID, M. Tony IMBERT, M. Thibault ROY, M. Maxime

GOURRU, Madame Muriel BEFFARA, Mme Delphine CHAMBONNEAU,

Mme Mylène WUNSCH.

Excusé(s) (6) : Mme Catherine DUPONT ayant donné procuration à M.

Charles-Henri BALSAN, Mme Frédérique GERBAUD ayant donné

procuration à Mme Monique RABIER, M. Laurent BUTHON ayant donné

procuration à Mme Florence PETIPEZ, Mme Marina RENOUX ayant

donné procuration à M. Stéphane ZECCHI, M. Damien NOEL ayant

donné procuration à M. Dominique TOURRES, Mme Alix FRUCHON

ayant donné procuration à M. Tony IMBERT.

9 : Dématérialisation des bulletins de salaires

Depuis le 1er janvier 2021, la Ville de Châteauroux a proposé la dématérialisation des bulletins de salaire pour ses agents et ses élus, sans l’imposer. Le prestataire UKG-Peopledoc a été retenu.

Dans une logique d’éco-responsabilité, la Ville de Châteauroux a choisi de s’engager vers la dématérialisation des documents RH (actuellement les bulletins de salaire, prochainement la notification des arrêtés et la signature des contrats de travail). Dans cette optique, il est nécessaire que chaque agent possède un coffre-fort électronique (CFE). Actuellement, le taux d’activation des coffres-forts s’élève à 54,50 % soit 882 CFE actifs.

Un coffre-fort électronique est un service en ligne qui permet d’archiver des documents. Chaque utilisateur dispose de ses mots de passe personnels ce qui assure la sécurité et la confidentialité des données. L’agent reçoit une notification lors du dépôt d’un document.

L’employeur injecte les documents mais ne peut en aucun cas accéder au contenu des CFE.

Les points forts de ce système de stockage sont :

- L’aspect pratique : les bulletins de salaire sont triés et archivés dans le coffre-fort personnel, il n’y a plus de documents perdus. L’agent peut visualiser, télécharger, imprimer et envoyer ses documents de n’importe où et n’importe quand en quelques clics. En plus, il peut archiver et classer jusqu’à 10Go de documents personnels,- La sécurité : les documents sont conservés dans les centres hautement sécurisés de la Caisse des Dépôts (CDC Arkhinéo) pendant 50 ans,

- L’éco-responsabilité : la consommation de papier est réduite et cette action concrète s’inscrit dans la politique de développement durable menée par Châteauroux Métropole,

- Un outil de communication interne : par exemple, le document pour le SFT est transmis par ce biais.

Le décret n°2021-1752 du 21 décembre 2021, qui modifie le décret n°2016-1073 du 3 août 2016, généralise l’envoi des bulletins de salaire dématérialisés à tous les agents publics.

Cette dématérialisation étant un changement dans nos pratiques, des sessions de présentation et d’utilisation du coffre-fort seront proposées début octobre 2023 aux agents qui ne l’ont pas encore activé. A cette occasion, des agents de la DRH et le délégué à la protection des données seront présents pour aider les agents qui le souhaitent.

Par ailleurs, la ville va mettre à disposition des ordinateurs afin de donner la possibilité à chacun de consulter PeopleDoc de son lieu de travail. Les sites retenus sont :

- la Petite Garenne

- l’hôtel de ville

- le Centre Technique Municipal (CTM)

- le Centre Technique des Espaces Verts

- le centre horticole

- la médiathèque.

Le décret prévoit que les agents en maladie (congé longue maladie ou longue durée) reçoivent leur bulletin de paie en version papier s’ils ne souhaitent pas activer le CFE. C’est la seule exception possible, la mise à disposition d’ordinateurs sur différents sites permettant aux agents l’accès à leur CFE.

Sont pour l’instant exclus de ce dispositif, les agents ayant un contrat ponctuel au sein de la Ville notamment les emplois saisonniers, les intervenants extérieurs, les services civiques et les reversions SFT.

Les agents n’ayant pas activé leur coffre-fort électronique à compter du 1 er janvier 2024 ne recevront plus leur bulletin de salaire en format papier. Le délai de 3 mois avant cette échéance et les présentations prévues en octobre 2023 vont permettre pour les agents peu rassurés par cette nouvelle modalité de franchir le pas et d’effectuer la transition.

Il est proposé au Conseil municipal de valider cette dématérialisation.

Suite à une discussion, le Conseil municipal approuve le rapport à l'unanimité des votes exprimés. (2 abstention(s))

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