Procès Verbal - Compte rendu de conseil PV 25.05.2020

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Procès Verbal - Compte rendu de conseil PV 25.05.2020 Document publié le Lundi 25 mai 2020 par la commune de Saint-Philibert. Lien du pdf (Procès Verbal - Compte rendu de conseil PV 25.05.2020)Thèmes du document : Démocratie, Justice et droit, Institutions publiques, - p 1 -

Procès – verbal

de l’installation du Conseil Municipal

et de l’élection du Maire et des adjoints

et Conseil Municipal du 25 mai 2020

L’an deux mil vingt, le vingt-cinq mai à dix-huit heures trente minutes, les membres du Conseil Municipal de la commune de Saint-Philibert proclamés par le bureau électoral à la suite des opérations du 15 mars 2020, se sont réunis dans la salle des fêtes tel qu’indiqué sur la convocation en date du 18 mai 2020 qui leur a été adressé par le Maire, en application du III de l’article 19 de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 et des articles L. 2121-7 et L. 2122-8 du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT).

Compte tenu de la situation exceptionnelle liée au COVID-19, que le public ne peut être accueilli et que la retransmission en direct des débats ne peut être techniquement réalisée, la tenue de la séance est faite à huis clos. Etaient présents, Mesdames et Messieurs les conseillers municipaux :

1 BUTET Isabelle 7 SOLIOT Bernard 2 GAUTHIER Christelle 8 FAGOT Carine 3 POULLOT Hubert 9 MORAL Philippe 4 TRECOURT Daniel 10 LECHENAULT Jean-Paul 5 GUIONNEAU Bruno 11 BAZIN Patricia 6 LAMBERT Christophe

La séance a été ouverte sous la Présidence de M. LECHENAULT Jean-Paul, le plus âgé des membres du conseil, (art. L. 2122-8 du CGCT). Il a procédé à l’appel nominal des membres du conseil, a dénombré onze conseillers présents et a constaté que la condition de quorum posée au second alinéa de l’article 10 de la loi 2020-290 du 23 mars 2020 était remplie.

Il a déclaré installés Mesdames et Messieurs BUTET Isabelle, GAUTHIER Christelle, POULLOT Hubert, TRECOURT Daniel, GUIONNEAU Bruno, LAMBERT Christophe, SOLIOT Bernard, FAGOT Carine, MORAL Philippe, LECHENAULT Jean-Paul et BAZIN Patricia, dans leurs fonctions de conseillers municipaux.

Mme BAZIN Patricia a été désignée en qualité de secrétaire par le conseil municipal (art. L. 2121-15 du CGCT).

Il a ensuite invité le conseil municipal à procéder à l’élection du maire, conformément aux dispositions prévues par les articles L. 2122-4 et L 2122-7 du Code Général des Collectivités territoriales

I - ELECTION DU MAIRE

Le conseil municipal a désigné 2 assesseurs :

Chaque conseiller municipal, à l’appel de son nom, a mis fermé dans l’urne son bulletin de vote écrit sur papier blanc.

M. POULLOT Hubert est seul candidat.

Premier tour de scrutin

Le dépouillement du vote a donné les résultats ci-après :

Nombre de bulletins trouvés dans l’urne 11 A déduire, suffrages déclarés nuls par le bureau, article L.66 du Code électoral, 0 A déduire, suffrages blancs, article L.65 du Code électoral, 1 RESTE, pour le nombre des suffrages exprimés 10 Majorité absolue 6 M. Hubert POULLOT a obtenu 10 voix

M. Hubert POULLOT ayant obtenu la majorité absolue, a été proclamé MAIRE et a été immédiatement installé.- p 2 -

II - Délibération pour la création des postes d’adjoints :

Délibération déposée le 3 juin 2020

A la suite de son discours d’investiture (annexe n°1), M. POULLOT Hubert, élu maire, rappelle que la création du nombre d’adjoints relève de la compétence du conseil municipal et en vertu de l’article L 2122- 2 du Code Général des Collectivités territoriales, le conseil municipal détermine le nombre d’adjoints sans que celui-ci puisse excéder 30% de l’effectif légal du conseil municipal, soit trois adjoints au maire au maximum. Il a rappelé qu’en application des délibérations antérieures, la commune disposait à ce jour de trois adjoints.

M. le Maire fait part à l’assemblée de la charge que devra assumer chaque adjoint : 1er adjoint : en charge des finances, de la communication, de la vie associative et la gestion des salles du Temps Libre et des Crais.

2ème adjoint : en charge de la gestion du patrimoine forestier, des chemins ruraux, de l’environnement et de l’agent technique

3ème adjoint : en charge des travaux de voirie, des bâtiments et de la sécurité. Au vu de ces éléments, le conseil municipal a fixé à trois le nombre des adjoints au maire de la commune.

III - ELECTIONS DES ADJOINTS

ELECTION DU PREMIER ADJOINT

M. le Maire propose la candidature de M. MORAL Philippe

Premier tour de scrutin

Le dépouillement du vote a donné les résultats ci-après :

Nombre de bulletins trouvés dans l’urne 11 A déduire, suffrages déclarés nuls par le bureau, article L.66 du Code électoral, 0 A déduire, suffrages blancs, article L.65 du Code électoral, 0 RESTE, pour le nombre des suffrages exprimés 11 Majorité absolue 6 M. MORAL Philippe a obtenu 11 voix

M. MORAL Philippe ayant obtenu la majorité absolue a été proclamé PREMIER ADJOINT et a été immédiatement installé.

ELECTION DU DEUXIEME ADJOINT

Il a été procédé ensuite, dans les mêmes formes, à l’élection du second adjoint. M. le Maire propose la candidature de M. LECHENAULT Jean-Paul

Premier tour de scrutin

Le dépouillement du vote a donné les résultats ci-après :

Nombre de bulletins trouvés dans l’urne 11 A déduire, suffrages déclarés nuls par le bureau, article L.66 du Code électoral, 0 A déduire, suffrages blancs, article L.65 du Code électoral, 1 RESTE, pour le nombre des suffrages exprimés 10 Majorité absolue 6 M. LECHENAULT Jean-Paul a obtenu 10 voix

M. LECHENAULT Jean-Paul ayant obtenu la majorité absolue a été proclamé DEUXIEME ADJOINT et a été immédiatement installé.

ELECTION DU TROISIEME ADJOINT

Il a été procédé ensuite, dans les mêmes formes, à l’élection du troisième adjoint. Monsieur le Maire propose la candidature de M. SOLIOT Bernard- p 3 -

Premier tour de scrutin

Le dépouillement du vote a donné les résultats ci-après :

Nombre de bulletins trouvés dans l’urne 11 A déduire, suffrages déclarés nuls par le bureau, article L.66 du Code électoral, 0 A déduire, suffrages blancs, article L.65 du Code électoral, 1 RESTE, pour le nombre des suffrages exprimés 10 Majorité absolue 6 M. SOLIOT Bernard a obtenu 10 voix

M. SOLIOT Bernard ayant obtenu la majorité absolue a été proclamé TROISIEME ADJOINT et a été immédiatement installé.

IV - Lecture de la Charte de l’élu local

M. le Maire lit la charte de l’élu local (annexe n°2)

V - Composition des Commissions communales

Commission des finances:

Elaboration du budget primitif et du compte administratif.

DELEGUES

- POULLOT Hubert - GUIONNEAU Bruno - MORAL Philippe - LAMBERT Christophe - BUTET Isabelle - SOLIOT Bernard

Commission d’Action Sociale :

Traitement des dossiers d’aide sociale concernant des administrés de la commune (hospitalisation, aide exceptionnelle, personnes âgées…)

DELEGUES :

- POULLOT Hubert - FAGOT Carine

- BAZIN Patricia - GAUTHIER Christelle

Commission des affaires scolaires ( R.P.I. ):

Regroupement Pédagogique Intercommunal avec Saulon-la-Rue ; les délégués siègent aux conseils d’école, doivent être un interlocuteur attentif aux besoins exprimés par les enseignants, parents d’élèves et présenter ces demandes au conseil municipal pour décisions.

TITULAIRES SUPPLEANTS

DELEGUES : POULLOT Hubert MORAL Philippe DELEGUES : BUTET Isabelle BAZIN Patricia

Commission des travaux, de la sécurité:

Suivre les travaux de bâtiments, de voirie, des chemins communaux, des espaces verts, de l’église, du lavoir, de la source etc…

DELEGUES :

- POULLOT Hubert - MORAL Philippe

- SOLIOT Bernard - TRECOURT Daniel - LECHENAULT Jean-Paul- p 4 -

Commission d’appel d’offres :

Composé du Maire, Monsieur POULLOT Hubert, Président de commission et de trois membres du Conseil Municipal.

TITULAIRES SUPPLEANTS

DELEGUES : SOLIOT Bernard GUIONNEAU Bruno DELEGUES : TRECOURT Daniel LECHENAULT Jean-Paul DELEGUES : MORAL Philippe

Commission sport, culture, vie associative :

Gestion et développement d’activités sportives, festivités diverses et gestion du matériel de la salle des Crais.

DELEGUES ELUS : MORAL Philippe, GUIONNEAU Bruno, LAMBERT Christophe, SOLIOT Bernard

DELEGUES EXTERIEURS : FERON Marie-Thérèse, DEJEAN Christophe

Commission des logements communaux :

Attribution des logements aux locataires.

DELEGUES :

- POULLOT Hubert - FAGOT Carine

- BAZIN Patricia - GAUTHIER Christelle

- BUTET Isabelle

Commission information, communication :

Information auprès de la population, St-Phi Actu’, Bulletin Municipal, Site Internet, Panneaupoket

DELEGUES :

- POULLOT Hubert - FAGOT Carine

- MORAL Philippe - GAUTHIER Christelle

- BAZIN Patricia - GUIONNEAU Bruno

- BUTET Isabelle - LAMBERT Christophe

Commission du patrimoine forestier et de l’environnement:

Gestion de 72 ha de bois, affouages, houppiers, plantations et chemins forestiers.

DELEGUES : LECHENAULT Jean Paul MARTIN Jean Loup POULLOT Hubert GIBASSIER Joël SOLIOT Bernard

TRECOURT Daniel

Commission de contrôle de la liste électorale :

Depuis le 1er janvier 2019, le maire détient la compétence des inscriptions et des radiations. Toutefois, un contrôle des décisions du maire sera effectué a posteriori par une commission de contrôle (art. L 19), composée d’un conseiller municipal d’un délégué du TGI et d’un délégué du Préfet.

Conseiller municipal : LAMBERT Christophe

Correspondant des armées : GUIONNEAU Bruno- p 5 -

VI – Election des délégués dans les organismes extérieurs

SICECO – territoire d’énergie Côte d’Or

Délégué titulaire : SOLIOT Bernard et délégué suppléant : TRECOURT Daniel

Association syndicale de Broindon : LECHENAULT Jean-Paul et POULLOT Hubert

VII- Désignation d’un conseiller communautaire et de son suppléant.

Suite à l’application de l'article L273-11 du code électoral pour la désignation des conseillers communautaires dans les communes de moins de 1000 habitants, les élus se trouvent désigné dans l'ordre du tableau du conseil municipal fixé par l'article L2121-1 du CGCT.

Selon l’ordre du tableau du conseil municipal, le Maire, M. Hubert POULLOT se trouve désigner conseiller communautaire et le Premier Adjoint, M. MORAL Philippe, conseiller suppléant au sein de la Communauté de Communes de Gevrey-Chambertin et de Nuits Saint Georges.

VIII – Délégations consenties par le conseil municipal au maire.

Délibération déposée le 3 juin 2020

Pour des raisons d’ordre pratique, le conseil municipal peut déléguer tout ou partie de ses attributions au maire. Ces délégations permettent de simplifier la gestion des affaires de la commune. Ainsi, les compétences déléguées évitent au conseil municipal d’avoir à délibérer sur toutes les affaires et peuvent alléger les ordres du jour ou espacer les séances. Elles ne sont jamais obligatoires : le conseil reste libre ou non de déléguer tout ou partie de ses compétences. Après débat au sein des membres du conseil,

Après avoir entendu M. le maire,

Vu l'article L 2122-22 (4°)* du code général des collectivités territoriales,

Considérant qu'il y a intérêt, en vue de faciliter la bonne marche de l'administration communale, à donner à M. le Maire certaines des délégations prévues par l'article L 2122-22 du code général des collectivités territoriales. Le Conseil municipal après en avoir délibéré à l’unanimité

DECIDE de donner délégation de pouvoir à M. le Maire sur les actions suivantes pour : - Prendre toute décision concernant la préparation, la passation, l'exécution et le règlement des marchés d’un montant inférieur à 4 000 €uros ainsi que toute décision concernant leurs avenants qui n’entraînent pas une augmentation du montant du contrat initial supérieur à 5 % lorsque les crédits sont inscrits au budget. - Passer les contrats d'assurance ainsi que d'accepter les indemnités de sinistre afférentes. - Prononcer la délivrance et la reprise des concessions dans les cimetières.

- Accepter les dons et legs qui ne sont grevés ni de conditions ni de charges pour les montants inférieurs à 150 €uros. - Fixer les rémunérations et régler les frais et honoraires des avocats, notaires, avoués, huissiers de justice et experts pour une valeur inférieure à 2 500 €uros HT.

- Intenter au nom de la commune les actions en justice ou de défendre la commune dans les actions intentées contre elle ; cette délégation est consentie tant en demande qu’en défense et devant toutes les juridictions. - Régler les conséquences dommageables des accidents dans lesquels sont impliqués des véhicules municipaux dans la limite de 4 000 €uros.

- D'intenter au nom de la commune les actions en justice ou de défendre la commune dans les actions intentées contre elle, et de transiger avec les tiers dans la limite de 1000 €

- D'autoriser, au nom de la commune, le renouvellement de l'adhésion aux associations dont elle est membre DEMANDE qu’en vertu de la présente délégation de pouvoir, M. le Maire devra rendre compte à chacune des réunions obligatoires du Conseil Municipal des décisions prises (Article L.2122-23 du code général des collectivités territoriales).

IX- Délégations du Maire aux adjoints.

Arrêté du Maire déposé le 3 juin 2020

En préambule à ce sujet, M. le Maire rappelle à l’assemblée les missions qui ont été attribuées aux 3 adjoints, à savoir: 1er adjoint : Finances communales, communication, vie associative et gestion des salles du Temps Libre et des Crais. 2ème adjoint : Gestion du patrimoine forestier, des chemins ruraux, de l’environnement et de l’agent technique. 3ème adjoint : Gestion des travaux de voirie, des bâtiments et de la sécurité.- p 6 -

Afin de pouvoir assurer un bon fonctionnement de la collectivité, M. le Maire informe l’assemblée que selon l’article L 2122-18 du code général des collectivités territoriales, celui-ci délègue le pouvoir de signature à M. le 1er adjoint pour les actes d’états civils, tous documents administratifs et comptables pour une valeur inférieure à 7 500 €uros en cas d’absence du Maire.

En outre, il est indiqué également qu’en cas d’absence du 1er adjoint, la même délégation est portée sur le 2ème, voire le 3ème adjoint.

Cette décision sera transcrite par un arrêté du Maire.

X – Indemnités de fonction du Maire et des Adjoints

Délibération déposée le 3 juin 2020

Vu les articles L.2123-20 à L.2123-24-1 du code général des collectivités territoriales (CGCT) ; Vu l’article L.2123-23 du CGCT qui fixe automatiquement le taux maximum des indemnités de fonction des maires ; Vu l’article L.2123-24 du CGCT qui fixe le taux maximum des indemnités de fonction d’adjoint ; Vu le procès-verbal de la séance d’installation du Conseil Municipal en date du 25 mai 2020 constatant l’élection du maire et de 3 adjoints,

Vu les arrêtés municipaux en date du 26 mai 2020 portant délégation de fonctions à Messieurs MORAL, LECHENAULT et SOLIOT, adjoints ;

Considérant qu'il appartient au conseil municipal de déterminer les taux des indemnités des élus locaux pour l’exercice de leurs fonctions, dans la limite des taux maximum fixés par la loi ;

Considérant que pour une commune de 481 habitants, le taux maximal de l’indemnité du maire ne peut dépasser 25,5 % de l’indice brut terminal de l’échelle indiciaire de la fonction publique ;

Considérant que pour une commune de 481 habitants le taux maximal de l’indemnité de fonction d’un adjoint est fixé à 9,9 % de l'indice brut terminal de l'échelle indiciaire de la Fonction publique ;

Considérant l’obligation de respecter l’enveloppe indemnitaire globale composée du montant des indemnités maximales susceptibles d'être allouées au maire et aux adjoints en exercice ;

a) Indemnités du Maire

- VU le code général des collectivités territoriales et notamment les articles L.2123-23, relative à la démocratie de proximité, les communes de moins de 1000 habitants sont tenues d’allouer à leur premier magistrat l’indemnité maximale prévue par la loi pour la strate démographique à laquelle appartient la commune. Seul une décision expresse formulée par le conseil municipal peut diminuer le niveau de cette indemnité.

Après en avoir délibéré, le conseil municipal par 10 voix pour et 1 abstention

DECIDE de fixer pour l’exercice effectif, l’indemnité de fonction de Maire au taux prévu par les textes, soit actuellement, pour une commune dont la population est inférieure à 500 habitants à 25,5% de l'indice brut terminal de l'échelle indiciaire de la Fonction publique.

b) Indemnités des adjoints

- VU le code général des collectivités territoriales et notamment les articles L.2123.24 et suivants - VU l’arrêté municipal du 25 mai 2020 portant délégation de fonction aux adjoints au Maire, CONSIDERANT qu’il appartient au Conseil Municipal de fixer dans les conditions prévues par la loi, les indemnités de fonction versées aux adjoints au Maire, étant entendu que les crédits nécessaires seront inscrits au budget communal.

Après en avoir délibéré, le conseil municipal par 8 voix pour et 3 abstentions

DECIDE de fixer pour l’exercice effectif, le montant de l’indemnité des fonctions d’Adjoint au Maire, pour les trois adjoints, au taux maximum prévu par les textes, soit actuellement, pour une commune dont la population est inférieure à 500 habitants à 9,90 % de l'indice brut terminal de l'échelle indiciaire de la Fonction publique, ➢ Que ces décisions prendront effet à la date de prise de fonction, soit le 26 mai 2020 ➢ Que les indemnités de fonction seront automatiquement revalorisées en fonction de l'évolution de la valeur du point de l'indice.

➢ D’inscrire les crédits nécessaires au budget communal.

➢ De transmettre au représentant de l’Etat dans l’arrondissement la présente délibération et le tableau annexé récapitulant l'ensemble des indemnités allouées aux membres du conseil municipal- p 7 -

IX - INFORMATIONS DIVERSES

Organisation et fonctionnement du conseil municipal

Dans le cadre du fonctionnement du Conseil Municipal, M. le Maire propose de définir le jour et l’heure des réunions de conseil municipal. Celles-ci seront en moyenne espacées de 6 semaines avec une coupure entre mi-juillet et fin août. Il est rappelé également que chaque lundi à partir de 18h30, M. le Maire informe les adjoints de la gestion au quotidien de la collectivité.

Après débat, il est arrêté d’organiser en règle générale les réunions de conseil municipal le lundi soir à 18h30.

Selon l’article 9 de la loi du 27 décembre 2019, la convocation est transmise de manière dématérialisée ou, si les conseillers municipaux en font la demande, adressée par écrit à leur domicile ou à toute autre adresse. Par ailleurs, M le Maire demande à l’ensemble des élus de bien vouloir s’excuser en cas d’absence et voir la possibilité de donner procuration à l’élu de leur choix.

Il est rappelé également la participation des élus aux commémorations au monument aux morts et aux activités culturelles de la commune et de signaler tout dysfonctionnement technique dans leur quartier.

Visite du patrimoine communal:

Suite à la mise en place du nouveau conseil municipal, il est proposé d’effectuer une visite des locaux et des installations communales le vendredi 29 mai 2020 à 18 heures.

Prochaine réunion :

Au vu du retard pris ces dernières semaines suite à la crise sanitaire que notre pays a vécu depuis le confinement du 15 mars 2020, il est proposer une nouvelle réunion de conseil municipal le lundi 8 juin 2020 à 18h30.

La séance est levée à 21h.