unknown - Communauté de communes - Bazadais - CR CIAS 31 mai 2018

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unknown - Communauté de communes - Bazadais - CR CIAS 31 mai 2018 Document publié le Jeudi 31 mai 2018 Lien du pdf (unknown - Communauté de communes - Bazadais - CR CIAS 31 mai 2018)Thèmes du document : Vieillesse, Données personnelles, Travail et emploi, 2018-127

CIAS du Bazadais – séance du conseil d’administration du 31 mai 2018

Procès-verbal réunion du conseil d’administration du CIAS

du 31 Mai 2018

L’an deux mille dix-huit, le jeudi 31 mai à 17h00, le Conseil d’Administration du CIAS du Bazadais, dûment

convoqué le 25 mai 2018, s’est réuni en session ordinaire au Siège de la Communauté de Communes à Bazas,

sous la présidence de M. Olivier DUBERNET.

Nombre de membres en exercice 25

Nombre de membres présents 14

Nombre de suffrages exprimés 17

Etaient présents : Aline BETEILLE, Jeanine CASTAGNET, Jean-Claude DUPIOL, Olivier DUBERNET, Frédérique

FAGET, Michelle LABROUCHE, Martine LAGARDERE, Madeleine LAPEYRE, Jacqueline LARTIGUE-RENOUIL,

Willy MAYO, Clément MUSSEAU, Martine NAZARIAN (arrivée à 17h20), Daniel SAINT-MARC, Eric VIGNEAU

Absents, excusés : Chantal BAILLE, Claudine COLLAVINI, Carole DEVELAY, Bruno DREUMONT, Françoise

DUPIOL-TACH, Viviane DURANTAU, Yvette GARDERE, Philippe LEFEBVRE, Christine LUQUEDEY, Bernard

TULARS, Jean YVES

Procurations : Françoise DUPIOL-TACH à Madeleine LAPEYRE, Bernard TULARS à Olivier DUBERNET, Claudine

COLLAVINI à Willy MAYO

Secrétaire de séance : Jean-Claude DUPIOL

Le quorum étant atteint, le Conseil d’administration peut délibérer.

I- ADOPTION DU COMPTE-RENDU DE LA SÉANCE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DU 11 AVRIL 2018

Le compte rendu est adopté à la majorité. Jeannine CASTAGNET n’ayant pas assisté à la dernière séance

s’abstient.

II- RAPPORT N°1 : PERSONNEL

2.1- Création d’un comité technique commun entre la communauté de communes du Bazadais et le CIAS

du Bazadais

Délibération n° DE_31052018_01

Le Président informe l’assemblée :

L’article 32 de la loi n°84-53 du 26 janvier 1984 prévoit qu’un Comité Technique est créé dans chaque

collectivité ou établissement employant au moins cinquante agents ainsi qu’auprès de chaque centre de

gestion pour les collectivités et établissements affiliés employant moins de cinquante agents ;

Il peut être décidé, par délibérations concordantes des organes délibérants de créer un Comité Technique

commun aux agents de la CdC et du CIAS à condition que l’effectif total concerné soit au moins égal à

cinquante agents.

Le Président propose à l’assemblée :2018-128

CIAS du Bazadais – séance du conseil d’administration du 31 mai 2018

Considérant que la CdC et le CIAS disposent depuis 2014, année des dernières élections professionnelles,

d’un Comité Technique commun,

Considérant l’intérêt de disposer d’un Comité Technique commun compétent pour l’ensemble des agents

de la CdC et du CIAS,

Considérant que les effectifs des fonctionnaires, des agents non titulaires de droit public et de droit privé (y

compris les contrats aidés) estimés au 1er janvier 2018 permettent la création d’un Comité Technique

commun.

Le Président propose le maintien d’un Comité Technique commun compétent pour les agents de la CdC et

du CIAS lors des élections professionnelles de 2018.

Le Conseil d’administration décide à l’unanimité :

ð le maintien d’un Comité Technique commun pour les agents de la CdC et du CIAS,

2.2- Création d’un comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) commun entre la

communauté de communes du Bazadais et le CIAS du Bazadais

Délibération n° DE_31052018_02

Le Président précise aux membres du Conseil d’administration que l’article 33-1 de la loi n°84-53 du 26 janvier

1984 prévoit qu’un CHSCT est créé dans chaque collectivité ou établissement employant au moins cinquante

agents.

Il peut être décidé, par délibérations concordantes des organes délibérants de créer un CHSCT unique

compétent à l’égard des agents de la collectivité et de l’établissement rattaché à condition que l’effectif

global concerné soit au moins égal à cinquante agents.

Le Président propose à l’assemblée :

Considérant que la CdC et le CIAS disposent depuis 2014, année des dernières élections professionnelles,

d’un CHSCT commun,

Considérant l’intérêt de disposer d’un CHSCT commun compétent pour l’ensemble des agents de la CdC et

du CIAS,

Considérant que les effectifs des fonctionnaires, des agents non titulaires de droit public et de droit privé (y

compris les contrats aidés) estimés au 1er janvier 2018 permettent la création d’un CHSCT commun.

Le Président propose le maintien d’un CHSCT commun compétent pour les agents de la CdC et du CIAS lors

des élections professionnelles de 2018.

Le conseil d’administration décide à l’unanimité :

ð le maintien d’un CHSCT commun pour les agents de la CdC et du CIAS.

2.3- Actualisation du règlement intérieur et du livret d’accueil

Délibération n° DE_31052018_03

Le règlement intérieur est un document s’appliquant à l’ensemble du personnel communautaire et précisant un certain nombre de règles, principes et dispositions relatives à l’organisation et au fonctionnement des services de la Communauté de Communes.2018-129

CIAS du Bazadais – séance du conseil d’administration du 31 mai 2018

Il a pour objet, sur la base des dispositions encadrant l’activité du personnel communautaire, de faciliter l’application des prescriptions édictées par le statut de la Fonction Publique Territoriale, notamment en matière :

- d’organisation du travail

- d’hygiène et de sécurité

- de règles de vie dans la collectivité

- de gestion du personnel

- de discipline

- de mise en œuvre du règlement

L’actualisation du présent règlement intérieur intègre deux nouveaux éléments : - la formalisation des deux journées « Président » qui sont appliquées dans la collectivité mais qui n’étaient pas actées dans le précédent règlement,

- la notion de télétravail, à titre exceptionnel.

D’autre part, il inclut plusieurs annexes :

- cadre d’organisation du télétravail au sein de la collectivité,

- tableau des autorisations d’absence,

- report des congés maladie non pris en raison de la maladie,

- charte d’utilisation des moyens informatiques,

- liste des lieux de restauration,

- procédure de droit d’alerte et de retrait,

- conduite à tenir en cas d’agent présentant un état anormal.

Le livret d’accueil est destiné à l’ensemble des agents de la collectivité quel que soit leur statut (titulaire, non titulaire, stagiaire, contrat de droit privé), leur position et leur ancienneté. Il a pour vocation d’indiquer les règles générales qui régissent la vie professionnelle des fonctionnaires et agents territoriaux et de présenter :

- leur statut,

- l’organisation de la collectivité,

- les obligations et les droits des fonctionnaires territoriaux,

- les dispositions relatives à l’organisation du travail, à l’hygiène et à la sécurité.

Le livret d’accueil et le règlement intérieur ont été soumis pour avis au Comité Technique les 9 mars 2018 et 28 mai 2018.

Appelé à délibérer, le Conseil d’administration décide à l’unanimité :

ð D’ADOPTER le règlement intérieur et le livret d’accueil ainsi proposés.

Arrivée de Martine NAZARIAN à 17h20

2.4- Mise à jour du règlement de formation et plan de formation 2018

Délibération n° DE_31052018_04

Monsieur le Président indique qu’au vu de l’évolution de la règlementation d’une part et des modalités de formations du CNFPT d’autre part, il est nécessaire d’actualiser le règlement de formation de la collectivité :

· Intégration du Compte Personnel de formation

Le compte personnel de formation fait partie d’un dispositif plus large, le compte personnel d’activité (CPA) qui comprend également le compte d’engagement citoyen (CEC). Le CPA s’applique aux fonctionnaires et agents contractuels de la fonction publique depuis le 1er janvier 2017.2018-130

CIAS du Bazadais – séance du conseil d’administration du 31 mai 2018

Le compte personnel d’activité a pour objectifs de renforcer l’autonomie de son titulaire dans la mobilisation de son droit à la formation (CPF) et de faciliter son évolution professionnelle.

À compter de la fin du 1er semestre 2018, chaque agent public pourra visualiser les droits acquis en activant directement son compte en ligne via le portail moncompteactivite.gouv.fr.

· Formations à distance du CNFPT

L’offre de formation du CNFPT évolue. Dorénavant, certaines formations sont « mixtes » et proposent des temps de formation à distance et des temps de formation en présentiel.

Pour pouvoir suivre ces temps de formation à distance, la CDC a attribué à chaque agent une adresse mail professionnelle individuelle (nom.prénom@CDCdubazadais.fr). Elle sera communiquée à chacun avec l’identifiant et le mot de passe ainsi qu’un guide de bonnes pratiques. Les agents recevront sur celle-ci leur convocation du CNFPT ainsi que les liens leur permettant de lire et/ou récupérer les documents nécessaires à leur formation.

Cette adresse mail permettra également d’adresser aux agents, de façon dématérialisée, des informations et documents de la CDC comme :

- le règlement de formation,

- le livret d’accueil,

- la lettre interne…

Un poste informatique est disponible sur réservation dans les locaux du Pôle Enfance à Bazas pour suivre les formations à distance.

Ces temps de formation à distance sont des temps de travail effectifs.

D’autre part, Monsieur le Président rappelle aux membres du conseil la nécessité de construire et de proposer aux agents de la collectivité un plan de formation qui, conformément aux prescriptions de la loi du 19 février 2007, doit répondre simultanément aux besoins des agents et à ceux de la collectivité.

Ce plan traduit pour une période donnée les besoins de formation individuels et collectifs. Il est institué pour une durée d’un an à compter du 1er janvier 2018.

La loi de 2007 rappelle l’obligation de tout employeur public d’établir un plan annuel ou pluriannuel présenté pour avis au Comité Technique dont dépend la collectivité.

Ce plan de formation se compose :

- des besoins de formation individuels et collectifs des agents,

- du règlement de formation propre à la collectivité.

Ces propositions d’actions pourront au cours de la période retenue faire l’objet d’adaptations en fonction des besoins plus spécifiques de certains de nos agents. Il sera alors possible de compléter l’actuelle proposition pour l’adapter aux besoins de notre organisation et aux sollicitations de nos personnels.

Le règlement et le plan de formation ont été soumis pour avis au Comité Technique le 9 mars 2018.

Appelé à délibérer, le Conseil d’administration décide à l’unanimité :

ð D’ADOPTER le règlement de formation et le plan de formation ainsi proposés.

2.5- Création de postes

Délibération n° DE_31052018_052018-131

CIAS du Bazadais – séance du conseil d’administration du 31 mai 2018

Le Président, rappelle à l’assemblée :

Conformément à l’article 34 de la loi du 26 janvier 1984, les emplois de chaque collectivité ou établissement sont créés par l’organe délibérant de la collectivité ou de l’établissement.

Il appartient donc au Conseil d’administration de fixer l’effectif des emplois à temps complet et non complet nécessaires au fonctionnement des services, même lorsqu’il s’agit de modifier le tableau des emplois pour permettre des avancements de grade.

Considérant le tableau des emplois adopté par le Conseil d’administration,

Considérant que la commission administrative paritaire, réunie le 25 avril 2018, a émis un avis favorable à l’avancement de grade de deux agents,

Vu l’avis du Comité Technique en date du 28 mai 2018,

Le Président propose à l’assemblée de :

- créer un poste d’agent social principal 1ère classe à temps complet,

- créer un poste d’agent social principal 2ème classe à temps non complet (30h hebdomadaires), - supprimer d’agent social principal 2ème classe à temps complet.

D’autre part, au vu des départs en retraite de plusieurs agents en 2017 et 2018, il convient de : - créer un poste d’agent social à temps complet,

- créer un poste d’agent social à temps non complet (30h hebdomadaires).

Le tableau des emplois est ainsi modifié à compter du 1er juillet 2018.

Appelé à délibérer, le Conseil d’administration décide à l’unanimité :

ð D’ADOPTER la modification du tableau des emplois ainsi proposée ;

ð Que les crédits nécessaires à la rémunération et aux charges de l’agent nommé seront inscrits au budget, chapitre 012.

2.6- Modification de l’organigramme

Délibération n° DE_31052018_06

Vu la loi 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée relative à la fonction publique territoriale ;

Vu le Code Général des Collectivités Territoriales ;

Considérant la nécessité d’adapter l’organigramme fonctionnel aux besoins de la collectivité ;

Appelé à délibérer, le Conseil d’administration décide à l’unanimité :

ð DE VALIDER la mise en œuvre formelle de ce projet d’organigramme à compter du 1er juin 2018 ; ð D’AUTORISER le Président à signer tout document afférent à la présente délibération.

III- RAPPORT N° 2: DESIGNATION D’UN DELEGUE A LA PROTECTION DES DONNEES MUTUALISE – SYNDICAT

MIXTE GIRONDE NUMERIQUE

Délibération n°DE_31052018_07

Par délibération du 30 Novembre 2010, le conseil syndical a approuvé la modification des statuts du Syndicat

permettant la mise en place d'une activité de services numériques mutualisés à caractère facultatif.2018-132

CIAS du Bazadais – séance du conseil d’administration du 31 mai 2018

Par délibération du 25 janvier 2011, l’ex-Communauté de communes Captieux-Grignols a adhéré aux services

numériques mutualisés à caractère facultatifs proposés par Gironde Numérique.

Par délibération du 24 février 2011, l’ex-Communauté de communes du Bazadais a adhéré aux services

numériques mutualisés à caractère facultatifs proposés par Gironde Numérique.

Au titre des activités de services numériques proposées dans le pack e-sécurité, figure une prestation relative

la CNIL et le DPD permettant, notamment, la mise en place d'un Délégué à la Protection des Données

mutualisé.

Considérant que les collectivités territoriales sont amenées à recourir de façon croissante aux moyens

informatiques pour gérer les nombreux services dont elles ont la compétence. Ces applications ou fichiers

recensent de nombreuses informations à caractères personnelles sur les administrés.

Vu la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 fixe un cadre à la collecte et au traitement de ces données

afin de les protéger, dans la mesure ou leur divulgation ou leur mauvaise utilisation est susceptible de porter

atteinte aux droits et libertés des personnes, ou à leur vie privée.

Vu le Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD) du 27 avril 2016 est une étape majeure

dans la protection des données. Il vise à renforcer l’importance de cet enjeu auprès de ceux qui traitent les

données et à responsabiliser les professionnels. Il consacre et renforce les grands principes de la loi

Informatique et Libertés, en vigueur depuis 1978, et accroît sensiblement les droits des citoyens en leur

donnant plus de maitrise sur leurs données.

Le CIAS du Bazadais traite des données personnelles et doit veiller au respect des textes tout au long du cycle

de vie de la donnée dans le cadre d’une logique de conformité continue.

Considérant que pour veiller au respect du cadre réglementaire énoncé par la commission nationale

informatique et liberté (CNIL), le CIAS du Bazadais doit désigner un délégué à la protection des données.

Le délégué est chargé de mettre en œuvre la conformité au règlement européen sur la protection des

données au sein de l’organisme qui l’a désigné s’agissant de l’ensemble des traitements mis en œuvre par

cet organisme.

« Chef d’orchestre » de la conformité en matière de protection des données au sein de son organisme, le délégué à la protection des données est principalement chargé :

· d’informer et de conseiller le responsable de traitement ou le sous-traitant, ainsi que leurs

employés ;

· de contrôler le respect du règlement et du droit national en matière de protection des données ;

· de conseiller l’organisme sur la réalisation d’une analyse d'impact relative à la protection des

données et d’en vérifier l’exécution ;

· de coopérer avec l’autorité de contrôle et d’être le point de contact de celle-ci.

Le délégué doit tenir à jour le registre des activités de traitement qui sont mis en œuvre par l'organisme qui

l'a désigné. Le délégué contribue à une meilleure application de la loi et réduit les risques juridiques pesant

sur le Président en tant que responsable des données à caractère personnel détenues par les services

communautaires.

Appelé à délibérer, le Conseil d’administration décide à l’unanimité :

ð DE DESIGNER Monsieur Joachim JAFFEL – Responsable administratif juridique et financier du2018-133

CIAS du Bazadais – séance du conseil d’administration du 31 mai 2018

Syndicat Mixte Gironde Numérique en tant que Délégué à la protection des données mutualisé du CIAS du Bazadais ;

ð DE DESIGNER Mme Elodie GUYON en tant qu'agent de liaison avec Gironde Numérique et de coordination au sein du CIAS du Bazadais.

IV- RAPPORT N°3 : PROJET D’ETABLISSEMENT DE LA RESIDENCE AUTONOMIE SAINT-JEAN

Délibération n°DE_31052018_08

Le Code de l’Action Sociale et des familles, le Code de la Santé Publique et différentes circulaires prévoient

la mise en place de documents réglementaires pour le fonctionnement des résidences autonomie.

La loi Autonomie prévoit la mise en place de ces documents, ainsi qu’un socle de prestations obligatoires.

Il est proposé au Conseil d’administration d’adopter le projet d’établissement.

Appelé à délibérer, le Conseil d’administration valide à l’unanimité le projet.

Olivier DUBERNET informa par ailleurs le Conseil d’Administration qu’un compromis de vente doit être signé

courant juin entre la Régie de Bazas et Logévie. Les plans du futur projet ont par ailleurs été présentés à la

commune lors d’une réunion sur le terrain.

V- RAPPORT N°4 : DECISION MODIFICATIVE N°1 BUDGET DU SERVICE D’AIDE A DOMICILE

Délibération n°DE_31052018_09

Le bâtiment accueillant les bureaux du CIAS à Bazas n’est doté d’aucun volet ce qui pose des soucis d’isolation des bureaux et de sécurité.

Des devis ont été sollicités. La dépense est estimée à 2450 €.

Aucuns crédits n’ont été prévus à l’article 2131- bâtiments.

Il est proposé la décision modificative suivante :

Le Conseil d’administration, appelé à délibérer, décide à l’unanimité :

ð DE VALIDER la décision modificative n°1 du budget du service d’aide à domicile ; ð DE CHARGER Monsieur le Président de l’exécution de la présente délibération.2018-134

CIAS du Bazadais – séance du conseil d’administration du 31 mai 2018

VI- QUESTIONS DIVERSES

- Jules-Henri GONZALES présente le calendrier des actions de prévention pour le second semestre. Des actions seront proposées à la rentrée sur Sigalens, Sendets et Cudos.

- La question des permanences de la Mutuelle « Ma Commune, Ma Santé » est posée. Une relance de la correspondante sera faite.

- Olivier DUBERNET dresse un bilan du salon de la Silver Economie, qui s’est déroulé à Bazas le 24 mai dernier.

Le bilan est positif avec une bonne fréquentation de la bourse de l’emploi, le matin. Les conférences étaient également intéressantes.

Il remercie la Ville de Bazas pour la mise à disposition des locaux et le soutien logistique dans la préparation de cette journée.

- Clément MUSSEAU informe le Conseil d’administration d’un projet de formations informatiques qui serait mis en place par Familles Rurales en collaboration avec la Bazadaise car des besoins sont exprimés sur le secteur.

Le retour du bus numérique sur le territoire est également proposé. Jules-Henri GONZALES prendra contact avec le Département à ce sujet.

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 17h50.